NY HJØRRING KOMMUNE Udbudsmateriale for revisionsopgaven
Indholdsfortegnelse DEL 1 Udbud af revisionsopgaven 3 1 Indledning 3 1.1 Aftaleperiode 3 1.2 Opsigelse 3 1.3 Formkrav og indhold i tilbud 3 1.4 Andre forhold omkring tilbud 4 1.5 Beslutningsprocedure 6 1.6 Tildelingskriterier 6 Side DEL 2 Beskrivelse af revisionsopgaven 7 2.1 Revisionsopgavens omfang 7 2.2 Revisionens udførelse og grundlag 8 2.3 Revisors rolle 10 2.4 Revisors rapportering 10 2.5 Samarbejdet mellem revisionen og kommunen 12 DEL 3 Beskrivelse af kommunen 13 3.1 Organisationsstruktur 13 3.2 Aktiviteter og hovedtal 13 3.3 Økonomifunktionen 15 3.4 Regnskabsafslutningen 16 DEL 4 Tilbudsspecifikation 17 4.1 Tilbudssum 17 4.2 Revisorteam 17 4.3 Den tilbudte opgaveløsning 18 4.3.a Revisionsplan og -metodikker 18 4.3.b Anvendelse af revisions- og IT-værktøjer 19 4.3.c Kvalitetssikring 19 4.4 Virksomhedsoplysninger og erfaringsgrundlag 19 4.4.a Organisationsbeskrivelse og hæftelse 19 4.4.b Tilbudsgivers erfaringsgrundlag, referencer 19 4.4.c Soliditet, samt Tro & Love-erklæring 19 4.4.d Forsikring 20 1
DEL 5 Tilbudsblanketter 21 5.1 Specifikation af årlig tilbudssum 22 5.2 Sammensætning revisorteam 23 5.3 Den tilbudte opgaveløsning 25 BILAGSOVERSIGT A Kommunens Revisionsregulativ B Gl. Hjørring Kommunes Kasse- Regnskabsregulativ C Foreløbig værdigrundlag for økonomistyringen D Oversigt over kasser og anvendte Edb-systemer E Oversigt specialregnskaber og andre opgørelser F Foreløbig administrativt rammebudget 2007 for Ny Hjørring kommune G Overordnet administrativ organisation 2
DEL 1 Udbud af revisionsydelsen 1 INDLEDNING Ny Hjørring Kommune udbyder herved revisionsopgaven i offentlig udbud. Udbuddet gennemføres efter EU-rådets direktiv 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige tjenesteydelsesaftaler. Ny Hjørring Kommune, fremover benævnt kommunen, ønsker etableret en 4-årig aftale med et revisionsfirma. De nærmere betingelser, som skal indgå i den kommende aftale, er nævnt efterfølgende. 1.1 AFTALEPERIODE Aftalen vil være gældende i en 4-årig periode, fra revision af regnskab 2007 til afslutning af revision af regnskab 2010. 1.2 OPSIGELSE Begge parter har ret til at opsige aftalen med 6 måneders varsel til ophør den 31. december, dog således at årsregnskabet revideres for det pågældende år. Opsigelsen skal være skriftlig, jfr. senere kontrakt. 1.3 FORMKRAV OG INDHOLD I TILBUD Tilbud skal være Hjørring Kommune i hænde senest 30. maj 2006 kl. 12.00. Tilbuddet skal fremsendes skriftlig i 4 eksemplarer og stiles til: Hjørring Kommune Økonomisk Forvaltning Nørregade 2 DK-9800 Hjørring På kuverten anføres: "Må kun åbnes af Økonomidirektøren - tilbud på revisionsudbud". For tilbud der afleveres personlig udsteder Økonomisk forvaltning datokvittering. Indhold i tilbud: Ved udformning af tilbud skal tilbudsgiver relatere dette til følgende disposition, hvis 3
indholdskrav er nærmere specificeret i udbudsmaterialets del 4. 4.1 Tilbudssum 4.2 Revisorteam 4.3 Den tilbudte opgaveløsning 4.3.a Revisionsplan og -metodikker 4.3.b Anvendelse af revisions- og IT-værktøjer 4.3.c Kvalitetssikring Formkrav til tilbud: Tilbuddet skal afgives i en specifikationsgrad og i rækkefølgen som angivet i udbudsmaterialets Del 5, skemaerne 5.1, 5.2 og 5.3. Tilbuddet skal ledsages af beskrivelse af virksomhed og erfaringsgrundlag m.m., som beskrevet i afsnit 4.4, punkterne 4.4a-d Et eksemplar af tilbuddet skal afleveres på elektronisk medie. Tilbud skal være skrevet på dansk. Tilbud skal endvidere indeholde navn, adresse og kontaktperson for tilbudsgiver. 1.4 ANDRE FORHOLD OMKRING TILBUD Der ydes ingen godtgørelse for afgivelse af tilbud eller udarbejdelse af oplysninger om indholdet heraf. Det bemærkes, at tilbudsgiver ikke har adgang til at overvære åbningen af tilbud. Tilbudsgiver er bundet af sit tilbud i 6 mdr. efter tilbudsfristens udløb Kommunen forbeholder sig retten til, at eventuelle tvister afgøres efter gældende dansk ret og ved dansk værneting, herunder anvendelse af eventuel voldgiftsret, jf. senere kontrakt. Ved misligholdelse vil kommunen stille krav om betaling af bod, erstatning eller ophævelse, jfr. senere kontrakt. Tilbud gives i 2007-prisniveau i danske kroner (ekskl. moms). 4
Vederlagsregulering kan ske 1 gang årligt (bagud). Første gang i år 2008, hvor der kan ske en regulering af vederlaget for år 2007. Regulering sker på baggrund af forbrugerprisindekset, som beregnes og offentliggøres løbende af Danmarks Statistik. Fejl i tilbuddet kan under ingen omstændigheder give grundlag for forhøjelsen af tilbudsprisen. Kontrakten kan kun ændres, hvis opgaver/organisation ændres i så væsentlig grad, at det får afgørende indflydelse på revisionens arbejde. Se i øvrigt afsnit 4.1. Tilbud skal omfatte hele revisionsopgaven. Der kan ikke afgives tilbud på dele af revisionsopgaven. Der kan ikke afgives alternative tilbud. Kommunen forbeholder sig ret til at kunne tage kontakt til en eller flere tilbudsgivere med henblik på afklaring af eventuelle tvivlsspørgsmål, forinden antagelse af tilbud. Optagelse af kontakt betyder hverken forhåndsaccept eller forkastelse af det/de pågældende andre tilbud. Forudsat anmodning om yderligere oplysninger om udbudsbetingelserne er fremsat skriftlig, og kommunen har modtaget anmodningerne senest den 16. maj 2006 kl. 12.00, vil kommunen som ordregivende myndighed besvare de stillede spørgsmål. Alle der har anmodet om at få tilsendt udbudsmaterialet vil til orientering modtage såvel stillede spørgsmål om yderligere oplysninger, som kommunens besvarelse. Det revisionsfirma, som kommunen indgår aftale med, skal være juridisk eneansvarlig for revision, rådgivning og øvrige forpligtelser i henhold til aftalen med kommunen. Ved kommunens valg af revisionsfirma tages der forbehold for Tilsynsmyndighedens godkendelse. Endelig aftale er først indgået, når kontrakt er underskrevet af begge parter. 1.5 BESLUTNINGSPROCEDURE Indkomne tilbud behandles af økonomidirektøren. Der udarbejdes indstilling til politisk 5
afgørelse. Valg af leverandør forventes truffet af Sammenlægningsudvalget medio august 2006. 1.6 TILDELINGSKRITERIER Det er et offentlig udbud. Det revisionsfirma, der fremsender tilbud, som ud fra de fastsatte kriterier, er det økonomisk mest fordelagtige tilbud for kommunen, vil blive tildelt ordren. Udvælgelsen vil ske efter en samlet vurdering efter nedenstående tildelingskriterier. I vurderingen heraf vil indgå følgende tildelingskriterier og vægtning Vægt: Tilbudssum 40 % Revisorteam 35 % Den tilbudte opgaveløsning, 25 % som skal omfatte: Revisionsplan og metodik, Revisions- og IT -værktøjer, Kvalitetssikring. 6
