2 Behandling Arbejdsmiljø Lean Forskning Redaktion: Jasmina Ryberg Jessica Carlsson Trine Nørregaard Hansen Morten Ekstrøm NYT FRA Kompetencecenter for Transkulturel Psykiatri Så er vi klar med flere nyheder fra CTP! Det er nu præcis et år siden, at vi flyttede fra Gentofte her til Ballerup. Det har været et temmeligt forrygende år, hvor der har været mange krævende arbejdsopgaver og mange omstillinger. Dette første år kulminerer med besøg af Den Danske Kvalitetsmodel 13. april her på PCBallerup. Vi frygter ikke akkreditering men betragter det på samme måde, som når vi med jævne mellemrum får besøg af Good Clinical Practice med henblik på at monitore vores kliniske forsøg. Vi anser det som en fordel, at der findes instanser som hjælper os med at højne standarden af vores arbejde. Vi er ikke perfekte og man finder selvfølgelig også svagheder og mangler hos os, men så lærer vi ad det og bliver bedre i fremtiden. Det er ikke farligt, tværtimod er det farligt ikke at blive kigget i kortene, ikke at være selvkritisk, ikke at have fokus på konstant at forbedre sig. Så - come what may - vi har forberedt os godt takket været en entusiastisk indsats fra alle og vi betragter alle tilbagemeldinger som en læreproces og ikke som løftede CTP i tal Ansatte: 34 Tolke: 20 Studentermedhjælpere: 22 Bachelor- & kandidatstuderende: 6 Praktikanter: 3 I alt med lønnet eller studiemæssig tilknytning: 85 pegefingre. Vores andet år her i Ballerup har vi i ledelsen udnævnt til konsolideringens år. Vi har brug for ro til at få implementeret de mange forbedringsforslag, ro til at blive endnu bedre integreret i vores modercenter, ro til at få trivslen yderligere styrket og ro til at tage os godt af vores patienter. Red. REGION HOVEDSTADENS PSYKIATRI PSYKIATRISK CENTER BALLERUP 1
Behandling af Morten Ekstrøm I dette afsnit redegører jeg for hvorfor vi bruger vores nuværende tolkeordning fremfor tolke fra bureauer eller teletolkning. Behandlingen Det er af stor vigtighed, særligt for patienter med mange traumer, at de føler sig trygge ikke kun ved behandlerne men ogsa tolkene. En stor del af patienterne svarer ja nar vi ved den diagnostiske udredning spørger, om de føler sig overvagede. Det er svært for patienterne at fornemme, hvem deres tolk er nar det foregar via teletolkning. De fleste føler sig mere trygge ved den direkte kontakt med tolkene. Det er ligeledes svært at fa den samme tolk ved hver samtale nar man benytter sig af teletolkning. I CTP bruger vi altid samme tolk fast gennem hele forløbet med mindre tolken f.eks. skal pa en længere rejse. I CTP anvender vi kognitiv adfærdsterapi. En del af denne behandlingsmetode kan omfatte forskellige former for eksponering. Eksponeringsøvelser kan forega udenfor behandlerens kontor og vil saledes ikke være mulig, hvis der skal anvendes teletolkning. Patienterne har ofte diverse breve med fra offentlige instanser som de gerne vil have uddybet og forklaret indholdet af. Det vanskeliggøres ved teletolkning. Ved teletolkning er det svært gensidigt at vurdere kropssprog. Det er en vigtig faktor i enhver konversation udover den rent verbale dialog. Tolkene i CTP udgør en vigtig transkulturel ressource, da de befinder sig i miljøet, kender behandlere og sekretærer godt og til en vis grad har en funktion som kulturformidlere. Forskningen I CTP er behandling og forskning som bekendt tæt integreret. Vi anvender en lang række ratingscales fra start til slut og ved opfølgende samtaler. Korrekt udfyldelse af dem er afgørende vigtigt for forskningen. Disse ratingscales fordrer ofte, at der er en tolk tilstede i lokalet. Selvom de findes oversat til flere sprog, er uddybende forklaringer tit nødvendige. Og en del af patienterne er analfabeter og har brug for, at tolken læser ratings op med dem. Dette er vanskeligt at gennemføre ved teletolkning. De tolke vi anvender i CTP kender til vores forskningsprojekter og særligt vores rating scales. Det er uvurderligt i forhold til forskningen, da halvdelen af vores patienter bruger tolk. 2
