Bilag 1: Tidsplan Udbud af E-rekrutteringssystem
Indhold Bilag 1 Tidsplan...3 1.1 Indledning...3 1.2 Den overordnede tidsplan...3 1.3 Krav til detaljeret tidsplan...5 Side 2 af 6
Bilag 1 Tidsplan Det overordnede formål med tidsplanen er at få fastsat tidspunkter for de aktiviteter, der er relevante i forbindelse med leverancen 1.1 Indledning Kunden refererer i nærværende bilag samt i det øvrige materiale, til en række konkrete faser, milepæle og underordnede faser. Begrebernes indsættes i en skematisk sammenhæng nedenfor, som svarer til kundens forventninger til hvordan begreberne bruges. Projektfase/ Afklaringsfase Afklaring af omfang af uddannelse og undervisningsmateriale Afklaring af konvertering Afklaring af hvorvidt, der ved kontraktstart skal gøres brug af nogle optioner Godkendelse af ændringer i leverancebeskrivelsen Afklaring af prøver Første detaljerede tidsplan foreligger Afklaring omkring vedligeholdelsesmødernes hyppighed Integrationsudvikling Uddannelse af administratorer Dokumentation godkendes Bodsbelagt milepæl: Overtagelsesprøve Gennemførelsesfase før overtagelsesprøve Gennemførelsesfase efter overtagelsesprøve Organisatorisk udrulning Uddannelse af superbrugere. Bodsbelagt milepæl: Driftsstart Driftsfase Bodsbelagt milepæl: Driftsprøve Driftsprøve godkendt/regulær drift vedligeholdelsesaftale 1.2 Den overordnede tidsplan Følgende uger skal fraregnes som arbejdsuger, for kunden, i Leverandørens tidsplan: uge 42, 2015 (efterårsferie) uge 52 53, 2015 (juleferie) Side 3 af 6
Det vil i disse uger ikke umiddelbart være muligt at få adgang til ressourcer hos Kunden. Tilbudsgivers overordnede tidsplan indsættes i bilag 1A. Kravskema: Overordnet tidsplan ID Beskrivelse 1.2.1 MK Tidsplanen skal omfatte hele projektforløbet frem til og med driftsprøven og skal afspejle de væsentlige aktiviteter i de forskellige faser, som løbende udfyldes med mere detaljerede tidsplaner, jf. afsnit 1.3. 1.2.2 MK Tidsplanen skal vise afhængighederne mellem aktiviteterne. 1.2.3 MK Tidsplanen skal beskrive aktiviteterne i afklaringsfasen. Afklaringsfasen påbegyndes efter kontraktunderskrift og afsluttes med Kundens godkendelse af eventuelle ændringer til leverancebeskrivelsen. 1.2.4 MK Tidsplanen skal angive, hvornår revideret Leverancebeskrivelse og eventuelle øvrige ændringer til Kontrakten i afklaringsfasen fremsendes til Kunden, jf. Kontraktens punkt 5.1 1.2.5 MK Det endelige afprøvningsprogram skal foreligge ved Tilbudsafgivelse og skal foreligge, godkendt af Kunden ved udgangen af afklaringsfasen. 1.2.6 MK For hver test / prøve skal tidsplanen angive hvornår testplaner fremsendes til Kunden, hvornår det skal være kommenteret af Kunden, og hvornår det skal være godkendt af Kunden med de tidsfrister, som er angivet i bilag 14. 1.2.7 MK Tidsplanen skal angive perioder for de detaljerede tidsplaner samt hvornår de fremsendes til Kunden, jf. afsnit 1.3 nedenfor. Den første detaljerede tidsplan skal foreligge i afklaringsfasen. 1.2.8 MK Tidsplanen skal omfatte aktiviteter mindst 12 uger frem i tiden. 1.2.9 MK Tidsplanen skal markere de bodsbelagte frister særskilt. De bodsbelagte milepæle er: Godkendt overtagelsesprøve Driftsstart Godkendt driftsprøve 1.2.10 MK Tidsplanen skal omfatte de aktiviteter Kunden skal bidrage med til projektets fremdrift og tidsmæssige krav til Kundens deltagelse, jf. Bilag 14 og 11. 1.2.11 MK Tidsplanen skal omfatte de tidspunkter, hvorfra der skal betales vederlag for vedligeholdelse. 1.2.12 MK Tidligere leveret dokumentation i henhold til kontrakten skal ved overtagelsesprøven være ajourført i forhold til eventuelle ændringer i implementeringsperioden og afleveret til Kunden, samt skriftligt godkendt af Kunden. 1.2.13 MK Til hver aktivitet, der vederlægges på grundlag af medgået tid, jf. Kontraktens punkt 14.3 knyttes et estimat, der som minimum angiver, hvor mange mandetimer aktiviteten Side 4 af 6
