SAMARBEJDSUDVALGET I HVISSINGE Referat fra samarbejdsudvalgsmøde den 26. november 2015 Til stede var - fra afdelingerne: Allan Larsen afd. 20 Rødkælkevej, Peter Madsen afd. 29 Stenager, Lars Wengel afd. 30 Granskoven, Kurt Jensen afd. 31 Gadager, Martin Gjøl afd. 32 Lindeskoven, Hanne Thomsen afd. 33 Birke-/Bøgeskoven og Eva Nørgaard afd. 37 Egeskoven - fra administrationen: Jimmi Eibye og Johnny Petersen. Mødet med følgende dagsorden: Mødet startede med en julefrokost. 1. Godkendelse af dagsorden. Punkt 3a budget på gårdmandsfesten udgår. Baggrunden herfor er, at SU ikke har modtaget et budget udvisende den forventede økonomi til afholdelsen af arrangementet. 2. Godkendelse af referat fra sidst møde. Kurt ønskede af få en status på fremdriften i forhold til at få ansat en tømrer (sidste referat pkt. 8). Johnny oplyste, at der blandt de modtagende ansøgninger var enkelte gode, som kunne have potentiale til stillingen. Ansættelsessamtalerne gennemføres snarest. Kurt forespurgte endvidere til, om Allan havde rettet henvendelse til Selskabets Direktør med henblik på at kontakte Glostrup Kommune for at få etablerende nogle fartdæmpende foranstaltninger, som kan medvirke til at nedbringe hastigheden på Bystien (sidste referat pkt. nr. 9). Allan orienterede om, at han af tidsmæssige årsager ikke havde få det gjort, men at han hurtigst muligt ville tage den fornødne kontakt. Der var ikke yderligere kommentarer, hvorefter referatet blev godkendt. Punktet godkendelse af referat fra sidste møde bliver fremover ændret til, indsigelser til referatet fra sidste møde fordi der i forretningsorden står, at eventuel indsigelse til referat skal ske senest 3 dage efter modtagelsen af dette. 3. Sager til behandling. a. Budget på gårdmandsfesten. Punktet udgået. b. Paraplyen ansættelse af en koordinator. Allan Larsen spurgte ind til, hvad status er på ansøgning af en koordinator til Paraplyen.
Johnny Petersen meddelte, at stillingen endnu ikke er slået op. Eva Nørgaard er af den opfattelse, at stillingen skulle være slået op. Eva har indsendt sine bemærkninger til stillingsopslaget fra Paraplyens bestyrelse og da Eva ikke har hørt mere til dette, så forventede hun, at Søren Heick havde slået stillingen op. Hanne Thomsen er også forundret over dette, for Hanne har hørt det samme udmelding fra Bennie Spilker, som også sidder i Paraplyens bestyrelse. Et samlet SU udtrykker kritik af, at bestyrelsen for Paraplyen ikke er blevet orienteret om, at stillingen ikke er slået op. Johnny vender dette med John Møller. Hanne mener, at det er en dårlig løsning hvis der ansættes en koordinator på kun 15 timer pr. uge og det er en omkostningstung løsning i forhold til hvad vi får ud af 15 timer pr. uge. Johnny meddeler, at budgettet til aktiviteter er kr. 305.000,- inkl. en koordinator og det der tidligere er anslået til ansættelse af en koordinator på 15 timer er kr. 145.000,-. 20 timer er kr. 193.500,- Allan nævner, at Glostrup lige har godkendt etablering af et SU og derfor foreslår Allan, at SU Hvissinge og SU Glostrup kan gå sammen om ansættelse af en fuldtidskoordinator, der skal arbejde på tværs af begge områder. Dette forslag tilslutter alle medlemmer sig. Johnny viderebringer dette forslag til SU i Glostrup. Paraplyen ombygning. Udvalget som blev nedsat på sidste SU (Allan trak sig og ind kom Peter i stedet) har mødtes og udvalget har arbejdet med forskellige løsninger med henblik på at opnå en optimal udnyttelse af lokalerne i Paraplyen. Eva, Jimmi og Johnny har udarbejdet et oplæg og det har lige været en tur forbi rådgiverne for at blive rentegnet. Tegningen blev udleveret på mødet, men rådgiverne havde også lovet, at der ville ligge et overslagspris på projektet, men det var udeblevet. Efter mødet lå den på Johnnys mail og den blev udsendt lige efter mødet. Tegningen blev gennemgået og der var enighed om, at det var en rigtig god opdeling, men prisen skulle fremkomme før SU kan arbejde videre med denne løsning. Overslagsprisen for projektet er kr. 633.331,25 inkl. moms. Der er afsat kr. 400.000,- i budget 2016. c. Præsentation af bookingsystem for beboerhuse. Punktet udgik. Tages op senere. 4. Budgetopfølgning Kurt spørger ind til hvilke aktiviteter der er i Paraplyen og hvor mange penge aktiviteterne har brugt i indeværende år? Kurt spørger endvidere til, hvor SU kan vi se forbruget for disse aktiviteter? Johnny kender til følgende aktiviteter: Cafeen, ældreklubben drikker morgenkaffe og spiser sammen og så er en aktivitet (tror de hedder) Unge Vest som Kommunen har anvist. Hvor I kan se den forbrugte økonomi for disse aktiviteter ved Johnny ikke. Johnny undersøger dette. Allan mener, at der generelt ikke er styr på økonomien i Paraplyen.