DEL 2 Beskrivelse af revisionsopgaven 2.1 REVISIONSOPGAVENS OMFANG Revisionen skal omfatte alle under kommunen hørende regnskaber og regnskabsområder. I det omfang, der ikke er fastsat regler, omfatter revisionen tillige regnskaber for private og selvejende institutioner, legater og fælleskommunale virksomheder, for hvilke kommunen varetager kasse- og regnskabsfunktioner, er regnskabsførende for, eller hvor revision skal foretages af kommunens revisor. Der er ikke etableret intern revision. Revisionen skal gennemføres i et omfang, så der med begrundet overbevisning kan drages konklusion af resultatet af den stedfunden revision, og at resultatet kan danne grundlag for påtegning af regnskaber og opgørelser. Revision af kommunens årsregnskab omfatter: Gennemgang af regnskab, regnskabsbemærkninger, bilag til regnskab samt anlægsregister over fysiske aktiver. Påtegning af årsregnskab. Påtegning af specialopgørelser, der - jfr. bilag E - er omfattet af basisrevision. Det skal foretages uanmeldt eftersyn af kommunens likvide beholdninger og indestående i pengeinstitutter mindst 1 gang årligt. På områder, hvor der administreres mindre beholdninger, f.eks. afdelingskasserne, foretages uanmeldt kasseeftersyn mindst hver 2. år. Forskudskasserne revideres efter behov. For så vidt angår værdipapirer, deponerede effekter, aktiver tilhørende legater m.v., foretages uanmeldt eftersyn mindst 1 gang årligt. Oversigt over kasser og værdipapirer findes i bilag D. Det forudsættes også, at revisor foretager vurdering og yder rådgivning ved ajourføring af kasse- og regnskabsregulativet, dets rammebilag og forretningsgangsbeskrivelser. 7
Kommunen har i høj grad decentraliseret økonomifunktionen til forvaltnings- og institutionsniveau. Det er en forudsætning, at revisionsopgaven løses indenfor denne struktur. 2.2 REVISIONENS UDFØRELSE OG GRUNDLAG Grundlag for revisionsopgaven Revisor er ansvarlig for den samlede revision af kommunens regnskaber - både den finansielle revision og forvaltningsrevisionen. Revisionen udføres i overensstemmelse med de til enhver tid gældende love, samt forskrifter om den sagkyndige revisions virksomhed, som det fremgår af bestemmelserne i Revisionsregulativet for kommunen og kommunens Kasse- Regnskabsregulativ. I nærværende udbud er det den nuværende Hjørring kommunes Kasse-Regnskabsregulativ, der skal lægges til grund. Revisionsregulativ og Kasse-regnskabsregulativ vedlagt som hhv. BILAG A og BILAG B. Revisor forestår planlægning og udarbejdelse af en årlig revisionsplan. Revisionen omfatter finansiel revision og forvaltningsrevision, der foretages i overensstemmelse med god kommunal regnskabsskik. Revisor er forpligtet til at holde sig ajour med lovgivning og andre regler herunder EU-regler, der har betydning for løsning af opgaven. Ved revision af opgørelser og indberetninger, som kommunen skal afgive til staten eller andre offentlige myndigheder, skal revisionen ud over revisionsregulativets bestemmelser tillige iagttage de særlige bestemmelser, der måtte være foreskrevet herfor. Finansiel revision omfatter bevillingskontrol, juridisk/kritisk revision og den grundlæggende kontrol af regnskabets rigtighed. Revisor skal tage stilling til om regnskabet og specialopgørelser er retvisende. Lovgivning og Byrådsbeslutninger: Det efterprøves, om regnskabet er udarbejdet i overensstemmelse med bestemmelserne i Indenrigs- og Sundhedsministeriets "Budget- og regnskabssystem for 8
kommuner", og om de dispositioner, der er omfattet af regnskabsaflæggelsen er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, byrådsbeslutninger, love og andre forskrifter herunder EU-regler, indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Etablerede forretningsgange: Endvidere foretager revisor løbende en kritisk gennemgang af regnskabsføringen og de etablerede forretningsgange og kontrolforanstaltninger med henblik på at efterprøve om disse er betryggende. Dokumentation: Det påses, at de indtægter, der tilkommer kommunen, er rigtigt indgået, samt at ingen indtægter og udgifter er afholdt uden bevilling. Desuden påses at bogføringen i øvrigt er korrekt og behørigt dokumenteret ved regnskabsbilag. Kommunens rapportering: Den finansielle revision omfatter desuden en vurdering af, om de anvendte forretningsgange og interne rapporterings- og informationssystemer tilgodeser hensynet til en økonomisk og hensigtsmæssig forvaltning og administration. Ligeledes omfatter den finansielle revision en vurdering af om der i passende omfang tilvejebringes/kan tilvejebringes data og/eller rapporter til brug for såvel den løbende økonomistyring samt som grundlag for analyser af effektivitet og produktivitet på forvaltnings- og institutionsniveau. Udvidet revision: Revisor har en forpligtelse til at udvide revisionen ud over det, der er beskrevet i kommunens revisionsregulativ, såfremt revisor under arbejdets udførelse bliver opmærksom på forhold, der bør undersøges nærmere. Ved væsentlige udvidelser træffes aftale med direktionen før den udvidede revision iværksættes. Forvaltningsrevision foretages som led i Byrådets kontrol med, at kommunens midler anvendes på en økonomisk og hensigtsmæssig måde og i overensstemmelse med de forudsætninger, hvorunder bevillingerne er givet. Forvaltningsrevisionen er et redskab til at vurdere de opnåede resultater, og samtidig et ledelsesværktøj for kommunens ledelse. 9
