GODE RÅD - OM AT SØGE PROJEKTMIDLER FRA DET LOKALE BESKÆFTIGELSESRÅD FOR AARHUS

GODE RÅD - OM AT SØGE PROJEKTMIDLER FRA DET LOKALE BESKÆFTIGELSESRÅD FOR AARHUS Det Lokale Beskæftigelsesråd for Aarhus Beskæftigelsesforvaltningen i Aarhus Kommune Jægergården, Værkmestergade 15 8000 Aarhus C Tlf. 89 40 30 36/ 87 13 33 66 www.lbr-aarhus.dk Tekst og layout: Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen i København Kontoret for Arbejdsmarkedspolitik og Strategi Redigeret til denne udgave af sekretariatet for Det Lokale Beskæftigelsesråd for Aarhus Billeder: Jacob Bruun, SOF 1

I n d h o l d Gode råd om ansøgninger 3 Gode råd om formidling 6 Gode råd om budget og regnskab.. 9 Gode råd om evaluering.. 11 Gode råd om samarbejdspartnere 13 3 Gode råd om forankring.. 15 2

Gode råd om ansøgninger Hjælp til ansøgning For at Det Lokale Beskæftigelsesråd kan udvælge de bedste projekter er det vigtigt, at projektansøgningerne er så præcise og så fyldestgørende som muligt. Derfor er der lavet et ansøgningsskema med vejledning samt nærværende pjece med gode råd. Ansøgningsskema og vejledning Det første krav for at komme i betragtning i forhold til Det Lokale Beskæftigelsesråds pulje er at udfylde ansøgningsskemaet, der kan hentes på www.lbr-aarhus.dk under Projektstøtte > Skemaer og gode råd. Til ansøgningsskemaet hører der en vejledning, der uddyber de enkelte punkter i ansøgnings-4 skemaet. Vejledningen kan også hentes på LBR s hjemmeside. Det er vigtigt at følge vejledningen og udfylde alle relevante punkter i ansøgningsskemaet. Dine oplysninger i ansøgningsskemaet er rådets grundlag for at beslutte, om dit projekt skal have støtte eller ej. Hvem kan få støtte? Det Lokale Beskæftigelsesråds puljemidler kan søges af offentlige og private virksomheder, brancheforeninger, faglige organisationer, offentlige myndigheder, handicaporganisationer, foreninger m.fl. Bemærk, at der lægges vægt på, at projekterne i ansøgningen sandsynliggør, at projektet får effekt og opstiller målbare, realistiske og relevante succeskriterier. I forbindelse med midtvejsevaluering 3

og års-/afsluttende evaluering, skal projekterne afgive status i forhold til opfyldelsen af succeskriterierne. Du har en god idé - men falder idéen inden for årets prioriterede områder? For hvert år udarbejder Det Lokale Beskæftigelsesråd en handlingsplan for, hvordan de vil bruge deres midler. Handlingsplanen skal ligge inden for rammerne af Jobcenter Aarhus beskæftigelsesplan, som Det Lokale Beskæftigelsesråd bliver inddraget i udarbejdelsen af. For at kunne søge støtte hos Det Lokale Beskæftigelsesråd, skal dit projekt ligge inden for de fokusområder, som handlingsplanen dækker. Fokusområderne er beskrevet på www.lbr-aarhus.dk under Projektstøtte > Hvad støtter LBR? 5 - og inden for de løbende kriterier? Ud over de fokusområder, som Det Lokale Beskæftigelsesråd fra år til år vælger at prioritere, har rådet nogle kriterier, som altid gælder uafhængigt af de årlige beskæftigelsesog handlingsplaner. Nogle af dem er lovbestemte, andre har rådet selv fastlagt. Se mere om prioriteter og kriterier i Det Lokale Beskæftigelsesråds vejledning Koncept for bevilling af støtte fra LBR på hjemmesiden under Projektstøtte > Skemaer og gode råd Sparring og vejledning Mener du, at din idé falder inden for Det Lokale Beskæftigelsesråds fokusområder og lever op til rådets prioriteter og kriterier for at kunne søge støtte, er du velkommen til at søge. Hvis du er i tvivl om, hvorvidt din projektidé falder inden for områderne og kriterierne, kan du henvende dig til rådets sekretariat. Sekretariatet giver gerne sparring, råd og vejledning vedrørende din projektidé, ansøgningsprocedure m.m. Du kan også benytte rådets hjemmeside www.lbr-aarhus.dk. Ikke genbrug Det Lokale Beskæftigelsesråd ser det som en af sine fornemste opgaver at være en slags væksthus for nye idéer og metoder til gavn for det rummelige arbejdsmarked. Det betyder, at Det Lokale Beskæftigelsesråd som hovedregel ikke ønsker, at give støtte til projekter, der i alt for høj grad ligner og/eller bruger samme idéer og metoder, som projekter, der allerede er gennemført. 4

