NemHandel menuen 14.1

Transkript

1 NemHandel menuen NEMHANDEL Nemhandel er standard for fakturering af elektroniske fakturaer til EAN-kunder. Nemhandel er obligatorisk til offentlige kunder. Med Rambøll Nemhandel kan du foretage opkrævninger udbetalinger varefakturering Filer dannet fra Rambøll NemHandel kan bl.a. sendes via NemHandel-program Nets efaktura Sproom Hjemmeside Sproom Connector Truelink

2 NemHandel menuen Opkrævninger/Udbetalinger Generelt Opkrævninger/Udbetalinger kan danne OIOUBL-filer til EAN-kunder, der vedrører aconto-, periode-, og periode+aconto opkrævninger/udbetalinger Når OIOUBL-filerne er dannet, er der også mulighed for at se dem. Procedure Vælg Nemhandel Opkrævninger/Udbetalinger Udpeg lognummer for den opkrævning der ønskes dannet OIOUBL-filer for. Tag stilling til om der skal medtages fakturakopi som bilag. Standard er det valgt, at der medtages fakturakopi som bilag. Vælg Dan filer for at danne OIOUBL-fil

3 NemHandel menuen 14.3 OIOUBL-filerne dannes. Filerne bliver oprettet på en såkaldt valideringsmappe. Bemærk at navn på hver OIOUBL-fil starter med forbrugernummer efterfulgt af bindestreg og tilsidst lognummer. Dobbeltklik på en af OIOUBL-filerne, for at se indholdet. Normalt ønskes alle filer flyttet på engang. Vælg knappen Flyt filer til NemHandel mappe (Sproom Connector), hvis filerne ønskes sendt via Sproom Connector

4 NemHandel menuen 14.4 Alternativt kan der også vælges at pakke filerne og flytte dem til NemHandelMappe. Vælg da knappen Pak filer og flyt til NemHandel mappe (Sproom Hjemmeside). Herved kan den pakkede fil uploades(sendes) fra Sproom s hjemmeside I sjældne tilfælde vil det være ønskeligt at markere nogle af OIOUBL-filerne og sende dem afsted. I sådan et tilfælde kan de relevante filer markeres. Højreklik på de markerede filer

5 NemHandel menuen 14.5 Herefter kan der med almindelig venstre-klik med musen vælges om der enten skal vælges Flyt markerede filer til NemHandel mappe eller Pak markerede filer til zip fil og flyt til NemHandel mappe Vælg Afslut for at returnere til hovedskærmbilledet.

6 NemHandel menuen 14.6 Vælg Ja(Yes) hvis resterende OIOUBL-filer ikke ønskes sendt til NemHandel denne gang. Hvis Sproom er valgt til at sende med, så bliver OIOUBL-filerne automatisk sendt af sted. Der udskrives en total på første side printeren samt efterfølgende sider med hvilke forbrugere og beløb, når filerne er dannet. Disse sider kan også findes i runlogoversigten under Opkrævninger Runlog oversigt Side 1

7 NemHandel menuen 14.7 Efterfølgende side(r) Når OIOUBL-filerne er dannet kan de sendes f.eks. via SPROOM, Nemhandel, Nets efaktura mv. For at se indholdet af filerne anvendes følgende arbejdsgang: Vælg knappen Vis fil

8 NemHandel menuen 14.8 Vælg den fil, hvor filnavn er forbrugernummer og lognummer, som ønskes vist på skærmen. Vælg herefter knappen Åben(Open)

9 NemHandel menuen 14.9 Der fremkommer en opgørelse, som den bliver vist på skærmen ved EAN-kunden. Bemærk ved årsopgørelser, vil minus opkrævet aconto være udspecificeret for hver konto og for hver aconto-periode. Ved valg af Åben OIOUBL fil fremkommer der et nyt skærmbillede til at vælge en anden OIOUBL fil Ved valg af Udskriv kan opgørelsen udskrives på printer. Denne opgørelse vises på de næste 2 sider

10 NemHandel menuen Side 1

11 NemHandel menuen Side 2

12 NemHandel menuen Hvis der er valgt Medtag fakturakopi som bilag, som det er standard i Rambøll Nemhandel, så kan denne fakturakopi vises ved at vælge Vis vedhæftet fil. Eksempel på Medtag fakturakopi som bilag Fakturakopi kan være vigtig for EAN-kunden til forståelsen af den fremsendte regning. Især når det er en årsopgørelse plus aconto, som indeholder mange linjer.

