Rapportering for 2. kvartal 2015 Opførelse af Nyt OUH
Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 3 2. Kortfattet status... 3 3. Rapportering... 4 3.1 Byggeriets fremdrift... 4 3.2 Projektets økonomi... 7 3.3 Risikovurdering... 8 3.3.1 Beskrivelse af væsentligste risici... 9 3.3.2 Andet igangværende risikoarbejde... 11 3.3.3 Projektets styringsmanual... 12 3.4. Kvalitet og indhold... 12 4. Bilag:... 13 Bilag 1: Tidsmæssig fremdrift... 13 Bilag 2: Kvartalsvis forbrug af de deponerede midler... 14 Bilag 3: Risikobilag med score og vurderingsark... 15 Bilag 4: Økonomisk færdiggørelse (observationer) Samlet... 16 Side 2 af 16
Rapportering for 2. kvartal 2015 Nyt OUH 1. Indledning I 2008 igangsatte regionsrådet projekt Nyt OUH. Den somatiske del af Nyt OUH er et kvalitetsfondsstøttet byggeri, hvor man fik endeligt tilsagn til byggeriet i 2011. Det samlede byggeri vil ud over den somatiske del også omfatte en psykiatrisk del, hvoraf voksenpsykiatrien finansieres som et OPP projekt og børn og unge psykiatrien finansieres for regionale midler. Ligeledes vil der ske en sammenfletning med det Sundhedsvidenskabelige Fakultet på Syddansk Universitet (SUND) såvel som Odense Letbanes linjeføring igennem området. 2. Kortfattet status Figur 1: Projektets status Samlet status Økonomi Uændret Tid Uændret Kvalitet Uændret Dispositionsforslaget er blevet godkendt af regionsrådet den 27. april 2015. Dermed er der blevet sat et endeligt punktum for disponeringen af arealerne for Nyt OUH, og man kan nu i højere grad begynde at bearbejde og indarbejde de indre rammer og bestykning. Projektet er stadig udfordret på arealrammen og afledt heraf den økonomiske ramme, men totalrådgiver arbejder videre med at sikre projektets økonomiske bæredygtighed ved sammen med bygherre og bygherrerådgiver at tænke i byggeløsninger særligt i forhold til standardisering og præfabrikation, der kan medvirke til at reducere byggeomkostningerne. Projektforslaget blev indledt i starten af februar efter Totalrådgiver afleverede dispositionsforslaget til granskning, da kontrakten var uden projekteringsstop. Projektforslaget indeholder en større brugerinddragelsesproces, hvor man i første halvår tester de standardiserede rum og funktioner på tværs af sygehuset, mens man i efteråret 2015 går i gang med en omfattende brugerinddragelse på specifikke rum i de enkelte afdelinger. Processen involverer også en ændring og udvidelse af den eksisterende mockup, som er placeret ved Syddansk Sundhedsinnovation. I projektforslaget bliver udbudsstrategien udarbejdet og skal behandles politisk ultimo 2015. I øjeblikket overvejes fire modeller, hvor den centrale overvejelse går på, hvorledes man sikrer den bedste projektkvalitet, styrbarhed og samtidig sikrer konkurrenceelementet. Ligeledes overvejes det hvorledes entreprenørfirmaerne kan inddrages tidligere i processen end normalt. Figur 1 viser status som grøn for økonomi, tid og kvalitet. Dette er en følge af det netop godkendte dispositionsforslag. Alle parametre forventes dog stadig udfordret i de kommende faser. Den overordnede tidsplan fremgår af bilag 1. Side 3 af 16
