Referat administrativ forberedelsesgruppe - Fælles beredskab

REFERAT Kommunaldirektør Forum: Administrativ forberedelsesgruppe Dato: 4. marts 2015 Tid: 17.00-19.00 Sted: Glostrup Rådhus, møderum Landskrona Mødedeltagere: Jette Runchel (Albertslund), Anders Lou (Brøndby), Kenneth Kristensen (Dragør), Ulrik Winge (Frederiksberg), Nich Bendtsen (Hvidovre), Bjarne Winge (København), Hans Christian Olsen (Rødovre), Klavs Gross (Tårnby), Morten Winge (Glostrup) 08-03-2015 15/3220 Referat administrativ forberedelsesgruppe - Fælles beredskab 1. Godkendelse af dagsorden Godkendt. Under eventuelt drøftes navn. 2. Ansættelsesproces beredskabschef Det bliver en stor opgave at samle de ni kommuners beredskaber samtidig med at skulle sikre sikker drift og indfri nationale rationaliseringskrav. Det er derfor afgørende, at det er den rette leder, der sættes i spidsen for det fælles beredskab, og at denne kan træde ind i implementeringsprocessen hurtigst muligt efter den politiske beslutningsproces omkring de juridiske og økonomiske rammer for beredskabet. Der er derfor udarbejdet vedlagte forslag til en ansættelsesproces. Denne drøftes sammen med indkomne bemærkninger fra kommunerne, der ligeledes er vedlagt som bilag. Det indstilles, at den administrative forberedelsesgruppe på baggrund af de to bilag drøfter og træffer beslutning om 1. Den overordnede procedure og tidsplan for ansættelse af en ny fælles beredskabschef, herunder antallet af repræsentanter i ansættelsesudvalget samt den administrative gruppe 2. Repræsentanter til den administrative gruppe 3. At Københavns kommune varetager sekretariatsfunktionen 1. Det anbefales: a. at ansættelsesudvalget består af de borgmestre, der måtte ønske at deltage b. at Forberedelses-MED får til opgave at udpege en medarbejderrepræsentant, der deltager i både ansættelsesudvalg og den administrative gruppe. Det forudsætter at Forberedelses-MED mødes relativt hurtigt. c. at formanden for den administrative forberedelsesgruppe deltager men uden stemmeret. 1 af 12

2. Det anbefales, at formanden for den administrative forberedelsesgruppe deltager sammen med personalerepræsentant. Øvrige repræsentanter besluttes, når borgmestrene har truffet beslutning om ansættelsesudvalgets sammensætning. 3. en anbefales godkendt Derudover blev det anbefalet, at: Glostrup kommune bliver ansættelsesmyndighed for beredskabschefen/direktøren i perioden frem til 1. januar 2016, hvor personen overgår til ansættelse i det fælles beredskab. at kommunalbestyrelserne, ifm. behandlingen af vedtægterne, giver den politiske forberedelsesgruppe bemyndigelse til blandt andet at ansætte beredskabschefen/direktøren Bilag: Udkast Procedure og tidsplan for ansættelse af ny fælles beredskabschef Sammenfatning af indkomne bemærkninger til udkastet 3. Principper for etablering af et Forberedelses-MED Det fremgår af principaftalen, at der skal nedsættes et forberedelses-med i implementeringsfasen. Opgaven med at etablere og sekretariatsbetjene udvalget foreslås i kommissorierne placeret i HR-arbejdsgruppen, med Københavns Kommune som tovholder. Inden gruppen påbegynder arbejdet, drøfter og godkender den administrative forberedelsesgruppe vedlagte forslag til procesplan samt brev til hovedorganisationerne. Derudover drøftes en række principper og rammer, der ønskes lagt til grund for etableringen af forberedelses-med. Det indstilles Det indstilles, at den administrative forberedelsesgruppe drøfter og godkender: 1. at ledelsessiden repræsenteres ved: a. de fem brand-/beredskabschefer b. én repræsentant for myndighedsberedskaberne i de fem kommuner under Vestegnens brandvæsen c. to repræsentanter fra den administrative forberedelsesgruppe 2. at den administrative forberedelsesgruppe som konsekvens heraf vælger 2 repræsentanter blandt sig til at deltage i forberedelses-med 3. at det er op til de faglige organisationer at udpege repræsentanter for medarbejdersiden 4. at medarbejdersiden kan lade sig repræsentere med et rimeligt antal med henblik på at sikre en hensigtsmæssig repræsentation 2 af 12