Hvis du vil have mulighed for at få støtte til netop den idé, metode osv., du brænder for at afprøve, skal du altså så vidt som muligt undersøge, om den har fået støtte før. På rådets hjemmeside kan du finde informationer om de projekter, som Det Lokale Beskæftigelsesråd støtter pt. eller tidligere har støttet. Hjemmesiden kan også fungere som inspiration for nye projekter. Hvad støtter Det Lokale Beskæftigelsesråd ikke? Rådet støtter ikke driftsopgaver og heller ikke indsatser rettet mod en enkelt person, eksempelvis fastholdelse af en enkelt medarbejder på en arbejdsplads. Desuden lønkompenserer rådet ikke. Det vil sige, at hvis der igangsættes et projekt, hvor medarbejderne skal deltage i et kursus, kompenseres der ikke for tabt arbejdsfortjeneste i de timer, de deltager i kurset. Det betragtes som virksomhedens medfinansiering. Følg i øvrigt de andre gode råd om formidling, forankring, samarbejdspartnere, budget osv. Det er ikke kun idéen eller metoden, der er afgørende for, om et projekt får støtte. I forhold til at lave en god og dækkende ansøgning er det også væsentligt at følge de øvrige gode råd i denne publikation og på www.lbr-aarhus.dk om for eksempel formidling, forankring, samarbejdspartnere osv. De udgør tilsammen det samlede grundlag for Det Lokale Beskæftigelsesråds bedømmelse af en ansøgning. 5

Gode råd om formidling Tænk formidling ind fra starten Formidlingen kan være det vigtigste element overhovedet i et projekt. Værdien af mange projekter opstår først i det øjeblik, erfaringer er blevet videregivet, så de kan bruges af andre aktører i andre sammenhænge. Når projekter modtager støtte fra Det Lokale Beskæftigelsesråd, er det derfor meget vigtigt, at formidlingsdelen er tænkt ind i projektet, og at det fremgår af ansøgningen, hvordan projektet vil formidle sine erfaringer og resultater før, under og efter projektet. Ansøgningsskemaet har en særlig rubrik til formidling, ligesom der i budgettet er en særlig post til udgifter i forbindelse med formidling. En god eller dårlig formidlingsplan kan være afgørende for, om et projekt får støtte eller ej. Før projektopstart Formidlingen skal planlægges, inden projektet går i gang. Det vigtigste er at have styr på, hvilke målgrupper formidlingen skal nå og hvilke aktiviteter, projektet forestiller sig skal sikre, at formidlingen når frem til målgruppen eller målgrupperne. Under projektforløbet Under selve projektforløbet er det meget forskelligt, hvor stort fokus, der skal være på de formidlingsmæssige opgaver. Det afhænger af projektets mål, længde og deltagerantal. Overvej, hvor meget formidling, der skal være løbende i projektet, og hvordan det skal foregå. I nogle tilfælde kan det klares på jævnlige møder for eksempel i en styregruppe. Er det et langt og stort projekt med mange deltagere, der eventuelt er spredt på flere arbejdspladser eller afdelinger, bør man overveje en mere formaliseret 6

