HJÆLPEMIDDELDEPOTET Ændringer i nye vedtægter for hjælpemiddeldepotet i fht. eksisterende vedtægter Nærværende ændringsdokument er udarbejdet med fokus på de ændringer, der har forretningsmæssig betydning for HMD, HMD s bestyrelse og kommunerne. Der er således ikke tale om fyldestgørende gennemgang af ændringspunkter med juridisk konsekvens for kommunerne i tilfælde af en tvist. De nye vedtægter rummer en ændret struktur såvel som en gennemskrivning af samtlige kapitler. Kolonnen med ændringspunkter oplister således de ændringer af forretningsmæssig betydning, der er sket i de nye vedtægter set i forhold til de eksisterende vedtægter. Sproglige ændringer er således ikke medtaget. I tilknytning til enkelte kapitler i de gamle vedtægter er brug følgende vending: Ingen forretningsmæssige ændringer. I disse kapitler er det vurderet, at der ikke er sket ændringer med forretningsmæssig betydning, mens der vil være tale en række sproglige ændringer. I oplistningen af ændringspunkter er der taget udgangspunkt i de gamle vedtægter. Ændringspunkt Ordlyd i eksisterende vedtægter Ordlyd i nye vedtægter KAPITEL 1: NAVN OG HJEMSTED Bestyrelsen får ansvaret for at udpege administrationskommune. Ikke behandlet 1.4 Bestyrelsen udpeger en administrationskommune blandt interessenterne. Ingen forretningsmæssige ændringer KAPITEL 2: INTERESSENTER KAPITEL 3: FORMÅL Ændring i beskrivelse af formål og 3.1 Interessentskabet driver Egedal og Frederikssunds Kommuners Hjælpemiddeldepot, 3.1.1 Interessentskabets formål er at drive et fælleskommunalt hjælpemiddeldepot for
opgaver herunder indkøber, leverer, vedligeholder, reparerer, opsætter, nedtager og justerer genbrugshjælpemidler, APV-hjælpemidler og specialiserede hjælpemidler samt nøglebokse og nødkald. Interessenterne samt varetage andre opgaver i tilknytning hertil, som efter lovgivningen kan varetages af Interessentskabet. 3.2 Obligatoriske opgaver 3.2.1 Interessentskabet skal varetage anskaffelse, udbringning, reparation og returnering af hjælpemidler. KAPITEL 4: PLIGTER OG RETTIGHEDER Eksisterende kapitel 4: Pligter og rettigheder udgår af vedtægterne. NYT KAPITEL 4: EJER OG KAPITALFORHOLD SAMT ADMINISTRATION OG OMKOSTNINGSFORDELING Dette kapitel modsvarer kapitel 13: Finansiering i de eksisterende vedtægter og er derfor behandlet længere nede. KAPITEL 5: LÅN OG HÆFTELSE Kapitlet brydes op jf. nedenfor Optagelse af lån ingen forretningsmæssige ændringer. 5.1 Interessentskabet kan alene optage lån, indgå leasingaftaler eller påtage sig garantiforpligtelser, efter generel eller konkret bemyndigelse fra interessenterne. 9. BESLUTNINGER, SOM KRÆVER INTERESSENTERNES GODKENDELSE 9.1 Beslutning vedrørende følgende forhold kan alene træffes med alle Interessenters godkendelse: iv. Interessentskabets optagelse af lån, kreditter indgåelse af leasingaftaler eller påtagelse af garantiforpligtelser, Side 2
Hæftelse i fht. tredjemand: Det indbyrdes forhold mellem kommunerne opgøres ud fra seneste omkostningsfordeling. 5.2 I forhold til tredjemand hæfter interessenterne solidarisk og ubegrænset for de for interessentskabet påhvilende forpligtelser. 5.3 Indbyrdes hæfter de enkelte interessenter forholdsmæssigt for de af interessentskabet indgåede forpligtelser. Det første år vil dette være efter interessenternes forholdsmæssige andel af antallet af +65 årige opgjort primo året før, herefter i forhold til foregående kalenderårs fordeling af antallet af håndteringer mellem de to kommuner. Ved håndtering forstås et udlån/en bestilling/levering/ændring af hjælpemiddel til en borger. 