Referat fra møde nr. 25 i DVC's certificeringsudvalg

Referat fra møde nr. 25 i DVC's certificeringsudvalg Tid og sted: 8. december 2005, kl. 10.00 Teknologisk Institut i Århus Til stede: Jens Erik Gram (JE) Michael Vesterløkke (MV) Johny Jensen (JHJ) Per Møller Nielsen (PM) Peter B. Vestergaard (PBV) Bjarne Sørensen (BJS) Dagsorden: Det fremsendte forslag til dagsorden, dateret den 28. november 2005, blev godkendt, og dagsordenen fremstod dermed som følger: 1. Godkendelse af dagsorden 2. Bekræftelse og underskrift af referat fra 1. marts Vedtægt 5.5 3. Konstituering, formand og næstformand Vedtægt 3.6 4. Underskrift af DVC formular 05 - Erklæring om tavshedspligt Vedtægt 9.1 5. Evt. opfølgning på væsentlige punkter i referatet fra 1. marts 6. Drøftelser vedr. rapport fra intern audit 7. Drøftelser vedr. DANAK s rapport fra kontor- og markbesøg 8. Periodisk evaluering af DVC som helhed Del 1 og procedure 15.2 9. Orientering fra sekretariatet 10. Orientering om fejlstatistik 11. Fastlæggelse af næste møde 12. Nyt fra VinduesIndustrien 13. Eventuelt. P:\Certificeringsudvalg\Referat nr. 25, december 2005 Side 1 af 12

ad 2. Bekræftelse og underskrift af referat fra 1. marts 2005 Vedtægt 5.5 Referatet fra 1. marts 2005 havde efter fremsendelsen ikke givet anledning til bemærkninger. Referatet blev således bekræftet som godkendt og underskrevet af de tilstedeværende, der havde deltaget i mødet. ad 3. Konstituering, formand og næstformand Vedtægt 3.6 I henhold til vedtægterne skal formand og næstformand vælges blandt de medlemmer, der er udpeget iht. punkt 3.3. Efter en kort og saglig drøftelse blev Michael Vesterløkke genvalgt som formand og Jens Erik Gram som næstformand. Formanden indledte herefter den formelle del af mødet med at byde velkommen til de fremmødte. ad 4. Underskrift af DVC formular 05 - Erklæring om tavshedspligt Vedtægt 9.1 Samtlige medlemmer i certificeringsudvalget underskrev DVC formular 05 - Erklæring om tavshedspligt. ad 5. Evt. opfølgning på væsentlige punkter i referatet fra 1. marts Referatet fra 1. marts 2005 havde efter fremsendelsen ikke givet anledning til bemærkninger. P:\Certificeringsudvalg\Referat nr. 25, december 2005 Side 2 af 12

ad 6. Drøftelser vedr. rapport fra intern audit BJS oplyste, at den interne audit ikke havde givet anledning til afvigelsesrapporter, og den interne auditor konkluderede, at: Audit en gav et positivt indtryk af medarbejdernes indstilling til de beskrevne arbejdsgange. Medarbejderne giver indtryk af stor faglig rutine, og det er auditors opfattelse, at kvalitetsstyringssystemet generelt følges, og at DVC dermed opfylder akkrediteringskravene, hvad angår den administrative del af kvalitetsstyringssystemet. Der er ikke konstateret afvigelser, men der er fundet grundlag for 6 bemærkninger (B1- B6) og 1 forbedringsforslag (F1). Bemærkningerne omfatter mindre fejl/uhensigtsmæssigheder, som kan forekomme andre steder i systemet. Udvalget gennemgik de anførte bemærkninger og forbedringsforslag. Efter en saglig drøftelse blev udvalgets medlemmer enige om følgende kommentarer til nedennævnte bemærkninger og forbedringsforslag: B1 Det anses ikke for hensigtsmæssigt, at de enkelte sider og procedurer i del 1 og del 2 godkendes efter beslutning i certificeringsudvalget - ved signering af formanden, som anført i P12.1 side 2 af 3. Ledende medarbejder bør kunne ændre hurtigt, så det kan iværksættes. Udvalgets kommentar Udvalget finder, at den foreskrevne forretningsgang er med til at kvalitetssikre de ændringer, der foretages i DVC s kvalitetsstyringssystem. Da hovedparten af korrespondancen sker via e-mail, kan ændringerne ske hurtigt. Udvalget ønsker derfor at fastholde forretningsgangen. B2 Det er uklart hvilken fremgangsmåde for uddannelse af nye medarbejdere der benyttes. Hvor mange besøg og af hvilke typer skal en ny medarbejder deltage i? Hvilke typer bedømmelseskriterier lægges til grund ved bedømmelses af hvornår en nyansat kan fungere selvstændigt? Udvalgets kommentar Udvalget finder, at den i del 1 pkt. 4.2 og del 2 pkt. 5.1 beskrevne forretningsgang, kombineret med udvalgets godkendelse af medarbejderen via det udarbejdede personale stamkort, logbog fra oplæring, referat fra det fælles kontrolbesøg og den ledende P:\Certificeringsudvalg\Referat nr. 25, december 2005 Side 3 af 12