13 NemHandel menuen For at afslutte NemHandel Vis OIOUBL dokument klikkes der på krydset oppe i højre hjørne.

14 NemHandel menuen Opkrævninger/Udbetalinger Udvalgte forbrugere Generelt Opkrævninger/Udbetalinger Udvalgte forbrugere kan danne OIOUBL-filer til udvalgte EAN-kunder, der vedrører aconto-, periode-, og periode+aconto opkrævninger/udbetalinger Når OIOUBL-filerne er dannet, er der også mulighed for at se dem. Procedure Vælg Nemhandel Opkrævninger/Udbetalinger Udvalgte forbrugere

15 NemHandel menuen Før OIOUBL-filen kan dannes, så skal der tages stilling til hvilket lognummer, der skal dannes fil for, og der skal angives Ny forfaldsdato. Tag stilling til om fakturakopi skal medtages som bilag (er valgt som standard). Der skal udvælges forbrugere med knappen Søg forbruger. Når den rigtige forbruger kommer frem, så vælges knappen Overfør forbruger til opkrævningsfil

16 NemHandel menuen Vælg knappen Dan filer for at overføre de udvalgte opkrævninger til OIOUBL-filer. OIOUBL-fil(er) dannes og der udskrives total på første side samt på efterfølgende side(r) med oplysning om Forbruger, Type og beløb på printeren, når filerne er dannet. Disse sider kan også findes i runlog-oversigten under Opkrævninger Runlog oversigt

17 NemHandel menuen Side 1 Side 2 BEMÆRK! Der kan udelukkende overføres for et valgt lognummer ad gangen. Hvis filerne ønskes vist på skærm/printer, så anvendes arbejdsgang jævnfør pkt Ligesom ved dan opkrævninger/udbetalinger, vises den/de OIOUBL-filer, som er dannet. Dobbeltklik på OIOUBL-filen for at se indholdet. Bemærk at navn på hver OIOUBL-fil starter med forbrugernummer efterfulgt af bindestreg og tilsidst lognummer.

18 NemHandel menuen Vælg knappen Flyt filer til NemHandel mappe (Sproom Connector) for at få OIOUBL-filen(erne) til NemHandel, såfremt der er installeret Sproom Connector. Vælg knappen Pak filer og flyt til NemHandel mappe (Sproom Hjemmeside), hvis der ønskes at uploade(sende) fra Sprooms hjemmeside. Vælg knappen Afslut for at returnere til hovedskærmbilledet. Det er også muligt at markere en eller flere OIOUBL-filer og herefter højre-klikke på en af dem for at flytte de markerede filer til NemHandel.

19 NemHandel menuen Flytteopgørelse/Enkelt aconto/faktura/kreditnota Generelt Flytteopgørelse/Enkelt aconto/faktura/kreditnota kan danne OIOUBL-filer til EAN-kunder, der vedrører flytteopgørelser, enkelt aconto, faktura og kreditnota. Når OIOUBL-filerne er dannet, er der også mulighed for at se dem. Procedure Vælg NemHandel Flytteopgørelse/Enkelt aconto/faktura/kreditnota Marker de opgørelser i venstre side af skærmbilledet, som ønskes overført.

20 NemHandel menuen Klik på -knappen for at overføre dem til højre side. Vælg knappen Dan filer, for at oprette filer til NemHandel.

