HR-nøgletalsrapporten 2016
Indhold Indledning: HR-nøgletal og -tendenser for 2016... 2 1. Tiltrækning og Fastholdelse... 4 1.1. Personaletilgang og personaleomsætning... 4 1.2. Rekruttering... 6 1.3. Mangfoldigheden... 7 1.3.1 Aldersfordelingen i Haderslev Kommune... 7 1.3.2 Anciennitet... 7 1.3.3 Kønsfordelingen pr. serviceområde... 9 1.3.4. Kønsfordelingen inden for ledere... 9 1.3.5 Kønsopdelt lønstatistik... 10 1.3.6. Det sociale kapitel... 12 1.4. Kompetenceudvikling Uddannelse... 13 1.4.1 Haderslev Kommune som uddannelsesinstitution... 13 1.4.2 Kompetenceudvikling Kurser & uddannelse... 14 1.5. HR-tendenser og aktiviteter... 14 2. Ledelse & organisering... 16 2.1. Lederudvikling... 16 2.2. Ledelsesudvikling... 17 2.3. Årsværk... 18 2.4. HR-tendenser og aktiviteter... 19 3. Arbejdsmiljø og trivsel... 19 3.1. Sygefraværet i Haderslev Kommune... 19 3.2. Ulykker og arbejdsskader, registrering af krænkelser samt psykisk krisehjælp i 2016. 21 3.3. Psykisk krisehjælp... 22 3.4. HR-tendenser og aktiviteter... 23 4.0 Anbefalinger.... 23 1 13. juni 2017
Indledning: HR-nøgletal og -tendenser for 2016 HR-nøgletal 2016 har til formål at vise et billede af Haderslev Kommune som arbejdsplads ud fra en række udvalgte HR-nøgletal. HR-nøgletallene har til hensigt at bidrage med data omkring personaleforhold til anvendelse af politikere, Hoved MED, direktion, ledere og andre, der måtte have interesse for det. Det er vigtigt at fastslå, at HR-nøgletallene viser tendenser og ikke er et udtryk for en præcis nøjagtighed. Tendenserne kan dog synliggøre områder, der med fordel kan undersøges nærmere og kan danne grundlag for at kvalificere målrettede initiativer. Rapporten er i forhold til tidligere års rapporter forsøgt gjort mere overskuelig med lidt færre og enklere oversigter og med mindre tekst. Nøgletallene vises enten som totaler for hele Haderslev Kommune, som opdelt på serviceområde (bemærk her, at Børn og Kulturservice angives som Børn og Familieservice, da organisation- og navneændring ikke var gennemført i 2016) eller som opdelt på overenskomstområde. Nøgletallene er vist i tabelform eller som diagram, alt afhængig af, hvordan det aktuelle nøgletal præsenteres bedst muligt. HR-nøgletallene er ledsaget af en kort forklaring af udregningen efterfulgt af korte kommentarer. Der er som afslutning på hver kategori et afsnit omhandlende HR-tendenser og aktiviteter. Afsnittet giver et kort overblik over de potentielle udfordringer, som nøgletallene kan være udtryk for, forslag til handlinger samt aktuelle og kommende initiativer, som har sammenhæng til nøgletallene i den aktuelle kategori. FLIS den nye dataindsamlingsmetode Det er femte år, der bliver udarbejdet en HR-nøgletalsrapport for Haderslev Kommune. De tidligere rapporter havde samme dataindsamlingsmetode og kunne derfor sammenlignes direkte. HR-nøgletal 2016 er derimod baseret på FLIS, som er det Fælleskommunale LedelsesInformationsSystem, der fremadrettet også danner baggrund for Haderslev Kommunes regelmæssige ledelsesinformation. Der vil pga. ny dataindsamlingsmetode ikke kunne sammenlignes direkte med tidligere års HR-nøgletalsrapporter på alle områder. Data i FLIS kommer fra kommunernes egne fagsystemer til personale- eller fraværshåndtering, som så sammenkøres til en fælles standard. Opgørelsesmetoden er ens for alle kommuner, der anvender FLIS, og gør det muligt at sammenligne en række nøgletal med andre kommuner, her med nabokommunerne: Kolding, Tønder, Vejen og Aabenraa. Alle opgørelser af antal medarbejdere, årsværk og sygefravær sker for kommunens fastansatte (timelønnede og månedslønnede) medarbejdere i egne institutioner. Det betyder f.eks., at medarbejdere i fleks- eller skånejob ikke medregnes, ligesom selvejende eller private institutioner ikke tælles med i opgørelserne. Antallet af medarbejdere og årsværk på særlige vilkår opgøres særskilt i rapporten. FLIS er kilden til størstedelen af nøgletallene i rapporten, med undtagelse af følgende opgørelser: - Opslåede stillinger og antal ansøgere kommer fra kommunens eget rekrutteringssystem. - Kønsopdelt lønstatistik kommer SIRKA, KRL s statistikmodul. - Antal arbejdsskader og registrerede hændelser stammer fra forsikringssystemet Insubiz. 2 13. juni 2017
Nedenstående figur illustrerer opbygningen af HR-nøgletal i Haderslev Kommune. Under hver kategori er anført de dertilhørende HR-nøgletal. Personaletilgang Personaleomsætning Rekruttering Mangfoldighed Kønsopdelt lønstatistik Anciennitet Kompetenceudvikling Ledere Lederudvikling Årsværk 1. Tiltrækning og Fastholdelse 2. Ledelse og Organisering 3. Arbejdsmiljø og Trivsel Sygefravær Ulykker/arbejdsskader Vold og trusler Psykisk krisehjælp 3 13. juni 2017
