www.bdo.dk BDO Kommunernes Revision Asylgade 1 U, 5. sal DK-7800 Skive HOLSTEBRO KOMMUNE Beretning nr. 17 (side 364 375) Delberetning for regnskabsår 2014 BDO Kommunernes Revision,, en danskejet revisions- og rådgivningsvirksomhed, er medlem af BDO International Limited - et UK-baseret selskab med begrænset hæftelse - og en del af det internationale BDO netværk bestående af uafhængige medlemsfirmaer.
Indholdsfortegnelse Side 1 INDLEDNING... 364 2 REVISIONENS BEMÆRKNINGER... 364 2.1 Generelt... 364 2.2 Revisionens bemærkninger til den løbende revision 2014... 365 2.2.1 Personsager vedrørende tilbud til børn og unge med særlige behov... 365 2.2.2 Personsager på det sociale område... 365 2.3 Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger... 365 3 REGNSKABSFØRING OG INTERNE KONTROLLER... 365 3.1 Principper for økonomistyring... 365 3.2 Bilagsbehandling, funktionsadskillelse og interne kontroller... 366 3.3 Beholdningseftersyn og gennemgang af udvalgte balanceposter... 366 4 REVISION AF KOMMUNENS INTERNE IT-KONTROLLER... 367 5 LØN- OG PERSONALEOMRÅDET... 369 5.1 Forretningsgange og sagsrevision... 369 6 REVISION AF PERSONSAGER VEDRØRENDE TILBUD TIL BØRN OG UNGE MED SÆRLIGE BEHOV... 369 7 REVISION AF DE SOCIALE OMRÅDER MED STATSREFUSION... 370 7.1 Generelt... 370 7.1.1 Formål... 371 7.1.2 Revisionens omfang og udførelse... 371 7.2 Forretningsgange m.v.... 371 7.3 Personsager... 372 8 FORVALTNINGSREVISION... 374 8.1 Generelt... 374 8.2 Forvaltningsrevision på beskæftigelsesområdet... 374 8.2.1 Formål... 374 8.2.2 Metodegrundlag og data... 375 8.2.3 Konklusion... 375
Til Holstebro Byråd 1 Indledning I henhold til Lov om Kommunernes Styrelse og revisionsregulativet for afgives hermed beretning om revisionsarbejder på de sociale områder med statsrefusion vedrørende 2014. Revisionen udføres ved stikprøver med det formål at vurdere og efterprøve, om interne forretningsgange og kontrolsystemer fungerer hensigtsmæssigt og betryggende. Endvidere vurderes og efterprøves det, om kommunens dispositioner vedrørende regnskabsmæssige forhold m.v. er i overensstemmelse med byrådets bevillinger og øvrige beslutninger, love og andre forskrifter samt indgåede aftaler og sædvanlig praksis. I forbindelse med revisionen skal det vurderes, om udførelsen af byrådets og udvalgenes beslutninger og den øvrige forvaltning af kommunens anliggender er varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde. Om revisionens tilrettelæggelse og udførelse samt ledelsens og revisors opgaver og ansvar henvises i øvrig til vores beretning om revisionsaftale (beretning nr.14) Vi gør opmærksom på, at revisionen for regnskabsåret 2014 først er afsluttet, når vi har revideret årsregnskabet og har afgivet revisionsberetning herom. 2 Revisionens bemærkninger 2.1 Generelt Revisionsbemærkninger, der skal behandles af byrådet og fremsendes til tilsynsmyndigheden, er anført under afsnit 2.2. Vi har pligt til løbende at vurdere, om der skal skrives en revisionsbemærkning, hvis regnskabets poster ikke er i overensstemmelse med byrådets beslutninger der er handlet i strid med gældende love og bestemmelser lovligheden af en post eller disposition anses for tvivlsom der ved gennemgang af de etablerede forretningsgange konstateres væsentlige mangler i kontrolmæssig henseende, idet revisionen samtidig kan fremsætte forslag til udbedring af konstaterede mangler foreskrevne forretningsgange i øvrigt ikke er fulgt 364
2.2 Revisionens bemærkninger til den løbende revision 2014 Den udførte revision har givet anledning til følgende bemærkning: 2.2.1 Personsager vedrørende tilbud til børn og unge med særlige behov På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at område7 ikke fuldt ud administreres i overensstemmelse med gældende regler. For det nærmere indhold henvises til afsnit 6. 2.2.2 Personsager på det sociale område På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at følgende områder ikke fuldt ud administreres i overensstemmelse med gældende regler: Forsikrede ledige Tabt arbejdsfortjeneste For det nærmere indhold henvises til afsnit 7.3. 