Referat fra møde i styregruppen for Regionernes Kliniske Kvalitetsudviklingsprogram Mødet blev afholdt fredag den 8. juni 2012 kl. 09.30-15.00 Til stede Per Busk, Region Syddanmark (formand); Niels Reichstein Larsen (ikke til stede mellem 11.00-13.30) & Jan Utzon (suppleant for Christian Worm), Region Hovedstaden; Elin Kallestrup & Hans Peder Graversen (til kl. 12.15), Region Midtjylland; Preben Cramon, Region Sjælland (fra kl. 11.30); Mads Haugaard, Region Syddanmark; Kristine Bossen (suppleant for Janne Lehmann Knudsen), Kræftens Bekæmpelse; Torben Palshof, DMCG.dk; Ulla Breth Knudsen, LVS; Poul Erik Hansen, Statens Serum Institut; Martin Bagger Brandt & Lisbeth Nielsen, Danske Regioner; Paul Bartels & Anne- Marie Hansen, Databasernes Fællessekretariat Dato: 20.06.2012/ AMSH Afbud Jens Kjær-Rasmussen, Region Nordjylland; Morten Noreng, Aalborg Sygehus Dagsorden var som følger: Regionernes Kliniske Kvalitetsudviklingsprogram Olof Palmes Allé 15, DK- 8200 Aarhus N 0. Velkomst/godkendelse af referat fra sidste møde 1. Status: løbende afrapportering & udgivelse af årsrapporter 2. Opsamling: databasernes regnskab 2011 3. Fremtidig prioritering af databaseområdet t: +45 7841 3973 e: annhan@rm.dk w: www.rkkp.dk 4. Udmøntning af driftsmidler 2013 fra Regionernes Udviklingspulje for Klinisk Kvalitet 5. Status for udvikling af IT-strategi 6. Godkendelse af skabelon for årsrapporter fra databaserne 7. Principper for ekstern finansiering af databaseområdet 8. Kvalitetshåndbog 9. Status: RKKP-handleplan 2012 10. Opsamling: mailhøring, marts 2012 vedr. ændring af revisionsprocessen i forhold til databasernes årsrapporter & Dansk Blærecancer Register 11. Aktiviteter i det Rådgivende Forum for RKKP 12. Orientering: Indberetning til kliniske databaser fra private sygehuse og klinikker 13. Orientering: Sundhedsstyrelsen og Danske Regioners udviklingsplan for databaseområdet (anbefaling 1: Kvalitetsoplysninger på sundhedsområdet)
14. Orientering: Sundhedsstyrelsen og RKKP s udvikling af national indikatorskabelon (anbefaling 2: Kvalitetsoplysninger på sundhedsområdet) 15. Orientering: Den Nationale Kliniske Kræftdatabase (DNKK) 16. Eventuelt Ad 0 Velkomst/godkendelse af referat fra sidste møde Referatet blev godkendt. Poul Erik Hansen blev budt velkommen til styregruppen som nyudpeget repræsentant for Statens Serum Institut. Ad 1) Status: løbende afrapportering & udgivelse af årsrapporter Løbende afrapportering Per Busk understregede, at et hovedformål for RKKP var at sikre den løbende afrapportering fra databaserne, så data kommer i spil i forhold til kvalitetsudvikling. Den langsigtede IT-strategi jf. punkt 5 må ikke medføre forsinkelse i den løbende afrapportering, hvor der er brug for en løsning på kort sigt. Redskab i afrapporteringen Hans Peder Graversen foreslog en principiel drøftelse af Region Hovedstadens analyseportal i forhold til sikring af den løbende afrapportering. Niels Reichstein Larsen anførte, at en sådan drøftelse nødvendigvis må ske i relation til udvikling/vedtagelse af IT-strategien. På denne baggrund blev yderligere drøftelse af Analyseportalen udsat. Niels Reichstein Larsen gav endvidere udtryk for, at afrapporteringsløsningen burde være enstrenget. Paul Bartels understregede, at Analyseportalen ikke alene har funktion som afrapporteringsværktøj, men fungerer som redskab til databearbejdning/-integration i regi af databaser tilknyttet KCKS-Øst samt redskab i klargøringen af data til flere databaser. Tidstro resultater Torben Palshof understregede, at løbende afrapportering pr. definition vil ske uden faglige kommentarer og alene afspejle indberetninger foretaget ved afrapportering dvs. komplethed kan ikke garanteres. Paul Bartels tilføjede, at tidstro afrapportering forudsætter tidstro indrapportering til databaserne. Mads Haugaard tilkendegav, at regionerne fuldt og helt påtager sig ansvar for at sikre afdelingernes tidstro, komplette indberetning, men har brug for databasernes opbakning til at sikre det relevante fokus på de afdelinger, hvor der er brug for en indsats. Udgivelse af årsrapporter Paul Bartels understregede årsrapporternes funktion som fortolkningsstøtte til de løbende resultater, som udgives ukommenteret det bliver dermed væsentligt, at de udgives uden større forsinkelse. Side 2
Niels Reichstein Larsen anførte, at produktionsplanen for KCKS-Øst ift. årsrapporterne var klarlagt og dette fremgik ikke af årsplanen, hvor der endnu ikke er fastlagt dato for offentliggørelse af flere databasers årsrapporter. Anne-Marie Hansen angav, at så snart der i dialog mellem databaserne og databasernes kontaktpersoner i kompetencecentrene var fastlagt konkret dato for offentliggørelse i forlængelse af produktionsplanen, ville oversigten over dato for offentliggørelse blive opdateret. Anne- Marie Hansen redegjorde for, at der fremadrettet forventes lagt øget pres på databaserne for at oplyse dato for offentliggørelse tidligere i forløbet. Lisbeth Nielsen bemærkede, at der bør tages stilling til pressestrategi /strategi for formidling af resultater for beslutningstagere. Hidtil er alle ikke-nip-årsrapporter blevet udgivet i regi af databaserne uden inddragelse af Danske Regioner, men RKKP-strukturen giver muligheder for mere systematisk formidling, hvor der skal træffes beslutning om, hvor indsatsen skal placeres. Der blev ikke truffet beslutning i forhold til dette, så Fællessekretariatet og Danske Regioner vil udarbejde et beslutningsforslag til styregruppen. Torben Palshof anførte, at næste