Samleafregning Brugervejledning

Transkript

1 Samleafregning Brugervejledning AdvoForum A/S

2 Samleafregning Journalsager og Inkasso JOURNALSAGER...3 Forudsætninger...3 Opsætning...3 Udfyld afregningen...4 Afregn tid på sager...8 Afregn tid og salær på sager...9 Bogføring...10 Udskriv samleafregning...11 INKASSO...12 Forudsætninger...12 Opsætning...12 Udfyld afregningen...15 Udfør aktivitet...17 Bogføring...18 Udskriv samleafregning...18 Advo+ Samleafregning Indholdsfortegnelse

3 Journalsager Det er muligt at foretage en samlet afregning af alle journalsager, knyttet til en bestemt klient. Samleafregning fungerer ved, at alle saldi fra sagerne, der er klar til afregning overfor den pågældende klient nulstilles og overføres til en samleafregningssag. Klienten modtager derfor én samlet afregning med specifikationer over de afregnede sager. Funktionen findes under knappen Sagstype på sagskortet. Forudsætninger Specielle forudsætninger for samleafregningen virkemåde er følgende: Moms på udlæg Speciel sagstype til afregningssager. Der oprettes mindst én sag pr klient hvorpå samleafregningen ønskes foretaget. Standard tekstkoder til afregning Opsætning Opret sagstype Opret en ny sagstype, hvor feltet Supplerende oplysninger har værdien Afregn.2 Advo+ Samleafregning Side 3

4 Herefter oprettes en sag med den nye samleafregningssagstype. Ny sag For den eller de pågældende klienter, hvor der ønskes foretaget samleafregning oprettes ny sag på klienten med sagstypen "Afregn.2", jf. ovenfor. Klient Husk! i Tillad samlefaktura. Udfyld afregningen Tryk på knappen Sagstype og ovenstående billede kommer frem. Advo+ Samleafregning Side 4

5 Afregningsperiode Den periode som afregningen vedrører skal angives her. Der skal både være en fra-dato og en til-dato. Bilag Nr Serie Skal udfyldes, når samleafregningen ønskes udskrevet. Når afregningen foretages tildeles der automatisk et bilagsnummer fra den nummerserie, der vedrører udstedte fakturaer. Valuta afregn. Udfyldes kun, hvis der sker afregning i fremmed valuta. Sagsnr. Sag vedr. Udfyldes automatisk med alle aktive sager, som er oprettet under den pågældende klient. Udfyldes automatisk med oplysninger fra sagen. Feltet kan rettes. Hovedstol Udfyldes automatisk med oplysninger fra sagen. Feltet kan rettes. Indbetalt i alt sag DKK Udb. á conto i alt Indbetalinger i alt Udlæg i alt Bogført salær i alt Opsummeres automatisk ud fra indbetalinger foretaget af klienten på sagen. Hvis der tidligere er udbetalt á conto beløb til klient, opsummeres beløbet her. Opsummeres automatisk ud fra indbetalinger foretaget af debitor på sagen. Opsummeres automatisk ud fra foretagne udlæg på sagen. Opsummeres automatisk ud fra tidligere bogførte salærer sagen. Advo+ Samleafregning Side 5

6 Saldo Salær Her vises automatisk sagens saldo. Det ønskede salær indtastes. Á conto beløb til afr. Udfyldes med aktuelt tal, hvis der er tale om en á conto udbetaling til klienten. Afregningstype Feltet skal udfyldes med angivelse af, hvorvidt der er tale om en á conto eller en endelig afregning. Anvend [F6] og vælg mellem Endelig der afregnes udlæg og klient indbetalinger, samt salær. Aconto - der afregnes udelukkende det beløb, der står i feltet Acontobeløb. Samleafregningskode Udfyld evt. med afregningskode anvendes primært på inkassosager se beskrivelse nedenfor. Samleafregning d. Udfyldes automatisk med den dato, hvor samleafregning er foretaget. Uafregnet tid i kr. Udfyldes automatisk med den registrerede tid omregnet til kroner. Uafregnet tid i alt Udfyldes automatisk med den registrede tid i decimal timer. Uafregnet tid i alt i min Udfyldes automatisk med den registrede tid i timer og minutter Afregn tid Sæt et flueben såfremt den registrede tid ønskes afregnet. Beløb til tidsafregning Indtast det beløb tiden ønskes afregnet med. Bemærk: dette beløb kan være anderledes end det indtastede salærbeløb. Sidst tidsafregnet Udfyldes automatisk med dato for sidste tidsafregning. Advo+ Samleafregning Side 6

7 Advo+ Samleafregning Side 7

8 Afregn tid på sager Billedet ovenfor og nedenstående beskriver et eksempel hvor kun den registrede tid afregnes. Afregn tid Bemærk flueben i dette felt. Beløb til tidsafregning Der er registreret tid for kr. 3000,00 men der er valgt afregning af kr ,00 i øverste linie. Tid Det samlede beløb til afregning bliver derfor kr ,00 Tidsforbrug Det samlede tidsforbrug er kr ,00 Difference Det giver derfor en overdækning på kr. 500,00 Indbetalinger Der er ingen indbetalinger på de 2 sager. Udlæg Der er udlæg på de 2 sager for kr ,00 Salær Der er ingen særskilt salær kun den registrerede tid der afregnes. A conto Der er intet til a contoafregning. Der kan ikke indtastes a conto beløb på en endelig afregning. Faktureres I dette eksempel faktureres i alt kr ,00 Advo+ Samleafregning Side 8

