Kvalitetshåndbog nr. 1... 4 Forord... 4 Introduktion... 6 MÅLSÆTNING... 7 Idegrundlag... 7 Kvalitetsmål... 7 Kvalitetsmålsætning...7 Personale (uddannelse og træning)... 8 Organisation... 8 ORGANISATIONSPLAN... 9 LEDELSENS ANSVAR... 10 Kvalitetspolitik... 10 Arbejds- & Miljøpolitik... 10 Eksterne kvalitetsmål... 11 Interne kvalitetsmål.... 11 Organisation... 11 Ansvar og beføjelser... 12 Generelt ansvar.... 12 Særligt ansvar og beføjelser... 12 Ressourcer... 12 Ledelsesrepræsentant... 12 Ledelsens evaluering.... 12 Møder:... 13 Kvalitetshåndbog nr. 2... 14 Kerneprocesser.... 14 Kvalitetsstyring på Terminalen... 14 Kvalitetsstyring i Distributionen... 15 Kvalitetsstyring i Bogholderiet... 15 Kommunikation mellem afdelinger:... 16 Procedure for intern postfordeling.... 16 Kontraktgennemgang / Ordreindgang... 17 1 Terminal:... 17 Grimaldi:... 17 Cobelfret:... 17 Truck Polen:... 17 Retur Til Lager:... 17 Ændringer af kontrakter... 17 2 Distribution:... 19 Byttebiler:... 19 Importørbiler:... 19 Renault Trafic:... 19 Citroen:... 19 Fiat & Alfa... 19 Flowdiagram modtagelse af bilerflowdiagram Modtagelse af Øvrige biler... 20 Flowdiagram Modtagelse af Øvrige biler... 21 Indkøb... 22 Inspektion og prøvning... 23 Processtyring... 24 Instruks for gennemførelse af intern audit... 25 1: Planlægning af auditen... 25 2: Forberedelse... 25 3: Gennemførelse... 25 4: Rapportering... 25 5: Opfølgning... 25 Interne kvalitetsaudits... 26 Auditforberedelse... 26 Intern audit plan... 26 Styring af afvigende produkter... 27 Korrigerende og forebyggende handlinger... 28 Uddannelse og træning... 29 Dokument- og datastyring... 31 Godkendelse og udstedelse af dokumenter og data... 31 Side 1 af 283
EDB IT POLITIK... 31 Dokument- og dataændringer... 32 Styring af registreringer vedr. kvalitet... 33 Instruks for den dokumentansvarlige... 34 Instruks for dokumentstyring... 34 Blanketter... 36 Korrigerende handlinger/forebyggende handlingerblanket nr. 1 36 Kvalitetsafvigelsesrapport Blanket nr. 2 37 Intern audit Blanket nr. 3 38 Årlig revision af kvalitetstyringssystemblanket nr. 4 39 Referat af møde i kvalitetsgruppenblanket nr. 8 40 Kontrolskema StikprøverBlanket nr. 10 41 Sikkerheds og miljø inspektion... 42 1: Bilterminal og klargøringshal inkl. Smedehallen... 42 2: Container terminal.... 42 Hjælpeskema / uddannelseblanket nr. 13 43 Hjælpeskema / nye folkblanket nr. 14 44 SIKKERHED & MILJØ... 45 Introduktion til Sikkerhed og Miljø mappen.... 45 Alkoholpolitik... 46 Rygepolitik.... 47 SAL s KULTUR OG VÆRDIGRUNDLAG... 48 Kvalitetshåndbog nr 3... 49 Lukning af biler på Grimaldi Navigator... 49 Tjekliste for stevedore operation ved Grimaldianløb... 50 Tømning af førerkort & Keykort (Tachograf)... 51 Fakturering af Ro-Ro... 51 ANKOMST ADVISERING.... 52 MØNSTRING AF HAVNEARBEJDERE.... 53 MÅNEDS OPTÆLLING / ARKIVERING.... 54 MÅNEDS OPTÆLLING BILER... 55 INDLÆSNING AF BILER TIL SALMAN MED GRIMALDI... 57 INDLÆSNING AF RENAULT TRAFIC TIL SALMAN... 59 INDLÆSNING AF COBELFRET... 60 CONTAINER / MAFI STOCK KONTROL.... 61 FORD SURVEY ANKOMMET MED COBELFRET... 63 FORD SURVEY ANKOMMET MED GRIMALDI... 64 GATE-IN COBELFRET / GRIMALDI... 66 PDI FORBEREDELSER TIL GRIMALDI ANLØB.... 67 PDI SKIBS-ANLØB.... 67 OVERLANDED / SHORTLANDED... 68 SKADESPROCEDURE FOR SALCHAUFFØRER... 69 RETUR TIL LAGER-BILER (OPRETTELSE)... 70 BEHANDLING AF RETUR TIL LAGER BILER (TERMINAL / PDI)... 72 Disponering:... 72 Goods Out... 73 GATEOUT / GOODS OUT AF FIAT 500 / PADA TIL WALLHAMN... 74 FITTING AF FLEXITANKE I CONTAINERE... 75 FITTING AF FLEXITANKE I CONTAINERE... 75 ÆNDRING AF OWNERCLASS I PIC-IT... 75 FAKTURERING AF FLEXITANK FITTING... 75 FITTING AF BULKPOSER I CONTAINERE... 76 ÆNDRING AF OWNERCLASS I PIC-IT... 76 Side 2 af 283
