Beretning for 2012 Efter rekordåret i 2011 med den største omsætning nogensinde måtte vi i 2012 erkende at 2011 var svært at leve op til, i alt fald rent økonomisk. I løbet af vinteren oplevede vi et godt billetsalg, som på mange måder lignede tidligere års vintersalg. Men da vi når hen til april maj går salget næsten i stå, der er langt fra samme fart på som tidligere år. Det gør os selvfølgelig noget nervøse, men vi håbede dog på at vejret ville arte sig, så salget ved døren kunne hente det hjem. Det lykkedes ikke helt, vi manglede 7 800 billetter for at nå vort budget. Det gik dog ikke helt så galt med salget i barerne, den omsætning ligner tidligere års salg. Der er flyttet omsætning de enkelte barer i mellem, er det køligt er det nok kaffebaren som trækker mere end feks Logobar med kolde drinks. Samlet set ser det rimeligt ud. Det ændrer dog ikke ved at vi ender ud med et underskud. Det kommer vi ind på senere når Henning gennemgår regnskabet. 2012 har dog på alle andre områder været en dejlig festival, godt musikprogram, afviklingen af selve festivalen gik særdeles godt. Vejret taler vi ikke om, det artede sig rimeligt. Opbygning og pladsindretning Især var vi spændte på hvordan vores nye indretning, hvor billetvogn og medhjælper tjekkinn var flyttet. Den nye billetvogn fik en størrelse så at den tidligere funktion i billetvogn kunne lægges sammen med medhjælper tjekinn. Vi har kun fået gode tilbagemeldinger om den sammenlægning fra publikum og medhjælpere som tjekkede ind. I løbet af festivalåret er der brugt rigtig mange arbejdstimer på pladsen og i Pillemark hos tømrer Arne Bager. Hos Arne fik vi lov at stå inden døre og bygge 2 skurvogne op helt fra bunden, senere blev den nye billetvogn bygget. Det er vi rigtig glade for at det kunne lade sig gøre, så en stor tak skal lyde til firmaet Arne Bager. Vi valgte at flytte alle de praktiske områder sammen så de nu er ved den tidligere hovedindgang. Det har fungeret rigtig godt og har skabt et godt sammenhold de forskellige områder imellem. På pladsen fik vi efter mange års ønske nu den nye trekant med. Her fik vi indrettet tjekinn område, etableret vej, P-plads og campingområde så vi kunne tage imod vore mange gæster og medhjælpere. Campingområdet blev blandt andet benyttet til at etablere ny Samtelt lejr som nu byder på bedre faciliteter og mere luksus end tidligere samt en Handicap P og Campingplads. Området har fungeret tilfredsstillende. Det nye tjek indområde gav også plads til den nye aftale vi fik i stand omkring natbusser. Det er faktisk en ting vi har arbejdet for i en del år uden det tidligere lykkedes at få busser til at køre fra pladsen efter midnat. Herfra var der 2 nat afgange til henholdsvis til det sydlige Samsø og mod Nord.
Vi håber og tror på at vi kan få samme ordning til næste års festival, busselskabet var tilfreds med tilslutningen til de natlige afgange. P-problemer i området skal vi dog have arbejdet med. Mange har ikke respekt for P- anvisninger og parkerer ulovligt til stor gene for alle andre. El forsyningen på festivalpladsen er lagt fuldstændig om. Næsten alle kabler blev gravet op i efteråret og flyttet. Det er sket i forbindelse med at vi valgte at flytte generatorerne væk fra det tidligere område. Det har fungeret tilfredsstillende, dog er behovet for el steget igen, hvilket viste sig ved overbelastning under festivalen hvor et par sikringer sprang midt under en koncert i Rullen. Derfor har vi her for et par uger siden måtte forstærke nogle områder med ekstra større kabler. Vand- og kloakforsyningen er også forbedret med en ny tilslutning. Samsø Spildevand fik vores længe ønskede kloak udbygning gennemført og i samarbejde mellem SydSamsø Vandværk og Samsø Spildevand er der fremført en ny vandledning fra Ballen. Så 2012 var året hvor vi på intet tidspunkt havde problemer med hverken vand eller kloak forsyning - alt fungerede tilfredsstillende. Selve pladsen fik vi drænet sidste år, det har været en ualmindelig god og nødvendig investering, de store regnbyger giver os ikke nær så mange problemer som førhen. Nu får vi drænet vandet til samletank hvorfra det kan pumpes væk. Vi har dog nogle mindre strækninger vi skal have lagt dræn i inden næste festival for at får det helt perfekt. Depotområdet og elforsyningen blev flyttet ud til vejen ved Strandbakkerne. Bortset fra en forkert placering af generatorer kom dette nye område også til at fungere fint. Pr området har vi ændret lidt taktik på i år Vores gode samarbejde med BT fortsatte i 2012 og vi var med i mange af de traditionelle medier som har været brugt i en årrække. Men som noget nyt fik vi vores egen App ret tæt på festival start men alligevel tids nok til at den er blevet brugt og anerkendt af mange. Og Festivalens hjemmeside fik nyt layout. I efteråret 2011 fik jeg besøg fra Skandiaweb med tilbud om at lave en ny hjemmeside til festivalen ganske gratis, mod at den måtte bruges som reference. Det sagde vi ja til og I har sikkert alle set den. At holde både App og hjemmeside er tidskrævende og sker for det meste kun af et fåtal af personer. Det er såmænd ikke så meget det at få det lagt på siden, det er mere det at finde på nyheder at fortælle, men vi må se hvordan vi bliver bedre til at finde de nyheder og historier der kan fange publikums interesse.
