Rapportering for 3. kvartal 2013 Opførelse af Nyt OUH Side 1 af 16
Indholdsfortegnelse 1. Indledning...3 2. Kortfattet status...3 3. Rapportering...3 3.1 Byggeriets fremdrift...3 3.2 Projektets økonomi...5 3.3 Risikovurdering:...7 3.3.1 Beskrivelse af væsentligste risici...7 3.3.2 Andet igangværende risikoarbejde...9 3.4. Kvalitet og indhold...9 3.5. Afvigelser i forhold til bilag 5 Generelle principper...9 4. Bilag:...10 4.1. Bilag 1: Tidsmæssig fremdrift...10 4.2. Bilag 2: Kvartalsvis forbrug af de deponerede midler...10 4.3. Bilag 3: Risikobilag med score og vurderingsark...10 4.4. Bilag 4: Økonomisk færdiggørelse (observationer) Samlet...11 4.5. Bilag 5: Generelle principper...12 Side 2 af 16
Rapportering for 3. kvartal 2013 Nyt OUH 1. Indledning Den somatiske del af Nyt OUH er et kvalitetsfondsstøttet byggeri. Projektet blev med Regionsrådets beslutning i 2008 igangsat og forventes afsluttet i 2021. Det samlede byggeri vil udover den somatiske del også omfatte psykiatrien ligesom der vil ske en sammenfletning med det Sundhedsvidenskabelige Fakultet på Syddansk Universitet. 2. Kortfattet status Figur 1: Projektets status Samlet status Økonomi Tid Kvalitet Dispositionsforslaget er siden sidste rapportering blevet yderligere konkretiseret. Totalrådgiver har dog i perioden henvendt sig til projektorganisationen med henblik på en tidsmæssig forlængelse af dispositionsforslagsfasen. Forhandlinger vedrørende dette pågår. I perioden er der truffet beslutning om Helhedsplanen for området ligesom der er truffet valg mht. nyt byggeteknisk paradigme. Endvidere er VVM (Vurdering af Virkninger på Miljøet) sendt til godkendelse hos Naturstyrelsen. Kommende politiske beslutninger vedrører godkendelse af en opdateret styringsmanual, indstilling om ansøgning om statslig lånefinansiering til opnåelse af bygningsklasse 2020, godkendelse af udbetalingsanmodning samt godkendelse af dispositionsforslag. 3. Rapportering 3.1 Byggeriets fremdrift Siden sidste rapportering er arbejdet med dispositionsforslaget yderligere konkretiseret. Formålet med dispositionsforslaget er bl.a., på baggrund af byggeprogrammet som blev vedtaget i regionsrådet 17. december 2012, at placere alle rum i den samlede hospitalsstruktur. Dispositionsforslaget forventes på nuværende tidspunkt forsinket. Der pågår p.t. forhandling mellem projektorganisationen og totalrådgiver vedrørende størrelsen af forsinkelsen samt fordelingen af de økonomiske konsekvenser i forbindelse hermed. P.t. forventes at ansøgningen om godkendelse i Regionsrådet flyttes fra primo 2014 til medio 2014. En forsinkelse af dispositionsforslagsfasen betyder også en forskydning af de efterfølgende faser herunder projektforslagsfasen, hvilket betyder en Side 3 af 16
regionsrådsgodkendelse ultimo 2015/primo2016 af projektforslaget. Sidste indflytning forventes stadig at ske i 2021, dog senere end oprindeligt forudsat. Tidsforlængelsen fremgår af figuren i bilag 1. Der forhandles ligeledes om den økonomiske konsekvens af tidsforlængelsen. Det vurderes dog, at boniteten af de afsatte reserver er tilstrækkelig til at kunne dække en eventuel økonomisk forpligtigelse inden for den af Regionsrådet givne anlægsbevilling med tilhørende rådighedsbeløb. I forhold til nyt byggeteknisk paradigme er der i perioden truffet valg om model herfor. På baggrund af det kvalificeringsarbejde der har pågået siden november 2012 herunder resultaterne af teknisk og klinisk mock-up, besluttede styregruppen i september at basere den videre projektering af Nyt OUH på central ventilation i OP og Billeddiagnostik og decentrale vandbaserede anlæg på det øvrige sygehus. Innovationsudvalget blev på dets møde 19. september informeret herom. Herudover er den Tekniske mock-up, opført i forskerparken i forbindelse med paradigmet, overdraget til Syddansk Sundhedsinnovation med erhvervsfremme til hensigt. Denne er blandt andet blevet fremvist for en international delegation i forbindelse med den internationale konference Hospital Innovation afholdt af Region Syddanmark. Risikomæssigt skal den valgte