1. Tiltrækning og Fastholdelse 1.1. Personaletilgang og personaleomsætning Der har de seneste år været usikkerhed omkring validiteten af tallene for personaleomsætningen, idet man på skift har valgt at tage afsæt i tal fra Kommunernes og Regionernes Løndatakontor (KRL) og fra kommunens eget lønsystem. I og med at denne rapport og fremtidige opgørelser alle tages fra FLIS-systemet, skulle der være sikkerhed for, at sammenligningstallet til øvrige kommuners tal er validt. Tallene for foregående sammenligningsår (2014 og 2015) er defor også hentet fra FLIS. Tabel 1: Personalebevægelser Personalebevægelser opgjort som andel af alle medarbejdere. Personaleomsætning er antal medarbejdere, der er fratrådt i løbet af året, personaletilgang er antal medarbejdere, der er tiltrådt i løbet af året, delt med det totale antal medarbejdere. Forskellen er udviklingen i antallet af medarbejdere for året: 2014 2015 2016 Nøgletal Antal Andel Antal Andel Antal Andel Personaleomsætning i pct kommunen i alt 1142 30,67% 1145 30,65% 1050 28,55% Personaletilgang i pct. kommunen i alt 1049 28,14% 1194 31,74% 940 25,54% Total: -93-2,53% 49 1,10% -110-3,01% Både personaleomsætning og personaletilgang er faldende i forhold til tidligere år. Faldende personaleomsætning og -tilgang vil alt andet lige indikere at medarbejdernes gennemsnitlige anciennittet vil stige i de kommende år. Det kan være en første indikation af et sundere arbejdsmiljø og bedre strategi til fastholdelse af medarbejderne i kommunen. Procenterne er opgjort ud fra antallet af medarbejdere og ikke årsværk, da det er antallet af hoveder, der er interessant, når vi skal vurdere evnen til at tiltrække og fastholde medarbejdere. Omkostningerne forbundet med rekruttering og oplæring er desuden knyttet til antal personer og ikke til årsværk. En høj personaleomsætning kan være et udtryk for lav trivsel og kan betyde tab af kompetencer og viden, når medarbejdere fratræder. Derfor bør en høj personaleomsætning altid give anledning til refleksion. Desuden er det omkostningstungt at rekruttere så mange nye medarbejdere. (Se afsnit 1.3.2. Anciennitet). Netto-omsætningen: I 2016 er der en nettoafgang på 3 %, hvilket svarer til et faktisk fald i antallet af ansatte på 110 medarbejdere. Fordeling på de enkelte Serviceområder ses nedenfor. 4 13. juni 2017
Tabel 2: Personalebevægelser for hvert serviceområde, opgjort som antal ansatte. Serviceområde 2014 2015 2016 Personaleomsætning 399 377 331 Personaletilgang 298 392 348 Børne- og Familieservice -101 15 17 Personaleomsætning 105 81 101 Personaletilgang 83 92 84 Erhvervs- og Borgerservice -22 11-17 Personaleomsætning 10 11 11 Personaletilgang 6 8 7 Fælles stabe -4-3 -4 Personaleomsætning 492 515 523 Personaletilgang 536 533 459 Voksen- og Sundhedsservice 44 18-64 Tabel 1 og tabel 2 er hentet fra forskellige kilder for at få en opgørelse over Serviceområderne med, så derfor er der forskel på de eksakte tal for til- og afgang i de to tabeller, men tendensen er entydig. Figur 1: Benchmark af personaleomsætning i Haderslev og nabokommuner: Sammenligningen med nabokommunerne viser at Haderslev Kommune har væsentligt højere personaleomsætning de seneste tre år, men at kurven tilsyneladende er knækket i 2016. Samtidig har Tønder, Vejen og Aabenraa stigende personaleomsætning, hvilket er med til at udligne forskellen kommunerne imellem. Personaleomsætning kan både ses som et udtryk for talentudvikling, hvor medarbejdere fra en kommune er i høj kurs i konkurrerende stillinger, eller som udtryk for mistrivsel på kommunens arbejdspladser. 5 13. juni 2017
1.2. Rekruttering Tabel 2: Stillingsopslag og gennemsnit ansøgere på stillingsopslag 2014 2015 2016 Serviceområde Opslag Ansøgere Opslag Ansøgere Opslag Ansøgere Fælles stabe 14 466 13 1011 12 510 Børne- og Familieservice 88 4894 104 4253 117 4762 Erhvervs- og Borgerservice 44 2439 68 2174 56 2338 Voksen- og Sundhedsservice 108 4776 126 3999 144 4911 Total: 254 12575 311 11437 329 12521 Ansøgere i gennemsnit 50 37 38 Der er et stigende antal opslag de seneste tre år, mens antallet af ansøgere er mere konstant. Det giver i alt fortsat en negativ udvikling i antallet af ansøgere pr. stillingsopslag sammenlignet med 2014 men status quo i forhold til 2015. Et enkelt opslag i statistikken herover kan dække over flere stillinger. I Fælles stabe har antallet af opslag været stabilt gennem de sidste tre år, mens Børne- og Familieservice og Voksen- og Sundhedsservice har øget antallet af stillingsopslag med hhv 13 % og 18 % i forhold til 2015. Antallet af ansøgere er halveret for Fælles stabe, men er på niveau med foregående år (2014). I Voksen- og Sundhedsservice er antal ansøgere øget med ca. 25 % efter et tilsvarende fald fra 2014 til 2015, hvor der dog var færre stillingsopslag. Det gennemsnitlige ansøgertal pr. stillingsopslag er på niveau med sidste år, som til gengæld også var det laveste siden første HR-nøgletalsrapport fra 2012. Tendensen kan formentlig forklares med et fald i ledigheden og at udbuddet af arbejdskraft dermed naturligt er faldende. 6 13. juni 2017
