FIK-koder på fakturaer

Transkript

1 Side 1 af 9

2 FIK-koder på fakturaer Det er i ectrl muligt at indsætte en FIK-kode på fakturaen. FIK står for Fælles Indbetalings Kort, men i dag benyttes FIK i stigende grad udelukkende som en indbetalingskode, der kan benyttes ved overførsel af betalinger ved hjælp af web-banking, homebanking, hvor det tidligere var et indbetalingskort, der blev betalt på posthuset. Hvordan er koden bygget op? Eksempel: +71> < +71 = kortart. Kortart 71 er den mest benyttede kode, men den kan også være 73 og = kundenr. med foranstillede nuller. I dette tilfælde er det sat 8 karakter af til kundenummer = fakturanr. med foranstillede nuller. Antal karakter til fakturanr. beregnes automatisk (i alt 15 karakter kundenr. 1 karakter til checkciffer). 8 = modulus beregnet checkciffer = kreditorkoden i banken. Fortæller hvilke konto indbetalingerne skal overføres til. Sådan kan en FIK-kode skrives på en faktura i ectrl: Hvad kan FIK-koden anvendes til? Hvis man dagligt har en del indbetalinger, kan FIK-koden give en tidsmæssig besparelse. I homebanking kan der udskrives en fil med periodens indbetalinger, som efterfølgende kan indlæses i en debitorbetalingskladde, hvor debitoren automatisk udlignes, og bankkontoen modposteres. Dette kan kun anvendes for indbetalinger, hvor FIK-koden er anvendt. Side 2 af 9

3 Opsætning bank kreditorkode Kreditorkoden skal opsættes på bankkontoen, som er oprettet under: Bank / Bankkonti. Hvis ikke bankkontoen er oprettet, oprettes den som beskrevet på side 5. Gå efterfølgende til fanebladet Generelt gennem dit pengeinstitut. I feltet Firma-ID indtastes kreditorkoden, som rekvireres Opsætning af betalings-id Opbygningen af betalings-id foretages under: Debitor / Opsætning / Parametre på fanebladet Finans og moms. Side 3 af 9

4 I feltet Debitorbetalinger, kontolængde indtastes de antal karakter, der skal sættes af til kundenr. Hvis man benytter telefonnummer som kundenr., skal man afsætte en kontolængde på 8 karakter i dette felt. Med 15 karakter til rådighed kontolængde (8 cifre) checkciffer (1 ciffer) = 6 cifre til rådighed for fakturanummer. Efterfølgende skal nummerserien for fakturanummer checkes maksimale antal cifre tilladt er 6, ellers bliver koden fejlagtig. Gå til fanebladet Nummerserier og finde referencen for Salgsfaktura (eller Fritekstfaktura, hvis denne benyttes): I feltet efter Salgsfaktura bliver nummerserien vist klik midt i feltet for nummerserien og tast CTRL+ALT+F4 (eller højreklik og vælg gå til hovedtabel). Nummerserien åbnes efterfølgende i et nyt vindue: Side 4 af 9

5 Tilpas feltet Største, således det maksimalt er på det antal cifre, som er til rådighed. Luk efterfølgende vinduerne med CTRL+F4. Opsætning af betalingsmåde Efterfølgende skal betalingsmåden FIK opsættes under: Debitor / Opsætning / Betaling / Betalingsmåder. Opret betalingsmåden fik som i ovenstående. I feltet Kontotype vælges Bank og i feltet Betalingskonto vælges den bankkonto, hvor du har opsat kreditorbetalingskoden fra pengeinstituttet. Gå til fanebladet Filformater og vælg knappen Opsætning og fanebladet Import i det nye vindue. Under Tilgængelige findes filformatet. De fleste pengeinstitutter benytter formatet PBS FI- Advisering check formaterne bagerst i dette dokument. Klik på formatet og tryk < for at flytte formatet til kolonnen Valgt. Luk skærmbilledet med CTRL+F4. Side 5 af 9

6 I skærmbilledet vælges det valgte filformat i feltet Importformat. Luk skærmbilledet med CTRL+F4. Opsætning på debitor På debitorerne er der to felter, der skal udfyldes for, at FIK-koden vises på fakturaen. Gå til fanebladet Opsætning. I feltet Girokort på salgsfaktura vælges FIK752OCR, hvis FIK-koden med kortart 71 skal skrives som en kode på linjen. Hvis der i stedet vælges FIK752, skrives koden som et kort nederst på siden. Dette kræver fakturaen er fortrykt med FI-kort. På udenlandske debitorer bør der ikke foretages noget valg, da udenlandske debitorer ikke kan benytte FIKkode i forbindelse med betaling. Der vil derved ikke blive skrevet nogen kode på deres fakturaer. Vælg fanebladet Betaling. Side 6 af 9

7 I feltet Betalingsmåde vælges fik. Disse to felter kan med fordel indsættes på en skabelondebitor (eksisterende skabeloner redigeres under: Basis / Opsætning / Postskabeloner / Debitorer under fanebladet skabeloner knappen Rediger ). Bemærk: Hvis der laves en Proforma faktura udskrives FIK-koden ikke fuldt ud udskrives først, når det vælges Opdatering. kreditorkoden Import af betalinger Fra homebanking skal betalingsfilen udlæses. Nogle homebanking programmer tilbyder udlæsning i flere forskellige formater. Formatet skal være PBS fastlængdeformat. Det kan være nødvendigt at prøve sig frem til det korrekte format. Hvis filen efterfølgende åbnes med Notepad eller andet tekstbehandlingsprogram, så skal filen gerne se ud nogenlunde med nedenstående opbygning længden afhænger selvfølgelig af antallet af poster: Alle linjer skal starte med FI - eksempelvis: FI010, FI020 og FI030 for at filen er korrekt. Bemærk: Pengeinstitutter under BankData benytter et andet format. Side 7 af 9

8 Indlæsning af filen med betalingerne foretages under: Debitor / Kladder / Betalinger / Betalingskladde. Vælg knappen: Funktioner og underpunktet Indlæs betalinger. I feltet Betalingsmåde vælges fik. Tryk OK. I feltet Filnavn skrives stien til indbetalingsfilen og dets navn filen ud med. brug eventuelt mappen til højre til at pege Sæt markering i Importer ukorrekte poster. Ved import af ukorrekte poster, kan du manuelt behandle de indbetalinger, som er ukorrekte eksempelvis på grund af forkerte betalings-id. Tryk OK En rapport viser hvilke indbetalinger, som er indlæst. Side 8 af 9

9 I betalingskladden vises de indlæste poster: Indbetalingerne udligner automatisk det fakturanummer på debitoren, som er anført i FIK-koden på betalingen. Hvis kunden er berettiget til kasserabat ifølge opsætningen på den aktuelle faktura, tages der højde for dette. Side 9 af 9