PROTOKOL fra bestyrelsesmøde i KARA/NOVEREN mandag den 13. januar 2014 kl. 9.30 Administrationsbygningen, Håndværkervej 70, 4000 Roskilde 1. J.nr. 720 Valg af mødeleder 2. J.nr. 720 Konstituering af bestyrelsen 3. J.nr. 720 Etablering af formandskab 4. J.nr. 706 Valg af repræsentanter fra bestyrelsen til Dansk Affaldsforenings generalforsamling 5. J.nr. 12 Valg af repræsentanter fra bestyrelsen til Dansk RestproduktHåndterings repræsentantskab 6. J.nr. 706 Dansk Affaldsforenings årsmøde og konference d. 24.-26. marts 2014 i Aalborg 7. J.nr. 720 Bestyrelsens møde- og aktivitetsplan 2014 8. Evt. Fraværende: Holbæk kommune har endnu ikke udpeget et bestyrelsesmedlem. Mødet hævet kl. 11.30 Side 1 af 8
PROTOKOL fra bestyrelsesmøde i KARA/NOVEREN Mødetid : Mandag den 13. januar 2014 kl. 9.30 Mødested : Håndværkervej 70, 4000 Roskilde 1. J.nr. 720 Mødeleder iht. Styrelsesloven 6 stk. 2 Mødet ledes i henhold til Styrelsesloven 6 stk. 2 af det medlem, som har indkaldt til mødet. 2. J.nr. 720 Konstituering af bestyrelsen I henhold til KARA/NOVERENs vedtægt punkt 6.4 skal KARA/NOVERENs bestyrelse vælge en formand og næstformand. at bestyrelsen i henhold til vedtægtens 6.4 vælger formand og næstformand. Beslutning: Niels Hörup er valgt som formand. Valget til næstformand udsættes til næste møde. Interessentkommunerne har meddelt, at følgende - i henhold til KARA/NOVERENs vedtægter 6.2 - er udpeget til henholdsvis bestyrelsesmedlemmer og personlige suppleanter: Kommune Bestyrelsesmedlem Personlig suppleant Antal stemmer*) Greve Henrik Stuckert (V) Jan Wammen (V) 4 Holbæk 6 Kalundborg Johnny Lihme (V) Hanne Olesen (A) 4 Køge Mette Jorsø (V) Søren D. Brask (løsgænger) 5 Lejre Birger Prahl (F) Martin Stokholm (A) 2 Odsherred Morten Egeskov (V) Kim Mariegaard (Ø) 3 Roskilde Lars Berg Olsen (V) 8 Solrød Niels Hørup (V) Emil Blücher (V) 2 Stevns Flemming Petersen (V) Mogens Haugaard Nielsen (V) 2 *) jf. bilag m. indbyggerantal Side 2 af 8
Uddrag af Styrelsesloven ( 6) Kort introduktion til KARA/NOVEREN 2014; udvidet beskrivelse vil foreligge til 1. ordinære bestyrelsesmøde. Vedtægter for KARA/NOVEREN dateret 2012 Oversigt indbyggerantal i ejerkommunerne Datakilde over KARA/NOVERENs bestyrelse for perioden den 01-01-2014 til den 31-12-2017 3. J.nr. 720 Etablering af formandskab Bestyrelsen skal tage stilling til etablering af et formandskab bestående af formand og næstformand til i samarbejde med direktøren at forberede sager til beslutning i KARA/NOVERENs bestyrelse og ejerkommunerne om ændringer af KA- RA/NOVERENs vedtægter og organisering med henblik på, at virksomheden står stærkest muligt i overgangen til ændrede rammevilkår for forbrændingssektoren. at der nedsættes et formandskab jf. vedlagte kommissorium at næstformanden tildeles et fast årligt vederlag på kr. 30.000 for det merarbejde - ud over det almindelige bestyrelsesarbejde - næstformanden pålægges som medlem af formandskabet. Processen jf. kommissoriet forventes indtil videre at løbe indtil udgangen af 2017. Beslutning: Godkendt. Bestyrelsen har som øverste styrelsesorgan i KARA/NOVEREN ansvaret for at sikre, at fællesskabet er tilstrækkeligt forberedt/sikret ved overgang til nye rammebetingelser. Denne forberedelsesproces skal indeholde en afklaring af væsentlige forhold, som en selskabsgørelse og liberalisering giver anledning til, herunder kapitalforholdene, fremtidige finansieringsvilkår samt den fremtidige selskabsstruktur for KA- RA/NOVERENs aktiviteter. Moderniseringen af affaldsforbrændingssektoren forventes at medføre et helt eller delvist opgør med det fælleskommunale monopol og er dermed de mest omfattende ændringer for den fælleskommunale forbrændingssektor nogensinde. Affaldsgrundlaget for forbrændingsanlægget vil i vidt omfang blive konkurrenceudsat, således at kommunerne forpligtes til at udbyde det forbrændingsegnede husholdningsaffald. Side 3 af 8
Ændringerne i rammevilkårene forventes at indeholde krav om selskabsgørelse og vil nødvendiggøre en stillingtagen til en lang række væsentlige forhold, herunder de fremtidige finansieringsvilkår, kapitalspørgsmålet, vedtægter og den fremtidige organisationsstruktur for KARA/NOVEREN. På bestyrelsesmødet den 25-11-2013 tilkendegav bestyrelsen, at byggeudvalget hvis arbejde og funktionsperiode nærmer sig sin afslutning kunne justeres til et egentlig formandskab til at forberede sager til beslutning i KARA/NOVERENs bestyrelse og ejerkommunerne om ændringer af KARA/NOVERENs vedtægter og organisering med henblik på, at virksomheden står stærkest muligt i overgangen til ændrede rammevilkår for forbrændingssektoren. Bestyrelsen