Kommende politiske beslutninger vedrører ud over godkendelsen af udbudsstrategi i 2. halvår 2015 en beslutning om donation fra Fyens Stift vedrørende opførelse af et kirkeligt rum på Nyt OUH i 4. kvartal 2015. Herudover forventes det, at der i efteråret vil blive fremsendt ansøgning om anlægsbevilling i forbindelse med forarbejderne på letbanen samt eventuelt en fremskudt byggemodning af grunden. 3. Rapportering 3.1 Byggeriets fremdrift Efter godkendelser af Innovationsudvalget og Psykiatri- og Socialudvalget blev dispositionsforslaget endeligt godkendt af regionsrådet den 27. april. Inden da havde forslaget været gennem en omfattende granskning af flere involverede parter fra bl.a. OUH, Psykiatrien, Bygningsafdelingen, Projektorganisation for Sygehusbyggeri og Projektorganisationen for Nyt OUH. Dispositionsforslaget blev godkendt med det forbehold, at Totalrådgiver skal undersøge mulighederne for yderligere at sikre en robust anlægsøkonomi via bl.a. off-site manufacturing eller præfabrikation af f.eks. badekabiner. Projektforslaget er en yderligere grad af konkretisering af projektet, herunder bestykning af de enkelte rum og materialevalg, hvor dispositionsforslaget i høj grad handlede meget om disponeringen af de enkelte funktioner Projektforslagsfasen indeholder en omfattende brugerinvolvering, som foregår over to tempi. Første del involverede de standardiserede rum og funktioner, mens anden del af processen involverer de mere specifikke rum, udstyr og funktioner. Sidstnævnte proces starter op i efteråret 2015. Brugermøderne til de standardiserede rum blev lanceret til kickoff arrangement den 13. maj, hvor Totalrådgiver, OUH og Bygherre sammen præsenterede den kommende fase og fremlagde de endelige tegninger til disponeringen. Brugermøderne er derefter gået i gang, hvor man mere detaljeret beder om input til bestykning og tester arbejdsgange i de dimensionerede arealer. I testen af arbejdsgange tjener mock up en i Syddansk Sundhedsinnovation en særlig stor rolle, da man her kan få afprøvet de fysiske rammer i en 1:1 kopi. I forbindelse med opstart af brugerprocessen i mock up en blev der sendt live på TV2 Fyn. I forbindelse med faseafslutningen har medarbejdere fra Projektorganisationen for Nyt OUH, Totalrådgiver, bygherrerådgiver og Bygningsafdelingen deltaget i en risikoworkshop. Her er der blevet identificeret risici og bekymringer for projektet specifikt for projektforslagsfasen jævnfør afsnit 3.3. Disse bekymringer vurderes i risikogruppen, hvorefter de væsentligste risici implementeres i risikoregisteret. Udbudsstrategien er i færd med at blive udarbejdet, så den kan blive klar til politisk behandling ultimo 2015. I den forbindelse foregår der diskussioner om tidlig inddragelse af entreprenørfirmaer for at hvile på et mere sikkert økonomisk grundlag i udbudsfasen. I det fælles Kunstudvalg mellem Nyt OUH og Nyt SUND har man fundet kunstnerne, der skal udsmykke to ud af de fire udvalgte arealer. Skitsefremlæggelse af kunstprojekt til udsmykning af Koblingszonen foregår efter sommerferien, mens der er blevet udarbejdet en prioriteret liste af kunstnere til hovedindgangen ved Nyt OUH. Kunstudvalget på Nyt Side 4 af 16
OUH har vedtaget en handlingsplan, som tager afsæt i kunstrategien vedtaget i det fælles kunstudvalg. Projektet har bevæget sig ind i en mere aktiv byggeplanmæssig fase og Projektorganisationen for Nyt OUH opruster medarbejderstaben særligt på byggefronten, hvor en byggechef og en projektchef for logistikken er blevet ansat til start efter sommerferien. Udflytningsstrategien er blevet vedtaget af styregruppen for Nyt OUH på baggrund af indstilling fra OUHs direktion, hvormed projektorganisationen for Nyt OUH nu har mulighed for at planlægge byggeriet i fornuftig sammenspil med strategiens overordnede rammer. Der er besluttet en hastig indflytning, hvor man i en komprimeret periode indtager de nye bygninger i en stejl tidmæssig kurve. Det er særligt en fordel i forhold til ikke at køre med dobbeltdrift af to hospitaler, samt af patient- og sikkerhedsmæssige hensyn. Odense Letbane er i gang med forberedende arbejde på linjeføringen, og det arbejde tager dem ud på Nyt OUHs byggegrund i løbet af