Amerikansk fodbold Silkeborg IF Phoenix arbejdsbog En arbejds - håndbog for alle bestyrelses medlemmer, trænere, spillere, udvalg m.fl. Forslag til Arbejdsbog udarbejdet af Linda Weng. Rettet til og herefter godkendt af bestyrelsen den 26-3-2010 Indholdsfortegnelse: 1. Indholdsfortegnelse S.1 2. Silkeborg IF Phoenix i billeder S.2 3. Silkeborg IF Phoenix organisations oversigt S.3 4. Bestyrelse S.3 5. Forventninger til spillerne og andre, gældende både ude som hjemme S.4 6. Positive samværsregler S.4 7. Til kampe/ træning S.4 8. Hvad forventer vi af trænerne S.5 9. Pårørende til amerikansk fodbold - Silkeborg IF Spiller S.5 10. Kommunikation for pårørende til amerikansk fodbold Silkeborg IF Phoenix S.5 11. Kommunikation i al almindelighed S.5 12. Vores fælles målsætning S.6 13. Målsætning samt vision for Silkeborg IF Phoenix S.6 14. Den økonomiske vision S.7 15. Organisatorisk vision- bestyrelsen med alle dens udvalgsposter S.8 16. Vores udvalgs poster samt vores visioner: S.8 17. It- hjemmesider S.8 18. Kampudvalg S.8 19. Trænerudvalg S.9 20. Herunder hjælpe træner S.10 21. Junior og senior repræsentant i bestyrelsen S.10 22. Dommerudvalg S.11 23. Sponsorudvalg S.12 24. Presseansvarlig S.12 25. Festudvalg S.13 26. Generelt for alle udvalgsposter samt ansvarlige S.14 27. Post S.14 28. Afrunding S.14 1
Godt humør Gode kammerater Ære og være loyal mod sin klub Team work Trivsel Stolthed 2
Silkeborg IF Phoenix organisations oversigt: Generalforsamling Bestyrelsen Formand Næstformand Kasserer Bestyrelsesmedlem Bestyrelsesmedlem Linda Weng Martin Kølbæk Rene Bæk Jesper Nollin Christian Thorsen Junior - Repræsentant Senior - Repræsentant 1. Suppleant 2. Suppleant Mikkel J. Christiansen Hans Christian Petersen Ole Nielsen Mikael B. Knudsen Hoved ansvarlig Navne på udvalgs poster, leder af posterne for Kampudvalg Trænerudvalg Dommerudvalg IT hjemmeside alle områder Tommas Tommas Møgelbjerg Martin Kølbæk Mikael B. Knudsen Møgelbjerg Christian Keldborg Presseansvarlig Sponsorudvalg Festudvalg Linda Weng Jesper Nollin Martin Schjern Hans Christian Petersen Bestyrelse: Bestyrelsen for Silkeborg IF Phoenix er sammensat af 7 personer og 2 suppleanter valgte på generalforsamling i feb. 2010. Bestyrelsens har det overordnet ansvar for klubben og vil træffe de nødvendige beslutninger, der vil være forsvarlige og i et naturligt udviklingsforløb for Silkeborg IF Phoenix. Bestyrelsens arbejdsopgaver: Vi har det overordnet ansvar for at klubben fungerer i sin helhed. Vi vil være med til at præge og have politikker i forhold til klubben samt dens spillere og trænere. På sigt vil vi udarbejde en års plan, der vil kunne vise, hvad vi gerne vil nå- i indebærende år samt i fremtiden. Hertil er det vores opgave at have visioner og mål for Silkeborg IF Phoenix s nutid og fremtid. Vi har det overordnet ansvar for klubbens økonomi. Herunder at fremvise samt godkende vores budget. Vi har ansvaret for koordinering af informationer mellem udvalgene samt øvrige korrespondance. Vi vil sikre, at vi får stof til Presseansvarlig samt vores hjemmeside, således at vi hele tiden er på forkant med informationer her på side samt i pressen. Vi har ansvaret for hjemmesiderne, samt nyhedsinformationen når ud, det sker via hjemmeside SIF Phoenix, http://www.silkeborgif.dk 3