Vi er også med som sponsorer ved forskellige arrangementer på øen - Golfklub, øens foreninger osv. Vores sponsorat består for det meste af præmier i form af billetter eller udlån fra vore grejlager. Vores samarbejde med Samsø Færgen kan vi kun være yderst tilfredse med. Både hvad angår PR, men også i samarbejdet med alle de transporter vi skal have med. Alt er for os afviklet rigtig godt igen i år, den ros fortjener de at få. Telefon og Internet TDC kan ikke levere båndbredde nok på internet forbindelsen. Derfor havde vi igen i år Skyline inde over som leverandør, men da de lukkede i foråret turde vi ikke andet end at tage det vi kunne købe fra TDC - Lad mig sige med det samme at det blev dyrt. En flok ihærdige folk fik dannet Samsø Bredbånd som primært er en flok der arbejder frivilligt i at få dækket øen med Bredbånd. De var lige i sin spæde start da vi skulle i gang med festivalen 2012 men fik etableret en adgang fra deres net til vores pr vogn. Det fungerede perfekt og er betydeligt hurtigere end det TDC kan tilbyde os på pladsen. Da alle områder rykker for især udbygning af net forbindelse ja, nu kommer det sågar med i musikernes kontrakter skal vi finde et tilbud som fungerer, er økonomisk attraktivt og hvor vi kan få service når der er behov for det. Vi arbejder derfor videre med Samsø Bredbånd og har da også støttet dem ved at blive medlem samt et lån til deres opstart. Tak til dem for deres ihærdighed og velvilje til at få hurtig internet til øen. TDC opsatte igen i år en lokal mobiltelefon sendemast på pladsen, dette gjorde at vi have en rigtig god dækning, i alt fald for dem som kører på TDC nettet. Men lige før et band går på scenen og lige når koncerten er slut belastes telefon nettet meget af de mange smartphones. Dette gik blandt andet ud over vores mulighed for at benytte betalingsterminalerne Derfor skal vi nok have fundet en løsning med mere trådløs adgang. Bestyrelses arbejdet. Vi har afholdt 18-20 bestyrelsesmøder i løbet af festivalåret, dertil 2 weekender med formandsmøder, medhjælperfest, og arbejdsweekender. Ja så skal man også lige kunne afse, at holde sin ferie faktisk fra midt i uge 28 til en stor del af uge 30, hvor man i den periode er på det meste af tiden. Foruden møder i bestyrelse og med formænd, er der en del møder, som er afholdt med leverandører, kommune, politi osv. Hertil de almindelige henvendelser fra medhjælpere, publikum som også kræver noget opmærksomhed i løbet af året. Her har vi dog haft stor hjælp fra kontoret, som er bemandet af Knud Jensen, stor tak til Knud. Det kan ikke lade sig gøre, at drive en festival uden at der er personer, som dagligt bliver kontaktet med alverdens spørgsmål. I forbindelse med de mange bogføringer i løbet af året skal også lyde en stor tak til Sonja.
