Søgevejledning til Reference Manager

Transkript

1 Hvad er Reference Manager Reference Manager er et referencehåndteringsprogram, hvor man kan lagre sine referencer og på den måde holde styr på ens artikelsamling. Reference Manager er baseret på de bibliografiske data og henviser fra disse til artiklerne i fuld tekst. Reference Manager er også et hjælpemiddel til publicering af artikler, idet det er enkelt at sætte citationer ind i teksten og lave referenceliste i manuskriptet. Adressen til Reference Managers hjemmeside er: Her kan man bl.a. downloade en gratis demo version af Reference Manager samt få hjælp og tips til brug af programmet. Under support & services kan man få online hjælp, hente nye output Styles og Import Filters. Derudover er der adgang til FAQ og mulighed for at deltage i en diskussionsliste med andre Reference Manager brugere. Programmet er ikke netbaseret og er således knyttet til den enkelte pc. Håndtering af referencerne Når Reference Manager er installeret/åbnet, skal der herefter enten laves en ny database eller en eksisterende skal åbnes. Disse funktioner ligger under File. Vil man således lave en ny database, vælg da File New Database. Vælg et navn for basen og hvilket drev, basen skal placeres på. Klik på New, og basen vil blive skabt og åbnet. Vil man i stedet åbne en allerede oprettet database, vælg da File Open Database. Markér den database, der skal åbnes og klik OK. 1

2 Skærmbilledet er delt i to og man kan selv regulere størrelsen på vinduerne. Nederst er en liste over de referencer, der er i basen vist i meget kort format. I den øverste del vises den reference, som er markeret på listen, i det fulde format. Man kan sortere referencerne efter de felter, der er vist på skærmbilledet. Et klik på feltbetegnelsen giver en sortering i stigende orden, et klik mere i faldende orden. Man kan ændre både antal og indhold af de felter, man vil have vist i listen, samt de felter en reference består af. Disse funktioner ligger under Tools Reference List Display. Hvis man ønsker at slette en database, foregår det også under File, hvorefter man vælger Delete Database, markerer den database, der skal slettes og klikker på Delete. Der dannes et faneblad for hver database, der åbnes. Der kan åbnes et uendeligt antal baser samtidigt og man kan skifte fra den ene base til den anden ved hjælp af fanebladene. Når man opretter baser, laves der to baser med samme navn, nemlig en.rmd og en.rmx. Rmd.basen indeholder alle de referencer, man har lagt i Reference Manager. I rmx.basen lægges de indekses der gør, at man kan bruge basen og søge i den. Rmx.basen er kun synlig i Stifinder eller lignende programmer. Basen genereres automatisk, når man lægger den første reference ind i Reference Manager. Hvis man skal bruge sin base på andre pc er, skal man huske at kopiere begge baser over, da.rmd basen ikke kan åbnes uden.rmx. Har man en.rmd database uden en.rmx, kan man som regel redde situationen ved at vælge Tools Rebuild Database og vælge navnet på den database, der mangler indeks filerne. De vil herefter blive gendannet, og man kan bruge databasen igen. Kopiering mellem delbaser 2

3 Både den database der skal kopieres/flyttes fra, og den der skal kopieres/flyttes til, skal være åbne. Klik på References Copy Between Databases. Man vælger den database, der skal kopieres fra = Source Reference List, og den der skal kopieres til = Destination Database Husk også at angive, om det er de highlightede, markerede eller alle referencerne, der skal kopieres over i den anden database Brug af Reference Index Hvis man har brug for permanent eller midlertidigt at holde nogle referencer samlet, men ikke vil oprette flere databaser, kan man bruge Reference Index. Marker de ønskede referencer, vælg fra menuen References funktionen Reference Index. Vælg den database, hvorfra referencerne skal tages, vælg Marked references og til sidst New. Vælg et navn for denne samling af referencer og klik OK. Klik derefter på Add for at tilføje referencerne til det nye Reference Index. Hvis der senere skal tilføjes flere referencer, gør man det samme, vælger index og klikker på Add. For at se indholdet i sit Reference Index laver man en søgning i Search References og vælger Reference Index som Field. Herefter kommer en oversigt over de indeks, der findes i Reference Index. Vælg det rigtige og klik på Søg. Man får nu en oversigt over de referencer, der findes i indekset. Hvis man vil slette poster fra et Reference Index, skal man søge indholdet frem som beskrevet, markere de poster, der skal slettes og trykke på Delete knappen. Marker at det er de markerede referencer, der skal slettes og klik på OK. Bekræft sletningen og resultatet er gemt. Vær opmærksom på at posten også slettes i databasen. 3