Vi kan nedsætte evt flere udvalg efter behov, og finder udvalgsleder, dem der er vores primære kontakt person. Vi har retten til at udskifte udvalgsposterne såfremt disse ikke formår at løse deres opgaver tilfredsstillende. Der er ikke pligt til at møde frem i ensartet beklædning til kampe, generalforsamling og lign. Forventninger til spillerne og andre, gældende både ude som hjemme: Vis hensyn til andre omkring dig Vær god mod andre Spillejargon kan være hård- men skal være venligt ment Mød op til tiden, til træning som kampe Spillerne er klar på banen inkl. udstyr mindst 1 time før kamp start. Mobilen er slukket, du træner / spiller kamp, i pause så kan du tjekke den. Tag godt imod nye spiller Ryd op efter dig selv også i omklædningsrummet som på banen Hjælp dine kammerater; de laver ikke fejl for at drille dig, hjælp dem, vis evt. og sig kom igen.. Efter træning og kamp forventer vi du går i bad- så bliver mor/ kæreste rigtig glad Går du over stregen, er det naturligt, at du også kan sige undskyld og mene det. Respekter dommernes kendelser Respektere din træners dispositioner Respektere hjælpetrænerne Træner og hjælpetrænerne respekterer spillerne samt vær lydhør for deres forslag Husk til hver en kamp at sige, Tak for kampen både til modstanderne og dommerne Positive samværsregler: Vær ærlig Vær loyal mod din klub Vær god ved andre Lyt til andre giv plads Lyt til træneren Meld afbud, hvis du ikke kan komme, altid. Bær med stolthed uniformen- Phoenix forsøg om muligt at klæde dig i vores farver, hvis du ikke har en uniform. Strømper- er SIF strømper, de er røde. Til kampe/ træning: Husk udstyr Husk evt. drikkedunk Husk håndklæde 4
Hvad forventer vi af trænerne: Møder til træning og kampe i god tid Mobil er off- der trænes Lytter til spillerne også under kamp Pårørende til amerikansk fodbold - Silkeborg IF Phoenix Spiller: Pårørende må meget gerne komme med ros og anerkendelse til spillerne undervejs, skæld ud og høje negative tilråb, frabedes, de gør deres bedste og negative tilråb hjælper ikke. Med andre ord, det vil vi ikke acceptere. Ligeledes vil vi ikke acceptere negative tilråb ad dommerne hverken fra jer / spillerne. Det skal være sjovt at spille amerikansk fodbold ikke et pres fra andre. Spillerne spiller på lige fod- og gør deres bedste tilråb af negativt karakter vil ikke styrke fællesskabet og sammenhold, som vi stiler efter. Vi sætter fokus på sammenhold og udviklingsforløb både i træningen samt til kampe. Vi vil styrke klubbens sammenhold og trivsel. Hjælp os med det- TAK. Ta familie og venner med til kampe det bliver en oplevelse Ta gerne kaffe / te med Ta gerne stole med, en kamp varer normalvis op til 4 timer. Ta tid til at komme til kampe hjælp os med at styrke holdet mange tilskuer er en fornøjelse, hvis de fleste tilhører Silkeborg IF Phoenix. De vil ikke skuffe jer. Vi kan altid bruge hjælp, så meld dig til i vores emnebank, skriv til bestyrelsen/ eller meld dig til på hjemmesiden Kommunikation for pårørende til amerikansk fodbold Silkeborg IF Phoenix: Trænerne i klubben arbejder på frivilligt basis- Det er derfor vigtigt for os, at alle støtter dem og bakker dem op, både under træning som ved kampe. Hvis du er meget skuffet / utilfreds, så vent med at formidle det til efter træning / kamp, og slet ikke på sidelinien. Men har du noget som du af en eller anden grund vil af med, så brug evt. deres email. Faktisk gælder det også hvis du har gode forslag, positivt samt negativt kritik, og meget gerne ros. I skal være hjertelig velkommen til at kontakte trænerne eller vores bestyrelses formand, der gerne skal formidle jeres budskab videre. Kommunikation i al almindelighed: Vi anvender i vores dagligdag mest hyppigt vores email. Vi har vores SIF Phoenix hjemmeside,http://www.silkeborgif.dk, hvor alt vedr. spillerne, træning og bestyrelsen vil være at finde. 5
