J.nr.: 8915877 BOP PROCESNOTAT HELHEDSPLAN GALGEBAKKEN Byggeudvalgsmøde 17. Januar 2013 INDHOLD 1. FORMÅL OG INDLEDNING 2 2. HVAD ER OPGAVEN? KRAV OG ØNSKER. 2 3. ORGANISERING AF RENOVERINGSOPGAVEN. 4 4. HVILKE RÅDGIVERVIRKSOMHEDER ØNSKES? 6 5. TILDELING AF RÅDGIVEROPGAVEN 6 Vester Farimagsgade 23 DK-1606 København V Telefon +45 33 15 20 10 Fax +45 33 15 61 15 www.poulschmith.dk 5999031v1
1. FORMÅL OG INDLEDNING Nærværende procesnotat er udarbejdet til brug for møde den 17. januar 2013 i byggeudvalget. Procesnotatet beskriver overordnet den forestående renoveringsopgave samt de overvejelser, der skal foretages i forbindelse med udbud af totalrådgivningsopgaven og senere udbud af entrepriseopgaven. Det er på nuværende tidspunkt formodningen, at renoveringsopgaven ikke udføres i totalentreprise, hvorfor notatet tager udgangspunkt i en forudsætning om et indledende udbud af rådgivningsopgaven i totalrådgivning med henblik på udarbejdelse af et detailprojekt, der herefter danner udgangspunkt for udbud af entreprisearbejderne. Inden for denne formodning er der en række muligheder for organisering af projektet, der beskrives under pkt. 3 nedenfor. Derudover er der naturligvis en række andre organisationsmuligheder, der ligeledes - om end kortfattet - beskrives under pkt. 3 nedenfor. 2. HVAD ER OPGAVEN? KRAV OG ØNSKER. 2.1 Baggrund og rammer Forud for udbuddet af totalrådgivningen beskrives opgavens baggrund og bebyggelsen helt generelt. Den økonomiske ramme fastlægges i Skema A byggeprogram med tillæg af på beboermøde besluttede ekstraarbejder og økonomi herfor. I forbindelse med tilbudsfase forventes udført et illustreret byggeprogram med en kortfattet beskrivelse af byggetekniske problemer og løsninger (byggeprogram) samt særlige opmærksomhedspunkter for hver bygningsdel (f.eks. hvad der er særligt afgørende for løsning for ventilation, sokkelløsning mv.). Tekniske tilstandsundersøgelser indgår som bilag i tilbudsfase. 2.2 Delemner i opgaven: Af særlige delemner i opgavens løsning kan f.eks. nævnes følgende: - Behov for supplerende tekniske undersøgelser (f.eks. yderligere undersøgelser af tage). - Arkitektonisk og teknisk tilgang til renoveringen (Er der særlige ønsker til arkitekturen? Bevaring af bebyggelsens værdier, jf. den foreløbige helhedsplan). - Miljø, energi og totaløkonomi i renoveringen. - Valg/ tilvalgsmuligheder (forventes afklaret i forbindelse med forløb for beboerinddragelse, indgår som del i opgavens løsning). - Organisering og samarbejde. - Beboerinvolvering/ proces. - Kommunikation. - Lokalplan (udførelse af tekstgrundlag til kommunen forventes at indgå i opgaven). - Prøvehuse. - Granskning. - Byggeproces, forhold under renoveringen (herunder gennemførelse af bygningsarbejder under hensyntagen til at boliger er beboede). - Drift og vedligehold. Side 2/6
På nuværende tidspunkt bør fremhæves følgende emner til drøftelse, idet grundlag herfor vil indgå i udbud/beskrivelse af totalrådgivningsopgaven: 2.2.1 Prøvehuse Antal prøvehuse bør defineres. Det foreslås, at der udføres et prøvehus af hver boligtype (type C kan muligvis diskuteres). Økonomisk set foreslås prøvehuse udført som fremskudt renovering af udvalgte boliger. Er der p.t. nogle særligt oplagte boliger (brandboliger/ tomgangsboliger pga. byggetekniske/indeklimatiske problemer?) Umiddelbart er formål med prøvehusene: - Kvalificering af projektmæssige løsninger, byggeproces og økonomi. - Kvalificering af beslutning omkring løsninger til den endelige renovering. - Afprøve og evaluere løsninger 1:1 med mulighed for at justere det endelige projekt. - Simulering af og prøve på storskalarenoveringen. - Reference for storskalarenoveringen. - Afdække eventuelle fejl og uønskede løsninger Øvrige mulige formål med prøvehuse kan være: - Mulighed for at udføre og teste forskellige projektmæssige løsninger (Kræver flere prøvehuse, hvorfor det umiddelbart anbefales, at der i prøvehuse udføres det projekt, som tiltænkes udført i de øvrige boliger men emnet kan naturligvis drøftes). - Mulighed for at udføre særlige udviklingsprojekter, fyrtårne eller lignende (Det anbefales at prøvehusene er en prøve på den endelige renovering men emnet kan naturligvis drøftes og betyder umiddelbart udførelse af flere prøvehuse samt at der er noget at udvikle). - Mulighed for at bruge prøvehuse som led i f.eks. tildeling af entreprenøropgave (jf. punkt 3) 2.2.2 Arkitektonisk tilgang I helhedsplanen er beskrevet en række bevaringsværdige elementer i bebyggelsen til sikring af bebyggelsens unikke arkitektur og miljø. Der kan i forbindelse med udbuddet lægges vægt på den tilgang til renoveringen, som ønskes. Er der for indeværende særlige ønsker hertil? 2.2.3 Beboerproces Typisk nedsættes der en række arbejdsgrupper med interesserede beboere til detaljering af projektet under projekteringen indenfor rammerne af det besluttede projekt. Hertil kommer løbende afholdelse af møder med byggeudvalg. Er der for indeværende særlige yderligere ønsker til beboerprocessen? Side 3/6