4 Import af referencer fra databaser PubMed 1. Markér referencer, der skal downloades til Reference Manager 2. Referencer fra flere sider/søgninger samles i Clipboard med funktionen: Send to Clipboard / Add to Clipboard 3. Åbn Clipboard 4. Klik på Send to og vælg dernæst File 5. Vælg format: MEDLINE og evt. ønsket sortering 6. Klik på Create file og gem filen på PC'en/skrivebordet (PubMed's filnavn er pubmed_result.txt ) 7. Åbn Reference Manager 8. Vælg File Import Text File References / Import (Importfilter: PubMed.cap) 9. Find fil på PC/skrivebordet 10. Vælg Import Embase 1. Markér referencer, der skal downloades til Reference Manager. 2. Vælg Export 3. Vælg RIS format 4. Klik på Export 5. Hvis man har Reference Manager på den pc man sidder ved, kan man klikke på Åbn og vælge hvilken Reference Manager database, man vil have referencerne overført til. De bliver derefter overført automatisk. 6. Har man ikke adgang til Reference manager fra samme pc, klikker man på Gem i stedet for Åbn og gemmer filen som en ris fil. I Reference Manager vælger Importfilter: RIS.cap. Hvis man ikke kan finde sin Text file kan det være fordi man under Filetype skal vælge All Files, så man også får vist ris filerne. 4

5 Bibliotek.dk 1. Gå ind i Min profil Vælg fanebladet Mine indstillinger, dernæst Bestil og eksport. og Muligheder for eksport. Nederst finder du oplysninger om eksport til bl.a. Reference Manager. Mærk Ja tak af i tjekboksen og gem indstillingerne 2. Læg referencer, der skal downloades til Reference Manager, i Min kurv 3. Vælg Min Kurv 4. Markér poster, der ønskes eksporteret til Reference Manager. Klik på Eksporter markerede poster til Endnote, Reference Manager. 5. Klik på Gem file og gem filen på PC'en/skrivebordet, filen er en.txt 6. Åbn Reference Manager 7. Vælg File Import Text File References / Import (Importfilter: Ris.cap) 8. Find fil på PC/skrivebordet 9. Vælg Import. PsycInfo (gælder for Århus Universitets adgang) Markér de ønskede referencer og klik på Export. Herefter vælges ProCite, EndNote or Reference Manager og klik derefter på Continue, og filen gemmes som en ris fil. Herefter går man i Reference Manager, klikker på File Import text file, vælger hvilken database de skal importeres til og vælger import filter RIS format. Vælg til sidst den rigtige tekstfil og klik på Import PsycInfo via Ovid (gælder for Regionshospitalerne) Marker de ønskede referencer og klik på Export. Vælg Reference Manager og klik på Export Citation(s). Gem filen og importer den derefter i Reference Mananger. Filen skal herefter importeres i Reference Manager. Man skal i dette tilfælde bruge filteret: OvidWeb.cap Cochrane Library Marker de ønskede referencer og vælg Export Selected Citations i bunden af skærmbilledet. Herefter skal man vælge Export Type (abstract and citation) og File Type (ofte vil det være PC). Klik på Export Citation. Filen skal herefter importeres i Reference Manager. Man skal i dette tilfælde bruge filteret: Cochrane.cap. Web of knowledge Gem referencerne i en fil f.eks. fra Marked list, og vælg Save to other Reference Software. Så bliver referencerne gemt som en savedrecs.txt fil, der efterfølgende kan importeres til Reference Manager, hvor man så skal vælge ISI CE.cap, som import filter. 5