Her er der også debat forum, hvor alle har adgang til at kommentere og oprette indlæg. Vi vil svarer i det omfang, det er muligt og efter behov. Vi vil også bruge dette debat forum som en slags guide for, hvad der rør sig blandt spillerne. Men vores primære informations kilde vil være vores nyhedsbrev fra bestyrelsen til spillerne, trænerne samt øvrige. Vores fælles målsætning: Vores fælles mål, er at Silkeborg IF Phoenix skal udvikle sig såvel på det spillemæssige plan som det sociale plan, hvor vi ønsker at styrke sammenhold og trivsel. På sigt forventer vi, at Silkeborg IF Phoenix vil være en klub alle kender som noget positivt. Vores motto er: Silkeborg IF Phoenix en klub med hjerte og sjæl. Som næsten nyvalgt bestyrelse, har vi valgt at prøve at arbejde med nye mere strukturelle tiltag, og vi vil derfor arbejde med visioner for Silkeborg IF Phoenix, der skal vise, hvilke værdier og visioner klubben skal bygge på i perioden 2010-2015. Vi forventer, at de endelige mål og visioner skal anvendes overfor spillerne, trænere, SIF, sponsor, pårørende, Silkeborg Kommune og andre med interesse i Silkeborg IF Phoenix, der kunne ønske, at have en løbende dialog om værdier og holdninger til Silkeborg IF Phoenix. Vi har derfor valgt at beskrive om vores mål og visioner for Silkeborg IF Phoenix samt vores udvalgsposter, hvad vi forventer af dem i de kommende år for at fremme og deltage aktivt i udvikling af Silkeborg IF Phoenix. Målsætning samt vision for Silkeborg IF Phoenix Den økonomiske vision Organisatorisk vision- bestyrelsen med alle dens udvalgsposter Vores udvalgs poster samt vores visioner: It- hjemmesider Kampudvalg Trænerudvalg Herunder hjælpe træner Junior og senior repræsentant i bestyrelsen Dommerudvalg Sponsor Presseansvarlig Post Målsætning samt vision for Silkeborg IF Phoenix: Silkeborg IF Phoenix skal være et sted, hvor både amerikansk fodbold, trivsel og samvær er i 6
fokus. En klub, hvor vi bestræber os på, at såvel spiller, pårørende og andre bliver knyttet til klubben og vores værdier. Vi er ikke ens, men vi bestræber os på, at der er plads til alle inkl en individuelt forståelse for den enkelte som en del af holdet og dens netværk. Silkeborg IF Phoenix bygger på klare rammer / struktur. Vi vil at disse er kendt af alle spillerne, pårørende, trænere/ ledere og andre aktive indenfor Silkeborg IF Phoenix. Klubbens motto: En klub med hjerte og sjæl; Vi ønsker derfor at alle vil tage hånd om hinanden, tage ansvar, og tilbyde sin hjælp. Vi ønsker, at Silkeborg IF Phoenix hvor alt er muligt når bare vi støtter & hjælper hinanden. Vi skal have tillid til og ikke mindst vilje til at tro på, at vi sammen vil præge Silkeborg IF Phoenix udviklingsmæssigt både lokalt som på regionalt plan. Vi vil fremme kvalitet i stedet for kvantitet. Udvikling, tiltrække, fastholde egne spiller er et meget vigtig element i at kunne være Midt Jyllands førende klub, øge tilgangen så vi kan fastholde vores nuværende position samt på sigt forbedre vores placering. Dette dog ikke uden at have hjerte og sjæl med, det er afgørende at alle vil hjælpe og brænder for Silkeborg IF Phoenix nu og i fremtiden. Det skal ikke være træls eller kedelig træning det skal være med hjerte og sjæl, hvor det positive samvær og trivsel skal være de grundlæggende elementer