års skærpede krav om årsrapport inden for 6 mdr. indebærer, at udgivelserne/opgørelsesperioderne skal fordeles jævnt over året. Betydning af delay i levering af LPR-data Paul Bartels bemærkede, at enkelte databaser har anført, at årsrapporterne ikke vil kunne leveres inden for 12 måneder pga. forsinkelse i levering af LPR-data ifm. Forskerservices midlertidige stop for sagsbehandling i foråret 2012. Databasernes Fællessekretariat har fastholdt kravet om afrapportering indenfor 12 måneder. Paul Bartels anførte, at stadig flere databaser baserer sig på data fra centrale registre, hvorfor det er afgørende med stabil adgang. Poul Erik Hansen oplyste, at Statens Serum Institut har fokus på at sikre levering og vil i dialog med Fællessekretariatet sikre adgang på kort sigt og undersøge mulighederne for fremadrettet at sikre den stabile adgang til data. Ad 2) Opsamling: databasernes regnskab 2011 Paul Bartels fremlagde en gennemgang af databasernes regnskab for 2011, som har vist udbredt opsparing af midler, hvor der er ubrugte driftsmidler for mindst 3,8 mio. kr. og ikke udbetalte projektmidler for mindst 1,6 mio. kr. Per Busk og Hans Peder Graversen bifaldt Databasernes Fællessekretariats gennemgang af regnskaber. Styregruppen vedtog, at alle overskud som udgangspunkt inddrages til den samlede pulje, hvor der alene kan gives tilladelse til tilbageførelse til databaserne, hvis de har konkrete anvendelsesformål, der er i tråd med nuværende prioriteringer i RKKP. Yderligere opfølgning Side 3
Det har i enkelte tilfælde ikke lykkedes Fællessekretariat at sikre indsigt i overførte midler og/eller regnskab 2011. Styregruppens medlemmer var enige om, at det ikke kan anerkendes, at bevillingsgiver ikke kan få indsigt i anvendelse af bevillinger, og det dermed var uacceptabelt, hvis oplysningerne ikke blev udleveret af databaserne. Det blev drøftet, hvorledes yderligere opfølgning kunne ske. Fællessekretariatet vurderer, at der er forskellige årsager til de manglende oplysninger som spænder fra misforståelser omkring baggrund for oprindelige bevilling til manglende ressourcer til økonomiopfølgning. Givet at der tidligere har været tradition for, at databaserne havde råderet over eget driftsoverskud blev det besluttet, at dialogen fortsætter, og styregruppen bakker op omfællessekretariatets ret til at få indsigt i oplysningerne. Der kan derfor tages yderligere initiativer i værk, hvis det vurderes nødvendigt. På spørgsmål fra Ulla Breth Knudsen angav Lisbeth Nielsen, at Danske Regioner, som oprindelige bevillingsgiver, har ret til at kræve ikke anvendte midler tilbageført. Niels Reichstein Larsen anførte, at tilbagetrækning af projektmidler skulle ske i dialog med evt. kompetencecentre involveret i projekterne. Ejerskab af data Punktet førte til en kort drøftelse af ejerskab af data, hvor det blev konstateret, at regionerne har ansvar for data og dette i kombination med, at dataindtastning sker via regionerne gør, at ejerskab i høj grad er placeret der. Databaserne/de videnskabelige selskaber har medejerskab, da de sikrer den faglige forankring og validitet af data. Ad 3 Fremtidig prioritering af databaseområdet Paul Bartels gennemgik oplæg til kommende prioriteringer på databaseområdet, som kan ses i bilag R3.1. Konklusion Per Busk konkluderede, at der er tilvejebragt et overblik via gennemgangen. Styregruppen besluttede, at givet bevillingsrammens størrelse bør fokus alene være på lukning af det mest oplagte hul i databasernes dækning, som er ift. akut området. Dette vil ske via bevillingskrav til databaserne for hoftenære frakturer og akut mave-tarm kirurgi om at gå sammen om dannelse af database for akut området. Derudover forventes rygområdet prioriteret fra 2014, hvor indsats afventer resultatet af foranalyse i forhold til mulighed for tværfaglig monitorering af området samt etablering af en database for primær sektor jf. nedenfor. Denne prioritering skal ske inden for eksisterende bevillingsramme, hvor styregruppen er enig i, at der ikke er belæg for at anmode om en udvidelse af puljen, før det kan sandsynliggøres, at RKKP-strukturen har sikret effektivisering i den eksisterende drift. Det besluttedes, at der derudover iværksættes en mere gennemgribende prioritering, der også involverer de nuværende databaser. Denne prioritering skal implementeres, når den aktuelle 3 årige bevillingsperiode afsluttes ved udgangen af 2014. Side 4
Denne konklusion hvilede på de følgende drøftelser: Akut området Der var enighed om, at det er presserende at sikre monitorering af akut området bl.a. givet etableringen af fælles akutmodtagelser. På spørgsmål fra Per Busk tilkendegav Paul Bartels, at det ikke var den ideelle måde at sikre monitoreringen af området at stille bevillingskrav til de 2 eksisterende databaser for hoftenære frakturer og akut mave-tarm kirurgi, om at gå sammen i en database til monitorering af akut området. Det er en pragmatisk løsning i en situation, hvor der 1) ikke er sikret fælles dokumentation på tværs af sygdomsområder for det præshospitale område, hvilket vil være en forudsætning for etablering af en fritstående database 2) ikke er rum i puljen til at iværksætte nye databaser, før der er sikret råderum via lukning eller effektivisering af eksisterende databaser. Lænderyg-området Paul Bartels og Martin Bagger Brandt redegjorde for, at der tidligere er gennemført et pilotprojekt finansieret af Kiropraktorfonden på overenskomstområdet med udvikling af kvalitetsindikatorer på rygområdet. Dette arbejde er