Prækvalifikationsbetingelser Begrænset EU-udbud af levetidsforlængelser, præventivt vedligehold og ombygninger af lodsbåde for DanPilot Side 1 af 11
1 Indledning Nærværende prækvalifikation og efterfølgende udbud vedrører indgåelse af rammeaftaler på levetidsforlængelser, præventivt vedligehold og ombygninger af DanPilots lodsbåde (herefter benævnt DanPilot). Udbuddet gennemføres som et begrænset udbud i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/17/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af kontrakter inden for vand- og energiforsyning, transport samt posttjenester ( forsyningsvirksomhedsdirektivet ) samt BEK nr. 936 af 16. september 2004 om fremgangsmåderne ved indgåelse af kontrakter inden for vand- og energiforsyning, transport samt posttjenester. Udbuddet er bekendtgjort i Supplement til EU Tidende (TED) ved udbudsbekendtgørelse [reference], der kan findes på http://ted.europa.eu. 2 DanPilot Den ordregivende myndighed er: DanPilot Havnepladsen 3A 5700 Svendborg udbud@danpilot.dk www.danpilot.dk Alle henvendelser, herunder spørgsmål mv., skal rettes til DanPilots rådgiver på dette udbud: Tolstrup & Hvilsted ApS Att.: Per Tolstrup Myntevej 3 8920 Randers NV E-mail: kontakt@tohv.dk 3 Kort beskrivelse af udbuddet DanPilot er en selvstændig offentlig virksomhed, som varetager lodsningsopgaver i de danske farvande hele året rundt og på alle tider af døgnet. DanPilots 29 lodsbåde bruges til at transportere lodser fra DanPilots 22 lodstationer til kundernes skibe. For at varetage lodsningsopgaverne skal lodsbådene holdes funktionsdygtige og derfor er sikring af lodsbådenes kontinuerlige drift et vigtigt element for DanPilot. DanPilot tilstræber, at vedligehold af lodsbådene varetages som levetidsforlængelser, præventivt vedligehold og ombygning af lodsbådene. Side 2 af 11
DanPilots nuværende 29 lodsbåde betegnes alle som mindre erhvervsfartøjer jf. Bekendtgørelse om Meddelelser fra Søfartsstyrelsen F, teknisk forskrift om mindre erhvervsfartøjers bygning og udstyr m.v. (BEK nr 1460 af 14/12/2010) og er i kraft af det offentlige ejerskab klassificeret som statsskibe. Det indebærer, at udenlandske havne i visse tilfælde kan stille krav om iagttagelse af særlige formalia som betingelse for, at lodsbådene kan anløbe den pågældende havn, herunder krav om forudgående tilladelse til anløb. DanPilots lodsbåde er desuden udstyret med farttilladelser udstedt af Søfartsstyrelsen. Farttilladelserne indebærer, at lodsbådene ikke må sejle mere end 25 sømil fra land. Endvidere er der geografiske begrænsninger i farttilladelserne, der indebærer, at lodsbådene ikke er registreret til sejlads i internationalt farvand. Nærværende prækvalifikationsbetingelser vedrører udbud af en landsdækkende aftale for levetidsforlængelser, præventivt vedligehold og ombygninger af lodsbådene. Levetidsforlængelserne omhandler primært udskiftning af fremdriftsmaskineriet og dertil tilknyttede håndværksydelser, som af hensyn til lodsbådenes kontinuerlige drift foretages hvert 5.