Referat af Generalforsamlingen, tirsdag den 26. marts 2013 Der var 43 deltagere fra ejendommene tilstede, 41 stemmeberettigede samt 2 fuldmagter. En fremmødt fuldmagtshaver, der skriftligt forud for generalforsamlingen havde fået besked om at være uønsket af bestyrelsen blev erklæret for ikke kvalificeret, nægtede at forlade forsamlingen og blev derfor bortvist. Formanden Lene Ørding bød velkommen og oplyste, at advokat Katja Skovlund Jensen, revisor John Johannesen samt varmemester Uffe Christiansen var til stede. Susanne Olesen fra kontoret var til stede som referent. 1. Valg af dirigent: Efter indstilling fra bestyrelsen blev advokat Katja Jensen valgt som dirigent. Dirigenten kunne konstatere, at indkaldelsen til generalforsamlingen var lovligt varslet, udsendt den 4. marts 2013. Valg af stemmetællere: 2 ejere stillede sig til rådighed som stemmetællere; Bo Højmark Lindén, Runestenen 45 og Karen Olander, Runestenen 37. 2. Formandens beretning: Beretning til Generalforsamlingen 2013 2012 blev også et godt driftsår for vores Grundejerforening. Bestyrelsen har haft et godt samarbejde med dels ejerne og dels gårdrepræsentanterne. Der er også al god grund til at være opmærksom på, at medarbejderne har gjort en god indsats for os alle. Bestyrelsen har kunnet gennemføre et godt driftsår, fordi alle har ydet en god arbejdsindsats til dækning af de behov der har været undervejs og ligeledes fordi ejerne har vist en solid opbakning. Vi har alle den samme interesse i en veldrevet forening med den lavest mulige omkostning, ikke mindst i disse krisetider, hvor der er nok at bruge de sparsomme indkomster på. Det fremgår også af regnskabet for 2012, at der er udvist påpasselighed. Som vanligt var det TV-siden, der mere end noget andet udviste stigning. Fra 2013 er ejerne selv herre over hvor stor en TVydelse man ønsker at få. Det understreges, at alle væsentlige beslutninger,
som hidtil, træffes af en enig bestyrelse, der har fuldt indblik i de sager der behandles. Personalemøderne i 2012 har ikke givet anledning til bemærkninger. Tilfredse medarbejdere er sammen med de rigtige og gode beslutninger forudsætningen for en effektiv drift. Arbejdspladsvurdering er gennemført som krævet og med et flot resultat. På generalforsamlingen i 2012 blev der vedtaget et forslag om, at grundejerforeningen påtager sig vedligeholdes ansvar for forsyningsledninger frem til soklen på de enkelte ejendomme, (svarende til en praksis anlagt af bestyrelsen før 2009). Bestyrelsen udtrykte, at forslaget ikke kan hjemles i deklarationernes paragraf 17, hvor specifikt FÆLLES FORSYNINGSLEDNINGER er FÆLLES ansvar (Grundejerforeningens) og ikke stikledninger samt at en ændring af deklarationerne kræver alle 514 ejendommes accept. Forslaget blev vedtaget med dirigentens tilføjelse at bestyrelsen skal undersøge mulighederne for at gennemføre forslaget indenfor deklarationerne subsidiært ændring af deklarationernes paragraf 17. Advokatfirmaet DREIST har udarbejdet et responsum i sagen, hvoraf fremgår at forslaget ikke kan gennemføres indenfor deklarationens hjemmel, ordlyd og omfang. Dersom deklarationen skal ændres kræver det en aftale godkendt af alle ejere. Kloakproblemer har heller ikke i 2012 kunnet undgås men rettidig omhu fra medarbejderne har medvirket til at omkostningerne har kunnet holdes på et fornuftigt niveau, når alderen af systemet tages i betragtning. Det er vigtigt, at beboerne henvender sig, når der er problemer eller mistanke herom, således at der kan blive taget hånd om det så betids som muligt. Udestående opretning ved nogle brønddæksler er i hovedsagen den enkelte ejers ansvar, da medarbejderne har konstateret skred og sænkninger som følge af ejeres ændringer i forbedene. Medarbejderne har meddelt, at der er udbedret de steder, hvor det er Grundejerforeningens, vores alles, ansvar. SEAS NVE har i vinteren arbejdet med lysproblemer i dels Vættehøjen dels Runddyssen. Der er problemer med kabelføringen og sætninger og derfor har der været udfald. Det forventes, at lignende problemer vil kunne opstå også fremover afhængig af bl.a. vejrliget.
