Ny institutionsstruktur

Ny institutionsstruktur Hvidbog for klynger - Et overblik over snitflader, rammer og retningslinjer 1. udgave april 2011

Indhold Forord...3 1. Klyngeperspektivet: Forhold internt i klyngen...4 1.1. Overordnet ansvarsdeling... 4 1.2. Ansættelse / afskedigelse... 6 1.3. Rammer for at flytte personale mellem enheder... 7 1.4. Administrativt personale:... 9 1.5. Pædagogiske lederes børnetid... 10 1.6. Personalepolitikker, SU, TR mv... 10 1.7. Budgettildeling bevilling pr. klynge... 11 1.8. Sommerferielukning / Lukkedage... 12 1.9. Økonomiske handleplaner... 13 1.10. Åbningstid og weekendåbent... 13 1.11. Ansvarsdeling i pædagogiske forhold...14 2. Forvaltningsperspektivet: mellem forvaltning og klynge.16 2.1. Busordninger... 16 2.2. Ledelsesmodel og ledelsesopgaven... 17 2.3. Pladsafregning og tomme pladser... 18 2.4. Optag merindskrivning og normeringsændringer... 19 2.5. Procedure for sammenlægninger...20 3. Borgerperspektivet...22 3.1. Anvisning, herunder aftaler om merindskrivning... 22 3.2. Forældreindflydelse... 22 3.3. Sommerferielukning og lukkedage (Forældreperspektiv):... 23 2

Forord Borgerrepræsentationen vedtog i forbindelse med Budget 2011, at indføre en ny struktur på institutionsområdet: Klynge- og netværksstruktur. Formålet med den nye struktur er blandt andet at sikre en større økonomisk og administrativ bæredygtighed. Ledelsesopgaven på institutioner har ændret sig betydeligt gennem de senere år til i højere grad også at omfatte komplekse administrative opgaver, fx i tilknytning til økonomistyring, dokumentationskrav m.m. Med en klyngestruktur samles og effektiviseres den administrative ledelse Klyngelederne i den nye institutionsstruktur er en vigtig del af ledelsesstrengen i BUF og spiller en væsentlig rolle i arbejdet med at etablere en velfungerende ny institutionsstruktur. Denne hvidbog beskriver rammerne for, hvordan den nye institutionsstruktur vil fungere, når den er fuldt etableret. Hvidbogens hensigt er at skabe overblik de ændrede ledelses- og arbejdsmæssige forhold og beskrive rammer og frihedsgrader for løsningen af konkrete opgaver. I forhold til de rammer har klyngelederne en vigtig pionerrolle i at få den nye struktur til at fungere, blandt andet ved at skabe velfungerende ledelsesteam og finde hensigtsmæssige arbejdsformer i forhold til en række snitflader mellem klynge, enheder og pædagogiske ledere. Hvidbogen har primært fokus på de administrative og personalemæssige ledelsesforhold, mens udviklingen af den strategiske og faglige ledelse understøttes af HR og Pædagogisk Faglighed gennem en række processer, støtte- og coachingmuligheder i løbet af året. Men husk at udviklingsdynamoen ligger ude i klyngerne. Hvidbogen er opbygget i tre hovedområder: Forhold internt i klyngen, Forhold mellem klynge og forvaltning samt Forhold mellem klynge/enhed og borgere. Hvidbogen er et dynamisk redskab, som vil blive opdateret og udvidet løbende efter behov. Hvis I har ønsker til yderligere beskrivelser, så skriv til service05@buf.kk.dk eller kontakt jeres område. 3

1. Klyngeperspektivet: Forhold internt i klyngen 1.1. Overordnet ansvarsdeling Nedenstående tabel giver en kort oversigt over rammerne for arbejdsdeling i klyngen: Emne Klyngeleder Pædagogisk leder Delegation Økonomi Fuldt ansvar Ansvarlig for den økonomi, der er uddelegeret til pågældendes enhed - daglig budgetoverholdelse Yderligere ansvar kan ikke delegeres til pædagogisk leder Personale * Flytning af personale mellem enheder Pædagogik Overordnet ansvar Daglig personaleleder i enheden, herunder f.eks. MUS med personalet/afdelingsleder Personale er ansat i kommunen med tjenestested i en enhed. Klyngelederen i samarbejde med ledelsesteamet har inden for de retningslinier, der er vedtaget politisk, mulighed for flytning af personale. Overordnet ansvar Ansvar for den pædagogiske kvalitet og forsvarlighed i enheden Ansættelse og tjenstlige samtaler kan ikke delegeres fra klyngeleder til pædagogisk leder Kan ikke delegeres til pædagogisk leder Ikke mulighed for yderligere delegation Indskrivning af børn Overordnet ansvar Evt. kontakt med pladsanvisningen, samt overholdelse af kvadratmeterkrav i enheden Kan delegeres til pædagogisk leder Merindskrivning Normeringsændringer Flytning af børn mellem enheder Flytning af busser Strategisk ledelse Klyngelederen i samarbejde med ledelsesteamet (jf. ovenfor) Klyngelederen i samarbejde med ledelsesteamet Kun muligt efter forældrenes ønsker og almindelig opskrivning efter gældende regler i pladsanvisningen (medmindre der er konkrete politiske beslutninger, som f.eks. I forbindelse med sommerferielukning) Busser betragtes som en del af den konkrete normering i en fysisk enhed, de kan derfor ikke frit flyttes mellem enhederne, da dette betyder, at den konkrete enhed, som har bussen, vil mangle kvadratmetre. Ved minibusser er det ledelsens vurdering, om der er baggrund for, at andre enheder kan låne bussen på enkelte dage. Fuldt ansvar - men forventning om dialog i ledelsesteamet Kan delegeres til pædagogisk leder Kan ikke delegeres til pædagogisk leder Kan ikke delegeres til pædagogisk leder Kan ikke delegeres til pædagogisk leder Kan ikke delegeres til pædagogisk leder 4

