Side nr. 23 Referat af bestyrelsesmøde 22. marts 2012 Tilstede: Bestyrelsen: Afbud fra: Administrationen: Vicky Jensen Morten Glud Ulla Asmussen Erling Sørensen Chris Cully Birthe Blach Irene Madsen Graver Lis Fræer Nielsen Ole Frederiksen Børge Skovsende Peter Michelsen Erik Jensen Hans Munk Lars Hamrum Mødets dagsorden: 1. Protokol 2. Organisationssager 3. Administrationssager 4. Afdelingerne 5. Byggesager 6. Udvalg 7. Forskelligt 8. Næste møde Til dagsordenen forelå sagsliste, hvortil der var følgende tilføjelser: 2.19 AarhusBo. 2.20 Møde med rådmanden. 4.1 Afd. 29 - Sabro Vænge. 4.2 Afd. 47 - Oldjordsvej. Side nr. 24
Side nr. 24 Ad 1 Protokol Protokol fra bestyrelsesmødet, den 1. marts 2012 godkendtes. Ad 2 Organisationssager 1. Postliste. Ingen sager til forelæggelse. 2. LBF-info nr. 560 Emne: Indberetning af ledige boliger pr. 1. marts 2012. 3. LBF-info nr. 561 Emne: Skimmelsvamp. 4. LBF-info nr. 562 Emne: Idræt i udsatte boligområder. 5. LBF-info nr. 563 Emne: Login til driftsstøttesystemet. 6. Hjemmeside. Direktøren orienterede om arbejdet med opbygning af hjemmesiden, som er under løbende udarbejdelse. Seneste færdiggjorte afdeling er afdeling 4. Referater fra bestyrelsesmøder i afdelingerne skal sendes elektronisk til Lene Gaardsted i administrationen, og vil efterfølgende bliver lagt på nettet uden redigering af administrationen. Den enkelte afdelingsbestyrelse skal fastlægge mødedatoer ved starten af året for møderne resten af året. Der skal afholdes mindst 4 møder om året og møderne skal ifølge lovgivningen offentliggøres. Det er tanken at der skal være mødereferater for 2 år tilgængelig på nettet for hver afdeling. Såfremt en afdeling måtte ønske dette, kan administrationen sørge for at ejendomsfunktionæren hænger en kopi af referatet op på opslagstavle i opgange eller vaskerier. Sagen angående brugen af navnet AlmenBo er ved at være løst og vi markedsfører os fremover med AlmenBo Aarhus. 7. Information til beboerne i AlmenBo Aarhus. Informationsudvalget har udsendt information for marts 2012. Er lagt på nettet. 8. Indkaldelse og information om valg af BLs repræsentantskab, bestyrelse og kredse. Der afholdes valgmøde i 5. kreds tirsdag, den 17. april 2012 kl. 19.00. Der skal vælges 1 repræsentant fra AlmenBo Aarhus. Chris Cully er udpeget, da han er med i diverse udvalg i forvejen. Vicky Jensen er udpeget som suppleant. Der blev omdelt indkaldelse og adgangskort. Fra administrationen deltager direktøren og administrationschefen. Side nr. 25
Side nr. 25 9. Oplæg til udbetaling af telefon-, internet- og kontorholdsudgifter. Direktøren forelagde oplægget og forespurgte om hvorledes bestyrelsen ønskede at fordelingen skulle være. Oplægget tager udgangspunkt i de regler, som man havde i det tidligere Fagbo. Det blev besluttet, at direktøren laver en skriftlig forretningsgang ud fra oplægget. 10. Indkøb af PC er til afdelingsformanden. Det blev besluttet, at hovedforeningen stiller et stk. PC til rådighed for afdelingsbestyrelsen i hver afdeling. 11. Henvendelse fra afdelingsformand til Tilsynet. Direktøren orienterede om at Tilsynet havde modtaget en henvendelse fra en afdelingsformand ved AlmenBo Aarhus, som var utilfreds med at der ikke blev oplyst navne på indflyttere i afdelingen. Direktøren havde svaret tilsynet, at vi af hensyn til tavshedspligten ikke oplyste navne på indflyttere. Tilsynet havde ingen kommentarer hertil. Det blev besluttet, at der skal gives besked til afdelingsformanden om hvornår et lejemål er genudlejet samt tilsendes kopi af indkaldelse til flyttesyn, men der skal ikke opgives navn på den nye lejer. 12. Dispositionsfond. Der blev forespurgt om administrationen kunne fremlægge en opgørelse over øjeblikkeligt indestående og en månedlig ajourføring med til- og afgange? Direktøren oplyste, at en sådan opgørelse kun kan lave én gang om året, først evt. ved årsskiftet næste år, kan der laves en opgørelse, men direktøren gjorde samtidig opmærksom på at hovedbestyrelsen får forelagt alle sager om tilskud fra dispositionsfonden til godkendelse, så hovedbestyrelsen er allerede orienteret. 13. Egen trækningsret i Landsbyggefonden. Der blev forespurgt om administrationen kunne fremlægge en opgørelse over bevilligede trækninger i Landsbyggefonden. Direktøren oplyste, at der vil blive fremlagt en kontooversigt, når der er brugt midler af egen trækningsret i Landsbyggefonden. 14. Administrationsbidrag. Der blev forespurgt om administrationen kunne fremlægge en oversigt for årene 2010 2013, regnskab for 2010-11 og budget for 2012-13, således man kunne se udviklingen på de enkelte omkostningsområder samt det faktiske administrationsbidrag pr. boligenhed. side 26
