DEFF Styregruppen Kort referat Møde 47 Referat Referat af DEFF styregruppemøde den 22. november 2011 kl. 10:30-14:45 hos Styrelsen for Bibliotek og Medier, mødelokale 5 Deltagere: Mai Buch (MB), Jens Thorhauge (JTH), Peter Rubeck (PR), Knud Holck Andersen (KHA), Niels-Henrik Gylstorff (NHG), Annette Winkel Schwartz (AWS), Bo Öhrström (BOE), René Olesen (ROL). Afbud: Carsten Riis (CR), Birte Christensen-Dalsgaard (BCD), Svend Larsen (SL), Lis Randa (LR). Referent: Jakob Nedergaard Mortensen (JNM). 1. Godkendelse af dagsorden MB havde den tilføjelse og ønske til dagsordenen, at dagens beslutninger mht. indstillinger ikke kom i høring grundet de korte tidsfrister i indeværende budgetår. 2. Status fra Sekretariatet BOE orienterede her om status på udvalgte initiativer. Model for tilskud Første punkt vedrørte en henvendelse fra Peter Flodin om måden og til hvem, DEFF bevilger projekttilsagn. Det kunne være en særlig udfordring for programgruppe D, at DEFF kun gav tilsagn til institutioner som biblioteker, uddannelsesinstitutioner og andre offentlige institutioner som juridisk ansvarlige - og ikke til eksempelvis private aktører og erhvervsfremmesystemet. Svaret var, at dette måtte DEFF ikke i henhold til Rigsrevisionen, bl.a. fordi juridisk ansvarlige institutioner skal have relevans for opfyldelse af DEFFs vision, mission og formål samt, at dette ville medføre en række problemer ift. udbud, konkurrence og moms. Andre offentlige, og mere utraditionelle institutioner i DEFF-sammenhæng, så som forskerparker, kunne dog godt leve op til dette. Der var ligeledes heller intet til hinder for, at de offentlige institutioner kunne indgå i partnerskaber eller kontrakter med private virksomheder under hensyntagen til almene regler for udbud o. lign. DEFF Bibliotek og Medier H.C. Andersens Boulevard 2 1553 København V Danmark Telefon +45 3373 3373 Fax +45 3373 3372 E-post deff@bibliotekogmedier.dk www.deff.dk
DEFF Licenser BOE orienterede herpå kort om det nye initiativ vedr. indtægtsdækket virksomhed i DEFF Licenser, hvor der pt. var slået to stillinger op. Det foreløbige ansøgerfelt så lovende ud. Der var nedsat en forhandlingsstrategi-gruppe, som bibliotekscheferne var indkaldt til at deltage i. Institutionsbudgetterne var i år under sjældent pres, og det handlede om at finde en fælles model for fremtiden. De foreløbige resultater viste, at dette var en god samarbejdsmodel med en række nedsættelser af prisstigninger og bedre betingelser til følge. Overordnet var dette et kendt og internationalt problem og meget tricky at håndtere, hvorfor det var særligt vigtigt at samarbejde nationalt med køberne. Open Access indsats Vedr. Open Access-indsatsen var håbet at komme nærmere en lancering af strategien med de to nye ministre, kultur- og -uddannelsesministrene. Ministerierne skulle enes om en model, som der pt. blev arbejdet på mellem FI og DEFF. JTH orienterede videre, at Open Access også indgik i det katalog om tværministerielle initiativer, som styrelsen havde lagt op til kulturministeren. Andre aktiviteter (1) Knowledge Exchange BOE orienterede videre om en række andre aktiviteter. På Knowledge Exchange Strategy Forum var der enighed om, at Danmark burde arbejde mere med forskningsdata. Der var generelt stor tilfredshed med resultaterne i 2011, og de eksisterende grupper var i færd med at lægge planer for 2012 til godkendelse i KEstyregruppen. Videnskab.dk Videnskab.dk var stadig en succeshistorie med stadig stigende trafik, nu med 250.000 unikke brugere og 1.000.000 sidevisninger månedligt. Trods succesen var der udfordringer vedr. finansieringen af arbejdet. Flere organisationsmodeller blev nu undersøgt, idet et svar fra EU om en erhvervsdrivende fond som juridisk konstruktion forekom begrænsende. Der var enighed om vigtigheden i at forelægge denne udfordring for såvel undervisnings- som uddannelsesministeren. BFI 2