Hegnet omkring boldbanerne er blevet udbedret, dels ved medarbejdernes indsats dels ved hegnsopsætning foretaget af specialfirma. Der er nogle mindre udestående justeringer, som forventes løst i 2013. De hundeposer der kan hentes på kontoret er måske ikke i helt så god kvalitet som tidligere, men det må erindres, at vi uden omkostning nu får hundeposer fra sponsor. Ved generalforsamlingen i 2012 blev det vedtaget, at der kunne ansættes en forretningsfører/driftsleder til varetagelse af daglige administrative og ledelsesmæssige opgaver i såvel Grundejerforeningen som i regi af Kraftvarmeværket. Bestyrelsen har endnu ikke foretaget en sådan ansættelse, da det ikke har været åbenbart muligt at finde en person med de rette kvalifikationer til den rette pris. Det fremgår således også af regnskabet, at vi ikke har haft denne udgift i 2012, hvilket jo medvirker til det pæne overskud. I forbindelse med regnskabsaflæggelsen og budgetvedtagelsen vil det derfor blive foreslået, at for juli måned 2013 skal der ikke betales driftsbidrag kr. 400 til Grundejerforeningen. Vedrørende forsamlingshuset er køle-fryseskabet i køkkenet udskiftet med et helt moderne og lavere forbrugende skab. Driftsresultatet 2012 er helt tilfredsstillende. Det overvejes at få forsamlingshusets lokaler nymalet i 2013. Der er nogle få, der ikke betaler til Grundejerforening og Kraftvarmeværk via PBS-systemet. Det betyder, at der bliver en række rettelser, når betalingerne ændrer sig, fordi nogle glemmer at rette til. De der ikke er på PBS-systemet må påregne, at det kan koste et mindre beløb i gebyr, når kontoret skal lave rettelser og tilbagebetalinger eller fornyet opkrævning. Tak til alle der bidrog for et godt foreningsår 2012. Bestyrelsens motto: Vi har alle til opgave at få det bedste ud af den tid vi bruger med og for hinanden
Debatten af beretningen omfattede især følgende: Jette Callesen, Runestenen 118: Udtrykte at det er kedeligt, at bestyrelsen ikke vil støtte forslaget fra generalforsamlingen i 2012, at grundejerforeningen påtager sig ansvaret for forsyningsledninger ind til ejendommene. Det blev af bestyrelsen understreget, at deklarationerne er klare derhen at stikledninger er ejers ansvar, hvilket advokatfirmaet DREIST har udarbejdet et responsum på. En ændring heraf kræver alle 514 ejendommes tilsagn. Bestyrelsen har ved drøftelse med 3 forsikringsselskaber endvidere afklaret, at med udvidet rørskade- og stikledningsforsikring er man normalt dækket også for TV-stikledninger med undtagelse af skader som er selvforskyldte. I brochuren Velkomst til nye grundejere er det klargjort, at forsikringer er ejers ansvar. Svend Petersen Runddyssen 75: Havde som vanligt mange bemærkninger, fordelt på 5 sider som blev læst op. I overvejende grad bemærkninger som er fremsat parallelt ved tidligere generalforsamlinger. Deklarationer hvor der åbenbart ikke sker noget m.h.t. ændringsforslag fra Grundejerforeningen. Svar: Ændring af deklarationerne som er tinglyste kræver alle 514 ejendommes accept, hvilket formentlig er medvirkende til, at Næstved kommune overlod til Grundejerforeningen at komme med forslag. Bestyrelsen har absolut deklarationerne for øje og arbejder på at kunne stille forslag til Næstved kommune om en anvendelse af deklarationerne med en rimelig fortolkning. Arbejdet er sat i bero, da Næstved kommune på 3die år afholder sig fra at gennemføre en truffet forvaltningsafgørelse i en principiel sag, der i høj grad vedrører deklarationerne og ejendommenes forhold. Endvidere har mere end 30 års efterladenhed fra kommunalt hold bevirket, at der er en række deklarationsstridige forhold i vores bebyggelse. Hvis deklarationerne skulle følges punktligt ville bestyrelsen formentlig skulle påtale mere end 300 forhold, hvilket selvsagt ikke vil finde sted. Hvis der bliver klaget over forhold som er til gene, tager bestyrelsen naturligvis stilling efter gældende regelsæt, men bestyrelsen har ikke til hensigt at forfølge en række forhold af blot bureaukratiske årsager. Dette ville næppe være til gavn for nogen. Vi skal alle få det bedste ud af gældende deklarationer og så fredsommeligt som muligt, så lang tid der ikke er åbenbare gener for andre.
