Dannebrogsgade 31, 1. mf. 1660 København V www.kulturbestyrelser.dk 20. marts 2016 Referat af Generalforsamling Tid: mandag den 14. marts 2016 kl. 17.45 til 19.45. Sted: Odense Teater, Jernbanegade 21, 5000 Odense. 17.15 Velkommen. Bestyrelsesformanden bød velkommen og gav et overblik over udfordringer og udviklinger i bestyrelsesarbejdet i de danske kulturinstitutioner 17.30. Kunsthal Aarhus fra rivegilde til rollemodel. Bestyrelsesformand Preben Mejer fortalte om, hvordan bestyrelsesrejsen på kunsthallen frem mod en professionel, værdiskabende bestyrelse er forløbet. Preben Mejers slides er vedlagt. 17.45 Generalforsamling Dagsorden 1. Valg af dirigent Nicolai Frank blev valgt Dirigenten konstaterede, at generalforsamlingen var lovligt indkaldt. Han konstaterede endvidere, at 11 stemmeberettigede organisationer var mødt op. Herudover en del observatører. 2. Godkendelse af dagsorden Dirigenten anmodede om forsamlingens tilslutning til at ændre dagsordenen, så punkt 7. Indkomne forslag kom før punkt 6. Budget og kontingent. Vedtaget. (Referatet har rettet punkterne til efter denne beslutning.) 3. Valg af referent Jens Nielsen blev valgt. 4. Bestyrelsen fremlægger beretning om foreningens virksomhed til godkendelse 1
Rasmus Adrian aflagde følgende beretning: Foreningen har dags dato 25 medlemmer, og tre, der søger optagelse som associerede medlemmer. - Stiftende møde blev afholdt d. 7. september 2015 med deltagelse repræsentanter fra 12 kulturinstitutioner - En bestyrelse blev valgt med følgende sammensætning Janicke Branth, Aarhus Teater Jens Gehl, Copenhagen Art Festival Jens Olufsen, Ringkøbing-Skjern Museum Jørgen Ulrik Jensen, Sydvestjyske Museer Rasmus Adrian (formand) Cantabile 2 Steen Jørgensen, Roskilde Festival Stig Andersen, Republique Jens Nielsen meldte sig til at udføre frivilligt arbejde som sekretær for foreningen Bestyrelsen har afholdt 2 møder i september og november måned. Opgaven har været at skabe et godt grundlag for foreningen fremadrettet, bl.a. ved at sikre afholdelse af denne første generalforsamling, og forankre formalia i dette forum. Bestyrelsen har brugt kræfter på at drøfte foreningens formål og fokus. Vedtægtsudkastet kan siges at være frugten af en god drøftelse med ganske væsentlige principielle spørgsmål i spil. Bestyrelsen har også drøftet hvilke konkrete opgaver man gerne ser foreningen løse på sigt: - rådgivning og assistance. - seminarvirksomhed m fokus på bestyrelsesudvikling - service rekruttering af bestyrelsesmedlemmer - nyhedsservice for området Ambitionerne kræver at foreningen får en hvis størrelse, så vi helt eller delvist kan finansiere disse aktiviteter gennem medlemskontingent. I perioden har vi etableret hjemmeside og adresseliste over relevante kulturinstitutioner. Bestyrelsen har indmeldt i netværket bag "Dagens Dagsorden", der bl.a. tæller bestyrelsesforeninger fra gymnasieområdet, forsyningsområdet m. fl. På den måde er vi kulturområdet nu repræsenteret i en sammenhæng med et overordnet fokus på bestyrelsesarbejde i den offentlige sektor. (Jørgen Ulrik) Bestyrelsen besluttede at der skulle arbejdes i to spor mellem det stiftende møde og den første generalforsamling, dialog med interessenter og medlemshvervning: a) Dialog med interessenter og aktører på kulturområdet, følgende er afholdt: 2