6 Meget få filtre er perfekte, derfor skal man se resultatet efter og acceptere, at man kan være nødt til at editere i nogle af referencerne. Hvis man mangler et importfilter ved import af referencer, kan der hentes flere hos de organisationer, der har lavet databasen, som man vil importere fra eller via Reference Managers technical support på adressen: Direkte export Dette giver mulighed for at downloade referencer direkte fra Reference Manager i bla. PubMed, Web of Science, Bibliotek.dk, Bibsys den norske fælleskatalog, Libris den svenske fælleskatalog, Copac fælleskatalog for British Library og mange flere. Vælg References Search References og sæt et flueben i firkanten Internet search. I rullegardinet vælges f.eks PubMed. Når man udfylder søgefelterne og klikker på Retrieve, åbner Reference Manager automatisk den database, man har valgt at udføre søgningen i. Vinduet Internet Search Result viser, hvor mange referencer der er fundet, og klikker man OK, bliver de overført. Søgningen bliver derefter importeret i en ny base Search 1 i Reference Manager. Man kan nu vælge, om alle eller kun nogle af referencerne skal overføres fra Search 1 til ens database. Man kan bruge funktionen References Copy between databases, eller markere de referencer, der skal overføres og trække dem med musetasten ned på det faneblad, der angiver ens database. Når man søger i PubMed på denne måde, kommer Url en til PubMed referencen med i feltet Web/Url. Ved at klikke på nummeret kommer man direkte til referencen i PubMed. Vil man importere andet end referencer på tidsskriftartikler, gøres det også under Internet Search. Vælg Z39.50 sites i rullegardinet. En Z39.50 søgning er en søgning i en række forskellige internationale fælleskataloger, f.eks Bibsys den norske fælleskatalog, Libris den svenske fælleskatalog, Copac fælleskatalog for British Library og mange flere. 6

7 Marker det/de ønskede bibliotekskatalog(er), og klik på OK. Vær opmærksom på, at søgning i disse kataloger er til import af bogtitler, thesis, rapporter, konferencepapers m.m Fremgangsmåden er identisk med den måde, hvormed man søger direkte i PubMed og Web of Science fra Reference Manager. Søgningen bliver importeret i en ny base Search 1 i Reference Manager. Man kan vælge, om alle eller kun nogle af referencerne skal overføres fra Search 1 til ens database. Man kan bruge funktionen References Copy between databases eller markere dem, der skal overføres og trække dem med musetasten ned på det faneblad, der angiver ens database. Hvis man ikke får referencerne fra Search basen overført til en af sine permanente baser, vil de forsvinde, når basen lukkes. Import direkte fra e journals og medicinske databaser Mange udgivere af e tidsskrifter tillader nu, at man downloader referencerne fra deres hjemmesider til et referencehåndteringsprogram. Find artiklen fra det tidsskrift, man ønsker at downloade referencen fra. Vælg Full text. For mange tidsskrifter vil der være en mulighed for at klikke på Export Citation/Download to Citation Manager o. lign. Denne mulighed findes ofte i højre frame. Udfyld dialogboksen, og referencen bliver overført til Reference Manager. Hvis man ikke angiver en base, vil der blive oprettet en ny base, hvor referencen vil blive placeret. Man skal så selv overføre den til sin permanente base. Det samme kan man gøre fra nogle medicinske og psykologiske databaser, bl.a. Embase og PsycInfo. Her vælger man Export til Reference Manager, vælger database og referencerne bliver overført til Reference Manager. Dette er en god metode, da man undgår problemer med importfiltrene. 7

8 Manuel indtastning af referencer Er det ikke muligt, at finde referencen i en database, der er kompatibel med Reference Manager, skal man selv manuelt indtaste referencerne. Klik på References New Ref ID er et unikt nummer, som tildeles alle nye referencer. Nummeret bliver automatisk genereret af systemet og kan kun rettes ved at ændre opsætningen af programmet under Tools. Ved felterne Authors, Keywords og Journal Name får man automatisk det pågældende alfabetiske indeks frem, når man skriver det første bogstav i feltet. På den måde kan man hente navne/ord fra indekset, hvis de optræder i andre poster og dermed allerede eksisterer i indekset. Når man gemmer en PDF fil, er det kun muligt at gemme filen, hvis man bruger Acrobat Reader s knappanel. Når så filen er gemt, går man i Reference Manager og søger den reference frem, som artiklen skal knyttes til. Herefter højreklikker man på ikonet foran File Attachments og vælger Insert File og finder den rigtige fil; så er linket aktivt i Reference Manager. Vil man gemme et billede, højreklikker man på billedet og vælger Gem billede som. Herefter går man i Reference Manager og følger samme procedure som ovenstående, men vælger Image(s). Reprint dette felt bruges til at angive publikationens fysiske forhold. Har man kun referencen på artiklen, men ikke den fysiske artikel, så er den Not in File. Er artiklen i bestilling, er den On Request. Har man selve artiklen, er den In File. Der knytter sig en dato til Reprint feltet. Dette kan man f.eks. bruge til at rykke for artikler, der er i bestilling On Request, men ikke modtaget. 8

