HVIDOVRE KOMMUNE Beretning nr. 2 (side 11-23) Delberetning for regnskabsår 2010
Indholdsfortegnelse Side 1 INDLEDNING... 11 2 REGNSKABSFØRING OG INTERNE KONTROLLER... 12 2.1 Regulativ for økonomistyring... 12 2.2 Bilagsbehandling og tilsyn med bogføringsenheder... 12 2.3 Kassevirksomhed... 13 3 GENNEMGANG AF UDVALGTE BALANCEPOSTER... 14 3.1 Likvide beholdninger... 14 3.2 Øvrige balanceposter... 14 4 LØN- OG PERSONALEOMRÅDET... 15 5 LØN OG VEDERLAG M.V. TIL POLITIKERE... 15 6 REVISION AF DE SOCIALE OMRÅDER MED STATSREFUSION... 16 6.1 Generelt... 16 6.1.1 Formål... 16 6.1.2 Revisionens omfang og udførelse... 16 6.2 Forretningsgange m.v.... 17 6.3 Personsager... 17 6.3.1 Tilbud til udlændinge... 17 6.3.2 Førtidspensioner og personlige tillæg (herunder folkepension og delpension)... 18 6.3.3 Kontante ydelser (herunder børnetilskud- og bidrag samt børnefamilieydelser). 18 6.3.4 Revalidering... 19 6.3.5 Arbejdsmarkedsforanstaltninger (herunder jobtræning og servicejob)... 19 6.3.6 Forsikrede ledige... 20 7 FOKUSREVISION... 21 8 OPFØLGNING PÅ TIDLIGERE REVISIONSBEMÆRKNINGER... 21 9 REVISIONENS BEMÆRKNINGER... 22 9.1 Revision af de sociale områder med statsrefusion... 22
Til Hvidovre Kommunalbestyrelse 1 Indledning I henhold til Lov om Kommunernes Styrelse og revisionsregulativet for Hvidovre Kommune afgives hermed beretning om revisionsarbejder vedrørende regnskabsåret 2010 udført indtil februar 2010. Revisionen udføres ved stikprøver med det formål at vurdere og efterprøve, om interne forretningsgange og kontrolsystemer fungerer hensigtsmæssigt og betryggende. Endvidere vurderes og efterprøves det, om kommunens dispositioner vedrørende regnskabsmæssige forhold m.v. er i overensstemmelse med kommunalbestyrelsens bevillinger og øvrige beslutninger, love og andre forskrifter samt indgåede aftaler og sædvanlig praksis. I forbindelse med revisionen skal det vurderes, om udførelsen af kommunalbestyrelsens og udvalgenes beslutninger og den øvrige forvaltning af kommunens anliggender er varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde. Om revisionens tilrettelæggelse og udførelse samt ledelsens og revisors opgaver og ansvar henvises i øvrigt til vores beretning om tiltrædelse pr. 1. januar 2010 (beretning nr. 1). Revisionen i den anførte periode har omfattet de områder, der er omtalt i denne beretning. Vi gør opmærksom på, at revisionen for regnskabsåret 2010 først er afsluttet, når vi har revideret årsregnskabet og har afgivet revisionsberetning herom.
