19.12.2012 KY projektet NOTAT Behandling af forsørgelsesydelser, kontanthjælp 1. Overordnet beskrivelse af processen Denne forretningsproces angår behandling af en sag om kontanthjælp. Kontanthjælp er en ydelse, der kan søges af personer, der opfylder en række betingelser. Disse inkluderer, men er ikke er begrænset til, at personen skal være udsat for en social begivenhed, f. eks. arbejdsløshed, sygdom, samlivsophør, indkaldelse til aftjening af værnepligt, der medfører økonomisk trang, der ikke kan afhjælpes af andre ydelser. For at søge om kontanthjælp skal en person først henvende sig i Jobcenter og melde sig ledig. Herefter kan hun henvende sig til Ydelsescentret for at søge kontanthjælp. Hun skal her redegøre for, at hun er berettiget til at modtage kontanthjælp. Der skal bl.a. indgives information med redegørelse for den sociale begivenhed der er indtruffet samt redegørelse for egne og evt. ægtefælles økonomiske forhold (formue og indtægt) inkluderende dokumentation. De personen har oplyst vedr. indtægt, formue, og boligforhold valideres via eksterne og ligger til grund for en afgørelse om hvorvidt personen kan få kontanthjælp og i givet fald hvilket beløb der kan tildeles. Personen kan have ret til engangshjælp, hvis hun af forskellige årsager ikke har et forsørgelsesgrundlag frem til 1. udbetaling af kontanthjælp. For at være i stand til at bestemme det nøjagtige kontanthjælpsbeløb samt om engangshjælp er relevant, har kommunen muligvis behov for at indhente yderligere information. Hvis personen er berettiget, bestilles en udbetaling af den beregnede kontanthjælpsydelse fra kommunens Ydelsessystem som en løbende ydelse samt eventuelt en engangsydelse. En række hændelser kan få betydning for det løbende udbetalingsforløb. Disse kan inkludere ændringer omkring den sociale begivenhed der ligger til grund (fx at modtageren kommer i arbejde), ændringer i personlige forhold (fx ændringer i ægteskabelig status), ændringer i økonomiske forhold, eller sanktioner i fht. rådighed (udeblivelser). KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 1/12
1.1 Hændelse, som igangsætter processen Personen ansøger om kontanthjælp. 1.2 Der foreligger en ansøgning om kontanthjælp. 1.3 Processen afsluttes, når kontanthjælpssagen afsluttes. Det sker når ydelsesforløbet afsluttes, eller ved et afslag på ansøgningen. 2. Aktivitetsbeskrivelser 2.1 Modtag ansøgning. At modtage og registrere en ansøgning med tilhørende bilag, så den er klar til behandling. Kommunen modtager en ansøgning fra personen. Ansøgningen kan indgives som papirblanket, elektronisk og principielt som et håndskrevet brev. Ved kommunens modtagelse af ansøgningen påstemples modtagelsesdato, så sagsbehandleren hele tiden kan forholde sig til den generelle sagsbehandlingsfrist, som kommunalbestyrelsen har fastsat efter RTL 3. Der foreligger en ansøgning. Ansøgning inkl. bilag registreret på digital form klar til behandling. - Ansøgningen - Eventuelle bilag - KMD Sag - Elektronisk ansøgning modtages som mail via outlook - ESDH - KMD Aktiv 2.2 Opret sag At etablere en ydelsessag. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 2/12
Opret sag og tilknyt til personen. Der oprettes en sag uanset om alle nødvendige bilag og oplysninger foreligger. Personen oplyses om sin ret og pligter, herunder om sin oplysningspligt. Der er registreret en ansøgning fra personen. Der er oprettet en ydelsessag.. - Oplysninger fra ansøgning og Jobcentret - Henvendelsesdato. - Ved oprettelse af sag som ansøgt i KMD-aktiv, oprettes automatisk sag i KMD-sag. - ESDH 2.3 Oplys sag (delproces) 2.3.1 Vurder oplysninger At vurdere om sagen er oplyst tilstrækkeligt til at træffe afgørelse. De foreliggende oplysninger vurderes med henblik på at beslutte hvorvidt sagen er fuldt oplyst eller der skal indhentes supplerende oplysninger. I vurderingen indgår om der er tilstrækkelige oplysninger til at træffe afgørelse om bevilling af ydelsen samt eventuel tilbagebetalingspligt. Vurderingen kan foretages i forbindelse med en ny ansøgning eller i ved genoplysning af en igangværende sag. I kontanthjælpssager indgår en vurdering af behovet for at foretage en ydelsesberegning. Der foreligger oplysninger i sagen, som kræver vurdering. Det er vurderet om sagen er fuldt oplyst eller der mangler KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 3/12