Revisor vurderer løbende kvaliteten og hensigtsmæssigheden af den samlede forvaltning i bred forstand og fremdrager relevante informationer til dem, der skal træffe beslutningerne - det vil sige Byrådet og administrationen. Revisor tilrettelægger og gennemfører analyser af produktivitet, effektivitet samt ledelse og styring på konkrete områder. 2.3 REVISORS ROLLE Kommunen forventer, at revisor udøver en aktiv, dynamisk og fremadrettet revision, at revisor indgår som sparringspartner for kommunen, og at revisionsopgaven som helhed løses i dialog og samspil med kommunen. Gennem forvaltningsrevisionen skal udøves en uvildig ikke-politisk vurdering af de økonomiske aspekter af forvaltningen, og med det vedtagne værdigrundlag for økonomistyringen i kommunen som inspiration og retningsgiver. Revisor skal så hurtigt som mulig tilegne sig et kendskab til kommunen og dens måde at organisere og løse opgaver på, samt til relevante IT-systemer anvendt af kommunen. Efter nærmere aftale får revisor den fornødne adgang til kommunens IT-systemer. Det forudsættes at revisionen ved tvivlsspørgsmål, ny lovgivning, reformer og lign. rådgiver kommunen både på eget initiativ og på initiativ fra kommunen. 2.4 REVISORS RAPPORTERING Revisors rapportering skal ske ud fra lovgivningens og revisionsregulativets bestemmelser herom. Omfang: Revisor skal i løbet af året redegøre for den stedfundne revision, herunder forhold der giver anledning til bemærkninger eller forhold i øvrigt som revisor finder anledning til at fremdrage. Før afsluttende revision af årsregnskab iværksættes skal revisor til kommunens administration fremsende oversigt over hvilke afslutningsmæssige og afstemningsmæssige opgaver administrationen skal have udført som led i 10
regnskabsafslutningen. Oversigten skal være opbygget, så den kan relateres til Indenrigs- og Sundhedsministeriets autoriserede kontoplan. Endelig skal revisor redegøre for sin revision efter den afsluttende revision af årsregnskabet. Resultat af forvaltningsrevision skal dokumenteres i rapportering til Byrådet. Rapporteringen suppleres med revisors eventuelle forslag til implementering af anbefalinger og forslag. Rapporteringsform: Revisor rapporterer skriftlig sine resultater gennem påtegninger på årsregnskab, specialregnskaber og opgørelser, på områder med særlige rapporteringskrav samt gennem beretninger. Påtegning skal foreligge så lovgivningens frister for de enkelte regnskaber/opgørelser kan overholdes. Revisor fremsender beretning til Byrådet, når revision af årsregnskabet er tilendebragt. Desuden fremsendes delberetninger efter hvert revisionsbesøg. Revisor fremsender administrative notater til forvaltningsdirektører og institutionsledere i det omfang revisionsbesøget har givet anledning til bemærkninger, som ikke kræver politisk handling. Revisors mundtlige rapportering foregår dels ved en uformel kommunikation mellem kommunens administrative ledelse og øvrig administration og dels gennem en fastlagt mødestruktur, hvor revisionens konklusioner og andre iagttagelser kan drøftes med den politiske og administrative ledelse. Beretninger til revisionsbesøg og årsberetning rettet til det politiske niveau forelægges og gennemgås med den administrative ledelse inden forelæggelse sker. Revisionen har adgang til at forelægge revisionens beretninger for Byrådet jfr Styrelseslovens bestemmelser herom. 11
2.5 SAMARBEJDET MELLEM KOMMUNEN OG REVISIONEN Der forventes et samarbejde mellem kommunen og revisionen, som bygger på et tillidsfuldt og konstruktivt forhold. Kommunen giver revisionen adgang til at foretage de undersøgelser m.v., som revisionen anser for nødvendige. Kommunen sørger for, at revisionen får de nødvendige oplysninger og ligeledes den bistand, som i rimelig omfang findes påkrævet til opfyldelse af kontrakten. Aftaler med revisionen om udførelse af særlige opgaver og undersøgelser af revisionsmæssig, regnskabsmæssig eller driftsøkonomisk karakter i forvaltninger eller institutioner, som ikke er omfattet af nærværende udbud, skal forelægges og godkendes af økonomidirektøren før iværksættelse. Kommunen skal til enhver tid og uden besvær kunne få kontakt med revisionen - skriftligt såvel som telefonisk. Det skal ligeledes være muligt at aftale og afholde møder med revisionen inden for en kort tidshorisont og med dags varsel i særlig, akutte situationer. Alle administrative notater og beretninger, der udarbejdes, fremsendes i elektronisk form som sikker post. Forretningsgangen omkring besvarelse af notaterne og beretningerne aftales mellem revisionen og kommunen. Økonomidirektøren underrettes af revisionen, hvor der er behov for skærpet opmærksomhed eller konkrete tiltag. 12
DEL 3 Beskrivelse af kommunen 3.1 Organisationsstruktur Kommunens overordnede administrative organisation fremgår af BILAG G. Institutioner og afdelinger under forvaltningerne omfatter knap 143 stk. i alt. Heraf er 28 skoler, 10 haller, 51 daginstitutioner og 6-8 ældresektorområder. Endvidere overtages 8 amtsinstitutioner i forbindelse med kommunalreformen. Forvaltningsområder med egne økonomiske sekretariater: Sundheds-, ældre- og handicapområdet Arbejdsmarkedsområdet Børn, familie, kultur og fritidsområdet Teknisk- og miljøområdet Plan- og miljøområdet Forvaltningsområder uden egne økonomiske sekretariater: Interne stabe Landdistrikter, turisme og erhverv Økonomisk forvaltning varetager servicering af økonomiudvalg og har den koordinerende og samlende rolle mellem fagforvaltninger på de centrale økonomiske områder såsom budget og regnskab. Under Økonomisk forvaltning hører også Betalingskontoret Budget og Regnskab, Borgerservicecentre og Controllerkontor. Interne stabe omfatter IT-telefoni, intern udvikling, løn- og personaleadministration og direktionssekretariatet. 3.2 AKTIVITETER OG HOVEDTAL Hjørring Kommune har ca. 68.000 indbyggere. Balancen i budget 2007 er 2.358 mio. kr. i 2006 løn- og prisniveau Heraf udgør lønudgifter 1,536 mio. kr. 13
Der er i alt ca. 7.500 medarbejdere, omregnet til fuldtidsansatte. Heraf er 580 ansat i administrationen. De politiske udvalg har organiseret aktiviteterne i følgende sektorområder: Teknik og Miljøområdet: Forsyningsområdet (Vand, Kloak, Administration og FAS) Miljø og Natur (Tilsyn, godkendelse og administration) Vejområdet (Veje og trafik, Kollektiv trafik, Vintertjeneste og Entreprenørsektion Byggeri og ejendomme (Byggesag, Bygningsprojekt, Ejendomsadministration og lejeadminist. Administration og Service Børn, familie, kultur og fritidsområdet: Undervisning (Folkeskole, Ungdomsskole, Musikskole og øvrige skoleformer) Dagtilbud (Vuggestuer, Dagpleje, Børnehaver, Pladsanvisning og Tilskud Børn og Familie (Ydelser i.h.t. serviceloven, Forebyggelse, Rådgivning, Støtteforanstalt. Kultur og fritid (Folkeoplysning, Tilskud, Oplysningsforbund, museer teater og bibliotek Administration og service Sundheds, ældre- og handicapområdet: Sundhed (Sundhedsplanlægning, Sundhedsfremme, Forebyggelse, Genoptræning) Handicap (Psykisk udviklingshæmmede, Fysisk handicappede, Sindslidende Socialt udsatte og Frivillig socialt arbejde) Ældre (Kommunale plejehjem og ældrecentre, Aktivitetscentre, Øvrige dagtilbud, Hjemmeplejen og Køkkenområdet Administration og Service Arbejdsmarkedsområdet Ydelseskontor (Kontanthjælp, Revalidering, Sygdom og Barsel, Fleksjob og Førtidspension m.v.) Jobcenter (Jobformidling, Revalidering, Aktivering) Administration og Service Landdistrikter, erhverv og turisme Landdistrikter, erhverv og turisme 14