2.2.4 Kommunikation Typisk udfører rådgiver nyhedsbreve til beboere, med en højere kadence under udførelsen end under planlægningen. Endvidere indgår etablering og drift af projekthjemmeside. Endvidere deltager rådgiver i en beboerinformationsmøder, beboermøder mv. Hertil kommer entreprenørens varsling sikring af varsling. Er der for indeværende særlige ønsker til kommunikationen? 3. ORGANISERING AF RENOVERINGSOPGAVEN. 3.1 Forskellige modeller med totalrådgivning og entreprenører: 3.1.1 A: Totalrådgivning og to hovedentrepriser (prøvehuse og storskalarenovering) I denne model foretages projektering af én totalrådgiver (med tilknyttede underrådgivere), der står for rådgivningsydelsen (projektering, byggeledelse, kommunikation etc.). Prøvehuse udbydes på grundlag af detailprojekter (forventeligt under EU s tærskelværdi for entreprenørarbejder). Det "store" renoveringsprojektet kan justeres efter evaluering af prøvehuse og forud for EU-udbud af storskalarenoveringen. Det er forventningen, at det forholdsvis lille prøvehusprojekt har interesse for mindre entreprenørselskaber, mens de store entreprenørselskaber kun er interesserede i storskalarenoveringen. Modellen giver forholdsvis god mulighed for at styre det endelige resultat og at finjustere projekt og proces frem til udbud af storskalarenoveringen. Modellen tager dog forholdsvis lang tid idet der skal udføres tre udbud, og der involveres to entreprenørselskaber. Endvidere er videns- og erfaringsoverførsel fra prøvehusene i en vis forstand begrænset, da det typisk ikke vil være samme entreprenør, der udfører prøvehuse og storskalarenoveringen. 3.1.2 B: Totalrådgivning og én hovedentreprise omfattende prøvehuse og storskalarenovering En variant af model A, hvor prøvehuse og storskalarenovering som udgangspunkt udføres af samme entreprenør, forventeligt et stort entreprenørfirma. Prøvehusene kan eventuelt udgøre en prøve for entreprenøren, hvor tildeling af opgaven med storskalarenoveringen er en option efter evaluering af prøvehuse og afklaring og prissætning af eventuelle projektjusteringer. Vurderes prisen på ønskede justeringer for høj, forudsættes det at der er mulighed for ikke at forlænge samarbejdet (at optionen ikke træder i kraft), og at projektet genudbydes. Imidlertid må det fremhæves, at denne valgmulighed i praksis nok mere er en teoretisk end reel praktisk mulighed grundet tidsmæssige forhold. Modellen giver kontinuitet mellem prøvehuse og storskalarenovering ift. entreprenørens erfaringer, metoder og løsninger. Modellen kan til en vis grad motivere entreprenøren til at gøre det bedst muligt i prøvehuse både mht. kvalitet, tid, samarbejde og økonomi, men som nævnt må dette ikke tillægges for stor reel vægt. Modellen forudsætter, at projektet har et meget højt niveau af afklaring ved udbud af prøvehuse, som samtidig er udbud af storskalarenoveringen. Kriterier for, hvad der skal til for at forlænge samarbejdet, bør fremstå klart og tydeligt. Som altid skal kontrakten med entreprenør overvejes grundigt, herunder f.eks. anvendelse af referencer, dagbod, og evt. bonus. Side 4/6
3.2 Alternativer i forhold til rådgivning (delt rådgivning) Som en variant af model A eller B kan der indgås flere separate aftaler med rådgivere. Det kan f.eks. være varetagelse af f.eks. beboerinvolveringsprocessen og beboerkommunikationen, således at der kan komme særlige kræfter ind her, som sammen med særlige kvalificerede arkitekt- og ingeniørfirmaer kan få sammensat de helt særlige kompetencer, som ønskes. Til forskel fra et totalrådgivningsudbud, hvor der typisk ansøges i teams, kan opsplitning af udbud og aftaler betyde, at der i højere grad kan sammensættes netop de rådgiverkombinationer, som ønskes. Bagsiden er, at der vil være tale om tvangssamarbejde mellem rådgiverfirmaer, og at ledelse, kommunikation, ansvarsforhold og økonomi bliver mere kompleks. Egentlig projektkonkurrence kan ikke anbefales. Der er tale om en længerevarende proces og karakteren af opgaven er næppe egnet. En konkurrence omkring udførelse af prøvehuse er en mulighed, men vurderes at være for omfattende at sætte i værk. 3.3 