medarbejders indstilling til udvalget er meget dækkende for, hvornår en nyansat kan fungere selvstændigt. Udvalget ønsker derfor at fastholde forretningsgangen. B3 Med udgangspunkt i B2 kunne overvejes at opstille en kompetencematrix, som viser hvem der kan udføre hvilke typer besøg. Udvalgets kommentar Udvalget finder, at det udarbejdede personalestamkort, der opdateres hvert år, tydeligt viser den enkeltes kompetence. Udvalget ønsker derfor at fastholde forretningsgangen. B4 Vedtægternes 4 punkt 4.2.4 angiver, at certificeringsudvalget skal godkende de faglige medarbejdere. Dette anses for unødvendigt, når udvalget godkender den ledende medarbejder. Udvalgets kommentar Udvalget finder, at den foreskrevne forretningsgang er med til at kvalitetssikre, at de faglige medarbejdere er oplært og uddannet, som foreskrevet i del 1 pkt. 4.2 og del 2 pkt. 5.1. Udvalget ønsker derfor at fastholde forretningsgangen. B5 Certificeringsudvalget skal ifølge afsnit 15 i del 1 godkende auditprogrammet og den interne auditor. Dette bør overlades til den ledende medarbejder, som skal sikre gældende regler herunder akkrediteringsregler overholdt. Udvalgets kommentar Udvalget finder, at den foreskrevne forretningsgang er med til at kvalitetssikre, at såvel auditprogrammet som akkrediteringsreglerne bliver overholdt. Udvalget ønsker derfor at fastholde forretningsgangen. P:\Certificeringsudvalg\Referat nr. 25, december 2005 Side 4 af 12

B6 Ved sagsgennemgang af Dybbøl Vinduer A/S og Rationel vinduer kunne der ikke fremvises akkrediteringstilsagn for laboratorieprøvning i henhold til EN 514:2000, som fremgår af metodelisten. Endvidere havde et akkrediteret systemcertifikat (ISO 9001) været lagt til grund ved bedømmelsen af et kvalitetsstyringssystem uden, at man kunne se, at virksomheden faktisk var certificeret til den produktion, som DVC certifikatet dækker. DVC skal sikre sig, at der indhentes fyldestgørende dokumentation for det anvendte baggrundsmateriale. BJS kommentar til B6 BJS fremviste dokumentation for, at han havde fremskaffet det manglende akkrediteringstilsagn for laboratorieprøvning i henhold til EN 514:2000. BJS har desuden bedt Rationel Vinduer A/S om at fremsende det manglende bilag til systemcertifikatet, hvilket er sket pr. e-mail dateret 25. november. Udvalget tog BJS kommentar til efterretning. F1 DVC certifikaters side 2 viser ikke fortiden idet der ikke er signaturer/underskrift for tidligere gennemførte audits/besøg. Princippet er normalt, at der signeres for hvert besøg (på stedet) så alle kan se status. Hvis dette implementeres vil det betyde en administrativ forenkling. BJS s kommentar til F1 BJS forklarede den nuværende anvendte praksis, hvor der fremsendes et opdateret og signeret bilag til produktcertifikatet, når virksomheden har opfyldt de bemærkninger og betingelser, der er anført i besøgsrapporten fra det gennemførte besøg. Efter en kort og saglig drøftelse i udvalget blev der enighed om, at der fremover anføres en udløbsdato på certifikatets forside, tidspunktet for udløbsdatoen tilpasses den nye besøgsfrekvens med en tolerance på +2 måneder, hvilket er den hidtidige besøgstolerance. Udvalgets samlede vurdering af det interne audit. Udvalget udtrykte fuld tilfredshed med resultatet af det interne resultat. P:\Certificeringsudvalg\Referat nr. 25, december 2005 Side 5 af 12