første halvår 2016. Det betyder, at der tages første spadestik på Nyt OUH i 2016. Odense Letbane færdiggør over sommeren 2015 udbudsmaterialet, hvor regionen skal godkende materialet i andet halvår af 2015. Tilkørselsvejene til Nyt OUH er godt i gang med at blive anlagt. Munkebjergvej er i gang med at blive udvidet frem til det nye tilslutningsanlæg 50, som flyttes i samme periode. De to projekter, som gennemføres af henholdsvis Odense Kommune og Vejdirektoratet, følger tidsplanen, så de to veje bliver færdig i tide til de indledende arbejder på Nyt OUH. I forbindelse med afslutningen af dispositionsforslaget har Projektorganisationen opdateret samtlige koncepter for Nyt OUH, så de er i overensstemmelse med de nye rammer for projektet. Figur 2 viser projektets reviderede akkumulerede investeringsprofil, den akkumulerede investeringsprofil fra udbetalingsanmodningen samt det akkumulerede forbrug. Det underliggende datamateriale findes i bilag 4. Det bemærkes, at den opdaterede akkumulerede investeringsprofil afviger fra den akkumulerede investeringsprofil fra udbetalingsanmodningen idet førstnævnte inkluderer de estimerede følgeomkostninger i forbindelse med letbanens linjeførelse igennem Nyt OUH. Der korrigeres for dette i forbindelse med udbetaling af midler fra Kvalitetsfonden. Side 5 af 16
Mio. kr. løbende priser Figur 2: Byggeriets økonomiske fremdrift, løbende priser. 8000,0 Byggeriets økonomiske fremdrift 7000,0 6000,0 5000,0 4000,0 3000,0 2000,0 1000,0 0,0 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 år Oprindelig Akk. Investeringsprofil Revideret Akk. Investeringsprofil Akkumuleret forbrug Side 6 af 16
3.2 Projektets økonomi Nedenstående skema viser status på budget, forbrug og byggefremdrift for den somatiske del af Nyt OUH. Skema 1: Kvartalsvis status på økonomi og byggefremdrift Årets priser Samlet budget Oprindeligt budget Korrigeret budget Forbrug pr. 30.06.15 Disponeret forbrug pr. 30.06.15 Forbrug og udgiftsbehov Forventet resterende forbrug Forventet samlet forbrug Evt. difference: budget og forventet forbrug (a) (b) (c) (d) (e=b+c+d) (a-e) Planlagt færdiggør elsesgrad Realiseret færdiggørel sesgrad Mio. kr. Delprojektoversigt Bygherreudgifter 636,7 636,6 152,7 7,6 476,3 636,6 0,0 24,0% 24,0% Projektrådgivning 610,9 623,6 194,9 59,7 369,1 623,6 0,0 31,2% 31,2% Grundudgifter 136,5 136,5 135,8 0,0 0,7 136,5 0,0 99,5% 99,5% Byggeudgifter (excl. Logistiske systemer mv.) 4.307,9 4.425,2 0,0 0,0 4.425,2 4.425,2 0,0 0,0% 0,0% Byggemodning og forsyning 245,7 245,7-245,7 245,7 - Delprojekt 1 694,8 812,1-812,1 812,1 - Delprojekt 2 935,5 935,5-935,5 935,5 - Delprojekt 3 137,9 137,9-137,9 137,9 - Delprojekt 4 187,2 187,2-187,2 187,2 - Delprojekt 5 257,6 257,6-257,6 257,6 - Delprojekt 6 259,5 259,5-259,5 259,5 - Delprojekt 7 340,4 340,4-340,4 340,4 - Delprojekt 8 576,7 576,7-576,7 576,7 - Delprojekt 9 138,4 138,4-138,4 138,4 - Delprojekt 10 260,3 260,3-260,3 260,3 - Delprojekt 11 273,9 273,9-273,9 273,9 - IT, apparatur og inventar (incl. Logistiske systemer mv.) 1.305,2 1.305,1 22,0 0,0 1.283,1 1.305,1 0,0 1,7% 1,7% Reserve til regionsrådets disposition - Reserve til prisregulering - I alt investeringsramme før indtægsbevilling 6.997,2 7.127,0 505,4 67,3 6.554,3 7.127,0 0,0 7,1% 7,1% Heraf følgeomkostninger vedr. Letbane 130,0 0,0 130,0 130,0 0,0 0,0% 0,0% Indtægtsbevilling vedr. letbane -130,0 0,0-130,0-130,0 0,0 0,0% 0,0% I alt investeringsramme efter indtægsbevilling 6.997,2 6.997,0 505,4 67,3 6.424,3 6.997,0 0,0 7,2% 7,2% - heraf reserver i alt (inkl. letbane, ekskl. Reserver på inventar) 722,7 737,8 0,0 737,8 737,8 0,0 - heraf IT, udstyr, apparatur mv. 1.305,2 1.305,1 22,0 