J.Nr. 6. maj 2009 REFERAT AF REPRÆSENTANTSKABSMØDE 1 VEDR. MIKROBIOLOGIBANKEN Dato: Fredag d. 24. april 2009, klokken 11:00 14:00 Sted: Statens Serum Institut (SSI), Bygning 43, Foredragssalen Fremmødte: o Bettina Lundgren, Hvidovre o Christian Ø. Andersen, Herlev o Dennis Hansen, Hillerød o Henrik C. Schønheyder, Aalborg o Jens K. Møller, MADS/Skejby o Jørgen Prag, Viborg o Marianne H. Søndergård, Herning o Michael Tvede, Rigshospitalet o Per Schouenborg, Vejle o Peter Steenberg, Autonik o Ram Dessau, Næstved/Slagelse o Svend Ellermann-Eriksen, Skejby o Thøger Gorm Jensen, Odense o Steen Hoffmann, SSI o Jytte Laila Jørgensen, SSI o Kenn S. Nielsen, SSI o Kåre Mølbak (KRM), SSI o Lars Freund (LAF), SSI o Louise B. Jørgensen, SSI o Vibeke K. Eriksen, SSI (referent). Afbud: o Birgitte Korsager, Aalborg o Ib Johansen, MedCom o Kjeld T. Jensen, Esbjerg o Niels Højby, Rigshospitalet o Poul Kjeldgaard, Sønderborg.
Referatet er skrevet med udgangspunkt i møde-agendaen. 1. Velkomst (KRM) Kort præsentation af deltagerne. 2. Godkendelse af dagsorden (KRM) Dagsordenen blev godkendt uden bemærkninger. 3. Præsentation af projekt og tidsplan (LAF) LAF gennemgik projektforløbet indtil nu samt det forløb, der er planlagt fremover (se vedhæftede fil). Under præsentationen stillede deltagerne spørgsmål. De væsentligste diskussioner er fremhævet nedenfor. Christian: Er det nemt for klinikere at se svarene? Svar: Klinikere/PL kan se svarene på sundhed.dk ved hjælp af digital signatur. KMAerne kan se hele resultatet både det oversatte svar og originalen, det kan klinikere/pl ikke (jf. slide 3, punkt 4 og 5). KMAerne har adgang til databanken enten med webadgang eller via sundhed.dk. Prag: Er der mulighed for at se foreløbige svar? Svar: Foreløbige svar er ikke en del af Mikrobiologibanken. Det, der registreres i Mikrobiologibanken, er, at der er taget en prøve samt det færdige svar herpå. Nogle KMAer har ønsket, at mellemresultater kunne findes i Mikrobiologibanken, mens andre ikke har ønsket dette. Vi har bestemt, at de ikke skal registreres. Det er vigtigt at pointere, at pengene til Mikrobiologibanken primært er bevilliget for at forbedre overvågningen af de anmeldelsespligtige sygdomme. Prag: Mht. kliniske oplysninger, hvad skal der holdes øje med/udfyldes? Svar: Nøjagtig det samme som det der udfyldes i dag. Som arbejdsgangen er i dag, skal man, når en anmeldepligtig sygdom konstateres, udfylde blanket 1515 og indsende den til SSI. Det vil i fremtiden være et ønske, at en manuel udfyldelse af blanketten ikke længere er nødvendig. Da SSI ønsker at afslutte projektet omkring Mikrobiologibanken i 2009, har SSI valgt ikke at løse opgaven med elektroniske blanketter i dette projekt. Det næste projekt kunne derfor omhandle indføring af elektroniske blanketter. Det skal understreges, at det er SSIs ønske, og at der ikke er hverken en beslutning om gennemførelse eller penge til et projekt på nuværende tidspunkt. Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse kender til SSIs ønske på dette område. Christian: Det er vigtigt med elektroniske blanketter! 2
Prag: Er Regionerne blevet spurgt om godkendelse af projektet? Svar: Der er blevet udarbejdet et brev, et til Regionerne og et til Sygehusledelserne (Brevene blev sendt pr. mail, fredag d. 24.04.09). KRM har talt med Camilla Daasnes i Datatilsynet for at få formalia i orden. Camilla er på ferie, men hun har imidlertid bekræftet, at der ikke er nogen problemer. SSI og Koncern IT (KIT) får status som databehandler. Af den grund videregives data ikke. Overførsel af data fra en KMA til Mikrobiologibanken ændrer heller ikke ved ejerskab. Thøger: Hvad hvis en patient ikke ønsker at deltage? Svar: En patient kan ikke nægte at deltage i overvågningen. Ifølge Steenberg kan brugeren af databanken have forskellige niveauer. Som udgangspunkt er det den pågældende KMA, der er ansvarlig for, at uønskede data ikke videregives, ikke Mikrobiologibankens. Marianne: Hvordan har I tænkt jer, at brugerne skal uddannes? Christian: Det må også være et succeskriterium, at der er mange, der bruger databanken! Svar: Emnet er endnu ikke diskuteret. Det er en mulighed, at uddannelse af brugerne kan foregå via e-learning, og/eller at superbrugere uddannes. Thøger: CDM tabeller hvilke skal der tages udgangspunkt i og hvordan? Går det fra tekst til kodning? Svar: Vi skal blive enige om proceduren mht. koder. Foreløbigt er der ikke valgt en central kodetabel. En mikrobiolog skal oversætte den enkelte KMAs koder til den centrale kodetabel, men teksten findes fortsat i originalen. Det, der står i fritekst, vil ikke blive oversat. Det er de lokale koder, der indrapporteres. Afsenderen vil ikke have ansvaret. En mikrobiolog eller lignende skal ansættes til opgaven. Vedkommende begynder med de anmeldelsespligtige sygdomme. Tvede: Når vi er færdige med et prøvesvar, overføres det så direkte til databanken? Svar: Ja, alle svar går direkte til databanken som kopi, derefter finder en central oversættelse sted. Det prøvenummer, den enkelte KMA bruger, overføres til banken. 4. Mikrobiologibankens organisation (KRM) KRM gennemgik sin præsentation (se vedhæftede fil). Deltagerne fremlagde sine synspunkter og kommenterede oplægget. Essensen er opsummeret i det følgende. 3