5. at Forberedelses-MED skal ses som et supplement til kommunernes eksisterende samarbejdsudvalg. Der er således ikke tale om en delegering af kompetence fra eksisterende samarbejdsudvalg. 6. at Forberedelses-MED får karakter af et gensidigt orienteringsforum med mulighed for gensidigt at informere, orientere og drøfte processen vedrørende samordning af de ni kommuners beredskaber 7. at møderne i Forberedelses-MED som konsekvens heraf søges lagt i forlængelse af møderne i AF og PF 8. at Forberedelses-MED selv tilrettelægger sin mødeaktivitet 9. vedlagte forslag til procesplan for oprettelse af F-Med 10. vedlagte udkast til brev til hovedorganisationerne 1. en anbefales godkendt 2. Bjarne Winge, København og Klaus Gross, Tårnby 3. Det anbefales, at de lokale MED-organer bedes om at udpege i alt 8-12 repræsentanter for medarbejdersiden på en sådan måde, at det sikrer en repræsentativ og lokal repræsentation. Hovedorganisationerne orienteres cc herom (FTF, LO, AC). Glostrup koordinerer i forhold til Vestegnens Brandvæsen og de kommunale myndighedsenheder i de fem kommuner. a. Navne på TR er meldes ind til tovholder for HR gruppen: Luise Søe: luise.soe@ks.kk.dk 4. Se punkt 3. 5. en anbefales godkendt med den bemærkning, at HR gruppen får til opgave at undersøge muligheden for at give Forberedeles-MED en formel kompetence, som kan træde i kraft, når vedtægterne er godkendt. Købehavn undersøger formalia. 6. en godkendt 7. en godkendt 8. en godkendt. 9. en godkendt med den bemærkning, at der er behov for et hurtigt valg af repræsentanter til ansættelsesudvalg 10. Der henvises til beslutning under pkt. 3 Bilag: Notat Forslag til procesplan oprettelse af F-Med Udkast brev til hovedorganisationerne 4. Godkendelse af rammer for projektet Det følger af principaftalen, at der, når denne er tiltrådt af de ni kommuner i løbet af februar og marts måned 2015, skal etableres en implementerings- 3 af 12

organisation. Med henblik på at forberede dette arbejde, er der udarbejdet forslag til kommissorier og overordnet procesplan. Forslagene tager afsæt i oplæg fra den midlertidige administrative forberedelsesgruppe (fremsendt til kommunerne 2. februar 2015) med en anbefaling om etablering af 8 efterfølgende 9 arbejdsgrupper; selve principaftalen samt forundersøgelsen. Det indstilles, at den administrative forberedelsesgruppe på baggrund af forslag til kommissorier og overordnet procesplan drøfter og godkender: 1. At rådighedsbeløb på 5 mio. kr. i implementeringsperioden disponeres af den administrative forberedelsesgruppe og ved behov i det daglige af formanden for den administrative forberedelsesgruppe 2. At sekretariatet frikøbes til opgaven i perioden 1. marts 1. oktober 2015 under en forudsætning om, at opgaven vil udgøre en fuldtidsstilling i perioden. Fordelt med 50 pct. til tovholderfunktion og 25 pct. til de to øvrige kommuner og til 50.000 kr. pr. måned ekskl. juli giver det en samlet udgift på 300.000 kr. til intern projektledelse, fordelt med 150.000 kr. til Glostrup og 75.000 kr. til hver af København og Hvidovre Kommune. Finansieres ud af de 5 mio. kr. 3. Den i kommissoriet beskrevne faseplan 4. Den overordnede procesplan 5. Arbejdsgruppernes bemanding, herunder valg af tovholdere 6. At kommissorierne inden for rammerne af de beslutninger, der tages på mødet og de udkast der foreligger færdiggøres sammen med tovholderne for den enkelte gruppe med deadline medio marts. 1. en godkendt. Ift. revision opretter GK en projektorganisation og GK revision reviderer. Der udarbejdes budget. 2. en godkendt 3. en godkendt. Den stramme tidsplan blev drøftet. 4. Anbefales til orientering. 5. en godkendt. Evt. supplerende medlemmer af grupperne meldes ind til tovholderen for sekretariatet. 6. en godkendt med den bemærkning, at kommissorierne færdiggøres i de enkelte arbejdsgrupper. Bilag: Udkast kommissorier Udkast overordnet procesplan 4 af 12

