SLA Sammenslutningen af Lokalarkiver Årsberetning 2011/12 Sammenslutningen af Lokalarkiver 63. ordinære generalforsamling Lørdag den 6. oktober 2012 kl. 15:30 Quality Hotel Park Middelfart Udlånt af Fredericia Lokalhistoriske Arkiv Den Gamle Hovedvagt, Prinsens Port og statuen Landsoldaten i Fredericia.
Indholdsfortegnelse Indkaldelse og dagsorden for generalforsamling Sammenslutningen af Lokalarkiver 4 Forretningsorden for generalforsamlingen 5 Styrelsens beretning 6 2011 ledelsespåtegning, Sammenslutningen af Lokalarkiver 29 2011 driftsregnskab, Sammenslutningen af Lokalarkiver 30 2011 status, Sammenslutningen af Lokalarkiver 31 2011 specifikation, SLA Forlaget 32 2011 attester, kritiske revisorer 33 2012 halvårsregnskab, Sammenslutningen af Lokalarkiver 34 2011 driftsregnskab, Arkibas ApS 35 2011 status, Arkibas ApS 36 2012 strategi- & arbejdsplan 37 Vedtægter for Sammenslutningen af Lokalarkiver 42 Bilag 1 til vedtægter for SLA 50 Bilag 2 til vedtægter for SLA 51
SLA Sammenslutningen af Lokalarkiver 2012 generalforsamling, Sammenslutningen af Lokalarkiver Der indkaldes hermed til den 63. ordinære generalforsamling i Sammenslutningen af Lokalarkiver lørdag den 6. oktober 2012 kl. 15:30 med registrering fra kl. 14:30. Generalforsamlingen finder sted på Quality Hotel Park Middelfart, Viaduktvej 28, Middelfart. Dagsorden: 1) Valg af dirigent 2) Godkendelse af forretningsorden for generalforsamlingens afholdelse 3) Forelæggelse og godkendelse af beretning 4) Forelæggelse og godkendelse af regnskab 5) Indkomne forslag, herunder forslag til vedtægtsændringer 6) Budget for det kommende regnskabsår, herunder fastsættelse af kontingent 7) Valg. På valg er (idet alle modtager genvalg): o Til styrelsen: Svend-Erik Christiansen, Brabrand-Årslev Else Gade Gyldenkærne, Vordingborg Niels Løgager Nielsen, Åby-Åbyhøj Jytte Raun, Dalum-Hjallese o Som suppleanter: Erik Mouritzen, Stevns, 1. suppleant Kurt Risskov Sørensen, Kerteminde, 2. suppleant o Ekstern revision: K2 Revision, Vejle v /reg. revisor Erik Krab Koed o Som kritisk revisor: Karin Suhr Rasmussen, Stubbekøbing o Som revisorsuppleant: Erik Korr Johansen, Galten 8) Eventuelt Forslag, der ønskes behandlet under dagsordenens punkt 5, skal være SLA s sekretariat i hænde senest fredag den 7. september 2012. - 4 -
Forretningsorden for SLA generalforsamling 1) Dirigenten skal lede mødet upartisk og nøje overvåge, at almindelige regler for mødedeltagelse og afstemning overholdes. Dirigenten afgør, i hvilken rækkefølge forslag sættes til afstemning. 2) Dirigenten skal konstatere generalforsamlingens lovlige indvarsling. 3) Dirigenten skal foranstalte udpegning af protokolfører og stemmetællere. 4) Ændringsforslag til allerede fremsatte forslag skal afleveres skriftligt til dirigenten. 5) En kandidat, der ikke deltager i generalforsamlingen, kan kun vælges, såfremt der foreligger skriftlig accept fra den pågældende. 6) Valg og afstemninger afgøres ved almindelig stemmeflerhed, med mindre andet er foreskrevet i vedtægterne. Skriftlig afstemning skal foretages, når det forlanges af dirigenten. Ved personvalg, hvor der er opstillet flere kandidater, end der skal vælges, foregår valget altid som skriftlig afstemning. 7) Der skal føres protokol over generalforsamlingens beslutninger. Denne skal godkendes af dirigenten og formanden ved disses underskrifter. - 5 -
Styrelsens beretning 2011/12 1) Styrelsen På SLA s generalforsamling den 8. oktober 2011 blev Jørgen Thomsen, Odense, Bent Vedsted Rønne, Haderslev, og Lis Vestergaard, Nøvling, genvalgt til styrelsen. Som førstesuppleant til styrelsen valgtes Erik Mouritzen, Stevns, som afløser for Geert A. Nielsen, Langebæk, der ikke ønskede genvalg. Kurt Risskov Sørensen, Kerteminde, genvalgtes som andensuppleant. Som kritisk revisor genvalgtes Inger Sørensen, Vamdrup, og som revisorsuppleant Erik Korr Johansen, Galten. Som revisor genvalgtes K2 Revision i Vejle ved registreret revisor Erik Krab Koed. Styrelsen konstituerede sig på det efterfølgende konstituerende bestyrelsesmøde med Jørgen Thomsen, Odense, som formand, Bent Vedsted Rønne, Haderslev, som næstformand og Jytte Raun, Dalum-Hjallese, som kasserer. De pågældende har samtidig udgjort SLA s forretningsudvalg. På grund af flytning af arkivet i Haderslev indtrådte førstesuppleant Erik Mouritzen i styrelsen i fem måneder fra foråret 2012 som suppleant for Bent Vedsted Rønne, der havde orlov fra arbejdet i SLA. Niels Løgager Nielsen, Åby- Åbyhøj, har i perioden overtaget opgaven som næstformand. I skrivende stund (primo august 2012) har styrelsen afholdt seks styrelsesmøder siden sidste beretning og incl. ovennævnte konstituerende møde. Forretningsudvalget har afholdt tre møder. Hastesager drøftes og besluttes via e- mailkorrespondance. 2) Økonomi SLA s driftsregnskab for 2011 udviser et overskud på 62.779 kr. På siderne 29-31 vises en specifikation af SLA s regnskab for 2011. Revisorens regnskab - 6 -
er opstillet efter bestemte regnskabsprincipper, som vi synes ikke er så overskuelige, som vi kunne ønske. Derfor har vi selv udarbejdet en specifikation, som gør det lettere at se, hvordan pengene er anvendt. Vi gør opmærksom på, at tallene selvfølgelig er de samme som i revisorens regnskab blot opstillet på en anden måde. Revisorens regnskab er fremlagt ved generalforsamlingen, og alle er naturligvis velkomne til at orientere sig også i denne udgave af regnskabet for 2011. De omkostningstunge projekter, SLA er i gang med, er endnu ikke afsluttet, og de afsatte midler blev derfor ikke brugt op i 2011. Arbejdet med hjemmesiden med integration af den gule håndbogs indhold fortsætter i 2012, og det samme gør indsamlingsprojektet. Arbejdet omkring ophavsret er nu også kommet godt i gang, og der er derfor afsat midler til disse tre projekter i 2012. Kursusvirksomheden går forrygende. Deltagerantallet til arkivuddannelsens moduler er fortsat langt højere end budgetteret. Det betyder, at der i 2011 har været flere indtægter end forventet på arkivuddannelsen. Det er derfor vedtaget, at fra efteråret 2012 vil prisen på centrale Arkibaskurser blive nedsat, således at det fremover koster det samme pr. kursusdag som arkivuddannelsen. På Arkibaskurserne i Vejle er der et maximalt antal deltagere, hvorfor der ikke her kan forventes besparelser på budgettet. Hvis det bliver muligt inden for budgetrammen, er det et stort ønske også at kunne nedsætte prisen på de eksterne Arkibaskurser, således at der bliver ens priser på alle SLA s kurser. Billedscanningskurserne kom som forventet ikke til at belaste 2011- regnskabet, idet de først kom i gang i foråret 2012, da det viste sig, at det blev nødvendigt at investere i nyt udstyr. Her i foråret er der indkøbt nye PCere til i alt 162.000 kr., som vil blive afskrevet over 4 år. De fem nye scannere blev anskaffet i 2011 og figurerer i driftsregnskabet under anskaffelser. Tilskuddet fra Kulturministeriet er mod forventning nedsat med 30.000 kr., således at SLA har modtaget kr. 720.000 kr. for perioden 1. april 2012 til 31. marts 2013, og ved tiltrædelsen af et aktstykke i juni 2012 har Kulturministeri- - 7 -