9 Journal Name her skrives tidsskriftets titel som regel skriver man Medlines standard forkortelse. Disse kan findes i PubMed under Journals Database. Når man har skrevet alle de ønskede oplysninger ind, klikker man på Save ikonet og lukker vinduet. Søg i Reference Manager For at søge i Reference Manager skal man bruge Reference Search References Ved søgninger skal man angive hvilket felt, man vil søge i. Klik i feltet Field og vælg det ønskede søgefelt i rullegardinet. Skal der søges på flere ord, vælges Connector, og AND, OR eller NOT markeres. Til sidst klikkes på ikonet Start Search og søgningen udføres. Resultatet vil kunne ses under Results. Hvis søgningen både indeholder operatorerne AND og OR, bør søgningen udføres som beskrevet nedenfor. Ved denne fremgangsmåde kan man lettere overskue sin søgning og sikre sig, at det er de rigtige ord, man kombinerer med den rigtige operator. 9

10 Duplikater Det er muligt, at sætte Reference Manager op til at frasortere dublikater. Dette gøres under Tools Import Do not import. Under Tools Duplicate Search kan man se hvilke felter, der bliver lavet duplikatcheck på. Det kan være en god ide at fjerne Periodical, idet det ellers kan give dubletter, da baserne ikke skriver tidsskrifternes titler ens. F.eks. vil import af artikler fra JAMA blive importeret, selv om de allerede ligger i basen, hvis titlerne er skrevet: Journal Name = Journal of the American Medical Association Har Reference Manager ikke været sat op til at frasortere dublikater, er det muligt efterfølgende at køre et dublikatcheck. Dette gøres ved at klikke på Tools Batch Operations Dublicate Search. Der kan desværre nemt forekomme import af duplikater, hvis man downloader referencer fra flere forskellige databaser. Så også selvom man har sat Reference Manager op til ikke at importere duplikater, er det en god ide at tjekke sin database løbende. 10

11 Eksport Det er muligt at eksportere referencer i forskellige formater. Dette er både relevant hvis man skal udveksle referencer med samarbejdspartnere eller hvis man skal skifter til et andet referencehåndteringssystem. Vælg File Export. I File name skrives hvilken fil referencerne skal eksporteres til brug evt. browseknappen. I langt de fleste tilfælde bør RIS vælges som Output format, da dette kan læses af alle de store referencehåndteringsprogrammer. Referencerne bliver herefter gemt som en fil, der kan sendes eller importeres over i et andet referencehåndteringsværktøj. Ved import af filen vælges File Import Text File. Som filter vælges RIS formatet. Det er muligt at vælge at eksportere hele baser eller dele af en database, en fremhævet reference eller nogle markerede. 11

12 Udarbejdelse af et manuskript ved hjælp af Reference Manager Når man laver et dokument i sit tekstbehandling og vil indsætte referencer i dette dokument, kan man i tekstbehandlingssystemet hente kommandoerne enten via ikoner i Toolbaren eller under Funktioner Reference Manager. Man kan også bruge Cite While You Write til at generere en litteraturliste i slutningen af dokumentet. Insert Citation betyder, at man i et søgeskærm billede kan indtaste et keyword, forfatter, dato eller RefId. Derefter får man de titler præsenteret, der indeholder det søgte ord. Man vælger så den ønskede reference fra listen og citationen overføres automatisk til ens dokument. Systemet søger i alle åbne databaser. Go To Reference Manager Her kan man skifte fra Word til Reference Manager i stedet for at skulle bruge muligheder i bunden af skærmbilledet. Insert Marked Reference(s) betyder, at man laver en søgning i Reference Manager, markerer den/de ønskede referencer, vender tilbage til sit dokument og klikker på Insert Marked Reference(s) Generate Bibliography formatterer manuskriptet og litteraturhenvisningerne efter forskrifterne for den valgte Output style. Efter at have klikket på Generate Bibliography, skal man vælge Output Style 12