5. HÆFTELSE 5.1 I forhold til tredjemand hæfter Interessenterne personligt, ubegrænset og solidarisk. 5.2 I det indbyrdes forhold mellem Interessenterne, hæfter hver Interessent for en andel svarende til den senest opgjorte omkostningsfordeling af Interessentskabets udgifter. KAPITEL 6: BESTYRELSE Kapitlet brydes op i to kapitler hhv. 6. Bestyrelsen og 7. Bestyrelsens virke Til bestyrelsen udpeges også en suppleant til de ressortansvarlige udvalgsformand, som er faste repræsentanter 6.2 Bestyrelsen består af de til enhver tid værende formænd for de ressortansvarlige udvalg i de i interessentskabet deltagende kommuner. 6.1.2 Bestyrelsen består af de til enhver tid værende formænd for de ressortansvarlige udvalg hos Interessenterne. Der udpeges ligeledes en suppleant for hvert bestyrelsesmedlem fra de ressortansvarlige udvalg. Valgperioden defineres, så den følger den kommunale valgperiode på 4 år. Ikke behandlet 6.2.1 Valgperioden for bestyrelsesmedlemmerne og suppleanter er 4 år og følger den kommunale valgperiode, dvs. at hvervet som bestyrelsesmedlem ophører den 31. december i det år, hvor der afholdes kommunalvalg. Formandsposten i bestyrelsen kan fremover gå på skift mellem interessenterne. Der udpeges 6.3 Bestyrelsen konstituerer sig med udvalgsformanden fra Egedal Kommune som 7. BESTYRELSENS VIRKE 7.1.1 Bestyrelsen konstituerer sig med Side 3
ligeledes en næstformand formand. formand og næstformand. Formand og næstformand må ikke repræsentere én og samme interessent. Der afholdes fremover min. 2 årlige møder. 6.5 Bestyrelsen afholder ordinært bestyrelsesmøde hvert år i april måned. I øvrigt afholdes bestyrelsesmøder, når formanden skønner det påkrævet eller et andet bestyrelsesmedlem ønsker det, dog minimum 2 gange om året. Formanden indkalder til bestyrelsesmøder med mindst 14 dages varsel, medmindre den samlede bestyrelse er enig i at frafalde varslet. 7.2.1 Formanden skal sørge for, at bestyrelsen holder møde, når dette er nødvendigt, dog mindst 2 gange årligt, og skal påse, at samtlige medlemmer indkaldes. Indkaldelse skal ske skriftligt med mindst 14 dages varsel med angivelse af dagsorden. Bestyrelsens beslutninger kræver fremover kvalificeret flertal i modsætning til enighed. 6.6 På bestyrelsesmøder træffes afgørelserne ved enighed. Såfremt der ikke opnås enighed tages sagen op i interessenternes kommunalbestyrelser. 7.3 Beslutningsdygtighed 7.3.1 Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når hver Interessent er repræsenteret ved bestyrelsesmedlem eller suppleant. Samtlige medlemmer skal så vidt muligt have haft adgang til at deltage i bestyrelsens beslutning. 7.3.2 De af bestyrelsen behandlede sager afgøres ved kvalificeret flertal, hvorved forstås at beslutninger kræver tiltrædelse af 2 af bestyrelsens medlemmer. Hvert medlem af bestyrelsen har én stemme hver. Beslutning vedrørende de i pkt. 9.1 anførte forhold kan dog kun træffes med alle Interessenters godkendelse. KAPITEL 7: DAGSORDEN FOR DET ORDINÆRE BESTYRELSESMØDE Bestyrelsen udarbejder fremover en forretningsorden for sit virke, som erstatter oplistede 7.1 Som punkter på dagsordenen for bestyrelsesmødet i april skal optages: 7.5 Forretningsorden 7.5.1 Bestyrelsen skal i en forretningsorden Side 4