2.3 Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger Ved revisionen har vi foretaget opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger samt andre forhold omtalt i tidligere revisionsberetninger. Der er ikke afgivet revisionsbemærkninger i den seneste revisionsberetning. 3 Regnskabsføring og interne kontroller 3.1 Principper for økonomistyring Vi har gennemgået kommunens principper for økonomistyring og herunder vurderet om principperne fortsat beskriver rammen og reglerne for, hvordan kommunens økonomistyring, kasse- og regnskabsvæsen m.v. udøves i praksis. Konklusion Det er fortsat vores opfattelse, at principperne for økonomistyring i fornødent omfang beskriver rammen og reglerne for kommunens kasse- og regnskabsvæsen, herunder niveauet for de interne kontroller og ledelsestilsynet. I de følgende afsnit har vi efterprøvet, om konkrete og væsentlige dele af principperne for økonomistyring fungerer i praksis. 365
3.2 Bilagsbehandling, funktionsadskillelse og interne kontroller Vi har valgt at sætte fokus på, om bilagsbehandlingen i kommunen overholder de regler, som er vedtaget i principperne for økonomistyring. Principperne indeholder følgende grundlæggende regler for den elektroniske bilagsbehandling i kommunen: Bilag under 10.000 kr. effektueres til bogføring og betaling af èn medarbejder, når bilaget er attesteret elektronisk For bilag over 10.000 kr. foretager den budgetansvarlige efteranvisning Økonomi fører løbende tilsyn med bilagsbehandlingen. Til dette formål udnytter afdelingen de elektroniske udsøgninger, som bl.a. viser, om bilagene betales til tiden. Vi har derfor undersøgt, om bilagsbehandlingen følger disse regler, og i det hele taget er tilrettelagt hensigtsmæssigt og betryggende. Der er i stikprøverne fokuseret på bilag bogført omkring eftersynstidspunktet og målrettede kontroller i forhold til periodisering af kommunens udgifter. Konklusion Der er ikke i alle tilfælde etableret en fuldstændig funktionsadskillelse mellem disponerende, registrerende og kontrollerende funktioner. Dette forhold forøger risikoen for fejl som følge af tilsigtede eller utilsigtede handlinger eller mangler. Det er vores opfattelse, at der er etableret hensigtsmæssige kontroller til imødegåelse af risici i forbindelse med manglende funktionsadskillelse, herunder eksempelvis de tilrettelagte rutiner for anvisning, bilagsbehandling og betalingsformidling samt Økonomis besøg på decentrale institutioner. Det er herudover vores opfattelse, at kommunens bilagsbehandling er velfungerende, og at den er tilrettelagt på en hensigtsmæssig og betryggende måde. Økonomi har etableret et tæt tilsyn med bilagsbehandlingen og følger løbende op på, at de enkelte bogføringsenheder er tilstrækkelig ajour med bilagsbehandlingen. Vi har i forbindelse med bilagsrevisionen konstateret enkelte forhold vedrørende korrekt regnskabsføring og momsmæssig behandling af indtægter ved salg fra cafeer. Vi administrativ redegjort nærmere herfor og har aftalt, at der tages de fornødne initiativer til at bringe forholdene på plads. De reviderede bilag er herudover konteret efter Økonomi- og Indenrigsministeriets autoriserede konteringsregler, korrekt behandlet i forhold til momsudligningsordningen, korrekt periodiseret, ligesom leverandørernes betalingsfrister er udnyttet. 3.3 Beholdningseftersyn og gennemgang af udvalgte balanceposter Under revisionen har vi foretaget et uanmeldt beholdningseftersyn ved kommunens hovedkasse på rådhuset den 9. oktober 2014, hvor vi har optalt og afstemt de kontante beholdninger til bogføringen. Vi har undersøgt, om den etablerede kassevirksomhed fungerer betryggende og følger reglerne for kassekontrol m.v., som beskrevet i principperne for økonomistyring. 366