supplerende oplysninger. I kontanthjælpssager endvidere hvorvidt der er behov for en ydelsesberegning. - Kontaktforløb (i jobcenter) - Personoplysninger, herunder opholdsgrundlag - Social begivenhed - Formue (person + eventuelle ægtefælle) - Indtægt (person + eventuelle ægtefælle) - Bolig (person + eventuelle ægtefælle) - Hængende sanktioner - Mellemkommunal refusion - Oplysninger angående tillæg mv. - Garantierklæring/Anfordringsbevis (ved familiesammenføring). - Ved tilflytter, diverse datoer og evt. sanktioner - Ved genoplysning, evt. oplysninger om sanktioner. - Personoplysninger hentes fra o CPR / KMD Sag o UIP o Statsforvaltningen - Formueoplysninger hentes fra o Skat - Indtægter hentes fra o E-indkomst til kontrol.af indkomstoplysninger.andre offentlige (fx via KMD Sag) o Skat (relevant ved selvstændige) - Boligstøttesystemet - KMD opera - 2.3.2 Indhent supplerende oplysninger At indhente supplerende oplysninger fra personen eller tredjepart til oplysning af sagen. Personen oplyses om hvilke oplysninger, der mangler, samt om den frist, der gælder for at afgive oplysningerne. Hvis det er relevant anmodes tredjepart (fx tidligere arbejdsgiver, pengeinstitut eller pensionskasse) om oplysninger. Dette må dog først ske efter samtykke, ellers skal borgere orienteres om, at hvis dokumentationen ikke modtages vil der blive indhentet KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 4/12
dokumentation under yderligere (Det kan komme på tale i forbindelse med genvurdering efter hjemvisning, da der nogle gange dukker ting op som sagsbehandleren ikke var vidende om på behandlingstidspunktet og som skal medtages til evt. stilllingtagen om social bedrageri.) Der oprettes erindringsadvis, så sagen kommer frem igen til videre behandling enten ved modtagelse af oplysninger eller ved udløb af fristen. Der mangler oplysninger i sagen. Personen og/eller tredjepart er anmodet om oplysninger. Det afventes at personen afgiver oplysninger inden fristens udløb eller at fristen nås. Potentielt de samme som under Vurder oplysninger. - KMD Sag - ESDH - KMD Aktiv 2.3.3 Vurdér behov for partshøring At vurdere om der er indhentet oplysninger som personen ikke ved vil indgå i afgørelsen, og som kan være til ugunst for personen. Er det tilfældet, skal der ske partshøring. Der foretages en konrekt vurdering af hvorvidt der er indhentet oplysninger som personen ikke ved vil indgå i afgørelsen, og som kan være til ugunst for personen. Bemærk, at partshøring såfremt det er hensigtsmæssigt kan foretages samtidig med, at der indhentes supplerende oplysninger fra personen. Der foreligger oplysninger i sagen, som muligvis giver anledning til partshøring. har vurderet om der skal ske partshøring eller ikke ske parthøring. Potentielt de samme som under Vurder oplysninger. - ESDH KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 5/12
2.3.4 Foretag partshøring At give personen lejlighed til at fremkomme med bemærkninger til oplysninger, som personen hidtil ikke vidste ville indgå i afgørelsen. Partshøring kan ske mundtligt, telefonisk eller skriftligt. Der gives personen en frist til at fremkomme med sine bemærkninger. Kommunen har indsamlet oplysninger, som personen ikke ved vil indgå i afgørelsen og som kan være til ugunst for personen. Senest ved fristens udløb konstaterer sagsbehandler om personen har indgivet sine bemærkninger, eller ikke har indgivet sine bemærkninger og sagen kan nu afgøres. Potentielt de samme som under Vurder oplysninger. - KMD Sag - ESDH system / brevskabelon. - Særlig registrering i aktiv ved partshøring 2.4 Beregn ydelse (delproces) 2.4.1 Vurder berettigelse til engangshjælp At vurdere hvorvidt personen er berettiget til engangshjælp jf LAS 25a. Engangshjælp gives i de tilfælde hvor der ansøges om kontanthjælp og personen ikke er i stand til at forsørge sig selv i perioden frem til første kontanthjælp udbetales. Ud fra de foreliggende oplysninger om personens økonomiske situation vurderes det hvorvidt personen er berettiget til engangshjælp. Hvis det er tilfældet udbetales engangshjælpen som en selvstændig ydelse. Sagen er fuldt oplyst og personen er berettiget til kontanthjælp.. Der er taget stilling til engangshjælp. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 6/12
