KONCEPT FOR TRIVSELSMÅLING 1. Indledning Dette notat beskriver konceptet for gennemførelse af Trivselsmåling i Syddjurs Kommune. Konceptbeskrivelsen angiver de overordnede principper for gennemførelse af Trivselsmåling samt konkrete retningslinjer, aktiviteter mv. Konceptbeskrivelsen er opbygget på følgende måde: Indledningsvis redegøres for konceptets formål samt konceptets overordnede principper. Sidstnævnte er retningsgivende for de konkrete aktiviteter og metoder i Trivselsmålingen. Den resterende konceptbeskrivelse uddyber og konkretiserer konceptet yderligere. Rent praktisk gennemføres Trivselsmåling og ledelsesevaluering samtidig for at mindske ressourcetrækket på organisationen. Konceptet er udarbejdet af Rambøll Management Consulting (herefter Rambøll) med udgangspunkt i Syddjurs Kommunes ledelses- og medarbejdergrundlag (herefter LMG), og under inddragelse af en referencegruppe med deltagere udpeget af koncernledelsen henholdsvis hovedsamarbejdsudvalget. Konceptet er endeligt godkendt af Direktionen i Syddjurs Kommune. Det understreges, at konceptet er de overordnede rammer, retningslinjer og principper for trivselsmåling i Syddjurs Kommune, og derfor ikke omfatter alle konkrete retningslinjer, procedurer, aktiviteter, mv., som er del af aktiviteterne. 2. Formål Formålet med Trivselsmålingen er at sikre det bedst mulige grundlag for en effektiv løsning af kerneopgaven med høj kvalitet samtidig med at medarbejdernes trivsel på arbejdspladsen sikres og fremmes. Trivselsmålingen indgår som en del af virksomhedsplanen på arbejdspladser, hvor der findes en sådan. Alle arbejdspladser skal forholde sig til trivselsmålingen i forhold til den daglige drift af arbejdspladsen. Formålet med trivselsmålingen er desuden at sikre en afdækning af det psykiske arbejdsmiljø og derigennem honorere rammeaftalen om sundhed og trivsel på arbejdspladserne aftalt mellem KL og KTO. Afdækning af fysisk arbejdsmiljø foretages særskilt og lokalt. 3. Overordnede principper Der er følgende overordnede principper for trivselsmålingen: - Trivselsmålingen har en direkte kobling til LMG, og at det ansvar og nøglekompetencer, som specificeres i LMG, spiller direkte ind i trivselsmålingen. - Trivselsmålingen kan desuden fokusere på andre relevante emner i medarbejderskabet, fx social kapital og medarbejdernes eget ansvar for trivsel og opgaveløsning på arbejdspladsen. - Krænkende adfærd og arbejdsrelateret sygefravær skal også afdækkes i trivselsmålingen. - Trivselsmålingen gennemføres spørgeskemabaseret. - Målingsresultaterne indgår som en del af grundlaget for LUS og GRUS. - Trivselsmålingen gennemføres spørgeskemabaseret for hele organisationen hvert andet år med et fælles spørgeskema, eventuelt suppleret med et mindre antal lokale spørgsmål. 1/9
- På lokalt niveau kan det besluttes at gennemføre supplerende målinger imellem de fælles trivselsmålinger. Disse lokale målinger kan fx bruges til følge op på lokale handleplaner. De nærmere rammer herfor bestemmes af HR. - Der skal arbejdes med målingsresultaterne på alle MED-niveauer, og ansvaret for opfølgning er forankret i styringskæden. Endelig er det et overordnet princip, at trivselsmålingen og trivselsarbejdet er en proces og ikke den enkeltstående aktivitet, som selve spørgeskemaundersøgelsen er. Trivselsmålingen skal betragtes som en kontinuerlig proces, hvor den konkrete spørgeskemaundersøgelse blot er ét af flere elementer, der understøtter det løbende arbejde med trivsel. Det understreges, at dialogen mellem medarbejdere og ledere og ledere imellem er det centrale værktøj i arbejdet med trivslen i Syddjurs Kommune. Trivselsmåling er blot ét blandt flere midler hertil. Dialogen, ikke målingen, skaber den rette handling. 3.1 Sammenhæng med øvrige aktiviteter Det er et overordnet princip, at der er konceptuel sammenhæng mellem Trivselsmåling og aktiviteter som MUS, GRUS, ledelsesevaluering og LUS. Konkret betyder det fx, at LMG lægges til grund for indhold og fokus for alle aktiviteterne. Det skal kontinuerligt sikres, at der er en gennemgående rød tråd i de overordnede rammer, hvilket Hovedsamarbejdsudvalget er ansvarlig for. Lokal-MED er ansvarlig for at aktiviteter, initiativer og handlinger (herunder også handlingsplaner) på lokalt niveau: - Sker i overensstemmelse med overordnede pejlemærker 2/9
