Referat af DTVs Generalforsamling 2014

Referat af DTVs Generalforsamling 2014 10. marts 2014 i HIK DTVs præsident, Lars Kastberg (LK), bød velkommen. Derefter mindedes forsamlingen Gellert Beck og Birger Murillo Petersen, som er afgået ved døden siden seneste Generalforsamling. 1. Valg af dirigent Advokat Mikael Bernhoft (MB) blev valgt til dirigent. Han konstaterede, at generalforsamlingen var lovligt indkaldt ved mailudsendelse af dagsorden med bilag 15 dage forinden. 2. Præsidenten aflægger beretning Præsidenten Lars Kastbergs beretning: SPORTSLIGE RESULTATER OG ARRANGEMENTER Som I har kunnet læse af det udsendte materiale har vi en lang dagsorden foran os. Jeg vil derfor ikke detaljeret gennemgå sportslige resultater. Jeg vil dog ikke undlade at nævne, at Alan Rasmussen i starten af 2014 for 11. gang i træk blev europamester i herresingle og ligeledes europamester i herredouble. Sidste år var DTV vært for de Nordiske mesterskaber. Det er et stort arrangement, som vi fik stor ros for at have afviklet til de deltagende holds store tilfredshed. Derudover har vi afviklet et særdeles vellykket ude DM i 2013 i Aars, og det er lykkedes os at få endnu flere klubber til at afholde de meget populære DTV Toure. Vi har afholdt sektion M og Q og har afviklet vores sædvanlige Match mod Club 45. Og så afsluttede vi i lørdags vort store arrangement DM inde 2014. Vi havde indført en del ændringer for at prøve at undgå de ofte store forsinkelser på hverdage i Rundforbihallen, og det er mit indtryk, at det lykkedes. Jeg vil ved denne lejlighed rette en stor tak til alle de frivillige både DTV bestyrelsesmedlemmer og DTV medlemmer, der har gjort en kæmpe indsats for at afvikle alle disse arrangementer. Lige fra medlemmerne af Aars tennisklub, der arrangerede ude DM i 2013, til arrangørerne af inde DM herunder de dejlige køkkenpiger til turneringsudvalg osv. Uden deres indsats ville der ikke være noget DTV. Og det er, hvad jeg vil nævne om sportslige resultater. BESTYRELSENS FOKUSOMRÅDER I 2013 Nu går jeg over til at beskrive nogle af de områder, som bestyrelsen har arbejdet meget på siden seneste generalforsamling. Bestyrelsen har arbejdet på at FORBEDRE MEDLEMSKOMMUNIKATIONEN FORBEDRE DTV s ØKONOMI og MODERNISERE DTV s LOVE 1

MEDLEMSKOMMUNIKATIONEN Forbedring af økonomi gennemgås under budgettet punkt 4.2. og modernisering af DTV s love kommer under punkt 4.1. Jeg vil derfor primært omtale bestyrelsens bestræbelser på at forbedre kommunikationen med foreningens medlemmer. DTV INFO nyhedsmail I 2013 startede bestyrelsen med at udsende DTV Info. Vi ville gerne informere vore medlemmer om kommende begivenheder og om de tanker, som vi har i bestyrelsen. Vi fik meget fin respons fra mange medlemmer med mange gode forslag til løsning af de udfordringer, vi har. Vi har været glade for alle kommentarer og vil gerne fortsætte med at forbedre medlemskommunikationen. Ny hjemmeside Det bedste redskab hertil er en velfungerende hjemmeside. Vores gamle hjemmeside var ikke velfungerende og på generalforsamlingen i 2013 indvalgtes Lise Arendal med en primær opgave i at drive processen med at få en ny DTV hjemmeside. En hjemmeside er ikke noget, der kommer af sig selv. Det tager lang tid men heldigvis er projektet nu afsluttet. Lise har haft god hjælp af vores kasserer, Peter Kristiansen, og ikke mindst også af Truls Enghoff, der udover at være en dygtig tennisspiller og træner i Farum, er en