1.3. Mangfoldigheden Mangfoldigheden er i denne sammenhæng et udtryk for fordelingen af ansatte i Haderslev Kommune set i forhold til alder og køn samt kommunens evne til at leve op til de forpligtelser, der ligger i det sociale kapitel (se 1.3.6.). 1.3.1 Aldersfordelingen i Haderslev Kommune Figur 2: Aldersfordelingen i Haderslev Kommune i 2014, 2015 og 2016 Figuren viser, at størstedelen af kommunens medarbejdere er mellem 50 og 59 år, men at denne aldersgruppes andel er faldende i den undersøgte periode. Som følge af højere pensionsalder stiger aldersgruppen fra 60 til 69 år. Der er ikke de store udsving i tallene fra 2014 til 2016. Tallene viser, at medarbejdersammensætningen i Haderslev Kommune har en overvægt af medarbejdere i aldersgruppen fra 40 til 59 år. De forskellige tilbagetrækningsreformer, der har til hensigt at fastholde ansatte længere på arbejdsmarkedet, vil givetvis betyde, at antallet af seniormedarbejdere vil være stigende. 1.3.2 Anciennitet Anciennitet kan give et billede af, hvor lang tid de ansatte forbliver i kommunen og om den nuværende fordeling giver anledning til opmærksomhedspunkter. 7 13. juni 2017
Figur 3: Anciennitetsfordeling for kommunens medarbejdere, fratrukket elever: Der er en tydelig tendens til at gruppen med lavest anciennittet udgør et stigende antal medarbejdere. Derudover er der kun stigning i antallet af medarbejdere med 20 til 24 års anciennittet. Da denne gruppe udgør en mindre del af den samlede medarbejderstab i Haderslev Kommune er konklusionen, at medarbejdernes anciennittet generelt er faldende pga. stor udskiftning. Kurven med faldende anciennitet er måske nok naturlig, men kigger vi på den første gruppe med 0-4 års anciennitet viser der sig et mere bekymrende billede. Figur 4: Medarbejdergruppen med lavest anciennittet (0-4 år), fratrukket elever Kun knap halvdelen af medarbejderne med 0 års anciennittet i ét år kan genfindes det følgende år. F.eks. er de 487 personer med 0 års anciennittet i 2014 blevet til 275 personer med 1 års anciennittet i 2015 (43 % afgang) og endelig til 218 personer med 2 års anciennittet i 2016 (yderligere 21 % afgang). Der er altså en stor gruppe medarbejdere, som af den ene eller anden grund ikke opnår 1 års anciennittet i kommunen. 8 13. juni 2017
1.3.3 Kønsfordelingen pr. serviceområde Figur 5: Udvikling i kønsfordelingen fordelt på serviceområder: Især i Voksen- og Sundhedsservice og i Børne- og Familieservice er der en markant overvægt af kvinder, mens fordelingen er mere ligelig på Erhvervs- og Borgerservice og i Fælles stabe. Tallene er et udtryk for en fordeling, der findes i alle kommuner. I Erhvervs- og Borgerservice er der fagområder, der ofte er domineret af mænd, mens der i både Børne- og Familieservice og Voksen- og Sundhedsservice er fag, der ofte er domineret af kvinder. 1.3.4. Kønsfordelingen inden for ledere Figur 6: Udvikling i kønsfordelingen, fordelt på medarbejdertype Kønsfordelingen inden for ledere i Haderslev Kommune er forholdsvis stabil i perioden. Der er flest kvindelige ledere, hvilket er i god tråd med, at der generelt er flere kvinder ansat i kommunen, men ser man procentmæssigt på kønsfordelingen i hele kommunen, så er der en mandlig overrepræsentation af ledere. Knap 10 % af de mandlige ansatte er ledere, hvor det blot er ca. 4 % af kvinderne, der har en lederrolle. 9 13. juni 2017
1.3.5 Kønsopdelt lønstatistik Ifølge loven om lige løn til mænd og kvinder skal en kønsopdelt lønstatistik omfatte alle lønmodtagere i virksomheden. Grupperne skal opgøres på almindelige lønmodtagere, ledere og elever og unge under 18 år. Den kønsopdelte lønstatistik kan bruges som et redskab til at diskutere ligeløn, så der skabes en kultur på de enkelte arbejdspladser, hvor det er legitimt at tale om løn og ligeløn, og hvor arbejdsgiverne oplyser de ansatte omkring deres rettigheder og reglerne for ligeløn. I rapporten fremgår kun de overenskomstområder, hvor der findes data på både mænd og kvinder. Data kan mangle af to årsager. Enten at der kun er ansat enten mænd eller kvinder på det pågældende område, eller at der er ansat under 5 personer. Derfor vil der være en del stillinger, som ikke figurerer i lønstatistikken. Tabel 3: Kønsopdelt lønstatistik Overenskomstområde Kvinder Mænd Løngab Løngab i procent Løngab, landsplan Administration og it mv., KL 34.085 39.086 5.001 87% 92% Akademikere, KL 44.977 48.072 3.096 94% 96% Chefer, KL 86.502 77.554-8.948 112% 93% Hjemmevejledere og pæd.pers., døgninst. 34.070 35.176 1.106 97% 99% Ledere m.fl., undervisningsområdet 51.082 52.894 1.811 97% 97% Led. værkst.pers. mv., klientv.,kl 32.837 34.412 1.575 95% 98% Lærere m.fl. i folkesk. og spec.underv. 42.384 42.502 119 100% 100% Musikskolelærere 34.176 35.511 1.335 96% 98% Oms.- og pæd.medhj. samt pæd. ass., KL 27.841 28.891 1.051 96% 97% Pau-elever 11.919 12.925 1.006 92% 104% Pædagogisk uddannede ledere 46.239 46.728 489 99% 95% Pædagogmedhj. og pædagogiske assistenter 25.755 23.774-1.981 108% 104% Pædagogstuderende 11.108 11.211 103 99% 100% Pæd. pers., daginst./klub/skolefr. 33.782 32.441-1.341 104% 101% Pæd. pers., forebyg. og dagbehandl. omr. 37.405 38.930 1.525 96% 100% Social- og sundhedspersonale, KL 30.932 29.766-1.166 104% 103% Socialrådg./socialformidlere, KL 37.118 39.096 1.978 95% 97% Specialarbejdere mv., KL 24.702 28.112 3.411 88% 92% Teknisk Service 25.623 28.442 2.820 90% 91% Lønstatistikken gælder den samlede løn pr. årsværk for overenskomstområder, hvor der er i Haderslev Kommune er mindst fem ansatte af hvert køn. Løngab i procent: Angivelse af kvinders løn i forhold til mænds, når mænds er 100 %. Generelt vil der være en lang række variabler, som gør denne opgørelse usikker forskellige stillingstyper og forskel i arbejdtid, antal, anciennitet, erfaring, efteruddannelser m.m.. 10 13. juni 2017