Endvidere har vi vurderet de generelle forretningsgange for afstemning af balancekonti og herunder undersøgt, om de enkelte afdelinger overholder reglerne i principper for økonomistyring om løbende afstemning af balancekonti. Afstemningsprocedurerne skal sikre, at balancens poster løbende bliver afstemt og udlignet, så der ikke opstår uafklarede mellemværender og differencer med borgere, virksomheder og myndigheder. Økonomi har i et underbilag til principperne for økonomistyring beskrevet kravene til afstemning af balancekonti, som bl.a. indeholder en beskrivelse af ansvarsfordelingen, tidsterminer og de indholdsmæssige krav til en afstemning. Økonomi har også etableret et løbende tilsyn med, at afstemningsrutinerne bliver overholdt. Vi har stikprøvevis efterprøvet, om de enkelte afdelinger er ajour med afstemningsarbejdet i forhold til fastlagte regler og tidsterminer. Konklusion Det er vores opfattelse, at kommunens kassevirksomhed fungerer betryggende og følger de regler, som byrådet har vedtaget. Under eftersynet fik vi bekræftet tilstedeværelsen af de kontante og likvide beholdninger. Det er vores opfattelse, at der er etableret en betryggende forretningsgang for afstemning af balancens konti, som sikrer en løbende afstemning af balancens poster. Dette underbygges af vores stikprøver på udvalgte balanceposter. 4 Revision af kommunens interne itkontroller Omfang Revisionen har omfattet revision af kommunens generelle it-kontroller og udvalgte applikationskontroller for de it-systemer, der har betydning for kommunens regnskabsføring og regnskabsaflæggelse. Vi har tilrettelagt revisionen efter et rotationsprincip, således at ikke alle områder revideres i samme omfang hvert år. I 2014 har revisionen omfattet følgende områder: Adgangssikkerhed til økonomistyringssystem, lønsystem og fagsystemer under KMD CICS, herunder brugerrettigheder, adgangskontrol og systemadministration Indhentelse og vurdering af revisorerklæringer vedrørende eksterne driftsleverandører Overordnet gennemgang af ændringer i it-anvendelsen og procedurer på it-området. Revisionen har desuden omfattet krav i henhold til bekendtgørelse om kommunernes budgetog regnskabsvæsen, revision mv. i forhold til it-anvendelsen samt elementer af forvaltningsrevision inden for it-organisation, it-politikker og it-risikovurderinger. Endvidere har revisionen omfattet en opfølgning på konstaterede svagheder fra sidste år. Det udførte arbejde Vi har foretaget forespørgsler hos it-ledelsen, medarbejdere med ansvar og opgaver inden for it samt systembrugere. 367
Vi har udført revisionshandlinger i form af inspektioner, observationer og udførelse af kontroller, herunder gennemgang af modtagne dokumenter og materialer, efterprøvelse af interne it-kontroller og dokumentation herfor samt test af de interne it-kontrollers funktionalitet, hvor dette er relevant. Vi har baseret revisionen på ekstern revisorerklæring med høj grad af sikkerhed for de dele af it-systemerne, som KMD er ansvarlig for i henhold til aftale med kommunen. Konklusion Det er vores opfattelse, at kommunen i alle væsentlige henseender har implementeret hensigtsmæssige interne it-kontroller, der medvirker til at opretholde informationernes integritet og sikkerheden af data, som it-systemerne behandler i forhold til regnskabsføringen og regnskabsaflæggelsen. Vi har dog ved revisionen konstateret svagheder i kommunens forretningsgange og interne kontroller, der kan afhjælpes ved at gennemføre følgende anbefalinger: Revisorerklæringer Vi konstaterer, at kommunen ikke har en formel forretningsgang for kontrol af indholdet i de revisorerklæringer, som årligt leveres fra it-serviceleverandører. Vi anbefaler, at Holstebro Kommunes tilsyn med it-serviceleverandører udvides til at omfatte en årlig vurdering og stillingtagen til indholdet i revisorerklæringerne. Som eksempler på it-serviceleverandører kan nævnes KMD samt driftsleverandørerne af Digitale Bygningsdata og AS2007. Digitale Bygningsdata DBD Vi konstaterer, at der ikke er udarbejdet beskrivelser af de væsentligste forretningsgange og kontroller for systemet. Vi anbefaler, at kommunen foretager en risikovurdering af DBD med henblik på at sikre, at forretningsgange og kontroller er tilrettelagt i overensstemmelse med kommunens informationssikkerhedspolitik og øvrige krav, samt at de væsentligste forretningsgange og kontroller er beskrevet og godkendt af ledelsen. Anbefalingen er videreført fra 2013. Vi vurderer, at kommunens overordnede styring af it-sikkerheden kan forbedres ved at gennemføre følgende anbefalinger: Informationssikkerhedspolitik Vi konstaterer, at der ikke foretages en systematisk opfølgning på informationssikkerhedspolitikkens efterlevelse og effektivitet. Vi anbefaler at kommunen etablerer en systematisk opfølgning på efterlevelsen og effektiviteten, som forudsat i kommunens Retningslinjer for informationssikkerhed. Vores øvrige anbefalinger er meddelt informationssikkerhedskoordinatoren i forbindelse med afslutningen af vores it-revision. Vores konklusion er afgivet under forudsætning af, at de for 2014 endnu ikke modtagne revisorerklæringer for de dele af kommunens it-anvendelse, som KMD er ansvarlige for, er uden forbehold eller supplerende oplysninger. 368
