Bestyrelsen ved HF & VUC FYN 9. juni 2015 Bestyrelsesmøde. Der indkaldes herved til bestyrelsesmøde tirsdag den 16. juni 2015 kl. 19:00 22:00 i Kottesgade lokale M304. 1. Godkendelse og underskrift af referater 2. Godkendelse af dagsorden 3. Perioderegnskab, budgetopfølgning 2015 Sagsfremstilling DAGSORDEN Fokuspunkter Regnskabsprognose 1.kvartal 2015 Der er i prognosen forudsat et samlet årskursisttal på 4.163. Ændringerne i forhold til det budgetlagte inden for de enkelte uddannelsesområder fremgår af nedenstående. Prognose Indtægts- Uddannelsesområde Budget2015 juni 2015 Ændring ændring Ordblindeundervisning 60 55-5 -1.698.000 fvu 100 105 5 382.000 avu 1.050 1.025-25 -1.570.000 hf-enkeltfag 2.050 2.094 44 3.092.000 2-årig hf 540 531-9 -609.000 3-årig hf 235 243 8 380.000 0 0 0 0 Gymnasiale suppleringskurser 100 106 6 545.000 Indtægtsdækket virksomhed 4 4 0 0 Samlet 4.139 4.163 24 522.000 Prognosen for 2015 er baseret på endelige årskursistopgørelser for 1. kvartal 2015, samt en prognose for 2.-4. kvartal 2015, hvor prognosen for efterår 2015 er identisk med de observerede årskursisttal i efteråret 2014 (budgetforudsætninger 2015). De reelt optalte årskursister udgør 41 % af det samlede forventede årskursisttal. Dispositionsbegrænsning på 1 % af den samlede omsætning, svarende til ca. 4 mio. kr. er beskrevet i skrivelse fra undervisningsministeriet af 11. maj 2015. Begrænsning er begrundet i en observeret lavere lønudvikling på det private arbejdsmarked og lavere prisudvikling end forudsat i forbindelse
med Finanslov 2015. Således rulles den samlede pris- og lønfremskrivning tilbage. Som anført nedenfor har HF & VUC FYN konkret vurderet i hvor høj grad denne udvikling gør sig gældende for institutionens gennemsnitslønninger. Institutionen har endvidere fasthold en generel prisudvikling på 1,0 %. I forbindelse med regnskabsprognosen er følgende emner behandlet: Gennemsnitslønnen for personalet er analyseret og forventes at være 0,5 pct. under det det budgetlagte niveau. Den mindre udgift fremgår af den følgende oversigt. Analyse af arbejdstimeforbruget i forhold til de udmeldte rammer. Der vurderes ud fra de foreliggende foreløbige arbejdstimeopgørelser at være balance mellem budgetmæssigt afsatte og forbrugte arbejdstimer. Alle større udgiftsområder er gennemgået for eventuelle betydelige afvigelser, herunder større forsikringshændelser. Bemærk at hvis der ses bort fra de 15,5 mio. kr. (andre overenskomsttagere), der er udgiftsneutrale, så er det mindre afvigelser i forhold til budgettet. Nedenfor vises afvigelser fra det budgetlagte på indtægtssiden og udgiftssiden. Indtægtsændringer (+er merindtægter) Dispositionsbegrænsning fra UVM, a) Ændret årskursisttal, b) Eksterne overenskomsttagere (OBU og FVU) (tilsvarende udgifter), c) Øvrige indtægter d) Samlede indtægtsændringer - 4,0 mio. kr. 0,5 mio. kr. -15,5 mio. kr. 0,2 mio. kr. -18,8 mio. kr. Udgiftsændringer (+ er merudgifter) Ændret årskursisttal, merudgifter, b) Gennemsnitsløn, mindreudgifter på 0,5 % af lønsum, e) Feriepengeforpligtelse, f) Eksterne overenskomsttagere (OBU og FVU) (tilsvarende indtægter), c) Øvrige udgifter ved undervisningens gennemførelse, g) Vedligeholdelse og serviceaftaler, h) Renteudgifter ifm. lånoptagelse, i) Samlede udgiftsændringer 0,4 mio. kr. -1,5 mio. kr. 0,4 mio. kr. -15,5 mio. kr. 1,2 mio. kr. -1,8 mio. kr. 0,6 mio. Kr. -16,2 mio. Kr.