Miljøledelse Overordnet ansvar Ansvar i enheden Ikke mulighed for yderligere delegering Forældresamarbejde Overordnet ansvar Ansvar i enheden * Forældrebestyrelse Fuldt ansvar * Forældreråd Fuldt ansvar Kan ikke delegeres til pædagogisk leder Delegeret til pædagogisk leder Kompetenceudvikling Fuldt ansvar - men forventning om dialog i ledelsesteamet Kan ikke delegeres til pædagogisk leder Fuldt ansvar: Lederen har ansvaret for opgaven og står i høj grad selv for opgaveløsningen. Der er kun begrænset mulighed for delegering. Overordnet ansvar: Lederen har ansvar for sikring af opgaveløsningen, men det forventes, at en stor del af det et konkrete arbejde kan uddelegere Delegation: Ved delegation forstås klyngelederens adgang til at overdrage beføjelser og ansvar til pædagogisk leder. Ledelsesteamet i klyngen består af klyngelederen og de pædagogiske ledere. Afdelingsledere er ikke del af ledelsesteamet men kan, på lige fod med andre medarbejdere, inddrages ved konkrete emner, som vedrører vedkommendes arbejdsområde. 5

1.2. Ansættelse / afskedigelse Hvem kan ansætte medarbejdere i klyngen og hvem gør hvad? Ansættelseskompetencen er i Børne- og Ungdomsforvaltningen decentraliseret til klyngeniveau. Det indebærer, at klyngelederen har det overordnede personaleansvar for alle medarbejdere i klyngen og er direkte personaleansvarlig for pædagogiske ledere og det teknisk administrative personale ansat i klyngen (HK ere, rengøring og gårdmænd). De pædagogiske ledere har personaleansvar overfor medarbejdere i egen enhed, herunder også køkkenmedarbejdere. Er en køkkenmedarbejder også beskæftiget med rengøring er det fortsat den pædagogiske leder der har det direkte personaleansvar. Det betyder, at klyngelederen varetager ansættelsen af de medarbejdere, med mulighed for at delegere ansættelsen af medarbejdere i enhederne til de pædagogiske ledere. Det er en ledelsesbeslutning at afklare, hvilke ledelsesrepræsentanter der deltager i ansættelsen. De generelle regler om ansættelse, herunder opslag af stillinger, nedsættelse af ansættelsesudvalg mv. er nærmere beskrevet på Opgaveportalen/Ansættelse Vær særlig opmærksom på kravet om indhentelse af børne- og straffeattester, som også er beskrevet på Opgaveportalen/Ansættelse. Proceduren for ansættelse af ledere på daginstitutionsområdet vil blive justeret. Ind til den nye procedure foreligger, efter planen i løbet af april 2011, skal den gamle procedure følges. Vær opmærksom på at oprettelse af afdelingslederstillinger kræver godkendelse af områdechefen og Kapacitetsstyring. Lønindplacering og løbende personaleadministration Lønindplacering og den løbende personaleadministration varetages af den/de administrative medarbejdere i klyngen efter aftale med klyngelederen og ledelsesteamet i klyngen. Det er klyngelederen der sammen med sit ledelsesteam skal se på, hvilke administrative ressourcer, der skal være til rådighed, samt hvordan og hvor de anvendes bedst. Udgangspunktet er, at der ikke skal udføres flere administrative opgaver end før den nye institutionsstruktur. Vær her opmærksom på at samlede årlige løntillæg på 18.000 kr. eller derover (31.3.00. niv) kræver godkendelse af områdechefen i dialog med HR- forhandling. Hvem kan afskedige medarbejdere i klyngen? Kompetencen til at afskedige er ikke decentraliseret til klyngeniveau. Dvs. at det er Børne- og Ungdomsforvaltningen (Områdechefen) der træffer afgørelse i forbindelse med en eventuel afsked. Klyngelederen har kompetence til at indstille til afsked i forhold til medarbejdere/ledere i klyngen og i klyngens enheder. 6

Pædagogiske ledere har, som del af ledelsesteamet i klyngen, kompetence til at indstille medarbejdere i egen enhed til afsked til klyngelederen. Det er klyngelederen, der har den endelige kompetence til at indstille til afsked overfor Børne- og Ungdomsforvaltningen. Indstilling om afsked sendes til Serviceindgang (Service 0-5), som varetager sagsbehandlingen på vegne af Områdechefen (partshøring, varsel mv.). En afsked skal altid være sagligt begrundet i enten medarbejderens forhold (eks. sygefravær) eller arbejdsgivers forhold (eks. arbejdsmangel). En saglig afsked forudsætter et dokumenteret sagsforløb. En usaglig afsked vil kunne udløse en økonomisk godtgørelse til medarbejderen som skal finansieres inden for klyngen. Service 0-5 rådgiver og vejleder ledelsesteamet i klyngen om personalesager og inddrages inden en eventuel indstilling om afsked. Tjenstlige samtaler Det er klyngelederen som har kompetencen til at afholde tjenstlige samtaler med samtlige medarbejdere i klyngen. Herudover afholder klyngelederen omsorgssamtaler for de medarbejdere som denne har direkte personaleansvar for (administrativt personale, gårdmænd, rengøring) Omsorgssamtaler i forbindelse med sygefravær mv. afholdes af den pædagogiske leder for medarbejdere i egen enhed. Læs mere på opgaveportalen Værktøjer til medarbejdersamtaler om fravær og tjenstlige samtaler Håndtering af personalesager: Se opgaveportal/løn og Personale/ Personalesager Ansættelse af medarbejdere: Se opgaveportal/løn og Personale/Ansættelse af medarbejdere Fratrædelse af medarbejdere: Se opgaveportal/løn og Personale/ Fratrædelse af medarbejdere Uansøgt afsked: Se opgaveportal/løn og Personale/ Personalesager 1.3. Rammer for at flytte personale mellem enheder Rammerne gælder for både pædagogisk, administrativt, køkken samt teknisk personale. Vær dog opmærksom på, at nogle gårdmænd og rengøringsmedarbejdere er ansat i gårdmandskorpset og rengøringssektionen - og kompetencen til udlån ligger derfor ikke i klyngen. Klyngelederen har i samarbejde med ledelsesteamet mulighed for flytning af personale, inden for de retningslinjer, der er vedtaget politisk. Det vil i den ny klyngestruktur være muligt at udnytte det pædagogiske personale mere effektivt, ved f.eks. at personalet i én enhed vil kunne indgå i vikarfunktioner i en anden. Det er en ledelsesopgave at arbejde på at sikre et stabilt voksenmiljø omkring børnene i den ny struktur, på samme måde, som det var tilfælde i den gamle institutionsstruktur. 7

