Østre Landsret Præsidenten Den 17/3-2017 J.nr. 42A-ØL-1-16 Handlingsplan for Østre Landsret 2017 Denne handlingsplan indeholder en beskrivelse af de væsentligste initiativer, som Østre Landsret vil iværksætte i løbet af 2017. Handlingsplanen skal ses i sammenhæng med landsrettens mål for sagsbehandlingstider og de enkelte sektioners planer, som udmønter den overordnede handlingsplan på sektionsniveau. I denne handlingsplan er således alene beskrevet, hvilke større initiativer på tværs af landsretten som agtes iværksat i 2017. I landsrettens embedsregnskab for det enkelte år er det beskrevet, i hvilket omfang det er lykkedes at gennemføre de initiativer, der er nævnt i handlingsplanen for det pågældende år. Landsrettens embedsregnskaber kan ses på landsrettens hjemmeside. Danmarks Domstole har en række overordnede mål, som er fælles for alle retter. Disse mål er Korte sagsbehandlingstider Tidssvarende kommunikation Mere ensartethed i opgaveløsningen Fortsat være en attraktiv offentlig arbejdsplads Østre Landsrets hovedfokusområder i 2017 er 1. Digitalisering ved Danmarks Domstole 1.a Digitalisering af de civile sager 1.b Digital behandling af straffesager, herunder digitale retsmøder 1.c Digitalisering af administrative arbejdsgange 2. Sikkerhed 3. Forkyndelse 4. Ledelsesudvikling Bredgade 59, 1260 København K. Tlf. 99 68 62 00 Hjemmeside: www.oestrelandsret.dk
- 2-5. Nedbringelse af sagsbehandlingstiderne 6. Effektive arbejdsgange hvordan kan vi gøre arbejdet lettere med de løsninger, der er stillet til rådighed i dag? 7. Landsrettens nye bygning 8. Gnist og gejst i landsretten - toppræstationer og arbejdsglæde Fokusområde 1 Digitalisering ved Danmarks Domstole Landsretten forventer med henvisning til den overordnede udrulningsplan at JFS Civilsystemet skal implementeres i landsretten i 2017. Anklagemyndighedens nye muligheder for at sende alt materiale til landsretten digitalt aktualiserer behovet for øget brug af digitale retsmøder i straffesager. Endelig er der i forhold til de administrative arbejdsgange behov for at overveje, i hvilket omfang disse kan digitaliseres. a. træffe beslutning om, hvilke it-mæssige løsninger der skal stilles til rådighed for dommerne mhp. gennemførelse af digitale retssager, b. analysere og beslutte arbejdsgange i forhold til digitale retssager, både under forberedelsen og hovedforhandling, c. gennemføre undervisning af både dommere og kontormedarbejdere vedrørende digitale retssager, d. implementere JFS Civilsystemet efter den overordnede udrulningsplan, og e. overveje, i hvilket omfang de administrative arbejdsgange kan digitaliseres med de it-mæssige løsninger, der for tiden er til rådighed. Fokusområde 2 Sikkerhed Landsrettens bygningsmæssige forhold forudsætter særlige indsatser i forhold til både brugernes og de ansattes sikkerhed. a. indgå i Domstolsstyrelsens risikovurdering af retternes bygningsmasse, herunder for landsrettens vedkommende såvel på hovedtingstedet som på bitingsteder,
- 3 - b. revidere landsrettens beredskabsplan og udbrede kendskabet til den, herunder ved gennemførelse af en evakueringsøvelse, c. deltage i et arbejde i Domstolsstyrelsen med henblik på forbedring af vagtpersonalets uddannelsestilbud og sikre, at landsrettens vagter kan deltage i de nye kurser i 2017, og d. deltage i en arbejdsgruppe i Domstolsstyrelsen med henblik på udvikling af et uddannelsestilbud til retternes dagligt sikkerhedsansvarlige om sikkerhedsarbejdet og den hensigtsmæssige tilrettelæggelse og ledelse deraf. Fokusområde 3 Forkyndelse Landsretten har pr. 1. marts 2017 overtaget den forkyndelsesopgave, som statsadvokaten tidligere varetog i straffesager indbragt for landsretten. Landsretten har siden efteråret 2016 forberedt opgaven. a. træffe beslutning om forkyndelsesopgavens organisatoriske placering, b. ansætte yderligere personale til varetagelse af opgaven, c. analysere og beslutte arbejdsgange og undervise personalet heri, og d. løbende vurdere behov for justeringer mhp. egentlig evaluering i 1. halvår 2018. Fokusområde 4 Ledelsesudvikling Fokusområdet er initieret af Domstolsstyrelsens bestyrelse og angår udvikling af mellemledere, herunder administrations- og sekretariatschefer. a. deltage i referencegruppe, der skal bidrage til kortlægning mhp. senere tilrettelæggelse af undervisning, og b. gennemføre en kombineret trivselsundersøgelse og ledelsesevaluering. Fokusområde 5 Nedbringelse af sagsbehandlingstiden En stor sagstilgang i de seneste år har medført, at landsrettens sagsbehandlingstider har været stigende og således fortsat befinder sig på et utilfredsstillende niveau. Der er behov for, at landsretten fortsat afsøger nye muligheder for at få knækket denne kurve. Landsretten er for 2015,
