Regler for styring af økonomi og regnskaber i Mariagerfjord Kommune 28-11-2012 1/11
Indholdsfortegnelse 1. Generelt 3 1.1 Lovgrundlag og gyldighedsområde 3 1.2 Formål 3 1.3 Forholdet til kommunens generelle styringsprincipper 3 1.4 Uddybende beskrivelser og bilag 3 1.5 Rollefordeling 4 1.6 Ansvar for ajourføring 4 2. Den overordnede økonomiske styring 4 2.1 Generelt 4 2.2 Det økonomiske ledelsestilsyn 5 2.3 Bevillingssager 5 2.4 Sikkerhedsstillelser, Garantier, Lån samt leje og leasingaftaler 5 2.5 Finansiel strategi 5 3. Budgetproces og budgetopfølgning 6 3.1 Generelle principper 6 3.2 Økonomiopfølgning og -vurdering 6 4. Regnskabsføring 6 4.1 Generelt 6 4.2 Anvisning og Bogføring 6 4.3 Indtægter, forretningsgange 7 4.4 Intern kontrol ledelsestilsyn decentralt 7 4.5 Centralt udført tilsyn (controlling) 7 5. Betalingsformidling 8 5.1 Betalingsformidling 8 5.2 Anvendelse af betalingskort 8 5.3 Statusbalancens konti 8 5.4 Værdipost og lignende 8 5.5 Opbevaring af ikke kommunale midler, herunder gaver, arv og sponsorater 8 5.6 Transporter 8 5.7 Debitorpleje, afskrivninger m.v. 8 6. Regnskabsaflæggelse 9 6.1 Generelt 9 6.2 Indregning og måling af materielle og immaterielle aktiver samt lagre 9 6.3 Kommunens årsberetning 9 6.4 Anlægsregnskaber 9 6.5 Specialregnskaber 9 7. IT-fagsystemer til udbetaling og opkrævning 9 7.1 Generelt 9 7.2 Systemansvarlig 10 8. Andre områder 10 8.1 Sikring af kommunens dokumenter og aktiver 10 8.2 Risikostyring og Forsikringsforhold 10 8.3 Indkøbs- og Udbudspolitik, Køb af varer og tjenesteydelser 10 8.4 Informationssikkerhedspolitik 11 8.5 Eksterne Regnskaber & Selvejende institutioner med driftsoverenskomst med kommunen 11 Side 28-11-2012 2/11
1. Generelt 1.1 Lovgrundlag og gyldighedsområde Lovgrundlaget for dette regelsæt står i Lov om kommunernes styrelse (Styrelsesloven). Det er Byrådet, der fastsætter de nærmere regler for, hvordan kommunen skal føre regnskab. Reglerne beskriver desuden, hvordan forretningsgangen er, når kommunen aflægger regnskab. Den kommunale revision har et eksemplar af reglerne. Revisionen skal underrettes om alle ændringer af reglerne, før de træder i kraft. Hele lovgrundlaget for regelsættet kan læses her: Lov om kommunernes styrelse Mariagerfjord Kommunes styrelsesvedtægt Ressortministeriets bekendtgørelse om kommunernes budget- og regnskabsvæsen, revision m.v. Ressortministeriets "Budget- og regnskabssystem for kommuner" Lov om offentlige betalinger Herudover er hentet inspiration i: Bogføringsloven, inkl. bekendtgørelse om loven Årsregnskabsloven Reglerne gælder for kommunens regnskabsområder, herunder de eksterne/selvejende virksomheder eller institutioner, som kommunen fører regnskab for. 1.2. Formål Formålet med reglerne er at fastlægge hensigtsmæssige og betryggende forretningsgange og værktøjer: til styring af kommunens økonomi og til sikring af fælles regnskabsprocesser til præcisering af budget- og ledelsesansvar til sikring af en korrekt og effektiv administration, hvor der er etableret et tilstrækkeligt internt tilsyn/kontrol med udgangspunkt i vurdering af risiko og væsentlighed til sikring af et tilstrækkeligt grundlag for økonomiudvalgets indsigt i kommunens økonomiske forhold, jf. kravene i styrelseslov og styrelsesvedtægt. 1.3 Forholdet til kommunens generelle styringsprincipper Regelsættet beskriver kun de af kommunens overordnede organisatoriske og styringsmæssige principper, som har betydning for den økonomiske styring. 1.4 Uddybende beskrivelser og bilag Regelsættet suppleres af uddybende beskrivelser i bilag, som mere detaljeret beskriver, hvordan de overordnede principper bruges i praksis. Oversigt over bilag står bagerst i re- 28-11-2012 3/11
