Anmeldelse og godkendelse af it-systemer i Danmark - Krav til myndigheders arkivdannelse Arkivar Jette H. Kjellberg
Hvordan stiller vi krav til arkivdannelsen? It-systemer skal anmeldes og godkendes af Statens Arkiver Krav til driftsversion i cirkulære nr. 9290 af 21. juni 2013 Godkendelse: At der kan laves en arkiveringsversion efter Statens Arkivers regler Krav til arkiveringsversion i bkg. 1007 af 20. august 2010
Anmeldelse og godkendelsesregler - nyt cirkulære Èt samlet regelsæt for alle typer af itsystemer (før 2 regelsæt) Alle systemer, som bevares, skal godkendes Sprogbrug, system- og sagsbegreb Fastsættelse af hvem, der skal anmelde tværoffentlige systemer mv.
Hvad skal anmeldes? Alle nye statslige it-systemer Periodeskift i tidligere godkendte systemer Væsentlige ændringer i godkendte systemer Tværoffentlige systemer, hvor en statslig myndighed har instruksbeføjelse mv. Digitaliseringsprojekter, hvor arkivalierne ønskes kasseret
Hvad menes med it-system? Alle former for digital opsamling og lagring af data, dokumenter og sager, som anvendes i den forvaltningsmæssige proces.
It-systemer kan være: ESDH-system, E-journal, fagsystem, register Systemlandskab Dokumenter af betydning på fællesdrev, intranet Indskanning af dokumentsamlinger
Anmeldelsen er delt i 2 trin Bevaringsvurdering: Skal systemet bevares/kasseres dvs. skal det afleveres til Statens Arkiver? Bevarings- og kassationsbestemmelse Godkendelse: Er det muligt at lave en arkiveringsversion af systemet? Godkendelse forhåbentlig!
Godkendelse af it-systemer med bevaringsværdige data Der skelnes mellem systemer med dokumenter og systemer uden dokumenter Der stilles forskellige krav til de to typer af systemer ved godkendelsen
Systemer uden dokumenter Systemerne skal godkendes! Formål: at sikre at der kan produceres en arkiveringsversion af data Der skal leveres teknisk dokumentation: Tabel/feltbeskrivelse ER-diagram Dokumentation for at der kan produceres en arkiveringsversion af data
Systemer med dokumenter - nyt Flere modeller for aflevering indført Sagsbegrebet er tilbage i vores regelsæt Emnebaseret registreringssystematik, f.eks. journalplan/diarieplan Registreringsinstruks Mulighed for kassation af dokumenter Ny liste på www.sa.dk over it-systemer, hvor den tekniske dokumentation er godkendt efter nærværende regelsæt
Instruks: En beskrivelse af retningslinierne for anvendelsen af it-systemet.
Instruks Formål med systemet Kvalitet og kontrol med registreringspraksis Navngivning af sager og dokumenter Beskrivelse af registreringssystematik Håndtering af lagringsformat
Instruks Tilladte filtyper Indskanningsprocedure Konvertering Ressortændringer Aflevering til Statens Arkiver
Afleveringsmodeller Model A - Periodeskift: Afgrænset periode på ca. 5 år Lukning af system/sager. Aflevering af lukket periode (metadata, sager og dokumenter) Model B - Øjebliksbillede: Øjebliksbillede ca. hvert 5. år Aflevering af dokumenter, der ikke er afleveret før, samt alle metadata fra hele systemets levetid
Afleveringsmodeller Model C afsluttede sager: Afsluttede sager ca. hvert 5. år Aflevering af sager, som er afsluttede i løbet af de sidste 5 år samt alle metadata fra hele systemets levetid Alle dokumenter, som har ligget i systemet i mere end 5 år, skal konverteres til arkiveringsformat
Tilsyn efter ca. 2 år Tilsynet skal følge op på om instruksen følges fx: Bliver de obligatoriske oplysninger om sager og dokumenter registreret? Hvilke filformater ligger i systemet? Er der dokumenter i systemet, som ikke er tilknyttet en sag? Er der et journaliseringsefterslæb? Er der sket ressortændringer og/eller konverteringer i systemet?
Spørgsmål
Oplysninger om dokumenter Dokumenttitel Dokumentdato Afsender/modtager for ind/udgående breve Lagringsform Tilhørsforhold til sag Unikt dokumentid Relationer mellem dokumenter skal registreres, f.eks. mellem e-mail og vedhæftede dokumenter - og historik på oplysningerne!
Oplysninger om sager Sagsidentifikation (f.eks. journalnummer) Sagstitel Emne fra systematisk opbygget fortegnelse, der beskriver hele systemets ressortmæssige dækningsområde (f.eks. facetter, emneord, journalplan) - og historik på oplysningerne!