FAKTURERING AF BULKFITTING... 76 POLENBILER (MODTAGELSE, OPRETTELSE)... 77 INDSKRIVE SKADER I SALMAN... 78 INDLEVERING AF GODS ELLER KØRETØJER TIL UDSKIBNING... 79 OPMÅLING OG DONNING AF RORO... 79 ONE-STOP BOOKING AF TOMME CONTAINERE MED GRIMALDI... 80 Ændring i priser på byttebiler i SAL Management... 81 Bogføring af kørselsrapporter... 91 Tjekliste til månedsafslutning... 95 Fiat STATS... 96 POD-Upload...100 Oprettelse af byttebiler...101 Daily-Report...102 Danish Market Situation...106 Fiat Dealer Claims pr. Month...110 Procedure for done skib...112 Final Dealer claim report & Final fiat damage stats (Laves efter behov)...122 A4D...123 Coldstart af scannere:...126 Fiat skadesprocedure...127 Modtagelse af skader fra Truck Polen, Skib, PDI, Terminalen eller chaufførerne inden læsning:...127 Modtagelse af en skade på fax eller mail:...128 Hvis skaden godkendes:...129 Hvis skaden afvises:...133 Skadesrapport til direktionen...134 Manual til trækning af lister til lagerleje på bilmærkerne I SALMAN...136 Procedure for afstemning af Citroen ankommet med Cobelfret:...139 Containerregnskab...144 Bogføring af kassekladden...150 Behandling af feriekort...159 Afstem og afregn Pension Danmark...161 Afstemning af SAL kassen...171 Afstemning af Nordea...177 Oprettelse af debitor...184 Oprettelse af kreditorer i attain...184 Bogføring af leverandør faktura...185 Procedure for bogføring af kreditor faktura:...186 Chauffør løn...189 Hensættelse & periodiseringer...191 Kontrol af kontoudtog fra kreditorer...192 Manual til Indberetning af A-skat mm til ToldSkat...196 Momsafregning...206 Manual til månedsfakturering af Serviceydelser til Fiat Automobiler...207 Månedsafstemning/afregning af Kørte Fiat biler:...210 Afregning af THC & Survey på Fiat 500 & Fiat Panda til Danmark...220 Afregning af THC & Survey på Renault...220 Afregning af shunting på Renault Trafic fra DFDS til SAL-Compound...220 Afregning af THC & Survey på Volvo...221 Renault Lagerleje...221 Volvo Lagerleje...222 Ford Lagerleje...222 Opel Lagerleje...223 Procedure for Fakturering af Cobelfret anløb...223 Procedure for Fakturering af Citroen Jumper efter Grimaldi anløb...224 Procedure for Fakturering af FIAT efter Grimaldi anløb...224 Procedure for Fakturering af FORD efter Grimaldi anløb...224 Procedure for Fakturering af Opel efter Grimaldi anløb...224 Afregning af STEWEDORING efter Grimaldi anløb...225 Fiat Lagerleje...227 Side 3 af 283
Nedhentning af skattekort...231 Peak Distribution...238 Søgning på Debitor...247 Udfakturering af Haster biler...250 Udskrivning af underbilag...253 Søgning i bogførte underbilag...255 Viderefakturering af skader...257 Ændring af forhandler Fiat...258 Støtteprocesser 4... 259 STILLINGER...259 Stilling nr. 1 Formål: Selskabets direktør.... 259 Stilling nr. 2 Formål: General Manager... 260 Stilling nr. 3 Formål: Ledelses repræsentant... 260 Stilling nr. 4 Formål: Leder af bogholderiet.... 261 Stilling nr. 5 Formål: Bogholderi-assistent.... 261 Stilling nr. 6 Formål: Terminal Manager... 262 Stilling nr. 7 Formål: Portcaptain... 263 Stilling nr. 8 Formål: Terminal Assistent Manager.... 263 Stilling nr. 9 Formål: Terminal Assistent... 264 Stilling nr. 10 Formål: Transport Manager... 264 Stilling nr. 11 Formål: Transport Planner... 265 Stilling nr. 12 Formål: Timelønnet chauffør... 265 Stilling nr. 13 Formål: Timelønnet PDI & smed... 266 Stilling nr. 14 Formål: Intern Auditor (Leder af bogholderiet)... 266 OPLÆRINGSLISTER...268 1: Alle der skal færdes på terminalens område uden opsyn... 269 2: Ansatte der er på terminalen ved modtagelse af biler (ansvarlig på terminalen).... 270 3: Ansatte på bil og container terminalen.... 271 4: Ansatte på bilterminalen der skal afvokse biler... 272 5: Ansatte der skal håndtere RORO køretøjer.... 273 6: Ansatte der færdes i smede hallen uden opsyn.... 