side 26 Direktøren oplyste, at hovedbestyrelsen havde fået forelagt og godkendt budget for 2012 på sidste bestyrelsesmøde, hvoraf administrationsbidraget fremgik. Hovedbestyrelsen havde tidligere besluttet, at der skulle ske en gradvis stigning af huslejen for at styrke henlæggelserne i de tidligere Fagbo afdelinger, hvor henlæggelserne er alt for lave, fremfor at sætte huslejen ned i en kort periode for at vise nedsættelsen af administrationsbidraget og så være tvunget til at hæve huslejen drastisk senere på grund af stigningen i henlæggelserne. Administrationsbidraget vil blive nedsat og dette vil komme til at fremgå af det budget, der fremsendes til beboerne. 15. Kontorbyggeri. Der blev forespurgt om administrationen kunne fremlægge et budget for byggeriet fordelt på relevante omkostningsgrupper. Direktøren oplyste, at dette ikke kan lade sig gøre, da der er tale om en total entreprise, som ikke kan deles op. 16. Henlæggelser. Der blev forespurgt om administrationen kunne fremlægge en oversigt, som viser de enkelte afdelingers henlæggelser. Direktøren oplyste, at dette vil fremgå af revisionsprotokollen og der vil til oktober efter budgetmøderne blive fremlagt en oversigt over huslejen pr. m2 i alle afdelinger. 17. Bestyrelsesansvar. Direktøren oplyste, at revisor holder øje med at reglerne herom bliver overholdt. Der er tegnet en ansvarsforsikring, således det enkelte bestyrelsesmedlem ikke bliver personlig ansvarlig, hvis bestyrelsen dummer sig. 18. Afdelingsjubilæum. Det blev besluttet, at der i tilfælde af jubilæum i en afdeling, ydes et tilskud fra hovedforeningen på kr. 100,00 pr. lejemål. 19. AarhusBo. Der er indkaldt til møde om AarhusBo den 2. maj 2012. Fra AlmenBo Aarhus deltager: Hans Munk, Vicky Jensen, Chris Cully, Irene Madsen Graver, Birthe Blach, Lis Fræer Nielsen og Børge Skovsende. side 27
side 27 20. Møde med rådmanden. Chris Cully orienterede om årsmøde mellem rådmanden og de almene boligorganisationer I Aarhus, som havde været afholdt den 12. marts 2012. Mødet havde været hurtigt overstået, kommunen har ingen midler at stille til rådighed for f.eks. den boligsociale indsats. Problematikken omkring henlæggelser tages op i kredsen. Hvis styringsdialogen skal have nogen mening, skal der være medvirken af en bred kreds af politikere. Ad 3 Administrationssager 1. Referat Udlejningsledergruppen. Ad 4 Afdelingerne 1. Afdeling 29 Sabro Vænge. Direktøren orienterede om afdelingens økonomi, som er meget dårlig samt om vedligeholdelsestilstanden i afdelingen, herunder manglende behandling af træværk, som ikke har været malet i 10 år. Direktøren fremlagde et forslag til en foreløbig løsning af sagen, som indebærer at der skal foretages behandling af træværk på bygninger og skure, i overslag for i alt kr. 1.200,000,00. Heraf skal bruges af afdelingens egne midler kr. 300.000,00 samt gives et tilskud fra Dispositionsfonden på kr. 900.000,00. Lejestigning til henlæggelser er kr. 25,00 pr. m2. Godkendtes. 2. Afdeling 47 Oldjordsvej 60 ungdomsboliger. Direktøren forelagde prisoverslag for renovering af elevator- og trappetårne, på i alt kr. 2.400.000,00. Heraf skal bruges af afdelingens egne midler kr. 800.000,00 samt gives et tilskud fra Egen trækningsret på kr. 1.600.000,00. Huslejen pr. m2 er kr. 764,07. Godkendtes. side 28
side 28 Ad 5 Byggesager 1. Afdeling 3.1 Åbenrågade. Direktøren orienterede om at byggesagen nu er afsluttet. 2. Afdeling 20 Lauritshøj etape 2. Direktøren orienterede om byggesagen. Tidsplanen overholdes. Indflytning forventes 15. september 1. oktober 2012. Umiddelbart herefter vil der blive afholdt afdelingsmøde for nedsættelse af afdelingsbestyrelse. 3. Administrationsbygningen. Direktøren orienterede om byggesagen. Der forventes indflytning på kontorerne ovenpå ca. 28. maj 2012. Ad 6 Udvalg 1. Informationsudvalget. Udvalget vil gerne have input fra den øvrige bestyrelse om emner, der skal informeres om. Informationerne skal også opsættes på opslagstavler og i vaskehuse i afdelingerne. Lene Gaardsted vil sørge for at sende ud til ejendomsfunktionærerne til ophæng. Hvis man bruger logo på diverse meddelelser i afdelingerne, skal der anføres afdelingsnummer, således man kan se at meddelelsen ikke kommer fra administrationen. Hvis man ønsker det, kan der bestilles et stempel med afdelingsnummer og logo, som betales af afdelingen selv Ad 7 Forskelligt Ad 8 Næste møde Næste møde afholdes: torsdag, den 19. april 2012 kl. 17.00. Mødet hævet. Lars Hamrum / Morten Glud sekretær mødeleder side nr. 29