i vores arbejde. At spille amerikansk fodbold skal gerne give en god oplevelse, hvor hygge, socialt samvær er omdrejningspunkterene, som hele tiden forsøges at udvikles, så alle får en god oplevelse uanset hvilket niveau de spiller på. Nye spillere er meget velkomne - Silkeborg IF Phoenix vil tage varmt imod og præsenterer de nye for, hvad amerikansk fodbold er, samt give dem en oplevelse i vores positive samvær og trivsel, hvor hjerte og sjæl er med. Den økonomiske vision: Der skal vi have en forsvarlig økonomi. Vi ønsker at drive klubben på en forsvarlig måde. Vi forventer, at året 2010 er et hårdt år, hvor vi afdrager vores gæld, mens at vi ser frem til 2011, hvor vi ligefrem vil have egenkapital( overskud). Vi kan vende egenkapital til noget større, hvis vi får sponsor aftaler, eller andre indtægtskilder som fx eventarbejde. Når vi får større egenkapital, er det vores hensigt, at lade det komme spillerne tilgode. Fx flere spilledragter, nyt udstyr, betaling af bus til kampe osv. Men det kræver penge og vi håber på, at vi med tiden vil kunne brede en vifte ud, hvor indtægtskilder er fra flere steder, heriblandt, kontingent, tilskud fra Silkeborg kommune, SIF, diverse aktiviteter i klubben, sponsorer, med flere åbne muligheder. 7
Organisatorisk vision- bestyrelsen med alle dens udvalgsposter: Der ser vi os fremstå som ansvarlige, aktiv, kvalitetsbevidst, kreativ, moderne samt udviklings orienteret klub. Vi ser os fremstå som en stærk klub via vores fællesskab, hvor vi hele tiden er på forkant med udviklingen, og i stand til at tage stilling til og ikke mindst udtænke nye metoder til at fremme vores behov efter de vilkår, forhold, og behov fremtiden vil byde på, for på denne måde at fremtidssikre Silkeborg IF Phoenix. Vores udvalgs poster samt vores visioner: It- hjemmesider Ansvarsområder Det er It- hjemmesider udvalget der er ansvarlig for at hjemmesiden opdateres jævnlig samt samarbejder med alle de som har indlæg til siden i henholdt til aftale med bestyrelsen om indhold. Det er således it- hjemmesider udvalgets ansvar at bringe kampreferater, nyheder, foto af bestyrelsen, Roster med fotos m.v. opdateres og holdes ajour. Koder og password skal være formanden/ bestyrelse i hænde. Det er også udvalgets ansvar at sikre, at nye bruger på forskellige niveauer kan blive undervist i brug af hjemmesiden, så alle kan bidrage indenfor det aftalte med formanden / bestyrelsen. Arbejdsopgaver Hjælpe til at holde vores hjemmeside opdateret- gerne dagligt. Sikre at bruger kommer til uddannelse Koordinering af de mange arbejdsopgaver så de bliver løst tilfredsstillende. Ved tvivl om emnet er korrekt, kontakt da uden tøven formanden / bestyrelsen så vi kan be / afkræfte indlægget. Samarbejder med alle udvalg, og tæt med formanden / bestyrelsen Sikre at kampreferat efter kamp ligge op på hjemmesiden, typisk max efter 1 dag. Sikre at fotos fra given kamp ca.20 stk, ligges op på hjemmesiden, når disse modtages max 1 uge efter kamp. Kampudvalg Ansvarsområder: Tidligere har det været trænernes opgave, og vi fortsætter hermed, dog med at der løbende fremsendes ansøgnings kopi til formanden, således at formanden samt bestyrelsen kan sikre sig, at diverse ansøgninger / tilladelser er udført indenfor sidste frist dato. 8