gelsættet. 1.5. Rollefordeling I følge styrelsesloven har politikerne ansvaret for kommunens økonomiske styring: Økonomiudvalget skal have indsigt i de økonomiske og almindelige administrative forhold inden for alle kommunens administrationsområder. Udvalget skal udtale sig om enhver sag, der vedrører disse forhold, inden sagen kommer på dagsordenen i byrådet. Fagudvalgene tager sig af sager inden for deres respektive områder, inden for rammerne af det årsbudget og de beslutninger, som byrådet har vedtaget. Borgmesteren har den øverste daglige ledelse af kommunens administration. Administrationen er ansvarlig over for byrådet for at overholde regelsættet med tilhørende bilag, samt for at tage initiativ til at vedligeholde og ajourføre regelsættet. 1.6 Ansvar for ajourføring Hovedregulativet Dette regelsæt skal afspejle kommunens politiske beslutninger omkring økonomisk styring. Økonomichefen skal løbende tage initiativ til at vedligeholde og ajourføre regelsættet efter disse beslutninger. Redaktionelle ændringer kan uden videre foretages af økonomichefen. Øvrige ændringer til regelsættet skal altid forelægges økonomiudvalget og byrådet. Økonomichefen er ansvarlig for, at ændringer til regelsættet formidles i organisationen. Bilag til regelsættet Bilag til dette regulativ godkendes af økonomiudvalget. Forretningsgange og vejledninger til det samlede regelsæt udarbejdes og godkendes af de respektive ledere. Økonomichefen fører tilsyn med, at relevante forretningsgange og vejledninger udarbejdes. 2. Den overordnede økonomiske styring 2.1 Generelt Ved godkendelsen af kommunens årsbudget fastlægger byrådet rammerne, som den økonomiske styring skal ske indenfor. I samme forbindelse fastlægges målene for det kommende års økonomiske styring. Den økonomiske styring er således baseret på at organisationen følger: 28-11-2012 4/11
Kommunens godkendte budget Budget og regnskabssystem for kommuner Byrådsgodkendt notat om økonomisk styring En ajourført oversigt med entydig placering af budgetansvaret 2.2 Det økonomiske ledelsestilsyn Direktionen har det overordnede ansvar for det økonomiske ledelsestilsyn i kommunen. Fag- og centercheferne har pligt til at sikre sig, at der i praksis udføres et betryggende økonomisk ledelsestilsyn. Den stigende decentralisering af opgaveløsning og digitalisering af regnskabsføringen indebærer et øget behov for centralt og decentralt økonomisk ledelsestilsyn. For at bistå direktionen foretager den centrale økonomiforvaltning en række kontroller. Disse kontroller fokuserer dels på, om forretningsgangene for bogføring og betaling overholdes, dels på om ledelsestilsynet i de enkelte forvaltninger er tilstrækkeligt. Økonomichefen har ansvaret for at der udarbejdes bilag og forretningsgange med krav til, hvad der minimum skal udføres af økonomisk ledelsestilsyn. 2.3 Bevillingssager Enhver bevillingssag, som ikke er vedtaget i forbindelse med årsbudgettet skal sendes til udtalelse i økonomisk forvaltning, før sagen sendes til økonomiudvalget. Det er økonomiudvalget, der indstiller sagen til endelig beslutning i byrådet. Forventede budgetoverskridelser inden for de enkelte driftsbevillinger skal som hovedregel finansieres ved kompenserende besparelser eller merindtægter på områder indenfor udvalgets rammebevilling i henhold til notat om økonomisk styring. Økonomichefen har ansvaret for at udarbejde bilag og forretningsgange for behandling af bevillingssager. 2.4 Sikkerhedsstillelser, garantier, lån samt leje- og leasingaftaler Det er byrådet, der afgør, om kommunen skal stille sikkerhed, give garantier eller optage lån. Indstilling til byrådet sker fra Økonomi. Økonomiudvalget godkender bilag med retningslinjer for indgåelse og godkendelse af leje- og leasingaftaler. 2.5 Finansiel strategi Byrådet fastsætter regler for kommunens finansielle strategi, herunder anbringelse af midler, låneoptagelse og brug af finansielle instrumenter. Den finansielle strategi revideres løbende. Økonomichefen har ansvaret for at udmønte politikken i praksis. Finansiel strategi 28-11-2012 5/11