Johnny meddeler, at der er styr på økonomien, men Johnny kan ikke svare på hvor ovennævnte aktiviteters omkostninger bogføres. Dette undersøges og der gives en tilbagemelding. Kurt spurgte ind til en budgetkontrol, som han tidligere havde set på driftskontoret. Det skulle være en simpel budgetkontrol, som driften bruger i hverdagen. Johnny nævnte, at for at kunne følge det daglige forbrug på de forskellige afdelinger og konti, så kan driften udskrive en overordnet budgetkontrol til eget brug. Kurt nævnte, at sådan en ville være god at have til bestyrelsesmødet hver måned. De øvrige bestyrelsesmedlemmer bakkede op om ideen og ønskede ligeledes at få adgang til den omtalte budgetkontrol. SU var enige i, at det ville hjælpe dem løbende, hvis de modtog denne budgetkontrol. Johnny nævnte, at administrationen udsender 3 budgetkontroller hvert år og det sker efter aftale med organisationsbestyrelsen. Dette kan jeg som driftschef ikke ændre på. SU pålagde herefter Johnny, at viderebringe ønsket til direktøren. 5. Meddelelser: a. fra driften. Allan spurgt om, hvornår fælleshusene kunne bookes via Internettet? Johnny meddelte, at det fortsat er fra den 1. januar 2016 vi starter op. Kurt nævnte, at Robert tidligere havde oplyst, at systemet ville være klar inden for 1 måned til 1½ og da det var medio oktober måned, så burde det være funktionsdygtigt på nuværende tidspunkt. Johnny beklagede, at det ikke var færdigt, men meddelte at det er klar til opstart den 1. januar 2016. Et samlet SU, udtrykte kritik over den langsomme sagsbehandling og bad Johnny viderebringe dette til Selskabets Direktør. b. fra hovedkontoret. Der er arbejdes på færdiggørelse af digitaliseringsprojektet, som målrettes beboerne og ibinder til informationer til beboere og bestyrelser. c. fra afdelingerne. Afd. 20: Allan fratræder som formand i SU og trækker sig samtidig helt fra SU. I stedet har bestyrelsen udpeget Henrik Lund til SU. Allan begrundede sin aftrædelse med, at han har meget at se til på sin arbejdsplads og derfor ikke havde tid til denne opgave mere. Allan omtalte også det store varmeprojekt der er i gang på Rødkælkevej og det har medført nogle udfordringer på forskellige fronter. Der arbejdes løbende på optimering af disse. Afd. 29: Der afventes en løsning på trappetårnene. Bestyrelsen er sammen med driften ved at undersøge hvad der skal til for at kunne opsætte trampoliner i fællesområderne. Der er en del beboere der opsætter dem i haverne og det
må de ikke i henhold til husorden og det vil bestyrelsen prøve at imødekomme ved at opsætte trampoliner på fællesarealerne. Bestyrelsen snakker også om opretning af de grønne områder en helhedsplan for de grønne områder, så det bedre kan planlægges i langtidsplanen. Afd. 30: Lars meddelte, at der ventes på afdelingsmødet i marts/april vedr. vandmålere og at der arbejdes på at finde en løsning på finansieringen af badeværelserne. Der arbejdes også på en løsning omkring ovenlysvinduerne og der sker på samme vilkår/proces som Gadager. Bestyrelsen undersøger også mulighederne for udskiftning af hoveddørene. Afd. 31: Kurt meddelte, at han fratræder SU. Kurt vil ikke udelukke, at han på et senere tidspunkt vil komme tilbage til SU. Bestyrelsen i Gadager har udpeget Mette Anniki som nyt medlem af SU. Mette indtræder allerede fra næste møde. I Gadager har bestyrelsen stort fokus på ovenlyssagen og bestyrelsen har nedsat en styregruppe hvor Bjarne fra bestyrelsen deltager. Styregruppen består endvidere af Jimmi, Leif Ingersholm og Johnny. Der bliver holdt møder med PNP omkring løsning på fejlmeldte ovenlysvinduer. Der er sat lys i træerne i Gadager og de tændes fredag den 27.11. Kurt ønsker at fortsætte i organisationsbestyrelsen, også efter næste valg, så han håber alle vil støtte ham til valget. Afd. 32: Martin meddelte, at der har været hærværk på biler primært på parkeringspladsen ved Paraplyen. Det er heldigvis et stykke tid siden der har været indbrud i Lindeskoven. Afd. 33: Der er været en større udskiftning i bestyrelsen og bestyrelsen prøver at finde deres ben at stå på. Der har været udbud på hvilke rådgiver der skal styre helhedsplanen i afd. 33, men der er endnu ikke kommet en beslutning om hvem der vinder udbuddet. Johnny meddeler, at der følger information om dette. Afd. 37: Eva meddelte, at de venter på forår, så de kan få malet vinduer, døre og trapper udvendigt. Der skal foretages et farve skift på trapper, døre og udhuse. De går fra at være dueblå til koksgrå. Allan spurgte om det var undersøgt om der er MGO plader i konstruktionen i afd. 29 og 32. Johnny nævnte, at SBS rådgiverne har nedtaget prøver på begge afdelinger og kigget konstruktionen efter. Analyserne viste ikke tegn på at der var brugt MGO-plader i konstruktionen. Næste SU-møde afholdes den 26. januar 2016 kl. 17.30.
Endvidere blev det aftalt, at datoen for afholdelsen af stormødet, med deltagelse af samtlige beboerdemokrater i Hvissinge, afholdes den 9. februar 2016 kl. 19.00. Johnny sikrer at Aktivitetshuset er ledigt til brug herfor. Herefter var dagsordenen udtømt. Referent Johnny Petersen Venlig hilsen Allan Larsen Formand Kurt Jensen Næstformand