Udlån defineres som en midlertidig ændring af tjenestested for den enkelte medarbejder begrundet i forvaltningens behov for omfordeling af arbejdskraften. Udlån vil typisk ske inden for den enkelte klynge og kan inddeles i 3 kategorier: Akut behov for arbejdskraft på andet tjenestested o Forvaltningen foretager indtil videre ikke udlån baseret på akut behov, hvor medarbejderne samme dag skal gøre tjeneste på andet tjenestested. Midlertidigt udlån i en længere periode o Fx 5 måneders udlån af en erfaren medarbejder til et tjenestested med behov for erfaringsmæssig stabilitet eller udlån som følge af langtidssygemelding på andet tjenestested. Sommerlukket o Det er politisk besluttet, at der med virkning fra 2011 indføres sommerlukket på institutioner i 0-9 års området i uge 29-30. Der skal dog være et alternativt pasningstilbud til forældrene under sommerlukningen. Det alternative pasningstilbud koordineres som udgangspunkt indenfor den enkelte klynge eller område og der vil derfor være medarbejdere, som i perioden skal være i tjeneste på et andet tjenestested end sædvanligt. (Læs mere på opgaveportalen under lukkedage: Vejledning om lukkedage og sommerlukket Følgende enheder er undtaget for sommerlukning: Specialinstitutioner er ikke omfattet af lukkedage. Basispladser er ikke omfattet af lukkedage. I enheder med basispladser, er det kun basispladsdelen, der ikke er omfattet af lukkedage. Den resterende del af institutionen er omfattet af bestemmelserne om lukkedage. Basispladser kan holde lukkedage, hvis ingen af familierne har behov for pasning. Enheder med weekendåbent og den døgnåbne enhed Vartov er ikke omfattet af lukning i ugerne 29 og 30. For 10-18 års klubtilbud gælder det, at: Der må afholdes op til 10 lukkedage om året Klubber har ikke et lovpligtigt krav om at stille alternativ pasning til rådighed. Men i Københavns Kommune er det besluttet i forbindelse med Sikker By, at der i hvert område skal ske et koordinering af en indsats til unge, Specialinstitutioner og basispladser er ikke omfattet af lukkedage. De enheder, der ikke er omfattet af sommerlukket, modtager ikke særlig kompensation for denne besparelse, da enheden indgår i en klynge, hvor en eller flere enheder skal holde åbent for at sikre alternativ pasning. Ændring af tjenestested Forvaltningen kan ændre tjenestestedet for den enkelte, da alle medarbejdere i forvaltningen har hele Københavns Kommune, som ansættelsesområde. Ansættelsesområdet fremgår af den enkelte medarbejders ansættelsesbevis. 8

Ændring af tjenestested betragtes som udgangspunkt ikke som en væsentlig stillingsændring, men kan konkret vise sig at være det for den enkelte medarbejder. En væsentlig forøgelse af transporttiden vil således kunne begrunde en konkret væsentlig stillingsændring. Udlån indenfor klyngerne vil minimere eventuelle forøgelser af transporttid. Der er ikke krav om et specifikt varsel om udlån overfor medarbejderen, men medarbejderen skal underrettes i rimelig tid. 1.4. Administrativt personale: Rengøring, gårdmænd og køkkenmedarbejdere Klyngelederen er direkte personaleansvarlig for det teknisk administrative personale ansat i klyngen, dog ikke køkkenmedarbejdere. Administrativt personale Det er ledelsesteamet i klyngen, som består af klyngelederen og de pædagogiske ledere, som skal aftale den konkrete arbejdsdeling i forhold til administrationen og dermed placering af opgaveløsningen. Det er ligeledes dem, der skal se på, hvilke administrative ressourcer, der skal være til rådighed, samt hvordan og hvor de anvendes bedst. Udgangspunktet er, at arbejdet med administrative opgaver skal samles og effektiviseres, så der bliver mere tid til, at ledelsen kan arbejde med det pædagogiske indhold. Rengøring Det er klyngelederens ansvar at indgå aftaler om rengøring i enhederne i klyngen. Oplysninger om valg af rengøringsleverandør i henhold til indkøbsaftalerne kan ses i RAKAT og SKI. Gårdmænd Det er klyngelederen, der står for organisering af gårdmandsarbejdet i klyngen. Man kan vælge at ansætte gårdmænd direkte i klynger eller at benytte sig af BUFs gårdmandskorps. Gårdmandskorpset er opdelt i team, der servicerer de forskellige områder/bydele. Hvert team har en koordinator, som sørger for planlægning af opgaverne og sikrer opgaveløsning ved sygdom og ferie. Samtidig fungerer han som kontaktperson mellem de enkelte gårdmænd, centralforvaltningen og enhederne. Køkkenmedarbejdere Den pædagogiske leder er direkte personaleansvarlig for køkkenmedarbejdere, på samme vis som for det pædagogiske personale i enheden. Ledelsesteamet i klyngen er ansvarlig for at muliggøre sparrings- og samarbejdsmuligheder mellem køkkenmedarbejderne i klyngen. 9

1.5. Pædagogiske lederes børnetid Et af formålene med indførelse af den nye institutionsstruktur er at reducere den samlede tid, som bruges på ledelse, især den administrative ledelse i enhederne. De pædagogiske ledere skal i gennemsnit indgå i det pædagogiske arbejde med børn på stuerne med 11 timer pr. uge og dermed bruge færre timer på kontoret og i møder. De 11 timer er et gennemsnit for pædagogiske ledere over hele byen. 1.6. Personalepolitikker, SU, TR mv. Se også den kommende Politik og Principsamling, som er klar til politisk vedtagelse i juni 2011. Tema: MUS Klyngeleder afholder årlig LUS med pædagogisk ledere Klyngeleder afholder årlig MUS med teknisk og administrativt personale knyttet til klyngen Pædagogiske ledere afholder årlig MUS med medarbejdere på egen enhed Alle ledere og medarbejdere skal have en personlig udviklingsplan, som laves som en konklusion på MUS/LUS Læs mere på opgaveportalen: Løn og personale/mus Tema: Arbejdsmiljøorganisation og APV Klyngelederen er formand for arbejdsmiljøudvalget og skal sikre indsatsen for et godt og sundt arbejdsmiljø, herunder gennemførelse af lovpligtig APV. Pædagogisk leder skal sikre et godt fysisk og psykisk arbejdsmiljø i enheden, og er daglig sikkerhedsansvarlig i enheden. Læs mere på opgaveportalen: Bygninger og Arbejdsmiljø/APV Bygninger og Arbejdsmiljø/Arbejdsmiljørepræsentanter Tema: Samarbejdsorganisationen Børne- og Ungdomsforvaltningen har udarbejdet et forslag til en ny struktur for samarbejdsorganisationen. Oplægget skal endeligt vedtages af HSU i april 2011. Med udgangspunkt i samarbejdsreglerne skal samarbejdsudvalgene i den nye institutionsstruktur varetage følgende: Information og drøftelse If. 16 i Aftale om tillidsrepræsentanter, samarbejde og samarbejdsudvalg påhviler det ledelsen at informere om alle væsentlige forhold af betydning for institutionens arbejds- og personaleforhold. Tilsvarende påhviler det medarbejderrepræsentanterne at informere samarbejdsudvalget om synspunkter og forhold for medarbejderne, som er af betydning for samarbejdet. 10