Nettoresultatet forventes således at blive 2,6 mio. kr. lavere end oprindeligt budgetlagt på 11,7 mio. kr., dvs. nettoresultatet forventes at blive 9,1 mio. kr. Noter: a) Dispositionsbegrænsning på 1,0 % af omsætningen, på baggrund af Undervisningsministeriets foreløbige skrivelse dateret 11. maj 2015. b) Stigning og ændring i sammensætning af årskursisttallet jf. førnævnte oversigt. c) Budgetneutral fejlagtig dobbeltbudgettering (brutto). Der er tale om uddannelsesinstitutioner uden for undervisningsministeriets finansieringsområde. Eksempelvis AOF-afdelinger og Center for Specialundervisning for Voksne (CSV) institutioner. d) Bl.a. bogerstatning, der ikke indgår i ordinært budget, men vurderes årligt. e) Gennemsnitslønnen vurderes på baggrund lønanalyser for de første 4 måneder af året, at blive 0,5 % under det budgetlagte eller med andre ord 0,5 % over undervisningsministeriets forventning. Ændringen er begrundet i ændret alderssammensætning. f) Prognose på baggrund af den samlede forventede lønudgift i 2015. g) Udgifter til områder, der vurderes årligt, herunder morgenmadsprojekt (0,6 mio. kr.), kantinetilskud (0,25 mio. kr.) samt talentskole (0,2 mio. kr.). h) Der er samlet set afsat 12,5 mio. kr. til ydre og indre vedligeholdelse, bygningsadministration samt serviceaftaler. Der forventes på bagrund af den flerårige vedligeholdelsesplan samt indgåede serviceaftaler et mindreforbrug på 1,8 mio. kr. i) Forventelig lånoptagelse på 40 mio. kr. i sidste halvdel af 2015. (5 mdr. effektiv rente 3,75 %) Bilag 1 Regnskabsprognose pba. 1. kvartal 2015; Noter til regnskabsprognose pba. 1. kvartal 2015; Budgettets hovedområder Indstilling Orientering om Perioderegnskab og budgetopfølgning 2015 tages til efterretning. 4. Fastlæggelse af resultatlønskontrakt 2015-16 Sagsfremstilling Rammerne for øverste leders resultatløn er fastsat af Undervisningsministeriet i skrivelse af 27. februar 2013. De primære formål med resultatlønskontrakten for den øverste leder er at: være et styringsredskab for bestyrelsen
understøtte dialogen mellem bestyrelse og ledelse om formulering af væsentlige kort- og langsigtede mål skabe synlighed og gennemskuelighed omkring institutionens mål og resultater over for medarbejdere, kursister og omverden være løftestang for lederen i forhold til prioritering af kontraktens mål i organisationen I retningslinjerne bemyndiges bestyrelsen til at indgå resultatlønskontrakt med organisationens leder. Det indstilles, at rektor efterfølgende indgår resultatlønskontrakter med HF & VUC FYNs øvrige ledere. På baggrund af HF & VUC FYNs årskursisttal defineres rammen til maksimalt 100.000 kr. i basisrammen og 80.000 kr. i ekstrarammen. Overskrifterne for målene i ekstrarammen defineres i retningslinjerne af Undervisningsministeriet, mens målene i basisrammen defineres af organisationen. Kontrakten for 2015-2016 indeholder i basisrammen mål for strategiarbejdet, kvalitetsudviklingen og kommunikation. De tre mål vægtes med 1/3. Ekstrarammen indeholder mål om arbejdet med undervisningspersonalets arbejdstid og indsats for gennemførelse. De to mål vægtes med ½. Bilag 2 - Resultatlønskontrakt for 2015-2016 eftersendes. Indstilling Bestyrelsen godkender oplæg til resultatlønskontrakt 2015/2016 5. Medarbejdertrivselsundersøgelse Sagsfremstilling Undersøgelsen er gennemført i perioden 10.- 24. marts 2015. 508 medarbejdere svarende til 80 % har besvaret spørgeskemaet. Formålet med undersøgelsen er at belyse medarbejdernes tilfredshed med en række parametre i forhold om ledelse, samarbejde og ansættelsesforhold. På baggrund af analysen iværksættes et arbejde i MIO systemet om udpegning af indsatsområder, handlingsplaner i forhold til indsatområder og udarbejdelse af APV. De overordnede resultater fremgår af dette oversigtsskema:
Generelt kan der noteres en større tilbagegang med trivslen sammenlignet med seneste undersøgelse gennemført i december 2012- januar 2013, hvor vi kunne notere en stor medarbejdertilfredshed. På de overordnede parametre arbejdsglæde og loyalitet er der et fald på 11 point til et middel niveau. Generelt er det underviserne, der giver en relativ negativ evaluering, mens servicepersonale og ledere vurderer trivslen relativt positivt. Organisationen er særligt udfordret på medarbejdernes vurdering af vores omdømme. Her er det især medarbejdernes vurdering af vores omdømme og andres vurdering af HF & VUC FYN som et godt sted at være ansat, der scorer lavt. Løn og ansættelsesforhold vurderes lavt. Det er tydeligt, at de nye arbejdstidsregler har påvirket resultaterne væsentligt. I kommentarerne er det især tilstedeværelsesreglerne og kommunikationen heraf, der får kritik. Vurderingen af ledelsen varierer en del fra afdeling til afdeling. I forhold til den overordnede ledelse er der tydeligvis et stort behov for mere og bedre dialog. Resultaterne er dog relativt utydelige pga. skiftet af rektor. Samarbejdet vurderes meget højt af medarbejderne. Dette gælder både det faglige samarbejde og det sociale miljø. Medarbejderne giver tydelig udtryk for, at arbejdet opleves meningsfuldt og at indholdet af arbejdet er tilfredsstillende. På baggrund af analysen arbejdes der nu med indsatsområder og handlingsplaner i MIO-systemet. Direktion og øvrig ledelse følger arbejdet meget tæt med fokus på de afdelinger, hvor der er særlige udfordringer. Der er områder, hvor resultaterne ikke er tilfredsstillende. Der er taget initiativ til en styrket dialog mellem medarbejderne og den øverste ledelse. Endvidere er der taget initiativ til drøftelser mellem ledelse og tillidsmændene om justering af retningslinjerne for arbejdstid for underviserne.
Indstilling Sagsfremstillingen tages til efterretning. Bestyrelsen vil følge arbejdet med at forbedre medarbejdertrivslen. 6. Kapacitetsfastsættelse vedr. 2-årigt hf og hf-søfart Sagsfremstilling HF & VUC FYN indgår sammen med de fynske gymnasier i et lovbestemt forpligtende samarbejde. I henhold til bekendtgørelse nr. 174 af 28. februar 2012 om optagelse på de gymnasiale uddannelser, 24, skal alle institutioner i det forpligtende skolesamarbejde senest den 10. december forud for det kommende skoleår fastsætte institutionens optagelseskapacitet. Det forpligtende skolesamarbejde skal senest den 15. december orientere Regionsrådet om den samlede optagelseskapacitet i skolesamarbejdets dækningsområde. Med baggrund i indeværende års klassetal foreslås følgende optagelseskapacitet for HF & VUC FYN 2016/17: FYNs HF-kursus: 7 klasser (7 klasser i 15/16) Ærø: 1 hf2 klasse, 3 hf søfartsklasser (3 klasser i 15/16) Odense City Campus: 3 klasser inkl. en vinterklasse (2 klasser + 1 klasse pr. januar 2015 som forsøg) Glamsbjerg: 2 klasser (1 klasse i 15/16) Svendborg: 2 hf søfartsklasser (2 klasser i 15/16) Indstilling Orientering om kapacitetsfastsættelse tages til efterretning. 7. Ønske om 2-årigt hf i Svendborg Langeland afdeling Sagsfremstilling På HF og VUC Fyn Svendborg Langeland har vi gennem længere tid haft et ønske om at kunne tilbyde hf2-klasser i VUC-regi, uden at det konkurrerer med de eksisterende hf2 tilbud i lokalområdet. Vi ønsker derfor at etablere et HF2 tilbud i afdelingen - placeret i enten Rudkøbing eller Svendborg. Det skal vurderes, hvorvidt et optag skal iværksættes fra januar 2016 eller fra august 2016, eller om optaget først kan ske i det følgende år. HF & VUC FYN Svendborg udbyder allerede fag efter hf2-bekendtgørelsen i form af hfsøfartsuddannelsen i Svendborg. Der er således ekspertise på hf2-området i afdelingen. Samtidig har HF & VUC FYN med etablering af et ressourcecenter for Fjernundervisning i Rudkøbing fra august 2012 sikret et solidt fagligt og pædagogisk fundament inden for hf-fagrækken lokalt på Langeland. Såfremt bestyrelsen indstiller, at vi søger om etablering af et hf2 tilbud i afdelingen, vil vi tage kontakt til Region Syddanmark. Regionen skal høres i sager som denne. Et udbud af 2-årigt hf vil fremme regionens uddannelsesstrategi, hvor man ønsker at fremme nærheden til ungdomsuddannelse. En høring af regionen skal uddybes via demografiske undersøgelser og nærmere beskrivelser af målgrupperne. Svendborg Gymnasium udbyder 2-årigt hf. Vi har været i dialog med gymnasiets rektor om et eventuelt udbud på VUC. Et udbud af 2-årigt hf på HF & YUC FYN Svendborg Langeland vil sigte mod en ældre målgruppe set i forhold til gymnasiets optag.