Økonomiudvalget Køb og salg af jord og bygninger Administration m.v. Diverse udgifter og indtægter Lønpuljer Planlægnings- og udviklingskontor 3.3 ØKONOMIFUNKTIONEN Økonomistyringen Grundlag for økonomistyringen i kommunen er vedlagt i form af notat (bilag). Heri er fastlagt de generelle bevillingsregler som i kombination med budgetbemærkningerne udgør rammerne for udvalgenes økonomistyring og decentralisering af den økonomiske kompetence. Bevillingsniveau for Sammenlægningsudvalgets afgivelse af driftsbevillinger til udvalgene er fastlagt til sektorniveau. Økonomisystem og andre IT-systemer Økonomisystem: Kommunen er pt. ved at implementere KMD Økonomi Opus, der er en SAP løsning. Økonomisystemet driftes som en servicebureau løsning. Implementeringen forventes fuldt ud tilendebragt 1. december 2006. Alle institutioner/medarbejdere er sammen med centralforvaltningen on-line på systemet i det omfang de har en brugeradgang hertil fra deres PC. Der forventes 375 daglige brugere, hvoraf ca. 8-12 er superbrugere. Økonomisk forvaltnings betalingskontor er ansvarlig for alle kommunens restancer (debitorsystem), herunder klargøring og overførsel af restancer til Skat. Teknisk Forvaltning anvender Ressourcestyringssystem til såvel projekt- og sagsstyring som økonomiregistrering. Ressourcestyringen er en fuldt integreret del af det samlede SAP-løsning. Anvendelsen af ressourcestyringssystemet forventes udbredt til alle relevante sektorområder. 15
Økonomisystemet fungerer i samspil med en række andre systemer, idet der sker indlæsning af data via snitflader fra diverse modersystemer. Se særskilt bilag D med oversigt over systemer der fungerer i samspil med økonomisystemet. Økonomisystemets struktur er opbygget i overensstemmelse med Indenrigs- og Sundhedsministeriets autoriserede kontoplan for Kommuner og Amtskommuner. Andre IT-systemer: Kommunen anvender styresystemet Windows 2000 og Microsoft Office 2000. Der anvendes elektronisk dokumenthåndtering og sagsbehandling, såvel klientsager som administrativ sagsbehandling, samt postsystem. 3.4 REGNSKABSAFSLUTNINGEN Kommunens regnskabsår følger kalenderåret. Dog er der en 2 måneders supplementsperiode, således der stadig kan registreres på foregående regnskabsår til og med afslutningen af februar måned i efterfølgende år. Specialregnskaber og opgørelser revideres og påtegnes løbende. Marts-april: Administrationen færdiggør årsregnskab og årsberetning Medio april: Revision af sociale regnskaber kan foretages. Ultimo maj: Byrådet forelægges årsregnskab og årsberetning, og overgiver dette til revision. Senest 15. august: Revisionen skal afgive beretning om årsregnskab Ultimo september: Byrådet behandler årsregnskab og revisionsberetning. 16
Del 4 Tilbudsspecifikation 4.1. TILBUDSSUM Tilbuddet skal følge specifikationen som angivet i Del 5, skema 5.1. Tilbudssummen skal omfatte det årlige vederlag inkl. alle omkostninger, herunder køretid og kilometerpenge for basisrevision, omfattende finansiel revision og forvaltningsrevision, som beskrevet i dette materiale. Tilbuddet udarbejdes ud fra kommunens størrelse, organisationsstruktur og den eksisterende institutionsopdeling. Tilbud gives i 2007-prisniveau i danske kroner (ekskl. moms). Det forudsættes ved tilbudsafgivelsen, at honoraret fordeles på finansiel revision og forvaltningsrevision. Betalingen sker månedsvis bagud med 1/4 af det årlige vederlag med 30 dages betalingsfrist. I tilbuddet præciserer revisor hvilke ydelser, rådgivning og vejledning, der ikke er indeholdt i tilbudssummen for basisrevisionen. Fakturering for særskilt aftalte opgaver som ikke er omfattet af tilbudssummen for basisrevision skal ske projektvis. Sker der væsentlige ændringer i opgaveomfang, der i afgørende grad får indflydelse på revisionens omfang, tages kontrakten op til revision. Løbende ændringer og tilpasninger af kommunens organisationsstruktur, institutionsantal og institutionsopdeling giver ikke anledning til ændring af tilbudssummen i kontraktperioden. 4.2. REVISORTEAM Beskrivelsen skal specificeres som angivet i Del 5, skema 5.2. Revisor skal give oplysning om det medarbejderteam, der påtænkes sat på opgaven. Der skal gives oplysninger om antallet af medarbejdere inden for de enkelte medarbejderkategorier, deres kvalifikationer, uddannelse og erfaring med 17
primærkommunal revision. Sammensætning af revisorteam skal begrundes. Såfremt tilbudsgivers organisation rummer specialister eller specialafdelinger med erfaring og ekspertise inden for kommunal virksomhed/revision skal omfang og art heraf oplyses. 4.3. DEN TILBUDTE OPGAVELØSNING 4.3.a Revisionsplan- og metodikker Beskrivelse af revisionsplan- og metodikker skal følge dispositionen som angivet i Del 5, skema 5.3 Tilbuddet skal indeholde en overordnet revisionsplan, hvori der redegøres for revisionens indhold og omfang. Ved udarbejdelsen af revisionsplanen, som skal give et eksempel på det første års samlede revision, tages udgangspunkt i kommunens organisation og struktur, der er skitseret i Del 3, og den forudsætning, at bogføringens pålidelighed og kommunens interne kontrolsystem er tilfredsstillende. Det forventes desuden, at revisionsplanen herudover indeholder oplysninger om: h En beskrivelse af, hvorledes revisionen vil blive udført, herunder en beskrivelse af hvordan forvaltningsrevisionen tænkes grebet an. h Hvilke forventninger der er til kommunal medvirken. h Efter hvilken tidsplan revisionen vil blive foretaget. således at arbejdet fra kommunens side kan tilrettelægges hensigtsmæssigt i forhold til revisionens arbejde. Den specificerede revisionsplan skal svare til tilbudssummen, jfr. Afsnit 4.1, Tilbudsgiver skal desuden give en beskrivelse af anvendt revisionsstrategi og de revisionsmetoder, der anvendes i revisionsarbejdet. Tilbudsgiver kan endvidere komme med forslag til alternative rapporteringsformer, forslag til indhold og omfang af en evt. intern revision samt andre mulige kommunikationsformer, der kan iværksættes for at sikre en god dialog mellem revisor og 18