Parkering i gårdene som iflg. Svend Petersen foregår i strid med deklarationerne. Svar: Bestyrelsen følger den regel, som fastlagt af politimyndigheden, at køretøjer under 3500 kg er at betragte som personmotorkøretøjer, bl.a. fordi politiet ikke vil kunne skride ind overfor parkering af nævnte køretøjer, hvis de er behørigt indregistrerede. Af Velkomst til nye grundejere fremgår den anvendte fortolkning af parkeringsbestemmelser. Det er klart for de fleste, at små lastvogne, store varebiler og autocampere ikke er det kønneste at have parkeret i gårdene, men det ændrer ikke ved reglerne og heller ikke ved det forhold, at bestyrelsen da ikke kan og ikke vil gribe ind overfor de mange udearbejdende der har deres arbejdskøretøjer under 3500 kg holdende ved bopælen. Solceller hvor Svend Petersen mener, at bestyrelsen går uden for sit mandat ved at bruge tid på at holde sig orienteret om forholdene. Svar: Hvis Svend Petersen læser referatet fra Kraftvarmeværkets generalforsamling fra 2012, vil det her fremgå, at bestyrelsen i varmeværket holder sig ajour med området og da især når der er mødevirksomhed i energisektoren som vi deltager i qua vort indkøb af naturgas. Der kan ikke godkendes opsætning af solceller til varmeproduktion, men når offentlige myndigheder efter ansøgning godkender opsætning af anlæg til elproduktion, da godkender grundejerforeningen naturligvis opsætningen. Grundejerforeningen har fra ejere i 2012 haft et antal henvendelser om anvendelse af solceller. Forretningsfører/driftsleder hvor Svend Petersen bl.a. ønsker en redegørelse. Svar: Det fremgår af generalforsamlingen 2012 referat hvilke grundlag der arbejdes på, i øvrigt anbefalet af vort revisionsfirma Beierholm. Det fremgår af regnskaberne ved denne generalforsamling, at der ikke er brugt penge på nævnte område i 2012, hvilket bl.a. medvirker til at juli måned 2013 kan holdes fri for driftsbidrag kr. 400 til grundejerforeningen. Johnny Nielsen, Langdyssen 33: Påpegede at Svend Petersen med de sædvanlige indlæg af hvert år samme karakter havde spildt 3 kvarter af generalforsamlingens tid. Fra Runestenen 111: blev det påpeget, at man i gården havde løst parkeringsproblemer med større køretøjer ved en aftale om fordelt parkering.
