EPOS LØN TIPS & TRICKS NR. 6 EKSPORT VIA SKABELON TIL EXCEL

Transkript

1 EPOS LØN TIPS & TRICKS NR. 6 EKSPORT VIA SKABELON TIL EXCEL EPOS LØN VERSION JUNI 2011

2 Indholdsfortegnelse 1 Generelt Områder der kan eksporteres fra Eksport til Excel Udsøgning af data der skal eksporteres Valg af felter der skal eksporteres Selve eksporten Efterbehandling af eksporterede data... 6 Juni 2011 Side 2

3 1 Generelt Formålet med denne beskrivelse er at kunne forstå anvendelsen af eksport via skabelon til Excel. Denne facilitet åbner mulighed for at kunne eksportere udvalgte stamdata direkte fra den udsøgning, man har foretaget. Fordelen ved at anvende eksport via skabelon er, at man kan se og udsøge de ønskede data i Epos, inden overførslen foretages. Dette kræver ikke speciel uddannelse i for eksempel anvendelse af ODBC. 2 Områder der kan eksporteres fra Man kan eksportere data fra flere områder i Epos. Den mest anvendte er eksport fra medarbejderformularen. Følgende formularer kan der eksporteres data fra: Medarbejderformularen (mange stamdata) plus de tre nedenstående lønoplysninger set ud fra dags dato: o Forrige løn o Nuværende løn o Næste løn Medarbejderdetailformularen Afdelingsformularen Man skal være klar over, at for at kunne skelne mellem, hvad der er Forrige løn, Nuværende løn eller Næste løn, er der behov for at gøre dette ud fra en dato. Der anvendes altid systemets dato som dags dato. Det vil sige, at en lønlinje, der med dags dato ligger inden for lønnens start- og slutdato, vil være at betragte som Nuværende løn. De to andre lønninger er så henholdsvis før eller efter nuværende løn. Selve komplekset Nuværende løn, Næste løn og Forrige løn kan anvendes til at fortælle om lønstigninger i for eksempel lønbreve til medarbejdere se Tips og tricks nummer 5 Word fletdokument. Juni 2011 Side 3

4 3 Eksport til Excel Aktiviteten eksport af data til Excel falder i fire trin: 1. Udsøgning af data der skal eksporteres 2. Valg af felter der skal eksporteres 3. Selve eksporten 4. Efterbehandling af eksporterede data 3.1 Udsøgning af data der skal eksporteres Opsæt et filter på medarbejderstamdata, hvor der er selekteret på afdeling, ansættelse, ansættelsesform. Dette er kun et eksempel på en udsøgning, for at kunne demonstrere faciliteten. Se Tips og tricks nummer 4 Avanceret filter, for gode ideer til hvordan man udsøger data. 3.2 Valg af felter der skal eksporteres For at vælge felter til eksport skal man starte Exceloverførslen. Dette gøres ved at vælge Excelikonet på værktøjslinjen. I næste skærmbillede får man mulighed for at vælge mellem mange mulige felter. I formularens venstre side findes de mulige felter, der kan eksporteres. Tryk på det ønskede Juni 2011 Side 4

5 felt og tryk på knappen med tegnet >. Feltet bliver nu flyttet fra venstre side af formularen til højre side i gruppen af valgte felter. Gentag dette for alle de felter der ønskes eksporteret. I ovenstående formular har man valgt medarbejdernummer, navn, nuværende løn og tid. Juni 2011 Side 5

6 3.3 Selve eksporten Når man har valgt alle relevante felter, trykker man på knappen Næste. I den øverste halvdel af formularen kan man vælge mellem tre forskellige muligheder for, hvilke data man ønsker overført til Excel. Der er tale om: Aktuel post (det vil sige den post, man har aktiv) Alle poster (det betyder samtlige medarbejdere i Epos) Alle poster, der er fremsøgt med nuværende filter (typisk den man ønsker for de aktuelle medarbejdere) Vælg alle poster, der er fremsøgt med nuværende filter. I den nederste halvdel af formularen får man mulighed for at vælge mellem, om data skal vises horisontalt, det vil sige en række pr. medarbejder, eller om man vil have data vist vertikalt, det vil sige en kolonne pr. medarbejder. 3.4 Efterbehandling af eksporterede data Data placeres i et Excelark og kan se ud som nedenstående: Man har nu mulighed for at arbejde videre med de udtrukne data, og eventuelt tilføje en kolonne med en ny løn for efterfølgende import af denne nye løn. Se Tips og tricks nummer 7: Import til medarbejder - løn. Juni 2011 Side 6