et fået Finansudvalgets tilslutning til, at driftstilskuddet til SLA for fremtiden skal søges i en pulje, som administreres af Statens Arkiver. Det er bestemt ikke en ønskesituation for SLA, at vi ikke kan være sikre på et bestemt driftstilskud fremover, og styrelsen vil derfor arbejde for, at SLA snarest muligt opnår den samme status som i de foregående tre-fire år forud for 2012-13. 3) Arkivpolitisk arbejde Styrelsens arbejde i det forløbne år har først og fremmest fundet sted inden for rammerne af den vedtagne strategi- og arbejdsplan, som løbende opdateres på vores hjemmeside, www.danskearkiver.dk. Med mellemrum er det tanken at forelægge strategiplanen for årsmødet, så styrelsens retningsbestemmelse vil kunne korrigeres af medlemmerne. Dette tænkes næste gang foretaget ved årsmødet i 2013. Efter hvert årsmøde foretager styrelsen selv en tilpasning af arbejdsplanen inden for strategiplanens ramme. En lang række af styrelsens opgaver er behandlet under andre punkter i denne beretning, men der kan være grund til at understrege, at selv om vort medlemsblad, OmSLAget, ikke har indeholdt artikler om møder med politikere i det forløbne år, er det ikke et vidnesbyrd om, at styrelsen ønsker at nedprioritere dette arbejde. Tværtimod er det tanken i de kommende måneder at tage en drøftelse med de politiske partiers kulturordførere for på den måde at gøde jorden for den indsendte Arkibas-ansøgning. I nogle tilfælde vil dette givetvis give sig udslag i artikler i OmSLAget. I forbindelse med arbejdet med ansøgningen om udviklingsmidler til Arkibas, der er indsendt efter sommerferien, har vi også inviteret kulturminister Uffe Elbæk på besøg på et af vore medlemsarkiver, således at han vil få mulighed for at få en bedre baggrund for at træffe beslutninger på vort område. - 8 -
Samtidig er samarbejdet med Statens Arkiver udfoldet på flere måder. Som det er forudsat i arkivloven, er lokalarkiverne og dermed også SLA repræsenteret i Privatarkivudvalget og i forskellige undergrupper under dette. SLA s repræsentation i udvalget er uændret i årets løb, selv om der er foretaget nykonstituering af udvalget for den kommende fireårsperiode. Arkivleder Birgitte Herreborg Thomsen fra arkivet i Tønder er sammen med Jørgen Thomsen de to repræsentanter for SLA. Der foreligger en beretning fra Privatarkivudvalgets foregående fireårsperiode, som man vil kunne stifte bekendtskab med på SLA s hjemmeside, og i den nye periode vil der givetvis blandt andet blive arbejdet med spørgsmålet om portaladgang til materiale fra forskellige registreringssystemer på arkivområdet, sådan som det gennem årene er sket i DANPA (DAnmarks Nationale Privat- Arkivdatabase). Der vil også komme yderligere fokus på bevaringspolitiske spørgsmål som f.eks.: Hvad skal arkiverne indsamle af privat arkivmateriale? Hvordan skal vi afgøre, hvilket arkiv der bør have en given samling? Og ikke mindst: Hvordan kan vi i det hele taget indsamle digitalt arkivmateriale? SLA har bl.a. repræsentanter i en undergruppe under Privatarkivudvalget, som arbejder med spørgsmålet om digitale privatarkiver, og i de kommende måneder vil undergruppen sammen med SLA s sekretariat prøve at få et overblik over, hvad vi som organisation selv ville kunne aflevere til en arkivinstitution. Indtil for nogle år siden var SLA s arkiv et rent papirarkiv, men hvordan påvirker det afleveringsmulighederne, at arbejdet i stigende grad udføres digitalt? Det er en problemstilling, som vi ikke kan komme uden om at bakse med, for hvis vi ikke kan holde orden i vort eget arkiv, hvordan skulle vi så kunne rådgive andre eller undervise andre i at holde styr på deres? SLA har i lighed med ODA gennem KL været repræsenteret i det såkaldte K- udvalg, der er et samarbejdsforum med Statens Arkiver på det kommunale arkivområde, men vigtigere er det nok, at der i det forgangne foreningsår gennem en møderække er opnået enighed med ODA om en samarbejdsaftale efter fem-seks år, hvor samarbejdet ikke ligefrem har stået i høj kurs. - 9 -
Samarbejdsaftalen, som i skrivende stund stort set kun mangler en underskrift, indebærer først og fremmest samarbejde om repræsentation udadtil, f.eks. i arkivlovsspørgsmål vi kan givetvis se frem imod snarlige forslag til ændringer i arkivloven, og på det område er det klart, at lokalarkiverne bredt kun vil kunne få indflydelse, hvis vi arbejder sammen. Der vil således både i forholdet til Statens Arkiver og i forholdet til KL blive tale om et nært samarbejde. Derudover betyder samarbejdsaftalen enighed om, at vi skal kunne gøre brug af hinandens uddannelses- og seminaraktiviteter til medlemspriser, således at ODA-medlemmer vil kunne deltage i SLA-arrangementer til SLA s egne medlemspriser og omvendt. Hertil kommer, at der forberedes samarbejde om en fælles arkivvejviser i erkendelse af, at brugerne primært har brug for at kende adresser på så mange arkiver som muligt, ikke om de er medlemmer af den ene eller den anden organisation på området. Endelig omfatter aftalen forskellige hensigtserklæringer omkring OmSLAget og Journalen, der begge er led i SLA s medlemsinformation, og i begge tilfælde vil samarbejdet begynde i det små, og vi må så se, i hvilket omfang ODA ønsker at indgå i samarbejdet omkring de to blade. Ellers har det helt store arkivpolitiske emne i den forløbne beretningsperiode været spørgsmålet om en aftale omkring ophavsretten til fotografier og rettighederne til at publicere billeder på internettet. Det er et arbejde, som kom i gang som udløber af en mulig retssag omkring udnyttelsen af pressefotos fra en afdød fotograf i Aalborg. Billederne var fra 1950 erne, og et antal af dem var publiceret på nettet, hvad arvinger til fotografen ønskede betaling for. Da denne problemstilling jo er uhyre vigtig for os i lokalarkivverdenen, for vi har lige nu i hundredtusindvis af billeder, vi gerne vil offentliggøre på det kommende arkibas.dk, har vi fra styrelsens side ikke været i tvivl om, at vi skulle deltage i de forhandlinger, der kom i gang via kammeradvokaten med repræsentanter for kulturbevaringsinstitutionerne på den ene side og med repræsentanter for rettighedshaverne, fotograferne, på den anden (repræsenteret - 10 -
