HR-afdelingen Fredrik Bajers Vej 7F 9220 Aalborg Øst Tlf. 9940 9940 www.aau.dk Vejledning om overførsel af ferie ved Aalborg Universitet Regelgrundlag 6 og 7 i Finansministeriets og Centralorganisationernes Ferieaftale af 9. november 2005 Kapitel 7 Finansministeriets og Centralorganisationernes Ferievejledning af 1. januar 2006 19 i Ferieloven af 27. juni 2011 Generelt om overførsel om ferie Med ikrafttrædelsen af ferieloven af 31. maj 2000 blev det muligt for de centrale arbejdsmarkedsparter at fravige dele af loven ved kollektiv aftale. Ved indgåelse af statens ferieaftale valgte Finansministeriet og Centralorganisationerne at fravige loven ved at give ansatte, der er omfattet af statens ferieaftale, mulighed for at indgå individuel aftale med ledelsen om overførsel af ferie til det/de efterfølgende ferieår med virkning fra ferieåret 2002/2003. Hovedsamarbejdsudvalgets behandling af overførsel af ferie Reglerne for overførsel af ferie til det/de efterfølgende ferieår ved AAU blev behandlet på Hovedsamarbejdsudvalgets møde d. 17. juni 2002. På mødet besluttede HSU at henstille til, at optjent ferie som hovedregel skal afvikles i det efterfølgende ferieår efter optjeningsåret, at aftaler om overførsel af ferie skal være en undtagelse, og såfremt der er ønsker om at indgå aftaler om ferieoverførsel, skal den overførte ferie afvikles sammen med den ordinære ferie i det efterfølgende ferieår, og at aftaler om overførsel af flere ugers ferie max. kan udgøre sammenlagt 3 måneders opsparing og skal være særligt begrundet. HSU henstillede endvidere til, at drøftelsen om, hvorvidt der skal overføres ferie til det/de efterfølgende ferieår, sker i forbindelse med den årlige medarbejderudviklingssamtale. 1. Hvem har mulighed for at overføre ferie? Månedslønnede tjenestemænd, tjenestemandslignende samt overenskomstansatte 1, der enten har optjent ferie med løn fra AAU optjent ferie med feriegodtgørelse ved anden dansk arbejdsgiver 2. Hvor mange dage kan man overføre? Da det er et ufravigeligt krav, at medarbejdere, der har optjent fuld ferieret, dvs. 25 feriedage, afvikler mindst 20 dage/ 4 uger pr. ferieår, kan der det første ferieår, dvs. ved slutningen af ferieåret 2002/2003, max. overføres 1 uges ferie. Alt afhængig af antallet af uger, der er overført fra tidligere ferieår, vil medarbejderen de efterfølgende ferieår kunne øge antallet af feriedage/uger, der skal overføres. Det er dog, trods forøgelse af antallet af dage/uger, der overføres, forsat et krav, at medarbejderen afvikler mindst 20 dage/4 uger hvert ferieår. 1 Elever, der er omfattet af statens ferieaftale, har som udgangspunkt ikke mulighed for at overføre ferie, idet eleverne dels reelt kun er ansat i 2 år (2-årige uddannelsesaftaler), og dels fordi HSU har henstillet til at optjent ferie i hovedreglen skal være afviklet i det efterfølgende ferieår.