Det drejer sig eksempelvis om information om institutionens budget og regnskab (således at der kan ske drøftelse af de elementer, der vedrører arbejds- og personaleforhold) arbejdsomlægninger (omlægninger/omfordeling af opgavevaretagelsen) rationaliseringsforanstaltninger udvikling og den forventede udvikling i institutionen og drøfte situationen, strukturen og den forventede udvikling med hensyn til beskæftigelse i institutionen samt om alle planlagte forventede foranstaltninger, navnlig når beskæftigelsen er truet og drøfte de beslutninger, som kan medføre betydelige ændringer i arbejdets tilrettelæggelse og ansættelsesforholdene, herunder beslutning om virksomhedsoverdragelse. Informationspligten handler om pligten til at holde medarbejderne informeret om de i 16 nævnte forhold, men hvor den pågældende leder jf. ledelsesretten efterfølgende træffer beslutning i den aktuelle/konkrete situation, dvs. at man skal sikre information forinden beslutning træffes. Medbestemmelse ved fastlæggelse af retningslinier Jf. 17 skal samarbejdsudvalget være medbestemmende med hensyn til fastlæggelse af retningslinier for arbejdsforhold og personaleforhold. Det drejer sig eksempelvis om medbestemmelse i forhold til fastlæggelsen af retningslinier for placering af den daglige arbejdstid og pauser fastlæggelse af arbejdsmetoder indretning af egnede arbejdslokaler ansættelser afskedigelser forfremmelser udformning og gennemførelse af introduktionsprogram. Medbestemmelsen handler om at medarbejderne skal være medbestemmende, når institutionen fastlægger retningslinier/politikker/principper for arbejdsforhold og personaleforhold, som beskrevet i 17 i Samarbejdsudvalgsbestemmelser. 1.7. Budgettildeling bevilling pr. klynge Der udmeldes én samlet bevilling til klyngen. Bevillingen dannes pr. klyngeenhed og består fortsat af en institutionsbevilling og en børnetalsafhængig bevilling. Der er således tale om en samlet bevilling til klyngen, som klyngelederen har ansvar for at fordele mellem enhederne via den interne budgetlægning. Klyngeleder vil af hensyn til overblikket have mulighed for at se, hvordan bevillingen er genereret pr. enhed på grund af pladsafregningen. Klyngelederen skal sikre, at der er en tilstrækkelig ensartet ressourcefordeling til hver af klyngens enheder. Samtidigt skal der være tilstrækkelig finansiering af fælles udgifter i klyngen til f.eks. uddannelse, ledelsesteamet, vikarer mm. 11

De pædagogiske ledere har ansvar for den økonomi, der er uddelegeret til pågældendes enhed og den daglige budgetoverholdelse Eksisterende økonomiske handleplaner fortsætter som udgangspunkt på de enkelte enheder, som de er indgået med. Det er klyngelederne, som er økonomisk ansvarlig, og derfor skal samarbejde med den øvrige forvaltning om at finde løsninger for de konkrete gældsproblematikker. Som regel vil gæld være opstået på baggrund af specifikke problematikker i den enkelte enhed, som skal løses lokalt for at skabe en varig løsning, selvom der fremover er tale om én samlet økonomisk bevilling for klyngen, som klyngelederen har ansvaret for at budgetlægge. Regnskabet aflægges på klyngeniveau. 1.8. Sommerferielukning / Lukkedage For 0-9 års dagtilbud gælder det, at: Der må afholdes op til 19 lukkedage om året Den 5. juni og den 24. december er obligatoriske lukkedage. På disse to dage er dagtilbuddet ikke forpligtet til at stille et alternativt pasningstilbud til rådighed. Dagene i ugerne 29 og 30 er obligatoriske lukkedage for 0-9 års området. I disse to uger er dagtilbuddet forpligtet til at stille et alternativt pasningstilbud til rådighed. De resterende op til 7 lukkedage er ikke obligatoriske og skal placeres på dage, hvor fremmødet af børn i forvejen er lavt. Lavt fremmøde defineres ved, at minimum 45% af det samlede antal børn forventes at være fraværende. Specialinstitutioner er ikke omfattet af lukkedage. Basispladser er ikke omfattet af lukkedage. I enheder med basispladser, er det kun basispladsdelen, der ikke er omfattet af lukkedage. Den resterende del af enheden er omfattet af bestemmelserne om lukkedage. Basispladser kan holde lukkedage, hvis ingen af familierne har behov for pasning. Enheder med weekendåbent og den døgnåbne enhed Vartov er ikke omfattet af lukning i ugerne 29 og 30. Anvisning af pladser i uge 29 og 30 Der anvises ikke børn til enheder, der holder sommerferielukket medmindre det ellers vil være brud på pasningsgarantien Enhederne skal planlægge indskrivningen, så børnene har mindst en uge i enheden før enheden holder sommerferie. For 10-18 års klubtilbud gælder det, at: Der må afholdes op til 10 lukkedage om året Klubber har ikke et lovpligtigt krav om at stille alternativ pasning til rådighed. Men i Københavns Kommune er det besluttet i forbindelse med Sikker By, at der i hvert område skal ske et koordinering af en indsats til unge, Specialinstitutioner og basispladser er ikke omfattet af lukkedage. 12