gennem CopyDan). Den danske lovgivning er nemlig således indrettet, at CopyDan har mulighed for at indgå en aftalelicensordning på samtlige fotografers vegne (enkeltfotografer kan dog melde sig ud), og forhandlingerne går nu ud på at se, om parterne kan få enderne til at mødes i en aftale, svarende til hvad der f.eks. tidligere er lavet på fotokopiområdet i forhold til uddannelsesinstitutioner eller på det kunsthistoriske område med hensyn til mere traditionelle kunstværker som f.eks. malerier. Vi har fra styrelsens side ved flere lejligheder bl.a. på de regionale møder og i OmSLAget rapporteret om de igangværende forhandlinger, og der vil i efterårets løb utvivlsomt komme en fase, hvor den økonomiske side af sagen kommer stærkere i fokus. Fra SLA s side håber vi meget, at der kommer en ordning, der bliver økonomisk overkommelig for alle, og som samtidig bliver til at forstå for de arkiver, der i fremtiden skal publicere billeder gennem arkibas.dk. Det vil være en katastrofe for arkivernes kulturbevaringsarbejde, hvis der kun bliver mulighed for at publicere de billeder, hvor ophavsmanden med fuldkommen sikkerhed er død for mere end 70 år siden, eller hvor arkiverne hævet over enhver tvivl også har fået overdraget rettighederne til publicering på nettet. 4) Arkibas ApS Arkibas4 benyttes i skrivende stund af 538 arkiver. Arkivet i Skødstrup i Aarhus Kommune blev i efteråret 2011 arkiv nr. 500, der tilsluttedes, og i indeværende foreningsår markerede vi det ved at give arkivet et diplom samt et gavekort til undervisning i registreringssystemet. Der findes endnu enkelte arkiver, der ikke har fået konverteret deres data fra Arkibas3 til Arkibas4, men de er for længst advaret om, at det bør ske snarest, da der ikke tænkes udviklet et konverteringsmodul fra Arkibas3 til Arkibas5 kundegrundlaget for dette vil simpelt hen være for lille. - 11 -
Da antallet af arkiver på Arkibas4 nu af naturlige grunde ikke stiger med samme takt som i de nærmest foregående år potentialet er ved at være udtømt er der heller ikke udført så stort et antal almindelige konverteringer i foreningsåret som de sidste år, men til gengæld har der været et stigende antal specialkonverteringer, som direktøren for vort anpartsselskab, Morten Nielsen, har måttet tage sig af. Det drejer sig om konverteringer fra mere eller mindre hjemmestrikkede systemer til Arkibas4 samt om import af ekstra data til allerede oprettede Arkibas4-arkiver, og det er glædeligt, at det på denne måde har været muligt at hjælpe de pågældende arkiver ind på en mere udbredt platform. På de regionale møder (se pkt. 7 nedenfor) har der været givet en orientering om status for Arkibas-udviklingsarbejdet på flere ledder. I et langstrakt forløb er ansøgningen til ministeriet nu indsendt, og vi håber meget på et positivt resultat, sådan at det flerårige forarbejde til ansøgningen kan føre til, at vi både kan tilbyde et registreringssystem med tidssvarende muligheder for at inkludere f.eks. klip med levende billeder og lydfiler, Arkibas5, og en præsentation af materialet på internettet i et sammenhængende system, Arkibas.dk. Efter intense forhandlinger besluttede en enig bestyrelse for Arkibas ApS i efteråret 2011, at vi ønsker at indgå en udviklingsaftale med det århusianske firma, Ditmer A/S, der er specialiseret i udviklingsarbejde. Erfaringerne fra Mini-Arkibas, der gik i luften i foråret 2011, har været gode. De godt 80 arkiver, som nu har fået installeret systemet på deres egne hjemmesider, melder om et stort antal søgninger og forespørgsler og kommentarer fra brugerne som følge af introduktionen af systemet. Det er endnu ikke afklaret, om systemet skal køre videre i denne form, når Arkibas5 og Arkibas.dk er klar, men da det nu tidligst kan blive i 2013, er det endnu muligt at komme på Mini-Arkibas. Når arkiverne på den måde lægger deres ting ud, bliver der fokuseret mere på, om registreringerne er i orden, og det er dybest set kun en god ting. Indeværende foreningsår har i øvrigt budt på en del fornyelser på Arkibasforsiden og som bistand til arkivernes forberedelse til de kommende års udvik- - 12 -
ling: De enkelte arkiver, der bruger Mini-Arkibas, har fået adgang til en særlig søgestatistik for brugen af systemet. Desuden er der i foråret ændret arkivnumre på de arkiver, der kørte med gamle numre. Der er blevet tilbudt hjælp til tilretning af afvigende billedfilnavne, ligesom brugerne har fået mulighed for på en let måde at få udryddet problemet med arkivfonde uden arkivtype. Endelig er der i sommeren 2012 installeret en særlig billedtæller på Arkibasforsiden den afslører nu dagligt, hvor flittige brugerarkiverne har været. Og det er bestemt imponerende. I begyndelsen af marts 2012 foretog Morten Nielsen en opgørelse, der viste, at der var scannet og lagret omkring 921.000 billeder i systemet. Her ca. fem måneder senere har antallet passeret 1.044.000 billeder, selv om en stor del af den forløbne periode ellers er feriemåneder, så noget tyder på, at scanningsarbejdet for tiden skrider frem med en hastighed på ca. 300.000 billeder om året. Ikke mindst dette faktum gør jo, at det vil være utroligt vigtigt for os at få en aftale i stand omkring billedpublicering på nettet, jfr. ovenfor om forhandlingerne med CopyDan. Den 30. maj kl. 12.09 uploadede det lokalhistoriske arkiv i Maribo billede nr. 1.000.000 på serveren og denne begivenhed har vi valgt at fejre på samme måde som Arkibas4-arkiv nr. 500, så inden længe vil der komme et billede fra overrækkelsen af diplom plus gavekort i OmSLAget. Det bliver spændende at se, hvordan hastigheden på dette område vil udvikle sig i de kommende år, og hvor voldsomt et søgepres Arkibas.dk bliver udsat for, når vi forhåbentlig snart har finansieringen klar og systemet udviklet. Antallet af kommunelicenser er uforandret på 66, men i en lang række af de øvrige kommuner er der også Arkibas-arkiver, der betaler den gamle enkeltlicens, så når man tegner antallet af Arkibas-dækkede kommuner ind på et kort, er det meget få kommuner, der ikke er med på vognen. Bestyrelsens sammensætning har været uforandret siden sidste års generalforsamling. - 13 -