(fortsat) Kvaliteten CTP er en højt specialiseret funktion med de fremmedsprogede psykiatriske patienter man ikke behandlingsmæssigt kan handtere tilfredsstillende andre steder i behandlingssystemet. Det er af stor vigtighed, at man i en klinik som CTP altid sikrer tolkning af højeste standard. Det har vi aktuelt i CTP. Men ved brug af tolkebureauer eller indførsel af teletolkning ved man aldrig hvem der tolker og vi forudser, at kvaliteten af tolkningerne bliver af langt mere svingende kvalitet end pa nuværende tidspunkt. Det vil selvsagt fa indflydelse pa kvaliteten af savel behandlingen som forskningen. Administrationen Ofte foregar bookning af planlagte samtaler i CTP`s sekretariat. Her gar tolkene og patienterne ud efter sessionen og er med til at booke tider sammen med sekretærerne. Det er vanskeligt at se, hvordan det skulle lade sig gøre ved teletolkning. Der foregar tolkede sessioner i alle behandleres kontorer. I en klinik som CTP vil der saledes skulle installeres teknik til teletolkning pa 18-20 kontorer. Ved indførsel af teletolkning bliver man helt og holdent afhængig af teknikken. Er der tekniske problemer forhindres samtalerne med savel behandlingsmæssige som økonomiske konsekvenser. Aktuelt fungerer samarbejdet med vores tolke helt problemfrit. Økonomien Behandlingssteder der ligger i provinsen kan have mange fordele ved teletolkning, da tolkene skal bruge meget tid pa transport, hvilket de skal honoreres for. I CTP honoreres tolkene kun far deres fremmøde og aldrig for transporttid. Da CTP ligger placeret i København har vi rigelig udvalg af tolke tilgængelig i umiddelbar nærhed pa alle sprog. Teletolkning kan økonomisk være en fordel pa behandlingssteder, hvor der er behov for korte tolkesamtaler af maske 5-10 min. varighed. Her betaler man sa kun for det man far, f.eks. 15 minutters eller 30 minutters tolkning. I CTP er stort set alle sessioner ved savel læge, psykolog, sygeplejerske, fysioterapeut og socialradgiver planlagt til en time (50 minutter + pause) og der betales saledes altid for en time. Den faste timetakst for de tolke som pa timebasis er tilknyttet CTP følger Justitsministeriets takster og timetaksten i tolkebureauerne ligger typisk 25% højere. Anvendelse af samme tolk Whenever possible, the same interpreter should be engaged for subsequent meetings with a client. The onus on the client to repeatedly have to establish rapport with new interpreters introduces unnecessary difficulties. Sa klart udtaler Victorian Transcultural Psychiatry Unit i Australien sig. En af pionererne i behandling af traumatiserede flygtninge L.J. Kirmayer fra Canada udtrykker sig lige sa utvetydigt whenever possible, work with the same interpreter or culture broker for the same patient. The British Psychological Society anfører i deres guidelines for psykologer som arbejder med tolke If you are going to see the client for a number of sessions, try to use the same interpreter throughout to encourage rapport and build trust in the triadic relationship. Mange personer i Danmark med anden etnisk baggrund end dansk har været udsat for krig og forfølgelse. Det er vigtigt for disse mennesker, at de føler sig trygge ikke kun ved behandlerne men ogsa tolkene. Patienterne har ofte en oplevelse af, at der i deres egne kulturelle og sproglige samfund bliver talt meget om hinanden og de frygter, at tolkene ikke altid overholder deres tavshedspligt. Jo flere forskellige tolke, der er involveret i et behandlingsforløb, jo mere udtalt bliver denne frygt. Dette gar selvsagt ud over abenheden og fortroligheden i den terapeutiske proces. Den kliniske erfaring kan ikke sammenfattes bedre end af tidligere overlæge ved CTP Marianne Kastrup, som skriver: Trygheden og intimiteten hjælpes ogsa pa vej, hvis det er muligt at sikre sig, at samme tolk er til radighed hver gang, da kontinuitet er betydningsfuld i et terapeutisk forløb. 3