nu fulgt op af en planlagt tværfaglig foranalyse inddragende praktiserende fysioterapeuter, kiropraktorer og reumatologer. Foranalysen finansieres ligeledes af Kiropraktorfonden samt tilsagn om en mindre bevilling fra Fællessekretariatet/Danske Regioner (uforbrugte midler fra tidligere år), Samtidig er der i regi af DAK-E planlagt monitorering af bevægeapparatsygdomme, som også er indarbejdet i overenskomsten mellem PLO og Danske Regioner. Samlet set står det dermed klart, at området må forventes at skulle prioriteres via databasepuljen fra 2014. Hans Peder Graversen bemærkede, at der her ikke var evidens i forhold til effektiv behandling og dermed vurderede han, at det ville være relevant at sikre monitorering, der kunne afdække effekt af behandling. Alternativer til monitorering via databaser Det blev drøftet om monitorering af kirurgiske områder kunne sikres via de patientadministrative systemer. Jan Utzon vurderede, at dette vil kunne sikres via en genoplivning af Kirurgiprojektet gennemført i regi af Sundhedsstyrelsen. Anvendelse af data Hans Peder Graversen betonede fokus på databasernes rolle som leverandør af ledelsesbaseret data og efterlyste flere retvisende resultatindikatorer f.eks. via PROM herunder efterlystes udvikling af metoder til sikring af anvendelse af data i forbedring af behandlingskvaliteten. PROM Torben Palshof angav, at DLCRs og Kræftens Bekæmpelses fælles projekt Generiske PRO (Patientrapporterede oplysninger) målinger af en samlet patientpopulation var en måde at sikre opprioritering af dette område, men projektet fik alene delfinansiering fra RKKP og afslag fra daværende Sundheds- og Indenrigsministerium. Paul Bartels oplyste, at fællessekretariatet desværre endnu ikke har haft ledig kapacitet til at sikre en afdækning af området, men der forventes at kunne sikres en redegørelse forud for næste Side 5
styregruppemøde. Kristine Bossen opfordrede til, at der skete opprioritering af PROM-pmrådet. Patientsikkerhed Torben Palshof bakkede op, om at der sikres monitorering af patientsikkerhed via eksisterende databaserne, men der er behov for metodeudvikling ift. måling af forbedringer på området. Paul Bartels var enig med Torben Palshof og anførte her, at der ikke er klar evidens for at seneste årtiers opprioritering af patientsikkerhedsområdet har sikret færre utilsigtede hændelser - men denne form for evidens vil også være vanskelig at tilvejebringe, da der i den samme periode er sket væsentlige organisatoriske ændringer/øgning af produktivitet, der også kan have påvirket patientsikkerheden. Elin Kallestrup bemærkede, at der i Region Midtjylland undersøges muligheder for at måle på forbedringerne, ligesom Patientombuddet forventes at komme med et bud på målemetoder. Kobling til kliniske retningslinjer Lisbeth Nielsen bemærkede, at koblingen mellem kliniske retningslinjer og monitorering via databaser burde overvejes. Anvendelse af proteser/implantater: tidlig opdagelse af utilsigtede konsekvenser Poul Erik Hansen spurgte, om det var muligt på forhånd at prioritere indsatsen i monitorering af anvendelse af proteser/implantater, således at mulighederne for tidlig opdagelse af utilsigtede konsekvenser blev optimeret. Paul Bartels anførte, at det ikke direkte var muligt. Ortopædkirurgien er dog kendetegnet ved, at konsekvensen af fejlbehæftede proteser/implantater er invalidering og ikke død ligesom længere forventet overlevelse stiller større krav til implantatoverlevelsen. Dermed bliver det mere sandsynligt, at der opstår klager og større erstatningskrav i dette område (hvilket også kan ses i Patientforsikringen). Hvis der skal prioriteres i overvågningen, kan det dermed anbefales at fokusere på ortopædkirurgien, samt områder, hvor konsekvensen af fejlbehæftede proteser/implantater er alvorligst f.eks. ift. stent. Hans Peder Graversen bemærkede, at det var på baggrund af data fra en engelsk kvalitetsdatabase, at de seneste uhensigtsmæssigheder vedr. metal-metal hofteproteser blev konstateret. Monitorering af dyre behandlinger Jan Utzon foreslog at evt. udvidelse af monitorering af anvendelse af biologiske lægemidler sker via DANBIO - Dansk Reumatologisk Database og vurderede samtidig, at monitorering af området kunne sikre besparelse i forhold til anvendelse af medicin samt at konkret besparelsespotentiale blev anvendt som argument for at sikre finansieringen af databaser. Torben Palshof bemærkede, at der historisk sjældent har været muligt at høste forventede konkrete besparelser og advarede mod at bruge det som mål for etablering af databaser. På spørgsmål fra Ulla Breth Knudsen fastlagde Per Busk, at der ikke kunne sikres en udvidelse af databasepuljen uanset om det kunne sandsynliggøres, at en database kunne sikre besparelse de Side 6