Organisation: Projektet om Mikrobiologibanken er inspireret af den landsdækkende Patobank. Navne som repræsentantskabet og forretningsudvalg går igen fra Patobanken. Formålet for repræsentantskabet er ligeledes kopieret fra Patobanken Forretningsudvalget har bl.a. til opgave at udarbejde vedtægter for repræsentantskabet Udvalget mødes efter behov. Adgang til data: Opbygget på samme måde som Patobanken Camilla Daasnes fra Datatilsynet har givet mundtligt tilsagn. Ellermann: Må man gemme data fra en anden afdeling, eller skal man gå ind hver gang? Svar: Man skal gå ind hver gang. Prag: Det virker som om, at der i stigende grad er interesse for negative resultater hvorfor? Svar: Det er grundet Sundhedsstyrelsen, sådan de har mulighed for at revurdere overvågningen. Der eksisterer ikke en overvågningspligt af negative resultater, men dette billede kan ændre sig. Eventuelt kan en KMA deltage som start. Bettina: Dette vil være med til at løfte samarbejdet mellem de lokale KMAer og SSI. Christian: Har SSI ressourcer til at hjælpe med udtræk? Svar: Patologerne betaler for hvert svar, det gør man ikke i Mikrobiologibanken. Forretningsudvalget har ikke beføjelser til at lave udtræk. Kommunikation fremover: Repræsentantskabet ønsker, at den fremtidige kommunikation foregår via nyhedsbreve og en hjemmeside, der udarbejdes til formålet Hjemmesiden kan for eksempel indeholde materiale om projektet og præsentationerne fra repræsentantskabsmødet Kommunikationen skal ikke holdes hemmeligt, det medfører kun negativ omtale Nyhedsbreve er informative, og de henvender sig direkte til modtageren Et nyhedsbrev kan for eksempel omhandle, at hjemmesiden er opdateret Et lukket forum oprettes først til sidst i projektforløbet. 4
5. Valg af forretningsudvalg (KRM) Da vi befinder os i projektfasen, ønsker repræsentantskabet at fortsætte som hidtil. Dette betyder, at et forretningsudvalg først udpeges, når vi nærmer os driftfasen. Eventuelt efter næste repræsentantskabsmøde. En KMA fra hver region bør være repræsenteret i forretningsudvalget samt en repræsentant fra Epidemiologisk afdeling, SSI. Regionerne vil spørge Specialerådet om udvælgelse til forretningsudvalget Forretningsgangen er, at al kommunikation skal gå til den ledende KMAer Der vil være en formel runde, hvor den enkelte afdelingsleder fra hver KMA udpeger en repræsentant til at sidde i repræsentantskabet. Det Forberedende Udvalg: Indtil forretningsudvalget udvælges, vil et forberedende udvalg eksistere. Udvalgets opgave er, at: udarbejde agenda til Repræsentantskabsmøde 2 skrive et udkast til forretningsorden (bygger på reglerne i Patobanken). Forretningsorden skal godkendes i repræsentantskabet skrive et udkast til vedtægter. Følgende 8 personer meldte sig frivilligt til at deltage i udvalget: Ram Dessau Christian Ø. Andersen Henrik C. Schønheyder Thøger Gorm Jensen Svend Ellermann-Eriksen Michael Tvede Bettina Lundgren Kåre Mølbak. Det blev drøftet, om behovet for enstemmighed foreligger ved en eventuel godkendelse, eller for eksempel ¾ flertal er tilstrækkeligt? Emnet omkring ansættelse af en mikrobiolog (½ årsværk) blev ligeledes berørt. Alle er enige om, at den bedst kvalificerede person skal ansættes. 5
6. Eventuelt Vedlagt er de 2 præsentationer, som henholdsvis Lars Freund og Kåre Mølbak gennemgik på mødet. Kåres præsentation er opdateret vedrørende den ændring, som Jørgen Prag nævnte med henblik på, at punkt 2 på slide 4: Repræsentantskabet skal sikre en tæt kontakt og dialog mellem de forskellige interessenter, bør indgå som et punkt under forretningsudvalget i stedet for under repræsentantskabet. Efter projektgruppens indlæg, fortalte centerchef John-Erik Stig Hansen vedrørende: Biosikring Hvad betyder den nye lov for mikrobiologisk diagnostik og forskning?. De deltagere, der er interesseret i yderligere info omkring den nye biosikringslov, er meget velkommen til at rette direkte henvendelse til Center for Biosikring og -Beredskab på cbb@ssi.dk eller telefon: 3268 8127. Vedlagt er ligeledes John-Eriks præsentation. 7. Næste møde Næste møde forventes afholdt i september/oktober 2009. Endelig dato meldes ud snarest. Tak for et godt møde! 6