-10. år. Der er primært, men ikke udelukkende, tale om smede- og elektrikerydelser. Levetidsforlængelserne skal udføres på land i overdækkede faciliteter, såsom værfter eller maskinhaller. Præventivt vedligehold omhandler primært inspektion af bådens mange systemer, med henblik på at opdage og efterfølgende udbedre eventuelle uoverensstemmelser og-/eller fejl inden de udvikler sig til fejl, der resulterer i driftstop. Inspektionerne kan være af visuel karakter, hvor et system inspiceres uden brug af værktøj/adskillelse, men det kan også være inspektioner, der kræver adskillelse og efterfølgende udmåling. Derudover vil der være tale om præventiv udskiftning af fuldt funktionsdygtige sliddele for at sikre, at de kan holde til næste gang båden er planlagt til et større eftersyn. Sekundært vil præventivt vedligehold være af mere kosmetisk karakter, hvor fx aptering opdateres eller renoveres. Præventivt vedligehold vil ikke være afgrænset til en specifik håndværksydelse og omfanget vil altid være nøje beskrevet i det enkelte miniudbud. Ombygninger omhandler ændringer af konstruktiv karakter, hvor der foretages ændringer på skrog, kabine, eller installerede systemer i forhold til tegninger, der er udarbejdet specifikt til formålet. Den årlige totale volumen vedrørende levetidsforlængelser, præventivt vedligehold og ombygninger af lodsbådene estimeres til DKK 8.000.000 ekskl. moms. Volumen er forbundet med betydelig usikkerhed, idet denne baserer sig på forventninger til 2016, hvorfor volumen udelukkende er af vejledende karakter og således ikke kan tages som udtryk for en garanteret fremtidig omsætningsstørrelse. Bilag 5 indeholder en oversigt over DanPilots lods- og bådsstationer, samt lodsbådenes daglige placering på tidspunktet for udarbejdelse af nærværende materiale. Det bemærkes, at lodsbådene flyttes efter behov og at bilag 5 således ikke kan tages som udtryk for en fast fordeling af lodsbådene. Side 3 af 11
Bilag 6 Teknisk Oversigt indeholder en kort oversigt over fremdriftsmaskineriet i den enkelte lodsbåd. Udbudsmaterialet, der fremsendes til de prækvalificerede virksomheder, vil indeholde en mere detaljeret teknisk beskrivelse af den enkelte lodsbåd. 4 Levetidsforlængelser, præventivt vedligehold og ombygninger af lodsbådene Der udbydes en landsdækkende aftale for planlagte levetidsforlængelser, præventivt vedligehold og større ombygninger af lodsbåde uanset lodsbådenes geografiske placering. Levetidsforlængelser, præventivt vedligehold og ombygninger af lodsbådene foregår på land og betragtes som værftsarbejde, hvor værftet skal administrere og forestå udførelsen af reparationer på fartøjer. Arbejdet inkluderer flere forskellige håndværksydelser. Krav til ansøgers faciliteter og de arbejdsopgaver ansøger skal kunne forestå beskrives i punkt 6 i nærværende prækvalifikationsbetingelser. DanPilot agter at indgå rammeaftaler med otte (8) tilbudsgivere. Rammeaftalerne vil blive tildelt i henhold til tildelingskriteriet laveste pris til 8 tilbudsgivere, der efter den kommende udbudsrunde har afgivet de 8 laveste priser, jf. nærmere anvisninger i udbudsmaterialet der udsendes til de prækvalificerede, forudsat der er indkommet 8 eller flere konditionsmæssige tilbud. Hvis der er indkommet færre konditionsmæssige tilbud forbeholder DanPilot sig ret til at indgå aftale med færre end 8 tilbudsgivere. De konkrete planlagte levetidsforlængelser, det præventive vedligehold og ombygninger af lodsbådene konkurrenceudsættes efterfølgende via et mini-udbud for den konkrete opgave. Ved mini-udbud konkurrenceudsættes den specifikke opgave (levetidsforlængelse, præventivt vedligehold- og-/eller ombygning af en specifik lodsbåd) blandt rammeaftalehaverne, som afgiver tilbud på den konkrete opgave. Den specifikke opgave tildeles den rammeaftalehaver, som afgiver det vindende tilbud på det enkelte miniudbud. De nærmere forhold omkring miniudbud, disses gennemførelse og konkurrencevilkår er