næste 2 år, hvor evt. udvidelse af aktiviteten må ske via effektiviseringer i eksisterende drift. Niels Reichstein Larsen foreslog, at styregruppen anmodede Fællessekretariat om at undersøge, hvilke behandlinger er mest omkostningstunge. Torben Palshof fandt det mere relevant at fokusere på relation til outcome. Rationel indsamling af data Niels Reichstein Larsen anførte, at givet der stadig sker konsolidering af den ny struktur ifm. etablering af RKKP samt planlagt udvikling af IT-strategi, er det næppe tidspunktet for etablering af flere databaser (bortset fra i forhold til akut området), men han så muligheder i, at sikre definition og registrering af et minimumsdatasæt i forhold til patientbehandling, der kunne bruges på tværs af områder og sikre mulighederne for hurtig etablering af monitorering. Paul Bartels bakkede op om forslaget, og konstaterede at det var i tråd med udviklingen af den gynækologiske hhv. kardiologiske fællesdatabaser, hvor fokus netop var på at sikre fælles variabler. Dette er samtidig mulighed for at undgå dobbeltregistreringer. Fællessekretariatet vil anmode KCKS-Øst om at gå videre med dette forslag. Lukning af databaser Jf. punkt 4 nedenfor indstilles, at der ikke lukkes eksisterende databaser i første omgang. Torben Palshof anførte, at prioritering af de ovenfornævnte områder, hvor der er identificeret databasemangel kræver, at der reduceres i antallet af eksisterende databaser. Ulla Breth Knudsen tog forbehold over for en plan om at lukke eksisterende databaser. Det besluttedes, at der via udvikling af stratificeringskonceptet og videre overvejelser om prioritering må sikres et grundlag for en gennemgribende prioritering mhp. implementering i forbindelse med udmøntning af 2015-bevillingen, som foretages primo 2014. Dette falder sammen med udløb af de 3 årige bevillingstilsagn, der blev givet sidste år. Ad 4) Udmøntning af driftsmidler 2013 fra Regionernes Udviklingspulje for Klinisk Kvalitet Flg. besluttedes: Alle databaser, som fik bevilling i 2012 modtager bevilling 2013 med de af Fællessekretariat indstillet justeringer i budgettet. Søvnapnø-databasen, der søgte men ikke fik støtte i 2012 indstilles til støtte i 2013 DANHEP-databasen og database for håndalloplastik, der søgte men ikke fik støtte i 2012 indstilles fortsat ikke til støtte. Flg. databaser, der har søgt om støtte kan fagligt set prioriteres, men evt. konkret udmøntning af midler afventer, at der søges via fællesdatabaserne på områderne: o Dansk Endometriose Database o Telemedicin Databasen for assisteret reproduktion prioriteres ikke, da der er fungerende IVF-register i regi Statens Serum Institut o Statens Serum Institut blev foreslået at trække på de faglige kræfter i den planlagte Side 7
styregruppe i databasen til opdatering af IVF-registret Der bevilliges et basisbudget til Kompetencecenter for Klinisk Epidemiologi og Biostatistik (KCEB)- Øst (placeret i FCFS, Glostrup) på 0,5 mio. kr. Al finansiering af klinisk ledelse fra 2013 og frem sker som frikøb til afdelinger. Hvor udbetaling som honorar kun kan ske i helt særlige tilfælde (f.eks. til personer uden heltidsansættelse ved klinisk afdelinger). Denne beslutning sendes i høring i det Rådgivende Forum og hvis der her fremføres tungtvejende begrundelser for fravigelse af dette princip, vil det blive taget op til genovervejelse i styregruppen. Fællessekretariatet sikrer klar beskrivelse af principper for budgettering i bevillingsbrevene til databaserne Det sikres, at der ifm. revision af stratificeringskonceptet skabes gennemsigtighed i hvilke ydelser, der skal leveres indenfor rammerne af bevillinger til kompetencecentrene Beslutningerne skete på baggrund af de nedenstående drøftelser: Fortsat prioritering af alle databaser, der fik støtte i 2012 Fællessekretariatet havde indstillet, at alle databaser prioriteret i 2012 føres videre i 2013-2014. Sådan at en evt. prioritering afventer et klarere prioriteringsramme jf. drøftelse under punkt 3. Paul Bartels anførte, at et flertal af kompetencecenterledelsesgruppen vurderer, at der bør prioriteres skarpere mellem eksisterende databaser for at sikre muligheden for at sikre relevant ydelsesniveau til databaserne, men at ekspertgruppen ikke vurderede at have et tilstrækkeligt prioriteringsgrundlag i år til at indstille lukning af databaser. Poul Erik Hansen gav opbakning til, at der blev kørt stille og roligt videre til der forelå bedre prioriteringsgrundlag. Hans Peder Graversen anførte, at det var bedre at se effekt af konsolidering af organisationen, før der blev taget beslutning om reduktion i eksisterende databaser, hvor også Jan Utzon anførte, at standardiseringen må forventes at give en effektivisering i driften af eksisterende databaser. Ydelsesniveau Torben Palshof satte spørgsmålstegn ved det udgiftsniveau, der var til epidemiologi og IT-support i regi af kompetencecentrene. Mads Haugaard foreslog her, at der sikredes en højere grad af gennemsigtighed i forhold til hvilke ydelser, der sikres for disse bevillinger. Paul Bartels tog forslaget til efterretning og anførte at det var i tråd med den planlagte revision af stratificeringskonceptet, hvor ydelserne ønskes beskrevet klarere. I forlængelse heraf anførte Per Busk, at der klarere skulle beskrives, hvilke principper, der er anvendt i Fællessekretariatets strømlining af udgiftsniveauer. Paul Bartels angav, at dette vil ske i bevillingsskrivelserne til databaserne. Lisbeth Nielsen tilkendegav, at der i bevilling af ydelser fra kompetencecentrene til databaserne ligger en forventning om, at kompetencecentrene sikrer relevant fordeling af ressourcer på tværs af databaser, der også tager højde for skiftende behov over tid. Klinisk ledelse i DMCG/kræftdatabaserne Torben Palshof udtrykte bekymring for den generelle reduktion af bevilling til klinisk ledelse i regi af DMCG erne, hvor det er denne kliniske ledelse, der skal sikre relevant fortolkning af resultaterne i Side 8