13 Her skal man vælge, hvilket tidsskriftformat man ønsker. Der findes mange tidsskriftformater i Reference Manager. Hvis det tidsskrift, man ønsker at sende sit dokument til, ikke er på listen, kan man selv lave en ny Output style. Hvis man vælger en allerede eksisterende Output style, er det ikke nødvendigt at udfylde resten af skærmbilledet, idet stylen angiver hele formateringen. Når man herefter klikker på OK, danner Reference Manager automatisk in text citationerne og litteraturlisten i forhold til den Output style, man har valgt. Ved at klikke på Edit Citation kan man ændre in text citations i et manuskript. Man markerer en citation i teksten og klikker på Edit Citation. Her får man mulighed for bl.a. at slette eller tilføje årstal og/eller forfatter samt sætte en tekst enten før eller efter citationen. Insert Note. Man kan indsætte noter i sit manuskript. Man placerer kurseren der, hvor noten skal være, klikker på Insert Note og skriver noten i det billede, der kommer frem. Klik på OK. Hvis man bruger en style med nummerering af citationerne, vil noterne blive indsat i nummerorden sammen med referencen i slutningen af manuskriptet. Bruger man en style, hvor citationerne er et forfatternavn og årstal, vil noten blive vist i teksten. Edit Database References. Opdager man en fejl i en reference, mens man skriver sit manuskript, kan man rette den herfra. Man markerer citationen, klikker på Edit Database References og kommer automatisk ind i Reference Manager med den pågældende reference åbnet i editeringsbilledet. Man retter referencen, gemmer rettelsen og vender tilbage til manuskriptet. Rettelsen slår straks igennem i referencelisten til manuskriptet. Revert to Original Text betyder, at man fjerner litteraturlisten igen, så man kun har citationerne tilbage. 13

14 Cite While You Write Preferences Her kan man ændre på opsætningen af samspillet mellem tekstbehandlings systemet og Reference Manager. Det er her man bl.a. kan vælge: om Reference Manager skal startes sammen med Word eller ikke og om man vil have, at litteraturlisten til manuskriptet skal generes samtidig med, at man skriver teksten eller ikke. Vær opmærksom på at Reference Manager ikke er kompatibel med alle tekstbehandlingsprogrammer. Læs mere på Reference Managers hjemmeside, Hvis man ikke automatisk får genereret en litteraturliste, kan det skyldes to ting. Enten skal man se efter, om funktionen er slået fra under Cite While You Write Preferences eller man skal installere en fil: Cwyw Setup.exe. Filen findes via stifinder under det drev og filnavn, hvor selve Reference Manager programmet er gemt. Hvis Reference Managers værktøjsliste ikke kommer frem, når man åbner Word, kan nogle af disse råd måske hjælpe. 1. Det er vigtigt at Word installeres før man installerer Reference Manager. 2. Klik på Vis og vælg Værkstøjslinier. Markér Reference Manager. 3. Højreklik oppe i den eksisterende værktøjslinie og marker herfra. Reference Manager. 4. Kopier filerne RM11cwyw.wll og RM11cwyw.dot fra folderen CWYW under RefMan til Startup folderen i Word. 5. Gå I Start, vælg Kør og find Reference Manager under Programmer. Vælg RefManConfig.EXE og klik på OK. Der starter nu et konfigureringsprogram. Se efter at der er en markering ud for Cite While You Write for Microsoft Word. Klik på Next og Reference Manager er blevet konfigureret. Denne metode kan også anvendes, hvis værktøjslinien er synlig, men man ikke kan bruge knapperne. 14