overordnet beskrevet i følgende punkt 4.1.1, og vil være uddybende beskrevet i udbudsmaterialet, der fremsendes til de prækvalificerede virksomheder. Aftalen omhandler større opgaver som forventes varetaget som værftsarbejde, hvor følgende arbejder blandt andet udføres: Installation og udskiftning af fremdriftsmaskineri Opligning af aksler og motorer Udføring af støjmålinger jf. Meddelelser fra Søfartsstyrelsen A, arbejdsmiljø i skibe, kapitel A III B(1), fysiske arbejdsmiljøpåvirkninger, 1. januar 2006 (BEK nr 9092 af 20/12/2005), Regel 5 Måling af støj. Smedearbejde Hydraulikarbejde Overfladebehandling og malerarbejde Side 4 af 11
El-arbejde Tykkelsesmåling med ultralyd af lodsbådens skrog I forbindelse med mini-udbud vedrørende levetidsforlængelser, det præventive vedligehold og ombygninger kan der i nogle opgaver være tale om, at ansøger skal sørge for bugsering lodsbåden til værftet. Dette vil fremgå af det konkrete mini-udbud. 4.1.1 Kriterier for tildeling af specifikke opgaver Specifikke opgaver tildeles ved gennemførelse af miniudbud blandt rammeaftalehaverne. Ved gennemførslen af et mini-udbud for en specifik opgave kan DanPilot tildele opgaven enten ved brug af tildelingskriteriet laveste pris eller ved brug af tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Tildelingskriteriet laveste pris benyttes ved opgaver, hvor DanPilot kan udfærdige en konkret og fyldestgørende opgavebeskrivelse for opgaven, hvor alle vilkår er fastsat på forhånd. Tildelingskriteriet økonomisk mest fordelagtig benyttes ved komplekse opgaver, hvor opgavens karaktér fordrer særlige hensyn til udførslen af opgaven og hvor alle vilkår ikke kan fastsættes på forhånd. Ved sådanne opgaver forbeholder DanPilot sig retten til at benytte følgende underkriterier: Pris Kvalitet Tidsplan Det bemærkes, at de tilbudte priser i forbindelse med miniudbud vil omfatte arbejdsløn, materialer og transportomkostninger. Sidstnævnte vil, med mindre angives i miniudbudsmaterialet, blive beregnet af DanPilot på baggrund af en objektiv og standardiseret transportpris pr. sømil opgjort fra den pågældende lodsbåds placering til værft og retur. Nærmere oplysninger fremgår af udbudsmaterialet, der udsendes direkte til de prækvalificerede virksomheder. 5 Proces 5.1.1 Vejledende tidsplan Prækvalifikation og efterfølgende udbud gennemføres efter nedenstående vejledende tidsplan: Side 5 af 11
Aktivitet Tidspunkt Udbudsbekendtgørelse fremsendes til TED 16.09.15 Tidsfrist for at indsende spørgsmål til prækvalifikation 05.10.2015, kl. 12.00 Tidsfrist for besvarelse af spørgsmål 09.10.2015 Ansøgningsfrist 16.10.15 kl. 12.00 Fremsendelse af underretning angående prækvalifikation, herunder fremsendelse af udbudsbetingelser til de udvalgte ansøgere Tidsfrist for at indsende spørgsmål til udbudsbetingelserne Uge 44 09.11.2015, kl. 12.00 Tidsfrist for besvarelse af spørgsmål 14.11.2015 Tilbudsfrist 20.11.2015, kl. 12.00 Forventet udsendelse af underretning og standstill Uge 49-50 Forventet rammeaftaleindgåelse Uge 51 Rammeaftalen træder i kraft 1.1.2016 5.1.2 Spørgsmål til prækvalifikationen Ansøger opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til prækvalifikationsmaterialet. Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende prækvalifikationsmaterialet bedes stillet skriftligt og skal rettes til den i punkt 2 angivne kontaktperson fra Tolstrup & Hvilsted pr. e-mail, med emnet: "Spørgsmål Prækvalifikation til udbud af levetidsforlængelser, præventivt vedligehold og ombygninger af lodsbåde senest den 05.10.2015, kl. 12.00. Spørgsmål modtaget inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret senest 6 dage inden udløbet af ansøgningsfristen. Spørgsmål modtaget efter tidsfristens udløb vil blive besvaret, såfremt spørgsmålets karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefyldt for DanPilot at besvare spørgsmålet 6 dage inden ansøgningsfristen udløb. Spørgsmål modtaget senere end 6 dage inden ansøgningsfristen vil ikke blive besvaret. Side 6 af 11