og eventuelt skriftlig formidling af delresultater og fremdrift i projektet. Det er dog altid en god idé løbende at informere deltagere og relevante interessenter. Det er også godt undervejs i projektet at samle gode pointer, citater og lignende til den endelige formidling. Efter projektets afslutning Den endelige formidling af et projekt kan ske på mange forskellige måder. Det kan være alt fra fine blade på glittet papir til små enkle pjecer eller hjemmesider. Det kan være møder, workshops, konferencer, seminarer mv. eller måske blot en rapport. Husk også, at aviser og fagblade er særdeles gode og billige metoder til at formidle dit projekt til mange interessenter. Effektiv formidling = ram din målgruppe Hvilke formidlingsmetoder, der er bedst, afhænger af formålet og den målgruppe, der skal formidles til. Altså hvem skal vide hvad, hvorfor skal de vide det og hvornår skal de vide det. Det er altid målgruppen/ modtagerne af en information, der afgør om der er formidlet og informeret godt nok. Sæt dig derfor godt ind i hverdagen for din målgruppe. Hvem er de, hvordan tænker de, hvad skal de bruge informationen om dit projekt til? Formidlingsmetoder, medier og former Det er også målgruppen, der er afgørende for, hvilke medier og hvilken form, du vælger til din formidling. Er din målgruppe for eksempel fagfolk eller eksperter, er en rapport eller konference sikkert en god idé. Er din målgruppe folk på en arbejdsplads, er et gå-hjem-møde og/eller et blad med konkrete gode råd og guide-lines nok vejen frem til god formidling. Konkrete eksempler eller cases med rigtige mennesker er under alle omstændigheder gode til at illustrere de vigtigste pointer i dit projekt. Hjælp til formidling Det Lokale Beskæftigelsesråd vil i øvrigt sætte stor pris på at blive nævnt som bevillingsgiver i formidling om projekter, de støtter. I forbindelse med, at man nævner Det Lokale Beskæftigelsesråd kan det være en god idé at vise rådets logo, som kan downloades fra www.lbr-aarhus.dk. 7

For bevillingsmodtagere vil der også være en fordel i at vise, at et projekt bliver støttet af Det Lokale Beskæftigelsesråd, fordi det sender et signal om, at mange forskellige parter er enige om, at projektet er en god idé. I nogle tilfælde vil medlemmerne af Det Lokale Beskæftigelsesråd gerne være behjælpelige med at formidle information om et projekt til den organisation, de repræsenterer, og eventuelt til andre i deres netværk. Hvis du er interesseret i et sådant samarbejde om formidling, kan du snakke med rådets sekretariat om det. Sekretariatet for Det Lokale Beskæftigelsesråd kan i det hele taget være behjælpelig med råd og vejledning om, hvordan man formidler sit projekt. Sekretariatet vil også i mange tilfælde samarbejde med projekter om formidling til pressen om et projekt ved projektopstart og -afslutning. 8

Gode råd om budget og regnskab Gennemtænk budgettet Det er vigtigt at opstille et realistisk budget, hvor alle udgifter er tænkt ind. Husk også, at der skal være sammenhæng mellem bevillingens størrelse og for eksempel deltagerantal og de forventede resultater af projektet. Budgettet skal inddeles i hovedgrupper Budgettet skal som minimum opdeles i hovedgrupperne: Lønninger, eksternt rekvireret undervisning og/eller konsulentbistand, formidling, opkvalificering, evaluering, administration og kontorhold, revision, moms og andre udgifter (jf. ansøgningsskemaet). Bevillingen er for et år ad gangen Bevillingen bliver givet for et år ad gangen (det gælder også for flerårige projekter), og der aflægges regnskab for hvert kalenderår. Deadline for indsendelse af regnskab er 10. januar. Udbetaling af bevilling Projektet kan starte, så snart bevillingen er givet. Bevillingen deles op i et antal rater. Første rate udbetales så hurtigt som muligt efter, at bevillingen er givet. Minimum hver tredje måned udarbejder projektet en kortfattet evaluering inklusiv et skøn over forbruget af midler de kommende tre måneder. Når rådssekretariatet har modtaget evalueringen, modtager projektholder næste rate. Sidste del af bevillingen udbetales, når afsluttende regnskab 9