kommunens ledelse. 4.3.b Anvendelse af revisions- og IT-værktøjer Tilbudsgiver bedes give en beskrivelse af eventuelle revisions- og IT-værktøjer, der tages i anvendelse eller står til rådighed for løsning af opgaven. 4.3.c Kvalitetssikring Tilbudsgivers kvalitetssikringssystem skal beskrives, herunder forklaring af arbejdsgange, intern rapportering samt uddannelse af medarbejdere. 4.4 VIRKSOMHEDSOPLYSNINGER OG ERFARINGSGRUNDLAG 4.4.a Organisationsbeskrivelse og hæftelse I tilbuddet skal gives en beskrivelse af tilbudsgivers organisationsopbygning og ejerforhold, hvem kommunen indgår aftale med, og hvorledes tilbudsgiver hæfter. Der skal desuden redegøres for evt. andre nationale og internationale samarbejdspartnere. Tilbudsgiver skal give en generel virksomhedsbeskrivelse, og herunder oplyse om nuværende gennemsnitlige antal medarbejdere og gennemsnitlig antal ledere, samt medarbejderstabens uddannelsesmæssige baggrund. 4.4b Tilbudsgivers erfaringsgrundlag, referencer Tilbudsgiver anmodes om at henvise til 3-4 aktuelle, tilsvarende revisionsopgaver for primærkommuner eller lignende organisationer, herunder ydelsernes karakter og omfang, samt den periode opgaven har været udført over. Desuden bedes navn og telefonnummer oplyst på referencepersoner. 4.4.c Soliditet, samt Tro & Love-erklæring Tilbudsgiver anmodes om for de seneste 2 regnskabsår at oplyse henholdsvis omsætning og egenkapital i danske kroner for virksomhedens danske del. Tilbudsgiver bedes afgive Tro og Love erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt forfalden gæld til det offentlige, jfr. Lovbestemmelser herom om begrænsning for at deltage i offentlige udbudsforretninger. 19
4.4.d Forsikring Tilbudsgiver forudsættes at have eller kunne tilvejebringe en erhvervsansvarsforsikring, der dækker såvel revisionsarbejde som rådgivning. Policen og forsikringsbetingelserne skal være affattet på dansk og bl.a. omfatte præmisserne for dækning. 20
Del 5 Tilbudsblanketter 5.1 Specifikation af årlig tilbudssum 5.2 Sammensætning af revisorteam, der påtænkes sat på opgaven. 5.3 Den tilbudte opgaveløsning 21
5.1 Specifikation af årlig tilbudssum Revisionsområde Antal timer Årlig vederlag 1. Finansiel Juridisk/kritisk revision Revision af årsregnskab og tilhørende specialopgørelser: A. Det sociale område B. Øvrige områder Uanmeldte eftersyn likvide beholdninger: A. Mindst 1 gang årlig på væsentlige områder B. Mindst hvert andet år afdelingkasser C. Forskudskasser efter behov Eftersyn værdipapirer, legatbeholdninger: Mindst én gang årlig Mødeaktivitet og afrapportering: Mundtlig 2. Forvaltningsrevision Forvaltningsrevision: Årlig afsat hertil 1 + 2: Årlig tilbudssum basisrevision - i alt Timepriser og andre takster for opgaver udenfor kontrakten Specificeret på art/type Alle priser oplyses excl. moms, men incl. køretid, kilometerpenge o. l. Eventuelle uddybende bemærkninger 22
5.2 Sammensætning af revisorteam, der påtænkes sat på opgaven Medarbejderkategori Uddannelse Kvalifikationer og/eller Antal personer Antal timer pr. år praktisk erfaring i primærkommunal revision I Alt Begrundelse for sammensætning af revisorteam 23
5.2 Sammensætning af revisorteam, der påtænkes sat på opgaven, (fortsat fra forrige side) Såfremt organisationen rummer specialister eller specialafdelinger med erfaring og ekspertise inden for kommunal virksomhed/revision skal omfang og art heraf oplyses. Eventuelle uddybende bemærkninger 24
5.3 Den tilbudte opgaveløsning Bedes anført og beskrevet i samme rækkefølge som nedenstående disposition. Angående indhold henvises til udbudsmaterialets del 4, afsnit 4.3a-c. Revisionsplan og Metodik Anvendelse af revisions- og IT-værktøjer Kvalitetssikring 25
BILAG A REVISIONSREGULATIV FOR HJØRRING KOMMUNE
Den sagkyndige revision Hjørring Kommune skal have en sagkyndig revision, der skal være godkendt af tilsynsmyndigheden. Hjørring Kommunes afskedigelse af revisionen kræver tilsynsmyndighedens samtykke, jfr 42 i lov om kommunernes styrelse. Revisionens virksomhed Revisionen udføres i overensstemmelse med de til enhver tid gældende love og forskrifter om den sagkyndige revisions virksomhed, samt i henhold til bestemmelserne i dette revisionsregulativ. Revisionens formål Formålet med revisionen er at efterprøve, om regnskabet er rigtig udarbejdet i overensstemmelse med god kommunal regnskabsskik, og om de dispositioner, der er omfattet af regnskabsaflæggelsen, er i overensstemmelse med love og andre forskrifter, meddelte bevillinger, Byrådets øvrige beslutninger, samt indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Endvidere vurderes det, om udførelse af Byrådets og udvalgenes beslutninger og den øvrige forvaltning af kommunens anliggender er varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde Ved planlægning og udførelse af revisionen inddrages forhold, som kan indebære risiko for besvigelser og fejl. Inden revisionen af et regnskabsår iværksættes, udarbejdes en revisionsplan, som fastlægger revisionshandlinger på lovmæssige og væsentlige områder. Revisionsplanen drøftes med Hjørring Kommune på overordnet niveau i et møde, inden den endelige revisionsplan udarbejdes. Revisionens område Revisionen skal omfatte alle under Hjørring Kommune henhørende regnskabsområder, herunder også regnskaber for private og selvejende institutioner, legater og fælleskommunale virksomheder for hvilke kommunen varetager kasse- og regnskabsfunktionen. Revisionens undersøgelsesadgang og adgang til oplysninger Hjørring Kommune skal give revisionen adgang til at foretage de undersøgelser m.v., denne finder nødvendige, og skal sørge for, at revisionen i øvrigt får de oplysninger, som revisionen anser for påkrævet for udførelsen af hvervet. Revisionen er berettiget til at indhente sådanne oplysninger såvel hos Byrådet som hos de stående udvalg, forvaltninger, institutioner og det ansatte personale oplysninger Revisionen har adgang til data til revisionsbrug edb-systemer, herunder også kommunens registre i fælleskommunale edb-systemer 2