Så det at sidde i Samsø Festivals bestyrelse er absolut noget, der kræver en indsats, som absolut ikke er blevet mindre de seneste år. Der stilles større og større krav til det enkelte bestyrelsesmedlem, man kommer ikke sovende til det. Det tror jeg måske nok både Claus og Jacob kan skrive under på efter de blev valgt ind på sidste generalforsamling. Idegruppen og koordinatorer Bestyrelsen valgte for et par år siden at nedsætte en idegruppe og der oprettes flere og flere koordinator roller indenfor bestyrelsens ansvarsområder Det er idegruppens opgave at komme med gode ideer til bestyrelsen samt også hjælpe og give gode råd til bestyrelsen. Gruppen mødes et par gange om året og drøfter oplæg fra bestyrelsen. Koordinatorernes opgave er at være bestyrelsens forlængede arm til formandsområderne og være med i det tidlige planlægningsarbejde samt være primær kontakt når opbygningen og festen kører. Bestyrelsen finder samarbejdet udbytterigt og støtter såvel idegruppens som koordinatorernes fortsættelse. Tak for indsatsen i dette festival år. DanskLive / FestivalDanmark.dk Vi er fortsat medlem af DanskLive hvor jeg dog i efteråret valgte at træde ud af bestyrelsen. På det seneste afholdte seminar i DanskLive lyder det fra mange festivaler at krisen kradser også hos landets festivaler, publikum har svigtet, musikpriser er øget, flere festivaler har måtte lukke. Atter andre vil måske ikke starte op i 2013 eller genopstå i en anden sammensætning. Mange steder i landet erkender man især ved lukninger at man derved mangler den lokale festival med hvad der af følger af omsætning og ikke mindst støtte til mange lokale foreninger derved taber hele lokalsamfundet. Så derfor skal lyde en fortsat opfordring til at støtte Samsø Festivalen så den fortsat kan være et aktiv for Samsø med hvad deraf følger af omsætning. Vi har jo tradition for at udlodde overskuddet fra årets festival arrangement til de foreninger der aktivt hjælper til på Festivalen. Desværre bliver der jo ikke nogen udlodning i år men vi håber at vi kan forsætte det gode samarbejde trods alt og Bestyrelsen vil gøre sit til at vi igen kan udlodde et overskud. Og hvordan tog publikum så imod alle ændringerne?? Vi har fået en del tilbagemeldinger og faktisk kun positive. Den nye hovedindgang med central adgang til festplads, camping og bodgader er der taget godt imod. Udvidelsen af festpladsen er der især taget godt imod og vores nye vacuumtoiletvogne fra Godik sikrede at vi i år havde toiletkapacitet nok og alle var glade. Men... Tilbagemeldinger vedrørende den nye festplads viste også at der er nogle pletter vi skal have forbedret.
Området ved Logobar ønsket mere publikumsvenligt, toiletter i det gamle depotområde skal gemmes mere væk og så ønskes der flere bordebænke sæt i området ved Logobar og det gamle Depotområde. Der er således en del vi skal have set på inden næste års festival, ting som godt kan forbedres. Som led i en 2013 planlægningsstrategi valgte Bestyrelsen at lave en ny agenda for det nyligt afholdte Formandsmøde hvor vi traditionelt evaluerer året der er gået. Den sædvanlige dagsorden lagde vi lidt på hylden for til gengæld at kigge fremad og i forskellige grupper blev det drøftet hvordan Samsø Festival kan blive endnu bedre til at glæde vores gæster med faciliteter og oplevelser og hvordan vi kan forbedre og udnytte de eksisterende rammer endnu bedre. Det blev meget udbytterigt og der er en masse inspiration til at komme videre i både bestyrelsesarbejdet, idegruppen og de enkelte koordinerings- og formandsområder. Tak for alle indspark. Hvis alle evalueringer, indspark, kommentarer og anden tilbagemelding opsummeres så må konklusionen være at Samsø Festival nu står med et moderniseret og veludbygget Festival apparat som med overskuelig indsats kan blive klar til 2013 med et musikprogram og publikumsfaciliteter der ikke kommer til at lide under den økonomiske lussing fra året der nu afsluttes men tværtimod kan blive endnu bedre med al den inspiration der ligger klar til at blive bearbejdet og realiseret. Ros til medhjælpere formænd - subformænd. Tak til de firmaer på øen, som velvilligt stiller deres maskiner til rådighed eller på anden måde er med til, at hjælpe med i det store arbejde det er at lave festival, uden denne velvilje ville det være langt sværere for os, for ikke at sige umuligt. Tak til alle vore samarbejdspartnere for jeres tillid i gennem det sidste år. Vi kan ikke lave en fornuftig festival uden en gensidig tillid. Til slut vil jeg række en stor tak til alle vore medhjælpere, subformand og formænd, for det store arbejde de ligger i festivalen. Vi skylder også en tak fra bestyrelsen til Janne, som gennem året sørger for, at der er rent og ryddeligt på kontoret, og som til næsten alle møder har lavet et eller andet godt spiseligt. En tak til øen for at tænke på os i forbindelse med udskiftning af køleskabe, husk vi har fortsat brug for køleskabe under festivalen. Tak til alle jer frivillige for jeres indsats. Sidst men ikke mindst tak til bestyrelsen for et rigtig godt festival år. For uden alle jer, ingen festival.