15 Ved Insert Citation kan man naturligvis vælge mere end en reference. Hold CTRL tasten nede, mens man markerer de referencer, der skal overføres. Vær opmærksom på, at hvis der skal anbringes flere referencer på samme sted i manuskriptet, skal disse overføres samlet, ellers bliver formateringen ikke korrekt. Man kan få problemer, hvis In text Citations i Output stylen ikke er genereret for alle referencetyper. Kontroller dette i Reference Manager Tools Bibliography Open Output Style. Der genereres en * foran alle referencetyper, når der er udarbejdet indhold for dem. Hvis dette mangler for de andre referencetyper, kan man gøre følgende: Kopier indholdet for Generic til de andre felter ved at klikke på Det vil ofte være nødvendigt at redigere de andre referencetyper, da indholdet i Generic ikke altid passer til de andre referencetyper. Hvis man har problemer med, at Reference Manager starter automatisk, hver gang man åbner Word, så klik på Funktioner under Word, vælg Reference Manager, Cite While You Write Preferences og i General fjern markeringen ud for Open Reference Manager when starting Word. Klik OK. Øvrige funktionaliteter i Reference Manager Brug af Subject bibliography Subject Bibliography er en funktion, hvor man kan kreere sin egen referenceliste eller bibliografi. Funktionen kan bl.a. bruges, når man skriver en afhandling. Hvis man i et valgbart felt, f.eks. Userdef 1 indskriver i hvilket kapitel, man har brugt den aktuelle reference, kan denne oplysning bruges til at danne en bibliografi over, hvilke referencer, der er blevet brugt i hvilke kapitler. Skal en reference bruges i flere kapitler, skrives begge henvisninger ind i samme felt, adskilt med semikolon. Vælg herefter Tools Subject bibliography Marked References OK. Marker f.eks Userdef 1 OK Select All OK. Og den færdige referenceliste er lavet. 15

16 Brug af Term Manager Man kan oprette synonymer for emneord og forfattere (hvis et forfatternavn f.eks. optræder med forskellige initialer). Opretter man synonymer betyder det, at begge stavemåder bliver afsøgt ved søgning på det ene. For tidsskrifters vedkommende er det her, man indskriver forkortelser for tidsskriftets navn, hvis kun fuld titel haves og omvendt. Vil man rette i keyword eller forfattere, vælger man det ønskede ord og klikker på Global Editikonet 16

17 Man skriver det nye ord i Destination og klikker på Replace. Man skal bekræfte rettelsen endnu engang i et nyt skærmbillede ved at klikke på OK. Man kan kun rette forfattere, emneord og tidsskrifttitler i Term Manager. Har man brug for at lave rettelser i flere poster, f.eks tildele en række poster yderligere et prægnant emneord, kan Copy Field funktionen bruges. Man vælger 1 af posterne, skriver det/de ønskede ord i det ønskede felt. Markerer det skrevne og klikker på Edit vælg Copy Field. Derved fremkommer et nyt skærmbillede, hvor man vælger, om det skal være marked reference(s), All reference in list etc. Klik Copy. Luk den post, der blev rettet i først og sig ja til at gemme ændringerne. Alle valgte poster er nu rettet. Brug af Import Filter Editor Med denne funktion kan man tilrette et import filter. Hvis f.eks. ISSN nummer placeres i notefeltet ved import kan man rette det, så det havner i Reference Managers ISSN felt. Import Filter Editor findes under Tools. Derefter vælges File Open og man vælger det filter man vil rette i f.eks. PubMed. Klik på fanebladet Databases og derefter på Edit. 17

18 Vælg nu den Reference Type, der skal rettes i f.eks. Journal og klik på fanebladet Journal Tags. Ud fra rullegardinet kan man nu vælge, i hvilket felt tagget IS skal havne i Reference Manager. I dette tilfælde vælges Destination Field: [26] ISSN/ISBN. Man har nu ændret Import Filter til PubMed, så ISSN feltet fra PubMed havner i Reference Managers ISSN/ISBN felt, hvor det tidligere havnede i Reference Managers notefelt. Man mangler nu blot at klikke på Edit og markere feltet Remove tag. Herved undgår man, at der står IS foran alle ISSN numrene i Reference Manager. Klik herefter OK, luk vinduerne og sig Ja til at gemme ændringen. Brug af Bibliography New Output Style Output styles er brugt til at specificere, hvilke felter der skal med i citationerne i teksten, og hvordan den bibliografiske liste skal se ud. 18

19 Der er forskellige måder at lave output styles på. Vi anbefaler at rette en eksisterende output style. Her vælger man en eksisterende output style (Open Output Style), der minder meget om den style, man skal bruge og ændrer på den. Man skal være opmærksom på følgende: Er det litteraturlisten, der skal rettes, vælger man Bibliography og Reference type og retter det/de felter, der er nødvendige. Er det henvisningerne i teksten, der skal ændres, vælges Bibliography In text Citation og Reference Type, hvorefter de ønskede rettelser foretages. In text citations: Her skal man give oplysning om, hvordan henvisningen i teksten skal være, og hvordan den skal fremstå: dvs. skal det være tal eller forfatter/år henvisninger, og skal disse være i parentes eller ej. Dette gøres under In text citation settings. 19