1.283,1 1.305,1 0,0 I alt investeringsramme 6.997,2 6.997,0 505,4 67,3 6.424,3 6.997,0 0,0 7,2% 7,2% Bem.: Siden sidste opgørelse er er det underliggende budget blevet genberegnet med mere eksakte indekstal. Dette betyder en mindre afvigelse fra de tidligere oplyste budgetter. Skema 1 indeholder følgeomkostningerne i forbindelse med letbanens linjeførelse igennem sygehuset, da det rent styringsmæssigt er det samlede projekt der styres efter og ikke restforbruget korrigeret for indtægtsposteringer vedrørende letbanen. Endvidere må bemærkes, at der for de akkumulerede profiler er knyttet en stor usikkerhed, idet der ikke er fastlagt endelig udbudsstrategi, men alene en opdeling i et antal forventede delprojekter. Projektets færdiggørelsesgrad er vurderet af projektledelsen til at udgøre godt 7%. Skema 2 viser projektets økonomi fordelt på år. Udgiftsprofilen er meget afhængig af projektets udbudsstrategi og er derfor fortsat behæftet med stor usikkerhed. Først ultimo 2015 når der forventeligt foreligger en udbudsstrategi og derved en mere præcis opdeling i i delprojekter vil udgiftsprofilen kunne angives med en større sikkerhed. Side 7 af 16
Skema 2: Projektøkonomi og udgiftsprofil for hele projektet. Løbende priser 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 I alt I alt 09 PL År ------------------------------------------- Mio. kr. -------------------------------------------- PL indeks 100,0 100,0 101,0 102,8 105,4 106,5 107,4 108,8 108,8 108,8 108,8 108,8 108,8 108,8 108,8 Delprojektoversigt Bygherreudgifter 3,8 17,8 28,3 28,3 25,2 14,2 20,5 54,4 69,0 88,0 58,1 58,1 58,1 58,1 54,5 636,6 591,6 Projektrådgivning - - - 17,8 57,7 75,9 14,7 69,1 53,6 59,6 59,8 59,6 56,6 56,6 42,5 623,6 577,5 Grundudgifter - - - 5,7-0,6-129,3 1,2 0,1 0,1 0,1 0,1 0,1 0,1 0,1 136,5 127,3 Byggeudgifter (excl. Logistiske systemer mv.) 25,0 142,3 871,8 1.372,7 1.152,2 617,4 243,8 4.425,2 4.067,4 Byggemodning og forsyning 35,1 140,4 70,2 245,7 225,8 Delprojekt 1 25,0 107,2 341,1 338,8 812,1 746,4 Delprojekt 2 311,8 415,8 207,9 935,5 859,9 Delprojekt 3 51,7 68,9 17,2 137,9 126,7 Delprojekt 4 26,7 107,0 53,5 187,2 172,1 Delprojekt 5 128,8 128,8 257,6 236,8 Delprojekt 6 129,7 129,7 259,5 238,5 Delprojekt 7 113,5 226,9 340,4 312,8 Delprojekt 8 230,7 230,7 115,3 576,7 530,0 Delprojekt 9 83,1 55,4 138,4 127,2 Delprojekt 10 74,4 148,8 37,2 260,3 239,3 Delprojekt 11-182,6 91,3 273,9 251,8 IT, apparatur og inventar (incl. Logistiske systemer mv.) - - - 0,5 5,0 6,8 7,8 27,4 32,6 203,4 205,0 205,4 205,7 206,3 199,2 1.305,1 1.200,0 Reserve til regionsrådets disposition Reserve til prisregulering I alt investeringsramme før indtægsbevilling 3,8 17,8 28,3 52,4 87,3 96,9 172,2 152,2 180,4 493,4 1.194,9 1.696,0 1.472,7 938,6 540,1 7.127,0 6.563,9 Heraf følgeomkostninger vedr. Letbane 1,0 27,5 33,0 35,5 33,0 130,0 119,5 Indtægtsbevilling vedr. letbane -1,0-27,5-33,0-35,5-33,0-130,0-119,5 I alt investeringsramme efter indtægsbevilling 3,8 17,8 28,3 52,4 87,3 96,9 172,2 151,2 152,9 460,4 1.159,4 1.663,0 1.472,7 938,6 540,1 6.997,0 6.444,4 - - heraf reserver i alt (ekskl. Reserver på inventar) 17,3 24,0 39,2 134,1 199,2 170,5 101,0 52,4 737,8 678,1 - heraf IT, udstyr, apparatur mv. 0,5 5,0 6,8 7,8 27,4 32,6 203,4 205,0 205,4 205,7 206,3 199,2 1.305,1 1.200,0 - Herudover Change request 12,5 27,9 31,2 69,8 141,4 130,0 Bem.: Siden sidste opgørelse er det underliggende budget blevet genberegnet med mere eksakte indekstal. Dette betyder en mindre afvigelse fra de tidligere oplyste budgetter. Det bemærkes, at der er indarbejdet en opklassificering til bygningsklasse 2020, hvor der ansøges om statslige lånemidler svarende til i alt 144,4 mio. kr. 09-PL. Ligeledes bemærkes, at der er indarbejdet ekstra linjer efter dialog med Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse således, at der gøres rede for den indtægtsførelse der vil finde sted i forbindelse med følgeomkostningerne i forbindelse med letbanens linjeføring. I de enkelte delprojekter indgår således følgeomkostninger til letbanen, mens kompensationen sker samlet i den nederste del af skemaet. 