Feriehindring Kravet om afvikling af 20 dage/ 4 ugers ferie pr. ferieår kan kun fraviges, såfremt medarbejderen har været forhindret i afvikle ferie. Man kan læse mere om feriehindring på HR-afdelingens hjemmeside. Foreligger der en decideret feriehindring, kan medarbejderen, frem for at få den ikke-afviklede ferie udbetalt, indgå aftale om overførsel af ferien. Aftaler om overførsel af ferie begrundet i feriehindring er ikke begrænset til kun at omfatte 1 uge. Overførsel af ferie efter reglerne om feriehindring skal ske på særlige blanketter, som er til rådighed på HRafdelingens hjemmeside. 3. Hvordan overføres ferien? Overførsel af ferie forudsætter en individuel aftale ml. lederen af tjenestestedet og medarbejderen. Hverken lederen eller medarbejderen kan således ensidigt bestemme, at ferie skal overføres. Aftaler om overførsel af ferie skal ske på blanketten Aftale om overførsel af ferie, der kan findes på HRafdelingens hjemmeside under Blanketter. Den administrative procedure for indgåelse af aftaler om overførsel af ferie findes som bilag i slutningen af denne vejledning. Tidsfrister Aftaler om overførsel af ferie skal være indgået senest d. 30. september i samme kalenderår, som ferieåret er afsluttet. Drejer det sig fx om overførsel af ferie fra ferieåret 1. maj 2011 30. april 2012, skal aftale om overførsel være indgået senest d. 30. september 2012. Indgåede og underskrevet aftaler om overførsel af ferie skal fremsendes til HR-afdelingen mhp. godkendelse (jf. HR-afdelingens administrative procedure, som er bilagt denne vejledning) senest d. 1.10.xxxx. HR-afdelingen opfordrer til, at aftaler indgås/fremsendes til HR-afdelingen ved afslutningen af ferieåret (ultimo april), da man i modsat fald risikerer, at restferie bliver udbetalt automatisk i henhold til ferielovens regler. OBS - aftaler, der ikke er godkendt af HR-afdelingen, er ikke gyldige. 4. Hvordan afvikles overført ferie? Det er en ufravigelig regel, at overført ferie afvikles før optjent ferie 2, dvs. overført ferie afvikles før ferien, der er optjent i det forudgående optjeningsår. Er der ikke aftalt bestemte varslingsreglerne i den skriftlige aftale, varsles overført ferie efter reglerne for ordinær ferie. 5. Hvilken betaling ydes der under afvikling af overført ferie? Har en medarbejder optjent ferie med løn fra AAU får medarbejderen ved afvikling af overført ferie, den sædvanlige, fast påregnelige løn på det tidspunkt, hvor den overførte ferie holdes, dvs. er der f.eks. overført ferie fra ferieåret 2008/2009 til afvikling i ferieåret 2011/2012 beregnes lønnen, der udbetales under afvikling af den overførte ferie, ud fra den fast påregnelige løn i 2011 eller 2012. Der ydes derimod ikke særlig feriegodtgørelse på 1½ pct. ved afvikling af overført ferie, idet den særlige feriegodtgørelse altid udbetales løbende i den/de respektive ferieår, hvor ferien skulle have været afviklet. Medarbejdere, der ikke har optjent ferie med løn fra AAU, fordi ferien, der er overført, er optjent ved anden dansk arbejdsgiver, får ved afvikling af overført ferie udbetalt den feriegodtgørelse (feriebevis), der er optjent ved anden arbejdsgiver. 2 Det vil derfor være den senest optjente ferie, der i sidste ende indgår i opsparingsordningen. Side 2 af 5
6. Hvad sker der med overført ferie ved fratrædelse? Overgår en månedslønnet medarbejder til anden månedslønnet ansættelse ved AAU overflyttes den ordinære optjente ferieret til det nye tjenestested. Retten til afvikle overført ferie, dvs. til at afvikle mere end 25 dage i ét ferieår, bortfalder derimod, hvis lederen af det nye tjenestested ikke ønsker at indgå aftale om overførsel til det nye tjenestested 3. Den overførte ferie afregnes på overgangstidspunktet og udbetales herefter kontant til medarbejderen. Overgår en månedslønnet medarbejde til timelønnet ansættelse ved AAU, beregnes der feriegodtgørelse på 12½% for det løbende optjeningsår og for ordinær optjent ferie fra tidligere optjeningsår, som endnu ikke er afviklet. Beløbet udbetales via feriebevis, der tilsendes medarbejderen fra Lønkontoret. Overført ferie udbetales derimod kontant på fratrædelsestidspunktet til medarbejderen. Overgår en medarbejder til anden ansættelse uden for AAU eller til ledighed beregnes der feriegodtgørelse på 12½% for det løbende optjeningsår og for ordinær optjent ferie fra tidligere optjeningsår, som endnu ikke er afviklet. Beløbet udbetales via feriebevis, der tilsendes medarbejderen fra Lønkontoret. Overført ferie udbetales kontant på fratrædelsestidspunktet til medarbejderen. OBS - overgår en medarbejder til anden ansættelse, der er omfattet af ferieaftalen, kan den ansatte og den modtagende ansættelsesmyndighed dog indgå skriftlig aftale om, at overførte