274 7: Alle der skal fitte Bulk containere (Inn-liners)... 275 8: Alle der skal fitte flexitanke i containere (Bulkheads)... 276 Tjeklister 5... 277 Tjekliste for modtagelse af Polen Biler....277 Tjekliste for afregning af Grimaldi skib...278 Tjekliste for afregning af Cobelfret anløb:...279 Ordreindgang distribution...280 Tjekliste ved SAL Compound. Lige uger Mikael Johansen / Ulige uger Casper Jensen.282 Forord Kvalitetshåndbog nr. 1 Scandinavian Auto Logistics blev grundlagt i 1999. Biler: Selskabet leverer nu, som terminal og transportør, tjenesteydelser og service til bilindustrien i forbindelse med modtagelse, transport og PDI behandling af nye modtagne biler. Containere: Videre fungerer firmaet som stevedore ved alle Grimaldi anløb i Esbjerg, vedr. lastning / losning af biler / containere. I samme forbindelse betjener firmaet container terminal med ind- / udlevering af import / eksport containere til Grimaldi s Euro-Med rute der anløber Esbjerg ugentligt. Side 4 af 283
Diverse: Kvalitetsstyring SAL Under tiden udføres Ad-hoc opgaver vedr. projektgods til lastning på MAFI, samt intern transport på Esbjerg Havn. Side 5 af 283
Introduktion Denne kvalitetshåndbog er en beskrivelse af forretningsgangene/procedurerne, der danner grundlaget for Scandinavian Auto Logistics kvalitetsstyringssystem i henhold til kravene i DS/EN 9001:2008, dog er der følgende ikke relevante krav: Udvikling og konstruktioner, Styring og overvågning af måleudstyr og Validering af processer til produktion og servicetilvejebringelse. Opbygningen af kvalitetsstyringssystemet er vist skematisk og består af: Niveau 1 (strategisk) (Bind 1) Scandinavian Auto Logistics A/S idegrundlag og strategiske målsætning. Niveau 2 (taktisk) (Bind 2 Kerneprocesser & Støtteprocesser) Procedurer for opfyldelse af det af direktionen opstillede kvalitetsstyringssystem - jvf- DS/EN 9001:2008 samt funktionsbeskrivelser. Niveau 3 (operativt ) (Bind 3) Specielle procedurer samt instruktioner og blanketter. Alle ansatte skal have kvalitetshåndbogen som EDB medie på deres PC. Chauffører og PDI der ikke sidder ved pc til dagligt vil have en pc til rådighed på terminalen. Derudover er relevante instrukser / procedurer printet i hardcopy til hver enkelt lastbil og forefindes i chaufførmappen i bilerne. Det er dokumentansvarliges ansvar, at der til enhver tid er udleveret seneste version til hver enkelt lastbil. Kerneprocesser og støtteprocesser samt kvalitetshåndbog nr. 3 indeholder selskabets Know-how, skal derfor behandles som strengt fortroligt materiale. Autorisation Nærværende kvalitetshåndbog autoriseres herved til brug i selskabet. Min underskrift tilkendegiver samtidig, at jeg forpligter mig til at leve op til de i denne håndbog beskrevne mål og politikker, og sikre at disse bliver udført. ------------------------ Henrik Otto Jensen Side 6 af 283
MÅLSÆTNING Idegrundlag SAL leverer, som stevedore, bil terminal herunder transportør samt container terminal, tjenesteydelser og service i alle led fra losning af containere samt biler. SAL distribuerer endvidere bilerne til forhandlernetværket i Danmark. Kvalitetsmål Resultatet af selskabets tjenesteydelser skal til stadighed opfylde kundernes forventninger og leve op til DS/EN 9001:2008 standardens krav. Kvalitetsmålsætning De enkelte mål opnås ved at udvikle, præstere og sælge tjenesteydelser og service kendetegnet ved: - at de producerede tjenesteydelser overholder myndighedskrav, kundekrav og egne krav. - at vi til stadighed tilstræber den perfekte betjening af vores kunder samt en kvalitetsmæssig optimering af vore ydelser. - at vi kun anvender veluddannede medarbejdere med en ajourført uddannelse - at vi løbende indhenter kundetilkendegivelser - at det påhviler samtlige ansatte dagligt at opretholde og videreudvikle kvalitetsstyringssystemet bl.a. ved at give "input" til direktionen således, at systemet til enhver tid opfylder de krav, omverdenen stiller til selskabet som en perfekt samarbejdspartner. Henrik Otto Jensen Side 7 af 283