databaserne samt identifikation af handlemuligheder som følge af resultaterne. Torben Palshof er indforstået med, at der skal sikres rationalisering, og mens DNKK (jf. punkt 15) forventes at give besparelser i forhold til tid anvendt til registrering ændrer det ikke ved behovet for klinisk fortolkning af data. Paul Bartels angav, at reduktionen i den kliniske ledelse i DMCG erne til dels skulle ses i forhold til bevilling til klinisk ledelse i databaserne. Hvor det er forventningen, at RKKP-strukturen med samling af sekretariatsfunktioner i regi KC erne kan aflaste den kliniske ledelse i forhold til den mere administrative ledelse af databasen hvor ressourcer afsat til klinisk ledelse dermed kan koncentreres om den kliniske fortolkning af data, som ganske rigtig er afgørende for databasens anvendelighed. Mads Haugaard anførte, at styregruppen skulle sikre, at kræfterne til klinisk ledelse af databaserne ikke blev udsuget og her kunne løsning være at sikre et relevant støttemiljø til denne ledelse. Lisbeth Nielsen bemærkede, at der måske burde fokus på, at regionerne sikrede det kliniske personale frihed til engagement i databasen, så det ikke alene skal ske i fritid/indenfor honorar direkte finansieret af Regionernes Udviklingspulje for Klinisk Kvalitet. Jan Utzon satte spørgsmålstegn ved, at kræftdatabaserne bl.a. via bevilling til DMCG erne generelt får større bevillinger end andre databaser. Paul Bartels fastslog, at dette nødvendiggøres af de særlige krav, der er til kræftdatabaserne/dmcg erne om sikring af kliniske retningslinjer og forskningsinfrastruktur. Dansk Hysterektomi Database På spørgsmål fra Ulla Breth Knudsen bekræftede Anne-Marie Hansen, at Dansk Hysterektomi Database var indstillet til bevilling i 2013. Databasen fremgår som nr. 23 på listen over databaser, der får bevillinger (kr. 431.900 + samt forventet overførte midler til etablering af en fælles gynækologisk database) Basisbevilling Der afsættes 0,5 mio. til basisbevilling til KCKS-Øst. Niels Reichstein Larsen anførte, at denne bevilling burde opjusteres, så den kom på niveau med basisbevilling til de resterende kompetencecentre (ca. 1,2 mio.) Paul Bartels understregede, at der ikke kunne tages flere midler fra andre formål til basisbevilling, men at fordeling og anvendelse af basisbevilling kunne genovervejes. Basisbevillingen blev indført, da kompetencecentrene havde relativt få opgaver for databaserne og dermed ikke kunne garantere relevant basisbemanding til at kunne garantere leverancerne. Givet at flere kompetencecentre er forankret i større organisationer og der sikres stadig flere opgaver, er spørgsmålet om basisbevilling bør anvendes til at sikre relevant kompensation i forbindelse med kompetencecentrenes konkrete deltagelse i fælles, tværgående projekter. Ansøgninger fra databaser, der ikke fik støtte i 2012 DANHEP og håndalloplastik Ingen af de 2 databaser fik støtte i 2012 på baggrund af en vurdering af, at der er så lille patientvolumen, at det ikke er muligt at anvende resultater fra databaserne til vurdering af kvaliteten på afdelingsniveau. Ekspertgruppen har fastholdt denne vurdering i år. Ekspertgruppen understregede, at DANHEP-databasen har bevist værdi som forskningsdatabase, og data herfra indgår i arbejdet i Rådet for Anvendelse af Dyr Sygehusmedicin (RADS), men at den ikke lever op til de helt basale kriterier for Side 9
kvalitetsdatabaser og det derfor ikke kunne indstilles, at driften sikres fra Regionernes Udviklingspulje for Klinisk Kvalitet. Givet at regionssundhedsdirektørkredsen fastholdt indberetning til DANHEP i 2012 trods, at RKKPstyregruppen ikke udmøntede midler fra regionernes pulje, bad Paul Bartels styregruppen tage eksplicit stilling til, om styregruppen ønskede at sikre bevilling til databasen på trods af ekspertgruppens indstilling bl.a. jf. værdi som forskningsdatabase og ift. RADS. Styregruppen fulgte ekspertgruppens vurdering, hvor Jan Utzon, repræsentant for Region Hovedstaden eksplicit tiltrådte beslutning om ikke at udmønte midler. Assisteret reproduktion Ekspertgruppen vurderer, at en database for assisteret reproduktion fagligt set kan prioriteres. Det faglige miljø har videregivet opfattelse af, at IVF-registret, som er blevet drevet i regi af Sundhedsstyrelsen, er lukket, men Statens Serum Institut har forud mødet og bekræftet af Poul Erik Hansen på mødet - oplyst, at registret videreføres i regi af Statens Serum Institut, hvor der generelt ikke er lukket registre ifm. organisationsændringerne i regi af sundhedsmyndighederne. Per Busk anførte, at der i RKKP ikke kan gives støtte til databasen, når der er alternativ monitorering på plads. Samtidig bemærkede han, at i det omfang, at staten stopper registre af denne type og dermed muligt nødvendiggør etableringen af erstattende databaser, må det kræves, at der følger midler med. Ulla Breth Knudsen udtrykte bekymring for, om det nødvendige faglige vedligehold af IVF-registret blev sikret. Paul Bartels og Poul Erik Hansen aftalte, at de ville koordinere samarbejde mellem den kliniske ekspertise og Statens Serum Institut omkring oprustning og vedligehold af registret. Søvnapnø, telemedicin & endometriose Den faglige ekspertgruppe har indstillet, at alle 3 databaser bør prioriteres søvnapnø ved en direkte bevilling mens databaserne for telemedicin & endometriose skal henvises til ansøgning via hhv. den fælleskardiologiske database hhv. gynækologiske fællesdatabase. Torben Palshof understregede, at støtte til søvnapnø kun kan ske, hvis der sikres >90 % patientkomplethed i databasen også ift. behandling, der ikke i regi af de offentlige sygehuse. Givet eksistensen af overskud jf. dagordenspunkt 2 og forventet skarpere prioritering af databaser i 2014 (dagsordenspunkt 3) accepterede styregruppen indstilling om, at prioritering af disse databaser sikres indenfor tilbageført driftsoverskud. Proces omkring udmøntning Jan Utzon spurgte til inkludering af kompetencecentersynspunkterne ifm. udmøntningsprocessen, hvor han fremhævede proces i regi af daværende Fagligt Forum forud for etablering af RKKP som hensigtsmæssig i den forbindelse. Per Busk anførte, at det ikke er kompetencecentrene, der skal foretage indstilling til eget budget, mens Paul Bartels understregede, at kompetencecentrene høres i processen via kompetencecenterledelsesforummet, hvor deres vurdering af f.eks. Anæstesidatabasen og behov for en skarpere prioritering af alle databaser blev fremlagt styregruppen i sagsfremstillingen til indeværende dagsordenspunkt. Paul Bartels fremhævede samtidig, at proces med Fagligt Forum medførte, at beslutninger i for høj grad blev baseret Side 10