BOE kunne videre berette, at den bibliometriske forskningsindikator (BFI) skulle evalueres primo 2012, dette med henblik på en eventuel senere kravspecifikation for et fremtidigt teknisk set-up. Formodningen var, at arbejdet ville fortsætte i vant og stabil gænge. DEFF Koordinationsudvalgsmøde Et kommende koordinationsudvalgsmøde søgtes planlagt ultimo januar/primo februar 2012. Andre aktiviteter (2) WAYF Vedr. WAYF var alt teknisk i god gænge. WAYF udviklede sig teknisk og trafikmæssigt tilfredsstillende (132 institutioner, 90 tjenester, 5 mio. login for perioden 1. januar - medio november 2011). Udfordringen var stadig at finde finansiering for tiden efter 2012. WAYF kan tænkes ind i et kommende Dansk e-infrastruktur Center (DEIC), en fusion af Dansk Center for Scientific Computing og Forskningsningsnettet, og muligvis delfinansieret ad den vej. Dog udestod stadig at finde en konkret betalingsløsning fra 2013. Projekt uden for styregruppe BOE orienterede slutteligt om et sidste mindre projekt fra de tidligere programgruppers (Nye Institutioners) handlingsplaner: Fremtidens uddannelser og biblioteker spiller sammen i professionshøjskolerne. Nye kommende projekter ville således udspringe af de fire nye programgrupper. 3. Programgruppernes handlingsplaner Programgrupperne havde siden sidste DEFF styregruppemøde arbejdet videre med deres handlingsplaner. Styregruppens kommentarer var søgt indarbejdet i disse, og grupperne havde haft tid til at drøfte handlingsplanerne yderligere. Programgruppe A SG fandt, at handlingsplanen for programgruppe A var meget mangelfuld. Den skulle gennemskrives og derpå genfremsendes til endelig godkendelse i styregruppen. Holdningen var, at denne programgruppes arbejde udgjorde fundamentet for meget af det andet arbejde i programgrupperne. Man måtte spørge hvilken form for fundament, man nu var i gang med at etablere. Dette særligt, hvis andre programgrupper her skulle lade sig inspirere til projektideer. Der var tilsyneladende mange gode ideer i gruppen, men de syntes ikke at fremgå af handlingsplanen og således heller ikke at 3
være bragt i en præcis ramme. Spørgsmålet var, om gruppen var rigtigt sammensat. Bo vil efterfølgende tage en dialog med gruppen, hvor sekretariatet og styregruppens forbehold vil blive drøftet. Programgruppe B Styregruppen godkendte handlingsplanen uden yderligere kommentarer, end at opskriften var blevet fulgt. Programgruppe C Styregruppen udbad sig, at programgruppe C supplerede handlingsplanen med et resumé for at følge den angivne struktur. Herpå ville handlingsplanen blive godkendt ved indsendelse til DEFF Sekretariatet. Programgruppe D Styregruppen udbad sig, at programgruppe D supplerede handlingsplanen med et resumé for at følge den angivne struktur. Det samme gjorde sig gældende for et supplerende afsnit om Bæredygtighed og kommunikation. Samtidig efterlystes en klar økonomioversigt og en oversigt over hvilke projekter, det tænktes finansieret med DEFF-midler og hvilke, der forudsatte ekstern finansiering. Det var desuden vigtigt, at handlingsplanen var en ramme og ikke en på forhånd givet oversigt over projekter. Herefter ville handlingsplanen godkendes ved indsendelse til DEFF Sekretariatet. Styregruppen (SG) bevilgede herpå midler til programgruppernes rammebudget i 2012. 4. Behandling af indstillinger Under dette punkt tog SG stilling til samtlige indkomne ansøgninger. 6. Frokost 7. Emner til fremtidige styregruppemøder Efter frokosten drøftede SG hvilke tematiske emner, der ønskedes drøftet på dets kommende møder samt procedurerne for disse. Overordnet ønskede SG at være mere involveret og angive mere strategisk retning og signalere særlige tyngdepunkter for programgrupperne. Hvad skulle DEFF fx gøre på mellemuddannelsesområdet, i krydsfeltet til produktionsvirksomheder og inden for det nye generelt? Her måtte SG på banen. Dette skulle imidlertid bunde i en god og vedvarende dialog med programgrupperne, hvilket ikke havde været tilfældet ved behandlingen af deres handlingsplaner. Denne imødekommenhed og indrømmelse af fravær af samme i processen skulle formidles til programgrupperne. 4
