Manual til ansøgning af 18-midler i Assens Kommunes tilskudsportal Side 1 af 18
Kære frivillige sociale foreninger i Assens Kommune Opdateret den 02.10.17 Denne manual skal hjælpe dig igennem 18-ansøgningsprocessen trin for trin. I manualen vil du finde beskrivelser og billeder, som trin for trin følger dig igennem hele ansøgningsprocessen fra start til slut. Det er muligt at vedhæfte uddybende bilag (fx budgetter, mere detaljerede beskrivelser af aktiviteter eller lignende) afslutningsvist i ansøgningsskemaet. Inden ansøgning Nedenfor finder du et par gode råd til, hvad du bør undersøge og forberede, inden du går i gang med at udarbejde din tilskudsansøgning til 18-midler. Hvor finder du tilskudsportalen? Assens Kommunes tilskudsportal, hvor du søger om 18-midler, finder du på denne adresse: https://tilskudsportalen-assens.kmd.dk/ Få et login Hvis din forening tidligere har søgt om 18-midler (også i det gamle tilskudssystem): Du logger ind på tilskudsportalen med den e-mail, du plejer at bruge. Har du glemt dit kodeord, kan du trykke på nulstil adgangskode. Oplever du problemer med oprettelse, så kontakt konsulent for aktivt medborgerskab på aktivmedb@assens.dk. Hvis du er en del af en ny forening, der ikke tidligere har søgt 18-midler: Søger du på vegne af en ny forening, som ikke tidligere har søgt i tilskudssystemet, skal foreningen oprettes i tilskudssystemet, inden du kan søge. Kontakt konsulent for aktivt medborgerskab på aktivmedb@assens.dk. Du kan læse mere om login på side 4. Har du de nødvendige oplysninger til ansøgningsskemaet? På side 10-11 kan du se et billede af ansøgningsskemaet og orientere dig i, hvilke spørgsmål du vil blive mødt af i selve ansøgningsskemaet. Det kan være en fordel, hvis du, før du påbegynder udfyldelsen af ansøgningen, sikrer dig, at du har alle de nødvendige oplysninger for at kunne besvare spørgsmålene. Problemer eller brug for yderligere hjælp? Såfremt du oplever problemer, kan du få hjælp ved at kontakte konsulent for aktivt medborgerskab på mail aktivmedb@assens.dk. Side 2 af 18
Indhold Inden ansøgning... 2 Hvor finder du tilskudsportalen?... 2 Få et login... 2 Har du de nødvendige oplysninger til ansøgningsskemaet?... 2 Problemer eller brug for yderligere hjælp?... 2 Sådan logger du på... 4 Tilrette oplysninger for foreningsansvarlig... 6 Sådan opretter du en 18-ansøgning... 7 Ansøgningsskemaet... 9 Forklaring til ansøgningsskemaet... 12 Bilag... 12 Send ansøgning... 14 Tildeling af midler... 15 Udbetaling af midler... 15 Foreningsregister... 15 Sådan opdaterer du din forenings oplysninger... 15 Side 3 af 18
Sådan logger du på Opdateret den 02.10.17 1) Klik på linket http://tilskudsportalen-assens.kmd.dk/ 2) Klik Log ind 3) Du kommer nu til Log ind-billedet Som brugernavn angiver du din e-mailadresse. 4) Klik på Nulstil adgangskode, og du får tilsendt en Direkte Login -adgangskode på mail 5) Find tilbage til Log ind-billedet Angiv den samme e-mail som brugernavn. I Adgangskode skriver du den kode, du har fået tilsendt. Side 4 af 18
6) Klik på LOGIN VIA DIREKTE LOGIN Du er nu logget på som foreningsansvarlig. Bemærk! Adgangen til ansøgningsskemaet låses, hvis du indtaster brugernavn eller kodeord forkert tre gange. Såfremt dette sker, vil administratorerne for tilskudsportalen automatisk få besked, og dermed få mulighed for at åbne op for adgang igen. Side 5 af 18
Tilrette oplysninger for foreningsansvarlig Opdateret den 02.10.17 1) Klik på Min Konto eller 2) Her kan du ændre både fornavn og efternavn Hvis det ikke er dit navn, men fx din forenings navn, der står her, skal du ændre det til dit eget fornavn og efternavn. Hvis CPR-nummer ikke er udfyldt, har du mulighed for at skrive dit CPR-nummer her. Fremover vil du så også kunne logge på med dit NemID. 3) Klik på menu-pilen Skift e-mail og kode Her anbefaler vi, at du ændrer den tilsendte adgangskode til en ny kode. Du har også mulighed for at ændre e-mail. Hvis det fx er foreningens kontaktmail som står her, giver det god mening at ændre den til din egen. 4) Klik på menu-pilen Notifikationer Her kan du angive, hvorvidt du ønsker at modtage notifikationer omkring bookinger via mail. Du vil altid kunne se notifikationer i menuen Notifikationer, uanset hvad du markerer her. Du er nu klar til at bruge Assens Kommunes tilskudsportal. Side 6 af 18
Sådan opretter du en 18-ansøgning Opdateret den 02.10.17 Når du er logget ind på tilskudsportalen, møder du dette skærmbillede. For at oprette en ansøgning klik på Tilskud Når du har klikket på Tilskud, kommer du til dette skærmbillede. 1) Klik på Ny tilskudsansøgning Side 7 af 18
Side 8 af 18
Du er nu klar til at oprette din 18-anøgning. Opdateret den 02.10.17 1) Vælg 18 tilskudsår 2018 i rullemenuen Ansøgningsskemaet Du kommer nu frem til selve ansøgningsskemaet og skal til at besvare de enkelte spørgsmål. Herunder kan du se ansøgningsskemaet og dermed også på forhånd orientere dig i, hvilke spørgsmål du vil blive mødt med. Bemærk! Du kan gemme din ansøgning undervejs ved at klikke på Gem i bunden af ansøgningsskemaet. Når du er klar til at sende din ansøgning skal du klikke på Send. Husk at sætte flueben i Acceptér vilkår. Side 9 af 18