troldmand til hjemmesider. Vores nye hjemmeside bliver et effektivt kommunikationsredskab og det glæder mig, at Lise fortsætter som webmaster. Bestyrelsen forestiller sig, at de enkelte DTV aktiviteter beskrives på hjemmesiden og gerne så godt, at hvert nyt medlem efter at have læst præsentationen både har fået fyldestgørende information og har fundet ud af, om lige præcis dén aktivitet er noget for hende eller ham. Men hjemmesiden bliver kun så god som vores medlemmer er med til at gøre den. Skriv indlæg og kommentarer. Det vil være med til at gøre siden til et levende forum, som alle har lyst til at læse. Vi er klar over, at den nye hjemmeside stadig mangler nogle detaljer, men den er velfungerende, opdateret og struktureret, og jeg har kun hørt den nye side rosende omtalt og det glæder mig selvfølgelig meget. Sekretær og en ansvarlig for ikke-turneringsmæssige aktiviteter Vi vil også gerne forbedre medlemskommunikationen ved at få en sekretær til bestyrelsen. Som I har kunnet læse har vi p.t. ikke en sekretær, men specielt Peter Kristiansen har trukket et stort læs på denne post. Heldigvis har Søs Stadil meldt sig som kandidat til bestyrelsesposten som sekretær. DTV har mange medlemstilbud og det er ikke alle tilbud, der retter sig mod turneringsspillere. Og det skal det selvfølgelig heller ikke være. Vi har en stor gruppe af DTV medlemmer, der ikke stiller op til DM, men som i stedet benytter DTV Tour, sektion M og Q osv. det jeg kalder ikke-turneringsmæssige aktiviteter. Det er en stor gruppe medlemmer, og vi vil meget gerne sikre, at de fortsat kan få tilbud, som de ønsker at benytte. Så for at sikre en god kommunikation mellem de personer, der står i spidsen for de aktiviteter - og DTV s bestyrelse - vil vi gerne have et bestyrelsesmedlem, der får ansvaret for disse ikke-turneringsmæssige aktiviteter, og her har Torben Olesen meldt sig. Med disse initiativer håber bestyrelsen at skabe et godt grundlag for en endnu bedre fremtidig medlemskommunikation. Og så er det heller ingen hemmelighed, at vi har brugt meget tid på at finde en afløser for Peter Kristiansen på kasserer-posten. Og det er også lykkedes om end på utraditionel vis. DTFs FORTJENSTNÅL Afslutningsvist vil jeg orientere Generalforsamlingen om, at jeg på vegne af Dansk Tennis Forbund i fredags tildelte vores tidligere præsident Birgit Hoffmeyer DTF s fortjenstnål. Tidligere har Mr. DTV Chris Hestbæk modtaget fortjenstnålen i 1989. 2

Meningen var, at Birgit skulle have haft nålen i dag, men hun er rejst på ferie til Norge så hun fik altså nålen i fredags til DM. Dirigenten konstaterede, at der ikke var kommentarer til beretningen, som blev taget til efterretning. 3. Kassereren forelægger det reviderede regnskab til godkendelse og fremlægger budget for år 2014 til orientering Godkendelse af regnskabet Kassereren Peter Kristiansen (PK) gennemgik kort regnskabet, som alle havde modtaget sammen med indkaldelsen: Budgettet for 2013 blev holdt, idet man realiserede det forventede underskud på 26.000 kr. Omlægningen af kontingentindbetalingen havde kostet et frafald på 130 medlemmer. Den nye opkrævningsform reducerer omkostningerne pr indbetaling fra 10 kr/medlem via PBS til 1,53 kr/medlem via indbetaling på hjemmesiden. Alle frafaldne medlemmer blev adspurgt om grunden til den manglende fornyelse af medlemskabet; seks svarede, at de for længst var gået på tennispension. DTV-Tourens underskud på 18.000 kr er