Arbejdsmiljø af Jasmina Ryberg Som ny medarbejder i CTP kan man måske undre sig over, hvordan vi har råd til at tage på rejser, holde fester og lignende på et skrabet offentligt budget. Sandheden er, at vi ikke på forhånd har et budget givet til alle disse goder men at vi selv har skabt os et budget. Statuskontoen Statusattester er traditionelt noget læger laver efter almindelig arbejdstid og lægerne aflønnes personligt. Lægegruppen i CTP har imidlertid tilbage i 2009 valgt, at afgive denne indtjeningsmulighed og i stedet lade indtægterne fra statusattester gå til en fælles pulje, som kommer alle i CTP til gode. Til gengæld laver vi så attesterne i almindelig arbejdstid. Kommunerne betaler 440 kr. for en statusattest og da vi udarbejder omkring 250 statusattester årligt, har vi således et budget på over 100.000 kr. årligt til sociale aktiviteter i CTP. I daglig tale kalder vi dette budget for Statuskontoen. Det er noget helt unikt, som vi skal værne om. Formål Midlerne fra Statuskontoen har overordnet til formål at skabe et bedre arbejdsmiljø i CTP. Et godt arbejdsmiljø et af de tre ligestillede mål vi har i CTP - de to andre mål er effektiv behandling af høj kvalitet samt klinisk effektforskning på et højt internationalt niveau. Disse tre målsætninger hænger tæt sammen. Det er derfor af afgørende vigtighed med et godt arbejdsmiljø, hvis man i det daglige skal kunne præstere en høj behandlingsaktivitet og kvalitet samt udvikling og forskning på et højt niveau. Anvendelse De vigtigste poster på vores Statuskonto er vores årlige studierejser kombineret med temadage og teambuilding (de sidste tre år har vi været i Oslo, Stockholm og Berlin), vores TRAFIK arrangementer seks gange årligt, vores julefrokost og sommerfest, vores frugtordning med udbringning af frisk frugt to gange ugentligt samt mulighed for at købe gaver. Ledelsen i CTP er ansvarlig for administrering af Statuskontoen. Trivselsmøde I lyset af, at flere af vores gode kolleger har været og fortsat er sygemeldt med stress symptomer er en mulighed som vores Statuskonto 4
(fortsat) ekstra vigtig. Der er mange faktorer der spiller en rolle for udvikling af stress og det kan selvfølgelig ikke forebygges alene ved hjælp af rejser, fester og frisk frugt. Det er faktorer som vi sammen skal arbejde på at mindske gennem en åben dialog. Vi holder fælles trivselsmøde onsdag 13. maj kl. 10-13 i vores konferencerum, hvor det er vigtigt at så vidt muligt alle deltager. 5
Lean af Trine Nørregaard Hansen Mål Så kom vi igennem de første par måneder af Lean arbejdet i 2015. Vi bevæger os nærmere og nærmere den vision der er for Leanarbejdet - en løbende proces, hvor vi systematisk skaber mere værdi for patienten! Vi startede året med at udvælge nogle mål fra Resultataftalen 2015 samt nogle lokale CTP mål. Mål fra Resultataftalen 2015: 1) Aflysninger & udeblivelser skal reduceres til 13% i år 2015. 2) 95 % af alle epikriser er sendt til egen læge indenfor 3 dage. Lokale CTP mål: 1) Højere grad af personaletilfredshed - 90% af alle medarbejdere skal svare negativt på spørgsmål om uhensigtsmæssig stress. 2) Højere grad af patienttilfredshed - 80% af vores afsluttede patienter skal svare tilfreds eller meget tilfreds på patienttilfredshedsundersøgels er. Personale- og patienttilfredshed I CTP har vi således valgt at skabe mere værdi for patienten ved at fokusere på de to lokale mål - personaletilfredshed og patienttilfredshed. Vi kan ikke komme udenom, at et tilfreds og ikke negativt belastet personale, medfører en bedre oplevelse for patienten. Flere initiativer er sat i gang, for at måle på, hvor vi ligger aktuelt og når vi begynder at få et overblik over, hvor vores udfordringer er, så starter det sjove. Det er der vi sammen skal finde forbedringsforslag og implementere dem løbende, samtidig med at vi måler på om de virker. Det kan være, at vi skal kigge på kompetenceudvikling hos medarbejderne, optimere vores behandlingstilbud eller andre spændende initiativer. Bjarke er tovholder i en arbejdsgruppe, der ser på personaletilfredsheden, hvorfor vi i Leangruppen har valgt at fokusere på udviklingen i forhold til forståelse af Lean arbejdet. Vi mener, at en så vigtig kulturændring skaber mange tanker og følelser, som kan have betydning for arbejdsglæden. Leankursus Der er planer om et kommende eftermiddagskursus i leanmetoderne, så alle medarbejdere kan føle sig bedre rustet til at forstå og bruge leanværktøjerne fremover i de forskellige arbejdsgrupper. Det vil foregå samme dag som vores næste 6