Der var en nyvunden erkendelse, og fornemmelse af accept fra sektoren af, at DEFF Sekretariatet samt styregruppen i forhold til Koordinationsudvalget faktisk kunne handle aktivt og gøre en forskel. Dette var en mulighed og en god anledning til at gøre nogle ting anderledes. Hvis ting skulle flytte sig, var det ikke nok, at blot programgrupperne var de udførende parter. En mere styrende SG ville pt. være problematisk, eftersom programgruppernes handlingsplaner nu var overvejende godkendt. Nu måtte de have arbejdsro i en periode. SG enedes om dette men ønskede så til gengæld i august 2012 at afholde en faciliteret 24 timers innovationscamp med programgrupperne, som kunne udgøre en form for evalueringsdag og et fælles projekt, hvor der kunne gøres status over indsatsen ift. strategien. Et sådant arrangement ville forudsætte kræfter og engagement fra SGmedlemmerne, som ville ventes at kunne stå enigt sammen som styregruppe. Herefter drøftedes konkrete temaer til kommende SG-møder, hvor fire forskellige kom på tale. Det første tema kunne dreje sig om inddragelse af en anden type aktører end de vanlige i DEFF-regi, herunder folkebiblioteker. Disse er en del lokalsamfundene i en helt anden grad end FFU-bibliotekerne, så måske der kan skabes synergier inden for den samlede sektor. Det andet tema, der ønskedes behandlet eller taget op på et højere niveau snarest, var ansættelsen af en ungdomsuddannelseskonsulent på Undervisningsministeriets område. PRU, som tidligere selv har varetaget denne funktion, fandt det ikke tilstrækkeligt, at man nu havde overladt denne rolle til én person i programgruppe B og dette kun med særligt fokus på gymnasieområdet. Dette var tænkt for snævert, for der var også andre områder og emner, fx i programgruppe A, hvor denne person kunne spille en vigtig rolle. Den helt store udfordring og det svage punkt var kommunikationen med Undervisningsministeriet, men en sådan konsulentfunktion stod og faldt med, at man fandt den rette person. BOE konkluderede, at emnet ville blive rejst igen på førstkommende møde i DEFFs koordinationsudvalg. Samtidig ville Sekretariatet fremsende PRUs tidligere afrapportering om samme til KH, som kunne opdatere denne med faglige input. Et tredje tema for et kommende SG-møde var en sektorspecifik gennemgang, hvor udfordringer i DEFFs forskellige sektorer ønskedes gennemgået og identificeret. Hvor ville DEFF kunne gøre en forskel? Dette kunne gøres i form af oplæg fra de forskellige SG-medlemmer eller folk i deres bagland og være en afdækning af udfordringer på universiteter, professionshøjskoler, erhvervsakademier, gymnasier, de nye m.fl. Det gjaldt om at identificere, hvor DEFF skulle prioritere at bruge sine midler, og hvor man kunne lave målrettede strategier. MB konkluderede, at det ville være oplagt at afholde 5
et sådant temamøde samt, at man med held kunne afholde en lignende seance med deltagelse af programgruppeformændene (fx på innovationscampen), så alle kunne opnå en fælles opfattelse af, hvad udfordringerne var. Det sidste og fjerde tema, der blev bragt op, var et forslag om at bevilge midler til noget forskning, der kunne afdække og formidle udfordringer inden for DEFFs felt. Kunne SG igangsætte noget forskningsrelateret og afsætte midler til noget anderledes som fx nye modeller for formidlingsformer? Noget tilsvarende var opstartet på Aalborg Universitet. Der syntes at mangle noget videnskabeligt underbygget materiale, som kunne anskueliggøre over for universiteterne, hvor DEFF reelt gør en forskel. Dette kunne desuden underbygge arbejdet med udbredelsen af strategiens budskaber. Det blev påpeget, at SDU har et center for oversættelse af forskningsresultater til erhvervslivet og andre interessenter. Dette kunne måske bredes ud. Sekretariatet ville udfærdige en plan arbejdet i 2012 og udsende den til kommentering i januar 2012. 8. Formidling af strategien Sekretariatet ønskede at anvende et professionelt bureau til afholdelsen af to lanceringskonferencer til februar 2012, og der var allerede afsat midler til dette af dette års budget. Programgrupperne var orienteret om de to konferencer, og de ventedes såvel at deltage som at bidrage. BOE orienterede om, at Sekretariatet ville udfærdige en pakke til DEFFs ejerministre med udkast til et fælles forord til strategien signeret af dem alle tre. Først og fremmest handlede det om at sikre sig kulturministerens deltagelse til den første konference. 9. Eventuelt Der var ikke noget til dette punkt. 6