5 Løn- og personaleområdet 5.1 Forretningsgange og sagsrevision Vi har foretaget stikprøvevis lønrevision af tilgangssager til lønsystemet i 2014. Lønrevisionen har til formål at sikre, at procedurerne omkring indberetning og udbetaling af løn fungerer betryggende. Vores lønrevision tager afsæt i en vurdering af de arbejdsgange og interne kontroller, som har væsentlig betydning for løndannelsen både centralt og decentralt. På baggrund af denne vurdering har vi udvalgt 14 lønsager til test af forretningsgangene. I lønsagerne har vi bl.a. påset, administreres i overensstemmelse med gældende regler: Forsikrede ledige Midlertidig arbejdsmarkedsydelse Tabt at der foreligger underskrevet ansættelsesbrev, at lønindplaceringen, jf. ansættelsesbrevet, er i overensstemmelse med gældende overenskomst, at der er overensstemmelse mellem ansættelsesbrevet og den udbetalte løn, at der for udbetaling af særydelser foreligger dokumentation for den udbetalte ydelse, at den udbetalte særydelse er udbetalt med korrekt beløbssats Der er endvidere foretaget kontrol af lønningerne for 2014 til den administrative ledelse. Konklusion Det er vores opfattelse, at kommunens etablerede forretningsgange vedrørende lønadministrationen er betryggende og fungerer hensigtsmæssig. Vi har ikke fundet væsentlige fejl eller mangler i de gennemgåede stikprøver. 6 Revision af personsager vedrørende tilbud til børn og unge med særlige behov Vi har i januar 2015 efterprøvet om kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis (herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer og procedurer for sagsbehandlingen) er hensigtsmæssig og fungerer på betryggende vis. Revisionen har omfattet 7 sager, der vedrører tilbud til børn og unge med særlige behov. 369
Konklusion Det er vores opfattelse, at der forekommer mange fejl og mangler på områderne vedrørende handleplaner, børnesamtaler og 50 undersøgelser. Der er efter vores vurdering behov for øget fokus på sagsadministrationen. De konstaterede fejl og mangler vedrører: I 4 sager manglede udarbejdelse af handleplaner inden foranstaltningen iværksættes I 4 sager er der ikke foretaget opfølgning på handleplaner eller der er manglende dokumentation for opfølgningen. I 4 sager er der ikke afholdt børnesamtale eller der mangler dokumentation i forbindelse med samtalerne. I 4 sager er der enten ikke udarbejdet en 50 undersøgelse, udarbejdet et tillæg til undersøgelsen eller undersøgelsen var mangelfuld. På trods af ovenstående er det vores indtryk, at der har været iværksat foranstaltninger i de reviderede sager. Vi har anbefalet, at kommunen skærper ledelsestilsynet med enkeltsager og der tages initiativer til en generel forbedring af sagsadministrationen. Vi har i den forbindelse fået oplyst, at ledelsestilsynet fremover vil blive udført kvartalsvis og en gang om året vil der blive foretaget en gennemgang af alle sager at Familiesektionen har fulgt op på de 7 konkrete sager, og der er lagt en plan for, at de manglende opgaver bliver løst at generelle temaer, som f.eks. notat om, at elementer i en undersøgelse ikke er relevante eller begrundelse for at en børnesamtale ikke har været afholdt skal fremgå af sagen og at dette gennemgås med socialrådgiverne på teammøder at i forhold til den generelle problemstilling i sagsbehandlingen, så er ledelsen klar over, at der er et efterslæb i Familiesektionen og der er udarbejdet en plan, dels for ledelsesopfølgning i forhold til den enkelte sagsbehandler, men også en kvalitetssikringsplan, som på længere sigt skal sikre, at kvaliteten i sagsbehandlingen styrkes og lovgivningen overholdes. Der henvises i øvrigt til afsnit 2.2.1 vedrørende revisionsbemærkning om personsager vedrørende tilbud til børn og unge med særlige behov. 7 Revision af de sociale områder med statsrefusion 7.1 Generelt De efterfølgende afsnit vil indeholde en beskrivelse af formål, omfang samt revisionens udførelse, som er dækkende for samtlige reviderede personsagsområder. Personsagsområderne er opdelt i overensstemmelse med den autoriserede kontoplan på hovedfunktionsniveau. 370