Læs mere på opgaveportalen: Pædagogiske rammer/lukkedage Vejledning om lukkedage og sommerlukket 1.9. Økonomiske handleplaner Hvis der er konstateret et merforbrug på mellem 0-2 procent i klyngen afvikles dette indenfor ét år. Det samme gælder for merforbrug under 100.000 kr. uanset procentandel. Der skal ikke udarbejdes handleplan for merforbrug, der ligger under disse rammer. Ansvaret for at afvikle gælden ligger hos den enkelte klynge. Ved merforbrug over 2 procent eller 100.000 kroner, skal der udarbejdes en handleplan i samarbejde med området. Den maksimale periode der kan afdrages i er på 4 år. Læs mere: Opgaveportalen/Budget og Økonomi/Intern Budgetlægning Budgetvejledningen 2011. 1.10. Åbningstid og weekendåbent Reglerne for åbningstid er uændrede. Forældrebestyrelsen i klyngen/den selvejende instiution fastlægger åbningstiden indenfor åbningstidsintervallet 48-55 timer om ugen. Åbningstiden fastlægges pr. enhed i klyngen. Kompetencen omkring den enkelte enheds samlede åbningstid længde ligger hos den samlede forældrebestyrelse i klyngen, da det er klyngelederen, der har ansvaret for den samlede økonomiske fordeling imellem enheder i klyngen. Det er dog det enkelte forældreråd, der kan tage beslutning om de konkrete åbne - og lukketidspunkter indenfor den fastsatte åbningstid. Se regler om ændringer i åbningstiden her på Opgaveportalen. Udvidet åbningstid Hvis der ønskes en ændring i åbningstiden for enheder med udvidet åbningstid skal der ansøges herom i Kapacitetsstyring. Baggrunden er, at det er et politisk besluttet serviceniveau, at kommunen har et vist antal enheder med udvidet åbningstid og weekendåbent. Det er forvaltningens opgave at sikre at BUF lever op til de politiske beslutninger. Forældre kan skrive deres barn på venteliste til en enhed med udvidet åbningstid og få anvist plads i overensstemmelse med sin anciennitet. Børn fra andre enheder i klyngen kan ikke gøre brug af den udvidede åbningstid. Weekendåbne institutioner anvisning og brug af disse Hvis en enhed med weekendåbent ønsker at ændre i åbningstiden, skal der ansøges om ændringen i Kapacitetsstyring. 13

Baggrunden er, at det er et politisk besluttet serviceniveau, at kommunen har et vist antal enheder med udvidet åbningstid og weekendåbent. Det er forvaltningens opgave at sikre at BUF lever op til de politiske beslutninger. Alle børn i Københavns Kommune kan benytte sig af de weekendåbne enheder i weekenden, hvis begge forældre har dokumenteret behov for weekendpasning, også selv om børnene på hverdage bliver passet i et dagtilbud, der ikke har weekendåbent. Hvis børn fra én enhed i klyngen har brug for pasning i weekenden i en anden enhed i klyngen med weekendåbent, skal barnet skrives op i Pladsanvisningen og have anvist plads herfra, før pladsen kan benyttes. Læs mere: Hvidbog for anvisningsregler for ½-2 år Hvidbog for anvisningsregler for 3-5 år 1.11. Ansvarsdeling i pædagogiske forhold Der er et politisk ønske om at bevare den pædagogiske mangfoldighed på institutionsområdet i den nye institutionsstruktur. Det er således klyngelederens opgave at udstikke rammer, som giver rum til den ønskede mangfoldighed. Klyngelederen har det overordnede strategiske ansvar, mens den pædagogiske leder har ansvaret for at udmønte de overordnede strategier og principper, så der sikres en høj kvalitet i det pædagogiske arbejde. Den arbejdsdeling understøttes af rammerne for arbejdet med de pædagogiske læreplaner. Der skal udarbejdes et sæt af fælles principdel, som udarbejdes på klyngeniveau. Principperne skal gælde hele 0-13 års område, samt et sæt af principper for læreplansarbejdet på 0-5 års området. Hver enkelte enhed udarbejder en læreplan, som forholder sig til klyngens principper for arbejdet med pædagogiske læreplaner. Klyngelederen er overordnet ansvarlig for udarbejdelsen og arbejdet med principperne for det pædagogiske arbejde i klyngen. Den pædagogiske leder er ansvarlig for enhedens pædagogiske læreplan. Klyngelederen skal samarbejde med forældrebestyrelsen om principperne for det pædagogiske arbejde i klyngen. Den pædagogiske leder skal inddrage forældrerådet i udarbejdelsen af enhedens pædagogiske læreplan. Klyngelederens og de pædagogiske lederes opgaver indenfor den pædagogiske faglighed: Klyngelederen skal sætte overordnet ramme og retning for det pædagogisk-faglige arbejde i klyngen sikre overordnet sammenhæng for børnene ved overgange fra f.eks. børnehave til fritidshjem. 14

Den pædagogiske leder skal sikre den faglige udvikling hos den enkelte medarbejder, så enheden som helhed har de nødvendige faglige kompetencer til at opfylde sine mål skal skabe helhed i børnenes hverdag ved at samarbejde med relevante samarbejdspartnere omkring børns overgange er ansvarlig for at udmønte de pædagogiske visioner, som fremgår af den pædagogiske læreplan og for serviceniveau i enheden er ansvarlig for ledelse af faglige projekter i den enkelte enhed er ansvarlig for anvendelse og udvikling af relevante metoder til at dokumentere og evaluere enhedens indsatser i forhold til børnene Implementering af ansvarsdelingen Der vil naturligt opstå en række spørgsmål om fordeling af opgaver, ansvar og kompetencer i klyngeledelsesteamet i opstartsfasen. På mange områder er det en vigtig opgave for klyngeledelsesteamet, med klyngelederen for bordenden, at få oparbejdet hensigtsmæssige rutiner på områderne. Forvaltningen vil være med til at løse de dilemmaer som opstår. Arbejdet med at etablere en hensigtsmæssig kompetencefordeling vil indgå i evalueringen af den nye institutionsstruktur, som gennemføres om et års tid. 15