løsning i forbindelse med det tekniske paradigme i den kommende periode yderligere specificeres. På styregruppens møde i september blev endvidere truffet beslutning om Helhedsplanen for området. Den trufne beslutning betyder en flytning af hele serviceområdet til syd for ringvejen på terræn jævnfør nedenstående figur. Forslaget blev vurderet som det forslag der samlet set sikrer hospitalet den bedste logistiske betjening, optimale fremadrettede udvidelsesmuligheder og fleksibilitet, og som samtidig bedst fastholder projektets grundlæggende ambition om det grønne hospital i menneskelig skala med godt arbejdsmiljø. Illustration af helhedsplanens betydning Side 4 af 16
VVM (Vurdering af Virkninger på Miljøet) er i perioden blevet afsendt rettidigt til godkendelse i Naturstyrelsen. Jævnfør figur 2 og det underliggende datagrundlag i bilag 4.4 ligger det akkumulerede forbrug under den akkumulerede investeringsprofil, hvilket understøtter ovenstående forventning om, at kunne dække en eventuel økonomisk konsekvens af projekteringens forsinkelse Figur 2: Byggeriets økonomiske fremdrift, årets pl. Byggeriets økonomiske fremdrift - hele projektet 8.000 7.000 6.000 Forbrug i mio. kr. 5.000 4.000 Revideret Akk. Investeringsprofil (mio. kr.) 3.000 Forbrug 2.000 1.000 0 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 Det bemærkes, at der ikke indgår en oprindelig investeringsprofil idet denne, jævnfør regnskabsinstruksen, først vil indgå efter godkendelse af udbetalingsanmodning, planlagt til 1. halvår 2014. 3.2 Projektets økonomi Projektets bevilling på 6,3 mia. kr. (09-PL) forventes overholdt. Nedenstående skema viser status på budget, forbrug og byggefremdrift for den somatiske del af Nyt OUH. Side 5 af 16
Skema 1: Kvartalsvis status på økonomi og byggefremdrift Delprojektoversigt Årets priser Samlet budget Oprindeligt budget Korrigeret budget Forbrug pr. 30.09.13 Forbrug og udgiftsbehov Disponeret forbrug til 30.09.13 Forventet resterende forbrug Forventet samlet forbrug Evt. difference : budget og forventet (a) (b) (c) (d) (e=b+c+d) (a-e) Planlagt Realiseret færdiggør færdiggør elsesgrad elsesgrad Bygherreudifter 414,6 117,5 297,1 414,6 0,0 28% 28% Projektrådgivning 570,1 137,1 433,0 570,1 0,0 24% 23% Grundkøb 223,3 5,1 218,1 0,0 223,3 0,0 2% 2% Byggeudgifter (incl. Logistiske systemer mv.) 3.723,8 3.723,8 3.723,8 0,0 Inventar og apparatur 1.127,6 9,4 1.118,2 1.127,6 0,0 1% 1% Mio. kr. Byggeriets fremdrift (stade) Procent Reserve til reigionsrådets disposition 161,4 161,4 161,4 0,0 Reserve til prisregulering 0,0 0,0 0,0 Evt. andre relevante reserveposter 606,2 606,2 606,2 0,0 0% 0% I alt investeringsramm e 0,0 6.826,9 269,0 218,1 6.339,8 6.826,9 0,0 0,0 0,0 Under budgettet til byggeudgifter indgår 160 mio. der reelt hører under IT, apparatur og inventar. Årsagen er, at budgettet til logistiske systemer mv. er valgt placeret under byggeudgifterne da de logistiske systemer (f.eks. rørpost) er stærkt bygningspåvirkende, jf. opstillingen i det vedtagne byggeprogram. Det bemærkes endvidere, at forbruget indeholder ca. 7,5 mio. kr. for den psykiatriske del af Nyt OUH, hvilket vil blive omkonteret inden næste faseregnskab. Der er tale om en mindre afvigelse mellem realiseret og planlagt færdiggørelsesgrad for så vidt angår bygherreudgifter og projektrådgivningen. Denne afvigelse afspejler en kapitaliseret effekt af forsinkelsen beskrevet i afsnit 3.1. Skema 2 viser projektets økonomi fordelt på år. Udgiftsprofilen er meget afhængig af projektets tidsplan, udbudsstrategi mv. og er derfor behæftet med stor usikkerhed. Først ultimo 2015/primo 2016 når der foreligger et projektforslag og man derved har en opdeling i delprojekter vil udgiftsprofilen kunne angives med en vis sikkerhed. Skema 2: Projektøkonomi og udgiftsprofil for hele projektet. 