besluttede endvidere på sit møde den 04-12-2013 at anmode formandskabet om i samarbejde med direktøren at igangsætte et analysearbejde vedrørende væsentlige problemstillinger for KARA/NOVEREN herunder at belyse: forholdene omkring eventuel refinansiering, kompetencefordeling mellem ejerkommuner og KARA/NOVEREN, den videre proces, herunder inddragelse af ejerkommunerne, relevante aktiviteter som følge af realisering af ressourcestrategien. Denne sag har til formål at formalisere et egentlig formandskab. Forslag til kommissorium for formandskabet i perioden 2014-2017 4. J.nr. 706 Valg af repræsentanter fra bestyrelsen til Dansk Affaldsforenings generalforsamling Bestyrelsen skal udpege medlemmer til Dansk Affaldsforenings generalforsamling, som er foreningens øverste myndighed. Dansk Affaldsforening (DAF) er en politisk styret interesseorganisation bestående af kommunale affaldsenheder. DAF skal fremme medlemmernes interesser på affaldsområdet. DAF har 55 medlemmer bestående af kommuner, fælleskommunale affaldsselskaber og modtagestationer i Danmark og på Færøerne. DAF dækker 95 kommuner og mere end 5,4 mio. borgere. at bestyrelsen udpeger 2 repræsentanter jf. DAF s vedtægter 5, som sammen med formand og næstformand indgår i Dansk Affaldsforenings generalforsamling. Side 4 af 8
Beslutning: Flemming Petersen og Lars Berg Olsen er udpeget. KARA/NOVEREN er medlem af Dansk Affaldsforening. Repræsentationen i DAFs generalforsamling er beskrevet i vedtægterne for DAF 5, hvoraf det fremgår, at KARA/NOVEREN har ret til 4 repræsentanter i generalforsamlingen, og at formanden og næstformanden er fødte medlemmer. Udover formand og næstformand skal der derfor vælges yderligere 2 repræsentanter til generalforsamlingen. Repræsentanternes valgperiode er den kommunale valgperiode. Vedtægter for Dansk Affaldsforening I øvrigt kan der henvises til DAFs hjemmeside www.danskaffaldsforening.dk 5. J.nr. 12 Valg af repræsentanter fra bestyrelsen til Dansk RestproduktHåndterings repræsentantskab Dansk RestproduktHåndtering a.m.b.a. (DRH) blev i slutningen af 1993 stiftet af en række danske affaldsforbrændingsanlæg med det formål at behandle og nyttiggøre eller bortskaffe de restprodukter, som opsamles ved rensning af den røggas, der udvikles ved affaldsforbrænding. at bestyrelsen udpeger en politisk og en administrativ repræsentant samt suppleanter for disse til at repræsentere KARA/NOVEREN i DRH s repræsentantskab. Beslutning: Birger Prahl er udpeget KARA I/S indtrådte i 1997 som andelshaver i DRH efter godkendelse i bestyrelse, repræsentantskab, interessentkommuner og Tilsynsrådet. I henhold til andelsselskabets vedtægter 10 udpeger andelshaverne to medlemmer til andelsselskabets repræsentantskab, en politisk og en administrativ repræsentant samt en suppleant for disse. Andelshaverne skal udpege sine repræsentanter og deres suppleanter henholdsvis fra bestyrelsen og den daglige ledelse. Side 5 af 8
Samarbejdsaftale og vedtægter i Dansk Restprodukt Håndtering a.m.b.a. 6. J.nr. 706 Dansk Affaldsforenings årsmøde og konference d. 24. 26. marts 2014 Som nævnt under nærværende dagsorden punkt 4 er repræsentationen i DAFs generalforsamling beskrevet i DAFs vedtægter 5. at medlemmer i DAF s generalforsamling deltager i årsmødet. Beslutning: Godkendt. Næste generalforsamling i Dansk Affaldsforening afholdes den 25. marts 2014 i forbindelse med årsmødet i Dansk Affaldsforening den 24.-26. marts 2014 i Aalborg, hvor det overordnede tema er EU. Pris for deltagelse i arrangementet fremgår af programmet; en udgift affaldsselskabet afholder. Program / www.affald2014.dk 7. J.nr. 720 Bestyrelsens møde- og aktivitetsplan 2014 Bestyrelsen skal tage stilling til møde-/aktivitetsplan 2014. at bestyrelsen godkender vedlagte udkast til møde-/aktivitetsplan 2014, dateret d. 02-01-2014 Side 6 af 8
Beslutning: Mødeplanen justeres og udsendes. Møde d. 26.5 2014 flyttes til 28.5 2014. Møder starter kl. 8.30 og varer normalt 2 timer. Budgetmøde 4 timer. Mødeindkaldelse og materiale er digitalt. Udkast til møde- og aktivitetsplan for 2014 er vedlagt til drøftelse, herunder stillingtagen til en rundtur til KARA/NOVERENs anlæg som foreslået som et lørdagsarrangement. Udkast til møde-/aktivitetsplan 2014 8. Evt. Direktøren gennemgik En introduktion til perioden 2014-2017, samt gav en kort status for Energitårnet. Tekst om vedtægter justeres Kommende bestyrelsesmøde: iht. mødeplan-udkast berammet til torsdag den 30-01-2014 kl. 8.30 Side 7 af 8
Roskilde, d. 13-01-2014 Henrik Stuckert Johnny Lihme Mette Jorsø Birger Prahl Morten Egeskov Lars Berg Olsen Niels Hörup Flemming Petersen Side 8 af 8