på specialinteresser, hvor det vurderes, at den nuværende proces i højere grad sikrer objektiv vurdering. Det er uheldigt, at Statens Serum Institut ikke kunne deltage i ekspertgruppens arbejde i år, men den nuværende proces fastholdes. Poul Erik Hansen angav at sætte stor pris på, at Statens Serum Institut i år var blevet holdt orienteret i processen af fællessekretariatet. Ad 5) Status for udvikling af IT-strategi Lang sigt udvikling og efterfølgende implementering af IT-strategi Per Busk oplyste, at der forelå et foreløbigt notat om eksisterende IT-løsninger. Notatet er nødvendigt men ikke tilstrækkeligt grundlag for vurdering af IT-strategi og var derfor ikke udsendt til gruppen. Samtidig oplystes, at der forelå et kladdepapir omkring udfordringer i forhold til dataindsamling og afrapportering, der viser, at der er behov for et større udredningsarbejde i forhold til behov og muligheder ift. IT-strategien. På denne baggrund ændrede Per Busk indstillingen i forhold til sagsfremstilling, hvor det i stedet blev indstillet, at der nedsættes en arbejdsgruppe under ledelse af Danske Regioner med henblik på udarbejdelse af forslag til strategi. Sammensætning af gruppen blev diskuteret Per Busk og Lisbeth Nielsen anførte, at gruppen skulle arbejde hurtigt, så der var begrænsninger for hvor bredt den kunne sammensættes, hvor Paul Bartels understregede vigtigheden af, at få brugernes (klinikerne, regionerne, databaserne) synspunkter inddraget evt. via mails. Torben Palshof foreslog, at der skelnes mellem opgaver for en smal teknikergruppe og beslutninger, der skal træffes i en bredere kreds. Det besluttedes, at KCKS-Øst og Databasernes Fællessekretariat skal deltage fra RKKP-organisationen. Hvor Fællessekretariatet skal sikre inddragelse af oplysninger fra de resterende kompetencecentre. Det aftaltes, at kommissorium for IT- (og data-)strategien inkl. forslag til sammensætning af styregruppe udsendes i mailhøring i styregruppen mhp. at arbejdet kan iværksættes hurtigst muligt. Per Busk angav, at gruppens forslag til IT-strategi ønskes afleveret medio okt. 2012, hvor Danske Regioner skal inkludere tidsplan i kommissoriet. Kommissoriet vil blive bygget op om følgende: 1. Kortlægning af området a. Hvilke systemer har vi? b. Hvilke forskelle i systemer er funktionelle eller alene historisk/geografisk betinget 2. Perspektiver i forhold til data tilgængelig i Statens Serum Institut samt regionerne egne systemer (EPJ, laboratoriedata, receptdata) 3. Rådgivningsoplæg i forhold til omkostninger forbundet med forskellige løsninger På spørgsmål fra Elin Kallestrup blev det præciseret, at KCKS-Østs deltagelse i gruppen følger af, at der er vedtaget organisation i RKKP, hvor KCKS-Øst er ledende i forhold til sundhedsinformatik. Side 11
På spørgsmål fra Mads Haugaard angav Lisbeth Nielsen, at den kommende strategi skal være både en data- og IT-strategi. Poul Erik Hansen understregede, at filosofi om datadeling/-genbrug skal tænkes ind i strategien. Niels Reichstein Larsen understregede, at samlede omkostninger ved drift/udvikling af systemer såvel som udgifter forbundet med evt. skift i IT-systemer skal synliggøres Mulighed for diversitet i IT-løsningerne blev drøftet, hvor der var enighed om, at der alene kan tillades diversitet begrundet i faglige behov og ikke i historiske forhold. Niels Reichstein Larsen foreslog, at der ikke iværksættes nye IT-projekter, mens arbejdet med udarbejdelse af strategi pågår. Elin Kallestrup og Preben Cramon angav, at udvikling af regionale løsninger ikke kan sættes på stand-by, men Lisbeth Nielsen understregede, at der ikke vil ske bevilling fra Regionernes udviklingspulje til Klinisk Kvalitet til IT-projekter i mellemtiden. Elin Kallestrup angav, at det var krav, at kommende systemer i regi af RKKP-organisationen kunne spille sammen med de regionale systemer, så data fra førstnævnte kunne overføres og afrapporteres i f.eks. regionale ledelsesinformationssystemer. Styregruppen bakkede op om dette krav. Kort sigt sikring af løbende afrapportering Per Busk angav, at løbende afrapportering var afgørende at sikre, og at det ikke kan afvente vedtagelse af strategi. På denne baggrund foreslog han, at der sikres levering af data i generisk model smal model for endnu 20 områder i 2013, hvor der i forvejen er forventet levering for 20 områder ved udgangen af 2012. Dette forslag blev tiltrådt af styregruppen på baggrund af Paul Bartels angivelse af, at dette ville være muligt, hvis der kunne trækkes på midler fra projektpuljen/de indsamlede driftsoverskud. På spørgsmål fra Elin Kallestrup anførte Paul Bartels, at der i udvælgelse af områder til opsætning i generisk model vil være fokus på at vælge områder, som efterspørges mest i regionerne, men givet tidspres og de ressourcemæssige restriktioner, må der også tages pragmatisk hensyn til, hvor data er lettest at tilvejebringe. Ad 6) Godkendelse af skabelon for årsrapporter fra databaserne Skabelonen blev godkendt med flg. ændringer: Afsnit 4: Resume og anbefalinger omdøbes til Konklusioner og anbefalinger, da der her skal være fokus på vigtigste konklusioner og identificerede forbedringsmuligheder (forslag fra Jan Utzon) I forbindelse med udsendelse af skabelon understreges, at der er tale om en basisramme for afrapportering af kvalitetsresultater (på forslag af Mads Haugaard) hvor evt. mere Side 12
