Redegørelse Vedrørende: Styringsdialogmøde 2016 Mødested: Laksetorvet, lokale D.3.32 Forvaltning: Sekretariat Mødedato: 14-06-2016 Sendes til: Vorup Boligforening af 1945 og RandersBolig Deltagere: Boligorganisationen: formand Peder Damgaard og bestyrelsesmedlem Poul Erik Jensen Administrationen RandersBolig: Susanne Kyra Jensen, kontorchef, Jette Halkjær, teamleder økonomi og Berit Rudbeck, forvaltningskonsulent Randers Kommune: jurist Inge Qvortrup og jurist Lene Holdtdal Pedersen, Tilsynet med almene boliger Randers Kommune har indbudt til styringsdialogmøde med følgende dagsorden: 1. Kort velkomst og præsentation 2. Boligorganisationens økonomi a. Regnskab 2014/2015, herunder i. Dispositionsfond ii. Arbejdskapital iii. Trækningsret iv. Likviditet b. Tab ved lejeledighed og tab ved fraflytning c. Forvaltningsrevision 3. Afdelingernes økonomi a. Regnskab 2014/2015, herunder i. Henlæggelser b. Helhedsplan/sammenlægning af afdelinger, status 4. Afdelinger til nærmere drøftelse a. Afdeling 1, Aalborggade b. Afdeling 11, Athenevej 5. Eventuelt 2. Boligorganisationens økonomi a. Regnskab 2014/2015 Årets resultat viser et underskud på -145.000 kr., som er overført til arbejdskapitalen. Det skyldes primært, at der er sket en nedskrivning af indskud i Fælleskontoret til 10 %, hvilket gav negativ effekt
med -134.000 kr. Fælleskontoret er sendt i likvidation, og RandersBolig forventer, at processen er afsluttet om ca. 1 år. Den resterende del af underskuddet skyldes kurstab på 11.000 kr. samt negative renter, da boligorganisationen er begyndt at skulle betale renter til Nordea for positivt indestående. Boligorganisationen har besluttet at skifte bank til Arbejdernes Landsbank, hvorved der igen opnås positive renter. Bankskiftet forventes at ske senest primo 2017. Der vil være derfor være negative renter i regnskabsåret 2015/2016, hvorefter der er budgetteret med 0% rente i 2016/2017. Der var budgetteret med et administrationsbidrag på 478 kr. pr. lejemål, men der er opkrævet 573 kr. pr. lejemål grundet større udgifter til revision fra regnskabsåret 2013/2014. Dertil har udgift til kontorhold og hjemmeside været større end forventet. Dette er rettet i budgetterne fremover. Dispositionsfonden udgør ved regnskabsårets afslutning 6.563.284 kr., hvoraf ca. 3,5 mio. kr. er disponible. Der har været tilgang i form af indbetalinger fra afdelingerne på 554 kr. pr. lejemålsenhed samt i form af ydelser på indfriede, oprindelige lån på ca. 1,2 mio. kr. Der har været afgang i form af tilskud til tab ved fraflytning og lejetab på knap 90.000 kr., hvilket er er en stor positiv fremgang siden sidste regnskabsår, hvilket tilsynet finder positivt. Derudover har der været givet tilskud til lokalkontor, udbud af energimærkningsordning samt den boligsociale rådgiver i RandersBolig. Boligorganisationen har givet tilsagn om fortsættelse af tilskud til den boligsociale rådgiver. Der forelå tidligere udlån fra dispositionsfonden til 5 afdelinger, hvor 4 afdelinger nu har indfriet lånene, hvormed der nu kun foreligger udlån til afdeling 4 på 75.000 kr., som der afdrages på. Dette finder tilsynet meget positivt. Trækningsretten udgør ved regnskabsåret udgang ca. 3 mio. kr., hvoraf ca. 2,1 mio. kr. er disponible. Der er vedtaget politik for anvendelse af trækningsretten. Der er ikke reserveret midler til nye renoveringer, da der afventes nærmere stillingtagen til helhedsplan. Dispositionsfondens disponible saldo pr. lejemålsenhed er steget med 1.620 kr. siden sidste regnskabsår, hvilket er en meget positiv fremgang. Der opkræves ikke bidrag til dispositionsfonden fra afdelingerne i regnskabsåret 2015/2016, da saldoen er over maksimum. Arbejdskapitalen udgjorde primo 2014/2015 3,5 mio. kr., hvorfra årets underskud er fratrukket. Den bundne del udgør udlån til RandersBolig samt indskud i RandersBolig, Fælleskontoret og Bolind, hvorefter den disponible saldo udgør 2.354.576 kr. Der er dermed en stigning i arbejdskapitalen på 485 kr. pr. lejemålsenhed, hvilket skyldes, at RandersBolig har afviklet på lån. Administrationen oplyser, at RandersBolig pr. 26. maj 2016 har tilbagebetalt 307.000 kr. til boligorganisationen, hvormed udlånet til RandersBolig nu er fuldt ud afviklet. Meget positivt. Egenkapitalen er samlet på 5,8 mio. kr., hvilket er en fremgang på 1,3 mio. kr. siden sidste regnskabsår.