Revisionen autoriseres til at have terminaladgang til kommunens edbregistre under revisionsbesøg i kommunen. Autorisationer, som ikke må omfatte adgang til at indberette data til registre. Meddeles af den sikkerhedsansvarlige i kommunen. Det påhviler revisionen at sørge for, at autorisationerne anvendes i overensstemmelse med de regler og forskrifter, der gælder for kommunen, og at anvendelse af data sker på vilkår og betingelser, som til enhver tid stilles af Datatilsynet. Revisionen har derudover adgang til at få overført data til revisionsbrug fra kommunens edb-systemer, herunder også kommunens registre i fælleskommunale edb-systemer. Revisionens grundlag: Kasse- og regnskabsregulativet Underretning af revisionen Underretning om etablerede kasser m.v. Hjørring Kommune fastsætter de nærmere regler for indretningen af kommunens kasse- og regnskabsvæsen i et regulativ, hvori der tillige optages forskrifter for forretningsgangen inden for kasse- og regnskabsvæsenet. Regulativet tilstilles revisionen, som tillige skal underrettes om alle ændringer af regulativet, før de sættes i kraft. Hjørring Kommune tilstiller revisionen meddelelse om etablerede kommunale kasser, herunder også kasser vedrørende virksomheder og institutioner henhørende under kommunens forvaltning. Det skal endvidere meddeles revisionen, om medarbejdere, der har adgang til kommunens pengemidler, tillige har andre kasser under sig (foreningskasser og lignende), samt om hvordan og af hvem disse kasser revideres, således at der er mulighed for at træffe aftale med de andre kassers revisorer om samtidigt eftersyn. Revision af forretningsgange etc. Det påhviler revisionen regelmæssigt at foretage en kritisk gennemgang af kommunens regnskabsføring og de etablerede forretningsgange og kontrolforanstaltninger med henblik på at efterprøve, om disse er betryggende. Bilagsrevision m.v. Det påses endvidere, at indtægter, der tilkommer kommunen, er rigtigt indgået, at ingen udgifter er afholdt uden hjemmel, og at bogføringen i øvrigt er korrekt og behørigt dokumenteret, forsynet med forskriftsmæssige godkendelsespåtegninger. Uanmeldt beholdningseftersyn Revisionen foretager mindst en gang årligt, eller så ofte revisionen finder anledning dertil, uanmeldt eftersyn af kommunens likvide beholdninger (kontantbeholdninger, konti i pengeinstitutter og værdipapirer m.v.) 3
Revisionen foretager endvidere eftersyn mindst hvert 2. år ved afdelingskasser. For så vidt angår andre let realisable aktiver såsom værdipapirer, deponerede effekter, aktiver tilhørende legater m.v., foretages eftersyn mindst 1 gang årligt. Forskudskasser og småkasser Uanmeldt eftersyn af forskudskasser foretages efter behov. Revisionen har dog ikke pligt til at foretage eftersyn af mindre væsentlige udlægs- og forskudskasser. Aktiver og passiver Revisionen påser, at de i balancen opførte aktiver og passiver er undergivet fornøden kontrol. Tilsvarende påses for øvrige aktiver m.v. såsom faste ejendomme, lagerbeholdninger, maskiner, inventar og andet driftsmateriel samt for kautions- og garantiforpligtelser m.v. Der foretages endvidere revisionsmæssige undersøgelser til overbevisning om aktivernes tilstedeværelse og deres tilhørsforhold til kommunen m.v. Endvidere undersøges, om de forpligtelser, der revisionen bekendt påhviler kommunen, er rigtigt registreret. Ved afstemning af debitorer og kreditorer er revisionen berettiget til at udsende saldomeddelelser eller opgørelser over betalinger m.v. til kommunens debitorer og kreditorer. Indberetning til staten m. fl. Ved revisionen af opgørelser og indberetninger, som kommunen skal afgive til staten eller andre offentlige myndigheder, skal revisionen ud over nærværende regulativs bestemmelser tillige iagttage de særlige bestemmelser, der er foreskrevet herfor. Revisionen skal udføres ud fra et helhedssyn Revisionen skal omfatte såvel finansiel revision som forvaltningsrevision efter principperne for god offentlig regnskabsskik samt efter gældende relevante revisionsstandarder og EU-bestemmelser. Udvidelse af revisionen Revisionen har ret og efter omstændighederne også pligt til at udvide revisionen ud over det, der er anvist i dette regulativ, såfremt revisionen under arbejdets udførelse bliver opmærksom på forhold, der bør undersøges nærmere. Ved udvidelser af revisionsarbejdet aftales omfanget og finansieringen heraf med Hjørring Kommune. Hjørring Kommune kan i øvrigt træffe aftale med revisionen om udførelse 4
af andre opgaver og undersøgelser af revisionsmæssig, regnskabsmæssig eller driftsøkonomisk art samt særlige forvaltningsrevisionsanalyser, end foreskrevet i nærværende regulativ. Revision af års- Regnskabet Ved den afsluttende revision af regnskabet skal det bl.a. påses: at årsregnskabet er rigtigt opstillet på grundlag af bogføringen, at at at årsregnskabet er udarbejdet i overensstemmelse med gældende love og forskrifter samt byrådets beslutninger, tilsynsmyndighedens godkendelse foreligger til de økonomiske dispositioner, hvor dette er fornødent, byrådets afgørelse af revisionens bemærkninger til tidligere års regnskaber foreligger, og at afgørelsen ikke giver anledning til yderligere bemærkninger, at årsregnskabet giver et retvisende billede af kommunens samlede økonomiske forvaltning. Påtegning af årsregnskabet Efter at revisionen er afsluttet skal årsregnskabet forsynes med påtegning om, at regnskabet er revideret, og at revisionen er udført i overensstemmelse med revisionsregulativets bestemmelser. Rapportering til Hjørring Kommune Revisionen afgiver hvert år beretning om revisionen af årsregnskabet, hvori beretning om revisionen af de selvejende institutioner, som Hjørring Kommune er regnskabsførende for, bliver indarbejdet. Endvidere afgives mindst en delberetning i årets løb eller så ofte, revisionen finder væsentlige forhold, som bør komme til byrådets kendskab. I den årlige beretning redegøres for den udførte revision samt for forhold, der har givet anledning til bemærkninger, eller forhold i øvrigt, som revisionen har fundet anledning til at fremdrage. Som supplement til revisionsberetningen orienteres Hjørring Kommune om det løbende revisionsarbejde ved notater til direktion, forvaltningsdirektører og institutionsledere ved orienteringsmøder efter behov. Beretningerne afgives til byrådet. I beretningen om revisionen af årsregnskabet optages en oversigt over de i årets løb afgivne beretninger. Bemærkningspligt Revisionen skal gøre bemærkning, hvis den mener, at regnskabets poster ikke er i overensstemmelse med byrådets beslutninger, 5