dybdegående særanalyser f.eks. i forhold til forskelle i langstidsoverlevelse ikke skal placeres i årsrapporten, men i fritstående rapporter. Afsnit 5 Styregruppens medlemmer flyttes i bilag I forhold til layout valgfrit skal det understreges, at f.eks. indhold af tabel og rækkefølge af kolonner ikke er valgfrit. Hvor valgfrit alene henviser til, at hvis der er særlige begrundelser for at ændre i skrifttype/markeringer/farver i tabellen, så er det muligt (konklusion på basis af drøftelse mellem Jan Utzon, Mads Haugaard og Anne-Marie Hansen). Der må ikke være valgfrihed i indhold af tabel og inklusion af konfidensintervaller og alle supplerende grafer/tabeller skal placeres i bilag/appendiks til rapporten (konklusion på basis af drøftelse mellem Mads Haugaard og Paul Bartels) I tabellen i afsnit 6 skal de 5 regionsresultater indsættes samlet øverst i tabellen (men fortsat gentages under de enkelte regioners afdelingsresultater) (på forslag af Jan Utzon) Det skal understreges i afsnit 10 (Faglig klinisk kommentering), at evt. forskelle i resultaterne skal fagligt fortolkes og forbedringsmuligheder fremhæves (på forslag af Mads Haugaard og Torben Palshof) I forhold til afsnit 14 datagrundlag anføres, at det skal fremgå, hvis der er resultater baseret på mindre end 90 % patientkomplethed og datakomplethed og det skal fremgå om resultaterne alligevel vurderes at være retvisende. Der skal anvendes 95 % konfidensintervaller (på forslag af Torben Palshof) På bemærkning fra Mads Haugaard angav Paul Bartels, at mulighederne for obligatorisk brug af statistisk proceskontrol vil blive afsøgt i den kommende tid. I skabelonen fastholdes alene krav om run charts i afsnit 8. Betydning af årsrapporter Paul Bartels har ved gennemgang af årsrapporter konkluderet, at der er behov for mere eksplicit fokus på kvalitetsforbedringstiltag i årsrapporterne. Styregruppen bakkede om denne konklusion. Inklusion af regionale kommentarer Paul Bartels fremlagde, at en region havde anmodet om, at regionale kommentarer/fortolkninger af årsrapporterne kunne blive inkluderet i rapporten i forbindelse med offentliggørelse evt. i form af et tillægspapir. Mads Haugaard anførte, at årsrapporter ikke må blive offentligt diskussionsforum. På denne baggrund aftaltes, at regionerne kan få faglige, regionale fortolkninger af resultaterne ind i et tillægspapir til årsrapporten, mens kommentarer til selve indikatorsættet fremsendes til Databasernes Fællessekretariat mhp. formidling til databasens styregruppe. Skabelon med de aftalte ændringer er vedlagt som bilag R6.1 og vil blive udsendt til databaserne i slutningen af juni, hor det angives, at anvendelse af skabelonen for alle rapporter udgivet efter 1. jan. 2013 vil være bevillingskrav. Side 13
Ad 7) Principper for ekstern finansiering af databaseområdet Det besluttedes, at evt. fastlægning af principper for ekstern finansiering af databaseområdet afventer behandling af emnet i regionssundhedsdirektørkredsen i efteråret 2012, hvor Danske Regioner vil sikre at emnet behandles. Databasernes Fællessekretariat vil lave et oplæg til behandling. Aspekter ved ekstern finansiering blev drøftet: Jan Utzon vurderede, at erfaringerne fra DANBIO-databasen er, at der ikke er indblanding i databasens anvendelse af midler eller fortolkning af resultater og at det derfor ikke er problematisk. Paul Bartels oplyste, at industriens brug af oplysninger fra databasen til at kontakte reumatologiske afdelinger principielt kunne problematiseres. Fra flere parter blev konstateret, at industrien ikke kan forventes at give støtten, med mindre de får noget ud af det. Per Busk vurderede, at der både er argumenter for og imod ekstern finansiering, men at hans umiddelbare vurdering er, at evt. støtte alene kan accepteres, hvis det sker samlet til området og industrien ikke har indflydelse på anvendelse og fordeling af midler. Lisbeth Nielsen anførte, at det generelt hersker et armslængdeprincip i sundhedsdirektørkredsen, og det forhindrer umiddelbart, at en database tager imod direkte støtte. På spørgsmål fra Preben Cramon anførte Paul Bartels, at den svenske begrundelse for systematisk ekstern finansiering til hele databaseområdet er, at databaserne sikrer infrastruktur i sundhedsvæsenet, som også kommer industrien til gode. Ulla Breth Knudsen understregede, at der skal være fuld adskillelse mellem databasens drift og industrien. Torben Palshof anførte, at forskning og drift af kvalitetsdatabaser er 2 sider af samme sag, og det dermed ikke virker naturligt at opsætte andre regler for ekstern finansiering i forhold til kvalitetsdatabaserne end der p.t. er for forskningsdatabaser og at modstand mod ekstern finansiering kan ses som berøringsangst. Elin Kallestrup ønskede ifm. evt. ekstern finansiering understregning af, at databasernes hovedformål er kvalitetsudvikling og ikke forskning. Ad 8)Kvalitetshåndbog Side 14