5. Principper for vedtæger I Kommissoriet lægges op til, at vedtægterne med fordel kan kalkeres fra andre lignende vedtægter. Herudover er der mulighed for advokatbistand. Disse forhold ønskes drøftet. Det indstilles Det indstilles, at den administrative forberedelsesgruppe: 1. drøfter og godkender, at vedtægterne udarbejdes med afsæt i andre lignende vedtægter 2. drøfter og godkender, at arbejdsgruppen vurderer behovet for advokatbistand og indhenter tilbud herpå mhp. godkendelse af formanden for den administrative forberedelsesgruppe 1. en godkendt. 2. en godkendt. 6. Principper for økonomi Arbejdsgruppen vedrørende økonomi skal kortlægge den nuværende økonomi og fremlægge forslag til den kommende budgetramme, styringsprincipper og metode til sikring af rationaliseringsgevinster. Herudover skal gruppen beskæftige sig med spørgsmål vedrørende revision, åbningsbalance, økonomisystem m.m. Det indstilles, at den administrative forberedelsesgruppe godkender, at arbejdsgruppen vedrørende økonomi arbejder inden for følgende rammer: 1. At der tages udgangspunkt i et fuldt omkostningsdækkende budgetgrundlag, dvs. at der medtages overheadudgifter, hvor det er relevant, at der beregnes forrentning og afskrivninger af materiel svarende til at materiellet leases, samt tillægges udgifter til bestyrelse og selvstændig revision. 2. At alle bygninger lejes enten af kommunen eller 3. part til markedsleje, dvs. materiel overdrages, men ikke bygninger. 3. At der indbygges en musefældeklausul, som indebærer, at der kan ske regulering af det samlede budgetgrundlag og den enkelte kommunes andel, når det første regnskabsår er afsluttet. 1. en godkendt. 5 af 12

2. en godkendt. 3. en godkendt. 7. Nærhed, lokalkendskab og højt serviceniveau ift. de kommunale opgaver Nærhed og lokalkendskab er specifikt skrevet ind i principaftalen. Det indstilles, at den administrative forberedelsesgruppe drøfter og godkender: 1. at arbejdsgruppen vedrørende myndighedsopgaver får til opdrag a. at identificere områder og cases, hvor lokalkendskab og nærhed har særlig betydning b. at opstille forslag til relevante serviceniveau mål 2. at arbejdsgruppen vedrørende det operative beredskab beskriver fordelene ved lokalkendskab i indsatsledelsen. Herved opnås et input til den efterfølgende konkrete organisering af beredskabet, hvor der kan følges op, både på konkrete SLA er og på, om der i organisationens opbygning er taget højde for de eksempler, der er beskrevet som essentielle for kommunerne. 1. en godkendt. 2. en godkendt, med den bemærkning, at det også er relevant at give arbejdsgruppen vedrørende serviceydelser til opgave at forholde sig til cases, hvor lokalkendskab og nærhed har særlig betydning. 8. Overførsel af patientbefordring (ambulance- og sygetransportkørsel) til det kommende 60-selskab 1. Baggrund og anbefaling I forbindelse med etableringen af et nyt 60-selskab på beredskabsområdet i ni af de storkøbenhavnske kommuner skal der tages stilling til, hvilke opgaver der skal overføres fra kommunerne til selskabet. Det vedrører særligt de opgaver, der ikke er omfattet af beredskabsloven, og som dermed må betegnes som kommende forretningsområder. Af de ni kommuner, der overføres til det nye 60-selskab, er det i dag København og Frederiksberg, der er leverandører af ambulancekørsel. Med den kommende kontrakt med Region Hovedstaden, der træder i kraft i februar 2016, vil det være København, der forestår driften i to delområder, 6 af 12