ifølge ønske fra sidste generalforsamling specifiseret Finansielle indtægter: Alle værdipapirer blev solgt med 123 kr i underskud mod et budgetteret overskud på 10.000 kr. Turneringsudvalgsomkostninger var på budget. Administrationsomkostninger opnåede en besparelse på 20.000 kr ift budget. Medvirkende var, at nogle af kerneaktiviteterne, Fair Ladies og Kronprinsen, ikke blev afholdt. Udsendelse af nyhedsbrev pr mail i stedet for alm. post udgjorde besparelse. Der var blank revisorpåtegning af regnskabet og ingen indsigelser fra forsamlingen, men følgende havde bemærkninger: Lizzi Larsen, HIK: Undren over det skæve tal på 197.853 for kontingentindbetalinger. PK forklarede, at det skyldtes lidt sløset omregning af indbetalinger i Euro fra udlandet. Hun bemærkede, at juleturneringen kun kostede 656 kr mod de budgetterede 4000 kr, hvilket skyldtes besparelse på baneleje og indtægter fra lotteri. PK oplyste, at antallet af medlemmer var 728 pr 31/12 2013. Birgitte Kobberbøl, B93: Indskud på 75 kr til DTV Tour noteres som indtægt, hvor udgifterne ikke modregnes. Erik Bolt: Hvad sagde jeg : Nyt betalingssystem ville medføre frafald i medlemstallet. Herefter godkendtes budgettet. Fremlæggelse af budget for 2014 Kassereren PK knyttede kommentarer til det fremsendte budget for 2014: Udgiftssiden Medlemstabet vil belaste foreningen i 2014, men antallet er heldigvis steget siden årsafslutningen, pr d.d. er vi 753 medlemmer. Lige år er som regel dyrere for DTV pga afholdelse af Club 45 i Danmark, og et større antal deltagere til VM. Deltagelse i Nordiske mesterskaber vil give øgede rejseudgifter til Oslo sammenlignet med København i 2013. For at spare er Rejserefusionen nedsat med 25 %. Indtægtssiden. Indskud til DM var forhøjet, især for ikke-medlemmer. 3

DTV Tour udgifterne ser ud til at være steget, men skyldes primært at indtægterne var modregnet i 2013. PK orienterede om sin udtræden af bestyrelsen og ønskede DTV og sin efterfølger held og lykke med det nye administrationssystem, som vil gøre arbejdet nemmere. Han fortalte, at vedtægtsændringerne foreslår fremlæggelse af 2 års planer til orientering på generalforsamlingen. Forsamlingen havde mange bemærkninger ifm regnskabet og budgettet: Erik Bolt, Skovshoved: Arbejdsbyrden hos kassereren må være steget voldsomt med indførelse af det nye system, hvor der er central tilmelding/indbetaling til DTV-Touren, hvor det tidligere lå som opgave i værtsklubberne. LK svarede, at det er hans ansvar hvis kassereren evt. belastes af centralt tilmeldingsarbejde, men det er meget nemmere nu for den arrangerende klub, der ikke skal håndtere penge og udstyres med deltagerliste på forhånd forhåbentlig vil det motivere klubberne til at påtage sig værtsrollen. Samtidig er DTV fri for at skulle betale frokost for udeblivere PK svarede, at han ikke rørte en finger ved DTV-tilmeldingerne. Jesper Tvermoes, Birkerød: Budgettet bør ikke kun være til orientering på generalforsamlingen, det bør være til godkendelse. LK argumenterede imod, idet forslag på en generalforsamling ofte vedrører udgiftssiden og være uden tilsvarende finansieringsforslag. Det kan være svært at overskue på stedet. Peter Lund, Østrig: I Østrig vil to valgte kassenprüfere have set regnskabet 14 dagen inden og anbefale vedtagelse på generalforsamlingen. Lizzi Larsen: Budget for medlemskontingent er kun 200.000, men 753 medlemmer x 275 kr giver da 207.000 kr. PK forklarede at budgettet ikke er på nuværende antal medlemmer, men antallet omkring årsskiftet. Renè Anneberg, Holte: Foreslog at man bør fremlægge budgetter i balance. Foreslog, at evt overskud ved salg i klubcafeerne til DM skal bidrage til finansiering af arrangementerne. LK svarede, at fx var det en motivationsfaktor for Års til at afholde DM, at klubben kunne lave et overskud. Forsamlingen var enig i, at klubberne selv beholder evt fortjeneste. 