9 Afregn tid og salær på sager Afregn tid Billedet ovenfor og nedenstående beskriver et eksempel hvor der både afregnes salær og den registrede tid. Bemærk flueben i dette felt. Beløb til tidsafregning Der er registreret tid for kr. 3000,00 men der er valgt afregning af kr ,00 i øverste linie. Tid Det samlede beløb til afregning bliver derfor kr ,00 Tidsforbrug Det samlede tidsforbrug er kr ,00 Difference Det giver derfor en overdækning på kr. 500,00 Indbetalinger Der er ingen indbetalinger på de 2 sager. Udlæg Der er udlæg på de 2 sager for kr ,00 Salær Der er registreret kr. 500,00 på begge sager, derfor vises kr. 1000,00 i dette felt. A conto Der er intet til a contoafregning. Der kan ikke indtastes a conto beløb på en endelig afregning. Advo+ Samleafregning Side 9

10 Faktureres I dette eksempel faktureres i alt kr ,00 Afregningsmetoder Manuel Manuel afregning anvendes når man ønsker at afregne en eller flere sager og selv styre hvilket beløb, der skal afregnes på de enkelte sager. Procentuel Procentuel afregning kan anvendes, når der afregnes f.eks. 2 sager med ét beløb på én afregning. Bogføring Bogføringen foregår ved at aktivere knappen Afregn sager. Advo+ Samleafregning Side 10

11 Udskriv samleafregning Brug knappen Udskriv og angiv det Bilagsnummer, som samleafregningen blev tildelt ved bogføring. Her kan ses den øverste del af samleafregningen. Yderligere detaljer på sagerne vises under teksten Sagspecikationer. Advo+ Samleafregning Side 11

12 Inkasso Det er muligt at foretage en samlet afregning af alle inkassosager, knyttet til en bestemt klient. Samtidig kan samleafregningen knyttes til et aktivitetsforløb for derved at lette selve afregningen. Samleafregning i aktivitetsforløb kan kun anvendes i inkassosager. Samleafregning fungerer ved, at alle saldi fra inkassosager, der er klar til afregning overfor den pågældende klient nulstilles og overføres til en samleafregningssag. Klienten modtager derfor én samlet afregning med specifikationer over de afregnede sager. Funktionen findes under knappen Sagstype på sagskortet. Forudsætninger Specielle forudsætninger for samleafregningen virkemåde er følgende: Moms på udlæg Speciel sagstype til afregningssager. Der oprettes mindst én sag pr klient hvorpå samleafregningen ønskes foretaget. Standard tekstkoder til afregning Samleafregningskoder Opsætning Opret sagstype Opret en ny sagstype, hvor feltet Supplerende oplysninger har værdien Afregning Husk at der skal tilknyttes bogføringskode i kolonnen Salær samt Salærkonto Advo+ Samleafregning Side 12

13 Klient Husk! i Tillad samlefaktura. Inkassoopsætning Under Advo+ opsætning/inkassoopsætning opsættes: Standard tekstkode salær samleafregning. Standard tekstkode áconto samleafregning. Standard tekstkode ved klient indbetalinger Standard tekstkode ved debitor indbetalinger Husk at sætte modkonto på tekstkoderne tryk evt. F6 Advo+ Samleafregning Side 13

14 Samleafregningskoder Der oprettes aktuelle samleafregningskoder. Dette sker under Advo+ opsætning/inkassoopsætning. Samleafregningskoder ligger under knappen Debitorregisteret. Typisk oprettes følgende afregningskoder: Kode 1 - Sagen afregnes som fuldt indgået Kode 2 - Sagen afregnes som delvist indgået Kode 3 - Sagen afregnes som uerholdelig samt evt. en kode for fremsendelse af á conto beløb til klient Der kan oprettes alle de koder, der måtte være behov for og med mulighed for at skrive meget tekst Aktivitetsforløb Opsættes samleafregning som en aktivitet i et inkassoforløb, skal der oprettes én aktivitet pr. samleafregningskode Følgende felter/kolonner under Aktiviteter skal da udfyldes: Sagstype Aktivitetsnr. Navn Udføres af Afregning - her vælges "Endelig" eller "A conto", eftersom der er tale om en endelig afregning eller blot fremsendelse af á conto beløb til klienten Samle afregning - her skal være flueben Samleafregningskode - her angives den aktuelle samleafregningskode for aktiviteten Advo+ Samleafregning Side 14

