Ph.d.-udvalget Fakultetskontoret på HUM og SAMF Fibigerstræde 5 Postboks 159 9100 Aalborg Sagsbehandler: Merete B. Rasmussen Telefon: 9940 9593 Email: mg@adm.aau.dk Dato: 24-06-2016 Sagsnr.:2015-021-00444 Referat af møde i ph.d.-udvalget ved Det Humanistiske Fakultet den 13. juni 2016 Til stede: Anette Therkelsen (AT), Hanne Mette O. Ridder (HMOR), Antje Gimmler (AG), Brady Wagoner (BW), Christian Jantzen (CJ), Trine Lund Thomsen (TLT), Helene P. Nielsen (HPN), Paul McIlvenny (PM), Marianne Høgsbro (MH), Jeanette M. Arboe (JMA), Mette Bjerring (MB), Anne-Lone Bråten pkt. 7-8 (ALB), Merete B. Rasmussen (MBR). 1. Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at dagsordenen godkendes Godkendt 2. Template for progress reports og principper for godkendelse Det indstilles, at ph.d.-udvalget drøfter template for progress reports, bl.a. mhp. at tydeliggøre formålet med progress reports og krav til formen. I bilag findes den nuværende version samt SAMFs template til inspiration, hvor den mundtlige del af evalueringerne også er indarbejdet. Endvidere indstilles det, at ph.d.-udvalget drøfter, hvilke principper der danner baggrund for godkendelse af progress reports. Der var enighed om at indarbejde følgende ændringer i skabelonen for progress reports: - Det skal fremgå tydeligere, at dokumentet er fortløbende og at man skal kunne følge progressionen; det skal stå explicit, at man skal skrive i samme dokument - Der skal opfordres til at bruge ph.d.-planen som udgangspunkt for progress reports. Det skrives ind i skabelonen for ph.d.-planen, at der følges op på denne via progress reports - Hvis det er muligt i det nye PhDManager, vil det være en fordel, at ph.d.-plan og progress reports ligger sammen i PhDManager - Det skal uddybes, hvad der menes med comments on supervision - Indskrivningsperiode tilføjes øverst - Det skal udspecificeres, at det er AAU teaching obligation der er tale om og antal timer tilføjes - Der tilføjes krav til omfang af punktet vedr. afhandlingens progression - Der tilføjes et punkt vedr. status på manuskript Ift. PhDManager er der et ønske om, at genopretning også køres via systemet, således at man har fuldt overblik over hele forløbet, hvad angår progress reports og genopretning. Der udarbejdes udkast, som rundsendes til ph.d.-udvalget til kommentering. På den basis vurderes, om der er behov for at arbejde yderligere med dokumentet, f.eks. i en arbejdsgruppe.
3. Vejledning til afholdelse af mundtlige evalueringer Det indstilles, at ph.d.-udvalget drøfter hovedpunkterne i en vejledning til afholdelse af mundtlige evalueringer med udgangspunkt i SAMF-modellen Det blev besluttet, at: - 12 mdr. evalueringen afholdes i forskningsgruppen mhp. at sikre den ph.d.-studerendes forankring i forskningsgruppen - Programleder skal i videst muligt omfang deltage i den mundtlige evaluering efter 12 mdr., idet at der ofte også tales trivsel. Programleder deltager ikke nødvendigvis i den mundtlige evaluering efter 30 mdr. - Hovedvejleder skal indkalde til de mundtlige evalueringer. Bivejleder deltager i begge mundtlige evalueringer. - Der kan indkaldes en ekstern opponent ved den mundtlige evaluering efter 30 mdr. (præforsvar). De økonomiske forudsætninger skal afklares. Endvidere blev det drøftet, hvorvidt man kunne indføre Musikterapis krav om, at litteratur review skal være afsluttet efter 12 mdr. som et krav i alle programmerne. På Musikterapi arbejdes der med elaborate proposal efter 6-12 mdr, hvilket Musikterapi ønsker at fastholde under den nye model. - Der udarbejdes udkast til vejledning til afholdelse af mundtlige evalueringer til drøftelse på næste møde - Økonomien ift. mundtlig evaluering og præforsvar skal afklares. 4. Godkendelse af forlængelser Det indstilles, at ph.d.-udvalget drøfter, hvordan det sikres, at hovedvejleder aktivt forholder sig til sandsynligheden for færdiggørelse i sin udtalelse ifm. ph.d.-studerendes ansøgning om forlængelse, herunder drøftes template for ansøgning om forlængelse. Ansøgning om forlængelse skal italesættes som en positiv mulighed for den ph.d.-studerende og ikke en trussel om udskrivning. Det er i den forbindelse vigtigt, at ph.d.-studerende gøres opmærksomme på muligheden for at indlevere afhandlingen på et senere tidspunkt, såfremt de udskrives. Det er vigtigt at tænke vejlederperspektivet ind, idet den nye fælles procedure tydeliggør, at vejlederforholdet afsluttes efter den ph.d.-studerende udløber og udskrives. Det blev påpeget, at ansøgninger altid skal udarbejdes i samarbejde med hovedvejleder og indeholde en detaljeret tids- og arbejdsplan. Det skal samtidig fremgå, at vejleder er indforstået med planen. - Ansøgningsskemaet revideres og udsendes til kommentering - Erfaringer med forlængelsesproceduren tages op i ph.d.-skolelederkredsen - Ph.d.-skolen sender fremover kopi af information om forlængelser til programleder, så de er orienterede om status på forlængelse og udskrivning. 5. Retningslinjer for hovedvejledere Det indstilles, at ph.d.-udvalget drøfter og godkender udkast til retningslinjer for hovedvejledere. Vigtigt at sparring og feedback fremgår på listen - Det tilføjes, at hovedvejleder er sparringspartner for den ph.d.-studerende gennem hele forløbet
