1. Input til Reference Manager - oprettelse af og import til en database i RefMan. Oprettelse af database FILE NEW DATABASE OPEN DATABASE ACCESS RIGHT: Read-Write Exclusive Navngiv din database (f.eks. dit eget navn) og klik på New Åbn allerede eksisterende database Foregår automatisk Indtastning af reference fra kendt artikel REFERENCES NEW Blankt indtastningsbillede optræder med flg. felter: - Ref. Type Publikationstype (artikel, bog mv.) angives herefter tilpasser felterne sig efter typen - Ref ID Fortløbende id.nr tildeles automatisk - Title Dokumentets titel - Authors Dokumentets forfatter(-e). Forfattere skrives uden mellemrum og med punktum efter initialer, f.eks. Hansen,K.L. Tryk på End for angive ny forfatter Når man én gang har indtastet referencer i sin database, popper der ved fremtidige indtastninger et forfatterindeks frem over forfatternavne, man allerede har indtastet. - Pub Date Udgivelsesår og evt. dato - Web/Url Evt. webudgave af dokumentet - Notes Egne noter - Keywords Emneord der dækker artiklens indhold. Tryk på End for angive nyt emneord Her popper også et indeks frem over allerede indtastede emneord (a la forfatterindekset) - Reprint Her angives om du har artiklen eller om den f.eks. er i bestilling - Journal name Tidsskriftets (eller andets ophavs) titel - Volume, Issue, Start page, Indtast oplysninger om tidsskriftets vol.nr, End page hefte-nr. og sidetal - Abstract Dokumentets abstract (kopiér evt. fra database) ISSN og ISBN Alle tidsskrifter har et unikt ISSN og de fleste bøger et unikt ISBN (User Def Kun ved ønske om særlige felter) RefMan guide 26. dec. 2011 Johan Wallin & Tove Faber Frandsen Videncentret OUH 1
Søgning og redigering af eksisterende referencer REFERENCES SEARCH REFERENCES (F4) Her kan du søge i og genfinde dine referencer f.eks. hvis du skal rette en fejl eller indtaste supplerende oplysninger til en reference. - Field Vælg det ønskede felt (evt. bare All indexed fields ) og skriv dit søgeord. Brug gerne felter som Titles, Authors, Keywords, Abstract - Connector Vælg om du vil kombinere med OR, AND, NOT - F12 søger (=kikkert) Du får antal hits klik på knappen med antal hits, hvis resultatet ikke umiddelbart popper frem Viskelæder ikon Her kan du slette alle søgninger Trunkeringstegnet ved søgning er * (f.eks. dolphin*) NB Du kan til enhver tid søge en reference frem og rette i den. Husk at gemme ved at trykke på diskette ikon eller Save. Import af referencer fra PubMed Medline NB Brug PubMed linket fra Videncentrets databaseside, som udløser SFX knappen med kobling til vores e-tidsskrifter. Skriv f.eks. odense university hospital, klik Search Du skal på skærmens højreside klikke på Send to og vælger så File Herefter ruller du til Medline under drop-down menuen Format Klik endelig på Create File, hvorefter søgeresultatet gemmes (NB læg filen på skrivebordet). Dernæst går du til RefMan og åbner den database, hvori referencer skal sættes ind - For at importere til en RefMan database, skal der foretages en række operationer. FILE IMPORT TEXT FILE - Database Vælg den database du har oprettet i RefMan - Filter Vælg den vært, hvorfra du har downloadet referencer. Tryk på knappen... for at gennemse muligheder. Vælg Pubmed.cap. - Text file Klik på knappen... Find den ønskede fil Ved filtype vælges Text files (evt. All files ) - Import Klik endelig på Import og Append referencerne køres ind RefMan guide 26. dec. 2011 Johan Wallin & Tove Faber Frandsen Videncentret OUH 2
Import af referencer fra Ovid PsycINFO Skriv f.eks. gestalt therapy, klik Search klik herefter på Continue Klik i ruden Select Range og skiv f.eks. 1-15. Klik herefter på knappen (ikonet) Export dette udløser en lille rude Export Citation List - For at importere til en RefMan database, skal der nu foretages en række operationer: Funktioner i PsycINFO under Export Citation List - Export to >> Reference Vælger Reference Manager som foretrukken Manager type af dataeksport - Select Fields to Display Vælg Complete Reference for at inkludere alle felter - Tryk så på den nederste knap Dette udløser ruden Filoverførsel Export Citations -Vælg Open når ruden Ved at vælge Open åbner Ovid PsycINFO Filoverførsel kommer frem automatisk din Reference Manager -Reference Manager er nu Du har mulighed for selv at bestemme, hvilken åbnet og foreslår den sidst Reference Manager database, du ønsker til brugte database til importen importen, og referencerne køres så ind! Import af referencer fra Bibliotek.dk http://bibliotek.dk/ Start med at gå til Min profil Vælg Mine indstillinger Vælg Bestil og import Allernederst på siden klikker du af i Ja tak, jeg vil gerne have mulighed for eksport til RefWorks, EndNote eller Reference Manager Klik på Gem indstillinger. Gå nu til søgning i Bibliotek.dk Skriv nogle ord i Fritekst feltet og klik på Søg. De ønskede titler lægges i kurv ved at sætte et flueben i den lille boks tv. Klik på Min kurv og marker de ønskede. Vælg Eksporter markerede poster til EndNote, Reference Manager eller lignende Navngiv og gem (accepter bare filnavnet). Dernæst går du til RefMan og åbner den database hvori referencer skal sættes ind - For at importere til en database skal der foretages en række operationer FILE IMPORT TEXT FILE - Database Vælg den ønskede database. - Filter Vælg den vært og database, hvorfra du har downloadet referencer. Tryk på knappen... for at gennemse RefMan guide 26. dec. 2011 Johan Wallin & Tove Faber Frandsen Videncentret OUH 3
muligheder. Vælg for bibliotek.dk: RIS.cap. - Text file Klik på knappen... og find den ønskede fil Ved filtype vælges all files - Import Klik endelig på Import og Append - referencerne køres ind Søgning i baser med import makro her Web of Science Udfør en søgning i Web of Science Marker ønskede titler og klik på Gå til Marked List. Vælg mellem de forskellige muligheder for valg af felter i Step 1 Vælg mellem eksportmuligheder i Step 2 : behold Field Tagged under Format for Print Klik på Vælg den RefMan base du ønsker referencerne lagt i. Referencer kører nu automatisk ind. Søgning i eksterne databaser gennem RefMan TOOLS INTERNET SEARCH Du aktiverer ved at klikke i ruden Internet Search - PubMed Her kan du via RefMan s søgefaciliteter søge i PubMed. Bemærk at man ikke kan søge særlig raffineret i Pubmed, bl.a. mangler Related Records - ISI Web of Science Giver dig adgang til mange søgefaciliteter i WoS. (Web of Knowledge) Bemærk at du mangler den vigtige View Related Records funktion. Z39.50 sites giver dig adgang til alverdens bibliotekskataloger f.eks. US National Institute of - Z39.50 sites (ODIN m.fl.) Health og ODIN Der findes en makro til import fra SDUB katalog, se www.sdu.dk/videncentret/pdf_files/odin4refman.pdf Referencerne føres direkte over i RefMan i eget faneblad (Search 1). Du skal altid afslutte med at overføre referencerne til den ønskede database (References -- Copy Between Databases) 2. Avanceret redigering RefMan guide 26. dec. 2011 Johan Wallin & Tove Faber Frandsen Videncentret OUH 4
Tildeling af emneord på en pulje af referencer EDIT COPY FIELD Her kan du hurtigt tildele en række referencer et bestemt emneord. Du skal pege på det nye emneord (i fed skrift), når du udfører kommandoen Specielle funktioner Term Manager F5 TOOLS ACCESS RIGHT: Read- Nødvendigt for at få globale redigeringsmuligheder Write Exclusive - Global Edit Her kan du f.eks. ændre en forfatters navn(e) (faneblad Authors ) eller et emneord til et andet (faneblad Keywords ) Specielle funktioner Copy between databases References menu: Copy Between Databases Du skal have mindst 2 databaser åbne. Vælg mellem Source og Destination Specielle funktioner check for dubletter TOOLS BATCH OPERATIONS Vælg Duplicate search. (Under Options kan du evt. vælge Selected database ). Her kan du få renset ud i eventuelle dobbelte referencer. Bemærk at dubletter markeres og vises i et særligt faneblad Duplicates, så at du så nemt kan slette de ønskede dubletter! ( References - - Delete -- Marked References ) NB: check at det er de rigtige duplikater, du sletter. Specielle funktioner import af.pdf filer RefMan guide 26. dec. 2011 Johan Wallin & Tove Faber Frandsen Videncentret OUH 5
References Tools OBS: Ændring af stien, hvor RefMan lægger sine.pdf filer Vælg fanebladet References. Vælg File Attachments og herefter Attach File Lokaliser det sted på din PC, hvor du har gemt.pdf filen og klik på Attach (for dem der er fortrolige med Windows Stifinder) Vælg først fanebladet Tools. Vælg så Options.. og klik herefter i oversigten på fanebladet Attachments Afmærk endeligt punktet Copy new file attachment to the default file attachment folder RefMan guide 26. dec. 2011 Johan Wallin & Tove Faber Frandsen Videncentret OUH 6
3. Cite as you write NB: forudsætter normal installation af RefMan og/eller at hjælpeprogrammet Configure Reference Manager er kørt på din pc (ligger under Programmer -- Reference Manager -- Configure Reference Manager). Du skriver først en lille tekst i Word. Indsætning af referencer Funktioner i Word 2007 Insert Citation ikon: Her kan du let og smertefrit indsætte referencer fra dine databaser i RefMan. Husk på forhånd at åbne alle de baser, du skal bruge. Insert Citation -- Find Citation Her skriver du dit søgeord (f.eks. forfatter eller titel), udvælger du én eller flere referencer og klikker Insert. Insert Citation -- Insert Her kan du på forhånd have markeret nogle Marked Citation(s) Insert Citation -- Insert Note referencer i din database. Her kan du indsætte en lille bemærkning, f.eks. et bestemt sidetal. NB vises forskelligt afhængigt af den valgte Bibliographic Output Style. Generering af referencelister Funktioner i Word 2007 under Style Select Another Style RefMan genererer din bibliografi / litteraturlister. Forskellige Output styles kan vælge, f.eks. Vancouver. RefMan kører som standard med instant formatting, så at referencelisten automatisk opbygges. Update Citations and Bibliography Edit Citation(s) Ved at klikke på dette ikon bliver referencelisten også opdateret (hvis det ikke sker automatisk). Her kan du rette i, tilføje eller slette enkelte referencer i dit manuskript NB Convert Citations and Bibliography Convert to Plain Text: Nedgraderer til et standard Word dokument. RefMan guide 26. dec. 2011 Johan Wallin & Tove Faber Frandsen Videncentret OUH 7
4. Sikkerhedskopiering Hver RefMan database består af 2 filer (feks. odense.rmd og odense.rmx). Begge skal sikkerhedskopieres. Videre frem Du kan se en Reference Manager Manual på Programmer/Reference Manager og/eller på http://www.refman.com/support/docs/referencemanager12.pdf RefMan guide 26. dec. 2011 Johan Wallin & Tove Faber Frandsen Videncentret OUH 8