15 Bogføringskode - her angives bogføringskoden for "Salær" eller "A conto til klient" Masse udlæsningskørsel - udfyldes med ID Nedenfor ses eksempel på en afregningsaktivitet. Ny sag For den eller de pågældende klienter, hvor der ønskes foretaget samleafregning oprettes ny sag på klienten med sagstypen "Afregning", jf. ovenfor. Udfyld afregningen Afregningsperiode Tryk på knappen Sagstype på sagskortet og ovenstående billede kommer frem. Den periode som afregningen vedrører skal angives her. Der skal både være en fra-dato og en til-dato. Bilag Nr Serie Skal udfyldes, når samleafregningen ønskes udskrevet. Når afregningen foretages tildeles der automatisk et bilagsnummer fra den nummerserie, der vedrører udstedte fakturaer. Advo+ Samleafregning Side 15

16 Valuta afregn. Udfyldes kun, hvis der sker afregning i fremmed valuta. Sagsnr. Sag vedr. Udfyldes automatisk med alle aktive sager, som er oprettet under den pågældende klient. Udfyldes automatisk med oplysninger fra sagen. Feltet kan rettes. Hovedstol Udfyldes automatisk med oplysninger fra sagen. Feltet kan rettes. Indbetalt i alt sag DKK Udb. á conto i alt Indbetalinger i alt Udlæg i alt Bogført salær i alt Opsummeres automatisk ud fra indbetalinger foretaget af klienten på sagen. Hvis der tidligere er udbetalt á conto beløb til klient, opsummeres beløbet her. Opsummeres automatisk ud fra indbetalinger foretaget af debitor på sagen. Opsummeres automatisk ud fra foretagne udlæg på sagen. Opsummeres automatisk ud fra tidligere bogførte salærer sagen. Saldo Salær Her vises automatisk sagens saldo. Det ønskede salær indtastes medmindre man ønsker salæret automatisk beregnet udfra hovedstolen og den på sagen angivne salærkode. Brug knappen Opdater salær og salæret beregnes automatisk. Á conto beløb til afr. Udfyldes med aktuelt tal, hvis der er tale om en á conto udbetaling til klienten. Afregningstype Feltet skal udfyldes med angivelse af, hvorvidt der er tale om en á conto Advo+ Samleafregning Side 16

17 eller en endelig afregning. Anvend [F6] og vælg mellem Endelig der afregnes udlæg og klient indbetalinger, samt salær. Aconto - der afregnes udelukkende det beløb, der står i feltet Acontobeløb. Samleafregningskode Udfyld evt. med afregningskode anvendes primært på inkassosager se beskrivelse nedenfor. Samleafregning d. Uafregnet tid i kr. Uafregnet tid i alt Uafregnet tid i alt i min Afregn tid Udfyldes automatisk med den dato, hvor samleafregning er foretaget. Udfyldes automatisk med den registrerede tid omregnet til kroner. Udfyldes automatisk med den registrede tid i decimal timer. Udfyldes automatisk med den registrede tid i timer og minutter Sæt et flueben såfremt den registrede tid ønskes afregnet. Beløb til tidsafregning Sidst tidsafregnet Indtast det beløb tiden ønskes afregnet med. Bemærk: dette beløb kan være anderledes end det indtastede salærbeløb. Udfyldes automatisk med dato for sidste tidsafregning. Udfør aktivitet Når en samleafregningsaktivitet er blevet udført kan man gå på afregningssagen, hvor man kan konstatere at der er indlagt oplysninger om aconto eller endelig afregning mm. Nedenfor ses de opdaterede kolonner. Advo+ Samleafregning Side 17

18 Bemærk kolonnerne Afregningstype og Samleafregningskode Afregningsmetoder Manuel Manuel afregning anvendes når man ønsker at afregne en eller flere sager og selv styre hvilket beløb, der skal afregnes på de enkelte sager. Procentuel Procentuel afregning kan anvendes, når der afregnes f.eks. 2 sager med ét beløb på én afregning. Bogføring Bogføringen foregår ved at aktivere knappen Afregn sager. Udskriv samleafregning Brug knappen Udskriv og angiv det Bilagsnummer, som samleafregningen blev tildelt ved bogføring. Advo+ Samleafregning Side 18

19 Advo+ Samleafregning Side 19

20 A conto 14 Afregn 2;3;4;6;8;9;10;17;19 Afregn sager 10;19 Afregning 3;12;14;15 Aktiviteter 14 Aktivitetsforløb 14 Beløb 6;8;9;17 Bogføring 2;10;19 Difference 8;9 Endelig 6;14;17 Hovedstol 5;16 ID 14 Inkasso 2;12 Inkassoopsætning 13;14 Klient 4;13 Kode 14 Manuel afregning 10;19 Moms 3;12 Moms på udlæg 3;12 Navn 14 Opret 3;12 Opsætning 2;3;12 Procentuel afregning 10;19 sagstype 3;4;12 Sagstype 3;4;12;14;15 Salær 6;8;9;12;14;16 Salærkonto 12 Saldo 6;16 samleafregning 2;4;6;11;13;14;15;17;19 Samleafregning 1;2;3;6;12;17 Serie 5;15 Supplerende oplysninger 3;12 Uafregnet tid 6;17 Udfør 2;17 Udlæg 5;8;9;16 Udskriv 2;11;19 Valuta 5;16 Advo+ Samleafregning Stikordsregister