Indstilling Bestyrelsen godkender, at der ansøges om etablering af 2-årigt hf i HF & VUC FYN Svendborg Langeland. 8. Bestyrelsesseminar - status Sagsfremstilling Der afvikles bestyrelsesseminar 17. september 2015 i Svendborg med start kl. 8:30. Der vedlægges bilag med programskitse for seminaret Indstilling Der arbejdes videre med programskitsen for seminaret. Bilag 3 - Programskitse for bestyrelsesseminar 9. Orientering a) Henvendelse fra UVM vedr. FLOW b) Ansøgning om holdstart for 2årig hf-forløb i januar Odense (2 hold) c) Tilrettelæggelse af undervisningspersonalets arbejdstid d) Campus Faaborg status e) Indberetning om måltal og politikker for 2014 I henhold til Ligestillingslovens 11 skal de statslige institutioner indberette måltal og politikker for kønssammensætningen i deres bestyrelser i 2014. Dette er indberettet 20.05.15) f) Toplederseminar for bestyrelsesformænd/næstformænd og øverste ledere tirsdag den 15. september 2015 g) Årets Offentlige Bestyrelseskonference onsdag den 7. oktober 2015: Bestyrelsens værdiskabende samarbejde h) VUC Årsrapport 2014 Rapporten er udarbejdet af VUC Sekretariatet på vegne af Lederforeningen for VUC og VUC Bestyrelsesforeningen er tilsendt bestyrelsen. Rapporten har fokus på dokumentation af sektorens aktiviteter, omfang, kursister og økonomi. Rapporten kan læses her VUC Årsrapport 2014 10. Eventuelt
Bilag 1 - Regnskabsprognose pba. 1. kvartal 2015; Noter til regnskabsprognose pba. 1. kvartal 2015; Budgettets hovedområder HF & VUC FYN/16. juni 2015 Regnskabsprognose 1.kvt. 2015 Prognose 1.kvt Regnskab Budget Regnskab Regnskab 1. kvt Regnskab 1. kvt 2015 2015 2014 2015 2014 Note kr. kr. kr. kr. kr. Omsætning Statstilskud 1 380.407.000 399.386.000 378.325.095 129.767.079 125.738.721 Deltagerbetaling og andre indtægter 2 23.666.000 23.466.000 29.734.107 4.259.510 4.508.113 Omsætning i alt 404.073.000 422.852.000 408.059.202 134.026.589 130.246.834 Driftsomkostninger Undervisningens gennemførelse 3 310.920.000 325.835.000 294.607.861 64.935.190 60.381.152 Markedsføring 4 2.604.000 2.654.000 2.392.584 606.975 580.395 Ledelse og administration 5 31.950.000 31.950.000 34.918.505 8.142.927 7.985.207 Bygningsdrift 6 42.655.000 43.883.000 57.355.792 10.453.061 13.824.877 Aktiviteter med særlige tilskud 7 5.628.000 5.628.000 4.045.742 2.202.429 2.013.291 Driftsomkostninger i alt 393.757.000 409.950.000 393.320.483 86.340.582 84.784.922 Driftsresultat før finansielle og ekstraordinære poster 10.316.000 12.902.000 14.738.719 47.686.007 45.461.912 Finansielle poster Finansielle indtægter 8 0 0 7.452 1.237 127 Finansielle omkostninger 9 1.197.000 1.197.000 3.312.061 267.836 1.411 Finansielle poster i alt -1.197.000-1.197.000-3.304.608-266.599-1.284 Årets resultat 9.119.000 11.705.000 11.434.111 47.419.408 45.460.628