og afsluttende evaluering er modtaget og godkendt af Det Lokale Beskæftigelsesråd. Bevillingsperiode Bevillingsperioden er identisk med projektperioden. Sekretariatet for Det Lokale Beskæftigelsesråd skal have det afsluttende regnskab og den afsluttende evaluering i hænde senest den dato, hvor projektperioden ophører. Ikke alle udgifter kan dækkes Der kan ikke gives økonomisk støtte til frikøb af egne medarbejdere for eksempel i forbindelse med deres deltagelse i et undervisningsforløb i projektet. Der kan ikke gives økonomisk støtte til erhvervelse af ejendom, it-udstyr og lignende i forbindelse med et projekt. Krav til regnskabet Årsregnskab og afsluttende regnskab skal specificere de udgifter, der er afholdt af bevillingen. Projektets udgifter skal i regnskabet opgøres på de samme hovedgrupper som i budgettet. Revision Årsregnskabet og det afsluttende regnskab skal påtegnes af en registreret eller autoriseret revisor. Revisor skal revidere regnskabet i overensstemmelse med de revisionskrav, Det Lokale Beskæftigelsesråd har opstillet. Se Instruks fra LBR Aarhus for regnskab og revision på hjemmesiden under Projektstøtte > Skemaer og gode råd. 10

Gode råd om evaluering Projekter skal evalueres Det Lokale Beskæftigelsesråd kræver, at projekter, der modtager støtte, jævnligt evalueres. Evalueringer er en god måde for både projektet selv og for Det Lokale Beskæftigelsesråd at holde styr på, om der er den forventede fremdrift og de forventede resultater i projektet. Nogle projekter vælger at tilknytte et eksternt firma til at foretage evalueringen, andre vælger selv at klare det. For alle projekter er det en god idé allerede før projektstart at gøre sig nøje overvejelser om, hvordan man vil gennemføre sin evaluering. Evalueringer undervejs Mindst hver tredje måned skal projektet indsende en kortfattet evaluering efter et bestemt skema ( Skema til kontinuerlig afrapportering ), som kan hentes på LBR s hjemmeside. Rådet bruger evalueringerne til at få et overblik over, om projekterne er kommet godt i gang, om de forløber som forventet, og om bevillingen forventes anvendt fuldt ud. Her er det muligt at nedskrive sin bevilling, hvis man vurderer, at budgettet ikke holder. Cirka midt i projektet skal projektet udarbejde en mere grundig midtvejsevaluering. I midtvejsevalueringen skal projektet redegøre for status i forhold til opfyldelse af succeskriterier. Når et projekt har fået bevilget støtte, skal projektet udarbejde en detaljeret evalueringsplan i samarbejde med Sekretariatet for Det Lokale Beskæftigelsesråd. 11

Afsluttende evaluering Alle projekter skal ved projektafslutning aflevere en grundig evaluering af projektet, som gør rede for: opnåede resultater og effekter, perspektiver i forhold til forankring og eventuel implementering af projektet, den viden og de erfaringer, der er indsamlet og skabt under projektet. Evalueringen skal være egnet til formidling til alle, der måtte have interesse for det. Og den vil blive lagt ud på Det Lokale Beskæftigelsesråds hjemmeside til fri afbenyttelse. Andre gode råd om evaluering Selv om en del af projektevalueringen skal ske på et bestemt skema og leve op til nogle helt specifikke krav, er det en god idé også at tænke i andre måder at evaluere på. Evaluering kan gøres på mange måder. Alt lige fra gennemførelse af forkromede spørgeskema- eller interviewundersøgelser, over indsamling og systematisering af tal og statistikker til en lille rundringning til relevante nøglepersoner. Ofte kan man få stort udbytte ud af at kombinere forskellige metoder. 12