Personale (uddannelse og træning) Kvalitetsstyring SAL Som en del af den generelle medarbejderpolitik ønsker SAL at uddanne de ansatte, så de til stadighed er ajour med udviklingen indenfor firmaets forretningsområder. Den enkelte medarbejder skal i samråd med den ansvarlig leder for afdelingen eller direktøren udfærdige en personlig uddannelsesplan, der resulterer i en optimal tilfredshed hos både den ansatte og selskabet. Der stræbes efter at opnå en høj grad af motivation, trivsel og samarbejdsevne, således at den ansatte fortsat kan være dynamisk, kreativ og resultatorienteret, alt med det formål, at den enkelte ansatte målrettet kan opfylde de krav selskabets kunder stiller. Planen gennemgåes i forbindelse med den årlige personlige samtale og opbevares i fortroligt arkiv hos direktøren sammen med andre personlige oplysninger. Organisation På næstfølgende side angives selskabets organisation. Til de nummererede stillinger skal der i bind 2 Støtteprocesser (5 Ressourcer) under tilsvarende nr. findes detaljerede jobbeskrivelser. Direktøren er ansvarlig for udarbejdelsen. Selskabets ledergruppe tegnes af direktøren. I ledergruppen indgår daglig leder for skibsafdelingen, der i direktørens fravær varetager den daglige ledelse. Side 8 af 283
ORGANISATIONSPLAN Kvalitetsstyring SAL Side 9 af 283
LEDELSENS ANSVAR Kvalitetsstyring SAL Kvalitetspolitik SAL s tjenesteydelser skal til stadighed opfylde kundens forventninger og krav. SAL vil lade kvalitetsstyringen finde sted i nøje overensstemmelse med kravene angivet i DS/EN 9001:2008. Dette indebærer bl.a.: At kundekrav, myndighedskrav samt egne krav til enhver til skal opfyldes. At planlægning og fejlforebyggelse skal være væsentlige områder inden for kvalitetsstyringen. At kvalitets forbedrende handlinger altid skal pågå. At alle medarbejdere skal have kendskab til kvalitetskravene i eget job, samt til kvalitetsstyring. At alle medarbejdere skal have til opgave at rapportere om kvalitetsafvigelser uanset årsag. Dette gælder særligt for eget arbejdsområde. At det kontrolleres om de opstillede kvalitetsmål nås. At samtlige tjenesteydelser skal slutkontrolleres og underkastes stikprøvevis kontrol for at sikre resultatet. Arbejds- & Miljøpolitik SAL vil arbejde og virke for en langsigtet og holdbar udvikling, der tager hensyn til både mennesker og miljø. Vi vil forebygge og minimere negative miljøpåvirkninger ved at holde hus med natur ressourcer, arbejde for et sundt indre miljø og formindske emission til det ydre miljø. Vi vil derfor stræbe efter miljømæssige gode valg af metoder, produkter og systemer. Vore retningslinjer for at opnå den rigtige miljømæssige adfærd er : Til stadighed at forbedre vort miljøarbejde At tilstræbe effektiv resurseanvendelse ved at tilbyde vore kunder energivenlige transport produkter At tilse at indkøbte produkter og materialer kan genanvendes og er skånsomme over for mennesker og miljø At tilstræbe et godt kendskab til gældende miljølove og bestemmelser og følge de forskrifter, der gælder for vor virksomhed At uddanne, informere og motivere medarbejderne til at udføre deres opgaver miljømæssigt forsvarligt At skabe åbenhed og dialog med medarbejderne og offentligheden om vort miljø og gøre politikken tilgængelig for alle interessenter At initiere øget samarbejde og åben dialog med vores kunder for der igennem at stimulere udvikling af nye produkter og tjenesteydelser til nytte for både miljøet og kunden At påvirke og stille miljøkrav til vore leverandører at varer og tjenesteydelser Det er direktørens pligt at sikre, at ovennævnte målsætning og politik bliver forstået, gennemført og vedligeholdt på alle niveauer i selskabet. Side 10 af 283