2. Forvaltningsperspektivet: mellem forvaltning og klynge 2.1. Busordninger Busser tilknyttes den enkelte enhed og kan som udgangspunkt ikke flyttes mellem enheder i en klynge. Type bus Flytning af bus Udlån af bus Gæstebørn Minibus Ikke muligt Muligt Muligt Skovbus Ikke muligt Ikke mulig Muligt Rumlepotte Ikke muligt Ikke muligt Muligt Når der tages stilling til, om busser f.eks. kan lånes ud eller om der kan tages gæstebørn med skal der tages højde for følgende: Enhedens fysiske kapacitet Overordnet set er BUFs busordninger indrettet sådan, at enheder, på baggrund af busordningen, opnormeres til en normering, der som regel overstiger enhedens fysiske kapacitet. Enheden skal derfor sikre, at der er tilstrækkelig kapacitet den pågældende dag, hvis bussen skal anvendes til andet formål. Brugsretten (gælder skovbusser / rumlepotter) Børne- og Ungdomsforvaltningen er ejer af busserne, mens navngivne enheder er bruger af bussen. Det fremgår af registreringsattesten. Det er kun brugeren af bussen, der må køre bussen. Læs mere: Vejledning om tilladelsesfri buskørsel på www.fstyr.dk Tilladelse fra forældre Der skal altid indhentes tilladelse fra forældrene til at transportere børn i bus. Gæstebørn og chauffører I særlige situationer fx ved ferie, hvor der er færre børn i den enhed, der har bus, kan der komme børn fra andre enheder i klyngen på besøg i skovbussen/rumlepotten, hvis der er ledige pladser. Chauffører fra andre enheder i samme klynge kan køre bussen i nødstilfælde. Der skal dog være ansatte fra enheden, hvor rumlepotten er tilknyttet, til stede i bussen for at overholde lovgivningen. Udlån af minibus Med hensyn til minibusser, er der ikke de samme restriktive begrænsninger, som i tilfældet med Skovbusser og Rumlepotter. Minibusser kan således godt lånes ud til en anden enhed i klyngen. 16

Hvis der sker noget under kørslen, er det enhedens ansvar at stå for selvrisikoen inden for egen budgetramme. Selvrisikoen er i 2010-priser 7.000 kr. Læs Københavns Kommunes Moterkøretøjsforsikring her Det er besluttet, at minibussen ikke må udlånes til tredje mand, selv om det er lovligt i forhold til færdselsstyrelsens regler. Det skyldes, at det økonomiske ansvar kan falde tilbage på forvaltningen. Forvaltningen kan kun tage ansvar for de ansatte samt børn (og evt. forældre, der er med barnet på indkøring) ikke for evt. tredje mand. Udflytterbusser Udflytterbussen er tilknyttet én bestemt enhed, og bussens størrelse er fastsat ud fra den enkelte enheds normering. Hver rute har været i EU-udbud, og der er på den baggrund fastsat en pris, som der udmeldes budget efter. Der må ikke bestilles en større bus og dermed påføre kommunen en ekstraudgift. Er der behov for en større bus, skal det godkendes af Kapacitetsstyring, og ruten skal i et nyt EU-udbud, som kun Koncernservice må gennemføre. Børn fra andre enheder med som gæster, hvis der er plads? Hvis der er ledige pladser i bussen, må børn fra andre enheder i klyngen gerne komme med, men alle børn skal samles op ved udflytterinstitutionens opsamling. Bussen må ikke køre rundt til andre enheder for at hente børn, da det ligger ud over den kontrakt, der er indgået med vognmanden, og som dermed vil fordyre transporten. 2.2. Ledelsesmodel og ledelsesopgaven Børne- og Ungdomsudvalget vedtog i november 2010 en ny styringsmodel for BUF: Dialogbaseret ledelse. Formålet er at forenkle processer, skabe overblik over rammer og retningslinjer, styrke selvforvaltningen og styrke ledelseskæden i forhold til at kunne følge de mål for økonomi og HR, som Økonomiudvalget har besluttet alle forvaltninger i Københavns Kommune skal leve op til. Dialogbaseret ledelse vil blive implementeret i løbet af foråret, hvor spilleregler, arbejdsprocesser og redskaber udvikles og indarbejdes. Formålet med dialogbaseret ledelse er: at afbureaukratisere ledelsesgerningen og frigøre tid til et bedre ledelsesrum som afleder mere kvalitet i kerneydelsen at skabe overblik over ledelsesopgaver og ledelsesansvar at sikre en regelmæssig opfølgning gennem dialog med klynger og enheder at forebygge at der i fremtiden kommer færre skoler og institutioner på handleplaner at sikre forebygge, at elementerne i politik for økonomistyring og ledelsesansvar skal anvendes at sikre at BUF kan fastholde en styringsmodel, som er funderet på tillid og dialog. 17

Den dialogbaserede ledelsesmodel skal bidrage til at tydeliggøre, hvad den lokale leder kan forvente af hjælp fra sin områdechef og fra forvaltningen. F.eks. er forvaltningen forpligtet til at stille alle relevante og nødvendige redskaber til rådighed for de lokale ledere, ligesom forvaltningen også er hovedansvarlig for at tilrettelægge, levere og forklare de rammer, der gør det muligt for lederne i klyngerne at have mest mulig fokus på kerneydelsen. Min lederside Som støtte til den daglige administrative ledelsesopgave og den løbende dialog, er der ved at blive udarbejdet et nyt digitalt ledelsesværktøj: Min lederside, som vil blive implementeret til september 2011. Min lederside er en individualiseret hjemmeside, som er målrettet den enkelte leder. Udover ugepakke, opgaveportal, nyttige links til værktøjer og selvbetjeningsløsninger vil siden også indeholde måltal, som visualiserer den enkelte klynges/enheds udvikling, så lederen kan gribe ind i tide, hvis udviklingen er uhensigtsmæssig. Sideløbende med etableringen at Min lederside, vil de eksisterende it-baserede administrative værktøjer blive gennemgået for at sikre en sammenhæng mellem opgave- og rollefordelingen i klyngerne og de værktøjer som tilbydes institutionerne. Målet er, at Min lederside bliver lederens primære indgang til administrative opgaver, opfølgning, rapportering og informationssøgning. Dermed forenkles det administrative arbejde, når der skabes sammenhæng både i tilgangen til værktøjerne og anvendelsen af tal om fx sygefravær. 2.3. Pladsafregning og tomme pladser Pladsafregning vil fremover foregå i 2 niveauer eller 2 trin. Anvisning i klynger sker til den enkelte enhed og merindskrivningsaftaler mv. indgås på enhedsniveau. Derfor vil pladsafregningens første trin ligeledes ligge på enhedsniveau. Der vil blive afregnet på baggrund af antal indskrevne børn i klyngeenheder i perioden 1. oktober til 30. september året efter. Dvs. at pladsafregningen tager udgangspunkt i anvisningsenheden. Det forventes, at institutionens ledelse går enhedernes betalingslister igennem hver måned. Da klyngen har fælles økonomi vil de enkelte afregningsresultater herefter blive beregnet til et fælles afregningsresultat for klyngen. Det er klyngelederen, som er ansvarlig for, at personalenormeringen på den enkelte enhed er pædagogisk forsvarlig i forhold til antallet af indskrevne børn. Nedenstående model er et afregningseksempel med en klynge med 4 enheder: 18