7.1.1 Formål Formålet med revisionen er at efterprøve, om kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis, herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer samt procedurer for sagsbehandling på de sociale områder, er hensigtsmæssige og fungerer på betryggende vis. Revisionen udføres i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik og bekendtgørelse nr. 1509 af 13. december 2013 og nr. 789 af 25. juni 2014 om statsrefusion og tilskud samt regnskabsaflæggelse og revision på Ministeriet for Børn, Ligestilling, Integration og Sociale Forholds, Beskæftigelsesministeriets, Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikters og Undervisningsministeriets ressortområder. 7.1.2 Revisionens omfang og udførelse Revisionen gennemføres ved en kombination af system- og substansrevision baseret på revisors faglige vurdering af kommunens systemer, forretningsgange, kontrolmiljø m.v. Antallet af gennemgåede sager skal ses i sammenhæng med de anvendte revisionsmetoder, test af kontroller og substansrevision. Udvælgelsen af personsager planlægges og gennemføres ud fra revisors faglige vurdering af væsentlighed og risiko, og der er lagt særligt vægt på følgende kriterier: nyetablerede sager sager af væsentlig økonomisk karakter sager af væsentlig sagsbehandlingsmæssig og principiel karakter sager efter revisors vurdering Revisionen omfatter ikke en socialfaglig vurdering, men alene en vurdering af det retlige grundlag i sagerne. Vi har foretaget kontrol af, at bogførte udbetalinger m.v. er sket med hjemmel i meddelte bevillinger samt gældende love og bestemmelser. Det er endvidere efterprøvet, om der ved sagsbehandlingen er taget hensyn til principielle afgørelser, der er truffet af decisionsmyndigheder og ankeinstanser inden for de forskellige områder. Vi har endvidere efterprøvet, om kommunen ved sagsoprettelse og ved lovpligtige sagsopfølgninger har udnyttet muligheden for at foretage kontrol af oplysninger om økonomiske forhold, herunder i fornødent omfang har sammenholdt oplysninger fra forskellige registre med det formål at sikre, at der ikke udbetales uforenelige ydelser. 7.2 Forretningsgange m.v. I henhold til regnskabs- og revisionsbekendtgørelsen på områder med statsrefusion og tilskud skal kommunen have tilrettelagt interne kontroller til sikring af kvaliteten i sagsbehandlingen. Vi har efterprøvet, om kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis (herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer, procedurer for sagsbehandling samt kvalitetskontrol) inden for på følgende personsagsområder er hensigtsmæssig og fungerer på betryggende vis: Tilbud til udlændinge Tillæg efter lov om social pension 371
Kontante ydelser (herunder kontanthjælp, sygedagpenge, midlertidig arbejdsmarkedsydelse, tabt arbejdsfortjeneste, merudgifter m.v.) Revalidering (herunder ledighedsydelse og fleksjob/flekslønstilskud) Arbejdsmarkedsforanstaltninger Vi har foretaget test af kontroller af 70 personsager, fordelt på de forskellige fagområder, for at efterprøve kommunens forretningsgange, kvalitetskontrol og andre interne kontroller. Konklusion Det er vores vurdering, at der generelt er etableret hensigtsmæssige og betryggende forretningsgange m.v. på personsagsområderne, samt at der administreres i overensstemmelse med disse. Vi har konstateret, at der ikke siden april 2014 var foretaget kontrol af udbetalinger til alternative modtagere via KMD-Aktiv. Vi har efterfølgende fået oplyst, at kontrollen er udført med tilbagevirkende kraft. Vi har endvidere konstateret, at der ikke er foretaget ledelsestilsyn på områderne vedrørende merudgifter til børn og tabt arbejdsfortjeneste i overensstemmelse med de fastsatte regler herfor. Vi har fået oplyst, at ledelsestilsynet fremover foretages i overensstemmelse med gældende regler. 