feriedage v. AAU i stedet for udbetaling overføres til det nye ansættelsesforhold til afvikling som ferie med løn ved den nye ansættelsesmyndighed. Flytter en medarbejder til udlandet og framelder medarbejderen sig CPR-registret, udbetales feriegodtgørelsen for det løbende optjeningsår og for optjent ferie fra tidligere optjeningsår samt overført ferie, som endnu ikke er afviklet, kontant til medarbejderen. Fraflytning til udlandet skal dokumenteres overfor Lønkontoret, som udbetaler feriepengene. Forlader en medarbejder helt arbejdsmarked pga. sygdom eller alder, beregnes der feriegodtgørelse på 12½% for det løbende optjeningsår og for optjent ferie fra tidligere optjeningsår, som endnu ikke er afviklet. Beløbet udbetales via feriebevis, der tilsendes medarbejderen fra Lønkontoret. Overført ferie udbetales derimod kontant på fratrædelsestidspunktet til medarbejderen. Feriebeviset kan indløses ved at sende dokumentation om udtrædelse af arbejdsmarkedet til Lønkontoret. Værdien af den samlede ferie kan også udbetales sammen med den sidste løn fra AAU. Ønskes dette, skal medarbejderen dokumentere sin udtrædelse af arbejdsmarkedet overfor HR-afdelingen i god tid inden sidste arbejdsdag (almindeligvis ca. 20 dage inden sidste arbejdsdag). Evt. tvivlsspørgsmål vedr. ovenstående bedes rettet til HR-afdelingen. HR-afdelingen, juli 2011. 3 Det påhviler medarbejderen at dokumentere overfor HR-afdelingen, at der er indgået aftale om overførsel til det nye tjenestested. Side 3 af 5
Bilag 1: Administrativ procedure ifm. indgåelse af aftale om overførsel af ferie Aftaleindgåelse En aftale om overførsel af ferie skal indgås skriftligt mellem lederen af det respektive tjenestested og den enkelte medarbejder via blanketten Aftale om overførsel af ferie, som findes på HR-afdelingens hjemmeside. Ved aftaleindgåelsen skal lederen af tjenestestedet og den enkelte medarbejder som minimum forholde sig til følgende forhold: A. Antallet af dage der skal overføres 1. Hvor mange dage skal overføres? 2. Hvad er begrundelsen for, at der er restferie? OBS - medmindre en medarbejder har været forhindret i at afvikle ferie 4, skal en medarbejder altid afvikle 20 dage/4 ugers ferie i hvert ferieår. Det er således kun muligt at overføre dage, der ligger ud over de 20 dage/4 ugers ferie, til det/de efterfølgende ferieår. B. Afviklingstidspunktet for den overførte ferie 1. Hvornår skal den overførte ferie afvikles? 2. Hvordan skal den overførte ferie afvikles? 3. Følger afviklingen af den overførte ferie de i ferieloven aftalte varslingsregler, eller er der aftalt andre varslingsregler? OBS - overført ferie varsles og afvikles som restferie, hvis ikke andet fremgår af aftalen. C. Opsigelse af aftalen 1. Kan aftalen opsiges og i givet fald på hvilke betingelser? Der gøres opmærksom på, at overført ferie ikke kan udbetales efter reglerne i ferielovens 34 b. Udbetaling af overført ferie kan kun ske i de tilfælde, hvor medarbejderen har været forhindret i afvikle ferie (feriehindring) eller ved fratrædelse. Når Aftalen om overførsel af ferie er udfyldt og underskrevet af hhv. lederen af tjenestestedet og medarbejderen, sendes aftalen til godkendelse i HR-afdelingen. OBS - når videnskabeligt personale indgår aftale om overførsel af ferie med lederen af det respektive tjenestested, skal aftalen sendes til godkendelse ved dekanen/ fakultetet inden fremsendelse til HR-afdelingen. Godkendelse Ved modtagelse af den fremsendte aftale legalitetskontrollerer HR-afdelingen aftalen. Kan aftalen godkendes, daterer og underskriver HR-afdelingen aftalen, hvorefter HR-afdelingen arkiverer aftalens på medarbejderens personsag. Endvidere sørger HR-afdelingen for at ajourføre HR-systemet med oplysninger om den overførte ferie. Kan aftalen ikke godkendes på det foreliggende grundlag, orienterer HR-afdelingen tjenestestedet herom, hvorefter lederen af tjenestestedet og medarbejderen skal indgå en ny aftale (hvis der er mulighed derfor). Den nye aftale fremsendes ligeledes til godkendelse ved (dekanen/fakultetet) HR-afdelingen. Ferieregnskab Med virkning fra ferieåret 2004/2005 skal afvikling af ferie registreres i ScanPas. 4 Se HR-afdelingens hjemmeside for særlige regler vedr. feriehindring. Side 4 af 5
Såfremt ferien, der ønskes overført, ikke er optjent ved AAU, men ved en anden dansk arbejdsgiver, beder HR-afdelingen den pågældende medarbejder om at indløse sit feriebevis og fradrager ved førstkommende lønudbetaling et beløb svarende til det antal dage, som medarbejderen ønsker at overføre. Samtidigt tildeles medarbejderen det pågældende antal feriedage med løn i det kommende ferieår. Evt. tvivlsspørgsmål vedr. ovenstående kan rettes til HR-afdelingen. HR-afdelingen, juli 2011. Side 5 af 5