5) Publikationsvirksomhed og medlemsinformation, OmSLAget og Journalen SLA s egentlige medlemsblad, OmSLAget, udkommer for tiden med fire numre pr. årgang, typisk med 28 sider i A4-format, men sidetallet vil også i den kommende årgang kunne variere lidt. Det redigeres af et redaktionsudvalg, se nedenfor under punkt 10. OmSLAget har efterhånden eksisteret i mange år, men det er stadig under udvikling. Der kører dog også serier af artikler gennem flere årgange, således f.eks. ét arkivportræt i hvert nummer. Det er for tiden cand.mag. Rasmus Lock fra Odense Stadsarkiv, der tager ud og besøger de relevante arkiver, indsamler billeder hertil og skriver arkivportrætterne. Denne række artikler tænkes fortsat. OmSLAget giver efter styrelsens opfattelse en rigtig god ramme for meddelelser til vore medlemmer og for at udbrede kendskabet til, hvad der foregår i arkivverdenen, og da der i stigende grad også kommer bidrag fra medlemmerne, håber vi fra styrelsens side, at bladet kan tjene som et godt indspark i det lokale arkivarbejde. Vi kan kun opfordre medlemmerne til at bruge bladets muligheder for at komme i kontakt med andre i størst muligt omfang. Da der typisk er tre måneder mellem udgivelsen af de enkelte numre af Om- SLAget, og da portoen for breve efterhånden er utroligt høj, udsender vi også en del nyhedsbreve fra sekretariatet på mail. Det er vist kun i omegnen af 10 arkiver, der p.t. ikke har opgivet en aktuel mailadresse til os, og antallet har glædeligvis været hurtigt faldende i de seneste år. Kombinationen af nyhedsbreve pr. mail (plus breve til de mailløse) samt artikler i OmSLAget tilfredsstiller i hvert fald styrelsens ønsker om kommunikation til medlemmerne, og vi håber naturligvis, at denne vurdering gengældes af arkiverne. Der arbejdes til stadighed med indholdet i OmSLAget og med layoutet, idet der er enighed om, at der bør være flest mulige historiske billeder og ikke nødvendigvis så mange helt aktuelle billeder. Vi kan også i denne sammenhæng - 14 -
være sikre på, at langt de fleste arkivfolk har taget deres arbejde op, fordi de var interesserede i historien og ikke i farven eller mønstret på nutidens trøjer, jakker og kjoler. Tidsskriftet Journalen udgives som tidligere i samarbejde med Dansk Lokalhistorisk Forening. Samarbejdet forløber helt uden problemer, og SLA s styrelse er glad for at kunne tilbyde et blad med vægt på artikler inden for lokal- og kulturhistorie. Det er inden for sit emnefelt tænkt som inspiration for vore og DLFs medlemmer, og samtidig får arkiver og foreninger mulighed for at få deres publikationer anmeldt i det årlige anmeldernummer. Der er i beretningsåret i lighed med de seneste år publiceret to almindelige numre med artikler på 36 sider pr. nummer samt et lidt større anmeldernummer. Arkivar Johnny Wøllekær er redaktør for Journalen, og han støttes af en redaktionsgruppe med repræsentanter både for DLF og SLA. Denne gruppe mødes en gang årligt, hvilket har vist sig at være tilstrækkeligt. Der skal formentlig inden længe laves en ny aftale om udgivelsen af tidsskriftet med DLF, og det vil i denne forbindelse blive overvejet, om samarbejdet også kan og bør udstrækkes til at omfatte ODA og de arkiver, der er medlemmer her. Alt andet lige vil det jo betyde en vigtig udvidelse af både emne- og forfatterkreds, både for de almindelige numre af tidsskriftet og for anmeldernummeret. Da DLF udsender væsentligt flere eksemplarer af tidsskriftet end SLA, er oplaget så stort, at det ikke ligger lige for at overgå til publicering af tidsskriftet på nettet. 6) Kredsmøde Årets vedtægtsbestemte kredsmøde stod i digitaliseringens tegn, og det fandt som vanligt sted i det store fælleslokale i Andkærhus. Langt de fleste deltagere kom fra Vestdanmark, og måske bør vi overveje, om det var muligt at afholde mødet på skift forskellige steder, så vi også på denne måde kommer flere medlemsarkiver i møde. - 15 -
Nanna Floor Clausen fra Dansk Data Arkiv berettede om Dansk Demografisk Database, mens Kasper Hovgaard fortalte om digitalisering i praksis, ikke mindst af levende billeder og lyd. Der var også indlæg fra Kim Furdal (om hans kommende bog, På sporet af den tabte tid tid, sted og hjemstavn), mens Svend-Erik Christiansen fortalte om OCR-scanning (scanning med tekstgenkendelse). Jørgen Thomsen fortalte også her om ophavsretsproblematikken og forhandlingerne med CopyDan, inden dagen sluttede med et fantastisk veloplagt foredrag af Lennart B. Madsen om det nyligt udgivne trebinds leksikon om Sønderjylland, som han havde været med til at redigere. Styrelsen vil i det kommende år overveje, om vi kan bruge kredsmøderne til også at få input fra kredse og arkivsamvirker for kredsenes vedkommende var det i hvert fald tidligere sådan, at de hver for sig aflagde en kort beretning om, hvilke aktiviteter de havde haft gang i. Det er sværere nu, hvor arkivsamvirker mange steder har taget kredsenes plads, og hvor den organisatoriske splittelse andre steder også har vanskeliggjort organiseringen af SLA-arkiver i kredse. 7) Regionale møder Efter forslag fra sekretariatets medarbejdere gennemførte SLA og Arkibas ApS en række regionale møder i de syv uger i foråret mellem påske og pinse. Der var møder i Haderslev, Dalum, Kibæk, Aarhus, Aalborg, Ringsted og Sakskøbing, og der blev både orienteret om generelle og aktuelle problemstillinger for SLA og Arkibas. De regionale møder var godt besøgt der kom i alt mere end 300 deltagere til møderne, og da både SLA s styrelse og Arkibasbestyrelsen var repræsenteret ved møderne, hvor Morten Nielsen fra Arkibas ApS og Jørgen Thomsen stod for præsentationerne, blev der mulighed for at få dækket rigtig mange spørgsmål. Det er styrelsens vurdering, at de regionale møder var en succes, men at det naturligvis koster både penge og arbejdstid at rejse på landevejene. Om- - 16 -