Eksterne kvalitetsmål. Kvalitetsstyring SAL Ingen kunde utilfredshed. Ingen kunde reklamationer efter endt ekspedition. Godt omdømme hos kunder, leverandører og myndigheder. Interne kvalitetsmål. Hurtig ekspedit af modtagne biler Hurtig afslutning af ekspederede sager, herunder fakturering Hurtig vurdering af opfyldelsesgraden af den enkelte kundes forventninger til vore tjenesteydelser Hurtig bevarelse af forespørgsler fra kunder Miljø politik. SAL vil arbejde og virke for en langsigtet og holdbar udvikling, der tager hensyn til både mennesker og miljø. Vi vil forebygge og minimere negative miljøpåvirkninger ved at holde hus med naturresurser, arbejde for et sundt indre miljø og formindske emission til det ydre miljø. Det er direktørens pligt at sikre, at ovennævnte målsætning og politik bliver forstået, gennemført og vedligeholdt på alle niveauer i selskabet. Vi vil forebygge og minimere negative miljøpåvirkninger ved at holde hus med naturresurser, arbejde for et sundt indre miljø Organisation Se organisationsplan Side 11 af 283
Ansvar og beføjelser. Generelt ansvar. Samtlige ansatte er ansvarlige for, at deres handlinger er i overensstemmelse med kvalitetsstyringssystemet. Såfremt der konstateres afvigelser fra det fastlagte kvalitetsstyringsgrundlag, skal der straks indgives kvalitetsafvigelsesrapport. Særligt ansvar og beføjelser Den enkelte medarbejders særlige ansvar og beføjelser fremgår af funktionsbeskrivelsen for den enkelte stilling. Ressourcer SAL's kvalitetsstyringssystem skal verificeres halvårligt af selskabets interne auditor. Denne er uafhængig af det personale, der har det direkte ansvar for det auditerede arbejde. Verifikationsaktiviteterne skal omfatte inspektion, prøvning og overvågning af de præsterede tjenesteydelser. Der skal udarbejdes særskilt intern audit-rapport til selskabets direktør over den foretagne audit. Inden et område eller en afdeling skal auditeres, skal samtlige ansatte i område/afdelingen skriftligt orienteres herom med mindst l uges varsel. Ledelsesrepræsentant. Funktionen bestrides af Henrik Otto Jensen. Han har ansvar for og beføjelser til at sikre, at det indførte kvalitetsstyringssystem opfylder standardens krav. Han er ansvarlig for vedligeholdelse af indførte procedurer og for ajourføring af kvalitetsstyringssystemet herunder system mapperne. Han har pligt og ret til at påtale konstaterede afvigelser i kvalitets styringssystem et og pligt til at lade disse rette. Han er ansvarlig for udvælgelsen af selskabets interne auditor. Hans / hendes indsats auditeres mindst een gang hvert halve år af selskabets direktør, der registrerer de foretagne audits. Intern auditor indgår i kvalitetsgruppen, og er direktørens nærmeste hjælper vedr. kvalitetsstyringssystemet. Ledelsens evaluering. Selskabets kvalitetsgruppe, bestående af selskabets direktør (tillige led.repr.), den interne auditor og den daglige leder af de respektive afdelinger, varetager evalueringen af kvalitetsstyringssystemets fortsatte egnethed og effektivitet. Gruppen holder møde hvert halve år. Se kvalitets dokument 18 vedr. dette møde. Dog skal møder afholdes snarest efter at pludselig opståede kvalitetsorienterede problemer er erkendt. Selskabets direktør er formand. I formandens fravær ledes møderne af Intern Auditor. Det indførte kvalitetsstyringssystem skal revideres een gang årligt af ledergruppen. Der udarbejdes særlig rapport over revisionen. Ledelsesrepræsentanten er ansvarlig for iværksættelsen. Revisionen skal omfatte en vurdering af kvalitetsstyringssystemets fortsatte egnethed til at levere de nødvendige oplysninger til ledelsen, samt dets værdi i forhold til kundekredsen. Side 12 af 283