- Indtægt - Formue - E-indkomst - ESDH - skat 2.4.2 Fastsæt engangshjælp At fastsætte beløbet for engangshjælp. Ud fra sagens oplysninger fastsættes beløbet for engangshjælp. Bemærk, at det kan forekomme, at der samtidig bevilges enkeltydelse jf. 81, men det sker så ved at gennemføre processen for enkeltydelser. Sagen er oplyst og det er vurderet, at der er behov for at fastsætte et beløb for engangshjælp. Engangshjælp er fastsat. - Indtægter i perioden fra opsigelsen til ansøgning og evt. afventende udbetaling af løn. - E-indkomst - Lommeregner 2.4.3 Beregn ydelse Når sagen er fuldt oplyst kan der foretages en beregning af den kontanthjælp, som personen er berettiget til. Kontanthjælpssatsen fastsættes ud fra sagens oplysninger. Se Aktivloven 25 til 45 For unge under 25 år sker vurdering af: om personen er berettiget til taksten for hjemmeboende eller for udeboende om jobcenteret har vurderet personen til at have en alvorlig psykisk lidelse om en kvinde er gravid efter 12. svangerskabsuge KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 7/12
om en forsørger under 25 år har barnet/børnene i hjemmet om barnet er anbragt om den unge skal have tillæg pga bidragspligt for ikkehjemmeboende børn For personer over 25 sker vurdering af om personen har forsørgelsespligt over for børn. Der vurderes om personen kan få hjælp efter 34 ved særligt høje boligudgifter. Endvidere skal eventuelle andre tillæg og fradrag bestemmes, ligesom eventuelle indtægter og sanktioner fratrækkes. Beregningen kan således i visse tilfælde resultere i, at selv om personen er berettiget til ydelse, medfører indtægter hos personen eller eventuel ægtefælle, at der ikke kommer noget til udbetaling, fordi fradraget er større end den fastsatte ydelse. Sagen er fuldt oplyst, der er taget stilling til engangshjælp. Ydelsen er beregnet. Alvorlig psykisk lidelse, indtægter, udgifter. - KMD Aktiv - Excel eller anden regnehjælp 2.5 Træf afgørelse At træffe afgørelse i ydelessagen. På baggrund af de foreliggende oplysninger og den eventuelt gennemførte beregning træffer kommunen afgørelse om hvorvidt ydelsen kan bevilges. Såfremt ydelsen bevilges afgøres hvorvidt det sker med eller uden tilbagebetalingspligt. På en igangværende ydelsessag kan der træffes afgørelse om afslutning af ydelsesforløbet. Der sendes bevillingsskrivelse eller begrundet afslag med klagevejledning til personen. Start- Sagen er oplyst, der er eventuelt beregnet ydelse. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 8/12
betingelse Der er truffet en afgørelse om bevilling, afslag eller afslutning på ydelsesforløb. Personen er blevet oplyst om afgørelsen. Potentielt de samme som under Vurder oplysninger. KMD-aktiv ændres status fra ansøgt til afgjort KMD-sag til journal og brev om afgørelse. ESDH 2.6 Udbetal og følg op (subproces) 2.6.1 Bestil udbetaling At igangsætte en løbende udbetaling af forsørgelsesydelsen. Der bestilles udbetaling af den bevilgede ydelse. Der kan bestilles løbende udbetalinger, der foretages indtil videre uden indgriben fra sagsbehandler, eller udbetalinger, der skal godkendes ved hver udbetaling. I forbindelse med en udbetaling dannes en udbetalingsspecifikation til modtageren af ydelsen. I tilfælde af at det drejer sig om en betinget udbetaling sendes ikke udbetalingsspecifikation (udbetalingsspecifikationen sendes i dette tilfælde først i 2.6.2 Godkend udbetaling). har truffet afgørelse om bevilling af hjælp, og hjælpens størrelse. På kontanthjælp er frekvens for udbetalingen lovbestemt. Der skal være mulighed for at ændre frekvenser til bl.a. ugevis, to gange månedligt pga. administration af kontanthjælpen. Der er bestilt en udbetaling der løber, indtil det er tid til sagsopfølgning eller der kommer oplysning, der kan begrunde ændringer i, ophør eller midlertidigt ophør af den løbende ydelse. - Afgørelsen om ydelsen - KMD aktiv - OPUS Debitor (integration vedr. udbetaling). KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 9/12