vendt er det også klart, at vi på denne måde når mange flere, end vi traditionelt gør ved vore årsmøder og kredsmøder. Styrelsen finder, at de regionale møder skal gentages med passende mellemrum, og det er klart, at udviklingen f.eks. på Arkibasområdet kan tænkes at blive afgørende for, hvornår vi vil gennemføre den næste møderække. 8) Udvalg Medlemsoptagelse Udvalget for medlemsoptagelse optager nye medlemmer, godkender reviderede vedtægter og underretter efterfølgende styrelsen og kredsen, kommunearkivet eller samvirket. Specielle sager forelægges styrelsen, inden den endelige godkendelse finder sted. Siden sidste årsmøde er syv arkiver er optaget som medlem af SLA. To firmaer og to museer er optaget som ekstraordinære medlemmer, således at Sammenslutningen af Lokalarkiver i skrivende stund tæller 490 medlemmer og 45 ekstraordinære medlemmer. Enkelte arkiver er fusioneret og flyttet sammen, og fire ekstraordinære medlemmer er udtrådt. Ingen af de syv nye medlemmer er optaget på betingelser, hvor arkiverne anmodes om at tilføje præciserede punkter i deres vedtægter for at få godkendt medlemskabet. Med andre ord, arkivernes dokumentation er bragt i orden, inden anmodning om optagelse som medlem fremsendes. Dette sker i et tæt samarbejde mellem det ansøgende arkiv og SLA s sekretariat med efterfølgende underretning til kredsen og/eller det pågældende samvirke. Kun i få tilfælde deltager det pågældende områdes konsulent i arbejdet, hvilket jo blandt andet hænger sammen med, at det kun er få områder, der har konsulenter ansat. Ingen arkiver afventer i øjeblikket optagelse i SLA. - 17 -
Med skærpelsen af medlemskravene, som blev vedtaget på SLA s generalforsamling i 2006, og kommunesammenlægningen i 2007 er der i mange arkiver opstået et behov for revision af de eksisterende vedtægter, herunder at det fremgår klart, at arkivet har en arkivleder, og at evt. nyt navn på hjemstedskommunen er ændret. Arbejdet er i gang, men har ikke topprioritet i et travlt sekretariat. Omvendt udbeder vi os jævnligt oplysning om arkivlederens navn, så på det punkt skulle vi være dækket ind. Udvalget for medlemsoptagelse består af Bent Vedsted Rønne, Haderslev, og Hanne Hauge, SLA s sekretariat. Redaktionsudvalget Udvalget står for redaktionen af OmSLAget (jfr. ovenfor) inden for rammer, udstukket af styrelsen på dennes møder. Sammen med sekretariatsfuldmægtigen udgør tre styrelsesmedlemmer (Svend-Erik Christiansen, Bent Vedsted Rønne og Jørgen Thomsen) redaktionsudvalget, der klarer arbejdet pr. mail. Hanne Hauge varetager normalt kontakten med de enkelte forfattere og med bistand udefra også layoutarbejdet. Jo mere input, vi får til bladet fra vore medlemsarkiver, jo mere varieret kan vi lave bladet. Der er undertiden pladsmangel i OmSLAget, og styrelsen har besluttet, at indsendte artikler som hovedregel højest må være på 1.000 ord. Men dette må under ingen omstændigheder opfattes som et forsøg på at sætte en dæmper på skrivelysten. Uddannelsesudvalget Årsmøder Uddannelsesudvalget planlægger og tilrettelægger to kursusrækker til årsmødet, et arkivfagligt kursus og et historiefagligt kursus. Til årsmødet i år handler det arkivfaglige kursus om frivillige i arkiverne, medens det historiskfaglige fokuserer på turisme. Begge kursusrækker er nærmere beskrevet i det udsendte materiale. - 18 -
Uddannelsesudvalget planlægger også præsentationen af de korte indlæg (max. 10 min.), hvor medlemmerne på årsmødet har mulighed for at fortælle om projekter eller gode ideer, som andre kan have glæde af at høre om. Arkivuddannelsen Uddannelsesudvalget planlægger og tilrettelægger desuden arkivuddannelsen, som er en alsidig uddannelse af arkivmedarbejdere og arkivledere. Uddannelsen består af fem moduler à to hele undervisningsdage, hvor alle aspekter af arkivarbejdet bliver berørt. Modul 1-4 er for alle arkivmedarbejdere, mens modul 5 især henvender sig til arkivledere, men er selvfølgelig også åbent for alle interesserede. SLA har i efteråret 2011 udbudt følgende modulkurser: modul 2 Modtagelse og registreringsarbejde med de skrevne arkivalier den 20. og 27. september i Lemvig og modul 5 Arkivledelse den 26. oktober og 2. november i Århus. Som ønsket af arkiverne øst for Storebælt blev det også muligt at afholde et kursus på Sjælland i efteråret, idet modul 4 Synliggørelse og formidling - blev udbudt i Ringsted den 21. og 28. november. I foråret 2012 har der været modul 3 Modtagelse, håndtering og registrering af billeder i Ringsted den 21. og 28. februar og modul 1 Arkivadministration i Kibæk den 14. og 21. marts. Desuden har der været afholdt en række arkivuddannelseskurser med tilskud fra SLA i kredsene og af arkivsamvirker. Disse kurser har som aftalt været åbne for andre end kredsenes og arkivsamvirkernes egne arkiver, hvilket giver SLA s medlemmer større valgfrihed til at erhverve arkivuddannelsen. Tilstrømningen til arkivuddannelsen er fortsat enormt stor. Antallet af kursusdage er 763, opgjort for kalenderåret 2011, og 810, hvis man i stedet ser på tallene fra styrelsens beretning sidste år til skrivende stund i år. Alene i første halvår 2012 var tallet 432 kursusdage på SLA s arkivuddannelse. - 19 -
Nye arkivledere I henhold til SLA s vedtægter skal alle nye arkivledere efter 1. januar 2007 i løbet af fire år fra tiltrædelsen have gennemgået de fem moduler i arkivuddannelsen. Arkivledere, der er tiltrådt i løbet af 2007, har fuldført eller er i fuld gang med at fuldføre uddannelsen. Et enkelt arkiv har valgt at melde sig ud af SLA, da arkivet ikke ønskede at opfylde bestemmelsen om, at arkivlederen skulle gennemgå arkivuddannelsen. Arkivledernes uddannelse er et vedtægtsbestemt krav til alle SLA-arkiver. Styrelsen har indtryk af, at der generelt er fuld forståelse for bestræbelserne på gennem uddannelse at højne fagligheden i arkiverne, således at det kan betragtes som et kvalitetsstempel at være medlem af SLA. Vi håber og tror på, at den ene udmeldelse er en undtagelse, hvilket tilstrømningen til arkivuddannelsen også tyder på. Arkivledere, som er tiltrådt i løbet af 2008, burde i løbet af 2012 have fuldført uddannelsen. De, som mangler enten lidt, meget eller det hele, vil inden længe blive kontaktet pr. brev med tilbud om, at vi i fællesskab laver en plan for den enkelte, således at alle kan få gennemført uddannelsen så hurtigt som muligt. Erfaringsudvekslingsseminar Det årlige erfaringsudvekslingsseminar for arkivuddannelsens undervisere finder sted den 14. september. Uddannelsesudvalgets medlemmer Eva Schmidt, Odder (formand), Niels Løgager Nielsen, Åbyhøj, Søren Skov, Brenderup, Jytte Raun, Dalum-Hjallese, Dorthe Søborg Skriver, Thyborøn- Harboøre og Hanne Hauge, SLA s sekretariat. Arkibas- og billedscanningskurser Antallet af Arkibaskurser, der har været afholdt i Vejle i foråret 2012, har været begrænset i forhold til tidligere år, idet en del har måttet aflyses på grund af manglende tilslutning. En medvirkende årsag til dette kan være, at antallet af decentrale kurser, arrangeret af f.eks. arkivsamvirker og med instruktør fra Arkibas, har været stigende de senere år. - 20 -