Møder: - Ugentligt møde med Ledelsesrep. Samt daglig leder af de respektive afdelinger. - Medarbejdergruppemøder efter behov. - Halvårlige møder med alt personale. - Uformelt morgenmøde, på kontoret, med relevant personale. - Kvartals sikkerhedsmøde. - For møder i kvalitetsgruppen samt det halvårlige personalemøde og sikkerhedsudvalgets møder skal der udfærdiges referat. Side 13 af 283
Kvalitetshåndbog nr. 2 Kerneprocesser. Kvalitetsstyring på Terminalen. Terminalmanager er ansvarlig for kvalitet og for at anvende det indførte kvalitets-styringssystem. Han er ligeledes ansvarlig for at udarbejde procedurer og godkende arbejdsinstruktioner for den mest hensigtsmæssige arbejdsgang i afdelingen. Alle kvalitets dokumenter skal godkendes af minimum 2 SAL ansatte hvoraf minimum l er fra kvalitetsgruppen Disse procedurer, som danner grundlag for aktiviteterne, skal beskrives og holdes ajour for til stadighed at kunne leve op til den overordnede målsætning. Opstår der behov for nye aktiviteter og procedurer eller ændringer i allerede eksisterende, er det terminalmanagerens ansvar at indføre disse midlertidigt og sikre deres effektivitet. Han skal orientere ledelsesrepræsentanten således at kvalitets-systemet kan ajourføres og ændringen dermed gøres permanent. Selskabets dokumentansvarlige (terminalmanageren) har, uden hensyn til vedkommendes ansvar for andre opgaver, de nødvendige beføjelser til og ansvar for, at dokumentstyringskravene til afdelingen opfyldes. De ansatte i afdelingen er ansvarlige for, at de oplysninger, der er nødvendige for en tjeneste/serviceydelse, er korrekte og i overensstemmelse med kvalitetsstyrings-grundlaget og kundens krav. Daglig leder er hovedansvarlig for, at samtlige aktiviteter på terminalen er i fuld overensstemmelse med det fastlagte kvalitetsstyringsgrundlag. Skemaet på næste side udfyldes hver dag, og indsættes i mappe Tjeklister på Kvalitetsstyring s hylden på terminalen. Side 14 af 283
Kvalitetsstyring i Distributionen Transportmanager er ansvarlig for kvalitet og for at anvende det indførte kvalitets-styringssystem. Han er ligeledes ansvarlig for at udarbejde procedurer og godkende arbejdsinstruktioner for den mest hensigtsmæssige arbejdsgang i afdelingen. Alle kvalitets dokumenter skal godkendes af minimum 2 SAL ansatte hvoraf minimum l er fra kvalitetsgruppen Disse procedurer, som danner grundlag for aktiviteterne, skal beskrives og holdes ajour for til stadighed at kunne leve op til den overordnede målsætning. Opstår der behov for nye aktiviteter og procedurer eller ændringer i allerede eksisterende, er det transportmanagers ansvar at indføre disse midlertidigt og sikre deres effektivitet. Han skal orientere ledelsesrepræsentanten således at kvalitets-systemet kan ajourføres og ændringen dermed gøres permanent. Selskabets dokumentansvarlige (daglig leder) har, uden hensyn til vedkommendes ansvar for andre opgaver, de nødvendige beføjelser til og ansvar for, at dokumentstyringskravene til afdelingen opfyldes. De ansatte i afdelingen er ansvarlige for, at de oplysninger, der er nødvendige for en tjeneste/serviceydelse, er korrekte og i overensstemmelse med kvalitetsstyrings-grundlaget og kundens krav. Daglig leder er hovedansvarlig for, at samtlige aktiviteter på terminalen er i fuld overensstemmelse med det fastlagte kvalitetsstyringsgrundlag. Kvalitetsstyring i Bogholderiet??????????? Side 15 af 283