delområderne 5 og 6, Byen-vest og Byen-øst. Der ses dermed et vist geografisk sammenfald mellem den kommende geografi for 60-selskabet og kontrakterne. Kontrakterne på ambulanceområdet omfatter en omsætning på over 100 mio. kr. med ca. 200 ansatte. Såfremt Københavns Kommune også vinder to delområder på sygetransportområdet vil det udgøre en samlet omsætning på over 25 mio. kr. med ca. 50 ansatte. Det anbefales, at der træffes beslutning om, grundet de naturlige og hensigtsmæssige synergier, der er mellem patientbefordringsområderne og redningsberedskabet, at den samlede ambulance- og sygetransporttjeneste overføres til det nye 60-selskab fra 1. januar 2016. En overførsel af patientbefordringsområderne til det nye 60-selskab vil, såfremt der træffes beslutning derom, skulle forelægges Region Hovedstaden til afgørelse. 2. Synergier mellem ambulance- og beredskabsområderne Der har været lang historisk tradition for ambulancekørsel i København og på Frederiksberg, hvor der altid har været tæt tilknytning og synergi mellem ambulancetjenesten og redningsberedskabet. I Københavns har dette ligeledes været gældende på sygetransportområdet. I det nuværende redningsberedskab i begge beredskaber indgår der således medarbejdere, der forretter tjeneste på begge områder. Dette forekommer som oftest ved fast etablerede turnusser, hvor ambulancemandskabet udfører opgaver i redningsberedskabet på lige fod med brandmandskabet i fire ud af årets 12 måneder. Endelig er det normal praksis, at ambulancemandskabet efter at have kørt ambulancer i en årrække søger over i redningsberedskabet som en del af deres videreudvikling. Det fælles kendskab til opgaverne og de højere kompetencer på begge tjenester vurderes fortsat yderst hensigtsmæssig ud fra en beredskabsmæssig synsvinkel. Det anses som en styrke, at langt de fleste brandmænd i København og på Frederiksberg, der er ansat i dag, har haft erfaring med at køre ambulancer. Det giver unikke kompetencer til stede på skades- og ulykkessteder. Det giver desuden mulighed for, at tjenesterne kan understøtte hinanden, således at der fx ved pludseligt opstået sygdom i den ene tjeneste er mulighed for at anvende medarbejdere fra den anden tjeneste, såfremt der skulle være overtallighed på dagen. Dette har fungeret på optimal vis i mange år og vurderes fortsat at være en stor fordel også fremover. 7 af 12

Foruden de faglige synergier mellem patientbefordringsområderne og den øvrige del af selskabets portefølje har en overførelse ligeledes stor betydning for personalets fortsatte tryghed og trivsel samt for stabil drift af nuværende og kommende ambulancekontrakter. Det skal i øvrigt oplyses, at Københavns Kommunes tilbud på både ambulancetjenesten og sygetransporttjenesten har været kontrolleret igennem hele processen af eksternt advokatfirma, Horten, og at prismodellen ligeledes er blevet gennemgået og kontrolleret af eksternt revisionsfirma, PwC, som har fundet denne realistisk og i overensstemmelse med gældende regler. 3. Videre proces Såfremt der træffes beslutning om overførsel af patientbefordringsområderne til det nye 60-selskab vil der blive taget kontakt til Region Hovedstaden om de kontraktuelle forhold, således at det kan blive juridisk formaliseret, at nuværende og kommende kontrakter mellem Region H og København og Frederiksberg kommuner blive overført pr. 1. januar 2016. I forhold til den personalemæssige situation vil det medføre, at alle nuværende medarbejdere i Frederiksbergs og Københavns ambulancetjenester blive overført til det nye selskab pr. 1. januar 2016. I de tilfælde, hvor medarbejdere i selskabet anvendes mellem forretningsområder (service, ambulance mv), herunder kerneområder (myndighed, brandslukning mv.), skal der tilsikres en model til korrekt fordeling af omkostningerne mellem det fælles beredskab og forretningsområderne. Principper for dette behandles i arbejdsgruppen omhandlende øvrige forretningsområder. Det indstilles, at den administrative og politiske forberedelsesgruppe tiltræder, at KK s patientbefordringsområder (ambulance- og sygetransporttjenesterne) overføres til det kommende 60-selskab. en anbefales godkendt med et forslag om, at den økonomiske risiko identificeres og hegnes ind i en indkøringsperiode på ét eller to år og at et eventuelt driftsmæssigt underskud bæres af Københavns Kommune samt indebærer en regulering af Københavns bidrag til beredskabet for resten af kontraktperioden for patientbefordring. En sådan klausul vurderes af de fleste af den administrative forberedelsesgruppe som tilstrækkeligt til at give den fornødne sikkerhed, 8 af 12

