Vejledning ansøgning til Fonden Aarhus 2017

Vejledning ansøgning til Fonden Aarhus 2017 Dette dokument indeholder retningslinjer og formkrav til ansøgning til Fonden Aarhus 2017 i forbindelse med Programrunde 1 til strategiske projekter. Indhold Kort om Fonden Aarhus 2017 Ansøgningsforløbet Tema og programområder Ansøgningsskemaet vejledning Bilag: Budgetskema, samarbejdspartner, projektplan og underskriftserklæring Kort om Fonden Aarhus 2017 Efter at Aarhus Kommune fra 2008-2012 havde gennemført forberedelsesfasen og sammen med Region Midtjylland og de øvrige 18 kommuner havde sikret Aarhus titlen som Europæisk Kulturhovedstad i 2017, overgik ansvaret for udviklingen i efteråret 2012 til en selvstændig erhvervsdrivende fond Fonden Aarhus 2017. Det er fonden, der har opgaven med at gennemføre projektet i tråd med ansøgningen, herunder at sikre budgettet og sikre at projektet opfylder kravene fra EU. Fonden har til formål at støtte projekter og aktiviteter, der øger og udvikler Aarhus og Region Midtjyllands styrker og kompetencer. Det skal særligt ske ved at støtte projekter, der understøtter fondens strategiske målsætninger. Fonden Aarhus 2017s strategiske målsætninger Styrke den langsigtede udvikling og betydning af kunst- og kulturlivet i Aarhus og Regionen Midtjylland og bidrage til at styrke den europæiske mangfoldighed. Øge Aarhus og Region Midtjyllands synlighed og tiltrækningskraft nationalt og internationalt og udvikle europæisk kultursamarbejde og dialog Planlægge og gennemføre værtsskabet for Europæisk Kulturhovedstad 2017, og yde støtte til arrangementer og projekter op til, under og efter kulturhovedstadsåret i 2017. Sikre at kreativitet, viden, innovation og eksperimenter anvendes som brændstof for menneskelig udvikling og økonomisk vækst i Aarhus og Region Midtjylland. Fremme et mere aktivt medborgerskab gennem en bred og aktiv deltagelse samt fremme samfundsgavnligt engagement fra erhvervslivet, kultursektoren, uddannelses- og forskningssektoren i forberedelsen og gennemførselen af Aarhus 2017 samt herefter. Bidrage til åbne og medlevende bymiljøer, der fremmer fællesskab med plads til forskellighed. Understøtte tværfagligt samarbejde om bysamfundets udfordringer og fremme visionen om et en bæredygtig fremtid lokalt såvel som globalt. Yderlig information om fonden findes på www.aarhus2017.dk 1

Ansøgningsforløbet Programrunde 1 strategiske projekter I programrunde 1 vil Fonden Aarhus 2017 uddele penge til strategiske projekter, der kan styrke den langsigtede udvikling af den kulturelle sektor og de kreative erhverv i regionen. De projekter, der kan komme i betragtning i Programrunde 1 er strategiske projekter, som er: De større projekter, der udvikles i årene 2014-2016. De projekter, der skal lægge fundamentet for Aarhus 2017 og som sætter varige spor. De projekter, der styrker den langsigtede udvikling og forandring af den kulturelle og kreative sektor og som styrker og udvikler sektorens og erhvervets kompetencer. De projekter, der gentænker og udvikler nye kunst- og kulturformater. De projekter, der fodrer opbygning af langsigtede partnerskaber, og som inddrager internationale samarbejdspartnere. Vurdering af ansøgninger til Programrunde 1 strategiske projekter Fonden Aarhus 2017 har tilrettelagt en proces for bedst muligt at guide ansøgere til at udfylde ansøgningsskemaet korrekt. 1. Udfyldelse af ansøgningen og indsendelse skal ske inden den 2. marts 2014 kl. 24.00. Ansøgninger modtaget efter deadline accepteres ikke og henvises til at ansøge den næste programrunde. 2. Det nedsatte Programråd (http://www.aarhus2017.dk/organisation/programraadet) vil modtage en kopi af ansøgningerne primo april 2014 3. Programrådet og programdirektøren mødes til gennemgang og vurdering af ansøgningerne ultimo april 2014. 