Aconto Samfakturering Tips og Tricks Unik Bolig Unik System Design A/S Vejle & København T +45 76 42 11 00 @ unik@unik.dk W unik.dk
Indholdsfortegnelse Hvad er samfakturering... 2 Oprettelse af aconto regnskaber på ejendommen... 3 Acontoguiden... 3 Underregnskab... 3 Hovedregnskab... 4 Varslingerne på lejer... 5 Generelle betingelser... 6 1 af 6
Hvad er samfakturering Der har været en stor efterspørgsel hos vores kunder, som gerne vil kunne håndtere samfakturering. Det kan vi nu, og det får I som programservice. Ifølge Ejendomsforeningen Danmark, er dette på kant med lovgivningen, så anvender du samfakturering, fraskriver Unik System Design sig et hvert ansvar for indsigelser herimod. Ved brug af samfakturering kan du samle afregningen af el-, vand- og varmeregnskaber på et regnskab, hvis slutdato på regnskaberne er ens. Det betyder, at du kan undgå at sende penge til en lejer den ene måned, for så at opkræve den næste måned, og derved kan du undgå eller reducere dine udeståender. Samfakturering kan også bruges i forbindelse med digitale forbrugsregnskaber. Hvis du vælger at bruge samfakturering, skal du være opmærksom på, at det gælder både for boende lejere og fraflyttere. Vores standard skabeloner er ikke udarbejdet til at kunne håndtere samfakturering, da vores standardskabeloner skal overholde lovgivningen. Vi har dog udarbejdet skabeloner til el-, vand- og varmeregnskaber, der kan håndtere samfakturering, som du kan købe for 900 kr. (alternativt kan du selv udarbejde skabelonerne). Ønsker du at købe skabelonerne, kan du kontakte Tanja Aagesen (taa@unik.dk). Det vil kræver flere forretningsgange, hvis du kun ønsker at bruge samfakturering i nogle ejendomme og ikke i andre. Nedenstående finder du en vejledning omkring omsætningen af aconto, hvis du ønsker at gøre brug af samfakturering. 2 af 6
Oprettelse af aconto regnskaber på ejendommen Når du bruger samfakturering kalder vi det hoved- og underregnskaber. Hovedregnskabet er det regnskab, du ønsker at samle afregningerne på. Hovedregnskabet skal være oprettet, før du kan oprette underregnskaber. Der kan maximalt være 4 underregnskaber pr. hovedregnskab. Vores skabeloner er udarbejdet til at håndtere el-, vand- og varmeregnskaber med varmeregnskabet som hovedregnskab. Du skal oprette et hovedregnskabet på samme måde, som du oprettet et almindeligt aconto regnskab. Når du opretter et underregnskab, skal du udfylde oplysningerne i mappen underregnskab. Feltet Dette er er underregnskab gør, at du kan samle/overføre saldi for underregnskab og hovedregnskab. I feltet Opkrævningstype for hovedregnskab skal du angive, opkrævningstypen for aconto blevet, som du har indtastet på hovedregnskabet. Felterne Tekst til hovedregnskab/underregnskab her angiver du tekster, som du kan hente ind i dit afregningsbrev (brevskabelonopsætning). Felterne under overskriften Beløb bliver automatisk udfyldt af systemet, når der er overført til/fra et regnskab til et andet. Acontoguiden Underregnskab Du skal altid lave dine underregnskaber først. Du kører guiden som normalt, til du kommer til fasen overførsel. 3 af 6
Her ska du overføre data til hovedregnskabet via knappen Overfør. Her efter danner du breve til lejerne her vil der stå, at beløbet er overført til et andet regnskab se nedenstående eksempel. Vores anbefaling er, at du pauser guiden til indsigelsesfristen er overskredet. Hovedregnskab Når du har lavet alle dine underregnskaber, kan du lave dit hovedregnskab. Du skal køre guiden igennem, som du plejer. Efter- og tilbagebetalinger for alle regnskaber vil blive bogført på de datoer, som er angivet i hovedregnskabet. Eksempel: Lejer skal efterbetale 1.000 kr. i vand og have tilbagebetalt 600 kr. i varme, samlet set er det en efterbetaling på 400 kr. Denne efterbetaling, vil så bliver opkrævet pr. 1/9 2017 i dette tilfælde. 4 af 6
I fasen opgørelse vil der være en kolonne med det samlede overførte beløb, og du kan se hvad den samlede efter- eller tilbagebetaling er. I fasen Breve kan du udskrive breve, som laver en samlet opgørelse til lejer. (Nedenstående er et udsnit af brevet) Det er de ændringer I vil opleve i selve acontoguiden. Varslingerne på lejer Der vil stadig være forskellige varslingslinjer for afregningsbeløbene men datoerne vil være ens. 5 af 6
Generelle betingelser Som nævnt tidligere er brevskabeloner til samfakturering ikke en standardskabelon. De breve du kan købe, kræver at varmeregnskabet er hovedregnskabet. Der er ikke i acontoguiden udarbejdet rapporten, der medtager kolonnerne for overførte beløb. 6 af 6