- Er afstemte i forhold til hinanden og ikke er modsatrettede - Er tæt koblede til hverdagens aktiviteter, og fx tydeliggøres på personalemøder, mv. 4. Forløb Trivselsmåling består af en række delaktiviteter og elementer, der tilsammen skal bidrage til at formålet opnås. I dette afsnit redegøres for forløb af trivselsmåling. Forud for gennemførelse af trivselsmåling orienteres ledere og medarbejdere herom. Det er lederen, der orienterer medarbejderne, mens den organisatoriske kommunikation i øvrigt, herunder tidsplan, er forankret i HR. Lokalt gennemføres et dialogmøde, hvor det drøftes, hvad medarbejdergruppe og ledelse specifikt ønsker at anvende trivselsmålingen til. Selve trivselsmålingen gennemføres som en spørgeskemaundersøgelse med ét fælles spørgeskema, som initieres af HR. Såfremt lokal-med ønsker at der indgår lokale spørgsmål, skal disse udformes i samarbejde med relevante ledelse og eventuelt flere medarbejderrepræsentanter - og indarbejdes i målingens spørgeskema. Ledere og MED-organisation bidrager til, at så mange som muligt besvarer målingen. Når trivselsmålingen er gennemført, udarbejdes en talbaseret målingsrapport. Målingsrapporten tilgår den enkelte leder, der i et triosamarbejde med AMR og TR har ansvar for at dele rapporten med medarbejdergruppen på et dialogmøde og med egen leder. Lederen, AMR og TR opsamler de centrale pointer fra dialogmødet og udarbejder på den baggrund handleplaner, eventuelt under inddragelse af andre relevante parter (medarbejdere, leders leder, osv.). Handleplanen indeholder beskrivelse af indsatsområde, løsning, opfølgning, angivelse af ansvarlig(e) og relevante deadlines. HR stiller en skabelon til handleplaner til rådighed. Handleplaner deles efterfølgende med medarbejdergruppe. Leder, AMR, TR og lokal-med har efterfølgende ansvaret for regelmæssig opfølgning på handleplanerne. Såfremt der tilbydes et samlet system til registrering af handleplaner, skal dette anvendes. 3/9
Udover ovenstående kan der være yderligere aktiviteter af fx teknisk/administrativ karakter knyttet til forberedelsen og gennemførelsen af den spørgeskemabaserede trivselsmåling. 5. Organisatorisk forankring og inddragelse En central del af ansvaret for at trivselsmålingen fører til resultater ligger i triosamarbejdet mellem leder, AMR og TR, hvor lederen/ledelsen har det primære ansvar for at formidle og gennemføre aktiviteter i forbindelse med trivselsmålingen. Det understreges dog, at alle parter den ledelsesmæssige styringskæde såvel som den enkelte medarbejder har et selvstændigt og fælles ansvar for at trivselsmålingen sikrer det bedst mulige grundlag for en effektiv løsning af kerneopgaven med høj kvalitet samtidig med, at medarbejdernes trivsel på arbejdspladsen sikres og fremmes. 5.1 Triosamarbejdet mellem leder, AMR og TR Triosamarbejdet mellem leder, AMR og TR har ansvar for følgende elementer: - Forudgående orientering af medarbejdergruppe om trivselsmålingen - Gennemføre konstruktivt 1. dialogmøde - Opfordre medarbejderne til deltagelse i trivselsmålingen - Forberede dialogmøde med medarbejdergruppen - Gennemføre konstruktivt 2. dialogmøde med medarbejdergruppen omkring målingsresultaterne - Udarbejde handleplaner og dele disse med medarbejdergruppen - Løbende opfølgning på handleplaner og kommunikere herom i relevant omfang - Igangsætte eventuelle supplerende lokale målinger Herudover har Triosamarbejdet også ansvaret for de eventuelle lokale spørgsmål, som kan indarbejdes i trivselsmålingen. 4/9