Nedenfor er der forklaringer til nogle af de mest markante lønforskelle i tabellen. Administration og IT mv., KL Forskellen på gruppen kan delvist forklares med et stort spænd i stillingstyper og at mændenes grundløn derfor ligger højere. Akademikere, KL I denne gruppe er løngabet ret stort til fordel for mændene. Selv når mulige variabler tages med i betragtning, kan det stadig undre at løngabet er så markant i denne gruppe. Chefer, KL Den store forskel i kvindernes favør kan muligvis skyldes at gennemsnitslønnen er påvirket af, at der er enkelte lønninger, som ligger noget højere end andre, og at der er forskel i anciennitet. Social- og sundhedspersonale I denne gruppe er løngabet i kvindernes favør. Kvinder udgør ca. 95 % af den samlede arbejdsstyrke i gruppen. Dette kan også være en mulig forklaring på løngabet, idet der sandsynligvis er flere kvindelige medarbejdere med høj anciennitet. Pædagogmedhj. og pædagogiske assistenter og Pæd. Personale, dagsinst/klub/skolefritidsordning Kvinder udgør et markant flertal af den samlede arbejdsstyrke i grupperne, og der er muligvis flere kvindelige medarbejdere med høj anciennitet. Specialarbejdere Højere anciennitet, uddannelsesspænd og forskel i stillingstype kan være oplagte forklaringer på at mændene har højere løn i denne gruppe. Teknisk service Også i denne gruppe ligger mændene højest på lønskalaen. Lønstatistikken viser overordnet, at der i denne opgørelse er 15 stillingsgrupper, hvor mændene rangerer højest på lønningslisten, imod 4 i kvindernes favør. Men bag denne umiddelbare iagttagelse ligger flere forhold, der alle påvirker lønnen. De ovennævnte variabler vil kunne forklare noget af forskellen, men næppe det hele. Samlet set viser der sig et billede af, at forskellen på mænd og kvinders løn sandsynligvis skal findes i de centrale og lokale tillæg, hvor mændene får mere ud af lokal løndannelse end kvinder. 11 13. juni 2017
1.3.6. Det sociale kapitel Det sociale kapitel handler om Haderslev Kommunes evne til som virksomhed at påtage sig et socialt ansvar i forhold til at beskæftige medarbejdere, der af forskellige årsager er i udkanten af arbejdsmarkedet. Tabel 4: Antallet af medarbejdere på særlige vilkår. 2014 2015 2016 Stillingstype Antal Årsværk Antal Årsværk Antal Årsværk Fleksjob 185 141 163 123 150 113 Jobtræning 88 21 114 32 150 38 Puljejob 30 26 15 13 11 9 Skånejob 34 18 30 16 31 16 Total: 339 208 322 184 343 177 Fleksjob er job med supplerende løn og hensyntagen til nedsat arbejdsevne som følge af sygdom. Jobtræning er forløb på f.eks. dagpenge, der skal øge chancen for ordinær beskæftigelse. Puljejob er løntilskud eller tilskud til tidsbegrænset beskæftigelse i offentlig stilling. Skånejob er job for førtidspensionister, med løntilskud og hensyntagen til nedsat arbejdsevne. Tendensen ser ud til at være, at fleksjob bliver brugt i let faldende omfang i Haderslev kommune. Adgangen til fleksjob på ganske få timer betyder, at det er lettere at finde midler i de decentrale budgetter til at ansætte medarbejdere i fleksjob på få timer. der i stigende grad oprettes virksomhedspraktikker (jobtræning) med øget fokus på en virksomhedsvendt indsats på beskæftigelsesområdet. der i stærkt vigende grad oprettes løntilskud (puljejob). Dette skyldes primært ændret lovgivning på beskæftigelsesområdet, som begrænser muligheden for at oprette offentlige løntilskud. antallet af borgere i skånejob er stabilt efter i en periode at være faldet en smule. I tidligere udgaver af HR-nøgletal indgik seniorjob i denne oversigt. I FLIS-opgørelserne behandles seniorjobbere på samme måde som fastansatte (overenskomstansatte, tjenestemænd og elever), og de tælles derfor med i alle andre tabeller og figurer end netop ansatte på særlige vilkår. En oversigt, indhentet særskilt fra Lønkontoret, over antallet af seniorjobbere, viser at antallet efter en nedgang fra medio 2015, hvor der kom nye regler på området, har stabiliseret sig omkring 50 seniorjobbere i organisationen. Tabel 5: Medarbejdere på særlige vilkår fordelt på serviceområder 2014 2015 2016 Serviceområde Antal Årsværk Antal Årsværk Antal Årsværk Fælles stabe 1 1 2 1 1 1 Børne- og Familieservice 87 64 120 74 121 71 Erhvervs- og Borgerservice 139 82 92 53 117 55 Voksen- og Sundhedsservice 112 61 110 56 103 51 Total: 339 208 322 184 343 177 12 13. juni 2017