Hertil vil ansøgning om spillelicenser blive gennemgået, da vi kun ønsker regulære spillere, der også kan og vil betale for spillelicens, da vi ikke kan og vil ligge ud for spillerne. Venskabskampe og kampe indenfor DAFF skal annonceres via hjemmesiden, således alle ved hvornår der spilles kamp samt hvor. Ligeledes er det kampudvalgets ansvar at forhandle med klubberne, hvis spilletidspunktet ikke passer i forhold til ellers annoncering. Ændringer samt kort forklaring skal straks på hjemmesiden. Kampudvalget skal være i tæt dialog med formanden gerne på mail, men har selv ansvaret for diverse opgaver. Der vil blive indkaldt til møder med bestyrelsen efter behov- og kampudvalget kan også ønske møde med bestyrelsen naturligvis efter behov. Koder og login til diverse hjemmesider skal formanden have en kopi af. Ligeledes skal alle informationer vedr. bestyrelses sammensætning løbende opdateres, og gøres enten af udvalg eller af formanden selv på diverse internet sider som fx DAFF. Kampudvalget har ansvaret for at rydde op efter kamp. Arbejdsopgaver. At følge op på sine ansvarsområder, hertil at arbejdet bliver udført i overensstemmelse med Silkeborg IF Phoenix retningslinier samt vedtægter. Banen skal være klar til spillerne. Inkl. skal der være chain crew holdere, 5 personer, heri inkl. bolddrenge, helst ikke være spillere fra Phoenix. Sikre en god kommunikation herunder kontakt med formanden, bestyrelsen, øvrige klubber i det daglige. Afholde møder efter behov Trænerudvalg Ansvarsområder: I samarbejde med bestyrelsen fastsætte træningstider og ved ændringer inddrage formanden/ bestyrelsen mhb. på annoncering samt begrundelse for ændringen. Som udgangspunkt bestemmer trænere selv deres træningstider, men min. 2 gange pr. uge, med mindre andre forhold gør sig gældende som fx vintervejr med sne og is. (Tjek altid hjemmesiden.) Medlemsoplysninger skal tilgå kassereren ajourføring der opdateres min. hver 2. mdr. Trænerne ved hvem der kommer og er aktive, og skal i den forbindelse i samarbejde med kassereren, oplyse hvem er aktiv og hvem er frafaldet/ bagud med sit kontingent betaling, da trænerne ikke kan bruge disse personer til spillekampe- de må dog meget gerne deltage i træning. Trænere har selv ansvaret for deres påklædning til kampe. Det er trænerens ansvar at de ikke udøver forskelsbehandling og har de favoritter blandt spillerne, må de ikke vise det. Da der efter de nye regler (DAFF) ikke er alle der kan stille op til kampe, er det trænernes ansvar at udvælge de spiller der skal spille i en kamp, og begrunde deres valg, samt sikre at de øvrige spiller kommer til at spille i den følgende kamp, med mindre de fx har glippet træning i længere 9
tid. Vi ser gerne, at trænerne har trænet og øvet på lige fod med spillerne mindst 1 gang pr. uge, hvis de vil spille med i en kamp, samt har en stedfortræder på side linien, til at bevarer overblikket i den kamp der afvikles. Banen skal være klar til træningsstart. Trænerne har ansvaret for at låse op for udstyr samt tænde lys. Efter træning er det deres ansvar at sikre udstyr leveres tilbage samt at slukke lys og låse. Arbejdsopgaver: Vejledning til spillerne Påvirkning af holdninger til klubbens ansigt udadtil. ( hagekors og ligne propaganda accepteres ikke) Vi er ikke politisk, så det er klubbens hjerte og sjæl vi gerne vil at trænere påvirker i positivt retning. Udvikling af af fysiske- tekniske, taktiske, og ikke mindst psykiske færdigheder, der alt sammen styrker og fremme den enkelte person. Hold udtagelse til kampe begrundelser gives til spillerne på et spillemøde fx i forb. med daglig træning. Træningsplanlægning og afvikling Oplæg til kampe og afvikling Træningen skal