Spørgsmål & Svar opdateret d. /2015 1 Spørgsmål & Svar vedrørende kardiologiske procedurepakker. Region Syddanmark har modtaget nedenstående spørgsmål vedrørende tilbudsindhentningen. Spørgsmålene, der er anonymiseret, samt de tilhørende svar, er anført nedenfor. Nr.: Spørgsmål dato Svar Besvaret Et spørgsmål til procedurepakken Standard Guidewire skål fra eks. DeRoyal og Hospital disposables er på 2500 ml. Odense el fys pakke 5015612. http://www.deroyal.com/medicalproducts/surgicalandacutecare/product.aspx?id=ac-cathlab-guidewirebowllid 1 Der skrives en guidewire skål 2500 ml. Den viste på billedmaterialet er ikke på 2500 ml, men kun på 1500 ml er jeg sikker på. Er ikke sikker på der findes en guidewire skål på 2500 ml. 3/11 http://www.arcroyal.ie/index.php?page=guidewire-bowl-2 jeg har vedhæftet indlægssedlen fra Odense Elfys til spørgsmål og svar dokumentet som bilag 1, heraf fremgår det tydeligt, at guidewire skålen er på 2500 ml. 3/11 Vedr. afdækning til Odense pacemaker pakke 5019233: Odense har brugt meget lang tid på at finde en afdækning, der dels dækker deres behov og har de funktioner i form af fullincise med imprægnering, som de ønsker at bruge i deres kliniske praksis. 2 Ptt. afdækning: Full incise, imprægneret er det muligt at tilbyde en afdækning uden full incise og levere en imprægneret afd. med ved siden af eller skal det være én afdækning? 3/11 Et sådan alternativ kan godt tilbydes, tilbudsgiver bør så være klar over, at det vil få konsekvenser for den kvalitative vurdering af pakken. 3/11 3 I Indholdslisten over OUH KAG-pakken, linje 10 ønskes en 3 komponent 20 ml luer-slip sprøjte med eccentrisk studs, men under yderligere detaljer har Regionen skrevet concentrisk studs. Kan Regionen oplyse hvilken slags studs der ønskes, da der er tale om 2 forskellige slags? Af billed materialet vedr. OUH KAG (BILAG 1) fremgår det, at de sprøjter, der indgår i OUH KAG pakken er med eccentrisk studs. Tilbudsgiver bør derfor se bort fra at der under yderligere detaljer står concentrisk studs.
Spørgsmål & Svar opdateret d. /2015 2 4 I Indholdslisten over OUH EL-fys pakke 5015612, linje 9 ønskes en 20 ml luer-slip sprøjte med concentrisk studs. Vil Regionen overveje om man ikke hellere vil have en sprøjte med eccentrisk studs i stedet, da denne type studs gør det lettere for sundhedspersonalet at tømme for evt luftbobler. Ja dette accepteres, se endvidere billed materiale vedr. OUH El-fys Bilag 3, heraf fremgår det at, der i pakken i dag er 2 sprøjter med eccentrisk studs. 5 I indholdslisten over Vejle KAG pakke 5016670, linje 13 ønskes 2 stk jodepinde pakket i egen lille indpakning, se billeddokumentation. I forhold til den henviste billeddokumentation stemmer ønsket ikke overens med at være pakket i egen lille indpakning, da skål og jodepinde er placeret i første fold. Vil Regionen oplyse hvad der ønskes? Der ønskes, som beskrevet, jodepind og skål indpakket i egen lille indpakning, placeret i første fold under omslagsdugen. Det har ikke været muligt at vise dette i det udleverede billedmateriale, da