Kommunikation mellem afdelinger: Debitorer Hvis der er aftaler/kundeinformation vedrørende betaling skal bogholderiet have besked om dette. Hvis der er problemer med en faktura som er sendt til kunden, skal bogholderiet have besked om dette. Hvis der køres byttebiler for private kunder, skal disse forudbetale for transporten. Rykkerprocedure Hver måned gennemgåes debitorer, og evt. rykkere udskrives og sendes. Kreditorer Kreditorbilag bogføres af bogholderiet dagligt efter godkendelse i afdelingen. Skibsanløb - Formand laver grundlag for skibsafregning efter gældende procedure senest dagen efter skibsanløb, og aflevere dette incl. tjekliste og alle fakturagrundlag til bogholderiet. - Akkordseddel for havnearbejdere laves senest dagen efter skibsanløb til bogholderiet. Det er formandens pligt at få relevante oplysninger på nye folk jf. blanket 14 (U:/fælles dokumenter/nye folk.xls) Månedsregnskab Alle afdelinger genererer grundlag for aktuelle månedsfakturaer, og afleverer disse til bogholderiet SENEST 4. hverdag i måneden. Procedure for intern postfordeling. Bogholderiet åbner og fordeler posten i de respektive afdelinger. Den indkomne post, herunder pakker o. lign. stemples med dato-stempel, og standard godkendelsesstempel. Efter at bogholderiet har gennemgået det indkomne, fordeles diverse faktura, indkomne sager o. lign. mellem afdelingerne. Modtagne faktura fra leverandører / underleverandører kontrolleres af den ansvarlige for den respektive afdeling. Hvis den modtagne faktura er godkendt lægges originalen i den interne postbakke retur til bogholderiet. Terminalen er ansvarlig for at bytte post internt med bogholderiet minimum 1 gang dagligt. Side 16 af 283
Kontraktgennemgang / Ordreindgang 1 Terminal: Ordreindgang anses i SAL som annoncering af kommende biler. Der i dag 4 forskellige måder der kan ankomme biler til SAL-terminalen: - Grimaldi - Cobelfret - Truck Polen - Retur til lagerbiler Grimaldi: Grimaldi har 5 skibe i Euro-Med ruten som anløber Esbjerg. Overordnet plan siger anløb / operation i Esbjerg tirsdag morgen kl 07:00. Anløb kan dog forekomme alle ugens dage, og starte alle døgnets tidspunkter, jf. mønstringsregler for havnearbejdere. Grimaldi adviseres af Niels Winther med antal biler, mærke og model samt antal import / eksport & tomme containere senest 1 arbejdsdag før anløb. SAL står selv for stevedoring og modtagelse af biler fra Griamldi. Niels Winther & Co. Står for tolddeklarering af alle biler. Ved evt. problemer toldmæssigt, kontaktes terminalen af Niels Winther & Co. Evt. overlanded / shortlanded biler / containere adviseres til Niels Winther efter gældende procedure. Cobelfret: Cobelfret anløber altid Esbjerg søndag formiddag. Antal biler, mærke og model adviseres af CldN freight pr. mail fredag eftermiddag. Blue Water er stevedore på Cobelfret, og kontakter SAL fredag eftermiddag med operationsstart, antal biler og gængstørrelse på havnearbejdere. SAL modtager bilerne på terminalen, og laver tally efter tilsendt liste. Evt. overlanded / shortlanded biler adviseres til CldN freight så snart komplet tally er gennemført mandag formiddag efter gældende procedure. Mandag morgen skal alle ankomne biler synes efter gældende krav / regler udstykket fra producenten. Efter endt survey (SENEST TIRSDAG KL 14:00) adviseres Blue Water om endt survey. Herefter har Blue Water 2 timer til at komme og udføre countersurvey. Under countersurvey verificeres alle fundne skader af BWS, og BWS skriver under på vegne af Cobelfret, og får en kopi med af skadesarket. De forskellige mærker adviseres herefter efter gældende procedure. Truck Polen: Fiat Panda og Fiat 500 kommer med truck fra Tychy Polen hvor bilerne produceres. Der kommer ingen advisering fra transportøren, men FGAD kan være behjælpelig med forecast for de enkelte måneder. Videre kan også Tra.Ma. give en indikation af hvor mange panda og 500 der er på vej. Lastbilerne parkerer i læsserækkerne, og chaufføreren kommer ind på terminalkontoret med CMR fragtbreve på læsset. Terminalpersonalet modtager papirerne, og udfylder tjekliste