2008* 2009* 2010* 2011* 2012* 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 I alt I alt 09-pl PL indeks 100,0 100,0 101,0 102,8 105,4 106,8 108,5 108,5 108,5 108,5 108,5 108,5 108,5 108,5 108,5 Årets priser Mio. kr. Delprojektoversigt Bygherreudgifter 3,4 15,7 25,2 25,8 33,4 35,6 39,2 41,4 44,1 34,5 32,6 32,6 32,6 14,7 4,0 414,6 388,1 Projektrådgivning 0,0 0,0 0,0 16,0 59,6 71,3 54,3 54,7 58,8 58,0 56,4 56,4 56,4 28,2 0,0 570,1 529,1 Grundudgifter 0,0 0,0 0,0 5,1 0,0 0,0 0,0 218,1 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 223,3 206,1 Byggeudgifter (incl. Logistiske systemer mv.) 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 212,8 638,4 638,4 638,4 638,4 638,4 319,2 0,0 3.723,8 3.433,1 IT, apparatur og inventar 0,0 0,0 0,0 0,5 5,0 17,5 19,4 97,2 180,9 180,9 180,9 180,9 180,9 83,8 0,0 1.127,6 1.040,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Reserve til reigionsrådets disposition 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 18,1 18,4 18,4 18,4 18,4 18,4 18,4 18,4 9,2 5,2 161,4 149,1 Reserve til prisregulering 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Evt. andre relevante reserveposter 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 34,6 103,9 103,9 103,9 103,9 103,9 52,0 0,0 606,2 558,9 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 I alt investeringsramme 3,4 15,7 25,2 47,4 97,9 142,5 131,3 677,2 1.044,5 1.034,1 1.030,5 1.030,5 1.030,5 507,0 9,1 6.826,9 6.304,4 - heraf change requests 0,0 0,0 - heraf reserver i alt 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 18,1 18,4 53,1 122,3 122,3 122,3 122,3 122,3 61,2 5,2 767,6 708,0 - heraf IT, udstyr, apparatur (excl. Logistiske systemer mv.) 0,0 0,0 0,0 0,5 5,0 17,5 19,4 97,2 180,9 180,9 180,9 180,9 180,9 83,8 0,0 1.127,6 1.040,0 I forhold til skema 2 bemærkes det, at der er tale om et forventet forbrug i 2022 til trods for projektets forventede afslutning i 2021. Beløbene er afsat til at dække projektopfølgning som f.eks. 1-års gennemsyn og evaluering af effektiviseringsgevinster jævnfør regnskabsinstruksen m.m. 0,0 Side 6 af 16
Som nævnt i afsnit 3.1 pågår forhandlinger om den økonomiske konsekvens af forsinkelsen. Det vurderes dog, at boniteten af de afsatte reserver i fasen og projektet som helhed er tilstrækkelige til at kunne dække en eventuel økonomisk forpligtigelse. 3.3 Risikovurdering: Der er i projektet identificeret nogle fokuspunkter, som der løbende følges op på. Nedenstående oversigt viser de 8 væsentligste risici identificeret i projektet. Nedenfor er hver risiko beskrevet, samt tiltag der er iværksat for at nedbringe de enkelte risici. Figur 3: Projektets hovedrisici Nr. Id. Risikoemne Økonomi Tid Kvalitet Dispositionsforslagsfase 1 38 Nyt teknisk paradigme Uændret Uændret Uændret 2 20 Sammenfald af udbud med andre superhospitaler / stort udbud - få aktører Uændret Uændret Uændret 3 36 IT-understøttelse af logistik på Nyt OUH Uændret Uændret Uændret 4 41 Manglende forankring af projektet hos brugerne Ny Ny Ny 5 43 Manglende tiltrækning og fastholdelse af kvalificerede medarbejdere Ny Ny Ny 6 35 Gamle og nye software-systemer skal integreres Uændret Uændret Uændret 7 23 Indeksregulering: Divergens mellem PL-indeks og byggeomkostningsindeks Uændret Uændret Uændret 8 32 Mangel på klar governancestruktur mellem DDH og projektgennemførsel på OUH Ny Ny Ny I forhold til senest kvartalsrapportering er risiko nr. 4, 5 og 8 blevet tilføjet i oversigten. Risiko vedr. varmeforsyningsloven (risiko nr. 5 i seneste kvartalsrapportering) er udgået/lagt sammen med risiko nr. 1 i oversigten jf. beskrivelse nedenfor. Ligeledes er risiko vedr. fremtidig udvidelse (risiko nr. 7 i seneste kvartalsrapportering) udgået, da der er truffet beslutning om ny helhedsplan, hvor der skabes mere plads bl.a. ved at servicefunktioner placeres uden for ringvejen. 