mens Tårnby tager forbehold. København indikerede åbenhed overfor forslaget med forbehold for revisionens godkendelse. Bilag: Rapport omkostningskalkule sygetransport summary Executive summary Notat vedrørende ambulancetjeneste 9. Administrationskommune Det fælles beredskab bliver så stort i volumen (op mod 500 mio. kr. i omsætning og 7-800 medarbejdere), at det vil være selvforsynende med en lang række ydelser. Det foreslås dog, at selskabet under alle omstændigheder knyttes op på en kommune, som bliver administrationskommune (regnskabsførende jf. styrelsesloven). Det indstilles, at den administrative forberedelsesgruppe drøfter og godkender, at København får status af administrationskommune. Beslutningen udskydes til møderne i maj. 10. Lokalisering af centrale funktioner Lokaliseringen af de centrale funktioner for det fælles beredskab bør prioriteres til afklaring tidligt i processen. Det foreslås, at opgaven indledningsvist placeres i sekretariatsgruppen, der på den baggrund dels danner et overblik over det sandsynlige behov for arbejdspladser i en central enhed og undersøger mulighederne for lokalisering på en eller flere af de adresser, som i dag er i funktion. Det indstilles, at den administrative forberedelsesgruppe drøfter og godkender, at sekretariatsgruppen til AF og PF møderne i maj måned fremlægger en kortlægning af mulighederne for at lokalisere de centrale funktioner inden for de rammer, der i dag er for beredskaberne. en godkendt. Sekretariatsgruppen indhenter forslag til mulige lokaliteter fra alle interesserede kommuner. 11. Kommende møder 9 af 12

Af forslag til kommissorier og den overordnede procesplan fremgår, at der for nuværende planlægges med nedenstående møder i den administrative og politiske forberedelsesgruppe f.v.s.a. fase 1 med følgende foreløbige dagsordenspunkter. FASE 1 AF 1: 4. marts 2014 PF 1: 9. marts 2014 AF 2: 18./19. maj 2015 PF 2: 21. maj 2015 PF 3: uge 26 Dagsordenspunkter Godkende ansættelsesproces Etablering MED principper kommissorium Godkende implementeringsorganisation og tidsplan Fastlægge principper for vedtægter Principper for økonomi Principper for nærhed Principper organisering (PF1) Ambulancekørsel Administrationskommune (regnskabskommune) Lokalisering Kommende møder Kommunikation Vedtægter Budgetbidrag, rationaliseringsmål Status arbejdsgrupper Kommende møder Godkende kandidat til beredskabschef På de foreslåede møder i maj træffes beslutning om møder i fase 2 og 3. Dagsorden sendes ud 5 dage før mødets afholdelse. Imellem møderne i AF/PF afholder sekretariatet tovholdermøder, hvor også formanden for den administrative forberedelsesgruppe deltager. Det indstilles, at den administrative forberedelsesgruppe godkender den foreløbige mødeplan for den administrative og politiske forberedelsesgruppe f.s.v.a. fase 1. en godkendt med den bemærkning, at der indarbejdes et supplerende møde omkring den 20. april. Dagsordenspunkter til kommende møde i PF drøftes under punkt 13. 10 af 12

12. kommunikation fra mødet Det indstilles, at den administrative forberedelsesgruppe drøfter eventuelle forhold, der skal kommunikeres internt om processen. Det anbefales, at der kommunikeres internt og eksternt, når alle kommuner har godkendt principaftalen ultimo marts 2015. I den forbindelse kommunikeres endvidere, at der nedsættes et F-MED og at stillingen som beredskabschef slås op. 13. Dagsordenspunkter til møde i PF 9. marts 2015 Det indstilles, at den administrative forberedelsesgruppe drøfter og godkender dagsordenspunkter til det kommende møde i den politiske forberedelsesgruppe den 9. marts 2015 med afsæt i følgende forslag: 1. Godkende ansættelsesproces 2. Etablering MED principper kommissorium 3. Godkende implementeringsorganisation og tidsplan 4. Fastlægge principper for vedtægter 5. Principper for økonomi 6. Principper for nærhed 7. Principper organisering (PF1) 8. Ambulancekørsel 9. Administrationskommune (regnskabskommune) 10. Lokalisering 11. Kommende møder 12. Kommunikation 1. Godkende ansættelsesproces samt valg af repræsentanter til ansættelsesudvalg 2. Etablering af Forberedelses-MED 3. Orientering om tidsplan samt oversigt over de grupper der nedsættes 4. Patientbefordring. 5. Kommende møder 6. Kommunikation se under punkt 12. Derudover anbefales, at kommunikation gøres til fast punkt. 11 af 12

14. Evt. Mulige navne for det kommende fælles beredskab blev kort drøftet: Hovedstadens Beredskab; Hovedstadsområdets Beredskab. Genoptages. 12 af 12