3. Budgetproces og budgetopfølgning 3.1 Generelle principper Byrådet godkender inden 1. marts en tids- og aktivitetsplan for det kommende års budgetlægning. 3.2 Økonomiopfølgning og -vurdering Økonomivurderingerne (samlet budgetopfølgning) udarbejdes efter notat om økonomistyring. De forelægges økonomiudvalget og byrådet orienteres. Halvårsregnskabet udarbejdes og behandles efter gældende regler og indgår som et naturligt led i den løbende budgetopfølgning. Indhold og omfang af de løbende budgetopfølgninger er fastlagt og ajourføres i: Byrådsgodkendt notat om økonomisk styring Budget- og regnskabssystem for kommuner 4. Regnskabsføring 4.1 Generelt Kommunen skal følge god bogføringsskik med særlig fokus på at efterleve bestemmelserne i (Budget og Regnskabssystem for Kommuner) (Indsæt Link). Bogføringssystemet og brugen af det, skal sikre sammenhængen mellem de enkelte transaktioner og årsregnskabet, (transaktionssporet) samt dokumentationen for behandling af den enkelte regnskabspost (kontrolsporet). Økonomichefen er ansvarlig for at der er en beskrivelse af økonomistyringssystemet Økonomichefen er ansvarlig for, at økonomistyringssystemet og de systemer, som afleverer transaktioner til det, opfylder såvel interne som eksterne dokumentationskrav og arkivbestemmelser. 4.2. Anvisning og bogføring Kommunens regnskabsføring skal ske løbende på baggrund af originale og kontrollerede regnskabsbilag. Dels af hensyn til mulighederne for effektiv budgetopfølgning og dels af hensyn til overholdelse af betalingsfrister m.m. Økonomichefen har ansvaret for relevant instruktion. Økonomichefen har ansvaret for at der udarbejdes bilag og forretningsgang for bogføringsprocessen og bistår i øvrigt de decentrale enheder med råd og vejledning på 28-11-2012 6/11
området. Borgmesteren har retten til at anvise regnskabsbilag. Borgmesteren kan uddelegere denne anvisningsret. Det er gjort ved, at de enkelte fag- og centerchefer har fået ansvaret for at udpege de anvisningsbemyndigede. Anvisningspligten er en del af budgetkontrollen, og det er derfor nødvendigt, at fag- og centercheferne sikrer, at der er nøje sammenhæng mellem de budgetansvarlige og de anvisningsbemyndigede. Ajourført oversigt med entydig placering af budgetansvaret Forretningsgang for bogføringsprocessen 4.3 Indtægter og forretningsgange De enkelte budgetansvarlige skal udarbejde forretningsgange, der sikrer en fuldstændig og korrekt regnskabsføring af væsentlige indtægter, som enten opkræves manuelt eller via regnings- eller opkrævningssystemer. Økonomichefen har ansvaret for at fastsætte minimumskrav til indhold af forretningsgange. 4.4 Intern kontrol ledelsestilsyn decentralt Økonomichefen har ansvaret for at der fastlægges minimumskrav for tilrettelæggelse, udførelse og dokumentation for interne kontroller/ledelsestilsyn. Kravene skal omfatte: Kontrol af bogføringen (disponering, bilagsbehandling, lønforbrug mv.) Dokumentationskontrol ved anvendelse af opkrævnings- og udbetalingssystemer Andre kontroller til forebyggelse af svind og svig (forebyggelse af misbrug) bl.a. revisionsspor. De enkelte budgetansvarlige har det faglige tilsyn, som ofte med fordel kan udføres sammen med det økonomiske tilsyn. 4.5 Centralt tilsyn (controlling) Økonomi hjælper fag- og centercheferne med en række tilsyn af overholdelse af forretningsgange for bogføring og betaling. Økonomi hjælper også med vurdering af ledelsestilsynet for de enkelte områder. Økonomi udarbejder notat til fag- og centercheferne om resultaterne af tilsynene. Den eksterne revision får en kopi af notaterne. 28-11-2012 7/11