Drøftelser vedr. DANAK s rapport fra kontor- og markbesøg BJS redegjorde for DANAK s rapport fra kontor- og markbesøg samt den ved kontorbesøget udstedte afvigelsesrapport, hvor DVC havde fremsendt forslag til korrigerende handling til DANAK den 27.10.2005, der efterfølgende er blevet lukket af DANAK den 3. november 2005. DANAK konkluderede følgende i rapporten vedr. kontorbesøget DANAK vurderer på baggrund af tilsynets gennemgang af registreringer, at Dansk Vindues Certificerings kvalitetsstyringssystem og implementering heraf vil kunne indstilles til reakkreditering, under forudsætning af, at den rejste afvigelse lukkes. Forinden skal være afholdt et markbesøg, planlagt til den 9. november 2005. DANAK konkluderede følgende i rapporten vedr. markbesøget DANAK vurderer, at DVC gennemførte et kvalificeret tilsyn med den vurderede virksomhed. Den udarbejdede rapport med tilhørende bilag giver en god dokumentation for resultatet af besøget. Accept af tilsagn om reakkreditering af 7002 BJS oplyste derudover, at med henvisning til tilsagn af 2. december 2005 fra DANAK meddeler Dansk Vindues Certificering herved accept af de vilkår og betingelser, der er knyttet til tilsagnet om reakkreditering til produktcertificering under DANAK registreringsnummer 7002. Accepten er sendt til DANAK den 8. december 2005. Udvalget udtrykte fuld tilfredshed med resultatet af hhv. DANAK s kontor- og markbesøg. P:\Certificeringsudvalg\Referat nr. 25, december 2005 Side 6 af 12

ad 8. Periodisk evaluering af DVC som helhed Del 1 og procedure 15.2 Med udgangspunkt i de enkelte afsnit i KS-håndbogens pkt. 15.2 vedr. periodisk evaluering var der enighed om følgende: Driften af DVC findes som helhed at være effektiv. Der peges dog på, at man til stadighed skal være opmærksom på rationaliseringsmuligheder, herunder øget anvendelse af digitale medier m.m. under kontrolbesøgene. Virksomhedsrepræsentanterne gav herunder udtryk for, at den nye afrapporteringsform var en markant forbedring. Med henvisning til beskrivelserne i rapporterne fra hhv. DANAK og den interne audit er det udvalgets vurdering, at DVC s kvalitetsmål er kendt og gennemført i organisationen. Med henvisning til ovenstående findes der ikke grundlag for påvisning af fejl, utilstrækkeligheder eller uregelmæssigheder i certificeringssystemet. Bedømt ud fra perioderegnskabet er medarbejderne lige så effektive som forudsat i budgettet. Udvalget finder intet grundlag for påvisning af spild. Med reference til de enkelte mødereferater fandt udvalget desuden, at udvalgets beslutninger med rettidig omhu bliver ført ud i livet. Overordnet gav udvalget udtryk for stor tilfredshed med den måde, hvorpå ordningen fungerede, og den omhu, hvormed hver enkelt medarbejder udfører sit job. Endvidere påpegede udvalget stor tilfredshed med den fornyelse, der sket i ordningen, siden den blev flyttet til Århus, herunder blev nævnt den nye forenklede rapporteringsform med billeddokumentation, samt at fejlstatistikken nu er lagt ud på hjemmesidens lukkede del, hvor kun medlemmer med password har adgang. ad 9. Orientering fra sekretariatet Status vedr. certifikater Der er 98 gyldige certifikater pr. 1. december 2005 4 virksomheder er under skærpet kontrol pr. 1. december 2005. Der har i løbet af efteråret været en del henvendelser om information om DVC produktcertificering fra såvel danske som udenlandske virksomheder i Irland, Tyskland, Lithauen, Letland og Ungarn, hvilket har medført et orienteringsbesøg i Ungarn og optagelsesbesøg i Irland og Lithauen. P:\Certificeringsudvalg\Referat nr. 25, december 2005 Side 7 af 12