- 4-2016 og 2017 blevet tildelt midler, der gør, at retten kan bibeholde to midlertidige afdelinger. I 2017 vil det være væsentligt at sikre, at den øgede ressourcetilførsel udnyttes bedst muligt, og at en effektiv processtyring fortsat bidrager til at nedbringe sagsbehandlingstiderne. a. evaluere forsøg med central berammelse af straffesager og ægteskabssager og herunder dobbeltberammelse af sidstnævnte sagstype, der blev iværksat i 2016 mhp. beslutning om, hvorvidt ordningerne skal gøres permanente og, hvis de skal fortsætte, om der er behov for justering, b. undersøge omfanget af og begrundelsen for, at sager falder bort eller bliver udsat, c. undersøge, hvilke forkyndelsesformer i straffesager der medfører den højeste gennemførelsesprocent af retsmøder, d. fortsat have stærkt fokus på processtyring, herunder forhåndsberammelse af civile sager og begrænsning af omberammelse af civile sager og straffesager, og e. sikre ensartede berammelsestider i afdelingerne. Fokusområde 6 Effektive arbejdsgange hvordan kan vi gøre arbejdet lettere med de løsninger, der er stillet til rådighed i dag? Landsretten har over årene arbejdet med effektive arbejdsgange og er kommet langt hermed. Underskriftskravets ophævelse pr. 1. januar 2015 og samtykkekravets ophævelse pr. 1. januar 2016, der gør det muligt i endnu videre omfang end tidligere at sende afgørelser mv. digitalt til brugerne, har givet landsretten nye muligheder for digital kommunikation ved brug af de eksisterende digitale løsninger. Landsretten har blandt andet som følge af en lovændring i 2014, hvorefter landsretten skal foretage vurdering af byretternes henvisning af civile førsteinstanssager, iværksat et forsøg vedrørende centraliseret screening og forberedelse af 1. instanssager. a. forbedre arbejdsgange i de enkelte sektioner, så de eksisterende it-mæssige muligheder udnyttes bedst muligt, og b. endeligt evaluere forsøgsordningen med blandt andet forberedelse af 1. instanssager.
- 5 - Fokusområde 7 Landsrettens nye bygning I tilknytning til vedtagelsen af finansloven for 2015 blev der afsat midler til opførelse af en ny tidssvarende bygning til afløsning af landsrettens nuværende bygninger på hovedtingstedet Bredgade 42 og 59, København. Projektarbejdet vedrørende byggeriet blev påbegyndt i 2015 og fortsætter i 2017 i tæt samarbejde med Domstolsstyrelsen og Bygningsstyrelsen. Fokusområde 8 Gnist og gejst i landsretten Landsretten er én enhed, der trods et betydeligt arbejdspres ønsker at levere bedst mulig kvalitet og service til vores brugere. Det forudsætter toppræstationer gnist og arbejdsglæde gejst blandt de ansatte. Samarbejde på tværs er en forudsætning for, at landsretten kan løse de opgaver, der er givet. Indsigt i hinandens arbejdsopgaver giver øget forståelse og kan danne grundlag for nytænkning i forhold til opgaveløsningen. Effektivisering af arbejdsgange og optimal udnyttelse af de ressourcer, der er til rådighed kan kun ske, hvis samarbejdet plejes og udvikles. Fokus på hvilke kompetencer, den enkelte skal have til løsning af opgaverne, vil øge landsrettens muligheder for at nå de opsatte mål. a. gennemføre sædvanlig intern rokering af kontorpersonalet for at sikre en hensigtsmæssig ressourcefordeling mellem sektionerne, understøtte større kendskab til hinandens arbejdsopgaver og udveksling af viden sektionerne imellem, b. undersøge, hvilke nye initiativer som kan tages for at lette og smidiggøre ressourcesamarbejdet mellem retssektionerne i en tid, hvor sektionerne bliver stadig mindre og dermed mere sårbare, c. tage initiativer med henblik på at sikre en succesfuld introduktion af det nye civilsystem i landsretten for så vidt angår såvel sagsgange, opgavefordeling som samarbejde i anvendelse af systemet mellem dommere og kontorpersonale, d. gennemføre temadag i juni 2017 for hele landsretten med fokus på landsretten og brugerne, e. understøtte afholdelse af personalearrangementer, og f. gennemføre et projekt med fokus på opdyrkning af toppræstationer og arbejdsglæde igennem o afdækning af status og eventuelle barrierer for kontorpersonalets samarbejde på tværs af sektioner,
- 6 - o forslag til målrettede initiativer til styrkelse af arbejdsglæde og det tværgående samarbejde samt indsigten i og forståelsen for hinandens opgaver, og o afdækning af personlige kompetencer, som er bærende for et stærkt tværgående samarbejde og sammenhold i landsretten og forslag til initiativer som kan udvikle og fastholde disse kompetencer for derigennem at kunne levere toppræstationer.