5. Betalingsformidling 5.1 Betalingsformidling Økonomichefen er ansvarlig for at udarbejde bilag og forretningsgang til: NemKonto registeret Forskudskonti/indtægtskasser og udlæg Økonomichefen fastsætter rammerne for kontrolniveauet. Økonomichefen er ansvarlig for at vedligeholde oversigt over forskudskonti/indtægtskasser 5.2 Brug af betalingskort Økonomichefen er ansvarlig for, at der udarbejdes bilag og forretningsgang for brug af betalingskort 5.3 Statusbalancens konti Økonomichefen er ansvarlig for at udarbejde bilag og forretningsgang for afstemning af statuskonti. Herunder krav til kvalitet af afstemninger og minimumskrav til afstemningshyppighed. 5.4 Post der indeholder betalingsmidler Økonomichefen har ansvaret for at udarbejde bilag og forretningsgang. 5.5 Opbevaring af ikke-kommunale midler, samt gaver, arv og sponsorater Økonomichefen har ansvar for, at der udarbejdes bilag og forretningsgang for opbevaring og registrering af ikke-kommunale midler. 5.6 Transporter Kun Økonomi må indgå aftaler om transport af fordringer, dvs. overdragelse af tilgodehavender til 3. mand, som dermed skal have betalingen. 5.7 Debitorpleje, afskrivninger m.v. Økonomichefen er ansvarlig for kommunens debitorpleje og skal udarbejde bilag og forretningsgang for opkrævning og afskrivninger. Én gang årligt (i forbindelse med regnskabsafslutningen) får økonomiudvalget en opgørelse over poster, der er bogført i løbet af regnskabsåret uden for de normale bevillingsområder ved direkte posteringer på statusbalancen. Økonomichefen godkender alle afskrivninger. 28-11-2012 8/11
6. Regnskabsaflæggelse 6.1 Generelt Kravene til kommunens regnskabsaflæggelse er fastlagt i Budget- og regnskabssystem for kommuner. Kommunen fastlægger regnskabspraksis inden for disse rammer. Økonomichefen er ansvarlig for, at der inden udgangen af december måned udarbejdes en detaljeret tids- og aktivitetsplan for den kommende regnskabsaflæggelse. 6.2 Indregning og måling af materielle og immaterielle aktiver samt lagre Materielle og immaterielle anlægsaktiver samt lagre måles og optages i regnskabet efter reglerne i Budget og regnskabssystem for kommuner og den regnskabspraksis, som kommunen har valgt. 6.3 Kommunens årsberetning Årsregnskabet indeholder en række oversigter og redegørelser. De regnskabsmæssige oversigter og redegørelser danner grundlag for bla.: vurderingen af regnskabet i forhold til budgettet opgørelse af beholdninger (balancen) vurdering af kommunens økonomiske situation Formkravene er fastlagt i Budget og regnskabssystem for kommuner. 6.4 Anlægsregnskaber Anlægsregnskaber håndteres efter reglerne i Budget og Regnskabssystem for kommuner. Økonomichefen har ansvaret for at udarbejde bilag og forretningsgang for anlægsregnskaber. 6.5 Specialregnskaber I et vist omfang er der særlige formkrav til administration og regnskabsaflæggelse, eksempelvis for EU-regnskaber, projekter og områder med blandt andet statsrefusion. Den budgetansvarlige på det enkelte område har ansvaret for administrationen og regnskabsaflæggelsen, herunder at sørge for revisionspåtegning. 7. IT-fagsystemer til udbetaling og opkrævning 7.1 Generelt Mange af kommunens fagsystemer håndterer udbetalinger og opkrævninger over for borgere og leverer bogføringsposter til regnskabet. Det gælder eksempelvis fagsystemer til administration af løn, sociale ydelser m.m. For at sikre kvaliteten i brugen af disse systemer - og dermed også i bogføringen - opstilles i dette kapitel en række krav. 28-11-2012 9/11