Til gengæld har der været stor søgning til billedscanningskurserne, hvor de første blev afholdt i efteråret 2011 med fem nyindkøbte scannere af høj kvalitet. Det viste sig dog hurtigt, at de bærbare PCere, som har været brugt til kursusvirksomhed siden 2007, ikke kunne behandle den store datamængde, så derfor blev der indkøbt 12 nye stationære PCere - kraftige maskiner, som også vil kunne håndtere redigering af levende billeder og lyd. Med dette nye udstyr afholdtes to billedscanningskurser i maj måned med stor succes. Kursusdeltagerne var meget begejstrede og nød især de nye, store skærme. Vi fortsætter med at udbyde billedscanningskurser samt øvrige Arkibaskurser af alle typer og har planer om at udvide programmet med kurser i redigering af levende billeder og lyd. Forhåbentlig vil de første kurser af denne type kunne udbydes i efteråret 2012. Arkibas- og billedscanningskurserne planlægges og tilrettelægges af Morten Nielsen, Arkibas ApS. Indsamlingsgruppen Indsamlingsgruppens opgave er at sætte fokus på lokalarkivernes indsamling af arkivalier. Gruppen bidrager med seminarer, ideer, vejledninger, artikler o.lign. initiativer, der kan ruste arkiverne til indsamlingsarbejdet. I 2011-12 har gruppen stået bag flere seminarer. Et planlagt seminar med fokus på indsamling af arkivalier i kystmiljøer i september 2011 måtte desværre aflyses som følge af for få tilmeldinger. Til gengæld blev der rift om gruppens seminar om digitalisering i marts 2012. Seminaret blev hurtigt overtegnet og blev derfor gentaget i maj 2012 med næsten lige så mange deltagere. I september 2012 bliver det udbudt endnu engang, denne gang i Ringsted. Indsamlingsgruppen består af Ruth Jensen, Faaborg, Erik Korr Johansen, Galten, Jens Åge S. Petersen, Odense, Eva Schmidt, Odder og Lis Vestergaard, Nøvling. - 21 -
Arkivernes Dag Arkivernes Dag skulle være et samlet nordisk projekt, men det er svært at bevare fokus på dagen. Problemet er nok, at ingen har taget førertrøjen på og påtaget sig den samlende funktion, f. eks. i form af et fælles sekretariat. I Norge har man således valgt at brede Arkivernes Dag ud over hele november måned, således at dagen kommer til at finde sted, når de enkelte arkiver mener, det er passende. Der har ikke været afholdt møder, og der er heller ikke aftalt noget om fælles tema for i år. Der har været en spredt mailkorrespondance mellem de forskellige lande, bl.a. et forslag fra Island om et møde i forbindelse med de Nordiske Arkivdage i Finland i maj. Desværre kom mødet aldrig i stand, fordi ikke alle med interesse for Arkivernes Dag havde ærinde i Finland. SLA har dog valgt at fastholde Arkiverne Dag i Danmark i den form, vi hidtil har kørt med, og har derfor fået trykt en plakat og diverse andet materiale til brug for arkiverne. Materialet kan rekvireres ved henvendelse til SLA's sekretariat. Samtidig appellerer vi til de arkiver, der har valgt at deltage i Arkivernes Dag, om at give SLA's sekretariat et tip om deres deltagelse og gerne ledsaget af et par ord om deres projekt. Det skal understreges, at det er væsentligt for organisationen at kunne følge udviklingen for løbende at kunne vurdere, om Arkivernes Dag er noget, vi skal satse på i fremtiden. Samtidig kan en stærk deltagelse i Danmark måske medvirke til en styrkelse af den samlede skandinaviske deltagelse. Udvalget for Arkivernes Dag består af Niels Løgager Nielsen, Åby-Åbyhøj, og Hanne Hauge, SLA s sekretariat. Materialeudvalget I forhold til tidligere er Materialeudvalgets opgaver reduceret væsentligt. De primære opgaver er at være bindeled mellem materialeudbydere og arkiverne. - 22 -
Medlemmerne indkøber selv materialerne til en samlet lavere pris, end hvis de hjemkøbes via SLA med deraf følgende omkostninger til ekstra fragt, pakning og fakturering. Endvidere er det en fordel at bestille varer direkte fra kontorservicefirmaet Lyreco, som leverer fragtfrit og dag-til-dag, når et kundenummer er indhentet via SLA. Der har i årets løb været en diskussion i gang om salg af arkivæsker og deres kvalitet hos henholdsvis Lyreco og Museumstjenesten. Det har ikke været muligt at komme frem til en entydig konklusion. Statens Arkiver indkøber i store partier hos Lyreco og anfører, at deres kvalitet af arkivæsker er lige så god som Museumstjenestens, mens Museumstjenesten naturligvis fremhæver deres produkter som de bedste. Fakta er dog, at Museumstjenesten i modsætning til Lyreco kan levere det mest alsidige produktsortiment, herunder arkivæsker i specielle formater. Det bliver derfor i sidste ende spørgsmål som økonomi og tillid til leverandøren, der bestemmer, hvor man vil handle. Direkte køb af små partier ved Museumstjenesten er også blevet muligt. Samtidig er varesortimentet udvidet betydeligt, således at direkte køb i aktuel mængde er blevet interessant for at få varerne hurtigere og ikke mindst for at spare dyr fragt og ekspeditionsgebyr. SLA har en post i Museumstjenestens bestyrelse, hvilket er en fordel, når eksisterende aftaler skal revideres, og når nye skal forhandles. Guld CD ere og guld DVD ere skal stadig købes hos SLA for at undgå KO- DA-afgift. Materialeudvalget består af Niels Løgager Nielsen, Åby-Åbyhøj, og Hanne Hauge, SLA s sekretariat. - 23 -