2 Regnskabsføring og interne kontroller 2.1 Regulativ for økonomistyring Vi har gennemgået kommunens regulativ for økonomistyring og herunder vurderet om regulativet beskriver rammen og reglerne for, hvordan kommunens økonomistyring, kasse- og regnskabsvæsen m.v. udøves i praksis. Det er vores opfattelse, at regulativet for økonomistyring i fornødent omfang beskriver rammen og reglerne for kommunens kasse- og regnskabsvæsen, herunder niveauet for de interne kontroller og ledelsestilsynet. Vi har haft løbende dialog med kommunens administration omkring den foretagne ajourføring af regulativet. Vi har alene fremsat mindre forslag til justeringer af de løbende udkast vi har modtaget. I de følgende afsnit har vi efterprøvet, om konkrete og væsentlige dele af regulativet for økonomistyring fungerer i praksis. 2.2 Bilagsbehandling og tilsyn med bogføringsenheder Ved vor løbende revision har vi foretaget eftersyn ved følgende af kommunens institutioner: Holmegårdsskolen Plejehjemmet Svendebjerghave Plejehjemmet Strandmarkshave Vi har valgt at sætte særlig fokus på, om bilagsbehandlingen i kommunen overholder de regler, som er vedtaget i regulativet for økonomistyring. Vi har derfor undersøgt, om bilagsbehandlingen følger regulativets regler, og i det hele taget er tilrettelagt hensigtsmæssigt og betryggende. Vi har foretaget stikprøvevis bilagsrevision med fokus på manuelle udgiftsbilag og udvalgte bogføringsenheder. Det er vores opfattelse, at kommunens tilsyn med decentrale bogføringssteder fungerer betryggende og følger de regler, som kommunalbestyrelsen har vedtaget. Under eftersynet fik vi bekræftet tilstedeværelsen af de kontante og likvide beholdninger. Det er vores opfattelse, at kommunens bilagsbehandling er velfungerende, og dermed er tilrettelagt på en hensigtsmæssig og betryggende måde. Ovenstående underbygges af vores stikprøver og udsøgninger, som viste, at de enkelte bogføringsenheder var ajour med bogføringen. Vi har heller ikke fundet væsentlige bogføringsfejl i de konkrete bilag, som vi har revideret. Vi har alene fremsat mindre forslag til justeringer af de tilrettelagte forretningsgange, primært vedrørende bilagsbehandling og udarbejdelse af forretningsgangsbeskrivelser.
2.3 Kassevirksomhed Siden indførelsen af den elektroniske bilagsbehandling i kommunerne og indførelsen af Nem- Konto er aktiviteterne ved kassefunktionen begrænsede. Vi har undersøgt, om den etablerede kassevirksomhed fungerer betryggende og følger reglerne for kassekontrol m.v., som beskrevet i principperne for økonomistyring. Under revisionen har vi foretaget w et uanmeldt kasseeftersyn ved kommunens hovedkasse den 11. oktober 2010, hvor vi har optalt og afstemt de kontante beholdninger til bogføringen w en gennemgang af dagens kassebilag og afstemninger til øvrige likvide konti w en efterprøvning af kassekontrollen Det er vores opfattelse, at kommunens kassevirksomhed fungerer betryggende og følger de regler, som kommunalbestyrelsen har vedtaget. Under eftersynet fik vi bekræftet tilstedeværelsen af de kontante og likvide beholdninger. Vi har alene fremsat mindre forslag til justeringer af de tilrettelagte forretningsgange, primært vedrørende bilagsbehandling, udarbejdelse af forretningsgangsbeskrivelser og tilrettelæggelse af interne kontroller.
3 Gennemgang af udvalgte balanceposter 3.1 Likvide beholdninger Som anført i afsnit 2.3 har vi under revisionsbesøget gennemgået afstemninger af de likvide beholdninger pr. 11. oktober 2010. 3.2 Øvrige balanceposter Vi har ved revisionsbesøget fokuseret på at undersøge, om de enkelte afdelinger overholder reglerne i regulativet for økonomistyring om løbende afstemning af balancekonti. Afstemningsprocedurerne skal sikre, at balancens poster løbende bliver afstemt og udlignet, så der ikke opstår uafklarede mellemværender og differencer med borgere, virksomheder og myndigheder. Økonomiafdelingen har også etableret et løbende tilsyn med, at afstemningsrutinerne bliver overholdt. Vi har stikprøvevis efterprøvet, om de enkelte afdelinger er ajour med afstemningsarbejdet i forhold til fastlagte regler. Det er vores opfattelse, at der er etableret en betryggende forretningsgang på området, som sikrer en løbende afstemning af balancens poster. Dette underbygges af vores stikprøver på udvalgte balanceposter.