Prognose 1.kvt Noter Regnskab Budget Regnskab Regnskab 1. kvt Regnskab 1. kvt 2015 2015 2014 2015 2014 1 Statstilskud kr. kr. kr. kr. kr. Undervisningstaxameter 272.853.000 272.332.000 255.351.001 92.658.454 90.653.713 Fællesudgiftstilskud 35.214.000 39.214.000 46.399.767 19.436.992 18.361.761 Bygningstaxameter 37.505.000 37.505.000 37.696.630 17.634.150 16.617.496 Øvrige driftsindtægter 34.680.000 50.180.000 38.808.678-61.205 8.040 Særlige tilskud 155.000 155.000 69.019 98.688 97.711 Periodisering 0 0 0 0 0 Andet 0 0 0 0 0 Statstilskud i alt 380.407.000 399.386.000 378.325.095 129.767.079 125.738.721 2 Deltagerbetaling og andre indtægter Deltagerbetaling 20.906.000 20.906.000 22.164.189 3.735.910 3.889.001 Anden ekstern rekvirentbetaling 1.000.000 1.000.000 5.092.081 403.389 476.965 Andre indtægter 1.760.000 1.560.000 2.477.837 120.211 142.147 Deltagerbetaling og andre indtægter 23.666.000 23.466.000 29.734.107 4.259.510 4.508.113 3 Undervisningens gennemførelse Løn og lønafhængige omkostninger 265.998.000 266.728.000 247.201.571 59.181.591 53.990.710 Afskrivninger 0 0 302.702 59.384 76.518 Øvrige omkostninger vedr. undervisningens gennmeførelse 44.922.000 59.107.000 47.103.588 5.694.215 6.313.924 Undervisningens gennemførelse i alt 310.920.000 325.835.000 294.607.861 64.935.190 60.381.152 4 Markedsføring Løn og lønafhængige omkostninger 954.000 954.000 512.882 125.236 125.679 Afskrivning 0 0 0 0 0 Øvrige omkostninger vedr. markedsføring 1.650.000 1.700.000 1.879.702 481.739 454.716 Markedsføring i alt 2.604.000 2.654.000 2.392.584 606.975 580.395 5 Ledelse og administration Løn og lønafhængige poster 23.344.000 23.344.000 25.033.766 6.002.696 5.794.520 Afskrivning 0 0 56.496 18.017 10.517 Øvrige omkostninger vedr. ledelse og administration 8.606.000 8.606.000 9.828.243 2.122.214 2.180.170 Ledelse og administration i alt 31.950.000 31.950.000 34.918.505 8.142.927 7.985.207 6 Bygningsdrift Løn og lønafhængige poster 4.620.000 4.620.000 4.709.640 1.051.982 1.145.981 Afskrivning 3.086.000 3.014.000 1.722.086 644.204 298.152 Øvrige omkostninger vedr. bygningsdrift 34.949.000 36.249.000 50.924.065 8.756.875 12.380.744 Bygningsdrift i alt 42.655.000 43.883.000 57.355.792 10.453.061 13.824.877 7 Aktiviteter med særlig tilskud (inkl.idv) Løn og lønafhængige poster 4.428.000 4.428.000 2.370.260 1.946.029 1.614.816 Afskrivning 0 0 0 0 0 Øvrige omkostninger vedr. aktiviteter med særlige tilskud 1.200.000 1.200.000 1.675.482 256.400 398.475 Aktiviteter med særlig tilskud 5.628.000 5.628.000 4.045.742 2.202.429 2.013.291 8 Finansielle indtægter Renteindtægter og andre finansielle indtægter 0 0 7.452 1.237 127 Finaniselle indtæger i alt 0 0 7.452 1.237 127 9 Finansielle omkostninger Renteomkostninger og andre finansielle omkostninger 1.197.000 1.197.000 2.671.438 267.836 1.411 Kurstab 0 0 640.623 0 0 Finansielle omkostninger i alt 1.197.000 1.197.000 3.312.061 267.836 1.411