Den Gule Håndbog / ny SLA hjemmeside Udvalget har to arbejdsopgaver, dels opbygning og drift af SLA s hjemmeside og dels videreudvikling af SLA s gule håndbog, som findes på SLA s hjemmeside: www.danskearkiver.dk under navnet Råd og vejledning. I praksis er arbejdet således delt i to. SLA s nye hjemmeside gik i luften dagen før årsmødet i oktober 2011. I forhold til den gamle hjemmeside er siderne opbygget på en anden og mere overskuelig måde, ligesom der er kommet flere funktioner og faciliteter til. Bl.a. har kursus- og uddannelsesområdet fået sine egne undersider, hvor kursister kan finde oplysninger om kurser og seminarer. En særlig værktøjskasse er beregnet til at rumme alle de nyttige værktøjer, links osv., som arkiverne har brug for i dagligdagen. Det er bl.a. her, at slides fra kurser og seminarer kan hentes. Hjemmesiden indeholder også en elektronisk arkivvejviser og en butik, hvor SLA-medlemmer kan bestille varer fra SLA. Hjemmesiden bærer stadig præg af at være ny, og det vil først være i løbet af de kommende år, at siderne foldes helt ud efter hensigterne. Videreudvikling er en af udvalgets opgaver. En anden hovedopgave består i at få tilrettelagt klare procedurer for, hvordan driften og opdateringen af siderne kan foregå mest hensigtsmæssigt. Det foregår i nært samarbejde med SLA s sekretariat (som også er med i udvalget), og som står for den daglige drift. I den forbindelse har der i det forløbne år været afholdt en række arbejdsmøder mellem enkelte medlemmer af udvalget og medarbejderne på sekretariatet omkring afklaring af driftstekniske spørgsmål. Udvalget har herudover afholdt et ordinært møde, nemlig i juni 2012, hvor der blev lavet en handlingsplan især for den fremtidige drift af hjemmesiden. Udvalget vedr. Råd og vejledning består af de samme medlemmer som hjemmesideudvalget med undtagelse af repræsentanterne fra sekretariatet. Ved offentliggørelsen af SLA s hjemmeside i oktober 2011 blev udvalgets foreløbige materiale lagt ud på siderne under Råd og vejledning. Materialet bestod - 24 -
hovedsageligt af digitaliseret materiale fra den gamle gule håndbog, dog moderniseret i et vist omfang (f.eks. i forhold til ny lovgivning, utidssvarende sprogbrug etc.), ligesom der var udarbejdet nye vejledninger om billeder. I praksis findes alle sider fra den gule håndbog i dag således i den elektroniske version på SLA s hjemmeside. Ambitionen er dog at videreudvikle og modernisere Råd og vejledning. Udvalget vedr. Råd og vejledning har holdt et ordinært møde, nemlig i juni 2012, hvor udvalget lavede en handlingsplan for dette arbejde. Det er bl.a. målet for udvalget, at siderne under Råd og vejledning kan bruges aktivt i kursus- og uddannelsesudvalgets kurser fra 2013. Medlemmer af udvalget: Bent Vedsted Rønne, Haderslev (Råd og vejledning + hjemmesiden), Tove Pettersson, Haderslev (Råd og vejledning + hjemmesiden), Jens Willumsen, Nr. Lyndelse (Råd og vejledning + hjemmesiden), Jens Åge S. Petersen, Odense (Råd og vejledning + hjemmesiden), Hanne Hauge, SLA s sekretariat (hjemmesiden), Kirsten Dalsgaard, SLA s sekretariat (hjemmesiden), Morten Nielsen, SLA s sekretariat (hjemmesiden), Dorthe Skriver, Thyborøn-Harboøre (Råd og vejledning) og Eva Schmidt, Odder (Råd og vejledning). Dorthe Skriver og Eva Schmidt blev i foråret 2012 inddraget i udvalget med den opgave primært at forfatte vejledninger. 9) SLA's andre repræsentationer SLA er desuden repræsenteret i: Dansk Historisk Fællesråd ved Leif Juul Pedersen, Skanderborg Landsarkivet for Nørrejyllands Brugerråd ved Leif Dehnits, Brabrand-Årslev K-udvalget (et samarbejdsorgan mellem Statens Arkiver, Kommunernes Landsforening og de kommunale arkiver) ved Jørgen Thomsen, Odense Stadsarkiv Kildeindtastningsprojektet ved Svend-Erik Christiansen, Brabrand-Årslev ArkivalierOnlines Brugerråd ved Svend-Erik Christiansen, - 25 -
Brabrand-Årslev Landsforeningen til Bevaring af Foto og Film ved Niels Løgager Nielsen, Åby-Åbyhøj Den Erhvervsdrivende Fond Museumstjenesten ved Niels Løgager Nielsen, Åby-Åbyhøj Landsforeningen til Bevaring af Foto og Film Landsforeningen afholder normalt to kurser/seminarer om året. I januar 2012 var der kursus i Historiens Hus i Odense, hvor emnet var Tag er kun et fattigt ord brugerindflydelse, brugerinddragelse og brugergenereret indhold, og i juni blev der afholdt et seminar på Gentofte Hovedbibliotek om iscenesat kulturhistorie i fotografi og film. Når de pågældende aktiviteter er fremhævet her, er det, fordi de skønnes at være af særlig interesse for lokalarkiver og SLA vil også fremover bestræbe sig på at udbrede kendskabet til landsforeningens aktiviteter til vore medlemmer. Som omtalt i sidste års beretning har SLA for tiden gang i et samarbejde med LFF og ODA om ophavsret til billeder, og hvordan vi giver de bedst mulige og forståelige råd til vore medlemmer om dette sprængfarlige, men også komplicerede emne. Til en vis grad har dette arbejde dog måttet stilles på stand by i forbindelse med de ovenfor omtalte forhandlinger om en løsning på de ophavsretsmæssige problemstillinger ved publikation af billeder på nettet. 10) Sekretariatet SLA har fire medarbejdere, hvoraf to er fuldtidsansatte, Hanne Hauge og Morten Nielsen. Hanne Hauge er ansat som sekretariatsfuldmægtig og er den, som medlemmerne oftest vil møde ved henvendelser dertil. Hun deltager bl.a. i styrelsens og forretningsudvalgets møder, er stærkt involveret i tilrettelæggelsen af kurser og årsmøde og varetager desuden en bred vifte af sekretariatsforretninger, jfr. i øvrigt ovenfor. - 26 -
Morten Nielsen er projektleder for Arkibas-udviklingen og direktør for det anpartsselskab, som Arkibas drives gennem. Han har i det forløbne år været beskæftiget både med drifts- og udviklingsopgaver for selskabet og varetager herudover visse IT-relaterede opgaver for sekretariatet, jfr. i øvrigt ovenfor. Endelig har han stået for projektet med udvikling af et enkelt hjemmesidesystem til mindre arkiver, der ikke allerede har en hjemmeside, eller som ønsker at få et mere aktuelt produkt på dette område. Margit Nielsen er deltidsansat bogholder med ca. 8 timer pr. uge. Hun sørger for den løbende fakturering og bogføring, således at der altid er ajourførte økonomirapporter til rådighed på styrelsesmøder og forretningsudvalgsmøder. Endelig har SLA i indeværende foreningsår beskæftiget assistent Kirsten Dalsgaard som medhjælp på sekretariatet med 24 timer pr. uge. I modsætning til tidligere er det sket inden for SLA s ordinære budget. Hendes primære opgave har været at ajourføre den elektroniske arkivvejviser. Hun har desuden bistået i forbindelse med de mange kursusaktiviteter og varetaget bestillinger og forsendelser af butiksprodukter. Endelig har hun stået for indsamlingen af de mange oplysninger til kulturstatistikken, som Statens Arkiver på vegne af Kulturministeriet har udbedt sig. Side 2006 har sekretariatet haft til huse i Andkærhus i Vejles sydlige udkant, tæt ved motorvejsnettet og centralt placeret i landet, set i relation til SLA s medlemskreds. Efter en intern omflytning i huset har vi fra sommeren 2010 bedre lokaler end hidtil til sekretariatets drift og Arkibas-selskabet, og da der samtidig er gode parkeringsmuligheder og i øvrigt gode vilkår for afholdelse af kurser og møder, finder styrelsen lokalespørgsmålet løst for nærværende. Ved indgåelsen af lejekontrakten for de nye lokaler i 2010 fik vi en midlertidig lejenedsættelse for de første år, og da der er tale om et erhvervslejemål med fri prisfastsættelse ved kontraktudløb, kan vi om et par år komme i den situation, at vi skal vælge mellem væsentligt forhøjet leje eller flytning. - 27 -