(fortsat) trivselsmøde: onsdag den 13. maj fra klokken 13. Husk tilmelding hos Trine. Udeblivelser & afbud Resultatplanen 2015 blev tidligere i år præsenteret for os og vi har valgt at fokusere på de to ovennævnte mål. Vi er i Leangruppen så småt begyndt at arbejde med dem. Det har i årevis været en kilde til frustration, at mange ambulante patienter udebliver fra eller aflyser med kort varsel. For os på CTP er det dobbelt frustrerende, fordi vi også skal aflyse tolkene. Vi går rundt med en forestilling om, at vores patientgruppe aflyser mere end etnisk danske patienter, men de seneste målinger fra ambulatorierne på PCB tyder på, at det ikke er tilfældet. Det bliver spændende at arbejde med at kortlægge omfanget af problemet og finde løsningsforslag, gå på inspirationsbesøg på andre ambulante afsnit og se hvordan de har forholdt sig til de mange aflyste konsultationer. Tænk, hvis vi kunne finde ud af, at hvad patienterne angiver af årsager og måske tilrettelægge vores behandlingstilbud efter deres behov i højere grad. Det er da her, at vi for alvor laver forbedringer med mere værdi for patienten. Epikriser Foruden mål om at reducere aflysninger og udeblivelser, arbejder vi også på at sikre en god kommunikation mellem egen læge og CTP. Et konkret mål for det, er afsendelse af epikrise til egen læge senest 3 dage efter afslutning. Målet er af værdi for patienten, der har et ønske om at de informationer vi har herfra, kommer videre til egen læge hurtigst muligt. Det mindsker uheldige overgange med manglende information. Sekretariatet Der bliver sideløbende med de tiltag der er i Leangruppen og på tavlemøderne, arbejdet intensivt med Lean forbedringer i sekretariatet. Her er der masser af udviklingspotentiale for at forbedre arbejdsgangene til gavn for alle. Vores nuværende arbejde begynder at kunne mærkes, det giver mere overskud blandt sekretærerne og dermed flere ressourcer til yderligere at forbedre arbejdsgange og arbejdsmiljø i sekretariatet. Akkreditering Vi kan ikke tale om Lean i første kvartal uden at nævne akkreditering som jo har et vigtigt fokus på patientsikkerhed. Der er mange rosende ord, at sige til hele CTP omkring håndteringen af dette emne, som vi valgte at lave handleplan for og følge op på ved tavlemøderne. Det er en fornøjelse, at opleve de ansvarlige sætte sig ind i emnerne og videregive deres viden til alle. Det har naturligvis taget lidt tid og der kan være elementer det er svære at gennemskue vigtigheden af. Ikke desto mindre er det hele tanken, at det skal skabe mere værdi for patienten, konkret ved at optimere patientsikkerheden på hele PCB. Vi har i forløbet fornemmet en større forståelse for, hvordan vi kan arbejde ved tavlen og integrere de forskellige tiltag med K-møder og behandlermøder, også på tværs af medarbejdere i og udenfor arbejdsgrupperne. Vi kan ikke komme udenom, at det skaber mere værdi for patienten, at vi ALLE SAMMEN ved hvor hjertestarteren er, at vi alle ved hvordan vi forholder os ved strømafbrydelse, at lægerne bliver mindet om, hvordan vi hurtigt og effektivt kommunikerer videre til vores samarbejdspartnere, osv.alle disse procedurer kan nogle gange være svære at se vigtigheden af, når vi står midt i behandlingsarbejdet og det ikke føles nærværende for det aktuelle arbejde og kontakten til patienten. Når akkreditering er gennemført i medio april, bliver der igen plads til flere forbedringsforslag på tavlen og tid til at gennemføre dem. Husk at sætte små sedler med alle jeres gode forbedringsforslag på tavlen. Det behøver ikke at betyde, at man bliver valgt til at være tovholder, men vi skal huske hinanden på, at vi sammen skaber og vedligeholder den kultur der genererer ideer og forbedrer vores arbejdsgange og arbejdslyst løbende. Leankultur På PCB er det tanken, at 2015 skal bruges til at forankre Leankulturen i afsnit og på hele centeret. Tilbuddet om kompetenceudviklingskursus for alle medarbejdere og det at få lov at være en del af den kontinuerlige 7