Det er lederens ansvar at skabe rammerne for en værdifuld udnyttelse af målingen forankret i Triosamarbejdet med AMR og TR. Det er derfor som udgangspunkt den enkelte leder, der initierer og står for aktiviteterne (i overensstemmelse med den overordnede tids- og aktivitetsplan, som defineres af og kommunikeres fra HR). Konkret er det lederen, ikke AMR eller TR, der skal formidle målingsresultaterne til medarbejdergruppen. I forhold til den løbende opfølgning på handleplaner spiller AMR, TR og den lokale MED-organisation en væsentlig rolle ift. regelmæssig opfølgning på handleplanerne. 5.2 Leders leder Det er leders leder, der er overordnet ansvarlig for, at den enkelte leder agerer konstruktivt i de under pkt. 5.1 nævnte aktiviteter og at vedkommende gennemfører aktiviteterne og skaber de bedst mulige rammer for en værdifuld udnyttelse af trivselsmålingen. Det er leders leder, der beslutter, hvordan trivselsmålingen anvendes i eventuelle ledergrupper. Leders leder kan efter egen vurdering og i samråd med underordnede ledere indgå i det lokale arbejde med trivselsmålingen. Uanset deltagelse i det konkrete arbejde eller ej, fx opfølgende dialogmøde, bør ledere af ledere følge op på trivselsmålingen og handleplaner hos underordnede ledere. 5.3 HR HR igangsætter de centrale aktiviteter, som er nødvendige for at trivselsmålingen kan gennemføres. Det omfatter eksempelvis forberedelse og gennemførelse af trivselsmåling (herunder kontakt til eventuel ekstern leverandør), kommunikation til ledere og organisation, udarbejdelse af materialer og procesværktøjer, mv. 5/9
HR yder lokal bistand, når der er særligt behov for dette. Det kan fx være situationer, hvor leders leder har behov for sparring i forhold til en underordnet leder eller hvis en leder har behov for sparring til at facilitere en dialog med medarbejdergruppen. HR er ikke ansvarlig for udbytte og resultater af aktiviteterne, og HR er heller ikke ansvarlig for at aktiviteter (fx gennemførelse af dialogmøde med medarbejdere, udarbejdelse og opfølgning på handleplaner, mv.) gennemføres. HR modtager som de første målingsresultaterne, således at eventuelt beredskab kan forberedes. 5.4 MED-organisationen MED-organisationen forstås her som: 1) Hovedsamarbejdsudvalg/Hoved-MED og 2) Lokal-MED. Hovedsamarbejdsudvalg (HSU)/Hoved-MED har følgende ansvar ift. trivselsmålingen: - Godkendelse af tidsplaner, fælles spørgerammer, mv. - Formidling af trivselsmålingens overordnede målingsresultater - Drøftelse af overordnede tendenser og iværksættelse af eventuelle generelle opfølgende handlinger Lokal-MED indgår i dialog med Triosamarbejdet på det lokale niveau ift. ift. udarbejdelse af eventuelle lokale spørgsmål, forberedelse og gennemførelse af konstruktive dialogmøder med medarbejdergruppen samt opfølgning på handleplaner. 5.5 Medarbejderne Den enkelte medarbejder og medarbejdergrupperne har et medansvar for, at selve trivselsmålingens spørgeskemaundersøgelse, dialogmøder og eventuelle opfølgende aktiviteter sker konstruktivt det gode medarbejderskab. Det forventes som minimum, at medarbejderne besvarer spørgeskemaundersøgelsen og deltager i dialogmøderne. Lokale AMR og TR har et særligt ansvar for at være opmærksomme på at gå i dialog med og tage hånd om de medarbejdere, der af den ene eller anden grund vægrer sig ved at tage del i aktiviteterne. 6. Metode Trivselsmålingen gennemføres som en spørgeskemaundersøgelse. Spørgeskemaet udarbejdes med udgangspunkt i de nøglekompetencer, som er specificeret i LMG, men andre aspekter af betydning for arbejdspladserne, fx social kapital, kan også inddrages. Der udarbejdes ét fælles spørgeskema for alle arbejdspladser og dele af organisationen. De enkelte spørgsmål udformes således at de så vidt muligt er handlingsorienterede, måler på konkret adfærd og fremmer en konstruktiv dialog efterfølgende. Det tilstræbes, at det fælles spørgeskema rummer maksimalt 20 spørgsmål. Den enkelte arbejdsplads har mulighed for at tilføje op til 5 egenformulerede spørgsmål i alt. Med henblik på at fremme konstruktive input inkluderes et eller flere åbne spørgsmål, hvor der er mulighed for at knytte en tekstkommentar til besvarelsen. Spørgsmålene udformes som positivt formulerede udsagn, der besvares på en 5-punkts svarskala. 6/9
Spørgeskemaundersøgelsen gennemføres som udgangspunkt elektronisk, dvs. der besvares via webbaseret spørgeskema. Invitation til deltagelse udsendes så vidt muligt via personlig e-mail, alternativt via personligt brev med unik log-in-kode til besvarelse. Svar fra trivselsmålingen samles i målingsrapporter på alle organisatoriske niveauer. Målingsrapporterne præsenterer målingsresultaterne i enkel og overskuelig form. Der præsenteres svar på enkeltspørgsmål og temaer (fx LMGs nøglekompetencer) i form af gennemsnit samt svarfordelinger. Svar præsenteres med benchmark til nærmeste overliggende organisatoriske niveau og/eller Syddjurs Kommune som helhed. Ved gentagne målinger benchmarkes der til seneste målingsresultat (historisk benchmark). Nærmere design aftales med ekstern/intern leverandør. Målingsrapporterne gøres tilgængelige for organisationens ledere i overensstemmelse med styringskæden. Overordnede ledere har adgang til målingsrapporter for alle underordnede lederes dele af organisationen. 6.1 Særligt om anonymitet Anonymitet forstås her som spørgsmålet om hvem i organisationen, der har adgang til at se enkeltbesvarelser fra trivselsmålingen, og hvorvidt enkeltbesvarelser kan udledes fra målingsrapporterne. Eventuelle eksterne leverandører har typisk behov for fuld adgang til data af hensyn til kvalitet mv., og er ikke omfattet af det efterfølgende. Der udarbejdes rapporter til alle enheder i organisationen, hvor minimum 5 medarbejdere har svaret. Det vil fremgå af rapporteringen, hvilke medarbejdere, der har deltaget i evalueringen. Lederes besvarelser indgår ikke i rapporten for enheden/arbejdspladsen, som vedkommende er leder for, men indgår i aggregerede rapporter eller særlige ledergrupperapporter, hvor muligt. 7/9
AMR og TR har et særligt ansvar for, i forbindelse med gennemførelsen af trivselsmålingen, at være opmærksomme på, om en eller flere medarbejdere vægrer sig for at deltage i målingen, og gå i dialog om og handle herpå. Koncernledelsen har det overordnede ansvar for, at dialogen på arbejdspladserne på baggrund af trivselsmålingen er positiv og konstruktiv, og har derfor mulighed for at få adgang til alle data fra trivselsmålingen om nødvendigt. Derigennem vil det desuden være muligt for den lokale leder og medarbejderrepræsentanter i samarbejde at få adgang til data, hvis det fremmer samarbejdet og opgaveudførelsen lokalt. Adgang til data sker via HR. 6.2 Lokal forankring Den lokale dialog er central i arbejdet med trivsel i Syddjurs Kommune. Den lokale dialog kan eventuelt understøttes af korte, agile spørgeskemamålinger, som fx anvendes som opfølgning på konkrete handleplaner eller hvis en lokal situation fordrer det uafhængigt af den fælles trivselsmåling. HR specificerer de nærmere rammer for sådanne eventuelle lokale målinger, herunder mulig fælles systemunderstøttelse. 7. Proces Trivselsmålingen gennemføres samlet for hele organisationen hvert andet år. En drøftelse af trivselsmålingen og resultater skal indgå i den årlige arbejdsmiljødag i chefområderne. Trivselsmåling og ledelsesevaluering gennemføres samtidigt for at mindske ressourcetrækket på organisationen. En række processer og aktiviteter gennemføres således sideløbende. 8/9
Der udarbejdes en håndbog for processen og aktiviteterne, så ledere og medarbejdere ved hvad de skal gøre og hvornår. Formålet er at skabe åbenhed, forståelse samt sikre en smidig gennemførelse. Håndbogen konkretiserer de overordnede rammer mv., som er beskrevet i dette koncept. 9/9