Samlet likviditet på 42 mio. kr., hvilket er en stigning på 3,2 mio. kr. Der er et overskud på 665.000 kr., hvormed der er uomtvistelig god sikkerhed for afdelingens midler. b. Tab ved lejeledighed og tab ved fraflytning Tab ved lejeledighed på 51.498 kr., hvilket er væsentlig forbedring i forhold til sidste regnskabsår, hvor tabet var på 154.065 kr. Tabet hidrører fra lokalkontoret i afdeling 5, som stod ledigt i 4 måneder i regnskabsåret 2014/2015. Lokalkontoret er nu udlejet, så tabet forventes reduceret yderligere i det kommende regnskab. Der er ingen ledige lejemål i boligorganisationen. Tab ved fraflytning udgør 37.634 kr., hvilket er en væsentlig fremgang på 67.000 kr. Tabet skyldes 4 større enkeltstående sager, herunder en fraflytning i afdeling 11, Athenevej, hvor der var tale om rygerlejlighed, der havde været beboet af samme lejer i en længerevarende årrække, hvilket medførte forøgede udgifter til istandsættelse. c. Forvaltningsrevision Processen med forvaltningsrevision er en kontinuerlig proces, som er nået langt. Forvaltningsrevision fra 2015 blev gennemgået ved sidste års styringsdialogmøde og viste et rigtigt positivt resultat på de udvalgte områder: inkasso, trækningsretspolitik, renoveringsoversigt, prognose for dispositionsfond samt forbrugsregnskaber. Arbejdet med udarbejdelse af skriftlige forretningsgange er nået rigtig langt for de områder, der er taget ud. RandersBolig arbejder generelt på at få flere forretningsgange skriftliggjort. RandersBoligs bestyrelse har besluttet, at forvaltningsrevisionen i 2016 skal omfatte følgende punkter: rykkerprocedure for huslejeindbetalinger, fakturabehandling, genudlejningsprocedurer, markvandring, herunder drifts- og vedligeholdelsesplaner og endelig udsendelse af budgetter til afdelingsbestyrelserne. Der arbejdes henover sommeren 2016 med undersøgelse og måling af resultaterne, som forventes forelagt for RandersBoligs bestyrelsen i september 2016. 3.Afdelingernes økonomi a. Regnskab 2014/2015 2 afdelinger havde underskud, mens 11 afdelinger havde overskud i regnskabsåret. Resultatkonti viser overskud i 12 afdelinger og underskud i 1 afdeling. Der afvikles over en 3-årig periode i overensstemmelse med lovgivningen. Der arbejdes med en stram økonomistyring ved bl.a. en kontinuerlig vurdering af hvilke renoveringsarbejder, der er nødvendige. Overskud anvendes til at styrke henlæggelser i afdelingerne og for så vidt angår afdeling 4 til indfrielse af lån i dispositionsfonden.