for modtagelse af polen biler jf. procedure Polenbiler (Modtagelse og oprettelse) Retur Til Lager: Af og til kommer der biler retur til lager. Det er biler der har været distribueret til forhandlernetværket, men af den ene eller anden grund kommer retur til lager. Transport af bilerne udføres af SAL, og bestilles fra FGAD Logistik. Der kan være tale om enkelte biler, og i enkelte tilfælde kan en hel serie tilbagetrækkes. Bilerne oprettes i systemet efter gældende procedure: Retur til lager biler (Oprettelse) Ændringer af kontrakter Det er direktørens ansvar at ændringer i væsentlige kontrakter eller i et allerede afgivet tilbud dokumenteres ved udfærdigelse af tillæg / tilføjelser til eksisterende aftale / tilbud eller ved udfærdigelse af ny dokumentation. I begge Side 17 af 283
tilfælde underskriver involverede parter den ny dokumentation og denne vedhæftes den tidligere udfærdigede inden arkivering. Direktøren har ansvaret for, at berørte medarbejdere informeres skriftligt om ændringer i bestående aftaler / tilbud. Aftalerne opbevares i særskilt mappe i bogholderiet. Afgivne tilbud registreres og opbevares i samme mappe. Registeret er tilgængeligt for kunder / medarbejdere ved forespørgsel herom (for kunder dog kun egne sager). Side 18 af 283
2 Distribution: Ordreindgang i distributionen kan groft deles op i 2 dele. - Importørbiler - Byttebiler: Byttebiler: Byttebiler er biler der skal flyttes fra et sted i landet til et andet. Det kan både være fra/til forhandler og fra/til private. Ordreindgang sker via mail, fax eller telefon. Ved telefonisk henvendelse udfyldes ordreindgangs blanket. Fælles for alle ordre på byttebiler er at de skal udskrives, og arkiveres i mappen byttebiler som er i distributionen. Importørbiler: Importørbiler er biler som køres på kontrakt direkte med importøren, eller trediepart som styrer logistik (f.eks. VLC (Volvo Logistics Corporatio) der styrer al logistik vedr. Renault) PT har vi følgende kontrakter: - Renault trafic fra DFDS til SAL - Al Citroen til DAL i Vamdrup - Al distribution af fiat & Alfa til forhandlernetværk i Danmark Renault Trafic: Renault Trafic adviseres dagen før ankomst pr. mail. Distributionen opretter bilerne, og arrangerer transport til terminalen. Citroen: Citroen adviseres fra hhv. Cobelfret og Grimaldi til terminalen jf. procedurer. Terminalen indlæser bilerne i SALMAN jf. procedure, og adviserer distributionen når bilerne er klar til udlevering. Herefter planlægger distributionen kørsel af bilerne til DAL. Fiat & Alfa Fiat & Alfa distribueres til forhandlernetværket i Danmark efter FGAD ordre. Oprettelse af biler samt kørselsordre foregår via automatisk download fra Tra.Ma. jf procedure. I enkelte tilfælde kan biler omdirigeres efter FGAD s anvisninger. Side 19 af 283
Flowdiagram modtagelse af biler Ordreindgang iform af chassislister fra NW / Cobelfret Skibet oprettes i SALMAN, og der udskrives lister til pladsmanden Terminalen planlægges, og der flyttes biler så der er plads til alle nye biler Bilerne modtages, og der udføres tally efter skibslisten Alle biler gates ind med location med scanner Der ligges instruktionsbøger i Ford SALMAN tilrettes for shortshipped / overlanded Skibsanløbet afregnes efter gældende procedure Cobelfret / NW adviseres om shortshipped / overlanded Alle biler surveyes efter gældende procedure Surveyrapporter sendes til de respektive modtagere Side 20 af 283
Flowdiagram Modtagelse af Øvrige biler Kvalitetsstyring SAL Ordre modtages via Tlf, fax eller mail Ordren oprettes i SALMAN Der bekræftes overfor kunden at bilen er modtaget til kørsel Ordren printes og sættes i mappen Øvrige biler - diverse Bilen disponeres Når kørselsrapport er bogført, afregnes underbilag af bogholderiet efter gældende procedure Side 21 af 283