Medarbejderne på særlige vilkår er bredt fordelt i serviceområderne. Der er generelt en nedadgående tendes i antallet af årsværk, mens antallet af personer er mere stabilt. Det betyder, at medarbejderne på særlige vilkår i den undersøgte periode har færre timer eller er ansat i færre måneder. 1.4. Kompetenceudvikling Uddannelse I Haderslev Kommune har kompetenceudvikling mange former og rummer alt fra kompetencegivende uddannelser (ECTS pointgivende) over fagspecifikke kurser til sidemandsoplæring og deltagelse i diverse netværk. I denne sammenhæng skal kompetenceudvikling ses som centralt udbudte kurser og uddannelse. Derudover sættes der i afsnittet nedenfor også fokus på Haderslev Kommune som uddannelsesinstitution. 1.4.1 Haderslev Kommune som uddannelsesinstitution Tabel 6: Antallet af elever fordelt på elevtyper Elevtyper 2014 2015 2016 Egu-elever 3 3 2 Elever 1 1 2 Elever, assistent- 11 15 10 Elever, hjælper- 63 58 28 Elever, voksenelevløn 36 39 32 Ernæringsassistent-/hjælperelever 2 2 1 Hjemmevejledere og pæd.pers., døgninst. 10 15 13 Kontorelever 13 12 11 Pædagogmedhj. og pædagogiske assistenter 35 33 33 Pæd. pers., daginst./klub/skolefr. 14 20 17 Sundhedsplejerskestud. i lønnet praktik 1 1 1 Tandklinikassistentelever 1 Tekniske designerelever 1 1 1 Total: 189 200 149 Haderslev Kommune har i 2016 haft i alt 149 elever opgjort i årsværk, fordelt på ovenstående kategorier. Antallet af elever er faldet kraftigt fra 2014 og 2015 til 2016. Faldet skyldes især en trepartsaftale om SOSU-området, der omprioriterede uddannelsesindsatsen fra sosu-hjælperelever til sosu-assistentelever. Antallet af sosu-assistentelever forventes at stige i 2017. De øvrige elevtyper er stort set konstante i antal i kommunen. Ovenstående tal dækker kun over de elever, der er lønnede, og derfor figurerer i lønsystemet. Herudover har Haderslev Kommune også andre studerende i ulønnede praktikforløb bl.a. sygeplejerskestuderende, lærerstuderende, socialrådgiverstuderende, administrationsbachelorstuderende og fysio- og ergoterapeutstuderende. 13 13. juni 2017
Funktionen omkring håndtering af elever og praktikforløb varetages decentralt, tæt på driften i forhold til det fag, som eleven skal dygtiggøre sig indenfor. Det giver en nærhed til driften, som er vigtig, men det betyder samtidigt, at administrationen foregår mange steder og kræver mange ressourcer. 1.4.2 Kompetenceudvikling Kurser & uddannelse Kompetenceudvikling foregår i hverdagen, hvor kommunens medarbejdere skal løse opgaverne, og det er her resultaterne skabes. Det er også her, at den enkelte får mulighed for at dygtiggøre sig og bringe sine kompetencer i spil til gavn for organisationen. Men derudover og for at understøtte dette er der fra centralt hold udbudt følgende interne kurser i 2016: 10 Kurser med eksterne undervisere Førstehjælps kurser Temadag om Samskabelse i Haderslev Kommune Møde om medarbejderens Kompetenceudvikling Temadag for Plejepersonale og behandlere Samlet set deltog 546 kursister i de 10 kurser i 2016. I 2015 var der til sammenligning 273 kursister på 14 kurser med eksterne undervisere. 31 kurser med interne undervisere. Prisme kurser Arbejdsmiljøuddannelse (afviklet 4 gange) MED-Uddannelse (afviklet 2 gange) Fællesdag for AMR og TR Sund på arbejde Kursus for ledertalent. Orienteringsmøder om trivselsundersøgelsen (før og efter) Bliv Psykisk Førstehjælper Willys SommerCamp Samlet set deltog 1181 kursister i de 31 kurser. I 2015 var der til sammenligning 633 kursister på 20 kurser. Orienteringsmøderne om Trivselsundersøgelsen og TR/AMR-dag har medvirket til at deltagerantallet var væsentlig højere i 2016. Foruden ovenstående kursusaktivitet deltager mange medarbejdere og ledere på andre (fagspecifikke) kurser og temadage, der ikke registreres centralt. 1.5. HR-tendenser og aktiviteter I forhold til nøgletalsområdet Tiltrækning og fastholdelse viser tallene nogle tendenser som fremhæves og behandles kort i det følgende. Personaletilgang: Generelt vil formodningen være, at der i de kommende år vil være en lav tilvækst, 0-vækst eller direkte nedgang i antallet af medarbejdere i kommunen grundet den generelle økonomiske situation. Dog må det forventede behov for flere medarbejdere inden for ældreområdet i de kommende år samtidigt give anledning til overvejelser om en ny og/eller anderledes tilgang til rekruttering på dette område og evt en omfordeling af ressourcer mellem serviceområderne. 14 13. juni 2017
Personaleomsætning: Selv med en faldende personaleomsætning har Haderslev Kommune, i sammenligning med omkringliggende kommuner, fortsat en høj personaleomsætning, som bør give anledning til fortsat fokus på om der er strukturelle, ledelsesmæssige og/eller trivselsmæssige forhold, der kan ændres. Rekruttering: Det gennemsnitlige antal af ansøgninger er stadigt lavt, og til lederstillinger og specialistfunktioner er antallet endvidere markant lavere end gennemsnittet af ansøgere. I lyset af en høj afgang af medarbejdere ikke mindst blandt dem med med lav anciennitet (se nedenfor) vil det lave antal ansøgere på sigt blive en udfordring for Haderslev Kommunes muligheder for at kunne rekruttere kvalificeret og nødvendigt personale, hvis ikke tendensen ændres. Det anbefales at have øget fokus på rekruttering og fastholdelse i hele organisationen. Med henblik på at professionalisere og opkvalificere rekrutteringsprocesser og introduktion af nye medarbejdere i Haderslev Kommune, er HR-teamet i gang med at udarbejde en udførlig rekrutteringsguide (færdiggøres i løbet af 2017). Det anbefales, at der også udarbejdes en egentlig rekrutteringsstrategi, der