Budgettets hovedområder Statstilskud Undervisningstaxameter Fællesudgiftstilskud Bygningstaxameter Øvrige driftsindtægter (taksameterindtægter) Særlige tilskud Undervisningstaksameter fra undervisningsministeriet, inkl. andre overenskomsttagere (FVU og ordblindeundervisning) samt grundtakst fra UVM. Fællestaksameter fra undervisningsministeriet, inkl. andre overenskomsttagere (FVU og ordblindeundervisning) Bygningstaksameter fra undervisningsministeriet, inkl. andre overenskomsttagere (uden for UVM) (FVU og ordblindeundervisning), tilskud til dyr husleje Fjernundervisning Tilskud til overført amtspersonale. Deltagerbetaling og andre indtægter Deltagerbetaling, uddannelse Anden ekstern rekvirentbetaling Andre indtægter Kursistbetalinger inkl. tilbagebetaling ved hel hf, Jobcentret køb af uddannelsespladser Huslejeindtægter Refusion fra staten ifm. Specialpædagogisk bistand, indtægtsdækket virksomhed Renteindtægter og andre finansielle indtægter Renteindtægter af indestående Undervisningens gennemførelse Løn og lønafhængige omkostninger Øvrige omk. vedr. undervisningens gennemf. Undervisningspersonale herunder pædagogikumkandidater, pæd. konsulenter, alle ledere (ekskl. direktionen og bygningschef). Undervisningsmidler, Copydan, elevaktiviteter, efteruddannelse/kurser, kørsel, censur, IT-support, IT-anskaffelser,
IT-systemer (licenser), taksameterudgifter til andre overenskomsttagere (uden for UVM) (FVU og ordblindeundervisning) Markedsføring Løn og lønafhængige omkostninger Øvrige omkostn. vedr.udvikling og markedsf. andre markedsføringstiltag Løn til informationsmedarbejdere Medieplan, fællespædagogisk dag, Ledelse og administration Løn og lønafhængige omkostninger administration Øvrige omkostninger vedr. ledelse og adm Løn til direktion, bygningschef og Revision, kontingenter (lederforeninger), IT-support, ITanskaffelser, IT-systemer (Navision, LUDUS), administration, møder og repræsentation, personaleordninger Bygningsdrift Løn og lønafhængige omkostninger Afskrivning afskrivninger er budgetlagt på denne konto Øvrige omkostninger vedr. Bygningsdrift Løn til pedeller Institutionens samlede Ejendomsskat, husleje, rengøring og renovation, el/vand/varme, vedligeholdelse (ydre og indre), bygningsadm,, pedelbidrag og lukkeordninger. Aktiviteter m. særlige tilskud Løn og lønafhængige omkostninger Øvrige omkostninger vedr. Særlige tilskud herunder edb-udstyr Personaler på særlige ordninger (fleksjob) samt refusion herfor, elever, indtægtsdækket virksomhed Specialpædagogisk bistand Finansielle omkostninger Renteudgifter ifm. optagne lån
Bilag 3 - Skitse til Bestyrelsesseminar 8.30-9.00 Ankomst til Viebæltet. Morgenkaffe i kantinen 9.00-11.00 Vi ser afdelingen i Svendborg, besøger undervisere og kursister og mødes med afdelingsledelsen, der perspektiverer dagligdagen til strategien. 11.00-11.30 Transport til Christiansminde 11.30-12.00 Stig fortæller om det aktuelle strategiske pres, de strategiske muligheder og præsenterer rammen for strategien for 2016-2019 12.00-12.45 Frokost 12.45-14.30 Oplæg fra en gæst, der ved noget om uddannelse i strategisk perspektiv 14.30-15.00 Kaffe 15.00-15.30 Oplæg fra Fyns HF-kursus og drøftelse af strategi 15.30-16.00 Oplæg fra Ringen og drøftelse af strategi 16.00-16.15 Refleksionspause 16.15-16.45 Oplæg fra Odense City Campus og drøftelse af strategi 16.45-17.15 Oplæg fra Fjernundervisningen og drøftelse af strategi 17.15-18.00 Opsamling 18.00-18.30 Pause 19.00 Middag. Herefter uformelle drøftelser