Økonomi Perioderegnskabet pr. 30.november 2005 viser, at udgifter og indtægter stort set stemmer med budgettet. Udgangen af november måned svarer ca. til 93% af et arbejdsår. Indtægterne udgør 94% af det i budgettet for 2005 budgetterede beløb. Udgifterne udgør 94% af det i budgettet for 2005 budgetterede beløb. Driftsresultatet udgør 90% af det i budgettet for 2005 budgetterede underskud på -80.720 kr. I december vil der være indtægter fra de resterende kontrolbesøg samt de resterende analyser fra imprægneringskontrolbesøgene. Desuden vil der være udgifter i forbindelse med ovennævnte kontrolbesøg og laboratorieprøvninger af træemnerne fra imprægneringskontrollen. Derudover vil der være udgifter til NTR kontingent og gebyr til DANAK samt afregning for intern audit. Det forventes, at det endelige driftsresultat vil være mellem -75.000 og -100.000 kr. Hjemmeside og database Siden mødet i marts 2005 er der sket indtastning og udarbejdelse af fejlstatistik vedrørende forårsrunden og løbende opdatering af data vedrørende den enkelte virksomhed. Klager fra forbrugere Siden mødet i marts har der været 10 sager, hvor 4 har resulteret i en besigtigelse. Generelt har sagerne omhandlet problemer med overfladefinish og produktkvalitet. Efter en kortere debat i udvalget blev det besluttet, at udvalgsmedlemmerne overvejer et forslag til DVC s hjemmeside, hvor forretningsgangen vedr. klager fra forbrugere over DVC producenter beskrives på en enkel og forbrugervenlig måde. P:\Certificeringsudvalg\Referat nr. 25, december 2005 Side 8 af 12

Ny besøgsfrekvens BJS demonstrerede den nye besøgsfrekvens via det power point show, der blev fremvist ved VinduesIndustriens medlemsmøde den 8. november 2005. Opdatering af DVC s Logo BJS demonstrerede opdatering af DVC s logo via det power point show, der blev fremvist ved VinduesIndustriens medlemsmøde den 8. november 2005. Anvendelse af DANAK s logo BJS oplyste, at DANAK i brev, dateret 12. maj 2005, ikke længere tillader, at de DVC certificerede virksomheder anvender DANAK s akkrediteringsmærke. Akkrediterede inspektionsorganer kan ikke længere tillade, at virksomheder, der får foretaget inspektion, anvender DANAK s mærke. EA s regler for anvendelse af akkrediteringsmærker omfatter ikke tilladelse hertil, da det blandt andet opfattes som misvisende. For eksisterende akkrediteringer skal forskriften være opfyldt den 1. marts 2006. Ovennævnte påbud er nærmere beskrevet i Teknisk Forskrift TF1, dateret 2005.05.02 - DANAK s akkrediteringsmærke og henvisning til akkreditering. Anvendelse af DVC mærket DVC sekretariatet har modtaget følgende spørgsmål fra en medlemsvirksomhed: Må man producere DVC mærkede enheder til en anden DVC producent, som så ommærker enhederne med deres eget DVC mærke og fjerner vores mærke ved videresalg til private? I princippet er der stadig fuld sporbarhed, men hvordan ser DVC på dette. Udvalget besluttede, at forretningsgangen stadig kan accepteres af DVC under forudsætning af, at begge producenter er underlagt DVC s overvågning. P:\Certificeringsudvalg\Referat nr. 25, december 2005 Side 9 af 12