at at at at der er handlet i strid med gældende love og bestemmelser, lovligheden af en post eller disposition må anses for tvivlsom, der ved gennemgangen af de etablerede forretningsgange konstateres væsentlige mangler i kontrolmæssig henseende, idet revisionen samtidig kan fremsætte forslag til udbedring af de konstaterede mangler, de foreskrevne forretningsgange i øvrigt ikke er fulgt. Revisionens tavshedspligt Revisionen og det i revisionen ansatte personale er ikke berettiget til at afgive oplysninger til uvedkommende om forhold, som de i hvervets medfør bliver bekendt med. Vedligeholdelse af regulativet Revisionen er forpligtet til at henlede byrådets opmærksomhed på forhold, der tilsiger en ændring af bestemmelserne i dette regulativ og eventuelt fremsætte forslag til ændringer. Øvrige vilkår for samarbejdet De øvrige vilkår for samarbejde omkring revisionen af kommunens regnskaber aftales nærmere mellem byrådet og revisionen. Ikrafttrædelse: 1. januar 2007 Hjørring den Sammenlægningsudvalget for Ny Hjørring Kommune Formand Finn Olesen 6
BILAG B 1. GENERELLE FORVALTNINGSBESTEMMELSER 1.1. Indledning Hjørring byråd fastsætter herved i henhold til styrelseslovens 42, stk. 5 følgende regler for den virksomhed, som udøves inden for de under byrådet hørende regnskabsområder, herunder de eksterne virksomheder eller institutioner, hvor kasse- og/eller regnskabsfunktionen varetages af kommunen. Følgende regler ligger til grund for regulativet: * Lov om kommunernes styrelse * Hjørring kommunes styrelsesvedtægt * Indenrigsministeriets bekendtgørelse om kommunernes budget- og regnskabsvæsen, revision m.v. * Indenrigsministeriets Budget- og regnskabssystem for kommuner og amtskommuner. 1.2. Formål Formålet med reglerne er at sikre en korrekt administration indenfor kommunens kasse- og regnskabsvæsen. Regulativet skal ligeledes sikre, at økonomiudvalgets indseende med de økonomiske og almindelige administrative forhold tilgodeses. 1.3. Rammebilag til regulativet Inden for regulativets rammer udarbejdes der hensigtsmæssige og betryggende rammebilag for en række områder. Rammebilagene skal opfattes som økonomiudvalgets mindstekrav til kontrolforanstaltninger m.v. for den indenfor hver enkelt fagforvaltning udarbejdede forretningsgangsbeskrivelser. Rammebilag vedtages af økonomiudvalget. 1.4. Forretningsgange For de enkelte forvaltningsområder skal der udarbejdes og vedligeholdes forretningsgangsbeskrivelser under iagttagelse af reglerne i rammebilagene. De ansvarlige for de pågældende forvaltningsområder skal påse, at de fastsatte forretningsgange og kontrolforanstaltninger overholdes og vedligeholdes. Forretningsgangene godkendes af økonomidirektøren. 1
1.5. Økonomiudvalget Økonomiudvalget varetager den umiddelbare forvaltning af anliggende, der vedrører kommunens økonomi- og regnskabsvæsen, jvf. styrelsesloven 18.3. Udvalget har indseende med de økonomiske og almindelige administrative forhold inden for samtlige kommunens administrationsområder, og udvalgets erklæring skal indhentes om enhver sag, der vedrører disse forhold, forinden sagen forelægges byrådet til beslutning, jvf. styrelseslovens 18.2. 1.6. Udvalgene Udvalgene bestyrer de anliggende, der er underlagt dem, inden for rammerne af det vedtagne årsbudget i forbindelse med byrådets vedtagelser og i overensstemmelse med de i reglementer m.v., der er udstedt af byrådet, samt de af økonomiudvalget i medfør af dette regulativ givne forskrifter, jvf. styrelseslovens 21.1. 1.7. Borgmesteren Borgmesteren har den øverste daglige ledelse af kommunens administration, jvf. styrelseslovens 31.2. 1.8. Administration Ansvaret over for byråd og økonomiudvalg for overholdelsen af de i regulativet med tilhørende bilag fastlagt forretningsgange og kontrolforanstaltninger påhviler den, der er ansvarlig for administrationen af det pågældende forvaltningsområde. Det påhviler endvidere de ansvarlige at fremsætte forslag til ændring af regulativet eller de tilhørende bilag, såfremt der skønnes behov for ændringer i forretningsgangene, eller såfremt de iværksatte kontrolforanstaltninger bør tilpasses. Forslag til ændringer af regulativet eller de tilhørende bilag fremsendes til økonomisk forvaltning til videre behandling. 1.9. Revisionen Den kommunale revision tilstilles regulativet, rammebilagene og forretningsgangsbeskrivelserne samt ændringer hertil, før de sættes i kraft, jvf. STL 42 stk. 5. 2
2. BUDGET, BEVILLING OG REGNSKAB 2.1. Indenrigsministeriets krav Budgettet og regnskabet udarbejdes i en form, der opfylder Indenrigsministeriets krav. 2.2. Budgetlægning Forinden den årlige budgetlægning fastlægger økonomiudvalget retningslinier, herunder tidsplan. 2.3. Bevillings- og budgetstyring De nærmere bestemmelser for bevillings- og budgetkontrol fremgår af de af økonomiudvalget godkendte budgetstyringsprincipper og principper for anlægsbevillinger. 2.4. Attestation og løbende budgetkontrol (rammebilag 2) De budgetansvarlige ledere har til opgave at foretage et ledelsestilsyn i form af en dokumenteret løbende kontrol, herunder at attesterede afholdte udgifter/indtægter sammenlignes med det budgetterede, og væsentlige afvigelser årsagsforklares. Det enkelte regnskabsbilag skal attesteres før betaling foretages. Den budgetansvarlige leder udpeger en eller flere medarbejdere til at kunne attestere enkeltbilag. Hvis et regnskabsbilag ikke opfylder reglerne for attestation forelægges det i sidste instans af økonomidirektøren for borgmesteren. 2.5. Regnskabsføring Regnskabssystemets funktioner styres af økonomisk forvaltning. Regnskabet føres på grundlag af originale regnskabsbilag, der kan forekomme såvel papirbaserede som elektroniske. Regnskabsbilagene skal opbevares på forsvarlig måde og kassation skal ske i overensstemmelse med de af Indenrigsministeriets fastsatte regler. Regnskabsbilagene skal undergives elektronisk eller fysisk annullering. 2.6. Regnskabsaflæggelse Økonomisk forvaltning fastsætter tidsplan og retningslinier for regnskabsaflæggelsen, i henhold til Indenrigsministeriets krav og kravene i Styrelsesloven. Det påhviler økonomisk forvaltning at påse, at udvalgene og forvaltningerne overholder retningslinierne. 2.7. Eksterne regnskaber Såfremt kommunen fører regnskab eller udfører andre opgaver af regnskabsmæssig art for eksterne virksomheder/institutioner, skal der foreligge en skriftlig aftale mellem kommunen og den eksterne virksomhed herom. 3
Aftalen skal fastlægge relationerne mellem virksomheden/institutionen og kommunen, herunder fastlægge kommunens og virksomhedens/institutionens gensidige forpligtelser og ansvar. 2.8. Revisionen Det godkendte årsregnskab afgives til revisionen inden for den af Indenrigsministeriets fastsatte tidsfrist. 2.9. Offentliggørelse Offentliggørelse af budget og regnskab sker i henhold til gældende bestemmelser. 4