Supplerende oplysninger, herunder spørgsmål og svar, vil løbende, i anonymiseret form, være at finde på DanPilots hjemmeside på adressen http://danpilot.dk/da/om-danpilot/udbud Det er ansøgers eget ansvar at holde sig ajourført med materialet på hjemmesiden. 5.1.3 Underretning Alle ansøgere vil i overensstemmelse med forsyningsvirksomhedsdirektivets artikel 49, stk. 2 samtidigt og skriftligt blive underrettet om, hvilken afgørelse der er truffet med hensyn til prækvalifikationen. 6 Ansøgning om prækvalifikation 6.1.1 Levetidsforlængelser, præventivt vedligehold og ombygning af lodsbådene Den nedenfor angivne dokumentation bedes vedlagt ansøgningen. Ansøgere som helt eller delvist undlader at vedlægge den angivne dokumentation risikerer at blive afvist. DanPilot henleder opmærksomheden på, at nedenstående dokumentation kan blive ændret i forbindelse med besvarelsen af indkomne spørgsmål, så længe dette sker indenfor de udbudsretlige rammer. 1. Ansøgers personlige forhold: Oplysninger om ansøgers identitet (Udfyldes i Bilag 2) Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring (Fortrykt formular er vedlagt som Bilag 1) 2. Økonomisk og finansiel formåen: I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår ansøger blev etableret eller startede sin virksomhed, oplysninger om ansøgers: o Resultat før skat o Egenkapital i de seneste 3 afsluttede regnskabsår, hvis tallene for denne omsætning foreligger. (Udfyldes i Bilag 2) 3. Teknisk og/eller faglig formåen: I. Referenceliste over de 3 betydeligste sammenlignelige opgaver, der er udført i løbet af de sidste tre (3) år. På denne liste bør anføres 1) kundenavn inkl. kontaktperson og telefonnummer på denne, 2) en kort beskrivelse af opgaven samt 3) oplysning om opgavens værdi pr. år. II. Beskrivelse af ansøgers interne kvalitetssikringssystem og de foranstaltninger ansøger har iværksat for at sikre og opretholde kvaliteten af de leverede ydelser for det udbudte område. Beskrivelsen kan indeholde relevant ISO-certificering mv. Side 7 af 11
III. Beskrivelse af ansøgers interne miljøforanstaltninger, som beskriver ansøgers indsats omkring de væsentligste miljøforhold, som eksempelvis håndtering af affald og kemikalier og bekæmpelse af ansøgers forurening af luft, vand og jord. Beskrivelsen kan indeholde forhold som relevant ISOcertificering; relevant miljømæssig uddannelse af medarbejdere; interne arbejdsgange for sikker håndtering af miljøskadeligt affald og kemikalier mv. Referencerne skal, jf. ovenstående underpunkt I, omhandle arbejde udført på et mindre erhvervsfartøj jf. Bekendtgørelse om Meddelelser fra Søfartsstyrelsen F, teknisk forskrift om mindre erhvervsfartøjers bygning og udstyr m.v. (BEK nr. 1460 af 14/12/2010), eller større erhvervsfartøjer. Med sammenlignelige opgaver, jf. ovenstående underpunkt I, forstår DanPilot opgaver af levetidsforlængende karakter, opgaver med karakter af præventivt vedligehold samt ombygninger, der er udført på mindre