(fortsat) proces, vil forhåbentligt betyde, at vi alle i højere grad finder ud af at bruge Lean til de forbedringer vi alle sammen har brug for. Som tidligere nævnt, har CTP på mange måder haft et ideelt grundlag for implementering en Leankultur, fordi vi allerede havde den kultur der eftersøges - at vi tør kigge på hvad der ikke fungerer eller hvad der kunne fungere bedre og på denne baggrund udarbejde løsningsforslag til forbedringer. Men med Lean vil de ændringer, der måske tidligere ikke blev helt implementeret, eller som viste sig, at være mindre hensigtsmæssige, forhåbentligt kunne gennemskues i højere grad og dermed sikre mere gennemarbejdede forbedringsforslag, mere gennemarbejdet implementering og opfølgning på effekten. Vi er også sprunget ud i den egentlige medarbejderdrevne kultur, ved at det ikke længere kun er ledere der styrer tavlemøder. Forhåbentligt vil dette på sigt genere, at andre får lyst og interesse og sikre den fortsatte medarbejderdrevne kultur til forbedringer. få øje på eventuelle problemer, analysere dem og finde frem til holdbare løsninger. Med tiden skal forbedringsarbejdet også gøre os bedre i stand til at kunne forudse og planlægge frem i tiden. Vi glæder os meget til endnu nogle spændende måneder i Leangruppen, diverse arbejdsgrupper, til tavlemøderne og til en generelt spændende og udviklende hverdag hvor Leankulturen i endnu højere grad konsolideres. Forbedringsforslag Vi er så småt gået i gang med at evaluere de forbedringstiltag vi havde i 2014. Der er allerede gode ideer til hvordan vi gør fremadrettet. Dejligt med de gode forslag. Det bringer os til en af de øvrige formål med Lean, som jeg syntes vi er på vej til at kunne håndtere - at sikre den vigtige kompetence hos medarbejdere og ledere i at kunne 8
Forskning af Jessica Carlsson MR projekt Sigurd Uldall er nu kommet rigtig godt i gang som fuldtids ph.d.- studerende og pendler lige nu i fuld fart på cykel mellem CTP, Hvidovre Hospital og Glostrup Hospital. Sigurd er gået i gang med at afprøve nogen tests i MR scanneren i et pilotstudie. Når pilotfasen er gennemført går selve projektet i gang i løbet af eller lige efter sommeren. Transkulturel Journal Club I marts afholdt vi den første Transkulturelle Journal Club efter at vi besluttede i højere grad at blande gennemgang af færdige artikler indenfor vores område med diskussioner af igangværende forskningsprojekter og forskningsprojekter i støbeskeen. Ved mødet blev Lauras og Hinugas projekter fremlagt og der var livlig diskussion og en masse god input til forskningsprojekterne. Tak til alle for deres aktive deltagelse. Imagenary Rehearsal Therapy Psykologistuderende Ida Poschman har nu igennem et par måneder været i fuld gang med et mindre kvalitativt studie, der undersøger brugen af Imagenary Rehearsal Therapy (IRT) til traumatiserede flygtninge. Der findes ingen tidligere undersøgelser af denne metode på vores målgruppe. Der er medio marts inkluderet 6 patienter og umiddelbart har der været god respons både på at deltage i projektet men også på selve terapien. Resultaterne vil primært bestå af kvalitative interviews med deltagerne men vil suppleres med kvantitative mål. Vi glæder os til at høre mere om dette projekt og overvejer at anvende IRF på PTF5 som bliver med fokus på søvnbehandling. Samarbejde med Australien I perioden marts-maj er Maja Bruhn Kristiansen (ansat som studentermedhjælper i vores Opfølgningsteam) på forskningsudvekslingsophold ved University of New South Wales, Sydney, Australien. Udvekslingen foregår i et samarbejde mellem CTP og professor Derrick Silove (til venstre på billedet). Under sit ophold i Australien vil Maja (midt i biledet) se på data fra CTP (PTF2) 9
(fortsat) med fokus på omfang og betydning af alle de nuværende aktuelle stressorer der ofte kan være en stor udfordring i det daglige kliniske arbejde. Studerende Der har i løbet af de første måneder på året været usædvanlig mange studerende med stor interesse i vores felt der har kontaktet os med henblik på at skrive bachelor- eller kandidatopgave. Det tegner godt for den fremtidige rekruttering! Kommende aktiviteter i CTP Onsdag 15. april: Fyraftensmøde Mandag 20. april: Transkulturelt Lægeforum Onsdag 22. april: Tolkemøde Fredag 8. maj: Bagdad Café Onsdag 20. maj: TRAFIK Onsdag 20. maj: HAM samrating Tirsdag 2. juni: Følgegruppemøde Onsdag 3. juni: Transkulturel Journal Club Nordisk Psykiater Kongres I september 2015 er der Nordisk Psykiater Kongres i København og vi vil deltage med en lang række videnskabelige bidrag. Udover præsentation af en række posters har vi fået lov at afholde et CTP symposium som udelukkende vil omhandle forskning på CTP. Vi vil præsentere den måde vi har integreret forskning og klinik og desuden præsentere en række af de randomiserede forsøg vi allerede har udført og planlægger i fremtiden. Fredag 12. juni: Sommerfest Fotos: Camilla 10