3. KASSEVIRKSOMHED 3.1. Modtagelse af post (rammebilag 8) Postforsendelser adresseret til Hjørring Kommune åbnes centralt. Postforsendelser der er stilet til en forvaltning eller person, åbnes dec entralt. Borgmesterkontoret fører postlister over værdiforsendelser på den post der åbnes centralt samt værdiforsendelser adresseret til økonomisk forvaltning. De respektive forvaltninger fører postlister over egne værdiforsendelser. 3.2. Kassefunktion (rammebilag 4 og 5) Alle ind- og udbetalinger, der henhører under kommunens regnskabsområde skal undergives elektronisk eller fysisk annullering Oprettelse af afdelingskasser- og forskudskasser sker efter økonomidirektørens godkendelse, eller af den, han bemyndiger hertil. 3.3. Konti i pengeinstitutter (rammebilag 9) Økonomidirektøren eller en af ham bemyndiget kan oprette og nedlægge bankkonti. 3.4. Anbringelse af midler Midler, der af hensyn til de daglige forretninger ikke skal foreligge kontant, skal indsættes på konto i pengeinstitut i kommunens navn eller anbringes i sådanne obligationer eller investeringsbeviser, som opfylder Indenrigsministeriets regler herfor. Økonomiudvalget kan fastlægge nærmere retningslinier for anbringelse af midler. 3.5. Sikkerhedsstillelse Økonomisk forvaltning foretager registrering af alle deponerede effekter, der indleveres til kommunen. 3.6. Opbevaring og registrering af midler (rammebilag 7) Opbevaring og registrering af midler, der administreres for klienter, samt midler og værdier tilhørende beboere på institutioner m.v. kan alene finde sted efter nærmere fastlagte retningslinier. 3.7. Arkivalier Det påhviler den enkelte forvaltning, at kommunens arkivalier, herunder adkomstpapirer og kontrakter, opbevares på betryggende måde. 3.8 Mellemregnings- og restancekonti (rammebilag 1) Samtlige kommunens mellemregnings- og restancekonti afstemmes løbende efter nærmere fastlagte retningslinier. 3.9 Afskrivning 5
Som hovedregel skal uerholdelige fordringer forelægges økonomiudvalget til godkendelse forinden afskrivning finder sted, medmindre økonomiudvalget har bemyndiget et fagudvalg eller en forvaltning til at foretage afskrivninger. Et fagudvalg/forvaltning kan foretage afskrivninger, når der klart er lovhjemmel herfor. 3.10 Transporter Begæringer om transporter i leverandørtilgodehavender m.v. noteres i hovedkassen, økonomisk forvaltning, så afregning sker i henhold til transporten. 3.11 Forsikringsforhold Økonomiudvalget fastsætter regler om, i hvilket omfang kommunens værdier skal forsikres. 6
4. ANVENDELSE AF EDB 4.1. Gyldighedsområde Bestemmelserne gælder for anvendelse af elektronisk databehandling i opgaver med relation til kasse- og regnskabsvæsenet. 4.2. Styring af kommunens EDB-anvendelse (rammebilag 3) Etablering af/eller tilslutning til EDB-systemer skal godkendes af byrådet. I det omfang, lov om offentlige myndigheders registre ikke foreskriver godkendelse af byrådet, det vil sige i de tilfælde, hvor EDB-registre ikke indeholder personoplysninger, kan godkendelse gives af den øverste sikkerhedsansvarlige. Den øverste sikkerhedsansvarlige udpeger for hvert system en person, der er ansvarlig for systemets anvendelse. De nærmere bestemmelser vedr. edb-sikkerhed og stillingsbeskrivelse for øverste sikkerhedsansvarlig fremgår af EDB-Sikkerhedsplanen. 4.3. Autorisation Inden for hvert enkelt system autoriserer den øverste sikkerhedsansvarlige, de personer, som må have terminaladgang til registre. 4.4. Kontrolforanstaltninger og afstemning (rammebilag 3) Økonomiudvalget fastsætter de nærmere retningslinier for kontrol og afstemning ved anvendelse af EDB-systemer. 7
5. FORTEGNELSER 5.1. Formål Der skal til enhver tid kunne redegøres for kommunens lagerbeholdninger, varebeholdninger, maskiner, inventar og driftsmateriel. 5.2. Omfang (rammebilag 6) Registreringen omfatter samtlige forvaltninger, institutioner m.v., der henhører under kommunens regnskabsføring. Der udarbejdes lagerfortegnelse for alle væsentlige beholdninger og inventarfortegnelser i det omfang, omsættelighed og værdi, herunder brugsværdi for private, tilsiger dette. Vedtaget af Hjørring byråd, den 8
Rammebilag nr. 1 Afstemning af bankkonti samt mellemregnings- og restancekonti I henhold til kasse- og regnskabsregulativets punkt 3.8 fastsættes herved følgende regler for afstemning af bankkonti samt mellemregnings- og restancekonti. Afstemning Den for kontiene ansvarlige afdelingsleder skal sikre, at afstemning finder sted samt stikprøvevis foretage vurdering af afstemningerne. Forretningsgang Der anlægges forretningsgang for afstemning af restance- og mellemregningskonti. 9
Rammebilag nr. 2 Attestation og løbende budgetkontrol I henhold til kasse- og regnskabsregulativets punkt 2.4. fastsættes følgende regler for attestation og løbende budgetkontrol. Generelt De budgetansvarlige ledere har kompetence til at godkende indtægter og udgifter, og er samtidig bemyndiget til at træffe aftaler om leverancer og ydelser under iagttagelse af: Byrådets og udvalgenes beslutninger De forudsætninger, der er indeholdt i budgetbemærkningerne I øvrigt givne instrukser Attestation skal ske før/samtidig med regnskabsregistreringen. Attestation Den budgetansvarlige leder skal som hovedregel - udpege en eller flere medarbejdere til at attestere regnskabsbilag m.v. inden for sit ansvarsområde. Det påhviler den budgetansvarlige leder at sikre, at de attesterede er instrueret i reglerne for attestation, og at de er gjort bekendt med deres ansvar. Den budgetansvarlige kan i relevante tilfælde selv attestere regnskabsbilag. Den attestationsberettigede kan ikke foretage attestation af udgifter eller indtægter til/fra sig selv. Det er nærmeste leder eller sideordnede leder, der skal godkende denne type ind- og udbetalinger. Formålet med attestation er at sikre, at grundlaget for såvel betaling som regnskabsføring er i orden. Attestation sker ved personlig identifikation på regnskabsbilaget. Der kan anvendes underskrift eller digital signatur ved påtegningen. Den attesterende indestår for: * At varen eller ydelsen er modtaget/leveret * At mængde, kvalitet og pris er kontrolleret * At varen eller ydelsen svarer til det aftalte * At bilaget er efterregnet * At konteringen er korrekt 10