Klyngens endelige afregning: 175.000 kr A f r e g n i n g s n i v e a u 2 17 175.0005.000 kr kr Enhedsresultat: 100.000 kr Enhedsresultat: -75.000 kr Enhedsresultat: 0 kr. (balance) Enhedsresultat: 150.000 kr A f r e g n i n g s n i v e a u 1 27 275.0005.000 kr kr Integreret Rå belægning før afregning: + 150.000 kr 100 t. kr regel Integreret Rå belægning før afregning: -75.000 kr 100 t. kr regel Frit./KKFO Rå belægning før afregning: + 50.000 kr Børnehave Rå belægning før afregning: + 150.000 kr 100 t. kr regel & Merindskrivni ngsaftale på I forbindelse med pladsafregningen, vil der være en særskilt pladsafregning for frokost, da denne del ikke længere indgår i pladsprisen. Budgetterne opdateres i november eller senest i december. 2.4. Optag merindskrivning og normeringsændringer Optag Det er klyngelederens ansvar at bestille nye børn hos pladsanvisningen eller delegere opgaven til den enkelte enhed i klyngen. Indskrivning af nye børn bør ske i overensstemmelse mellem klyngelederen og den pædagogiske leder. Uanset hvem af de to der bestiller børn, anser pladsanvisningen bestillingen for gyldig. Er der efterfølgende uenighed må det klares internt i klyngen. Forældrene skal ansøge om optag til det enkelte dagtilbud. Dette gøres ved at udfylde et ansøgningsskema, enten digitalt over nettet eller en papirversion. Det er kun pladsanvisningen, der kan anvise pladser, og det sker alene på baggrund af de konkrete ventelister til de enkelte dagtilbud. Personale i enheden kan evt. vejlede om, hvornår de forventer at få ledige pladser, men de kan ikke udtale sige om, hvilket barn der tilbydes næste ledige plads eller love noget i forhold til en konkret forældrehenvendelse. Enheden må henvise forældrene til pladsanvisningen. 19

Ønsker forældrene, at barnet skal skifte venteliste eller enhed (efter indmeldelse) til en anden enhed i klyngen, skal barnet skrives op på ny med ny anciennitet. Dette gælder også ved skift mellem to enheder, som ikke er i klynge. Læs mere om anvisningsregler. Hvidbog for anvisningsregler for ½-2 år Hvidbog for anvisningsregler for 3-5 år Merindskrivning Klyngelederen kan i samarbejde med ledelsesteamet beslutte merindskrivning. Beslutning om merindskrivning berører både klyngeledernes og de pædagogiske lederes ansvarsområder: klyngelederen har det fulde økonomiske ansvar, mens de pædagogiske ledere har ansvar for at vurdere den pædagogiske forsvarlighed i enheden. I alle 0-5 års enheder er der mulighed for at have en merindskrivning uden forudgående aftale op til 100.000 kr. Midlerne tilføres først klyngen ved regnskabets afslutning. Enheder, der ligger på Amager, Indre By/Christianshavn/Østerbro og Vesterbro-Kongens Enghave, behøver ikke at indgå midlertidige merindskrivningsaftaler for 0-5 års pladser i budgetperiode 2011. Her er der fri merindskrivning for at sikre pasningsgarantien. I områder med fri merindskrivning kan der bestilles børn efter samme princip som ved almindelig anvisning ved ledige pladser. Pladsanvisningen kan også kontakte klyngelederen og eventuelt aftale at få indskrevet ekstra børn, hvis der er behov for dette. I områder uden fri merindskrivning kontaktes INFO-team / Kapacitetsstyring og der kan evt. indgås en merindskrivningsaftale. Normeringsændringer Drøftelser af forslag om normeringsændringer sker i dialog mellem ledelsesteamet i klyngen, områdechefen og forvaltningen (Kapacitetsstyring, Drift og Anlæg). Ønsker man omnormering af en enhed i klyngen skal klyngelederen tage kontakt til Kapacitetsstyring. Kapacitetsstyring vurderer, om forslaget er i overensstemmelse med den aktuelle behovsprognose for området og set på hele byen. Der foretages samtidig en vurdering af økonomien i forslaget. På denne baggrund godkender eller afslår Kapacitetsstyring normeringsændringen. Kræver et forslag ombygning ud over almindelig montering skal der tages kontakt til Drift og Anlæg. Dette sker ved at udfylde blanketten på denne side: Vi bygger Drift og Anlæg vurderer om et forslag kan gennemføres, om der er en realistisk anlægsøkonomi og om forvaltningen kan finde finansiering hertil. 2.5. Procedure for sammenlægninger Flere enheder i klyngen kan under visse forudsætninger sammenlægges så, der er fælles anvisning til en sammenlagt enhed: 20

Normering Ved fælles anvisning får enheden en samlet normering. For at kunne have fælles anvisning skal enhedens normering være således, at børn kan garanteres overgang fra vuggestue til børnehave (højest 40% vuggestuepladser/minimum 60% børnehavepladser). Fysisk beliggenhed For at kunne have fælles anvisning skal enhedens bygninger ligge i nærheden af hinanden dvs. en afstand på max. 1.000 m. Det er politisk vedtaget, at der ikke må være vandrebørn.. Derfor kan børn ikke flyttes mellem enhederne på daglig basis, men skal have en fast base i et af husene. Enheden kan fx være opdelt med vuggestue på en adresse og børnehave på en anden. Der er fælles anvisning til en enhed med udflytterbørnehave. Børnene skal møde på samme adresse, og de, der skal i udflytterdelen, vil blive transporteret med bus fra punkt A til B. Forældrebestyrelse Der er ét forældreråd i den sammenlagte enhed. Overblik over sammenlægning af kommunale enheder til en fælles anvisning. Kommunal med én ledelse og fælles anvisning Budget til klyngen En pædagogisk leder Et forældreråd En samlet normering for den sammenlagte enhed Den sammenlagte enhed kan være beliggende på flere adresser med max. 1000 m imellem Der er desuden muligheder for at lægge enheder sammen uden fælles anvisning, med en fælles ledelse af de sammenlagte enheder. Den sammenlagte ledelse består i udgangspunktet af en pædagogisk leder og en afdelingsleder. 21