20 Herefter skal man vælge Reference Type (typisk Journal) og udfylde Definition for Journal. Her angiver man, hvilket felt der skal være i teksthenvisningerne. Man bruger ikonet for Insert Field, når man skal vælge et felt, der skal med. Hvis henvisningen er et tal, skal dette felt udfyldes med Citation Number. Ellers vil feltet typisk skulle udfyldes med forfatter og år. Disse to felter skal redigeres, så formen passer til det format, tidsskriftet ønsker. Nederst i skærmbilledet vises hele tiden et eksempel på, hvordan det, man laver, kommer til at se ud. Hvordan man redigerer disse felter, beskrives nærmere nedenfor. 20

21 Bibliography: Her laver man en style for, hvordan en reference skal se ud. Først bestemmes overskriften på litteraturlisten. Dette gøres i Bibliography Settings. Derefter går man i gang med at lave referencerne. Man vælger referencetype og starter med at udfylde feltet Definition for... (den referencetype man har valgt). Man starter med at vælge de felter, man skal bruge til referencetypen v.h.a. Fortsæt på denne måde, og anbring felterne i den ønskede orden. Husk altid at trykke på pil til højre eller End knappen, når et felt er sat ind, ellers forsvinder det, når en ny kommando gives. Definition for... kassen ser da således ud bemærk eksemplet nederst i kassen. 21

22 Herefter skal man indsætte tegn fra tastaturet. F.eks. runde parenteser omkring årstal, punktum efter titel, bindestreg mellem start page og end page, volume i fed, journal title i kursiv etc. Resultatet kunne være: Derefter skal de enkelte felter redigeres. Klik på feltet i Definition kassen og derefter på ikonet Edit Field Properties I Author List angives det antal forfattere, der skal listes i referencelisten. Hvis forfatterlisten skal forkortes, skal man angive hvordan og markere Abbreviated Author List. I Separators angives hvordan forfatterne skal adskilles fra hinanden med f.eks.,, ; eller and. 22

23 Skal forfatternavnet ændres fra fornavne i fuldt format til initialer, skal man rette i Names. Hver gang man ændrer noget, kan man se rettelsen nederst i skærmbilledet. På den måde kan man følge med i, hvordan det kommer til at se ud om rettelsen er korrekt. Vær opmærksom på, at der kan være forskel på First Author og All Other Authors. Begge felter skal rettes til. Lav aldrig mere end én rettelse ad gangen, ellers kan det være svært at finde ud af, hvor man rettede forkert, hvis dette skulle være tilfældet. I dette eksempel er forfatternavnene ændret, så der kun er angivet max. 3 forfattere efterfulgt af "et al" og dag/måned ved udgivelsesår er fjernet. 23

24 Når man ændrer i PubDate, skal man afmarkere Enable Date Formatting, ændre de næste bokse, så kun de oplysninger, man vil have med, bliver udfyldt. Til sidst skal man finde det rigtige Year Format. Til sidst skal man kopiere felter og indhold til de andre referencetyper. Normalt har man både tidsskriftartikler (Journal), bøger (Book, whole), bogkapitler (book, chapter), akademiske afhandlinger (Thesis/dissertation) m.fl. For at referencelisten kan blive rigtig, skal disse andre typer også indeholde de rigtige felter i den rigtige orden og med det rigtige indhold. Dette gøres ved hjælp af knapperne: Copy field properties (husk at markere felterne først) og Copy definition Når man bruger Copy field properties kan man kopiere feltindholdet fra en referencetype til en anden det forudsættes, at feltet allerede eksisterer i den/de valgte referencetyper. Når man bruger Copy definition kopierer man både felt og indhold til andre referencetyper. Da der til Books og andre Reference typer skal bruges andre felter end i Journal formatet, skal nogle felter fjernes og andre tilføjes. Gå ud fra tidsskriftets litteraturliste, når referencetyper skal kreeres. I øvrigt henvises til hjælpefunktionen. Her fås god og grundig vejledning til kreering af ny output style. Hvis du har brug for yderligere hjælp, så kontakt Forskningsbiblioteket på E mail: risskov.fbi@rm.dk Tlf: