Villabyernes boligselskab Referat fra organisationsbestyrelsesmøde afholdt tirsdag den 5. maj 2015 kl. 17.30, på Servicecenter Solrød, Lindeholmen 6 st. th., 2680 Solrød Strand. Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden... 2 2 Godkendelse af referat... 2 3 Villabyernes boligselskab... 2 3.1 Meddelelser... 2 3.2 Boligselskabets årsregnskab og årsberetning... 2 3.3 Revisionsprotokol og aftale om revision af årsregnskaber... 3 3.4 Godkendelse af styringsrapport... 3 3.5 Bestyrelsesforhold... 3 3.6 Boliggarantibeviser... 4 3.7 Anders Andersens Rengøring:... 4 3.8 Tilrettelæggelse af repræsentantskabsmøde den 22. juni 2015... 4 3.9 Orientering om modtaget stævning fra Egain Danmark... 5 4 Boligselskabets afdeling... 5 4.1 Årsregnskab... 5 4.2 Budgetopfølgning... 5 4.3 Orientering om driftsforhold/administrationen... 6 5 Mødeplanlægning... 6 6 Eventuelt... 6 Deltagere fra bestyrelsen: Rose Petersen, næstformand Jean Torp, medlem Kaj Oluf Andersen, medlem Erik Zastrow, medlem Peter Langkjær, suppleant Jane Pedersen, suppleant Øvrige deltagere: Bent Michelsen, Kundechef, Servicecenter Solrød Domea Servicecenter Solrød, den 21. maj 2015
1 Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden samt eventuelle tillægspunkter. Referat: Godkendt uden tillægspunkter. 2 Godkendelse af referat Det indstilles, at referater fra 10. marts og 13. april 2015 godkendes og underskrives. Referat: Godkendt og underskrevet 3 Villabyernes boligselskab 3.1 Meddelelser Det indstilles at tage meddelelserne til efterretning. Referat: Mødet indledtes med at mødedeltagerne mindedes afdøde bestyrelsesformand Jørgen Clausen som havde været en rigtig god formand i mange år. Som person var han venlig, imødekommende og hjælpsom. Han var altid meget velforberedt, var omhyggelig, havde styr på tingene og kunne huske næsten alt, selv om det var sager for næsten 20 år siden. Forsamlingen udtrykte et ære være hans minde og holdt et minuts stilhed. Jean Torp var blevet valgt som suppleant til bestyrelsen i Solrød vandværk Meddelelserne blev taget til efterretning. 3.2 Boligselskabets årsregnskab og årsberetning Årsregnskabet skal godkendes af repræsentantskabet efter godkendelse i organisationsbestyrelsen. Årsregnskab for perioden 2014 Regnskabet udviser et underskud på kr.56.856. Bestyrelsens beretning er optrykt i boligselskabets årsregnskab på side 10 til 14 og suppleres eventuelt med andre skriftlige materialer eller en mundtlig beretning på repræsentantskabsmødet. I beretningen indgår blandt andet den årlige opfølgning på den vedtagne forvaltningsrevision. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskabet med årsberetning, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Side 2 af 6
Beslutning: Godkendt og vil efterfølgende blive forelagt repræsentantskabet til endelig godkendelse. 3.3 Revisionsprotokol og aftale om revision af årsregnskaber Revisionsprotokollen skal godkendes af repræsentantskabet efter godkendelse i organisationsbestyrelsen. Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden 2014 samt aftale om revision af årsregnskaber med BDO`s tilhørende forretningsbetingelser. Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollen, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Endvidere indstilles at bestyrelsen godkender aftale om revision af årsregnskaber. Beslutning: Godkendt og vil efterfølgende blive forelagt repræsentantskabet til endelig godkendelse. Endvidere godkendtes aftalen om revision af årsregnskaber. 3.4 Godkendelse af styringsrapport Til brug for styringsdialogen med kommunen skal bestyrelsen udarbejde og indsende en årlig rapport til kommunen. Styringsrapporter for boligorganisationen og afdelingerne er vedlagt. Domea har opdateret de økonomiske og statistiske oplysninger, men der er behov for, at bestyrelsen gennemgår og tilpasser de mere bløde og politisk betonede oplysninger. Det indstilles, at bestyrelsen gennemgår, tilpasser og godkender styringsrapporterne. Referat: Bestyrelsen gennemgik og tilpassede styringsrapporterne 3.5 Bestyrelsesforhold Bestyrelsen har følgende sammensætning: Navn Post Valgt af Afgangs år Jørgen Clausen Formand Repræsentantskabet 2015 Rose Petersen Næstformand Repræsentantskabet 2015 Kaj O. Andersen Medlem Repræsentantskabet 2016 Erik Zastrow Medlem Repræsentantskabet 2016 Jean Torp Medlem Repræsentantskabet 2015 Med Domea som forretningsfører. Afgangsorden indebærer, at Jørgen Clausen, Rose Petersen og Jean Torp er på valg på næste ordinære repræsentantskabsmøde. Side 3 af 6
Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Bestyrelsen foretog ny konstituering som følge af tidligere formand Jørgen Clausens død. Bestyrelsen er herefter sammensat som følger indtil næste ordinære repræsentantskabsmøde. Navn Post Valgt af Afgangs år Rose Petersen Formand Repræsentantskabet 2015 Jean Torp Næstformand Repræsentantskabet 2015 Kaj O. Andersen Medlem Repræsentantskabet 2016 Erik Zastrow Medlem Repræsentantskabet 2016 Peter Langkjær Medlem Repræsentantskabet 2015 3.6 Boliggarantibeviser Et boliggarantibevis betyder at en beboer for et mindre gebyr, køber et garantibevis, der betyder at hvis man fortryder sin fraflytning fra Villabyerne indenfor 2 år, bliver man tilbudt den første ledige bolig af tilsvarende størrelse. Der henvises i øvrigt en artikel i beboerbladet fra februar 2015 Det indstilles, at bestyrelsen træffer beslutning om at boliggarantibeviser skal indføres i Villabyerne. Referat: Bestyrelsen besluttede at indføre mulighed for køb af boliggarantibevis indtil videre som en prøveperiode på 2 år. 3.7 Anders Andersens Rengøring: Kontraktforlængelse eller en ny ordning (afgørelse inden den 1. december 2015). Det indstilles til bestyrelsen drøfter spørgsmålet. Referat: Bestyrelsen besluttede at der skal udarbejdes en strategi-tids-og handlingsplan. 3.8 Tilrettelæggelse af repræsentantskabsmøde den 22. juni 2015 Dagsorden medbilag Dirigent Referent Klargøring af lokale samt efterfølgende oprydning Traktement Det indstilles at bestyrelsen aftaler tilrettelæggelsen af repræsentantskabsmødet. Referat: Bestyrelsen besluttede at delegere ansvaret på nedennævnte personer: Side 4 af 6
Dagsorden medbilag Bent Michelsen og Rose Petersen Dirigent - Bent Michelsen Referent Bent Michelsen Klargøring af lokale, traktement samt efterfølgende oprydning Jane Pedersen og Rose Petersen 3.9 Orientering om modtaget stævning fra Egain Danmark Se vedhæftet bilag. Sagen er overdraget til advokat Jens Klokhøj, som skal føre sagen på boligselskabets vegne Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning og aftalte at Jean Torp var den videns person som kunne videregive nødvendige oplysninger om sagen til boligselskabets advokat. 4 Boligselskabets afdeling 4.1 Årsregnskab Boligafdelingens årsregnskab godkendes endelig af organisations bestyrelsen efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen og afdelingsmødet. Afdelingens regnskab udviser følgende resultat: Afdeling 14501: underskud på kr.971.424,00. Bemærkninger til årets resultat samt til afdelingens generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen på regnskabets side 12 til 14. Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingens årsregnskab. Referat: Godkendt under forudsætning af afdelingsmødets efterfølgende godkendelse 4.2 Budgetopfølgning Se vedhæftede bilag. Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Referat: Efter anmodning fra afdelingsbestyrelsen godkendte bestyrelsen en ekstrabevilling til afdelingsbestyrelsens rådighedsbeløb på kr.50.000 idet det ellers ikke ville være muligt at gennemføre de planlagte boligsociale aktiviteter. Derudover tog bestyrelsen orienteringen til efterretning. Side 5 af 6
4.3 Orientering om driftsforhold/administrationen Servicecenteret har stadig mange henvendelser. Hver dag ekspederer vi mellem 25 og 30 personlige og telefoniske henvendelser og mellem 5 og 10 henvendelser på mail. Henvendelser, der alle kræver en eller anden form for aktion. Heraf er ca. 60% henvendelser fra Villabyernes beboere. Det synes dog at antallet af henvendelser er faldet en anelse og forventes at stagnere på ovennævnte niveau. Gennem større rutine og løbende arbejdsgangoptimeringer kan vores 2 servicekoordinatorer nu bedre følge med. Status på genoptagelse af den kollektive råderet for køkken og badeværelser herunder orientering fra det nedsatte udvalg. Yderligere information gives på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Det nedsatte udvalg der skulle træffe beslutning om et standardkøkken-og badeværelse ville gå i gang med arbejdet efter afdelingsmødet den 20. maj. Bestyrelsen tog i øvrigt orienteringen til efterretning. 5 Mødeplanlægning Det indstilles, at bestyrelsen fastsætter fremtidige mødedatoer. Referat: Næste organisationsbestyrelsemøde afholdes 28. september 2015 kl.17.30 Der er i øvrigt planlagt følgende møder: Repræsentantskabsmøde den 22. juni 2015 kl.19.00 i fælleslokalet Afdelingsmøde den 23. september 2015 kl.19.00 i Sognehuset Repræsentantskabsmøde den 23. november 2015 kl.19.00 i fælleslokalet. 6 Eventuelt Referat: Intet Side 6 af 6