4. Forslag fra bestyrelsen 4.1 Forslag til ændring af DTVs love/vedtægter Dirigenten MB forklarede flere gange at forsamlingen skulle tage stilling til de foreslåede ændringer af DTVS love/vedtægter som en pakke, der kunne stemmes ja eller nej til. Det ville være imod gældende love og forkert overfor de ca 700 ikke-tilstedeværende medlemmer hvis man kunne vedtage nye forslag til ændringer. Dirigenten har dog mandat til at tillade mindre væsentlige ændringer i de fremsatte forslag. Forslag skal vedtages med simpelt flertal af de tilstedeværende. Enkelte forslag, der gik uden for rammerne af hvad generalforsamlingen på stedet kunne tage stilling til, blev fremsat. De er noteret til brug for bestyrelsens videre overvejelser. Se forslag sidst i dette afsnit. LK gennemgik og motiverede alle ændringsforslagene. Han henledte opmærksomheden på en fejl i teksten 8 stk 2), hvor ordet budget ikke skal indgå, da budgettet ikke skal godkendes. Dette er i overensstemmelse med den udsendte dagsorden punkt 3. LK gentog forklaringen fra den skriftlige dagsorden om, at foreningen fra dd står uden kasserer, og ingen medlemmer har tilbudt assistance til varetagelse af det vigtige arbejde, som derfor må købes ude i byen. Der var ingen spørgsmål eller kommentarer undervejs i gennemgangen, og dirigenten indledte med at konstatere, at der ikke var indsigelser mod tekniske og redaktionelle ændringer. 4

Derefter blev en livlig diskussion styret af MB. Jakob Raagaard, Hjortekær: Vedr. 6. Pga erfaring fra sin egen klub advarede han mod at æresmedlemsværdigheden kan devaluere, hvis det kun er bestyrelsen, der kan indstille æresmedlemmer. Foreslog at generalforsamlingen kunne indstille. Renè Anneberg og Christian Skjoldborg var imod forslaget og udtrykte tillid til bestyrelsens valg. Solvejg Bjørløv, Nærum: Vedr. 7 stk 2) Man bør få penge retur ved aflyste arrangementer og ikke oprettede rækker. Marianne Norup, foreslog tilføjelse af hvis en række ikke oprettes Der var enighed om det, og dirigenten gav lov til denne finjustering af teksten. Erik Bolt: Påpegede, at det ikke er en teknikalitet, at medlemmerne i år 2014 skal betale det samme kontingent for kun 9 måneder (fra 1.4 31. 12) som man plejer at betale for en 12 måneders periode. Forsamlingen protesterede ikke over denne mindre kontingentforhøjelse, som kun vil være gældende i dette kalenderår pga den ændrede opkrævningsdato. Jesper Tvermoes Vedr. 8 stk 2) Han mener, det er almindeligt, at en generalforsamling skal godkende et budget for det følgende år, men anerkender dirigentens præcisering af betingelserne for afstemningen her og nu. Forslag om budgetgodkendelse kan først komme med på generalforsamlingen i 2015. Vedr. 11 om titler og tilhørende arbejdsopgaver for bestyrelsesmedlemmerne Denne paragraf afstedkom en del diskussion og indlæg, fra ros til ideen om at nævne jobfunktioner til at det er uhensigtmæssigt at øremærke funktionerne og kræve faglige kvalifikationer. Essensen er, at der tilføjes man tilstræber at have en webmaster. Og at alle er velkomne til at stille op til bestyrelsen, og at man ikke nødvendigvis behøver at være medlem af bestyrelsen for at kunne bidrage med sin viden eller arbejdsindsats. Med de to justeringer i teksten (understreget i ovenstående) foreslog dirigenten afstemning til ændringsforslaget som helhed ved håndsoprækning. Han konstaterede stemmeflerhed og forslaget blev vedtaget. 