- Møder med en række organisationer inden for musik, museumsområdet, kulturhuse, frivilligt foreningsliv. - Møde med Kulturministeriet. Kontorchef Ole Winther og vicedirektør Morten Lautrup-Larsen. - Møde med KL om undersøgelse af bestyrelsessammensætning i egnsteatre og de små storbyteatre b) Arbejde med at hverve medlemmer, følgende er gjort: - Udsendt informationsbrev om foreningen til ca. 300 institutioner. - Opfølgning og dialog med interesserede. - Indkaldelse til generalforsamling - Ved GF 25 medlemmer. En række organisationer har ikke nået at behandle formålet Vi synes jo foreningen er til for alle - og vi har brug fra de gode historier - særligt fra de bestyrelser der fungerer optimalt. Der er behov for at kulturbestyrelserne løfter området i fællesskab - det vinder vi alle på. Vi tror på at vi ved at give stemme til kulturbestyrelserne i kulturpolitisk sammenhæng skaber bedre institutioner - både i forhold til indre ledelsesprocesser, men også i forhold til institutionernes overordnede rammevilkår. Det burde være i kulturlivets interesse at vi etablerer os som forening. Forventninger til fremtiden: - etablere en sekretariatsfunktion afhængig af den konkrete økonomi. - udvikle tilbud til medlemmer og potentielle medlemmer: møder om bestyrelsesarbejde og videndeling - markere foreningens formål i den offentlige debat - etablere en database over bestyrelseskandidater - fortsætte dialogen med Kulturstyrelsen, KL m.fl. - mulighed for afdækning af bestyrelsessammensætning og kompetencer i samarbejde med andre? 5. Fremlæggelse og godkendelse af revisorpåtegnet årsregnskab a. Punktet udgik, da første regnskabsår går til 31.12.2016. 6. Indkomne forslag Bestyrelsens forslag til vedtægter blev enstemmigt vedtaget Forsamlingen påpegede nogle uoverensstemmelser i vedtægtens ordlyd, som skal rettes. (Rettet i de endelige vedtægter. Vedlagt). Der var ikke indkommet andre forslag. 7. Forelæggelse og godkendelse af budget og kontingent for det kommende år a. Bestyrelsen foreslog følgende kontingenter: 3
Årligt kontingent Institutionsomsætning i kr. 0 2mio. kr. 1.000 2 4 mio. kr. 2.000 4 6 mio. kr. 3.000 6 10 mio. kr. 4.000 10 30 mio. kr. 5.000 30 50 mio. kr. 7.000 Over 50 mio. kr. 9.000 Associerede medlemmer 2.500 Bestyrelsens forslag til kontingentsatser blev enstemmigt vedtaget b. Bestyrelsens forslag til budget blev enstemmigt vedtaget. Vedlagt. Forsamlingen opfordrede til at foreningen også søgte fondsstøtte i muligt omfang. 8. Valg af bestyrelsesmedlemmer samt 2 suppleanter På valg fra den siddende bestyrelse var Jens Gehl og Jørgen Ulrik Jensen. Janicke Branth og Stig Andersen havde meddelt, at de trådte ud af bestyrelsen. Som ordinære bestyrelsesmedlemmer for to år blev følgende valgt: Jens Gehl (Copenhagen Opera Festival), Paul Holst (Esbjerg Ensemble), Jørgen Ulrik Jensen (Sydvestjyske Museer), Jens Bo Thomsen (BaggårdTeatret). Som suppleant valgtes Henrik Ipsen (Odsherred Teater) 9. Valg af revisor Som revisor valgtes Jens Møller (Museum Sønderjylland). 10. Eventuelt De bestyrelsesmedlemmer, der ikke var på valg (Jens Olufsen, Ringkøbing-Skjern Museum, og Rasmus Adrian, Cantabile 2), præsenterede sig selv. Stig Jørgensen, Roskilde Festival, var forhindret i at møde pga. tjenesterejse. 4
Dirigenten takkede for god ro og orden og overlod derefter mødeledelsen til formanden, der orienterede om, at der ville blive indkaldt til konstituerende bestyrelsesmøde snarest muligt. Han takkede derefter dirigenten og forsamlingen for fremmødet og konstruktiv deltagelse. Referent: Jens Nielsen Godkendt af Dirigent: Nicolai Frank Formand: Rasmus Adrian Bilag: Vedtægter Budget Medlemsliste pr. 14. marts 2016 Bestyrelsens medlemmer Preben Mejers slides fra aftenens oplæg 5