7.3 Personsager På baggrund af en vurdering af væsentlighed og risiko er der foretaget gennemgang af personsager. Personsagsgennemgangen er foretaget som kombination af test af kontroller samt juridisk kritisk revision inden for følgende områder: Tilbud til udlændinge Tillæg efter lov om social pension Kontante ydelser (herunder kontanthjælp, sygedagpenge, midlertidig arbejdsmarkedsydelse, tabt arbejdsfortjeneste, merudgifter m.v.) Revalidering (herunder ledighedsydelse og fleksjob/flekslønstilskud) Arbejdsmarkedsforanstaltninger Sammenfattende konklusion på personsagsgennemgang På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagerne generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler. På følgende områder har vi alene fundet mindre, ubetydelige fejl uden udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning eller ingen fejl: Kontanthjælp Uddannelseshjælp Sygedagpenge Flekslønstilskud Ledighedsydelse 372
Introduktionsprogram Fleksydelse Ressourceforløb Merudgifter til voksne Merudgifter til børn På følgende delområder er der efter vores vurdering behov for øget fokus på sagsadministrationen: Forsikrede ledige Der er foretaget gennemgang af 7 sager og der er konstateret fejl og mangler i alle sager. Fejlene har umiddelbart ingen udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning og kan henføres til følgende: Indholdet i jobsamtalerne jf. bekendtgørelsens 31 stk. 1 er ikke fyldestgørende dokumenteret - konstateret 5 sager Manglende tydelig dokumentation på, at der er foretaget vurdering af evt. læse- skrive- og regnetest konstateret i 6 sager Vi har fået oplyst, at der er taget initiativ til forbedring af sagsadministrationen i 2015. Der henvises i øvrigt til afsnit 2.2.2 vedrørende revisionsbemærkning om personsager på det sociale område. Tabt arbejdsfortjeneste Der er foretaget gennemgang af 7 sager og der er konstateret fejl og mangler i 5 sager. Fejlene kan have udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning og kan henføres til følgende: Der er ikke taget stilling til eventuelt sparede udgifter jfr. 10 i bekendtgørelse nr. 1548 af 16. december 2013 - konstateret i 3 sager Der er ikke foretaget korrekt beregning af tabt arbejdsfortjeneste konstateret i 2 sager Manglende/forkert pensionsberegning konstateret i 2 sager Manglende vurdering af behovet for fuld tabt arbejdsfortjeneste konstateret i 1 sag Manglende dokumentation for at barnet er omfattet af personkredsen konstateret i 1 sag Vi har fået oplyst, at der er taget initiativ til forbedring af sagsadministrationen i 2015. Der henvises i øvrigt til afsnit 2.2.2 vedrørende revisionsbemærkning om personsager på det sociale område. Midlertidig arbejdsmarkedsydelse Der er foretaget gennemgang af 4 sager og der er konstateret fejl og mangler i alle sager. Fejlene har umiddelbart ingen udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning og kan henføres til følgende: Manglende stillingtagen til om der skal gives tilbud om kompetenceudvikling eller uddannelse konstateret i 3 sager Manglende tydelig dokumentation på, at der er foretaget vurdering af evt. læse-, skrive- og regnetest konstateret i 2 sager 373
Jf. LAB 75 k skal der være et løbende kontaktforløb. Vi har konstateret, at 1. kontakt ikke er sket umiddelbart i forbindelse med tilmeldingen til Jobcentret på Arbejdsmarkedsydelse, men først sker meget sent, ofte 3 måneder efter tilmelding. Der kan således ikke være tale om et løbende kontaktforløb som konsekvens heraf er der heller ikke givet rettidig 1. tilbud efter 4 uger - konstateret i 4 sager Vi har fået oplyst, at årsagen til manglende afgivelse af rettidig tilbud samt opstart af kontaktforløb skyldes, at der har været systemmæssige udfordringer, og at A-kasserne ofte indberetter/ændrer fra forsikret ledig til arbejdsmarkedsmodtager med tilbagevirkende kraft, således at Jobcentret ikke rettidig kan starte kontaktforløb for arbejdsmarkedsydelsesmodtagere og dermed også rettidig 1. tilbud. Vi har fået oplyst, at der er taget initiativ til forbedring af sagsadministrationen i 2015. Detaljeret opgørelse af fejl på personsagsniveau I bilag til den afsluttende beretning vil fremgå en mere detaljeret redegørelse for resultatet af den udførte personsagsgennemgang, herunder redegørelse for enkeltstående fejl, samt de tværministerielle oversigter. 