4. Programdirektøren indstiller, hvilke projekter der skal modtage støtte fra Fonden til den Regionale Styregruppe og til Fonden Aarhus 2017s bestyrelse. 5. Fonden Aarhus 2017s Bestyrelse har det endelige mandat til at træffe beslutning om, hvilke projekter, der modtager støtte fra Fonden Aarhus 2017. 6. Beslutningen om hvilke projekter, der modtager støtte, træffes på bestyrelsesmødet medio maj 2014. 7. Alle ansøgerne modtager ultimo maj enten afslag eller tilsagn fra Aarhus 2017 sekretariatet. Vurdering af ansøgninger i Programrunde 1 - strategiske projekter En række forhold vil tælle med i vurderingen af ansøgningen. Nedenfor finder du vejledning i, hvordan ansøgningen skal udfyldes og mere information om Aarhus 2017s programområder samt de 6 tilskudskriterier, som danner baggrund for den samlede vurdering af hver enkelt ansøgning. Tema og programområder Aarhus 2017 har Rethink som overordnet og gennemgående tema og mindset. Aarhus 2017 skal præsentere et kulturprogram i bredeste forstand, hvor der er tilbud af høj kvalitet til alle. Programområder Der er fastlagt tre programområder under temaet Rethink 1. Rethink Byen 2. Rethink Kunst og kreativitet 3. Rethink Værdier (demokrati, bæredygtighed, mangfoldighed) Læs mere om de tre programråder på: http://www.aarhus2017.dk/projektet/runde-1/programomraader 2

På tværs af de tre programområder er der to tværgående programstrategier Soft City og kulturel infrastruktur. Soft City er Aarhus 2017s videns- og kompetenceudviklingsprogram, der gennem bl.a. residencies, nye uddannelser og internationale udvekslinger skal sikre det fundament, som 2017 og årene fremefter skal bygge på. Kulturel infrastruktur gentænker bl.a. rammerne for kulturproduktion og byudvikling og fremmer derigennem videndeling og social interaktion. Indlejret i programmet Europæisk Kulturhovedstad ligger et stærk fokus på dels Byen og Borgerne og dels Den Europæiske Dimension. De to fokusområder har til formål at styrke den europæiske dimension og at fremme aktiv og bred borgerdeltagelse ved at sammensætte et program, der henvender sig til alle. Tilskudskriterier 1. Rethink 2. Videndeling og kompetenceudvikling 3. Europæiske dimension 4. Projektets varig effekt på kortere og længere sigt 5. Forankring og samarbejder 6. Finansiering 1. Rethink Hvad og hvordan gentænker projektet; Hvad er det nytænkende og innovative ved projektet? Rethink er temaet for Aarhus 2017. Rethink er et mindset og handler om at gentænke kulturelle, sociale og urbane udfordringer og søge svar, der kan vise vejen fremad. De strategiske projekter skal udfordre sig selv og det velkendte. De skal udforske og afprøve nye metoder, som bidrager til at udvikle nye formater, nye samarbejder, ny viden og nye kompetencer, så vi sammen står stærkere og bedre rustet i 2018. Ønsket er at sammentænke sociale og kulturelle faktorer med det formål at skabe både menneskelig, økonomisk og bæredygtig vækst. Projektet skal være Rethink. Det er et krav for at kunne opnå støtte fra Fonden Aarhus 2017. 2. Videndeling og kompetenceudvikling Hvordan bidrager projektet til kompetenceudvikling af den kulturelle og kreative sektor? Aarhus 2017 har som et af de strategiske mål, at den kreative og kultursektor skal kunne håndtere de nye krav og forandringer i samfundet og samtidigt stå stærkere efter 2017. Det er et strategisk mål at Aarhus 2017 kan være katalysator for at højne videndeling og løfte individuelle kompetencer så den kulturelle sektor er rustet til at imødekomme nye krav og forandringer og dermed står stærkere efter 2017. 