Gode råd om samarbejdspartnere Jo flere, jo bedre Det Lokale Beskæftigelsesråd lægger vægt på, at alle projekter og aktiviteter skal være baseret på samarbejde, fordi der er erfaring for, at et projekts bæredygtighed langt hen ad vejen afhænger af de mennesker, der involveres i det. Derfor lægger rådet vægt på, at projekterne sørger for at få relevante samarbejdspartnere med fra start. Det er en god idé allerede i forbindelse med design af projektet og udarbejdelse af projektansøgning at træffe aftaler med relevante samarbejdspartnere og eventuelt udarbejde en samarbejdserklæring. Du kan finde en skabelon for samarbejdserklæring på www.lbr-aarhus.dk under Projektstøtte -> Skemaer og gode råd. Samtidig lægger rådet vægt på, at de erfaringer, som projektet gør sig, spredes til andre lignende brancher, organisationer, arbejdspladser osv. Ligeledes ser rådet positivt på, hvis der eksempelvis kommer ansøgninger fra brancheorganisationer eller lignende, der repræsenterer og inddrager flere arbejdspladser. Få både ledelse og medarbejdere med Det Lokale Beskæftigelsesråd har endvidere erfaring for, at det er en rigtig god idé både at have ledelses- og medarbejdersiden inddraget fra starten i et projekt, der for eksempel drejer sig om øget rummelighed, fastholdelse eller forebyggelse på arbejdspladser. Gennem inddragelse af begge disse grupper vil fokus på projektet ofte blive optimeret. 13

Medfinansiering Det Lokale Beskæftigelsesråd lægger vægt på, at de samarbejdspartnere i form af for eksempel virksomheder, der indgår i projektet, har en form for medfinansiering i projektet. Det kan foregå på forskellig vis. Eksempelvis i form af, at virksomheden betaler medarbejdernes løn under deltagelse i bestemte kurser eller lignende. Det er ikke en betingelse for at få tildelt støtte, at der er en medfinansiering, men en positiv faktor, da det ofte medvirker til engagementet og projektets bæredygtighed. 14

Gode råd om forankring Forankring er at sætte sig spor Dit projekt skal have en forankringsplan og den skal fremgå af din ansøgning til Det Lokale Beskæftigelsesråd. Det forhøjer kraftigt muligheden for, at netop dit projekt får støtte. Det kan ikke understreges nok, hvor vigtigt det er, at et projekt sørger for at forankre sine resultater og erfaringer. Et projekt er forankret, når det påvirker driften hos de centrale aktører, der har været direkte involveret i projektet, eller hos andre aktører for eksempel andre virksomheder i samme branche eller enhederne under Beskæftigelsesforvaltningen. Forankring som succeskriterium Skriv forankring ind som succeskriterium og selvstændigt mål i projektet. Det sikrer, at der både under og efter projektet er fokus på forankring, og at der er enighed om, hvad det er, der skal forankres. Forankring er ofte forandring Vær opmærksom på, at et vellykket projekt, der skal forankres, ofte er det samme som at forandre arbejdsgange, vaner, kulturer etc. Den slags tager ikke kun tid, det kræver også at hele organisationen eller virksomheden er med fra top til bund. Her er det ofte en god idé at have tænkt diverse samarbejdsorganer og -udvalg med ind. Husk også på mellemledere og tillidsfolk fra de forskellige faggrupper de er ofte afgørende aktører i en forandringsog forankringsproces. Placer ansvaret for forankring Ansvaret for forankring skal placeres i virksomheden eller organisationen ikke hos projektlederen. Der er utallige dårlige eksempler på, at når projektet er afsluttet og projektlederen væk, så falder alt tilbage til den gamle gænge og intet, eller meget lidt, er hverken forandret eller forankret. 15

Vær realistisk Hvis erfaringer og resultater fra dit projekt skal forankres og blive en del af driften, må du fra starten tænke realistisk. Er der interesse og behov for projektets resultater? Hvor mange ressourcer skal der bruges på forankring/forandring, og kan det lade sig gøre inden for virksomhedens eller organisationens budget? 16