være varieret og motiverende for alle spillerne uanset niveau. Overholdes af DAFF træningsmetoder Rådgive og samarbejde med hjælpetrænere Holdmøder Skal løbende uddanne sig, ville det. Modtagelse samt placering af nye spillere Styring af udstyr herunder også efter brug samt rengøring/ vedligeholdes af udstyr. Planlægger træningskampe samarbejde med kampudvalg Informere formanden /bestyrelsen løbende det kan være om alt. Herunder hjælpe træner: Træning til spillerne efter aftale med trænerne. Udvikling af spillerne i forhold til klubbens målsætning Følge klubbens vedtægter samt politikker Overholdes af DAFF træningsmetoder Skal løbende uddanne sig, ville det. Kan efter ønske hjælpe til med træningsplanlægning samt kamp afvikling. Tager sig primært af nye spillere til træning viser dem til rette og laver øvelser, så trænerne kan koncentrer sig om sine primære opgaver. Vi ser gerne, at hjælpe trænere, mindst har været i klubben i et år, og været aktiv spiller. Dels kender til træning og dels er i stand til at kunne vise øvelserne / udfører øvelser med spillerne. Junior og senior repræsentant i bestyrelsen 10
Ansvarsområder Begge er valgt for at repræsentere spillerne i bestyrelsen og det er deres ansvar at være lyttende til alle spiller, både de negative som positive ting, skal videre bringes til bestyrelsen som vil lytte og tage disse med på råd i bestyrelsesarbejdet. Men et er hvad spillerne ønsker, et andet er hvad der kan realiseres. Derfor er det vigtigt at såvel spiller som repræsentanter forstår at respektere bestyrelsen arbejde samt repræsentanternes arbejde. Det er repræsentanternes ansvar at formidle budskab videre uden at miskrediteres den siddende bestyrelse men formidle på en hensigtsmæssigt måde, hvorved splid forhindres. Det er også deres ansvar at kunne bevare navneforbud i visse bestyrelsessager som det selvfølgeligt også er gældende for den siddende bestyrelse. Ligeledes er det almen praksis, at hvad der drøftes på bestyrelsesmøderne er fortroligt. Aftales / formandens ansvar, hvad der kan udbredes via fx nyhedsbrev som både så er informativ samt beretter om, hvad bestyrelsen har drøftet / kommet frem til. Arbejdsområder Foruden at sidde i bestyrelsen og være spillernes repræsentant har de også følgende arbejdsområder. At der hele tiden er vand til spillerne vælge vha. en liste, hvem der gør det de skal ikke nødvendigvis selv gøre det, men gerne kunne motivere spillerne til at tage aktiv del i den proces, da det høre med til en kamp. Begge repræsentanter holder styr på omklædningsrummene, og sikrer at de er opryddet samt aflåst efter endt træning. At der til hver kamp er en medictaske med nødvendige udstyr som fx isposer, hårdt bræt til at bære sårede spiller ud på osv. Gerne at der på sigt i samarbejde med bestyrelsen vil blive uddannet medic folk der deltager ved hver kamp Handler om at kunne fremstå mere professionelt samt selvfølgeligt at kunne hjælpe vores spiller mest optimalt. Begge samarbejde tæt med bestyrelsen og er spillernes talerør. Skal der til kampe være telte så er det deres opgave, at teltene vil blive slået op i god tid samt nedtagning efter endt kamp. Dommerudvalg Ansvarsområder Da vi spiller kampe skal vi også kunne stille med dommere til kampe, derfor skal vi løbende sørge for at have uddannet dommer til kampe. Det er vores mål at kunne stille med min. 5 dommer til hvert år, og det er således dommerudvalgs ansvar at sikre at der uddannes dommer. Det er ligeledes dommerudvalgs ansvar at finde 5 potentielle dommer samt sikre at de bliver tilmeldt til uddannelse. Da der er forskel på dommeruddannelserne, vil det være klubbens mål at de nye dommer vil få den uddannelse, hvor de også vil kunne tjene penge på at dømme en kamp. Men glipper dette, vil det næste bedste selvfølgeligt være at få dækket kørsels godtgørelse. Dommerne skal findes blandt klubbens spillere. 11