erhvervsfartøjer, jf. Bekendtgørelse om Meddelelser fra Søfartsstyrelsen F, teknisk forskrift om mindre erhvervsfartøjers bygning og udstyr m.v. (BEK nr. 1460 af 14/12/2010), eller større erhvervsfartøjer. Til dette formål bedes ansøger benytte Bilag 2. Bemærk! Såfremt der afleveres flere end 3 referencer vil alene de første 3 referencer blive vurderet. Mangler en eller flere af referencerne det udbedte indhold, vil dette kunne komme ansøgeren til skade ved vurderingen. Minimumskrav til egnethed: Det er et minimumskrav, at ansøger jf. Forsyningsvirksomhedsdirektivet art. 54, stk. 2. råder over følgende kompetencer, materiel og faciliteter ved udførelsen af levetidsforlængelser, præventivt vedligehold og ombygninger af lodsbådene: Kompetencer, egne eller via underleverandører, til at varetage de i punkt 4 beskrevne opgaver Overdækkede faciliteter, så malerarbejde kan udføres uanset årstid og vejrlig. Tilgang til maskinværksted med mulighed for spåntagende bearbejdning Tilgang til smedeværksted med mulighed for stukning, udsmedning og svejsning. Ansøger skal bekræfte opfyldelse af disse ved udfyldelse og underskrift af Bilag 2. Forventede krav i udbudsmaterialet: Side 8 af 11
Det bemærkes at der i udbudsmaterialet vil være fremsat krav til at tilbudsgivere har svejsecertifikater til at svejse i sort- og rustfast stål, samt aluminium. Det bemærkes at der i udbudsmaterialet vil være fremsat krav til at tilbudsgivere har autorisation til at udføre tykkelsesmålinger. Autorisationen skal være gældende og udstedt i henhold til Søsikkerhedsloven ( Lov om sikkerhed til Søs ), LBK nr 72 af 17/01/2014. Det bemærkes at der i udbudsmaterialet vil være fremsat krav til at tilbudsgivere har autorisation til at udføre isolationsmålinger. Autorisationen skal være gældende og udstedt i henhold til Søsikkerhedsloven ( Lov om sikkerhed til Søs ), LBK nr 72 af 17/01/2014. Det bemærkes at der i udbudsmaterialet vil være fremsat krav til at tilbudsgivere har personale med certifikat til at udføre arbejde med Epoxy og isocyanat, jf. Bekendtgørelse om arbejde med stoffer og materialer (BEK nr 292 af 26/04/2001). Det bemærkes at der i udbudsmaterialet vil være fremsat krav til at leverandører benytter MARAD, et webbaseret vedligeholdelsessystem, hvor leverandører beskriver og dokumenterer de udførte arbejder og de af leverandøren forbrugte materialer, som påkrævet i den enkelte opgave. Der vil ligeledes være fremsat krav til at ansøger foretager daglig elektronisk afrapportering i MARAD, imens den konkrete opgave udføres på værftet. DanPilot stiller system og licenser til rådighed uden beregning for rammeaftalehaver. Der skal dog påregnes tid til ½ kursusdag i anvendelse af systemet. Nærmere oplysninger herom vil fremgå af udbudsmaterialet. 7 Underleverandører Såfremt ansøgere vil basere sig på eventuelle underleverandørers formåen vedr. udvælgelseskriterierne jf. ovenstående punkt 6, skal der til ansøgningen, vedlægges en underskrevet erklæring, som er juridisk bindende for ansøger og underleverandør. (Ansøger bedes anvende skabelonen i bilag 3). Endvidere bedes punktpunkt 6.1.1, underpunkt 1 (Ansøgers personlige forhold) besvaret af både ansøger og underleverandør, ligesom punkt 6.1.1, underpkt.. 2 (Økonomisk og finansiel formåen) og underpkt. 