3.3 Risikovurdering I forhold til senest kvartalsrapportering er det de samme risici i kvartalsrapporten, men de foreløbige konklusioner på risikoworkshop afholdt den 22. juni er rapporteret i afsnit 3.3.2. Nærværende vurdering af risici tager udgangspunkt i de i risikomatricen angivne konsekvensklasser. Fremadrettet vil der ske en økonomisk kalkulation af kvantificerbare risici ved brug af successiv kalkulation. Risiko nr. 1 vedr. indeksregulering er tidligere kvantificeret til ca.140 mio. kr. med de givne forudsætninger. Tallet kan ikke indgå i anlægskalkulationen, men seneste tal viser en tilnærmelse mellem det finansierende og omkostningsbestemmende indeks, hvorfor vurderingen er forbedret til konsekvensklasse 3 i bilag 3, om end stadig kritisk. Risiko 2 er kvantificerbar og er vurderet til konsekvensklasse 3, hvilket svarer til 35-100 mio. kr. jf. risikomatrice. Risiko 3, 4, 5 og 6 er ikke kvantificerbare, men er alle vurderet til konsekvensklasse 2, hvilket svarer til 5-35 mio. kr. jf. risikomatrice (for hver risiko). Der er dog alene tale om et meget overordnet skøn og værdier er ikke justeret for sandsynlighed eller indbyrdes sammenhæng, da der ikke findes noget datagrundlag for vurdering af dette. En mere detaljeret kalkulation vil således ikke medføre mere sikkerhed eller værdi. Side 8 af 16
Projektledelsen vurderer, at reserven på det nuværende stade og med de identificerede risici er tilstrækkelig. Figur 3: Projektets hovedrisici Konsekvens Nr. Id. Risikoemne Økonomi Tid Kvalitet Projektforslagsfase 1 20 Indeksregulering: Divergens mellem PL-indekset og byggeomkostningsindekset Uændret Uændret Uændret 2 36 Sammenfald af udbud på de andre superhospitaler / stort udbud - få aktører Uændret Uændret Uændret 3 46 IT-understøttelse af logistik på Nyt OUH Uændret Uændret Uændret 4 34 Manglende tiltrækning og fastholdelse af kvalificerede medarbejdere Uændret Forbedret Uændret 5 41 Rettidige afklaringer og bygherrebeslutninger, samt grundlag herfor Uændret Uændret Uændret 6 43 Gamle og nye software-systemer skal integreres på det nye sygehus Uændret Uændret Uændret 3.3.1 Beskrivelse af væsentligste risici Risiko 1: Indeksregulering: divergens imellem PL-indekset og byggeomkostningsindekset Der er risiko for, at det regionale anlægs pris- og lønindeks (der regulerer finansieringsrammen) og byggeomkostningsindekset (der regulerer rådgiver- og entreprenørydelser), ikke følger den samme udvikling, hvilket vil få økonomisk konsekvens for projektet. Dermed kan der opstå behov for besparelser, der kan få betydning for kvalitet og tid (til omprojektering). Udviklingen følges tæt med henblik på eventuel behandling i projektledelsesgruppen. Risiko er nedjusteret på baggrund af seneste forventninger og udvikling i bygge- og anlægsindekset, men stadig kritisk jf. ovenstående. Risiko 2: Risiko for sammenfald af udbud med andre kvalitetsfondsprojekter Der er risiko for sammenfald af udbud for de større sygehusprojekter og andre store anlægsprojekter, hvilket kan påvirke markedsforholdene i en negativ retning og derved have en negativ økonomisk konsekvens som vil afspejle sig i kvaliteten. Det fremgår af en markedsanalyse for perioden 2015-2020 udarbejdet af Bygherreforeningen (juni 2014), at den nuværende kapacitet af entreprenører ikke vil kunne følge med efterspørgslen. Dette forhold skal nøje vurderes i forbindelse med udarbejdelse af udbudsstrategi (projektforslagsfasen) og udbudsmateriale (hovedprojektfasen), herunder sprog og risikodeling i den forbindelse. Risiko skal i første omgang håndteres via en gennemarbejdet udbudsstrategi. Bygherre (BH), bygherrerådgiver (BHR) og Totalrådgiver (TR) har igennem 2. kvartal haft intensive drøftelser herom, som har ført frem til 4 scenarier. Samtidig er der iværksat en markedsdialog med potentielle bydende entreprenører (indenlandske og udenlandske) med henblik på at afdække deres interesse for at afgive tilbud på projektet. Næste skridt er, at gennemføre en møderække i august måned, hvor repræsentanter fra alle aftaleparter arbejder hen imod en indstilling til styregruppen i september måned, hvorefter endelig beslutning kan træffes. Risikovurdering er uændret ift. seneste kvartalsrapport. Side 9 af 16
Risiko 3: IT-understøttelse af logistik på Nyt OUH På nuværende sygehuse findes der ingen IT-løsninger, der kan understøtte den nye måde at lave logistik på. Såfremt logistikken ikke fungerer optimalt vil det få konsekvens for alle konsekvensparametre, dog primært kvalitet (herunder drift af sygehus). Der er truffet beslutning om koncept for logistik, men bygherre anser fortsat logistik som et høj-risikoområde, hvilket har været bragt op på risikoworkshop d. 22. juni og efterfølgende drøftet med Totalrådgiver. Det er aftalt at TR umiddelbart efter sommerferien fremlægger et forslag der styrker organisationen hos TR på logistikområdet, samt en revideret leverance- og tidsplan for logistikarbejdet. Risiko 4: Manglende tiltrækning og fastholdelse af kvalificerede medarbejdere Denne risiko repræsenterer en generel usikkerhed for alle byggeprojekter. Hvis Nyt OUH ikke er i stand til at tiltrække de bedste kompetencer inden for sygehusbyggeri og/eller nøglemedarbejdere søger væk fra projektet, vil der være risiko for tab af viden/information, der enten går tabt eller skal opbygges igen. Dette kan få konsekvens for både tid, økonomi og kvalitet. Risikoen er særlig stor, da nærværende projekt er udfordret af de geografiske afstande der medfører rejsetid, et meget langt projektforløb, og en stor organisation. For håndtering af risikoen har totalrådgiver iværksat en række tiltag for at forbedre kommunikationen imellem ledelse og medarbejdere, og der er fokus på, at få skabt en god overdragelse, samt planlægning og tidsstyring, hvilket kan forbedre sammenhængskraften i projektet. I 2. kvartal vurderes det, at totalrådgivers organisering er blevet mere robust, hvorfor risikovurdering er forbedret. TRs bemanding skal dog løbende vurderes. Risiko 5: Rettidige afklaringer og bygherrebeslutninger, samt grundlag herfor Risikoen omhandler den proces der skal føre frem til rettidige afklaringer og bygherrebeslutninger, som er en forudsætning for den samlede tidsplan. Risikoen kan desuden have konsekvens for økonomi, såfremt der foretages sene ændringer i projektet. Risikoen repræsenterer således en generel usikkerhed for alle byggeprojekter, men den er aktuel fordi, den nye organisering (efter dispositionsforslag) fordrer en ny mødestruktur og kommunikationsproces imellem bygherre og TR. Der er i 1 og 2. kvartal gjort en række tiltag, herunder mødehåndbog, som fremlægges til godkendelse for projektledelsesgruppen (PLG) på møde den 20. august 2015. På risikoworkshop i 2. kvartal blev risiko igen fremhævet og det blev aftalt, at der skal være øget fokus på planlægning, opfølgning på leverancer og koordinering på tværs. De mere konkrete tiltag vil blive vurderet i 3. kvartal. Risikovurdering er uændret ift. seneste kvartalsrapport. Side 10 af 16