Arbejdsopgaver Det er dommerudvalgs opgave, at finde spiller, der kan blive gode dommer såfremt ingen frivilligt melder sig. Det er også dommerudvalgs opgave at oplyse og fortælle om dommergerningen så det fremstår som en naturlig del af det at spille amerikansk fodbold. Hvert år i god tid planlægges hvem der er mulige emner og disse tilmeldes, samt formanden / bestyrelsen får en liste med nuværende dommer samt nye dommer og ved fravalg af uddannelse skal det begrundes. Sponsor Ansvarsområder Sponsor udvalget er ansvarlig for udvikling af sponsorer og sponsor pleje, samt at fremskaffe nye sponsorer til klubben. Det er sponsorudvalgets målsætning at medvirke til en stærkere økonomi i klubben. Sponsor udvalget er ansvarlig for at sikre sig, at bestyrelsen kan stå inde for mulige sponsorer. Fx vil vi ikke syntes, at det er hensigtsmæssigt at reklamere for sex, cigaretter og religion Det er sponsorudvalgets målsætning at søge sponsorater for at støtte klubben, så klubben på sigt kan fremskaffe bedre træningsudstyr, spilledragter, bus til kampe, diverse aktiviteter m.v. Sponsor udvalg arbejder tæt med Presseansvarlige. Gerne møder, og via email kontakt. Denne del skal udbygges i takt med indgået sponsor aftaler. Sponsor udvalget har ansvaret for afholdelse af events. Arbejdsopgaver Sponsor udvalget følger løbende op på de aftaler som er indgået og sikre aftaler overholdes og fornys. Der skal være en kontrakt, der udfyldes for vores skyld når aftalen er på plads. Mange potentielle sponsorer kontaktes pr. telefon, og typisk skal en aftale endelig i hus, skal man være villig til at besøge dem. Det vil være en fordel, hvis man kan få lavet kontrakter, der er gældende for flere år. Banner, spillertøj, trænertøj, annoncer, navn på spilleuniform, kunne være mulige emner til sponsorerne. Altid tjekke op på indgået aftaler indfries. Hvert år. Efter endt år fremvises status via tilsendt sponsor aftaler samt hvem har sponsor udvalget haft kontaktet i det indeværende år. Fordi vi så på sigt kan undgå, at vi retter henvendelse unødigt og kan koncentrer om nye mulige sponsor aftaler. Events afvikling Presseansvarlig Ansvarsområder Arbejder som en støtte til Silkeborg IF Phoenix. Den presseansvarlige skal sikre alle former for 12
kommunikation til omverden. Hertil skal den presseansvarligere i samarbejde med klubbens It hjemmeside udvalg sikre at vores hjemmeside er opdateret og udvikles løbende i takt med materiale hertil. Herudover er det vigtigt at den presseansvarlige følger klubbens og SIF s vedtægter samt politikker. Det er vigtig, at den presseansvarlige forbliver ved med at sikre dækning i pressen samt lokale aviser og blade. Hertil evt i radio TV. Den presseansvarlige sikre bl.a. artikler, nyheder til siden- meget gerne i samråd med formanden. Ligeledes sikre gode relationer udadtil. Arbejdsopgaver Hjælpe med at udarbejde Silkeborg IF Phoenix arbejdsbog løbende. Alle skal have / adgang til håndbogen, som er vores værktøj i vores dagligdag Sikre artikler / indlæg til Silkeborg IF Phoenix. Sparringspartner for bestyrelsen, udvalgene, opdatering