3 (Teknisk og/eller faglig formåen) bedes besvaret af underleverandøren for så vidt angår de forhold, hvor ansøger baserer sig på dennes formåen. Der må maksimalt afleveres 3 referencer samlet for ansøger og underleverandør eksempelvis 2 fra ansøger og 1 fra underleverandør. Bemærk! Prækvalificerede ansøgere, der baserer sin ansøgning på en eller flere underleverandører, er ikke berettigede til at udskifte disse i forbindelse med tilbudsafgivelsen ligesom de tilbudsgivere, der tildeles en delaftale, ikke er berettiget til at skifte underleverandør på den pågældende delaftale uden DanPilots forudgående godkendelse. Øvrige forhold omkring brug af underleverandører ved udførelse af specifikke opgaver vil være beskrevet i udbudsmaterialet. Side 9 af 11
7.1.1 Konsortier Ved sammenslutninger af ansøgere (konsortium) skal oplysningerne, jf. punkt 6.1.1, nr. 1-3, gives for hver deltager i konsortiet. I henseende til punkt 6.1.1, nr. 2 og 3 vil det være konsortiets samlede egnethed, der vurderes, hvorfor der alene må afleveres 3 referencer for hele konsortiet. Endvidere skal det af ansøgningen fremgå, med hvilken virksomhed DanPilot kan føre afklarende drøftelser (primær kontaktperson). Bilag 4 Konsortieerklæring udfyldes og vedlægges i så fald ansøgningen. 8 Valg mellem flere kvalificerede ansøgere Blandt de prækvalifikationsansøgere, som opfylder ovenstående dokumentationskrav i punkt 6, udvælges på et objektivt og sagligt grundlag minimum 10 ansøgere, som får mulighed for at afgive tilbud, såfremt der modtages minimum det anførte antal konditionsmæssige ansøgninger. Udvælgelsen sker med udgangspunkt i bedste egnethed i forhold til den konkrete opgave vurderet på baggrund af de adspurgte informationer i henholdsvis punkt 6.1.1 pkt. 2 (økonomiske nøgletal) og pkt. 3 (referencer). Særligt referencerne vil have betydning for udvælgelsen i henhold til bedste egnethed. Udbuddet omfatter primært de i punkt 4 beskrevne opgaver, hvorfor ansøgere der ikke har eller forventer at kunne tilvejebringe de fornødne kompetencer, inden aftalestart, opfordres til ikke at ansøge. 9 Ansøgnings- og formkrav 9.1.1 Ansøgning Ansøgning bedes mærket med emnet: "Ansøgning - Prækvalifikation DanPilot og Må ikke åbnes ved postservice. Ansøgningen skal være DanPilot i hænde senest den 16.10.15 kl. 12.00 på følgende adresse: Tolstrup & Hvilsted ApS Myntevej 3, 8920 Randers NV Att.: Per Tolstrup Det samlede ansøgningsmateriale bedes afleveret i form af 1 skriftligt eksemplar samt 1 digitalt eksemplar (vedlagt som USB-stik). Ved uoverensstemmende oplysninger imellem det skriftlige og digitale eksemplar vil det skriftlige danne grundlag for udvælgelsen. Manglende oplysninger i enten det skriftlige eller det digitale eksemplar anses ikke som uoverensstemmende oplysninger. Ansøger bærer ansvaret for, at ansøgning når rettidigt frem. Side 10 af 11
DanPilot er berettiget, men ikke forpligtet, til at indhente manglende oplysninger, såfremt dette kan ske i overensstemmelse med LBK nr. 712 af 15. juni 2011 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter, jf. dennes 12. 10 Sprog Ansøgningen skal være på dansk eller engelsk. Bilagsmateriale af generel karakter må være på svensk, norsk, tysk eller engelsk. Såfremt DanPilot anmoder om det, skal ansøger sørge for oversættelse af bilagsmateriale til dansk. Oversættelsen sker i så fald for ansøgers regning. 11 Ejendomsret Ansøgningsmaterialet betragtes som DanPilots ejendom, og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for udarbejdelse af ansøgningsmateriale i forbindelse med prækvalifikationen. 12 Åbning af indkomne ansøgninger Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af ansøgningerne. Side 11 af 11