3. Borgerperspektivet 3.1. Anvisning, herunder aftaler om merindskrivning Anvisning sker i den nye institutionsstruktur stadig til den enkelte enhed, dvs. de gamle institutioner. Derfor skal kommunens forældre i almindelighed først og fremmest forholde sig til netop den enhed, hvor deres barn er indmeldt. Der vil dog være situationer, hvor forældrene vil opleve sit barns enhed som del af et ledelsesmæssigt og organisatorisk netværk. Klyngelederen har det overordnede ansvar for indskrivning af børn, mens den løbende kontakt med pladsanvisningen kan være delegeret til de pædagogiske ledere, der samtidig har ansvar for overholdelse af kvadratmeterkrav i enheden. Indskrivning af nye børn bør ske i overensstemmelse mellem klyngelederen og den pædagogiske leder. Uanset hvem af de to, der bestiller børn, anser pladsanvisningen bestillingen for gyldig. Er der efterfølgende uenighed, må det klares internt i klyngen. Ønsker forældrene, at barnet skal skifte venteliste eller enhed (efter indmeldelse) til en anden enhed i klyngen, skal barnet skrives op på ny med ny anciennitet i pladsanvisningen. Det gælder også ved skift mellem to enheder, som ikke er i klynge. Børn kan ikke flyttes mellem enheder i klyngen, medmindre forældre ønsker dette og ansøger pladsanvisning herom efter gældende regler. 3.2. Forældreindflydelse Børne- og Ungdomsudvalget vedtog den 23. juni 2010 de overordnede rammer for forældreindflydelsen i den nye institutionsstruktur på dagtilbudsområdet. Rammerne er, at der i klyngen (som selvstændig juridisk enhed) oprettes en forældrebestyrelse efter dagtilbudsloven. Forældrebestyrelsen skal have de kompetencer, som beskrives i dagtilbudsloven og som kendetegner de hidtidige forældrebestyrelser på institutionsniveau. Derudover oprettes der et forældreråd i hver enhed. Proces Der udarbejdes ny standardvedtægt og pjece om forældrebestyrelsesarbejdet, som publiceres ultimo april 2011. Frokostvalg Den pædagogiske leder har ansvar for, at der gennemføres frokostvalg i enheden. I kommunale enheder er det et simpelt flertal af forældrene i hver enhed der for en 2 årig periode beslutter, om der skal være frokost i enheden. Forældrerådet bistår lederen med at gennemføre valget. Forvaltningen udsender dette som en opgave til den pædagogiske leder, når tiden for valget nærmer sig. De ny forældrebestyrelser på klyngeniveau skal vælges i løbet af april og maj måned 2011. 22

3.3. Sommerferielukning og lukkedage (Forældreperspektiv): Alle enheder for børn 0-9 år kan afholde op til 19 lukkedage. De 12 af lukkedagene er obligatoriske og skal placeres d. 5. juni (Grundlovsdag) og d.24. december (Juleaftensdag) og i ugerne 29 og 30. De sidste 7 lukkedage kan placeres på dage, hvor fremmødet af børn i forvejen er lavt, dvs. under 45 pct.. Placering af lukkedage lavt fremmøde Der må kun holdes afholdes lukkedage på dage med lavt fremmøde det vil sige på dage, hvor mange forældre i forvejen holder fri. Det kan f.eks. være mellem jul og nytår eller på den indeklemte fredag efter Kristi Himmelfartsdag eller i andre ferieperioder. I Københavns Kommune defineres lavt fremmøde ved at mere end 45 % af børnene i enheden forventes at være fraværende. Det er klyngen der i samarbejde med forældrebestyrelsen vurderer, hvornår der er tale om et forventet lavt fremmøde. Vurderingen skal være saglig, og skal afspejle forældrenes reelle pasningsbehov. Alternativ pasning Når enheden holder lukkedage, skal kommunen stille et alternativt pasningstilbud til rådighed, hvis familien har behov for det. Pligten til at stille alternativ pasning til rådighed gælder ikke, når dagtilbuddet holder lukket den 5. juni og den 24. december. Som udgangspunkt vil børnene blive tilbudt alternativ pasning i en anden enhed i jeres klynge, men børnene kan også blive tilbudt pasning i en anden nærliggende institution / enhed. Koordineringen af tilbuddet om alternativ skal ske på baggrund af følgende principper: Alle børn med behov skal tilbydes alternativ pasning. Så få børn som muligt skal passes nye steder Der skal som udgangspunkt være en for barnet kendt voksen tilstede i det alternative pasningstilbud. Arbejdsmiljøreglerne skal kunne overholdes Den eller de enhed/er, der modtager børnene, skal rumme faciliteter tilpasset børnenes behov. Der skal tilrettelægges aktiviteter, der passer til de aldersgrupper, der er til stede. Hvis f.eks. fritidshjemsbørn passes i en børnehave, kan der planlægges særlige aktiviteter for dem, som ture ud af huset el. lign. Børn, der kommer fra en enhed, hvor man har tilvalgt frokostordning, have tilbudt frokost Særligt om sommerlukket Forældrene skal senest 1. marts have meldt deres pasningsbehov i sommerferieperioden ind. De skal orienteres skriftligt om hvilke enheder i klyngen, der holder åbent i uge 29 og 30. 23

Når der tilbydes alternativ pasning i de to ugers sommerlukket, skal de børn, der kommer fra en enhed, hvor man har tilvalgt frokostordning, have frokost. Dette gælder uanset om den modtagende enhed har fravalgt frokostordning. Det er muligt at købe vikarmad hos kommunens private leverandør, hvis der ikke er en madordning i den modtagende enhed. Børn, der er indmeldt i en enhed, hvor der ikke serveres mad, skal medbringe madpakke i uge 29 og 30, også selvom de eventuelt passes i en enhed, hvor der til dagligt serveres frokost. Det er op til den enkelte klynge, hvordan man ønsker at organisere dette. Læs mere på opgaveportalen: Pædagogiske rammer/lukkedage 24