dagsordenspunkter. 1. Godkendelse af dagsorden. 2. Indkomne forslag. 3. Godkendelse af regnskab for det foregående regnskabsår. 4. Fremlægges forslag til budget for det efterfølgende år. 5. Evt. træffe nærmere bestemmelse om udførelsen af sit hverv. KAPITEL 8: DAGLIG LEDER Ingen forretningsmæssige ændringer KAPITEL 9: PERSONALE Personaleforhold udgår af vedtægterne For personale som ansættes af interessentskabet gælder reglerne i Lov om kommunernes styrelse 67, stk. 1, hvilket indebærer, at de pågældendes løn-og øvrige ansættelsesforhold skal godkendes af Kommunernes Lønningsnævn. NYT KAPITEL 9: BESLUTNINGER SOM KRÆVER INTERESSENTERNES GODKENDELSE Nyt kapitel 9 oplister forhold, hvor der alene kan træffes beslutning med alle Interessenters godkendelse 9.1 Beslutning vedrørende følgende forhold kan alene træffes med alle Interessenters godkendelse: i. Vedtægtsændringer, herunder optagelse af nye Interessenter, jf. pkt. 13 og pkt. 14, ii. Opløsning af Interessentskabet, Side 5
iii. Ændring af den i pkt. 4.4 fastsatte omkostningsfordelingsnøgle, iv. Interessentskabets optagelse af lån, kreditter indgåelse af leasingaftaler eller påtagelse af garantiforpligtelser, v. Interessentskabets indgåelse, opsigelse eller ophævelse af aftaler mellem Interessentskabet og en Interessent vedrørende Tilkøbsydelser, jf. pkt. 3.3.1, vi. Eventuelle andre, væsentlige beslutninger eksempelvis indgåelse af lejeaftaler, aftaler om køb eller salg af fast ejendom eller langvarige/økonomisk byrdefulde aftaler i øvrigt. KAPITEL 10: REGNSKAB Ingen forretningsmæssige ændringer KAPITEL 11: REVISION Revisionen udføres fremover af administrationskommunens revisor 11.1 Interessentskabets regnskab revideres af Egedal Kommunes revision. 12.1 Interessentskabets regnskab revideres af den til en hver tid værende administrationskommunes revision. KAPITEL 12: TEGNINGSRET Ingen forretningsmæssige ændringer KAPITEL 13: FINANSIERING Side 6
Depotets udgifter fordeles fremover mellem kommunerne ud fra principperne i en ny afregningsmodel. Depotets driftsudgifter, undtagen udgifter til biler, fordeles mellem de to kommuner efter deres forholdsmæssige andel af depotets samlede håndteringer. Depotet indkøber og afholder udgifter til standardhjælpemidler beskrevet i bilag 1. 4.4 Omkostningsfordeling 4.4.1 Interessentskabets udgifter til de i pkt. 3.2 anførte opgaver (obligatoriske opgaver) dækkes af Interessenterne i henhold til de i BILAG 4.4.1 fastsatte fordelingsnøgleprincipper. Betalingen for tilkøbsydelser, jf. pkt. 3.3, fastsættes efter aftale mellem Interessentskabet og den Interessent, som tilkøbsydelsen varetages for. 4.4.2 Interessentskabet opkræver på grundlag af det vedtagne budget og likviditetsbudget kvartalsvise á conto forudbetalinger fra Interessenterne til dækning af Interessentskabets udgifter. 4.4.3 Ændring af de i pkt. 4.5.1 (bilag 4.3.1) fastsætte fordelingsnøgler kræver godkendelse fra alle Interessenter. Særligt dyre hjælpemidler afregnes fremover jf. principperne i den nye afregningsmodel For specialhjælpemidler gælder, at udgiften til disse afholdes af den bestillende kommune. Såfremt udgiften til specialhjælpemidlet udgør 100.000 kr. eller derover vil der skulle foretages afregning mellem de to kommuner såfremt hjælpemidlet overgår til anvendelse hos en borger, der er bosat i en anden kommune end den kommune der senest har nyindkøbt/afregnet for hjælpemidlet. Afregningen tager udgangspunkt i indkøbsprisen reduceret med månedsvise afskrivninger. Afskrivningsperioden for disse specialhjælpemidler fastsættes til 36 måneder. Se beskrivelse af ny afregningsmodel i serviceaftalen. Udgifter til biler fordeles fremover mellem kommunerne ud fra samme principper som andre udgifter. Udgifter til biler fordeles mellem de to kommuner efter deres forholdsmæssige andel af antal kørte kilometer opgjort efter kørebog. Det kan vælges at Se beskrivelse af ny afregningsmodel i serviceaftalen. Side 7