7.2 Systemansvarlig IT-chefen er ansvarlig for en ajourført oversigt over de IT-systemer som kommunen anvender og som afleverer posteringer til økonomi systemet. Af oversigten skal det fremgå, hvem der er systemansvarlig for det pågældende system. Den systemansvarlige har over for fag- og centerchefen ansvaret for systemernes forretningsmæssige brug. Det vil sige tilrettelæggelse af arbejdet med systemerne, kvalitetssikring, afstemning og kvalitetskontrol. Den systemansvarlige skal beskrive de væsentligste forretningsgange og kontroller. Beskrivelsernes omfang kan variere, men skal indeholde nogle minimumsoplysninger som fastlægges af økonomichefen. Herunder skal elementer som kvalitetskontrol, funktionsadskillelse og kontroller mod svig være med. Den systemansvarlige skal også have et dokumenteret overblik over datakvaliteten, eksempelvis ved systematisk, stikprøvekontrol suppleret med en løbende registrering af konstaterede fejl. 8. Andre områder 8.1 Sikring af kommunens dokumenter og aktiver Økonomichefen er ansvarlig for, at der udarbejdes forretningsgang for registrering/sikring af værdifulde dokumenter som pantebreve, garantier mv. og for at reglerne overholdes. Det samme gælder registrering af kommunens øvrige aktiver mm., hvis loven kræver det. 8.2 Risikostyring og forsikringsforhold Økonomiudvalget skal tage stilling til, i hvilket omfang kommunens aktiver skal forsikres. I praksis sker det ved at vedtage en forsikringspolitik. Kommunens aktiver forsikres ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko. Byrådet fastsætter i en forsikrings- og risikostyringspolitik regler for, i hvilket omfang kommunens værdier skal forsikres. 8.3 Indkøbs- og udbudspolitik, køb af varer og tjenesteydelser Køb af varer og tjenesteydelser er en væsentlig del af kommunens samlede udgifter. Byrådet fastsætter i indkøbspolitikken de nærmere principper for indkøb og indgåelse af indkøbsaftaler. Ansvaret for at overholde indkøbspolitikken og dermed udnytte fælles indkøbsaftaler er tæt forbundet med budgetansvaret. 28-11-2012 10/11
Det skal stå i indkøbspolitikken, hvordan reglerne skal følges. 8.4 Informationssikkerhedspolitik Direktionen er ansvarlig for, at der udarbejdes en IT-sikkerhedspolitik, som bl.a. skal sikre værdier i form af IT-baserede data og systemer. Ansvarsforholdene skal være beskrevet i sikkerhedspolitikken. 8.5 Eksterne regnskaber & selvejende institutioner med driftsoverenskomst med kommunen Hvis kommunen fører regnskab eller udfører andre opgaver af regnskabsmæssig art for eksterne virksomheder/institutioner, skal det stå i en skriftlig aftale mellem kommunen og den eksterne virksomhed. Aftalen skal godkendes af byrådet. Aftalen skal fastlægge relationerne mellem virksomheden/institutionen og kommunen, og den skal fastlægge kommunens og virksomhedens/institutionens gensidige forpligtigelser og ansvar. Hvis kommunen udbetaler støtte, yder garantier mv. til foreninger og andre, skal kommunens forvaltninger føre forsvarligt tilsyn med brugen. Godkendt i byrådet den XX.XX.XXXX til afløsning for Hovedregulativ for økonomisk styring og forvaltning i Mariagerfjord Kommune godkendt i byrådet den 28.06.2007 28-11-2012 11/11