Forhandleres anvendelse af DVC s logo Udvalget besluttede, at forhandlere kan anvende DVC s logo under forudsætning af, at de i forbindelse med logoet anfører følgende tekst: Forhandlere af DVC mærkede produkter. Derved vil forbrugeren ikke blive vildledt og tro, at der er tale om én DVC certificeret producent. ad 10. Orientering om fejlstatistik BJS redegjorde for det i august 2005 udsendte materiale vedr. fejlstatistik for kontrolrunde 52, første halvår 2005. Udvalget kom med forslag om, at der sættes en tæller på hjemmesiden, således at det synliggøres, hvor mange der gør brug af de fejlstatistikker, der er lagt ud på hjemmesidens lukkede del, hvor kun medlemmer med password har adgang. Det blev aftalt, at forslaget iværksættes snarest muligt. ad 11. Fastlæggelse af næste møde Det blev aftalt, at næste møde afholdes i Århus torsdag den 2. marts 2006. ad 12. Nyt fra VinduesIndustrien Johny Jensen oplyste følgende: Der er nu enighed om betalingen i 2006 for leje af VinduesIndustriens Tekniske Bestemmelser. Der betales et lejebeløb på kr. 200.000 + alm. stigning. Derudover ydes der en storkunderabat til VinduesIndustriens medlemmer på 10 %. Der arbejdes på et nyt afsnit i de Tekniske Bestemmelser for træ/alu-vinduer. Garantiforholdene på ruder er i dag ikke tilfredsstillende, og der er nu indgået en aftale med Glasindustrien om, at VinduesIndustriens medlemmer kan få 10 års garanti på dugruder. For at sikre garantien skal der i fremtiden indgås en leverandøraftale mellem rude- og vinduesproducenten. I aftalen skal monteringsmetoderne aftales. P:\Certificeringsudvalg\Referat nr. 25, december 2005 Side 10 af 12

Kampagnen for energivinduer forsætter endnu et år i fjernsyn og medier. Som noget nyt bliver der uddannet såkaldte energispecialister, dvs. håndværksvirksomheder, der efter et energikursus om energieffektive vinduesløsninger får et certifikat. De nye energispecialister får herefter et tilskud til lokal markedsføring af energieffektive vinduesløsninger. Produktstandarden pren14351 er sendt til afstemning. For at sikre, at DVC certificerer lovlige vinduer, skal minimumskravene til dokumentation iht. afsnit ZA indskrives i de Tekniske Bestemmelser. Der blev udtrykt stor tilfredshed med den information, som Johny Jensen havde givet under punktet på dagsordnen Nyt fra VinduesIndustrien, hvor Johny Jensen havde fremlagt en kort beskrivelse af nye tiltag i brancheforeningen. ad 12. Eventuelt Under punktet eventuelt var der en bred debat om, hvilken rolle medlemmerne i certificeringsudvalget har i fremtiden. Mødet sluttede kl. 15.00 Århus, den 19. december 2005 Bjarne Sørensen P:\Certificeringsudvalg\Referat nr. 25, december 2005 Side 11 af 12

Foranstående referat er i forbindelse med udvalgsmøde nr. 26 den. bekræftet som godkendt af de tilstedeværende: Michael Vesterløkke Jens Erik Gram Johny Jensen Per Møller Nielsen Peter B. Vestergaard P:\Certificeringsudvalg\Referat nr. 25, december 2005 Side 12 af 12