21 NemHandel menuen Filerne til NemHandel dannes. Der udskrives sumbilag på 2 sider til printeren, som også kan genfindes under Opkrævninger Runlog oversigt. Side 1 Side 2

22 NemHandel menuen Der vises en oversigt over OIOUBL-filerne Dobbeltklik på en af OIOUBL-filerne for at se indholdet. Det kan bruges som stikprøvekontrol. Bemærk at navn på hver OIOUBL-fil starter med forbrugernummer efterfulgt af bindestreg og tilsidst lognummer. Vælg knappen Flyt filer til NemHandel mappe (Sproom Connector) for at flytte filerne til NemHandel. Dette kræver at Sproom Connctor er installeret. Vælg knappen Pak filer og flyt til NemHandel mappe (Sproom Hjemmeside) for at pakke filerne i en fil og uploade(sende) den pakkede fil fra Sproom s hjemmeside. Vælg knappen Afslut for at afslutte skærmbilledet. Der returneres til Hovedskærmbilledet. Der kan alternativt markeres nogle af filerne og højreklikke på en af de valgte filer for at sende de markerede filer til NemHandel.

23 NemHandel menuen Opgørelserne vil kunne vises på skærmen under Vis Fil, beskrevet i pkt NemHandel - Opkrævninger/Udbetalinger

24 NemHandel menuen 14.24

25 NemHandel menuen 14.25

26 NemHandel menuen 14.26

27 NemHandel menuen 14.27

28 NemHandel menuen 14.28

29 NemHandel menuen 14.29

30 NemHandel menuen 14.30

31 NemHandel menuen Rykker faktura Generelt Rykker faktura er til de, som opkræver gebyr med det samme. Fakturaen vil udelukkende bestå af rykkergebyret, da den faktura, som ligger til grund for gebyret, er fremsendt tidligere, og skal derfor ikke gensendes igen. Det er selvfølgelig en forudsætning, at rykkergebyret først er tilskrevet under Restancer Tilskriv gebyrer, før Rykker faktura kan anvendes. Procedure Vælg NemHandel Rykker faktura Feltet Fra forbrugernummer udfyldes med tallet nul, og Antal sættes minimum til antallet af EAN-kunder, som skal rykkes. Vælg herefter Dan filer.

32 NemHandel menuen Der dannes filer. Der udskrives en kvittering på printeren, som også gemmes under Opkrævninger Runlog oversigt.

33 NemHandel menuen Følgende skærmbillede fremkommer Der kan dobbeltklikkes på en af dokumenterne for at se indholdet i OIOUBLdokumentet for den enkelte EAN-kunde.

34 NemHandel menuen Vælg Vis vedhæftet fil for at se den vedhæftede PDF-fil

35 NemHandel menuen Der fremkommer en opgørelse i Adobe Reader. Den kan evt. udskrives på printer. Dokumentet kan lukkes og herefter kan der vælges Afslut for at returnere tilbage til de andre OIOUBL-dokumenter.

36 NemHandel menuen Til højre i skærmbilledet kan der vælges Flyt filer til NemHandel mappe (Sproom Connector), som bruges til de som anvender Sproom Connector, eller Pak filer og flyt til NemHandel mappe (Sproom Hjemmeside) til de som uploader(sender) fra Sproom s hjemmeside. Når en af de 2 beskrevne knapper foroven er anvendt, så kan der vælges Afslut for at returnere til hovedskærmbilledet.

37 NemHandel menuen Vis filer i valideringsmappe Generelt Hvis OIOUBL-filerne ikke er blevet sendt til NemHandel vil de stadig ligge i valideringsmappen. Det kan være en god ide ved afsendelse at vælge Vis filer i valideringsmappe, når der er blevet sendt til NemHandel, så det kontrolleres, at der ikke er nogen, som ikke er blevet sendt af sted. Procedure Vælg NemHandel Vis filer i valideringsmappe

38 NemHandel menuen Dobbeltklik på en af OIOUBL-filerne for at se indholdet. Det kan bruges som stikprøvekontrol. Bemærk at navn på hver OIOUBL-fil starter med forbrugernummer efterfulgt af bindestreg og tilsidst lognummer. Vælg knappen Flyt filer til NemHandel mappe (Sproom Connector) for at flytte filerne til NemHandel via Sproom Connector. Vælg knappen Pak filer og flyt til NemHandel mappe (Sproom Hjemmeside) for at pakke filerne i en fil og uploade(sende) den pakkede fil via Sproom s hjemmeside. Vælg knappen Afslut for at afslutte skærmbilledet. Der returneres til Hovedskærmbilledet. Der kan alternativt markeres nogle af filerne og højreklikke på en af de valgte filer for at sende de markerede filer til NemHandel.