Tilsynet spurgte til, at det er konstateret, at der er flere afdelinger med overfinansiering af projekter. Administrationen oplyser, at der er lagt planer for håndtering af de overskydende midler, og der er sendt beskrivelse heraf til afdelingsbestyrelserne til afstemning. Administrationen oplyste endvidere, at RandersBolig i 2015/2016 har gennemført halvårlige budgetkontroller i størstedelen af afdelingerne under RandersBolig. Økonomiafdelingen har udarbejdet skriftlige uddybende forklaringer til budgettet, hvilket administrationen har oplevet som en positiv proces. Afdelingerne har taget godt imod det udvidede materiale, som giver en bedre forståelse for tallene. Bestyrelsen oplyser, at den halvårlige budgetkontrol er et godt styringsværktøj, som giver mulighed for at reagere hurtigere. RandersBolig har som målsætning og forventer, at alle afdelinger vil få halvårlige budgetkontroller i 2016/2017. Tilsynet ser meget positivt på, at det nu er muligt at gennemføre halvårlige budgetkontroller. Henlæggelser Afdelingernes henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse har kunnet dække årets forbrug, og størstedelen af afdelingerne har øget deres samlede henlæggelser. Henlæggelserne er samlet set forøget med 2,7 mio. kr. siden sidste regnskabsår. Der er gennemført markvandringer og drifts- og vedligeholdelsesplanerne er opdaterede i alle afdelinger. Der er anvendt færre midler end budgetteret i alle afdelinger med undtagelse af afdeling 10. Der er for lave henlæggelser i afdelingerne 5,9,10 og 11. Der er fokus herpå ved budgetlægning. Henlæggelser til istandsættelse ved fraflytning har kunnet dække årets udgifter i alle afdelinger med undtagelse af afdeling 11. Henlæggelser på denne konto vurderes at være tilstrækkelige i de fleste afdelinger, hvorfor fokus er på henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse. b. Helhedsplan/sammenlægning af afdelinger, status Der arbejdes fortsat i retning af at ansøge om helhedsplan ved Landsbyggefonden for afdelingerne 1-9, og herunder også en sammenlægning af afdelingerne. Der er nedsat byggeudvalg og Kuben Management er hyret som byggesagsadministrator. Pluskontoret er hyret som arkitekt til at se nærmere på bygningernes muligheder, herunder etablering af tilgængelighedsboliger ud fra et vugge til grav princip for at fremtidssikre afdelingerne. Pluskontoret har erfaring fra lignende projekter i andre kommuner. Det indledende arbejde pågår nu og forventes afsluttet i starten af efteråret 2016, hvorefter der skal tages samlet stilling til mulighederne for opnåelse af helhedsplan. Bestyrelsen afholder 4 årlige dialogmøder med afdelingsbestyrelserne, hvor aktuelle forhold drøftes, herunder sammenlægning af afdelinger og helhedsplan. Stemningen blandt beboerne vedr. helhedsplan vurderes overvejende positiv. Tilsynet anerkender det store stykke arbejde, som hovedbestyrelsen gør for at fremme dialog og beboerdemokrati.
Administrationen har udarbejdet dokument til belysning af, hvilke økonomiske konsekvenser en sammenlægning af afdelingerne vil medføre for beboerne. Dette for at sikre et højt informationsniveau til beboerne. Det vurderes vanskeligt at sammenlægge afdelingerne uden helhedsplan pga. forskelle i de enkelte afdelingers tidligere prioritering af renoveringer nogle har fået nye køkkener, andre nyt tag. Ved sammenlægning vil huslejeniveauet skulle udlignes, hvilket kan give beboerdemokratiske udfordringer, da lejemålene vil have forskellige standarder. Udfordringen er, at hvis der ikke kan opnås helhedsplan og/eller sammenlægning af afdelinger, kan det være vanskeligt for de enkelte afdelinger at bære udgifterne til nødvendig renovering. Der er fokus på prioritering og minimering af udgifter til helhedsplan, såfremt denne ikke opnås. På sidste års styringsdialog blev bygningsmassens vedligeholdelsesstand drøftet. Bestyrelsen oplyser, at boligorganisationens bygninger fremtræder pæne udefra, men ved gennemgang af bygningernes standard har der vist sig udfordringer med manglende isolering og mange kuldebroer, som vil være nødvendige at håndtere på et tidspunkt. Særligt afdeling 4 har udfordringer i forhold til fremtidige