8 Forvaltningsrevision 8.1 Generelt Ved den løbende forvaltningsrevision vurderes, om byrådets og udvalgenes beslutninger samt den øvrige forvaltning af kommunens anliggender er varetaget økonomisk hensigtsmæssigt. I praksis vil den løbende forvaltningsrevision især have fokus på aspekterne sparsommelighed, produktivitet og ledelse og styring, og sjældent omfatte effektivitetsaspektet, som kræver ret omfattende undersøgelser, som hovedsageligt vil skulle udføres som større undersøgelser. Løbende forvaltningsrevision udføres integreret med den finansielle revision og den juridisk - kritisk revision. Vi skal dog fremhæve følgende afsnit, hvor løbende forvaltningsrevision med aspektet ledelse og styring er udført integreret med den øvrige revision: Afsnit 3.1 og 3.2 om forretningsgange for regnskabsføring og interne kontroller Afsnit 4 om revision af kommunens interne it-kontroller Afsnit 5.1 om forretningsgange og sagsrevision på løn og personaleområdet Afsnit 7.2 om forretningsgange, interne kontrolprocedure, procedurer for sagsbehandling samt kvalitetskontrol på de sociale områder 8.2 Forvaltningsrevision på beskæftigelsesområdet 8.2.1 Formål Vi har foretaget en forvaltningsrevision af beskæftigelsesområdet. Formålet med undersøgelsen er at vurdere produktiviteten og beskæftigelseseffekten i Holstebro Jobcenter. Produktivitet opgøres på både på overordnet jobcenterniveau, for de enkelte målgrupper og for virksomhedskonsulenterne. 374
Beskæftigelseseffekten opgøres både på overordnet jobcenterniveauet, for de enkelte målgrupper og for virksomhedskonsulenterne. Revisionen er foretaget i forbindelse med den løbende forvaltningsrevision, der udføres i henhold til god offentlig revisionsskik og bestemmelserne for revision af kommunernes regnskab. 8.2.2 Metodegrundlag og data Forvaltningsrevision er foretaget med udgangspunkt i data som BDO har indsamlet i foråret 2014 i forbindelse med den landsdækkende analyse af det administrative ressourceforbrug i jobcentrene for KL, Beskæftigelsesministeriet og Finansministeriet. 8.2.3 Konklusion På baggrund af den foretagne forvaltningsrevision er det vores generelle opfattelse, at Holstebro Jobcenter har en høj produktivitet i beskæftigelsesindsatsen. På stort set alle områder har Jobcenter Holstebro den højeste produktivitet for klyngen dog med undtagelse af a-dagpengeområdet hvor produktiviteten ligger en smule under gennemsnittet for klyngen. Jobcentret oplyser dog, at der i løbet af 2014 er ned-normeret med 2 årsværk, hvorfor nye produktivitetstal vil være bedre, end på det tidspunkt nuværende data blev indsamlet. Beskæftigelseseffekterne er generelt bedre end man skulle forvente givet jobcenterets rammebetingelser og på niveau eller en smule bedre end gennemsnittet i klyngerne, med undtagelse af ledighedsydelse/fleksjobs-området. Jobcentret har i den forbindelse oplyst, at der i 2014 har der været særlig fokus på at nedbringe antallet af ledighedsydelsessager. Dette har i løbet af 2014 resulteret i et fald fra 53 til 24 af de lange sager på mere end 18 måneder mens det samlede antal på ledighedsydelse henover året er faldet med 8 % (fra 231 til 213 personer). Dermed vil nye effekttal således være bedre, end på det tidspunkt, nuværende data blev indsamlet. På baggrund af forvaltningsrevisionen er det således vores opfattelse at Holstebro Jobcenter på forbilledlig vis har formået at kombinerer høj produktivitet i beskæftigelsesindsatsen med gode beskæftigelseseffekter. Virksomhedsindsatsen er for alle kommuner et væsentligt fokusområde, og har opnormeret området og anser det som et strategisk fokusområde. For nærmere uddybning m.v. henvises til bilag 1 til denne revisionsberetning. Skive, den 13. april 2015 BDO Kommunernes Revision Ole Nielsen Director, registreret revisor, COR 375