har til formål at opkvalificere rekrutteringsprocesser og sikre en om ikke ens så dog fælles høj standard på rekruttering, og derigennem også sikre videnoverførsel og succesfuld introduktion af nyt personale ledere såvel som medarbejdere og elever. Derudover anbefales også at arbejde målrettet med Haderslev Kommune som attraktiv arbejdsplads (Employee branding). Mangfoldighed Aldersfordelingen: Selv med de forventeligt store forskelle fra område til område på alderssammensætningen, er det generelt en udfordring, at en stor del af medarbejderne vil være gået på pension om 10-12 år. Udviklingen bør give anledning til fortsat at se på, om man skal iværksætte indsatser, der kan sikre viden og erfaring i organisationen, og om der kan iværksættes særlige indsatser for at fastholde erfaren arbejdskraft i et par år ekstra. Studier viser, at de fysisk hårde belastninger kan skubbe folk ud fra arbejdsmarkedet. Men det kan delvist modvirkes, hvis man får mere indflydelse på egne arbejdsopgaver og for eksempel kan gå lidt ned i tid eller kan gribe opgaverne an på en lidt anden måde. Et øget fremadrettet fokus på rekruttering og efterfølgende fastholdelse af nyuddannede/nyansatte medarbejdere, kan medvirke til at sikre viden og erfaring i organisationen. Anciennitet: Der er ikke de store udsving i tendensen for tallene over de tre sammenligningsår. Lidt under halvdelen af kommunens medarbejdere har været ansat i kommunen i mindre end 5 år. Sammenholdt med en høj personaleomsætning er det en indikation af, at der kan ligger en udfordring i forhold til at fastholde de nye medarbejdere i kommunen. Nogle personalegrupper vil naturligt være kendetegnet ved en lav gennemsnitsanciennitet, ligesom et øget brug af vikarer og/eller projektansatte vil påvirke tallene. For at kunne sige noget mere specifikt om, hvorvidt tallene dækker over et potentiale for en højere grad af fastholdelse, er det nødvendigt med en nærmere analyse af tallene, og af hvordan tallene fordeler sig i organisationen. Men - når omkring 43 % nyansatte forlader arbejdspladsen inden for første år, er det trods visse mulige forklaringer et udtalt problem! Lykkes vi til gengæld med at løse dette problem, vil en stor del af rekrutteringsbehovet sandsynligvis være løst. Der bør foretages tiltag for at sikre en bedre onboarding og introduktion af nye medarbejdere både fra centralt hold og på den enkelte arbejdsplads, f.eks. ved kvartalsmæssigt eller halvårligt afholdelse af intro-arrangement for alle nyansatte medarbejdere og ledere, og ved at engagere såvel leder som kollegaer i introduktion lokalt. 15 13. juni 2017
Kønsopdelt lønstatistik: Lønforskellen kan delvis forklares ud fra objektive forskelle mellem de to køns forskellige anciennitet, uddannelsesretning, stillingstype, funktion mv. Men selv om der tages høje for disse variabler, kan det undre, at mændene topper lønningslisten på så mange områder. Skal dette belyses nærmere, anbefales det, at der foretages yderligere analyser, så det belyses, om der er tale om objektive forskelle, som kan forklares, eller om det kan indikere en kønsbestemt lønproblematik i Haderslev Kommune. Det sociale kapitel: Det er vanskeligt at agere fremadrettet og sætte handlinger i værk på baggrund af tallene, idet området er lovgivningsstyret og ændringer i tendenser måske ofte skyldes ændrede vilkår. Kompetenceudvikling kommunen som uddannelsesinstitution: Eleverne og de studerende er en oplagt målgruppe for den fremtidige rekruttering, og en oplevelse af et godt elev- og studieforløb er derfor vigtigt. De elever og studerende, der færdiggør deres forløb, er også kommunens ambassadører udadtil, og gennem dem er det helt essentielt, at vi får fortalt den gode historie, som kan styrke kommunens brand som en god arbejdsplads. Kompetenceudvikling kurser og uddannelse: Haderslev Kommune kan, med udgangspunkt i HR-nøgletalsrapporten, med fordel fortsat sætte særligt fokus på aktiviteter inden for kompetenceudvikling, som kan bidrage til fastholdelse af relevante, erfarne medarbejdere samt have fokus på at udvikle de medarbejdere, som med tiden naturligt skal tage over. En undersøgelse blandt ledere foretaget i 2016 viser et udtalt ønske om interne kurser bl.a. med temaer som Værdibaseret Ledelse og Samarbejde, Økonomi og budgetstyring, Kerneopgaven, Trivsel og Personale- og kompetenceudvikling. Et fokus på kompetenceudvikling af lederniveau 4 og 5 anbefales, også ud fra et udtalt ønske fra organisationen. 2. Ledelse & organisering 2.1. Lederudvikling FLIS leverer ikke en opgørelse over ledere fordelt på ledelsesniveau, men i stedet angives som noget nyt i forhold til tidligere HR-nøgletal en opgørelse over antal medarbejdere pr. leder. Antallet af ledere har samlet set været stabilt over de seneste år med en tendens til at antallet af niveau 4 ledere er faldet lidt, mens antallet af niveau 5 ledere samlet set er steget tilsvarende. Tabel 7: Antal ledere og antal medarbejdere pr. lederstilling, fordelt på serviceområde Serviceområde Antal ledere 2014 2015 2016 Medarb. Antal Medarb. Antal pr. leder ledere pr. leder ledere Medarb. pr. leder Fælles stabe 8 7 10 7 8 8 Børne- og Familieservice 99 15 115 13 114 13 Erhvervs- og Borgerservice 57 11 43 12 36 13 Voksen- og Sundhedsservice 69 24 66 25 62 26 Total/gennemsnit: 233 16 233 16 221 17 16 13. juni 2017