renoveringsbehov, da afdelingens økonomi er svag sammenholdt med, at afdelingens tekniske installationer og tag har behov for udskiftning, hvilket forventeligt vil medføre store huslejestigninger. På afdelingsmøderne i foråret 2016 er de økonomiske konsekvenser med og uden helhedsplan forsøgt belyst for beboerdemokratiet. Her er situationen med huslejestigninger som følge af finansiering af andres renoveringer også blevet belyst. Mange afdelinger har et højt huslejeniveau i forvejen, hvilket kan give en vanskelig beboerdemokratisk proces. Administrationen har sendt nyhedsbreve ud til beboerne for at orientere om status på processen for henholdsvis helhedsplan og sammenlægning. Der skal foretages bygningsgennemgang i efteråret, hvor det skal vurderes, om der er grundlag for ansøgning om helhedsplan. Såfremt der opnås helhedsplan forventes denne ikke at blive virkeliggjort før tidligst 2021-22. Der opleves ikke fraflytning som følge af den nuværende vedligeholdelsesstand eller de fremtidige vedligeholdelsesbehov. Bestyrelsen indkalder afdelingsbestyrelserne i afdelingerne 1-9 til dialogmøde vedr. helhedsplan, når der foreligger endelig afklaring af, om der skal fremsendes ansøgning til Landsbyggefonden. Byggeudvalget forventer at mødes i starten af september 2016 til drøftelse af muligheden for helhedsplan. Administrationen oplyser, at bestyrelsens afholdelse af dialogmøder med afdelingsbestyrelserne har en god effekt, og der er stor opbakning blandt beboerdemokraterne. Administrationen har deltaget på et par møder, og oplever det meget positivt. Tilsynet vil gerne rose bestyrelsen for deres store indsats for at opbygge et effektivt og velfungerende beboerdemokrati.
4.Afdelinger til nærmere drøftelse a. Afdeling 1, Aalborggade Et enkelt lejemål har fejlagtigt været registreret som ledigt, hvilket giver gule nøgletal i styringsrapporten. Administrationen oplyser, at fejlen er identificeret som en teknisk fejl mellem huslejeregister og EG Bolig, og at der ikke har været lejeledighed. Administrationen er ved at undersøge, hvorfra fejlen stammer. Der er generel fokus på at sikre, at der ikke sker fejl i de tekniske registre. b. Afdeling 11, Athenevej Afdelingen har haft et stort antal fraflytninger i regnskabsåret. Administrationen oplyser, at årsagen til fraflytningerne i ungdomsboligerne skal findes i, at afdelingen besluttede at indføre individuel afregning for forbrugt vand. Alle boligerne er genudlejet. Tilsynet spurgte på byggeskade vedr. smuldrende tage. Bestyrelsen oplyste, at alle sager vedr. dette forhold er håndteret og afsluttet. 5.Eventuelt Tilsynet vil gerne have vedtægter for alle boligorganisationer, herunder Vorup Boligforening af 1945, tilsendt til brug for tilsynets arbejde, samt til kommunens hjemmeside. Aftalt at RandersBolig fremsender vedtægter elektronisk til tilsynet Tilsynet opfordrede boligorganisationen til at komme med oplæg til, hvorledes fremtidens styringsdialog kan afholdes. Den nuværende styringsdialog afholdes med stort fokus på økonomien, som fortsat vil være et vigtigt element i dialogmødet, men tilsynet vil gerne have inputs i forhold til, hvorledes styringsdialogmøderne som redskab kan udvikles. Tilsynet forventer at kunne præsentere oplæg til byrådet vedr. fremtidens styringsdialog i foråret 2017. Kontorchefen bemærkede, at boligforeningerne vil have svært ved at nå dette. Aftalt at RandersBolig drøfter inputs til fremtidens styringsdialog på efterårets bestyrelsesmøder i boligorganisationerne, hvorefter der gives en samlet tilbagemelding til tilsynet senest primo december 2016. Bestyrelsen oplyser, at der skal ske spildevandsseparering i afdelingerne. Afdeling 3 har netop fået renoveret garagebygning, hvor der i den forbindelse er forberedt til separering af kloak. Bestyrelsen oplever generelt, at der blandt beboerne er større forståelse for nødvendigheden af at spare op til fremtidige vedligeholdelsesbehov i afdelingerne. Inspektøren sender månedsbudgetter ud vedr. konti for vedligeholdelse, hvilket fungerer godt. Budgetkontrollerne giver også et godt oplyst grundlag. Bestyrelsen oplyser afslutningsvist, at de er meget tilfredse med administrationen i RandersBolig.