3. Den Europæiske dimension Hvordan styrker projektet europæiske samarbejder og udvikler den europæiske mangfoldighed? Aarhus 2017 er en europæisk satsning, der tager sit udgangspunkt i Aarhus og regionen. De europæiske relationer skal styrkes på alle niveauer, så der skabes kontakter og samarbejder af langsigtet, strategisk betydning. Det kan fx gøres gennem inddragelse af og deltagelse i europæiske netværk, gennem residencies og udvekslinger, ved at have internationale samarbejdspartnere eller ved at arbejde med at nå et internationalt publikum. 4. Projektets varig effekt på kortere og længere sigt Hvordan styrker projektet den bæredygtige og langsigtede kulturelle udvikling og økonomiske vækst? Det er afgørende, at Aarhus 2017 sætter varige spor og har en positiv effekt på udviklingen af samfundet, så vi maksimere de effekter på kort og lang sigt. Vores mål er en region med en stærk kulturel infrastruktur, der kan løfte og øge det kunstneriske og kulturhistoriske indhold og kvalitet målt på international skala. Et andet mål er et kvalitativt løft af de kunstneriske produktioner, drevet af højere forventninger fra publikum og af nye partnerskaber og internationale samarbejder. 3

5. Forankring og samarbejder Har projektet en bred forankring og tværfaglige samarbejder? Beskriv kort hvordan de enkelte samarbejdspartnere involveres. Fonden vil så vidt muligt støtte initiativer, der viser et bredt og tidssvarende billede af Danmark. Derfor vil nye samarbejdsformer og- initiativer, der går på tværs af brancher, organisationer og eksisterende strukturer blive vægtet højt. 6. Finansiering Hvordan er projektets finasiering? Det er et krav, at projekterne medfinansierer med mindst 50 procent af de samlede projektomkostninger. Bestyrelsen kan give delvis dispensation for kravet om 50 procent medfinansiering, hvis bestyrelsen vurderer, at projektets forventede effekt retfærdiggør det, eller anden medfinansiering ikke vurderes at være en realistisk mulighed. Ud over de 6 tilskudskriterier vil bestyrelsen kigge på, hvorvidt og hvordan de projekter, der søges om støtte til, bidrager til at kommunikere et eller flere af fondens programområder (http://www.aarhus2017.dk/projektet/runde-1/programomraader). ---------------------------------------------------- Ansøgningsskema En ansøgning, der skal kunne opnå støtte fra Fonden Aarhus 2017, skal indeholde følgende: Ansøgningsskema: Her anføres de generelle oplysninger på projektet med angivelse af bl.a. projektholder, samarbejdspartnere, projektbeskrivelse og projektplan. Ansøgningsfristen for Programrunde 1 er d. 2. marts 2014 kl. 24.00 Der skal benyttes et særligt ansøgningsskema, som du finder her: http://puljeraarhus.dk. Og du skal bruge en række bilag, som du henter her: http://www.aarhus2017.dk/projektet/runde-1 Bilagene kan kun udfyldes ved brug af Adobe Acrobat Reader. ----------- Vejledning i indholdsmæssig udfyldelse af skemaet Ansøgningsskemaet har fire overordnede trin: Trin 1 Generelle oplysninger Trin 2 Projektoplysninger Trin 3 Underskrift Trin 4 Udarbejdelse af budgetbilag Trin 1 Titel, varighed og samlet budget og ansøgt beløb Her anføres Projektets titel Projektets varighed Projektets samlede budget (hele perioden) Beløb der ansøges om i Programrunde 1 i 2014 Overslag over det fulde beløb, som ansøger påtænke at ansøge Fonden 2017 om. 4