4 Løn- og personaleområdet Vi har foretaget stikprøvevis lønrevision for perioden 1. januar 2010 til 1. november 2010. Lønrevisionen har til formål at sikre, at procedurerne omkring indberetning og udbetaling af løn fungerer betryggende. Vores lønrevision tager afsæt i en vurdering af de arbejdsgange og interne kontroller, som har væsentlig betydning for løndannelsen både centralt og decentralt. På baggrund af denne vurdering har vi udvalgt et antal lønsager til test af forretningsgangene. Stikprøverne er primært udvalgt inden for løntunge driftsområder. I lønsagerne har vi bl.a. påset, w at der foreligger underskrevet ansættelsesbrev, w at lønindplaceringen, jf. ansættelsesbrevet, er i overensstemmelse med gældende overenskomst, w at der er overensstemmelse mellem ansættelsesbrevet og den udbetalte løn, w at der for udbetaling af særydelser foreligger dokumentation for den udbetalte ydelse, w at den udbetalte særydelse er udbetalt med korrekt beløbssats Det er vores opfattelse, at kommunens etablerede forretningsgange vedrørende lønadministrationen er betryggende og fungerer hensigtsmæssig. Vi har ikke fundet væsentlige fejl eller mangler i de gennemgåede stikprøver. Vi har fremsat mindre forslag til forbedringer af de tilrettelagte forretningsgange, herunder omkring kommunens administration af multimediebeskatningen. 5 Løn og vederlag m.v. til politikere Vi har foretaget gennemgang af udbetalt løn, vederlag, diæter og godtgørelser til borgmester, udvalgsformænd og byrådsmedlemmer. Gennemgangen af udbetalt løn og vederlag m.v. har vist, at udbetalingerne i al væsentlighed er foretaget i henhold til gældende regler og kommunens bestemmelser i øvrigt.
6 Revision af de sociale områder med statsrefusion 6.1 Generelt De efterfølgende afsnit vil indeholde en beskrivelse af formål, omfang samt revisionens udførelse, som er dækkende for samtlige reviderede personsagsområder. Personsagsområderne er opdelt i overensstemmelse med den autoriserede kontoplan på hovedfunktionsniveau. 6.1.1 Formål Formålet med revisionen er at efterprøve, om kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis, herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer samt procedurer for sagsbehandling på de sociale områder, er hensigtsmæssige og fungerer på betryggende vis. Revisionen udføres i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik og bekendtgørelse nr. 1305 af 15. december 2009, nr. 801 af 28. juni 2010 samt 858 af 2. juli 2010 om statsrefusion og tilskud samt regnskabsaflæggelse og revision på Velfærdsministeriets, Beskæftigelsesministeriets, Ministeriet for Flygtninges, Indvandrere og Integrations ressortområder (revisionsbekendtgørelsen), bekendtgørelse nr. 1026 af 24. oktober 2005 om kommunale revisorers revision af børnefamilieydelser 6.1.2 Revisionens omfang og udførelse Revisionen gennemføres ved en kombination af system- og substansrevision baseret på revisors faglige vurdering af kommunens systemer, forretningsgange, kontrolmiljø m.v. Udvælgelsen af personsager planlægges og gennemføres ud fra revisors faglige vurdering af væsentlighed og risiko, og der er lagt særligt vægt på følgende kriterier: nyetablerede sager sager af væsentlig økonomisk karakter sager af væsentlig sagsbehandlingsmæssig, principiel og lokal karakter sager efter revisors vurdering Revisionen omfatter ikke en socialfaglig vurdering, men alene en vurdering af det retlige grundlag i sagerne. Vi har foretaget kontrol af, at bogførte udbetalinger m.v. er sket med hjemmel i meddelte bevillinger samt gældende love og bestemmelser. Det er endvidere efterprøvet, om der ved sagsbehandlingen er taget hensyn til principielle afgørelser, der er truffet af decisionsmyndigheder og ankeinstanser inden for de forskellige områder. Vi har endvidere efterprøvet, om kommunen ved sagsoprettelse og ved lovpligtige sagsopfølgninger har udnyttet muligheden for at foretage kontrol af oplysninger om økonomiske forhold, herunder i fornødent omfang har sammenholdt oplysninger fra forskellige registre med det formål at sikre, at der ikke udbetales uforenelige ydelser.