- Inexperienced rettes til new - Det tilføjes, at supervisor stiller forslag om medlemmer af bedømmelsesudvalget, så det ikke fremstår som om vejleder udpeger medlemmerne - Der skal være konsekvent sprogbrug ift. AAU supervisors mv. - Det tilføjes, at vejleder skal være bekendt med regler og bekendtgørelse. - Dokumentet revideres ift. ovenstående punkter - Fremover vedlægger ph.d.-skolen supervisors responsibilities i indskrivningsbrevet til den ph.d.- studerende for at sikre forventningsafstemningen mellem ph.d.-studerende og vejleder. 6. Handleplan for ph.d.-skolen Det indstilles, at ph.d.-udvalget drøfter og godkender udkast til handleplan for ph.d.-skolen Ph.d.-udvalget godkendte handleplanen med følgende bemærkninger: - Det skrives ind i handleplanen, at studenterorganisationsområdet skal afsøges, herunder hvordan man kan booste DELPHI fremover. Handleplanen rundsendes og formidles ud til relevante parter efter revision Programmerne bringer dokumentet op på møder med vejledere og ph.d.-studerende. 7. Kursusansøgninger Det indstilles, at ph.d.-udvalget godkender følgende kursusansøgninger: Skriverliv om at blive og være et skrivende menneske, forår 2017 (HCCI) Kursusansøgningen blev godkendt med følgende bemærkninger: - Man kunne overveje at køre dette kursus som fælleskursus fremover - Kursusholder spørges om muligheden for at afholde kurset på engelsk - Der skal udarbejdes en primær- og sekundær litteraturliste - Der gives midler til frokost fra efteråret 2016 gælder derfor også dette kursus Der blev omdelt en kursusansøgning fra Læring: Researching Peace: International institutions, International Law and World Politics (PhD winter school). Der var flere kommentarer vedr. budgettet ift. opdelingen mellem HUM og SAMF og ift. hvilke udgifter kursuspuljen bør dække, når ph.d.-kurser afholdes ifm. en konference. Kursusansøgningen sendes i skriftlig høring efter mødet og principperne drøftes med SAMF-ph.d.-skolen. - Det skal afklares, om Flowskrivning og Skriverliv dækker forskellige aspekter - På det kommende møde diskuteres det, hvor mange ECTS, der kan tages som proceskurser - Standardnormerne for kurser revideres, således at der fra efteråret 2016 også gives midler til frokost (sandwich og vand) - Den omdelte kursusansøgning sendes i skriftlig høring og principper drøftes med SAMF 8. Vejlederkursus Det indstilles, at ph.d.-udvalget beslutter, om der skal udbydes et vejlederkursus for erfarne vejledere. Udbydes på tværs af ph.d.-skolerne
Det blev besluttet at udbyde det foreslåede vejlederkursus for erfarne vejledere. Under dette punkt blev det ligeledes drøftet, hvorvidt vejlederkurser bør være obligatoriske. Det blev besluttet at gøre deltagelse i vejlederkurser obligatorisk fra og med 2016. Hvis man er aktiv vejleder, skal man have været på kursus inden for en femårig periode. 9. Ph.d.-afhandlingens omfang Det indstilles, at ph.d.-udvalget drøfter, hvorvidt der bør fastsættes et maksimalt sideantal for ph.d.- afhandlinger, i stedet for de nuværende anbefalinger. Flere oplever problemer med meget lange afhandlinger. Den nuværende formulering i studieordningen er kun en anbefaling. Punktet tages op på et kommende møde. Det undersøges, hvilke regler øvrige HUM-ph.d.-skoler har for dette. 10. Orientering Status fra programmerne Under dette punkt blev det påpeget, at det er problematisk med nye regler vedr. beskatning af deltagergebyr for ph.d.-kurser. Det skal undersøges, om man kan argumentere for, at det er beskatning af uddannelse. Møderække med programmerne Introduktionsmøderne har vist, at der er en række fælles udfordringer på tværs af programmerne. Det drejer sig om følgende: - Ph.d.-studerendes miljø i Kbh, hvor der er få ph.d.-studerende. Det skal undersøges, om der er behov for initiativer på tværs af HUM og SAMF for at sikre volumen - Uklarhed ift. finansieringsmodeller og økonomisk ramme - Behov for fuldt finansierede stipendier ift. fastholdelse af talent - Vækst som flader ud; i nogle programmer er det en udfordring ift. at sikre vækstlag Analyse af offentlig erhvervsph.d.-ordning Der er udarbejdet en analyse af den offentlige erhvervsph.d.-ordning: http://innovationsfonden.dk/da/nyhed/analyse-af-offentlige-erhvervsphd-projekter-viser-positive-takter Der blev gjort opmærksom på, at næste deadline er 19. september 2016. Der er flere ansøgninger i pipeline. Projektet Science for Society Karrierecenteret har fået midler hjem til projekt med fokus på ph.d. Der udbydes i den forbindelse en række aktiviteter vedr. kompetenceafklaring og karriere til ph.d.-studerende. Analyse: PhD student s Research Effort and Conditions På AU er der udarbejdet en analyse med fokus på forholdet mellem vejleder og ph.d.-studerende. Det blev foreslået at bruge analysen på et vejlederkursus, bl.a. ift. forventningsafstemning mellem vejleder og ph.d. Analysen drøftes på et kommende ph.d.-udvalgsmøde.
A survival Kit for Doctoral Students and their supervisors Lene Tanggaard og Charlotte Wegener fra Institut for Kommunikation har udgivet bog om ph.d.- vejledning. TLT giver en kort anmeldelse af bogen på næste møde. 11. Eventuelt Intet at referere.