I Programrunde 1 til strategiske projekter beder vi ansøgere om at anføre det samlede budget for hele projektet, varighed, og hvilket beløb Fonden Aarhus 2017 ansøges om for at kunne udvikle projektet i 2014 samt et overslag over, hvilken støtte der påtænkes at ansøge fonden om i de efterfølgende år for projektet kan udvikles og gennemføres. Bemærk at Fonden Aarhus 2017 kræver, at projekter finder medfinansiering fra anden eller egen side på minimum 50 %. Juridisk ansvarlig (projektholder) Her angives hvem, der tegner projektet juridisk. Ved projektholder forstås den juridiske enhed, der er ansvarlig for projektets gennemførelse og økonomi. Projektholder har ansvaret for varetagelse af den løbende kontakt med Fonden Aarhus 2017, eksempelvis er projektholder ansvarlig for indsendelse af statusrapporter og det afsluttende regnskab. Projektansvarlig Her angives navnet på den person, der er ansvarlig for projektets gennemførelse. Der kan kun anføres én projektansvarlig. Den projektansvarlige kan være projektholder. Den projektansvarlige skal ikke nødvendigvis være ansat hos projektholder. Det skal fremgå klart, hvilken virksomhed/organisation, den projektansvarlige tilhøre. Såfremt den projektansvarlige ikke er tilknyttet nogen virksomhed/organisation, er det ikke obligatorisk at udfylde denne del. Den projektansvarlige fungerer som Fonden Aarhus 2017s kontakt under ansøgningsforløbet og under projektets afvikling. Regnskabsansvarlig Her skal det fremgå, hvem der er ansvarlig for regnskabet. Den regnskabsansvarlige skal ikke nødvendigvis være ansat hos projektholder. Der kan benyttes revisor, men det er ikke et krav. Det skal fremgå, hvilken virksomhed/organisation den regnskabsansvarlige tilhører. Samarbejdspartnere Ved samarbejdspartner forstås deltagere i projektet, som får direkte del i tilskuddet fra Fonden Aarhus 2017. Ved en samarbejdspartner menes der således ikke projektets eventuelle underleverandører. Der skal for hver samarbejdspartner udfyldes en række oplysninger. Bilag 1: Bilaget samarbejdspartnere udfyldes og uploades til ansøgningen. Trin 2 Den generelle projektbeskrivelse Den generelle beskrivelse af projektet skal skrives direkte i ansøgningsskemaet på ansøgningsportalen. Projektbeskrivelsen skal kunne læses uafhængigt af bilag mv. I den generelle projektbeskrivelse gøres der rede for: Projektets formål Hvordan projektet forholder til et eller flere af de 3 programområder Projektets hovedaktiviteter Format (udstilling, konference, teater, uddannelse m.m.) Målgruppe hvem henvender projektet sig til Projektets forventede resultat og effekt samt måling heraf Desuden gives en kort præsentation af de enkelte deltagere i projektet med en beskrivelse af deres forudsætninger for at deltage. Den generelle projektbeskrivelse skal ydermere præcisere, hvilke større milepæle der gennemføres i projektet, og hvordan projektet forventes at forløbe. Endeligt skal projektbeskrivelsen indeholder en nærmere gennemgang af forventede resultater (f.eks. antal forventede deltagere, antal solgte billetter, estimat på medieomtale mv.) og effekt (f.eks. tilbagevendende begivenhed/etableret netværk/fortsat omtale mv.). 5

Projektplan I projektplanen redegøres for de enkelte milepæle i projektforløbet ud fra en tidsmæssig horisont. I første kolonne anføres den enkelte milepæls navn (fx konceptudvikling, kommunikation m.m), og i anden kolonne forklares kort det nærmere indhold af milepælen. I den sidste kolonne angives, i hvilken periode milepælen løber. Der kan max. anføres 500 anslag i hvert felt i projektplanen. Bilag 2: Bilaget projektplan udfyldes og uploades til ansøgningen. Tilskudskriterier Under tilskudskriterier redegøres der for, hvordan projektet forholder sig til de enkelte kriterier. Redegørelsen under de enkelte tilskudskriterier må max. udgøre 1000 anslag. Trin 3 Udarbejdelse af budgetskema Budgettet skal afspejle projektansøgningen, så Fonden Aarhus 2017 efterfølgende kan sammenholde budgettet med projektets tidsplan inkl. dets faser og milepæle. Kun omkostninger, der er direkte relateret