3.3.1 Beskrivelse af væsentligste risici Risiko 1: Afledte risici af valg af Nyt Byggeteknisk Paradigme Det nye byggetekniske paradigme indebærer, at tekniske installationer drives decentralt med små anlæg, hvilket forventes at have en række fordele mht. at understøtte og sikre flere kvadratmeter til klinikformål, fremtidssikre logistiksystemet mv. Imidlertid indeholder paradigmet en række ikke-konventionelle løsninger, der skal kvalificeres. Styregruppen har i tredje kvartal truffet beslutning om, at gå videre med det nye tekniske paradigme i ca. 60% af bygningsmassen, imens konventionelle centrale anlæg anvendes i de resterende 40% af bygningsmassen. Endvidere er det besluttet at benytte vandbårne anlæg, hvorfor det vil være muligt at foretage omkobling til fjernvarmesystemet såfremt det skulle blive et myndighedskrav. En del af grundlaget for totalrådgivers indstilling, var en risikoanalyse/workshop der blev foretaget i juni måned 2013. Nu hvor der er truffet beslutning om implementeringsgrad, er der behov for en revurdering af de identificerede risici og der vil i efteråret 2013 blive foretaget en opsplitning af risiko nr. 1 til mere konkrete risici og handlingsplaner. Indtil dette arbejde er udført, er risikoniveauet fastholdt som uændret ift. seneste kvartalsrapport. Side 7 af 16
Risiko 2: Risiko for sammenfald af udbud med andre kvalitetsfondsprojekter Der er risiko for sammenfald af udbud for de større sygehusprojekter og andre store anlægsprojekter, hvilket kan påvirke markedsforholdende i en negativ retning og derved have en negativ økonomisk konsekvens som vil afspejle sig i kvaliteten. Udviklingen følges løbende, ligesom alternative tidsplanscenarier og markedsføringstiltag vurderes, der kan skabe bedre forudsætninger for konkurrence. En række forslag til hovedtidsplanscenarier forventes klar ultimo oktober 2013. Der er ingen ændring af risikovurderingen i forhold til seneste kvartalsrapportering. Risiko 3: IT-understøttelse af logistik på Nyt OUH På nuværende sygehuse findes der ingen IT-løsninger, der kan understøtte den nye måde at lave logistik på. Såfremt logistikken ikke fungerer optimalt vil det få konsekvens for alle konsekvensparametre, dog primært kvalitet (herunder drift af sygehus). IT understøttelse af logistik er en af arbejdsgrupperne i den nye fællesorganisering af logistik i projektet. Der anvendes en metodik (BPM)/modellering (som pilotprojekt) til dokumentation af behov for IT understøttelse. Endvidere planlægges en pilotafprøvning med sporing af dyre forbrugsvarer samt procedurepakninger via passiv RFID. Der er ingen ændring af risikovurderingen i forhold til seneste kvartalsrapportering. Risiko 4: Manglende forankring af projektet hos brugerne Brugerprocessen kan være vanskelig pga. mange modsatrettede interesser og hensyn til de mange fagspecialister, der deltager i brugerprocessen i kortere eller længere perioder. Endvidere indebærer projektet en omorganisering af den kliniske drift, hvorfor der skal tænkes nyt i mange henseender. Såfremt der ikke sker en tilstrækkelig forankring af projektet hos brugerne, kan det forhale beslutningsprocessen, det kan medføre krav om ændringer (omprojektering) eller mangel på accept, som fører til utilstrækkelig udnyttelse af de nye rammer, som projektet skaber. Som forberedelse til projektforslagsfasen, pågår der pt. en evaluering af brugerprocessen i dispositionsforslagsfasen. Risiko 5: Manglende tiltrækning og fastholdelse af kvalificerede medarbejdere Denne risiko repræsenterer en generel usikkerhed for alle byggeprojekter. Hvis Nyt OUH ikke er i stand til at tiltrække de bedste kompetencer indenfor sygehusbyggeri og/eller nøglemedarbejdere søger væk fra projektet, vil der være risiko for tab af viden/information, der enten går tabt eller skal opbygges igen. Dette kan få konsekvens for både tid, økonomi og kvalitet. Risikoen er særlig stor, da nærværende projekt er udfordret af de geografiske afstande der medfører rejsetid, et meget langt projektforløb, en stor organisation, samt den skillevej, som beslutning om Nyt teknisk paradigme repræsenterer. En række konkrete tiltag til minimering af denne risiko er identificeret i risikogruppen og vil blive forelagt projektledelsesgruppen i oktober måned til videre stillingtagen. Risiko 6: Softwareintegration af gamle og nye systemer Gamle og nye software-systemer skal integreres på det nye sygehus og der er systemer der skal udfases. Såfremt dette ikke lykkes kan det få konsekvens for alle konsekvensparametre. Der er derfor nedsat en strategiarbejdsgruppe med henblik på at tage hånd om risikoen. Der er udarbejdet en række anbefalinger og forslag til handling. Den videre proces ejes af OUH's og PO's ledelse. Der er ingen ændring af risikovurderingen i forhold til seneste kvartalsrapportering. Side 8 af 16