Alternativer i forhold til hovedentreprise (stor- eller fagentrepriser) Som alternativ til udførelse af arbejderne af én entreprenør, kan entreprisearbejder opsplittes i flere entrepriser. Det kan f.eks. være udførelse af særlige opgaver som f.eks. renovering af beton, idet fagentreprisen kan betyde en større styring af arbejdet samt valg af særlig egnet entreprenør til udførelse af arbejdet. Gennemførelse af fagentreprise betyder et større koordineringsarbejde for byggeledelsen og dermed typisk højere honorar. Omvendt udgår hovedentreprenørens administrationsomkostninger. Styring af byggeriet med tid og arbejdsplanlægning er mere kompleks ved udførelse i flere entrepriser, og bygherren kan blive stillet overfor krav hvis der f.eks. sker ændringer i tidsplaner, som den enkelte entreprenør ikke er skyld i. Ift. betonrenovering er der imidlertid mulighed for at køre entreprisen tidsmæssigt uafhængigt af de øvrige arbejder og der er afsat midler til yderligere betonreparationer, som opstår efter byggeslut. Fagentreprise for dette arbejde kan derfor være en mulighed til overvejelse. 3.4 Øvrige modeller: Totalentreprise, fagentreprise og partnering Som anført i indledningen er nærværende notat udarbejdet under en formodning om udbud i totalrådgivning og hovedentreprise. Andre organisationsformer findes imidlertid og ganske kort beskrives et udvalg af disse i det følgende: Totalentreprise: Her sker kontrahering på grundlag af et byggeprogram, der primært indeholder funktionsbeskrivelser, altså bygherrens krav til resultatet og ikke angivelse af den præcise ønskede løsning. Typisk vil bygherren have antaget en teknisk bygherrerådgiver til at bistå sig. Traditionelt giver totalentreprise bygherren en mere begrænset indflydelse på det endelige resultat. Fagentrepriser: Her sker kontrahering på grundlag af et detailprojekt med fagentreprenører. Typisk vil den indledende kontraheringssum samlet være mindre end ved hovedentreprise, men til gengæld ligger den samlede koordineringsforpligtelse hos bygherren, der forudsættes at være meget aktiv i byggeledelsen (typisk via sin totalrådgiver). Bygherren har en meget direkte indflydelse på det endelige resultat. Side 5/6
Partnering: Er i realiteten mere en samarbejdsform, der principielt kan anvendes ved alle former for organisationer af byggearbejder, om end den mest traditionelle er et samarbejde mellem bygherre, totalrådgiver en hovedentreprenør. Partnering er som koncept ikke meget anvendt inden for almensektoren, bl.a. grundet den manglende mulighed for anvendelse af variable afregningsformer og incitamentmodeller. 4. HVILKE RÅDGIVERVIRKSOMHEDER ØNSKES? En renoveringsopgave som den foreliggende vil typisk kræve rådgivning fra følgende: - Arkitekt - Ingeniør - Landskabsarkitekt - Beboerproces og kommunikation - Evt. Øvrige konsulenter (miljøteknisk, kunstnerisk, tilgængelighed,juridisk, økonomisk og lign.) Det skal overvejes hvorledes den "rigtige" rådgiver findes. Skal man gå efter Alt i ét firmaer, altså totalrådgivere (typisk konsortier af rådgivere) eller skal man udpege én eller flere af kompetencerne, der indgås separat kontrakt med. Dette afhænger i vid udstrækning af hvilke ønsker der er. Det uomgængelige behov for kendskab til den almene sektor kan efter omstændigheder medføre, at interessante (nok typisk på arkitektsiden). virksomheder ikke prækvalificeres, såfremt der vælges modellen med "alt i ét" virksomhederne. Dette kan til en vis grad imødegås ved at fremhæve behovet for at rådgiverne finder sammen i konsortier. 5. TILDELING AF RÅDGIVEROPGAVEN En opgave af denne art vil typisk blive udbudt i begrænset udbud, hvor der indledningsvis prækvalificeres et antal virksomheder (5-7), der efterfølgende afgiver tilbud. Ved den indledende udvælgelse angiver udbudsdirektivet rammer for, hvad der kan lægges vægt på, men i bred forstand vil det typisk være ansøgernes erfaring med projekter af den karakter, som der er tale om her. Netop dette kan imidlertid være en vis forhindring, hvis der ønskes f.eks. arkitektvirksomheder, der ikke normalt agerer inden for den almene sektor, jf. ovenfor under pkt. 4. Efter udvælgelsen skal deltagerne afgive tilbud. Ved tilbudsevalueringen vil man traditionelt kigge på pris og en række kvalitative kriterier (f.eks. løsning af opgave, forståelse af opgaven m.v.) samt den bemanding, som tilbudsgiver konkret tilbyder. Prisen kan imidlertid også defineres af bygherren og konkurrencen bliver herefter en ren "kvalitetskonkurrence" - hvad får vi for pengene?. Tildelingskriterierne skal prioriteres og vægtes. Side 6/6