til projektet, og som er nødvendige for at gennemføre projektet, kan medregnes i budgettet. Alle udgifter i budgettet skal angives ekskl. moms. Bilag 3: Budgetskema Bilaget budgetskema er den samlede plan for de budgetterede omkostninger og for finansieringen af projektet. Endvidere anføres den samlede finansiering, herunder størrelsen af det ansøgte tilskud samt omfanget af egen medfinansiering, billetsalg, andre fonde m.m. Skemaet udfyldes og uploades til ansøgningen. Trin 4 Underskrift Projektholder og samtlige samarbejdspartnere skal underskrive ansøgningen, hvorved de erklærer, at oplysningerne i ansøgningen samt oplysninger i tilhørende bilag er korrekte. Ansøgningen er først gældende, når den i underskrevet form er sendt til Fonden Aarhus 2017. Bilag 4: Vi beder om, at I printer underskriftserklæringen (http://www.aarhus2017.dk/projektet/runde-1), og scanner den ind i pdf-format. Den skal vedhæftes på ansøgningens sidste side. Tilsagn og afslag Tilsagn og afslag meddeles direkte til projektholder, ligesom tilsagnet offentliggøres på fondens hjemmeside. Opnår ansøger tilskud, tiltræder projektholder og eventuelle samarbejdspartnere dette ved at underskrive fremsendt tilsagnsskrivelse og returnere den til Fonden Aarhus 2017s sekretariat inden for seks uger. Spørgsmål og yderligere information Ved tekniske spørgsmål til udfyldelsen af ansøgningsskemaet, kontakt venligst: Line Sheridan på 2017 0094 eller line.sheridan@aarhus2017.dk Ved spørgsmål til projektindhold etc., kontakt venligst Pia Buchardt på 2920 9041 eller pbu@aarhus.dk 6

Bemærk! Hvis du ikke allerede har downloadet bilag og vejledning, bør du gøre det inden du fortsætter med at oprette ansøgningen. Alle relevante informationer findes her. Programrunde 1 strategiske projekter I programrunde 1 vil Fonden Aarhus 2017 uddele penge til strategiske projekter, der kan styrke den langsigtede udvikling af den kulturelle sektor og de kreative erhverv i regionen. De projekter, der kan komme i betragtning i Programrunde 1 er strategiske projekter der er: De større projekter, der udvikles i årene 2014-2016. De projekter, der skal lægge fundamentet for Aarhus 2017 og som sætter varige spor. De projekter, der styrker den langsigtede udvikling og forandring af den kulturelle og kreative sektor og som styrker og udvikler sektorens og erhvervets kompetencer. De projekter, der gentænker og udvikler nye kunst- og kulturformater. De projekter, der fordrer opbygning af langsigtede partnerskaber, og som inddrager internationale samarbejdspartnere. Vurdering af ansøgninger til Programrunde 1 strategiske projekter Fonden Aarhus 2017 har tilrettelagt en proces for bedst muligt at guide ansøgere til at udfylde ansøgningsskemaet korrekt. 1. Udfyldelse af ansøgningen og indsendelse skal ske inden den 2. marts 2014 kl. 24.00. Ansøgninger modtaget efter deadline accepteres ikke og henvises til at ansøge den næste programrunde. 2. Det nedsatte Programråd (klik her for mere info) vil modtage en kopi af ansøgningerne primo april 2014 3. Programrådet og programdirektøren mødes til gennemgang og vurdering af ansøgningerne ultimo april 2014. 4. Programdirektøren laver en indstilling til, hvilke projekter der skal modtage støtte fra Fonden til den Regionale Styrgruppe og Fonden Aarhus 2017s Bestyrelse. 5. Fonden Aarhus 2017s Bestyrelse har det endelige mandat til at træffe beslutning om, hvilke projekter, der modtager støtte fra Fonden Aarhus 2017. 6. Beslutningen om hvilke projekter, der modtager støtte træffes på bestyrelsesmødet medio maj 2014. 7. Alle ansøgerne modtager enten ultimo maj afslag eller tilsagn fra Aarhus 2017 sekretariatet. For information om ansøgningsportalen generelt, se her.