Side 10 af 18
Side 11 af 18
Forklaring til ansøgningsskemaet Opdateret den 02.10.17 Spørgsmål 1: Ansøgt beløb Det er vigtigt, at beløbet skrives ligeud fx 3000, hvis din forening søger 3000 kroner. Der skal hverken angives komma eller punktum. Der skal altså ikke skrives 3.000 Der skal altså heller ikke skrives 3000,00 Spørgsmål 5: Hvor mange borgere forventes at benytte sig af den/de aktiviteter, der ansøges om støtte til? I dette spørgsmål skal du angive, hvor mange borgere/brugere, der forventes at benytte sig af aktiviteten. Det er altså ikke nok at skrive, det varierer eller mange. Der skal altså angives et antal. Det er muligt at komme med en uddybende forklaring. Spørgsmål 6: Hvor mange af medlemmerne/brugerne til aktiviteten har bopæl i Assens Kommune? I dette spørgsmål skal du angive, hvor mange af de borgere/brugere, der forventes at benytte aktiviteten, som har bopæl i Assens Kommune. Hos nogle foreninger vil svaret være alle, mens dette ikke er tilfældet ved alle aktiviteter, hvorfor det er vigtigt at angive det heri. Spørgsmål 8: Udgifter og indtægter I dette spørgsmål skal du angive de udgifter og indtægter foreningen har aktiviteten/aktiviteterne. Det er vigtigt, at foreningerne besvarer spørgsmålet så nøjagtigt som muligt. Det er altså ikke tilstrækkeligt at skrive noget lignende: Vi ved ikke, hvad vores indtægter er, for vi har jo ikke afholdt aktiviteten endnu. Foreningen skal som minimum angive en forventet indtægt/udgift. Spørgsmål 9: Egenbetaling I dette felt er det vigtigt, at I oplyser, hvorvidt der er brugerbetaling/egenbetaling til aktiviteten. Såfremt der er brugerbetaling/egenbetaling skal I samtidig angive, hvor meget foreningen samlet får i indtægt via denne egenbetaling. Bilag For at vedhæfte et bilag skal du nederst i ansøgningsskemaet trykke på knappen Gennemse. Side 12 af 18
Din computer vil nu åbne en boks, der gør det muligt at vælge den fil, som du ønsker at vedhæfte. Når du har fundet den rette fil, vil filen ligge som vist nedenfor. Side 13 af 18
Send ansøgning Når du har gennemgået alle de forrige trin og er klar til at afsende din ansøgning, skal du trykke på knappen Send. Husk at sætte flueben i Acceptér vilkår. Opdateret den 02.10.17 Når ansøgningen er sendt korrekt vil du se følgende skærmbillede: Bemærk! Du modtager IKKE en kvittering på mail du skal derfor kigge på tilskudsportalen, hvis du vil vide status på din ansøgning. Side 14 af 18
Tildeling af midler Du skal ikke foretage dig yderligere, da ansøgningerne herefter sendes til tildelingsudvalget, hvor der tages stilling til fordelingen af årets midler. Når ansøgningerne er politisk behandlet/godkendt, vil du få besked på flere måder: Du modtager en mail med besked om, hvorvidt ansøgningen er blevet imødekommet Status på tilskudsportalen vil blive ændret til Til udbetaling Udbetaling af midler 18-midlerne udbetales automatisk via foreningens CVR-nummer. Foreningsregister Som noget nyt er der i tilskudsportalen tilknyttet en funktionalitet, der hedder Foreningsregister. Foreningsregistret kan ses både med og uden login. På nedenstående skærmbillede kan du se, hvor du finder foreningsregistret. Du skal ikke være logget ind i systemet for at finde foreningsregistret. I foreningsregistret kan interesserede finde oplysninger på de foreninger i Assens kommune, der har tilladt dette. Assens Kommune opfordrer foreninger og andre frivillige sammenslutninger til at opdatere deres oplysninger i foreningsregistret, sådan at borgere, der ønsker at finde tilbud eller steder at være frivillige, har et sted til dette. Sådan opdaterer du din forenings oplysninger 1) Log på som foreningsansvarlig 2) Klik på forening Herefter vil du se nedenstående skærmbillede Side 15 af 18
Navn på din forening Adresse Postnummer og by E-mail Side 16 af 18
3) Udfyld skemaet Opdateret den 02.10.17 Under foreningens aktiviteter er det muligt at vælge flere aktiviteter. Du vælger én aktivitet af gangen og klikker på Tilføj. Herefter kan du vælge en aktivitet mere og klikke på Tilføj osv. Du skal huske at sætte flueben i Vises i offentligt foreningsregister, så din forenings oplysninger vises i foreningsregistret. Det ser herefter sådan ud: Husk at klikke på Gem til sidst. Du er nu færdig med at opdatere din forenings grundoplysninger. Du har også mulighed for at opdatere oplysninger om fx kontaktpersoner. Det gør du under menupilene, som vises her. Side 17 af 18
Hvis du, efter at have gennemgået manualen, oplever problemer eller har brug for hjælp til systemet, er du velkommen til at kontakte konsulent for aktivt medborgerskab på mail aktivmedb@assens.dk. God fornøjelse! Side 18 af 18