Risiko 6: Gamle og nye software-systemer skal integreres på det nye sygehus Gamle og nye software-systemer skal integreres på det nye sygehus og der er systemer der skal udfases. Såfremt dette ikke lykkes kan det få konsekvens for alle konsekvensparametre. Software integration planlægges i henhold til TOGAF (The Open Group Architecture Forum) standarden for entreprise arkitektur design. Dette er den gældende standard i Region Syddanmark. Metoden sikrer, at indkøbte løsninger integreres i sammenhængende løsninger, der understøtter klinikkens fremtidige arbejdsgange. Ansvaret for ovenstående forankres delvist i normalorganisationerne (sygehusene) og den centrale IT organisation. Dette sikrer kontinuitet ift. den generelle IT udvikling i Region Syddanmark, men sikrer også at de lokale erfaringer bringes ind i Nyt OUH projektet. Såfremt et givent system ikke er til stede i Region Syddanmark, vil Nyt OUH indkøbe dette særskilt og implementere det på OUH/Nyt OUH med option til de resterende hospitaler i Region Syddanmark. Risikoen vurderes uændret i forhold til seneste rapportering. 3.3.2 Andet igangværende risikoarbejde Der er i 2. kvartal afholdt risikoworkshop, hvori alle aftaleparter deltog, samt en repræsentant fra Bygningsafdelingen. I den forbindelse er der oprettet en særskilt bekymringslog med i alt 48 nye emner, som ved efterfølgende analyse er reduceret til 26 emner, der skal fordeles i risikoregister og bekymringslog for BH og TR. Alle input skal analyseres yderligere og konkrete tiltag skal aftales, men følgende risikoemner blev fremhævet på workshoppen: Anlægsøkonomi er fortsat udfordret forslag til løsning: Proces for targetbudget styrkes. Bedre planlægning og detaljering af proces. Kommunikation til alle parter vedr. projektets udfordringer ift. at overholde rammen. Indarbejdelse af delterminer for løbende kvalificering/drøftelse af targetbudget. Tidsstyring og leverancer er udfordret forslag til løsning: Tidsplan skal i højere grad vise afhængigheder og kritisk vej. Fokus på stadeopfølgning vedr. tidsplan. Leveranceplaner detaljeres og afstemmes i september. Udbud (risiko 2) forslag til løsning: Der er 4 løsninger, som belyses henover efteråret. Proces er igangværende. Logistikområdet (fremdrift) forslag til løsning: Øget fokus på planlægning, opfølgning på leverancer og koordinering på tværs. Information og kommunikation. Styrkes af organiseringen. Tiltag er i proces. Letbane: Der er risiko forbundet med den kompleksitet som letbanen fører ind i projektet Efter drøftelse på styregruppemøde d. 23. juni skal der ske en kategorisering af problemstillinger for bedre at kunne håndtere dem. Det er samtidig vigtigt at der sker en koordinering af udbudsstrategier. Innovation og drift: Der er stillet krav til driftsbesparelser og fokus skal fastholdes på innovation for at sikre disse besparelser. Håndtering sker som en del af brugerprocessen og en del af projektforslaget. Side 11 af 16
3.3.3 Projektets styringsmanual Projektets styringsmanual er senest administrativt godkendt af økonomidirektøren i juni 2015 og godkendt i regionsrådet 20. januar 2014. 3.4. Kvalitet og indhold Byggeprojektet gennemføres på en måde, så de gevinster og funktionskrav, der stilles i forbindelse med tilsagnet om støtte fra kvalitetsfonden realiseres. Side 12 af 16