4.2 Budget for 2015 til orientering (under forudsætning af vedtagelse af ændrede love) LK gennemgik kort budgettet for 2015, som angiver 50.000 kr i overskud. Tilvejebragt af flere medlemskontingenter, og stor besparelse ved at ikke mere trykke og udsende matriklen. Pt har kun 19 medlemmer ingen mailadresse og mangler altså adgang til nettet, hvor matriklen vil kunne ses/downloades af medlemmerne. Medlemsfortegnelsen vil blive tilbudt i trykt version på bindende bestilling fra interesserede til 150 kr pr print. Der var flere indlæg, der advarede mod at spare matriklen væk i sin nuværende form. Forslag om at trykke og udsende til alle hvert andet år blev fremsat. Der er hverken i 2014 eller 2015 sat sponsor- eller reklameindtægter i budgettet. 4.3 Bestyrelsen foreslår uændret kontingent i 2014 og en stigning med 25,- kr. gældende fra 1. januar 2015. Vedtaget af forsamlingen. 5. Forslag fra medlemmer Ingen forslag ved tidsfristens udløb. 5

Præsidenten takkede og udnævnte æresmedlemmer LK takkede de afgående bestyrelsesmedlemmer. Lisbeth Heine fik tak for sin gode indsats og fortsatte velvilje til at tage ad hoc opgaver, fx juleturneringen. Peter Kristiansen fik tak for sin store indsats i kassererjobbet og medvirken til nyt system og nye tider i foreningen. Søren Højbjerg blev udnævnt til æresmedlem for sit mangeårige virke og fik stående bifald. Han kvitterede med varm og morsom takketale. Otto Buchvald blev udnævnt til æresmedlem for sit mangeårige virke, men kunne desværre ikke modtage sit bifald, da han var sygemeldt på dagen. 6. Valg af bestyrelsesmedlemmer Niels Emery og Otto Buchwald var på valg og blev valgt med acclamation. Peter Kristiansen var ikke villig til genvalg; Lars Våben blev valgt. Søren Højberg og Lisbet Heine ønskede at forlade bestyrelsen i utide, og Søs Stadil og Torben Olesen blev valgt for en 1-årig periode. 7. Valg af bestyrelsessuppleant og revisor Frans Nørby stillede op til genvalg som bestyrelsessuppleant. Hans Mondrup stillede op til genvalg som revisor. Begge blev valgt med acclamation. 8. Uddeling af Chris Hestbæk Pokalen I år gik Chris Hestbæk pokalen til Birthe Fæster, som fik fin motivationstale af Chris Hestbæk, der bl.a takkede for 10 års godt samarbejde i DTVs bestyrelse. 9. Eventuelt Susanne van Deurs, Gilleleje DM udendørs er i Gilleleje i august. Der er sommerhuse i området til udlejning. Elisabeth Lindberg, KB: Ønske om at man kan spille to dame eller herredoubler til DM. Medlemshvervning blev nævnt og to forslag kom på bordet: Send en DTV repræsentant til de små klubbers aftenarrangementer, Søren Højbjerg stiller gerne op til den slags. DTV bør være mere aktiv i Dansk tennis Forbunds blad, som ligger fremme i alle klubber. Dirigenten overlod forslagene og synspunkterne til overvejelse i bestyrelsen, og erklærede herefter generalforsamlingen for afsluttet. Præsidenten takkede dirigenten for veludført hverv og deltagerne for levende interesse og mange bidrag. Der deltog ca. 70 personer. Referent Søs Stadil, sekretær 05-04-2014 6