af Silkeborg IF Phoenix håndbogen. Sikre fotos fra såvel træning, kampe, af bestyrelsesmedlemmer og gerne få knyttet ord med til fotoene, her tænkes primært på kamp fotos, hvem spiller, og hvad sker der på fotoet. Fest udvalg Ansvarsområder Festudvalget er ansvarlig for afholdelse af aftalte fester. Det er deres ansvar at en fest som event vil forløbe af stablen uden nævneværdige problemer. Det er således deres ansvar at have planlagt og stå for diverse indkøb til event som fest arrangement. Penge til køb af varer skal igennem vores kasserer der også skal have kvittering på købte varerdette er meget vigtigt og et stort ansvar, hvorfor det er festudvalgets ansvar at hele tiden at holde formanden / bestyrelsen ajour. Det er også festudvalgets ansvar at fester / event ikke bliver en udgift eller bliver for dyrt, så Silkeborg IF Phoenix ikke får glæde af disse arrangementer. Det er festudvalgets ansvar at planlægge næste års Superbowl fest 2011, og hvis dette bliver en succes så følger de følgende år. Festudvalget skal sikre, at de får annonceret deres event / fester i god tid, så der kan være tilmeldingsfrist også evt. Aflysning pga for få tilmeldte. De samarbejder med flere sparringspartner efter behov. Sikre en god dialog med presseansvarlig i forhold til annoncering af arrangementer. Arbejdsopgaver Typisk endelig planlægning til fest / event Sørge for egnet event /fest lokaler Sætte pris på deltagelse / hvis det ikke er gratis Sørge for indkøb af varer Sørge for folk til evt. boder 13
Sørge for oprydning efter fest både ved leje af lokale som ved teltopslåning mv. Sikre at deres arrangement kan bære sig selv økonomisk og laver prisberegning / får hjælp hertil af formanden / bestyrelsen. Generelt for alle udvalgsposter samt ansvarlige En god dialog med bestyrelsen sættes højt i vores daglige arbejde. Alle må henvende sig til bestyrelsen med deres spørgsmål som oplysninger, det er meget vigtig for at få samlet alle vores ressourcer til en samlet styrke, som vi skal bruge til at styrke Silkeborg IF Phoenix nu og i fremtiden. Vi vægter også kommunikationen via email, og forventer at ved fremsendte mails er det kun naturligt at vi også kan få svar tilbage, hvis det forventes. Hvis det ikke sker og bestyrelsen flere gange oplever, en envejs kommunikation, er vi nød til at stille spørgsmålet om udvalg/ ansvarlige poster fungere forsvarlig og handle derefter. Alle hjælper til med at etablere god forældre kontakt. Vi har børne attester på vores trænere samt hjælpetrænere og søger løbende. Post Post -email kan sendes til respektive personer, der ønskes henvendelse til. Se på hjemmesiden hvem er hvem. Ellers kan man altid benytte formandens email, linda@viewweng.dk. Formanden vil sørge for at posten vil komme rette sted hen og vil blive betragtet som indkommende postder handles på alt efter akut behovet. Øvrige medlemmer i bestyrelsen, medbringer indkommende post til bestyrelsesmøder hvor vi alle bliver kort orienteret om indhold. (Man kan også kontakte formanden privat på tlf. nr. 28144770.) Afrunding: Vi håber, at vores håndbog med retningslinier samt mål og værdier vil falde i jeres smag. At alle vil læse og bruge den som deres guide i hverdagen med Silkeborg IF Phoenix. Vi har via vores vision for nu som fremtiden belyst, hvad vi vil som bestyrelse samt hvad vi arbejder for - nemlig et styrket Silkeborg IF Phoenix med hjerte og sjæl, hvor sammenhold og trivsel er i fokus. Bestyrelsen for Silkeborg IF Phoenix. 14
15