4. Bilag: Bilag 1: Tidsmæssig fremdrift Bilag 1afspejler den med dispositionsforslaget fremsendte hovedtidsplan. Tidsplanen afspejler ikke de enkelte delprojekter, men vil indgå når udbudstidsplanen foreligger senere i projektforslagsfasen Bilag 1. Tidsmæssig fremdrift 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 Status J F MA MJ J A S O N D J F MA MJ J A S O N D J F MA MJ J A S O N D Dispositionsforslag Projektforslag Udførelsesfase* * Udførelsesfase er inkl. for- og hovedprojekt samt udbudsfaserne. Senest godkendte tidsplan Forsinkelse har betydet en forskydning af start på fasen (tidligere blå) Forsinkelse har betydet en forskydning af afslutningen på fasen (ikke tidligere en del af tidsplanen) Side 13 af 16
Bilag 2: Kvartalsvis forbrug af de deponerede midler Bilag 2: Oversigt over deponerede midler samt forventet investeringsprofil i de kommende 4 kvartaler. Løbende priser - mio. kr. 902 Overført til Fkt. 6.32.27 900 Renter af hensatte beløb 901 Hensættelser vedr. kvalitetsfonden projektspecifik egenfinansiering Kvalitetsfondsprojekter, fælles 75.585.549 1.220.720.000 626.996.996 903 Tilskud vedr. kvalitetsfondsinvesteringer 904 Lån vedr. kvalitetsfondsinvesteringer 905 Egenfinansiering vedr. kvalitetsfondsinvesteringer 906 Frigivelse vedr. kvalitetsfondsinvesteringer 907 Renter af deponerede beløb vedr. kvalitetsfondsinvesteringer Fkt. 6.32.27 1673 - Sygehus Sønderjylland 267.177.000 366.728.996 608.530.056 1.611.585 1672 - Sygehus Lillebælt 241.865.000 133.966.000 260.268.000 503.428.003 371.993 Total 509.042.000 133.966.000 626.996.996 1.111.958.059 1.983.578 Forventet forbrug mio. kr. 3. kvartal 2015 4. kvartal 2015 1. kvartal 2016 2. kvartal 2016 Pl-indeks 108,8 108,8 108,8 108,8 Sygehus Lillebælt, Kolding 55,0 62,6 81,5 82,4 Sygehus Sønderjylland, Aabenraa 21,4 21,3 7,9 1,0 Total 76,4 83,9 89,4 83,4 Side 14 af 16
Konsekvens Usandsynligt Mindre sandsynligt Middel Sandsynligt Meget sandsynligt Bilag 3: Risikobilag med score og vurderingsark Risikotal: Sandsynlighed Sandsynlighed x konsekvens Meget lav 0 0 0 0 0 Lav 0 1 2 3 4 Middel 0 2 4 6 8 Høj 0 3 6 9 12 Meget høj 0 4 8 12 16 Side 15 af 16
Bilag 4: Økonomisk færdiggørelse (observationer) Samlet År Støttekur ve Oprindelig Akk. Pct. af Investeringsprofi total l Revideret Akk. Investeringsprofi l Pct. af total Forbrug Akkumuleret forbrug Pct. Af total 2008 0,0 0,0 0,0% 0,0 0,0 0,0% 0,0 0,0 0,0% 0,0 0,0 0,0% 0,3 0,3 0,0% 0,3 0,3 0,0% 3,8 3,8 0,1% 3,5 3,8 0,1% 2009 5,7 5,7 0,1% 1,9 5,7 0,1% 7,2 7,2 0,1% 1,5 7,2 0,1% 12,9 12,9 0,2% 5,7 12,9 0,2% 21,6 21,6 0,3% 8,7 21,6 0,3% 2010 24,9 24,9 0,3% 3,3 24,9 0,3% 34,2 34,2 0,5% 9,3 34,2 0,5% 39,4 39,4 0,6% 5,3 39,4 0,6% 49,9 49,9 0,7% 10,5 49,9 0,7% 2011 60,0 60,0 0,8% 10,1 60,0 0,8% 66,7 66,7 0,9% 6,7 66,7 0,9% 72,6 72,6 1,0% 5,9 72,6 1,0% 102,3 102,3 1,4% 29,7 102,3 1,4% 2012 117,1 117,1 1,6% 14,7 117,1 1,6% 153,9 153,9 2,2% 36,8 153,9 2,2% 165,4 165,4 2,3% 11,5 165,4 2,3% 189,6 189,6 2,7% 24,2 189,6 2,7% 2013 207,0 207,0 2,9% 17,4 207,0 2,9% 235,0 235,0 3,3% 28,0 235,0 3,3% 260,9 260,9 3,7% 25,9 260,9 3,7% 286,5 286,5 4,0% 25,7 286,5 4,0% 2014 297,5 297,5 4,2% 10,9 297,5 4,2% 309,8 309,8 4,3% 12,4 309,8 4,3% 368,7 368,7 5,2% 58,8 368,7 5,2% 458,7 458,7 6,4% 90,1 458,7 6,4% 2015 496,5 489,3 6,9% 29,9 488,7 6,9% 534,2 530,5 7,4% 16,7 505,4 7,1% 571,9 570,7 8,0% 609,7 610,9 8,6% 2016 647,7 656,0 9,2% 685,7 701,1 9,8% 723,7 746,2 10,5% 761,8 791,3 11,1% 2017 876,7 914,7 12,8% 991,6 1038,0 14,6% 1106,5 1161,4 16,3% 1221,4 1284,7 18,0% 2018 1511,0 1583,4 22,2% 1800,7 1882,2 26,4% 2090,3 2180,9 30,6% 2380,0 2479,6 34,8% 2019 2795,6 2903,6 40,7% 3211,1 3327,6 46,7% 3626,7 3751,6 52,6% 4042,2 4175,6 58,6% 2020 4410,2 4543,8 63,8% 4778,2 4912,0 68,9% 5146,2 5280,2 74,1% 5514,2 5648,4 79,3% 2021 5748,7 5883,0 82,5% 5983,2 6117,6 85,8% 6217,7 6352,3 89,1% 6452,2 6586,9 92,4% 2022 6724,7 6857,0 96,2% 6997,2 7127,0 100,0% Side 16 af 16