Styrelsen vil ved afslutningen af den skriftlige beretning og i lighed med tidligere gerne rette en varm tak til alle sekretariatets medarbejdere for en koncentreret og helhjertet indsats i det forløbne år! SLA s styrelse - 28 -
- 29 -
Sammenslutningen af Lokalarkiver Driftsregnskab 2011 2011 2010 Indtægter Kontingenter Tilskud Kulturministeriet Renter, div. indtægter og kursreg. 838.687 750.000 1.689 817.407 750.000 9.671 Indtægter i alt 1.590.376 1.577.078 Udgifter Personaleomkostninger: Lønn., komp. t/formandsarkivet samt andre personaleomkostninger Medlemsrelaterede omkostninger: Køb, Journalen Køb, OmSLAget Årsmøde, generalforsamling Kredsmøde Arkivernes Dag Indsamlingsprojekt Gul håndbog/hjemmesideprojekt Ophavsret Kursusvirksomhed: Arkivuddannelseskurser Arkibas4 kurser Administrationsomkostninger: Intern administration Revision, ekstern og kritisk revision Eksterne kontingenter Husleje Anskaffelser, køb af scannere SLA Forlag Mødevirksomhed og rejser: Styrelses- og forretningsudvalgsmøder Politiske møder Andre møder og SLA repr. i ekst. udvalg Udvalgsarbejde: Uddannelsesudvalget Materialeudvalget Udvalg vedr. medlemsoptagelse 821.238 10.605 831.843 607.614 61.304 109.994 95.119 15.219 6.833 10.185 69.469 6.288 374.411 33.219 95.135 104.004 12.134 16.755 27.871 96.355 40.407 16.254 56.661 102.088 69.436 15.346 6.150 39.688 31.491 43.800 205.911 31.166 14.097 45.263 10.693 521 11.214 128.795 12.921 6.150 45.603 46.334 30.799 2.262 23.119 12.899 704 8.537 Finansielle udgifter: Renter og gebyrer 2.294 3.012 Udgifter i alt 1.527.597 1.416.310 Årets resultat i SLA - overskud 62.779 160.768-30 -
Sammenslutningen af Lokalarkiver Status 2011 2011 2010 Aktiver Kapitalandele i Arkibas ApS Værdipapirer (aktier i Danske Bank) Varelager SLA Forlag Tilgodehavende fra salg og tjenesteydelser Andre tilgodehavender (moms) Likvide beholdninger 1.048.887 7.295 26.000 99.879 4.910 891.235 865.032 14.300 28.000 81.824 20.059 806.214 Aktiver i alt 2.078.206 1.815.429 Passiver Arkibas ApS: anpartskapital egenkapital pr. 1/1 årets resultat Arkibas ApS anparts- og egenkap. pr. 31/12 200.000 665.032 183.855 1.048.887 200.000 640.233 24.799 865.032 SLA: egenkapital pr. 1/1 årets resultat overskud SLA egenkapital pr. 31/12 263.874 62.779 326.653 103.105 160.768 263.873 Gældsforpligtelser: Skyldige omkostninger Skyldigt revisionshonorar Hensat til Journalen 2012 Gældsforpligtelser i alt 277.033 20.250 45.000 342.283 269.479 20.250 30.000 319.729 Periodeafgrænsningsposter: Tilskud fra Kulturmin. 1. kvt. 2012 Hensættelser 2009 Forudbetalt kontingent Skyldige kurser til Arve arkiver Periodeafgrænsningsposter i alt 187.500 100.000 55.033 17.850 360.383 187.500 100.000 79.295 366.795 Passiver i alt 2.078.206 1.815.429-31 -
SLA Forlag Specifikation 2011 2010 Indtægter Varesalg Salg af bøger og foldere Salg af jubilæumsbøger Ekspeditionsgebyrer 84.806 3.170 48.882 2.968 7.680 3.927 Indtægter i alt 87.976 63.457 Udgifter Varekøb Kontorhold Revision Porto og fragt Husleje Andre omkostninger Småanskaffelser Afskrivning på varelager 75.770 8.990 10.000 2.754 30.887 1.375 2.000 55.001 6.937 7.850 35.237 8.766-4.000 Udgifter i alt 131.776 109.791 Underskud SLA Forlag 43.800 46.334-32 -
- 33 -
Sammenslutningen af Lokalarkiver Driftsregnskab, 30. juni 2012 30. juni 2012 Indtægter Kontingenter Tilskud Kulturministeriet Renter, div. indtægter og kursregulering 863.660 187.500 0 Revideret budget 2012 858.000 750.000 5.000 Indtægter i alt 1.051.160 1.613.000 Udgifter Personaleomkostninger: Lønninger Komp. t/formandsarkivet Andre personaleomkostninger Medlemsrelaterede omkostninger: Køb, Journalen Køb, OmSLAget incl. porto Artikler til OmSLAget Årsmøde, generalforsamling Kredsmøde Arkivernes Dag Indsamlingsprojekt Gul håndbog/hjemmesideprojekt Gul håndbog/ophavsret 387.987 0 0 387.987 202 53.089 3.481 0 11.148 0 8.013 9.509 4.041 89.483 765.000 72.000 45.000 120.000 110.000 20.000 15.000 40.000 40.000 40.000 Kursusvirksomhed: Kursusvirksomhed 23.970 130.000 Administrationsomkostninger: Intern administration Revision, ekstern og kritisk revision Eksterne kontingenter Husleje Småanskaffelser SLA Forlag Mødevirksomhed og rejser: Styrelses- og forretningsudvalgsmøder Andre møder og SLA repr. i ekst. udvalg Regionale møder Udvalgsarbejde: Uddannelsesudvalget Materialeudvalget Udvalg vedr. medlemsoptagelse 24.008 1.180 6.150 20.784 28.736 15.357 96.215 10.919 15.661 26.740 53.320 100.000 15.000 6.500 42.000 20.000 50.000 35.000 30.000 6.587 0 0 6.587 25.000 Finansielle udgifter: Renter og gebyrer 1.118 Udgifter i alt 658.680 1.720.500 Driftsresultat 392.480-107.500-34 -
Arkibas ApS Driftsregnskab 2011 2010 Indtægter Salg af kommunelicenser Salg af Arkibas4 Driftslicenser Arkibas4 Salg af Mini-Arkibas Associeringsgebyrer (arkiver uden medlemskab i SLA) Konverteringsgebyrer Konsulenttjeneste Renteindtægter Aktiverede udviklingsomkostninger (Arkibas5 og Arkibas.dk) 738.879 57.866 140.615 66.000 75.307 45.000 26.485 8.589 677.256 34.816 143.859 70.805 36.858 23.481 4.238 200.000 Indtægter i alt 1.158.741 1.191.313 Udgifter Vareforbrug Løn incl. pensioner og ATP m.m. Løn til Arkibas udviklere EDB udgifter Abonnementer på servere m.m. Udviklingsomkostninger Intern administration Revision Bestyrelsesmøder og andre møder Småanskaffelser Husleje Afskrivninger, driftsmateriel og inventar Finansielle poster 29.699 500.427 49.691 7.543 94.643 37.924 38.590 21.500 40.392 68.132 24.970 27.614 465.023 88.136 74.116 84.641 134.839 56.012 19.300 11.650 399 74.890 121.043 1 Udgifter i alt 913.511 1.157.664 Årets resultat, overskud Beregnet skat Årets resultat efter skat, Arkibas ApS 245.230 61.375 183.855 33.649 8.650 24.799 Skat af årets overskud er beregnet til 61.375 kr., som ikke skal afregnes. Selskabet har et skattemæssigt underskud fra tidligere år, som endnu ikke er opbrugt. - 35 -