Der er sket en svag stigning i antal medarbejdere pr. chef/leder i den undersøgte periode. (Direktionen er placeret under Fælles stabe, hvilket giver et skævt billede af antallet af medarbejdere pr. lederstilling i dette serviceområde.) 2.2. Ledelsesudvikling Haderslev Kommune har i en årerække haft fokus på ledelse som fag. HR har udbudt forskellige typer af kompetencegivende lederuddannelser og interne lederkurser alle med udgangspunkt i ledelsesgrundlaget God ledelse i Haderslev Kommune. Nedennævnte tal inkluderer kun medarbejdere, der har søgt Trepartsmidler til at dække udgiften til uddannelsen. Der kan være brugt lokale midler, som ikke er registreret centralt. 1 leder har i 2016 deltaget på den grundlæggende lederuddannelse. I 2016 har 13 ledere deltaget på den åbne Diplom i ledelse uddannelse på et eller flere moduler. År 2015 29 ledere År 2014 18 ledere År 2013 58 ledere (Lukkede Haderslev Kommune hold) År 2012 62 ledere (Lukkede Haderslev Kommune hold) 11 ledere har deltaget i Masteruddannelse inden for ledelse. Der har i 2016 ikke været afholdt åbne interne lederkurser. Med afslutning i maj 2016 har HR gennemført ét 1-årigt leder-/talentudviklingsforløb med 10 deltagere. Heraf er ét af talenterne pt. rekrutteret til en lederstilling i kommunen. De samlede udgifter til ovenstående kompetencegivende lederuddannelsesaktiviteter andrager: År 2016 Kr. 374.000 (+ kr. 515.000 til anden lederuddannelse end kompetencegivende) År 2015 Kr. 876.115 År 2014 Kr. 849.028 År 2013 Kr. 1.157.958 Ovenstående lederuddannelser er finansieret med trepartsmidler. 17 13. juni 2017
2.3. Årsværk Figur 7: Udvikling i antal årsværk fordelt på serviceområder Det samlede antal årsværk er faldende, især som følge af reduktion i Voksen- og Sundhedsservice. Der kan være foretaget omorganisering, som har flyttet nogle årsværk mellem de fire serviceområder i perioden. Ovenstående figur 7 vises som tabel nedenfor her, hvor der er medtaget antal og hvor årsværk også fremgår tydeligt for Fælles stabe. Tabel 8: Udvikling i antal årsværk fordelt på serviceområder Serviceområde 2014 2015 2016 Antal Årsværk Antal Årsværk Antal Årsværk Fælles stabe 51 50 68 67 65 64 Børne- og Familieservice 1.445 1.346 1.545 1.426 1.541 1.416 Erhvervs- og Borgerservice 624 585 490 473 481 461 Voksen- og Sundhedsservice 1.646 1.401 1.667 1.404 1.612 1.341 Total: 3.766 3.382 3.770 3.371 3.700 3.283 18 13. juni 2017
2.4. HR-tendenser og aktiviteter I forhold til nøgletalsområdet Ledelse og organisering viser tallene nogle tendenser som fremhæves og behandles kort i det følgende. Ledelsesudvikling: Gode ledere er essentielle for organisationen, for at sikre effektivitet og produktivitet, arbejdsglæde og for at kunne oversætte de strategier, der skal gøre, at vi når vores mål som organisation og kunne håndtere de personalemæssige udfordringer, der er. Da der er anvendt flere midler på ikke-kompetencegivende aktiviteter, giver det god mening at overveje om ledelsesudvikling i Haderslev Kommune i sin nuværende form er fyldestgørende. Aktiviteter: Vi måler i efteråret 2017 ledelseskvaliteten med en 360 lederevaluering for herefter at kunne iværksætte individuelle kompetenceplaner for lederne samt kvalificere centralt udbudte interne lederkurser også ind tænkt i forbindelse med introduktion til nye ledere. I efteråret 2017 deltager HR med Trekantsområdet, 5 kommuner i et EU-udbud på Diplomlederuddannelsen med start på samarbejdet 1. januar 2018. Det styrkede samarbejde kommunerne imellem åbner op for andre muligheder. Her vil vi bl.a. kunne målrette lederuddannelsen til ledere i det offentlige. 3. Arbejdsmiljø og trivsel 3.1. Sygefraværet i Haderslev Kommune Figur 8: Udviklingen i sygefravær pr. måned i 2016, fordelt på serviceområder Der kan konstateres normale sæsonudsving for alle serviceområder omkring sommerferien. Fælles stabe har markant lavere sygefravær end de øvrige serviceområder. 19 13. juni 2017
Figur 9: Benchmark af sygefravær i Haderslev og nabokommuner Benchmarken viser, at Haderslev Kommune har bevæget sig i den rigtige retning i forhold til nabokommunerne, hvoraf kun Aabenraa har forbedret sygefraværsprocenten i forhold til 2014- tallet. Sygefraværsprocenten i Haderslev Kommune er i 2016 kun 0,20-0,27 procentpoint højere end henholdsvis Vejen, Tønder og Aabenraa kommuner, mens den var 0,46-0,92 procentpoint højere i 2014 og 0,40-0,62 procentpoint højere i 2015. FLIS-tallene viser, at Haderslev Kommune i 2016 havde et sygefravær på 4,47% mod 4,83% i 2015, en nedgang på 0,36%-points. For at få vendt den daværende stigende sygefraværskurve, godkendte Hoved-MED i maj 2015 kommissoriet for Sund på arbejde, der har et mål om at øge trivslen og arbejdsevnen blandt medarbejderne, for derved at nedbringe sygefraværet til 4,0 % i perioden 2016-2018. Ved at nedbringe sygefraværet, og især antallet af langtidssyge, vil der være mange ressourcer at spare, både økonomisk og menneskeligt. For hver 0,10 procent vi kan nedsætte sygefraværet, får vi udført arbejde for ca. 1,5 mio. kr. mere. 20 13. juni 2017