forventes at koste. Estimatet danner grundlag for den løbende opfølgning på ressourceforbruget. 1.2.14 MK Aktiviteter, der er kritiske for projektforløbet, skal markeres i tidsplanen. 1.2.15 MK Leverandøren angiver indenfor hvilken tidsramme leverancens faser og milepæle er afsluttet. Med det samlede projektforløb menes tiden fra kontraktunderskrivelse til godkendt driftsprøve på hovedleverancen. Den endelige driftsprøve skal kunne gennemføres, således at endelig godkendelse kan foreligge senest d.1.februar 2016. 1.2.16 MK Tidsplanen skal omfatte et veltilrettelagt uddannelsesforløb jf. bilag 3 1.2.17 1.2.18 1.2.19 MK MK MK Overtagelsesprøve inkl. test af systemet, skal være afholdt i forsvarlig tid inden drift påbegyndes. Integration og snitflader til/fra andre systemet som anført i bilag 3, skal være etableret og testet i forsvarlig tid inden driftsstart af systemet. Det samlede projektforløb skal afsluttes senest indenfor følgende tidsramme: Afklaringsfasen afsluttes 14 dage fra kontraktindgåelse Driftsstart senest 1. januar 2016. 1.3 Krav til detaljeret tidsplan Detaljeret tidsplan skal forelægges for Kunden til godkendelse som led i afklaringsfasen og i øvrigt løbende i projektperioden i overensstemmelse med de tidsfrister, der er fastsat i den overordnede tidsplan, jf. afsnit 1.2. Hvis der foretages ændringer i planen, forelægges revideret tidsplan til Kundens godkendelse. Udarbejdelse af detaljeret tidsplan for projektet skal ske i overensstemmelse med følgende krav: ID Beskrivelse 1.3.1 MK Den detaljerede tidsplan skal som minimum omfatte perioden frem til næste detaljerede tidsplan, jf. den overordnede tidsplan. Der skal angives sporbarhed mellem den overordnede tidsplan og den detaljerede tidsplan. 1.3.2 MK Detaljeret tidsplan for projektet sendes til Kunden i overensstemmelse med fristerne i den overordnede tidsplan. 1.3.3 MK Den detaljerede tidsplan skal vise afhængighederne mellem aktiviteterne. 1.3.4 MK Der skal være overensstemmelse mellem afhængighederne i den overordnede tidsplan og afhængighederne i den detaljerede tidsplan. Side 5 af 6
1.3.5 MK Den detaljerede tidsplan skal omfatte samtlige aktiviteter, som direkte eller indirekte bidrager til projektets fremdrift, herunder også aktiviteter hos underleverandører. 1.3.6 MK Den detaljerede tidsplan skal indeholde forslag til afholdelse af styregruppemøder. 1.3.7 MK Leverandørens forventning til Kundens medvirken i perioden skal være angivet i den detaljerede tidsplan, jf. afsnit 1.2 og bilag 11. (10/14) 1.3.8 MK Kundens medvirken skal markeres som milepæle. 1.3.9 MK Hver aktivitet i den detaljerede tidsplan skal have en udstrækning på maksimalt 5 dage, medmindre andet aftales for den konkrete aktivitet. 1.3.10 MK For hver aktivitet skal det i den detaljerede tidsplan fremgå, hvilke øvrige aktiviteter der skal være gennemført for, at aktiviteten kan påbegyndes. For hver aktivitet gælder det, at det skal være målbart, om aktiviteten er opfyldt. 1.3.11 MK For hver aktivitet skal det i den detaljerede tidsplan fremgå, hvilke forhold, der skal være opfyldt, førend aktiviteten er afsluttet. For hver aktivitet gælder det, at det skal være målbart, om aktiviteten er afsluttet. Side 6 af 6