Vejle har ønsket sig denne løsning i forbindelse med gennemførelsen af dette udbud 6 7 8 I Indholdslisten over Vejle pacemaker pakke 5015915, linje 5 + 6 ønskes henholdsvis en 10 ml og 20 ml luerslip sprøjte med concentrisk studs. Vil Regionen overveje om man ikke hellere vil have en sprøjte med eccentrisk studs i stedet, da denne type studs gør det lettere for sundhedspersonalet at tømme for evt luftbobler. I Indholdslisten over Åbenrå KAG, linje 12 ønskes en 20 ml luer-slip sprøjte med concentrisk studs. Vil Regionen overveje om man ikke hellere vil have en sprøjte med eccentrisk studs i stedet, da denne type studs gør det lettere for sundhedspersonalet at tømme for evt luftbobler. I Indholdslisten over Åbenrå Pace, linje 5 ønskes en 3 komponent 20 ml luer-slip sprøjte med eccentrisk studs, men under yderligere detaljer har Regionen skrevet concentrisk studs. Kan Regionen oplyse hvilken slags studs der ønskes, da der er tale om 2 forskellige slags? Det fremgår tydeligt af det udleverede billedmateriale, at de sprøjter der er i pakken i dag, er L/L med og concentrisk studs. Der udarbejdes derfor et rettelsesblad nr. 1. med rettelse nr. 1 hvoraf det fremgår, at linie 7 og 8 i faneblad Vejle Pace skal ændres til L/L sprøjter med concentrisk studs. (der kommer ikke ny version af kravspecifikationen, Tilbudsgiverne opfordres til selv, at notere sig denne ændring i nuværende dokument) Ordregiver forudsætter at Tilbudsgiver her, henviser til linie 14, da linie 12 i Aabenraa KAG pakke er Guidewiren Ja det vil Ordregiver acceptere Se svar spørgsmål 6. Der udfærdiges et rettelsesblad nr. 1 rettelse nr. 2 hvoraf det fremgår at linie 5 i Aabenraa Pace er en L/S sprøjte med eccentrisk studs. (der kommer ikke ny version af kravspecifikationen. Tilbudsgiverne opfordres til selv, at notere sig denne ændring i nuværende dokument)
Spørgsmål & Svar opdateret d. /2015 3 9 10 11 12 I Indholdslisten over Esbjerg KAG, linje 8 + 9 ønskes henholdsvis en 3 komponent 10 ml og en 20 ml luer-slip sprøjte med eccentrisk studs, men under yderligere detaljer har Regionen skrevet concentrisk studs. Kan Regionen oplyse hvilken slags studs der ønskes, da der er tale om 2 forskellige slags? Bilag 1-OUH KAG& Bilag 4-Vejle KAG & Bilag 6- Åbenrå KAG & Bilag 8-Esbjerg KAG ønskes gaze woven 10 x 10 cm men under yderligere detaljer har Regionen specificeret non-woven. Vil Regionen bekræfte hvilken slags gaze man ønsker for de forskellige delaftale? Bilag 2-OUH Pace ønskes servietter 45 x 45 cm med rgt tråd & Bilag 3-OUH El/fys-pakken ønskes servietter 10 x 10 cm & Bilag 5-Vejle Pace ønskes servietter 10 x 20 cm med rgt tråd & Bilag 7- Åbenrå pace ønskes gaze woven i henholdsvis 10 x 10 cm med rgt tråd og 30 x 45 cm med rgt tråd og kontrolkort. Ønsker Regionen at disse servietter er non-woven, som angivet i kravspecifikationerne punkt 2.24 for de forskellige delaftaler? Normalt bruges woven gaze til pacemaker anlæggelse, da disse fnuller mindre. Bilag 9- Esbjerg Pace ønskes gaze woven 10 x 10 cm med rgt tråd, men under yderligere