6.2 Forretningsgange m.v. Vi har efterprøvet, om kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis (herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer og procedurer for sagsbehandling) på følgende personsagsområder er hensigtsmæssig og fungerer på betryggende vis: w Tilbud til udlændinge w Førtidspensioner og personlige tillæg (herunder folkepensioner og delpension) w Kontante ydelser (herunder børnetilskud- og bidrag samt børnefamilieydelser) w Revalidering w Arbejdsmarkedsforanstaltninger (herunder jobtræning og servicejob) w Forsikrede ledige Vi har foretaget gennemgang af 83 personsager for at efterprøve kommunens forretningsgange. Det er vores vurdering, at der generelt er etableret hensigtsmæssige og betryggende forretningsgange m.v. på personsagområderne, samt at der administreres i overensstemmelse med disse. Vi har fremsat en række forslag til forbedring af de tilrettelagte forretningsgange. 6.3 Personsager På de under afsnit 6.2 omtalte personsagsområder har vi foretaget test af kontroller på udvalgte stikprøver af personsager for at efterprøve kommunens administrative og regnskabsmæssig praksis. Vi har i de følgende afsnit redegjort for resultatet af personsagsgennemgangen og anført antallet af sager på de enkelte personsagsområder, hvor vi har foretaget test af kontroller. Der er redegjort for, om der er konstateret væsentlige fejl og mangler på området, og hvorvidt disse har haft udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning. Såfremt der er tale om generelle fejl og mangler, vil dette være anført. 6.3.1 Tilbud til udlændinge Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration Vi har foretaget test af kontroller i 6 personsager. Der er ved gennemgangen ikke konstateret væsentlige fejl og mangler i de udvalgte sager. På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagsområdet generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler.
6.3.2 Førtidspensioner og personlige tillæg (herunder folkepension og delpension) Beskæftigelsesministeriet Vi har foretaget test af kontroller i 4 personsager. Der er ved gennemgangen ikke konstateret væsentlige fejl og mangler i de udvalgte sager. På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagsområdet generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler. 6.3.3 Kontante ydelser (herunder børnetilskud- og bidrag samt børnefamilieydelser) Vi har foretaget test af kontroller i 48 personsager. Der er ved gennemgangen ikke fundet væsentlige fejl og mangler på følgende sagsområder: Beskæftigelsesministeriet Boligydelse som tilskud Boligsikring som tilskud SKAT Børnefamilieydelse Der er ved gennemgangen fundet væsentlige fejl vedrørende: Beskæftigelsesministeriet Der er ved gennemgangen konstateret 13 sager med væsentlige fejl og mangler i de udvalgte sager med umiddelbar udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning, der kan henføres til: Opfølgning på er ikke foretaget rettidigt i sygedagpengesager Forkert registrering i forhold til refusion/indtrædelse af generel varighedsbegrænsning i sygedagpengesager Forkert kontering af driftsudgifter i forrevalideringssager. Udbetaling af kontanthjælp, selvom borgeren ikke har deltaget i tilbud Manglende stillingtagen til udarbejdelse af sygeopfølgningsplan Der er ved gennemgangen konstateret 11 sager med væsentlige fejl og mangler i de udvalgte sager uden umiddelbar udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning, der kan henføres til: Opfølgning på er ikke foretaget rettidigt i sygedagpengesager (varighed er over 52 uger) Manglende udarbejdelse af jobplaner eller manglende underskrifter herpå Opfølgning på kontaktforløb er ikke foretaget rettidigt
På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at områderne kontanthjælp, aktivering, forrevalidering og sygedagpenge ikke i alle tilfælde administreres i overensstemmelse med gældende regler. Der henvises til afsnit 9, Revisionens bemærkninger. 6.3.4 Revalidering Beskæftigelsesministeriet Vi har foretaget test af kontroller i 16 personsager. Der er ved gennemgangen konstateret 4 sager med væsentlige fejl og mangler i de udvalgte sager med umiddelbar udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning, der kan henføres til: Ikke korrekt er beregnet fradrag af pension i fleksydelsessager Forkert kontering i forbindelse med deltagelse i tilbud i ledighedsydelsessager Der er ved gennemgangen konstateret 6 sager med væsentlige fejl og mangler i de udvalgte sager uden umiddelbar udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning, der kan henføres til: Manglende stillingtagen til udarbejdelse af sygeopfølgningsplan i ledighedsydelsessager Manglende rettidig opfølgning i revalideringsager På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at området revalidering ikke i alle tilfælde administreres i overensstemmelse med gældende regler. Der henvises til afsnit 9, Revisionens bemærkninger. 6.3.5 Arbejdsmarkedsforanstaltninger (herunder jobtræning og servicejob) Beskæftigelsesministeriet Vi har foretaget test af kontroller i 3 personsager. Der er ved gennemgangen ikke konstateret væsentlige fejl og mangler i de udvalgte sager. På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at områderne generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler.