2.6.2 Godkend udbetaling I nogle tilfælde udbetales ydelsen ikke medmindre at ydelsescentret har modtaget yderligere oplysninger. et med aktiviteten er at godkende en betinget udbetaling. Oplysning som er betingelse for godkendelse af udbetaling, modtages fra personen (fx lønseddel) eller fra jobcenter (fx at personen er mødt til aktivering). Den allerede bestilte udbetaling godkendes. Der sendes en udbetalingsspecifikation (bemærk dette er ikke vist i diagrammet for overblikkets skyld) Hvis oplysningen ikke kommer inden en fastsat frist, undersøger sagsbehandler selv sagen, og det kan medføre ophør og afslutning af sagen. Der er modtaget en oplysning vedr. en betinget udbetaling, som fører til godkendelse af udbetalingen. Udbetalingen er godkendt, fristen er overskredet eller ingen udbetaling. Oplysninger fra person eller jobcenter - Indberetning i KMD aktiv - Journalisering/brev af afgørelse i KMD-sag. 2.6.3 Modtag nye oplysninger At modtage og vurdere oplysninger, som modtages mens ydelsessagen er aktiv. Den nye oplysning modtages og vurderes.en ny oplysning kan give anledning til: genberegning. Det kan fx være hvis personen får midlertidigt arbejde, kommer til formue eller personen begynder eller afslutter et tilbud efter beskæftigelsesloven. genoplysning med henblik på eventuel ny afgørelse. Det kan fx være en ændring i modtageren civilstatus. sanktioner, fx hvis personen udebliver fra jobsamtale eller aktivering. Der kan være tale om periodesanktioner, punktsanktioner eller ophør af KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 10/12
ydelsen (vil også gælde en eventuel ægtefælle, såfremt denne modtager kontanthjælp) Det registreres også hvis administration af personens ydelse påbegyndes, ændres eller afsluttes, således at beløbet udbetales/overføres korrekt. Der er modtaget nye oplysninger fra tredjepart eller personen selv. Den modtagne oplysning er noteret, og det er vurderet om oplysningen - ingen konsekvenser har for sagsforløbet. - giver anledning til genoplysning af sagen - giver anledning til genberegning - giver anledning til sanktioner. - Oplysninger fra 3. part - Indstilling om sanktion - Advis - KMD Opera (integration vedr. standsning af udbetaling ifbm. 36 sanktion). - KMD Sag - Skat - E-indkomst - KMD aktiv - Indstilling til sanktion fra Jobcentret via workbase/opera. 2.6.4 Foretag sagsopfølgning At følge op på sagen jf. LAS 10 samt at indskærpe personens oplysningspligt jf. RTL 11. Mens ydelsessagen løber, følges op på sagen hver 3. måned jf. LAS 10. indskærpes personens oplysningspligt hver 12. måned jf. RTL 11 ved at sende erklæring om oplysningspligt til personen. OBS: 3 måneders opfølgning, bør kunne udelades med anvendelse af KY, idet de nye oplysninger om sagen, som modtages og behandles i Modtag nye oplysninger antages at omfatte de årsager der er til at foretage opfølgningen. Start- Det er tid til at foretage sagsopfølgning. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 11/12
betingelse Opfølgning eller indskærpelse af oplysningspligten er foretaget. - Advis om sagsopfølgning hver 3. måned - Advis om erklæring om oplysningspligt 1 gang årligt - Advis i KMD-aktiv - Sagsopfølgning foretages i E-indkomst og evt. skat R75. - ESDH / skabelon 2.7 Afslut sag At afslutte sagsbehandlingen og registrere sagen som afsluttet. Sagsbehandling afsluttes, sagen arkiveres og registreres som afsluttet. Der er truffet afgørelse om at afslutte sagen fordi ansøgningen er afslået eller at ydelsesforløbet er afsluttet. Sagen er registreret som afsluttet. - Sag - Diverse advis - Stopdato indberettes i KMD-aktiv med automatisk lukning af sag i KMD-sag. - ESDH / skabelon KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 12/12