detaljer har Regionen specificeret non-woven. Vil Regionen bekræfte hvilken slags gaze man ønsker? Delaftale 9 Esbjerg pacemaker pakke 6/11 6/11 6/11 Se svar spørgsmål 6 og 8. Der ønskes eccentrisk studs. Dette vil fremgå af rettelsesblad nr. 1. rettelse nr. 3 (der kommer ikke ny version af kravspecifikationen. Tilbudsgiverne opfordres til selv, at notere sig denne ændring i nuværende dokument). Ordregiver henviser til, at der i Kontraktbilag 1 Kravspecifikationens pkt. 2.24 tydeligt står, at servietter inkluderet i de udbudte pakker, skal være non woven. Af hensyn til konkurrencen, og for ikke at stille nuværende tilbudsgivere i en fordelagtig konkurrencemæssig situation, fastholder Ordregiverne dette mindstekrav. Tilbudsgiver burde i fald der har været/er ønske om at ændre på dette have kommenteret på MK pkt. 2.24 i forbindelse med høringsperioden. Ovenstående forhold gælder for de non-kliniske pakker, der skal ligge til grund for den kvalitative evaluering af de udbudte pakker. Så fremt der bliver udvalgt pakker til klinisk afprøvning, kan disse ændres til at indeholde woven gaze/servietter under forudsætning af, at det er et ønske fra Brugerne. Se svar spørgsmål 10 Se svar spørgsmål 10 Esbjergs pace afdækninger er IKKE med full insize, så havde der stået: 9/11 9/11 9/11 13 Jeg har et spørgsmål til afdækningen i ovennævnte pakke. Fullinsize i Operationsfelterne, skal være imprægnerede med antimikrobielt materiale eks. Ioban eller lign. Nuværende er Microban afdækning fra Microtech Præcist som der gør under delaftale 2 og 5, hhv. OUH og Vejle Pace pakke,
Spørgsmål & Svar opdateret d. /2015 4 Du skriver: hvor der ER fuldinsize. Klæb omkring betyder, at der er klæb rundt om fenestreringen, og ikke udfyldende fenestreringen = full insize. Drapes, Angio, 220cm x 320cm,, 2 Fenestrations, 1 panel Men på billedet står der: de 2 fenestreringer er identiske med klæb omkring fenestreringen som vist til højre. 14 Så er den her afdækning med full incise eller ej? Står det nogensteder hvor mange pakker vi taler om? Ja det fremgår af Tilbudslisten, der er integreret i ILS udbudsmodulet. Husk I skal søge om adgang til at kunne afgive tilbud via udbudsmodulet, Det skal I gøre ved vibeke.jensen@rsyd.dk hvilket fremgår af hjemmesiden: www.regionsyddanmark.dk/udbud 15 Spørgsmål- og svar spørgsmål nr 3: Vi er blevet lidt forvirrede og tror vi af billedmaterialet Odense KAG, kan se at, i hvert fald den ene af de 2 stk. 20 ml sprøjter i den klare skål, er med concentrisk studs. Måske den som ligger i introducer-skålen er med eccentrisk studs? Ad det første spørgsmål dette er ikke korrekt. Der efterspørges i OUH KAG pakken 1 L/L sprøjte med concentrisk studs og 2 x 20 ml L/S sprøjter med Eccentrics studs 1 Syringes, 3 Part, Clear, Luer Lock, 20ml, 2 Syringes, 3 Part, Eccentric Tip, Clear, Latex Free, Luer Slip, 20ml, Hvis vi som i svaret på spørgsmål 3, fjerner concentrisk studs i bemærkningsfeltet, så ønsker OUH 2 stk. 20 ml LS, med eccentrisk studs. Er det korrekt forstået? Ad det 2 spørgsmål Ja det er korrekt forstået.
Spørgsmål & Svar opdateret d. /2015 5 Udbudsbetingelserne pkt. 2.2 Hvad er det præcist I skal bruge følgende til? Ordregiver er i tvivl om præcist hvilket dokument Tilbudsgiver referere til da udbudsbetingelsernes pkt. 2.2 er Kontaktafdeling og -person. 2.2 Revisorpåtegnet erklæring om tilbudsgivers nettoomsætning og egenkapital de seneste [3] regnskabsår, jf. pkt. 6.3 I 6.3 Økonomisk og finansiel kapacitet står det inget om Revisorpåtegnet erklæring. I udbudsbetingelsernes pkt. 6.3 fremgår følgende: Oplysning om samlet årsomsætning eksklusive moms af de af udbuddet omfattede og tilsvarende produkter fra de seneste 3 regnskabsår. Såfremt virksomheden er yngre, skal der oplyses om årsomsætning for disse produkter for den periode, hvor der er mulighed herfor. Det bør endvidere fremgå, hvornår tilbudsgiveren er etableret. Oplysningerne kan afgives i Udbudsbilag 3. 16 Vil det være nok, med seneste årsregnskab? Det er det med gult fremhævede, der er det vigtige at få med i det indleverede tilbud. Ordregiver henviser i øvrigt til Udbudsbetingelserne pkt. 18.2 hvoraf det fremgår hvilke oplysninger, samt hvilke dokumenter der som minimum skal være vedlagt det indleverede tilbud. Hvis tilbudsgiver refererer til Udbudsbilag 3 pkt. 2.2, så udgår pkt. 2.1, 2.2 og 2.3 af udbudsbilag 3. Der oploades ny version af udbudsbetingelserne i word og PDF format på www.regionsyddanmark.dk/udbud Esbjerg KAG pakke. Ja det er korrekt forstået. Ingen sikkerhedsskalpel i Esbjerg KAG pakken 17 I indholdslisten over div. dele der skal i pakken, står der ikke om de ønsker sikkerheds skalpel eller ej. Da de i pace pakken ikke ønsker sikkerheds skalpel antager vi at det er det samme for KAG pakken er det korrekt forstået?? Odense KAG : 16/11 Equipment Covers, Banded Bag, Circular, Plastic, Elastic, 80cm x 43cm, Equipment cover = lampe cover = badehætte = cirkulær 18 En cirkulær pose der har disse mål? Den er vel så nærmest meget lang oval. Er målene korrekt? Ja målene er korrekte! Equipment Covers, Banded Bag, Adhesive Tape, Rectangular, Plastic, 91cm x 102cm, 23cm x 102cm, 1 Elastic Band, Drejer det sig om flere poser? + en elastik hvor stor? Dette er et blyskærmscover, 23cm x 102cm fortæller jer, at elastikken, når den slap er ca. 23 cm lang og når den er udspændt kan blive op til 102 cm lang. (ellers bliver det lidt svært at få posen op over noget der er ca. 100 cm langt/bredt)
Spørgsmål & Svar opdateret d. /2015 6 Åbenrå KAG : 19 Equipment Covers, Banded Bag, Adhesive Tape, Rectangular, Plastic, 91cm x 102cm, 23cm x 102cm, 1 Elastic Band, Præcis det samme spørgsmål som ovenfor? Esbjerg KAG : Se svar spørgsmål 18 Equipment Covers, Dome Bag, 75cm x 19cm, Elastic, Plastic, Circular, 30cm x 37cm, Blue Elastic, Dette er et lampecover/ cover til skærm (ikke blyskærm)/ betjeningspanel af injektomat. Dette er en Dome bag: 20 Dome bag med mål 75 X 19 cm? De 75 cm x 19 cm fortæller noget om dybe/bredde og de 30 x 37 cm om hvor meget elastikken kan strækkes/slækkes. Og ja, Dome bag med disse mål findes. Tilbudsgiver bør have in mente, at andet kan tilbydes blot skal det have samme funktionalitet som det kravspecificerede. Hvad menes med blue elastic? Jf. udbudsbetingelse punkt. 6.4: Regionen kræver en dokumentation for relevant erfaring i form af mindst én sammenlignelig leverance. Hvorledes ønsker Regionen dette dokumenteret jf. overstående pkt. 1.2? Den farve elastikken har i dag, farven er underordnet Tilbudsgiver formodes at henvise til mindstekrav under pkt. 6.4 i udbudsbetingelserne: Mindstekrav til tilbudsgivers teknisk/faglige kapacitet: Som mindstekrav kræves dokumenteret relevant erfaring i form af mindst én sammenlignelig leverance, jf. ovenstående pkt. 1.2 21 18/11 Udbudsbetingelsernes pkt. 1.2 refererer til udbuddets genstand, hvilket er indkøb af kardiologiske procedurepakker. 18/11 22 Vedr. Udbudsbetingelserne pkt. 8.1: Vil regionen overveje at flytte fristen for aflevering af vareprøver til mandag den 11. Tilbudsgiver skal derfor, kunne dokumentere at tilbudsgiver har mindst én anden leverance/kunde, hvortil Tilbudsgiver leverer kardiologiske procedurepakker. Ordregiver henviser i øvrigt til Kontraktbilag 1 kravspecifikationen, der netop er rettet mod kardiologiske procedurepakker. Ordregiver kan ikke ændre på fristen for aflevering af vareprøver, da der allerede og længe har været planlangt produktevaluering i uge 1 og 2. Desuden er denne frist ikke en ny frist. Den har været gældende og
Spørgsmål & Svar opdateret d. /2015 7 januar? Vareprøvefrist den første arbejdsdag efter nytår, som den er nu, betyder reelt at vareprøverne fra vores Procedurepakkeproducent skal leveres til os inden jul - da transportfirmaer ikke leverer mellem jul og nytår. Det betyder at fristen for færdige vareprøver reelt er 16-17. december, for at vi kan nå at få dem leveret og dermed kunne aflevere vareprøver til regionen første arbejdsdag efter nytår. Det er en meget stor fordel for eksisterende leverandører i forhold til nye tilbudsgivere. Afgivelse af tilbud: Forstår vi det rigtigt, at det kun er priserne der skal indgives elektronisk, mens resten af tilbuddet skal afleveres i en fysisk kopi. offentliggjort længe. Hvorfor tilbudsgiver burde have stillet spørgsmålet tidligere processen. I så fald, havde Ordregiver og brugergruppen haft mulighed for at planlægge anderledes, det har vi desværre ikke nu. Fristen fastholdes. Ja det er korrekt. Men Ordregiver henholder tilbudsgivers opmærksomhed på følgende: Jf. udbudsbetingelsernes pkt. 7.1. Tilbuddet skal indeholde de dokumenter og oplysninger, der anmodes om i udbudsmaterialet. Der henvises i den forbindelse til tjeklisten i pkt. 18. Der skal afleveres følgende eksemplarer af tilbuddet: 1 originaleksemplar i papirformat indeholdende det samlede tilbud med bilag. Dette eksemplar bedes mærket original. Herudover ser ordregiver gerne, at tilbuddet også afleveres i følgende yderligere eksemplarer: 1 eksemplar på ikke-skrivebeskyttet USB-nøgle, mærket Kopi indeholdende det samlede 23 tilbud med bilag). Udbudsbilag 1 (Generelle oplysninger), Kontraktbilag 1 (Kravspecifikation og løsningsbeskrivelse) samt Kontraktbilag 2 (Tilbudsliste) skal vedlægges USB-nøglen i det samme format som offentliggjort af ordregiver. Såfremt dele af tilbudsmaterialet ikke kan overføres til USB-nøgle vedlægges 1 kopi af de ikke overførte dokumenter i papirformat. USB-nøglen mærkes med tilbudsgivers navn samt teksten Tilbud vedrørende kardiologiske procedurepakker del 1 Sagsnr.: 15/15989, Kopi. Det med gult fremhævede betyder at: I skal huske, at den fysiske
Spørgsmål & Svar opdateret d. /2015 8 version af tilbuddet også skal indeholde et Excel ark med priserne (det kan I trække ud af ILS modulet) og en PDF et version af det samme Excel ark. 24 I kravspecifikation sags nr 15_15989 vers. 1, Kravspecifikation under Generelle mindstekrav Support skal man besvare tre forskellige case? Det står dog på alle tre at man skal Tilbudsgiver bedes angive besvarelse i Kontraktbilag 1 Ja der skal besvares tre forskellige case, de er angivet med 3 forskellige faneblade i Kravspecifikationen. Hhv. faneblad: 25 26 I Kontraktbilag 1 Kravspecifikation og løsningsbeskrivelse står følgende: Her indsættes udfyldt kravspecifikation og løsningsbeskrivelse, når udbuddet er gennemført. Vores spørgmål er hvor skai vi indsætte svarene på spørgsmål? I Excelfilen eller i Kontraktbilag 1? Det Står også i Udbudsbetingelserne pkt. 12.1. Følge vejledningen i Kontraktbilag 1. Der findes ingen vejledning her, så vi forstår ikke rigtigt hvad der menes?? Vedr. Aabenrå Pace afdækning : Vi finder lidt uoverensstemmelser mellem kravspecifikationen del 7 Aabenrå Pace og tegningen i billedematerialet omkring afdækningens fenestreringer. Billedematerialet siger 10 x 10 og 1½ cm klæb og kravspecifikationen siger 25 x 25cm. Skal vi holde os til billedmaterialet?? evt. eksisterende producent?? Ordregiver antager, at tilbudsgiver refererer til Udkast til kontrakt? Hvor der under Kontraktbilag 1 Kravspecifikation og løsningsbeskrivelse står: Her indsættes udfyldt kravspecifikation og løsningsbeskrivelse, når udbuddet er gennemført Med det menes, at der ved kontraktindgåelse med vindende tilbudsgiver(e) indsættes de omtalte dokumenter i kontrakten før denne underskrives. Der skal altså IKKE indsættes noget her i forbindelse med udfærdigelsen af selve tilbuddet! I udbudsbetingelserne henvises der til Kontraktbilag 1 Kravspecifikationen og den vejledning, der ligger i Kravspecifikationens spørgsmål, der skal besvares af tilbudsgiver. Ordregiver kan godt forstå tilbudsgivers forvirring. 25 x 25 cm er størrelsen på hele fenestreringen (på én side) heri ligger der så klæb, så selve hullet er 10 x 10 cm. PÅ bagsiden af afdækningen dækkes selve afdækningen af 1,5 cm klæb. Nuværende producent er Dina Hitex. 27 28 Vedr. Esbjerg Pace afdækning : Hvilke størrelse ønskes der på fenestreringerne og evt. hvem producenten er? Kontraktbilag 1 Kravspecifikationen, faneblad KP 1.33 KP 1.35: Skal vi indsætte ekstra rækker eller kan vi henvise til et bilag? Se svar spørgsmål 27, husk Esbjergs paceafdækning afviger fra Aabenraas ved at der kun er ét plastik panel på den ene side. KP 1.33, 1.34 og 1.35 skal besvares direkte under de respektive faneblade i Kontraktbilag 1 Kravspecifikationen. Der er fastsat et maksimum på 1200 ord jf. svar feltet koblet til KP 1.33-1.35 og selve fanebladene. Ordregiverne forbeholder sig retten til, ikke at læse hvad der er beskrevet ud over de 1200 ord.
Spørgsmål & Svar opdateret d. /2015 9 29 Udbudsbetingelserne Hvis man erklæres ikke konditionsmæssig på en eller flere delaftaler (f.eks. p.g.a. en ukorrekt komponent), er man så stadig med i evalueringen på de resterende pakker? eller er man "Ikke konditionsmæssig" på hele udbuddet (alle delaftaler)? Ja Tilbudsgivere der erklæres ukonditionsmæssige eks. Sfa. ukorrekte komponenter i én eller flere af pakkerne, vil blive betragtet som værende ukonditionsmæssige på det samlede tilbud. Det fremgår af udbudsbetingelsernes pkt. 11.3 at, Det vil ikke være muligt at afgive tilbud på dele af kontrakten. Der skal afgives tilbud på samtlige 9 delaftaler. Tilbudsgiver skal afgive tilbud på alle delaftaler, hvorfor en tilbudsgiver, der er ukonditionsmæssig på én delaftale, er ukonditionsmæssig for hele udbuddet.