6.3.6 Forsikrede ledige Beskæftigelsesministeriet Vi har foretaget test af kontroller i 6 personsager. Der er ved gennemgangen ikke konstateret væsentlige fejl og mangler i de udvalgte sager. På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at områderne generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler.
7 Fokusrevision Arbejdsdirektoratet har på vegne af Beskæftigelsesministeriet, i mail af 3. maj 2010 til samtlige kommunalbestyrelser og de kommunale revisorer, meddelt, at Beskæftigelsesministeriet som et supplement til den årlige revisionsberetning i 2010 gennemfører en fokusrevision vedrørende aktive tilbud samt økonomistyring og hjemtagelse af refusion på kontanthjælps- og starthjælpsområdet. Vi har foretaget denne fokusrevision, jf. de fremsendte spørgeskemaer, og har afgivet en erklæring til Arbejdsdirektoratet/Beskæftigelsesministeriet til Deres brug. 8 Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger I forbindelse med revisionen har vi foretaget opfølgning af tidligere revisionsbemærkninger samt andre forhold, omtalt i tidligere revisionsberetninger. Vi har haft dialog med administrationen omkring tidligere revisors rapportering og vurderer, at der er ageret tilstrækkeligt herpå samt at der er foretaget berigtigelser hvor påkrævet.
9 Revisionens bemærkninger Den udførte revision har givet anledning til følgende bemærkning: 9.1 Revision af de sociale områder med statsrefusion Generelt er det vores vurdering, at de tilrettelagte forretningsgange for administrationen af sociallovgivningen er hensigtsmæssige og betryggende. Dog har vi konstateret, at der forekommer fejl og mangler i sagerne på følgende områder under Beskæftigelsesministeriet: Kontanthjælp Aktivering Forrevalidering Sygedagpenge Revalidering (fleksydelse, ledighedsydelse og revalideringsydelse) Disse fejl og mangler, der vurderes at være af generel karakter, kan primært henføres til: Manglende udarbejdelse af jobplaner eller manglende underskrifter herpå Udbetaling af kontanthjælp, selvom borgeren ikke har deltaget i tilbud Manglende stillingtagen til udarbejdelse af sygeopfølgningsplan Opfølgning på kontaktforløb er ikke foretaget rettidigt Fejlbehæftet kontering af driftsudgifter i forrevalideringssager Opfølgning er ikke foretaget rettidigt i sygedagpengesager Forkert registrering i forhold til refusion/indtrædelse af generel varighedsbegrænsning i sygedagpengesager At der ikke er beregnet korrekt fradrag af pension i fleksydelsessager Forkert kontering i forbindelse med deltagelse i tilbud i ledighedsydelsessager Manglende stillingtagen til udarbejdelse af sygeopfølgningsplan i ledighedsydelsessager Manglende rettidig opfølgning i revalideringsager Vi har drøftet de enkelte forhold med socialområdets ledelse og udleveret detaljeret oversigt over de konstaterede fejl og mangler. Vi har modtaget administrationens besvarelse herpå, som i det væsentligste erklærer sig enige i vores konklusioner. Det er vores indtryk, at fejlene ikke er enkeltstående. Da der er tale om fejl og mangler af generel karakter, kan vi konkludere, at der er tale om væsentlige fejl på de nævnte områder.
Roskilde, den 7. marts 2011 BDO Kommunernes Revision Godkendt revisionsaktieselskab Kenneth S. Andersen Registreret revisor