39 NemHandel menuen Valider EAN Kunder Generelt Valider EAN Kunder kontrollerer/validerer alle forbrugerne med EAN-nummer, om de er korrekt opsat i Rambøll FAS. Valider EAN Kunder er særlig god at bruge ved overgang fra den tid, hvor det var normalt at sende gennem Nets, hvor administratornavn2 skulle indeholde EAN-nummeret og administrator-postnr skulle være Her var det heller ikke et krav, at personreference skulle være udfyldt. Det er nu et krav, at personreference skal være udfyldt, som typisk er Initialer eller e- mail adresse på en person ved EAN kunden. Det kan oplyses af EAN kunden. Der kan ikke sendes til EAN kunder, som ikke er valide. Valider EAN-kunder kan vælges lige ofte det skal være, og når der har været rettet en hel masse, er det en god ide at validere en gang til indtil der ikke meldes flere fejl. Procedure Vælg Nemhandel Valider EAN Kunder Vælg Valider for at validere EAN-kunderne.

40 NemHandel menuen Der fremkommer en liste med alle de fejl, som der valideres for. Bemærk at samme forbruger godt kan have flere fejl, f.eks. Postnr 0555 skal ændres og EAN nummer skal ikke længere stå i administratornavn2 samt Personreference mangler. Vælg knappen Udskriv for at udskrive listen på printer. Ud fra listen kan der så søges på hver enkelt EAN-kunde og foretage de tilretninger, der nu skal være. Knappen Kopier til søgeliste kan også vælges, så forbrugerne automatisk tilføjes søgelisten, når der skal søges på de EAN-kunder, som der skal foretages rettelser for. Vælg knappen Afslut for at returnere tilbage til forrige skærmbillede, som er Vælg knappen Afslut for at afslutte skærmbilledet NemHandel Validering af EAN kunder

41 NemHandel menuen Opdater EAN kunde data Generelt Opdater EAN kunde data kan auto-opdatere personreferencer enten fra gammel personreference til ny personreference eller fra et bestemt EAN-nummer samt skifte administratornavn2 ud fra et EAN-nummer eller slette administratornavn2 ud fra et bestemt EAN-nummer. Procedure Vælg Nemhandel Opdater Personreferencer

42 NemHandel menuen Ved skift af personreference ud fra nuværende personreference f.eks.

43 NemHandel menuen Indtast gammel personreference og ny personrefernce. Vælg knappen Opdater i Skift personreference ud fra nuværende personreference.

44 NemHandel menuen Ved skift af personreference ud fra et EAN nummer. Indtast EAN nummer og den ny personreference og vælg knappen Opdater i Skift personreference ud fra EAN nummer Skift af personreference ud fra et EAN nummer er god at bruge i forbindelse med overgang fra løsning ved Nets til NemHandel-modulet.

45 NemHandel menuen Ved skift af administratornavn 2 ud fra EAN nummer Indtast EAN-nummer og nyt admnistratornavn 2. Vælg Opdater for opdatering af Skift administratornavn 2 ud fra EAN nummer. Da oplysning om EAN nummer i Administratornavn 2 var speciel for Nets, vil det ofte være nok at slette EAN-nummeret, når NemHandel s modulet skal anvendes. Vælg Slet under Slet alle EAN numre fra administratornavn2. Vælg knappen Afslut for at vende tilbage til hovedskærmbilledet.

46 NemHandel menuen NemHandel Opsætning Generelt Nemhandel Opsætning bruges til at angive hvor filerne til NemHandel skal placeres. Procedure Vælg Nemhandel NemHandel Opsætning Vælg knappen Ret for at angive hvor stien skal være.

47 NemHandel menuen Klik på for at angive placering til NemHandel-filerne. Vælg knappen OK når det relevante drev og mappe er valgt. Bemærk det også er muligt at oprette en ny mappe. Vælg knappen OK for at gemme den udvalgte sti. Vælg knappen Fortryd, hvis der ikke ønskes at vælge den angivne placering af dannede NemHandel dokumenter.

48 NemHandel menuen Vælg Afslut for at afslutte NemHandel Opsætning.