Bent Hansen, Runestenen 41: Spurgte om der måtte holde trailer i forbedene. Det har bestyrelsen ikke taget formel stilling til, da der ikke er klaget herover og der derfor ikke formodes at være gene. Langdyssen 45 - forslag om forbedret hjemmeside: Hjemmesiden som kom op at stå for 3 år siden bliver vedligeholdt af os selv til en meget lav bekostning. Hjemmesiden er derfor ikke fuldt ud professionel, men bestyrelsen har ikke fundet at burde bruge mange penge på en formfuldendt hjemmeside alene for at overføre informationer m.v. fra bladet Information, der jo uddeles til hver ejendom. De orienteringer i form af indlæg der er i Information er altså ikke på hjemmesiden ligesom der heller ikke er informationer om alt, da hjemmesiden jo er offentligt tilgængelig. Regnskaberne fylder så meget, at det ikke synes relevant for nærværende at lægge disse på hjemmesiden. Om detaljerede regnskaber er foreneligt med en åben hjemmeside er ikke undersøgt. I originalkopi og underskrevet stand kan regnskaberne hentes på kontoret 8 dg. før generalforsamlingen. Bestyrelsen vil se på mulige forbedringer men det skal erindres, at ganske mange beboere er afhængige af det trykte medie. Runddyssen 10 vedr. kloak: Kunne berette om ødelagte faskiner og andet i kloakledningen. Svar: Grundejerforeningens medarbejdere har været rundt i området og lavet de udbedringer der er et fælles anliggende. Der hvor ændringer i forbedene er skyld i problemer, er det i almindelighed den enkelte ejers opgave at foretage opretning. Varmemester Uffe Christiansen understregede, at der hvor kloakering var skyld i problemer, der blev udbedringer foretaget af grundejerforeningen. Bestyrelsens beretning har sit forblivende. 3. Årsregnskabet 2012 med revisionspåtegning. Regnskabet 2012: Regnskabet viser som det fremgår et godt overskud, der letter disponeringen for 2013. Fra 2010 regnskabet blev der til ejendommene medio 2011 tilbagebetalt en måneds driftsbidrag netto. På en vis måde regner vi med at gentage dette
forhold medio 2013, altså forventeligt i juli måned, idet vi har indregnet for 2013, at der ikke opkræves driftsbidrag på de 400 kr. i juli måned. Det betyder rent faktisk, at driftsbidraget i 2013 nedsættes med 8% som følge af det gode driftsresultat fra 2012. Vores materiel og køretøjer er up to date, vel vedligeholdt og i orden. Vores kloakrør bærer naturligvis præg af alder, men fungerer overordnet godt nok, men vi er nødt til at disponere med plads til overraskelser. En tiltrængt opfriskning med ny maling af forsamlingshuset håber vi at kunne gennemføre i 2013 samt nogen udvendig vedligeholdelse på bygningerne. Bestyrelsen finder, at det gode resultat og regnskabet taler for sig selv og foreslår det godkendt. Drøftelse: Det blev foreslået overvejet at henlægge et beløb til kloakerings overraskelser. Bestyrelsen mener, at der er afsat midler i rimeligt omfang. Med hensyn til at disponere anderledes med overskuddet fra 2012 er det bestyrelsens opfattelse at pengene hviler bedst i ejernes lommer fremfor i grundejerforeningen, hvorfor en kontingentfri måned (kr. 400 i juli) ønskes fastholdt. Regnskabet blev godkendt. 4. Forslag: INGEN 5. Budgetforslag 2014 vedr. driftsbidrag forelægges til godkendelse. Budget 2014: Ændringen i driftsbidraget er også i år drevet af ændringen i udgiften til TV, men denne gang med modsat fortegn. Som vedtaget på generalforsamlingen i 2012 skulle driftsbidraget i medfør af ny TV-ordning for 2013 nedsættes til kr. 400 pr. md. fra kr. 750 og det er jo også sket.
For 2014 foreslår bestyrelsen uændret driftsbidrag, nemlig kr. 400 pr. md. Budgetforslaget for 2014 blev vedtaget. 6. Valg til bestyrelsen a. Valg af kasserer, Kaj Bentsen blev genvalgt med akklamation. b. Valg af bestyrelsesmedlem, Michael Rasmussen blev genvalgt med akklamation. 7. Valg af bestyrelsessuppleanter (1 år) Lasse Blauenkjær, Langdyssen 56, blev genvalgt Lene Nielsen, Runddyssen 22, blev valgt. Kasserersuppleant Hans Jørgen Nielsen, Runestenen 100 blev genvalgt. 8. Valg af revisor (1 år) a) Valg af ekstern revisor statsautoriseret Henrik Frandsen fra Revisionsfirma Beierholm blev genvalgt John Johannesen var til stede som firmaets repræsentant. b) Valg af intern revisor: Johnny Nielsen, Langdyssen 33, blev genvalgt c) Valg af ekstern revisorsuppleant: Revisor Jørgen Stegmann, Revisionsfirmaet Beierholm blev genvalgt. d) Valg af intern revisorsuppleant: ingen
9. Eventuelt. Jættestuen 64: Herfra blev omtalt problemer med, at YouSee kan komme til boksene med antenneledningerne. Svar: Bebyggelsens natur gør jo, at der er visse ting der kræver involvering af eksempelvis naboer. Vores medarbejdere er også behjælpelige med adgang, hvis der er behov. Mødet sluttede kl. 20.50 Katja Skovlund Jensen Susanne Olesen Lene Ørding Dirigent Referent Formand