udgifterne til biler skal fordeles efter håndteringer, som de øvrige af depotets udgifter, såfremt kørselsbehovet fordeler sig mellem de to kommuner som antallet af håndteringer. Retningslinjer vedr. etablering af plejeboliger fremgår fremover af serviceaftalen. 13.3 I forbindelse med at en kommune etablerer nye plejeboliger skal den pågældende kommune dække udgifterne til hjælpemidler til disse boliger, herunder lift, seng, sengebord og badetaburet. Indgår ikke. Omkostningerne forbundet med varetagelsen af HMD s administration betales af HMD og dermed interessentskabet Ikke behandlet 4.3.2 Omkostningerne forbundet med varetagelse af administrationen betales af Interessentskabet. KAPITEL 14: VEDTÆGTSÆNDRING, OPTAGELSE AF NYE INTERESSENTER Ingen forretningsmæssige ændringer. Kapitlet opdeles i 2 nye kapitler. KAPITEL 13: VEDTÆGTSÆNDRINGER KAPITEL 14: INDTRÆDEN AF NYE INTERESSENTER KAPITEL 15: UDTRÆDEN Interessentskabet kan ikke gøre krav på kompensation for tab som følge af dårlig udnyttelse af anlægsaktiver mv., hvis en kommune udtræder. Dette udgår af vedtægterne, idet kapacitetstilpasning af HMD vil kunne ske inden for opsigelsesperioden på 12 mdr. 15.2 Såfremt udtrædelsen vil medføre tab for interessentskabet som følge af dårligere udnyttelse af anlægskapaciteten eller på anden måde, kan udtrædelsen kun ske mod fuld erstatning til interessentskabet fra den udtrædende kommune. Erstatningens størrelse beregnes af bestyrelsen, og skal godkendes af den tilbageblevne interessents kommunalbestyrelse. Side 8
En kommune der udtræder vil fremover kunne gøre krav på en forholdsmæssig andel af egenkapitalen i HMD Selv om bestyrelsen skønner, at interessentskabet ikke vil lide noget tab ved en interessents udtræden af fællesskabet, har den udtrædende interessent dog ikke krav på udbetaling af nogen del af interessentskabets nettoformue, men forhandling herom vil kunne optages. 15.1.2 Ved en Interessents udtræden har den pågældende krav på en forholdsmæssig andel af Interessentskabets nettoformue (egenkapital) svarende til den pågældendes ejerandel, jf. pkt. 4.1. Opgørelsen foretages på baggrund af Interessentskabets nettoformue pr. 31. december i Interessentskabets årsrapport for udtrædelsesåret. Såfremt nettoformuen (egenkapitalen) er negativ, er den udtrædende Interessent forpligtet til i forbindelse med sin udtræden kontant at indbetale et beløb til Interessentskabet svarende til den udtrædende Interessents andel af den negative egenkapital. KAPITEL 16: OPLØSNING Ved opløsning fordeles egenkapitalen jf. ejerandelen dvs. 50%/50%. 16.1 Til interessentskabets opløsning kræves udtrykkelig vedtagelse heraf i samtlige de deltagende kommuners kommunalbestyrelser, samt samtykke hos disses tilsynsmyndighed. Nettoformuen fordeles på de deltagende kommuner efter fordelingsnøglen anvendt det sidste driftsår. 15.2 Opløsning 15.2.1 Ved Interessentskabets opløsning fordeles Interessentskabets positive eller negative nettoformue (egenkapital) mellem Interessenterne i overensstemmelse med Interessenternes ejerandele, jf. pkt. 4.1. KAPITEL 17: UOVERENSSTEMMELSER Ingen forretningsmæssige ændringer KAPITEL 19: BILAG Der tilføjes to bilag til vedtægterne: Bilag 4.2.1: Åbningsbalance Bilag 4.4.1: Bilag 4.2.1: Oversigt over de af Interessenterne indskudte aktiver (åbningsbalance) Bilag 4.4.1: Fordelingsnøgleprincipper vedr. Side 9
Fordelingsnøgleprincipper Interessentskabets omkostninger Side 10