3.2. Ulykker og arbejdsskader, registrering af krænkelser samt psykisk krisehjælp i 2016 Figur 10: Udvikling i antal anmeldte arbejdsskader, fordelt på serviceområder Der er i den undersøgte periode sket en kraftig stigning i antallet af anmeldte arbejdsskader, særligt for serviceområderne Børne- og Familieservice og Voksen- og Sundhedsservice. Forebyggelse af faldskader samt præventiv indsats mod borgervold vurderes at kunne begrænse eller vende stigningen i antallet af arbejdsskader, til gavn for både trivsel og sygefravær. 21 13. juni 2017
Tabel 9: Udvikling i registrerede krænkelser fordelt på serviceområder 2014 2015 2016 Krænkelser 138 128 127 Arbejdsulykke 0 7 0 Politianmeldt 0 0 0 Psykologhjælp 0 0 1 Børn og Familieservice i alt: 138 128 127 Krænkelser 1 12 16 Arbejdsulykke 0 0 0 Politianmeldt 0 2 1 Psykologhjælp 0 1 1 Erhvervs- og Borgerservice i alt: 1 12 16 Krænkelser 245 208 213 Arbejdsulykke 1 4 0 Politianmeldt 0 13 2 Psykologhjælp 0 3 3 Voksenogsundhedsservice i alt: 245 208 213 Krænkelser indbefatter vold, trusler og uacceptabelt adfærd. Disse hændelser kan ligeledes registreres som arbejdsulykker, hvis hændelsen har forårsaget en sygedag. Antal registrerede krænkelser for 2016 ligger på niveau med 2015, men i forhold til 2014 kan der i Børn og Kulturservice samt i Voksen- og Sundhedsservice konstateres et fald i antallet af registrerede hændelser samt en stigning i Erhvervs- og Borgerservice. Som det fremgår af oversigten, sker de fleste registreringer i Voksen- og Sundhedsservice, hovedsageligt på specialområdet. I Børn og Kulturservice sker hovedparten af registreringerne ligeledes inden for specialområdet. 3.3. Psykisk krisehjælp Nordisk Krisekorps, der er kommunens samarbejdspartner i forhold til psykisk krisehjælp, har i 2016 afholdt 67 samtaleforløb, hvoraf 18 forløb har været hasteforløb i forbindelse med voldsomme hændelser. De 67 samtaleforløb er et stigende antal forløb set i forhold til år 2015 og 2014, hvor Nordisk Krisekorps havde henholdsvis 39 og 46 samtaleforløb ved Haderslev Kommune. Foruden Nordisk Krisekorps kan der også have været afholdt samtaleforløb med andre firmaer. 22 13. juni 2017
Andelen af stressrelaterede henvendelser ligger på 12 forløb i 2016, hvilket er på niveau med 2015 men faldende i forhold til de 18 forløb i 2014. Tallene fra Nordisk Krisekorps alene siger dog ikke noget om den generelle tendens i organisationen. Kommunens sundhedsordning, der bl.a. også tilbyder stresshåndtering, blev gennemsnitligt benytter af 130 medarbejdere pr år i 2015 og 2014, og rammen blev derfor udvidet til 160 medarbejdere i år 2016. 3.4. HR-tendenser og aktiviteter I forhold til nøgletalsområdet Arbejdsmiljø og trivsel viser tallene nogle tendenser, som fremhæves og behandles i det følgende. Sygefravær: Tendensen med et faldende sygefravær er glædeligt og med rimelighed antaget et resultat af et stærkt øget fokus på området. Igangsættelse af projektet Sund på Arbejde i 2016 med stærkt øget opmærksomhed og dialog med ledere og medarbejderrepræsentanter på de enkelte arbejdspladser om sygefraværet og en ensartet håndtering heraf ser ud til at bære frugt. Det fortsatte fokus bæres ind i i 2017 (og 2018) og tendensen med et faldende sygefravær forventes at fortsætte. 4.0 Anbefalinger. På baggrund af nøgletallene og de tendenser, som ses i rapporten, anbefales følgende: HR færdiggør i efteråret 2017 en rekrutteringsguide til hjælp for hele rekrutteringsprocessen, og det anbefales at udbrede anvendelsen heraf i hele organisationen. Det bør overvejes, hvorvidt der skal udarbejdes en egentlig rekrutteringsstrategi, og hvordan Haderslev Kommune bliver og opfattes som! en attraktiv arbejdsplads. I lyset af en høj personaleomsætning, ikke mindst blandt nyansatte, bør der også sættes fokus på fastholdelse f.eks. i form af bedre introduktionsforløb for nyansatte medarbejdere og ledere. HR udarbejder forslag til centralt introarrangement og materiale til lokal intro-forløb. Da en stor del af medarbejderne går på pension i løbet af de nærmeste år, bør der iværksættes tiltag, der understøtter fastholdelse af erfaren arbejdskraft i organisationen. Sygefraværet vil i kraft af Sund på Arbejde-projektet fortsat have stor opmærksomhed, og der bliver afholdt dialogmøder med ledere og medarbejderrepræsentanter med afsæt i såvel resultatet af Trivselsundersøgelsen 2016 og de aktuelle sygefraværsstatistikker. Der bør fortsat være stor opmærksomhed omkring og fokus på kompetenceudvikling både blandt ledere og medarbejdere til at løfte en stadig mere kompleks opgave. HR forsøger løbende at afdække behovene og iværksætte relevante indsatser og aktiviteter både centralt og lokalt. Afslutningsvist skal det bemærkes, at såfremt det besluttes at arbejde med indsatserne, så skal de prioriteres i sammenhæng med allerede besluttede HR-indsatser og med sammenhæng til kommunens strategier og målsætninger i øvrigt. 23 13. juni 2017