Risiko 7: Indeksregulering: divergens imellem PL-indekset og byggeomkostningsindekset Der er risiko for, at det regionale anlægs pris- og lønindeks (der regulerer finansieringsrammen) og byggeomkostningsindekset (der regulerer rådgiver- og entreprenørydelser), ikke følger den samme udvikling, hvilket vil få økonomisk konsekvens for projektet. Dermed kan der opstå behov for besparelser, der kan få betydning for kvalitet og tid (til omprojektering). Udviklingen følges tæt. Der er ingen ændring af risikovurderingen i forhold til seneste kvartalsrapportering. Risiko 8: Kompleks governancestruktur mellem Det Digitale Hospital, OUH og RSD. Der er grænseflader mellem koncept for det digitale hospital (DDH) og de mange parallelle projekter der foregår i regi af OUH og Region Syddanmark. Governancestrukturen er derved også naturligt kompleks og det er nødvendigt at udrede afhængigheder og udarbejde leveranceplaner for, at skabe de bedste forudsætninger for en koordineret indsats. Såfremt udviklingsinitiativer ikke koordineres kan det få indflydelse på alle konsekvensparametre. Notat er under udarbejdelse til afklaring af rollefordeling, ansvar og procedure. 3.3.2 Andet igangværende risikoarbejde I 3. kvartal har der været afholdt 2 risikogruppemøder, hvor resultater af risikoworkshops afholdt i 2. kvartal er blevet bearbejdet. Projektets styringsmanual er senest revideret 4. juni 2012 og godkendt i Regionsrådet 27. august 2012. En opdateret Styringsmanual for nyt OUH planlægges forelagt regionsrådet primo 2014. 3.4. Kvalitet og indhold Byggeprojektet gennemføres på en måde, så de gevinster og funktionskrav, der stilles i forbindelse med tilsagnet om støtte fra kvalitetsfonden realiseres. Der er ikke foretaget justeringer, som har konsekvenser for den nye sygehusstruktur, og derfor ingen ændringer jf. faserapporteringer af stamdata, samt ændringer der har indflydelse på trafiklysrapporteringen vedrørende kvalitet. 3.5. Afvigelser i forhold til bilag 5 Generelle principper Udgifter til flytning af genanvendt it, udstyr og apparatur mv. kan indgå i totalrammen. For Nyt OUH er det besluttet at disse udgifter afholdes udenfor anlægsrammen. Jævnfør bilag 3 afviger den benyttede risikomatrice fra de generelle principper mht. kategoriangivelsen. Nyt OUH består af både et somatisk kvalitetsfondsprojekt og regionsfinansierede psykiatriske funktioner. Til fordeling af omkostninger benyttes derfor en fordeling, hvor costdriveren er kvadratmetre. Principperne herfor er godkendt af regionens revisor og Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse. Side 9 af 16
4. Bilag: 4.1. Bilag 1: Tidsmæssig fremdrift 4.2. Bilag 2: Kvartalsvis forbrug af de deponerede midler Der vil først foreligge et kvartalsvist forbrug af de deponerede midler efter godkendelse af udbetalingsanmodningen. 4.3. Bilag 3: Risikobilag med score og vurderingsark Konsekvens Nr. Id. Risikoemne Sandsynlighed Økonomi Tid Kvalitet Dispositionsforslagsfase 1 38 Nyt teknisk paradigme 4 3 5 9 2 20 Sammenfald af udbud med andre superhospitaler / stort udbud - få aktører 4 7 1 1 3 36 IT-understøttelse af logistik på Nyt OUH 3 5 5 9 4 41 Manglende forankring af projektet hos brugerne 5 5 5 5 5 43 Manglende tiltrækning og fastholdelse af kvalificerede medarbejdere 5 3 5 3 6 35 Gamle og nye software-systemer skal integreres 3 7 5 7 7 23 Indeksregulering: Divergens mellem PL-indeks og byggeomkostningsindeks 5 3 1 1 8 32 Mangel på klar governancestruktur mellem DDH og projektgennemførsel på OUH 3 5 5 5 Side 10 af 16
4.4. Bilag 4: Økonomisk færdiggørelse (observationer) Samlet År Oprindelig Akk. Investeringsprofil (mio. kr.)* Pct. af total Revideret Akk. Investeringsprofi l (mio. kr.)** Pct. af total Akkumuleret forbrug (mio. kr.) Pct. af total 2008-1 0,0 #DIV/0! 0,0 0,0% 0,0 0,0% 2008-2 0,0 #DIV/0! 0,0 0,0% 0,0 0,0% 2008-3 0,0 #DIV/0! 0,3 0,0% 0,3 0,0% 2008-4 0,0 #DIV/0! 3,8 0,1% 3,8 0,1% 2009-1 0,0 #DIV/0! 5,4 0,1% 5,4 0,1% 2009-2 0,0 #DIV/0! 6,9 0,1% 6,9 0,1% 2009-3 0,0 #DIV/0! 12,6 0,2% 12,6 0,2% 2009-4 0,0 #DIV/0! 21,3 0,3% 21,3 0,3% 2010-1 0,0 #DIV/0! 24,4 0,4% 24,4 0,4% 2010-2 0,0 #DIV/0! 33,7 0,5% 33,7 0,5% 2010-3 0,0 #DIV/0! 38,9 0,6% 38,9 0,6% 2010-4 0,0 #DIV/0! 49,4 0,7% 49,4 0,8% 2011-1 0,0 #DIV/0! 60,0 0,9% 60,0 1,0% 2011-2 0,0 #DIV/0! 66,7 1,0% 66,7 1,1% 2011-3 0,0 #DIV/0! 72,6 1,1% 72,6 1,1% 2011-4 0,0 #DIV/0! 102,3 1,5% 102,3 1,6% 2012-1 0,0 #DIV/0! 117,1 1,7% 117,1 1,9% 2012-2 0,0 #DIV/0! 153,9 2,3% 153,9 2,4% 2012-3 0,0 #DIV/0! 165,4 2,4% 165,4 2,6% 2012-4 0,0 #DIV/0! 189,6 2,8% 189,6 3,0% 2013-1 0,0 #DIV/0! 224,1 3,3% 207,0 3,3% 2013-2 0,0 #DIV/0! 258,7 3,8% 235,0 3,7% 2013-3 0,0 #DIV/0! 295,4 4,3% 269,0 3,9% 2013-4 0,0 #DIV/0! 332,1 4,9% 2014-1 0,0 #DIV/0! 366,1 5,4% 2014-2 0,0 #DIV/0! 398,6 5,8% 2014-3 0,0 #DIV/0! 431,0 6,3% 2014-4 0,0 #DIV/0! 463,4 6,8% 2015-1 0,0 #DIV/0! 632,7 9,3% 2015-2 0,0 #DIV/0! 802,0 11,7% 2015-3 0,0 #DIV/0! 971,3 14,2% 2015-4 0,0 #DIV/0! 1140,6 16,7% 2016-1 0,0 #DIV/0! 1401,7 20,5% 2016-2 0,0 #DIV/0! 1662,9 24,4% 2016-3 0,0 #DIV/0! 1924,0 28,2% 2016-4 0,0 #DIV/0! 2185,1 32,0% 2017-1 0,0 #DIV/0! 2443,6 35,8% 2017-2 0,0 #DIV/0! 2702,1 39,6% 2017-3 0,0 #DIV/0! 2960,7 43,4% 2017-4 0,0 #DIV/0! 3219,2 47,2% 2018-1 0,0 #DIV/0! 3476,8 50,9% 2018-2 0,0 #DIV/0! 3734,5 54,7% 2018-3 0,0 #DIV/0! 3992,1 58,5% 2018-4 0,0 #DIV/0! 4249,7 62,2% 2019-1 0,0 #DIV/0! 4507,4 66,0% 2019-2 0,0 #DIV/0! 4765,0 69,8% 2019-3 0,0 #DIV/0! 5022,6 73,6% 2019-4 0,0 #DIV/0! 5280,3 77,3% 2020-1 0,0 #DIV/0! 5537,9 81,1% 2020-2 0,0 #DIV/0! 5795,5 84,9% 2020-3 0,0 #DIV/0! 6053,2 88,7% 2020-4 0,0 #DIV/0! 6310,8 92,4% 2021-1 0,0 #DIV/0! 6437,5 94,3% 2021-2 0,0 #DIV/0! 6564,3 96,2% 2021-3 0,0 #DIV/0! 6691,1 98,0% 2021-4 0,0 #DIV/0! 6817,8 99,9% 2022-1 0,0 #DIV/0! 6820,1 99,9% 2022-2 0,0 #DIV/0! 6822,4 99,9% 2022-3 0,0 #DIV/0! 6824,7 100,0% 2022-4 0,0 #DIV/0! 6826,9 100,0% Side 11 af 16
4.5. Bilag 5: Generelle principper Rapporteringen er lavet efter seneste regnskabsinstruks til behandling af tilskud fra Kvalitetsfonden til sygehusbyggeri pr. 24. maj 2013. Regnskabsmæssige principper Generelt er udgifterne vedrørende kvalitetsfondsprojekterne bogført i overensstemmelse med Budget- og regnskabssystem for regioner, ligesom anvendt regnskabspraksis er i overensstemmelse med regionsrådets beslutning herom (senest optrykt i forbindelse med årsregnskabet for 2011). Herudover er der anvendt følgende regnskabspraksis. Omkostningsbaseret opgørelse Der er tale om en omkostningsbaseret opgørelsesmetode, hvor skyldige forpligtigelser til feriepenge og eventuelle tjenestemandspensioner indgår i det opgjorte forbrug. Udgifter i forbindelse med revision og controlling Regnskabsinstruksen åbner mulighed for, at revisionshonorarer i forbindelse med kvalitetsfondsfinansierede byggerier kan finansieres udenfor projektet af regionen. Dette er valgt i Region Syddanmark, hvorfor disse udgifter ikke indgår i det opgjorte forbrug. Ligeledes indgår udgifter til regionens centrale afdeling, Projektorganisation for Sygehusbyggeri, ikke i det opgjorte forbrug. Periodisering I rapporteringen indgår fakturaer, der er bogført/modtaget efter rapporteringsperiodens udløb. Disse fakturaer er indregnet, såfremt følgende kriterier er opfyldt: - vedrører arbejde udført i rapporteringsperioden - er modtaget men ikke bogført i rapporteringsperioden - skal betales - overstiger 250.000 kr. ekskl. Moms Hvis det med sikkerhed kan fastslås, at der vil blive fremsendt fakturaer fra leverandører, som ikke er modtaget endnu, er disse også periodiseret i henhold til ovenstående kriterier. Der foretages desuden en samlet vurdering af de fakturaer, der ligger under 250.000 kr., således at det samlede beløb, der ikke periodiseres maksimalt udgør 2 mio. kr. Løn til personale Såfremt der er tale om medarbejdere der arbejder deltid på kvalitetsfondsprojektet udarbejdes timesedler. For øvrige medarbejdere udgøres dokumentationen af ansættelsesaftale med efterfølgende tillæg til ansættelsesaftalen. It, udstyr apparatur mv. Udgifter til samlede leverancer fra leverandører af it, udstyr og apparatur mv., herunder f. eks. udgifter til specifik kabling og ledningsføring til leverancen indregnes i den samlede totalramme. Ligeledes indregnes udgifter til rådgivning i forbindelse med anskaffelse af it, udstyr og apparatur. Side 12 af 16
Genanvendelse af it, udstyr og apparatur mv. It, udstyr og apparatur mv. kan genanvendes i tilknytning til kvalitetsfondsbyggerierne. Genanvendelsen ændrer ikke den fastsatte ramme til it, udstyr og apparatur. Udgifter inden for rammen til it, udstyr og apparatur mv. kan afholdes også i årene efter kvalitetsfondsbyggeriets ibrugtagning. Region Syddanmark har endnu ikke taget stilling til, om det er relevant at udskyde udgifter vedr. rammerne til it, udstyr og apparatur til årene efter kvalitetsfondsbyggeriernes ibrugtagning. Flytning: Udgifter til flytning Udgifter til flytning af genanvendt it, udstyr og apparatur mv. kan indgå i totalrammen. I Region Syddanmark er det besluttet, at flytteudgifter vedr. projektet i Aabenraa afholdes uden for totalrammen. Indirekte udgifter Indirekte udgifter kan vælges finansieret indenfor totalrammen ud fra de givne kriterier beskrevet i afsnit 6.2 i regnskabsinstruksen. Indirekte udgifter finansieres i Region Syddanmark udover totalrammen. Andet Vedligeholdelsesudgifter til nyopførte bygninger før disse indgår i driften kan vælges finansieret udenfor totalrammen. Der er på nuværende tidspunkt ikke taget beslutning omkring, hvorvidt dette vælges finansieret udenfor totalrammen i Region Syddanmark. Donationer De kvalitetsfondsstøttede projekter kan modtage hele donationer. En hel donation modregnes ikke i totalrammen. De kvalitetsfondsstøttede projekter kan modtage delvise donationer. I så fald skal regionens følgeudgifter til donationen afholdes indenfor totalrammen. I projekter, hvor der er tale om en omkostningsfordeling, vil en evt. deling af følgeomkostningerne skulle drøftes med Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse. Region Syddanmark har ikke modtaget donationer i regi af de kvalitetsfondsstøttede projekter. Opgørelse af færdiggørelsesgrad I skema 1 opgøres en planlagt og realiseret færdiggørelsesgrad. Realiseret færdiggørelsesgrad er udtryk for en vurdering foretaget af projektledelsen. Den planlagte færdiggørelsesgrad udregnes ved at anvende tal fra forrige rapportering. Her findes det samlede forbrug plus estimatet for næste kvartal, dette holdes op i mod budgettet og giver den planlagte færdiggørelsesgrad. Trafiklysrapportering Der benyttes trafiklysrapportering i figur 1 i afsnit 2, kortfattet status. Farvemarkeringen fastsættes ud fra en overordnet betragtning. Inden for rammerne Inden for rammerne, men der skal være ekstra opmærksomhed Rammerne er overskredet, eller der er væsentlig risiko for, at det vil ske Side 13 af 16
Farvemarkeringen vurderes af projektledelsen. Foruden farvemarkeringen angives i feltet en udviklingsmarkering (uændret, forværret eller forbedret), der viser en evt. ændring i forhold til forrige kvartalsrapportering. Der angives en farvemarkering for hver fase samt for det samlede projekt. Det er regionsrådets seneste beslutning, der er afgørende for udgangspunktet. Risikovurdering Projekterne klassificerer risici ud fra økonomi, tid og kvalitet. Af disse rapporteres de 5-15 største risici afhængig af projekt og stade, der kan indtræde indenfor det kommende år (figur 3). Der rapporteres på bruttorisici, såfremt der ikke er igangsat proces for risikominimerende tiltag, og ellers rapporteres der på nettorisici. De største risici angives med en farvemarkering og for risici, der også optrådte i seneste kvartalsrapportering, angives en udviklingsmarkering. Sandsynligheden for risikoen opgøres på en skala fra 0-4, hvor 0 svarer til lav sandsynlighed og 4 til høj sandsynlighed. Konsekvensen, hvis risikoen indtræffer, opgøres for økonomi, tid og kvalitet også på en skala fra 0-4, hvor de enkelte kategorier er nærmere defineret i projekternes risikohåndbog. Trafiklysrapporteringen operationaliseres derefter med udgangspunkt i nedenstående matrix, der viser den sammenvejede effekt. En ændring i risikoens farvemarkering vil fremgå af skemaet som en henholdsvis forbedring eller forværring. Ændringer i risikoscore indenfor en farve vil fremstå som uændret. Nytilkomne risici angives med ny. Konsekvens Sandsynlighed 0 1 2 3 4 0 0 0 0 0 0 1 0 1 2 3 4 2 0 2 4 6 8 3 0 3 6 9 12 4 0 4 8 12 16 Af bilag 3 fremgår scoren for de enkelte risici fordelt på sandsynlighed, økonomi, tid og kvalitet. Her fremgår vurderingsskalaen for de enkelte projekter også. Vurderinger af økonomisk konsekvens er opgjort i årets priser. Byggeriets fremdrift Trafiklysrapportering for byggeriets fremdrift fremgår af bilag 1. Figuren, der opdeler delprojekterne på faseniveau, er operationaliseret på følgende måde: - Grøn = Ingen forsinkelser - Gul = Forsinkelser der ikke har indflydelse på den kritiske vej - Rød = Forsinkelser på kritisk vej Trafiklyset for fremdrift opgøres ud fra, om en forsinkelse er på den kritiske vej eller i forhold til kritiske afleveringsfrister. Vurderingen foretages af projektledelsen. Side 14 af 16
Der angives farvestatus for hver fase og eventuelle forsinkelser, såvel som hvornår disse kan indhentes, fremgår af stiplet markering og anden baggrundsfarve. Pile angiver, om der er tale om forsinkelser eller indhentelse af forsinkelser. Det er regionsrådets seneste beslutning, der er afgørende for udgangspunktet. Definitioner af tabelindhold Generelle definitioner på tværs af projekterne er: Figur 2 I figuren for byggeriets økonomiske fremdrift fremgår 3 kurver, henholdsvis: - Kurve for projektets realiserede forbrug fordelt på kvartaler - Investeringsprofilen der ligger til grund for udbetalingsanmodningen - Den kvartalsvise reviderede investeringsprofil Figuren suppleres med figurer for hver enkelt opstartet fase i det pågældende projekt, dog ikke projektafdelinger og lignende. Et projekt påregnes som opstartet, når der indgås kontrakt med rådgiver. Afsluttede faser vises ikke. Skema 1 Kolonnen Oprindeligt budget er budgettet benyttet i forbindelse med udbetalingsanmodningen til Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse. Kolonnen er blank indtil godkendelse af udbetalingsanmodningen. Kolonnen Korrigeret budget er seneste budget. Kolonnen Disponeret forbrug dækker over et nettobeløb over juridisk bindende indgåede aftaler. Det vil sige, at beløbet i kolonnen reduceres i takt med forbruget på de indgåede aftaler. Ansættelsesaftaler for projektmedarbejdere og lign. disponeres dog ikke. Skema 2 Linjen heraf change request dækker over bruttobeløb. Beløbet er en summering af de enkelte besparelseselementer. Da disse i nogle tilfælde vil være gensidigt udelukkende, er der tale om et bruttobeløb og altså ikke et beløb, der til fulde kan realiseres. Fordelingen på år sker ud fra, hvornår besparelsen kan realiseres, mens deadline for beslutningen om en given realisering fremgår af det aktuelle besparelsesemne i besparelseskataloget, der rapporteres årligt. Omkostningsfordeling Samtidig med det kvalitetsfondsfinansierede somatiske byggeri opføres på nogle matrikler andre anlægsprojekter. Dette betyder flere snitflader imellem projekterne og kræver en klar opsplitning af projekterne. Costdriveren er som udgangspunkt antal kvadratmetre medmindre andet giver et mere retvisende billede. Aabenraa Der er anvendt en fordelingsprocent på familiehuset på 19,61 %. Denne er fremkommet ved at tage psykiatriandel og sammenstille med udgiften til familiehuset ud fra entreprisekontrakterne. Familiehuset er valgt, da det er vurderet at være repræsentativt for byggeriet. Herudover er der indgået nogle konkrete aftaler om deling af nogle konkrete Side 15 af 16
regninger, som vedrører både somatik og psykiatri f.eks. fælles kunstkonkurrence. Beskrivelsen af denne fordeling er godkendt af Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse den 2.9.2013. Side 16 af 16