Orientering blev taget til efterretning Paul Bartels oplyste, at kvalitetshåndbogen er et forsøg på at give støtte til datadreven kvalitetsudvikling. Elin Kallestrup angav, at Region Midtjylland er positiv overfor opstilling af gode ideer, men at regionen fastholdt tidligere synspunkt at evt. implementering altid vil være et regionalt anliggende. Ad 9) Status: RKKP-handleplan 2012 Handleplanen blev ikke detaljeret gennemgået, men Paul Bartels angav, at den bliver fulgt. Fællessekretariatet har indstillet, at der til handleplanen tilføjes et fællesmøde med databaserne til afholdelse i februar 2013, hvilket styregruppen bifaldt. Ad 10) Opsamling: mailhøring, marts 2012 vedr. ændring af revisionsprocessen i forhold til databasernes årsrapporter & Dansk Blærecancer Register Der henvises til sagsfremstilling for opsamling. Mads Haugaard tilkendegav, at Region Syddanmark kunne tiltræde indstilling til ændring af revisionsproces på baggrund af Fællessekretariatets svar på regionens bemærkninger til indstillingen. Dermed er ændringen af revisionsprocessen endeligt godkendt. Ad 11) Aktiviteter i det Rådgivende Forum for RKKP Det blev på baggrund af nedenstående drøftelser besluttet, at Danske Regioner, Per Busk og Fællessekretariatet overvejer mulige ændringer i mødeform i det Rådgivende Forum med henblik på at sikre, at oprindelige formål med inddragelse af synspunkter fra en bred kreds i det danske sundhedsvæsen opfyldes. Fællesmøderne i Rådgivende Forum (2 årlige) er præget af afbud. Paul Bartels redegjorde for, at forummet var dannet for at sikre den brede faglige legitimitet. Elin Kallestrup angav som medlem af Rådgivende Forum at have meldt afbud, når hun vurderede, at møderne alene have orienterende karakter. Torben Palshof på egen regning foreslog, at det Rådgivende Forum blev nedlagt, hvor der i stedet blev trukket på personerne ad hoc til rådgivning i de mindre arbejdsgrupper, som fungerer godt. Paul Bartels bemærkede, at den planlagte årlige databasedag måske kan sikre den brede faglige forankring jf. punkt 9, men at forummet er velfungerende som ressourcegruppe til de nedsatte arbejdsgrupper. Ad 12) Orientering: Indberetning til kliniske databaser fra private sygehuse og klinikker Orienteringen blev taget til efterretning. Side 15
Følgende blev drøftet: 1. Indsats, hvis der ikke sker indberetning fra private sygehuse og klinikker 2. Indsats, hvis indberetning fra private sygehuse og klinikker viser dårlig kvalitet Ad 1) Det har fremgået af bekendtgørelse, at der skal ske indberetning fra private aktører til databaserne og dermed har der været brud på bekendtgørelsen i det omfang, der ikke er sket indberetning. Det er nu også blevet inddraget i overenskomsterne, at der skal ske indberetning og dermed står det klart, at hvis de private aktører ikke indberetter, kan der ikke ske henvisning af patienter fra regionerne. Lisbeth Nielsen anførte, at der er brug for lidt afklaring af kontrakterne før fremgangsmåde i forhold til evt. manglende indberetning bliver slået fast. Per Busk gjorde klart, at styregruppen finder det særdeles positivt, at der sikres klar konsekvensdragning ved manglende indberetning. Ad 2) På spørgsmål fra Ulla Breth Knudsen angav Paul Bartels, at konsekvensdragning af tilsyneladende dårlig kvalitet vanskeliggøres af, at indikatormålinger pr. definition alene giver indikation og ikke endelig konstatering af dårlig kvalitet dette i kombination med kontraktrelationen mellem regionerne og de private aktører vanskeliggør, at der direkte kan tages konsekvenser. Torben Palshof understregede, at Sundhedsstyrelsens tilsynspligt allerede nu fordrer, at de sikrer opfølgning. Lisbeth Nielsen angav, at der er bekendtgørelse på vej, der gør dette klarere og øger deres mulighed for at følge op. Ad 13) Orientering: Sundhedsstyrelsen og Danske Regioners udviklingsplan for databaseområdet (anbefaling 1: Kvalitetsoplysninger på sundhedsområdet) Orienteringen blev taget til efterretning Paul Bartels refererede, at Knut Borch-Johnsen som medlem af ekspertgruppen i forhold til udmøntning havde angivet, at udviklingsplanen har et meget generelt præg og dermed ikke var operationel i forhold til at sikre en prioritering mellem databaserne, men at der ikke var noget at være uenig i ift. planen. Per Busk angav ligeledes, at man ikke kunne være uenig i planen. Poul Erik Hansen oplyste, at der efter organisationsændringen ikke er blevet fulgt op på udviklingsplanen i Statens Serum Institut der er signaler fra ministeriet, at de ønsker en opstramning af planen, ligesom Side 16
den nye organisation omkring Statens Serum Institut kan få anden vinkel på planen. Dermed må der forventes ændringer til planen. Per Busk angav, at den regionale organisation vil afvente ny fremsendelse. Ad 14 Orientering: Sundhedsstyrelsen og RKKP s udvikling af national indikatorskabelon (anbefaling 2: Kvalitetsoplysninger på sundhedsområdet) Orienteringen blev taget til efterretning Jan Utzon angav, at det burde kræves, at skabelonen blev implementeret i alle databaser hurtigst muligt efter endelig færdiggørelse. Paul Bartels anførte, at økonomiaftalen indebærer en gradvis udrulning og den umiddelbare vurdering fra kompetencecentrene er, at den ikke kan udrulles i alle databaser omgående med de nuværende tilgængelige ressourcer i kompetencecentrene. Poul Erik Hansen oplyste, at Statens Serum Institut havde forsøgt at anvende den ift. udarbejdelse af pakkeforløbsmålinger, og den umiddelbare tilbagemelding var, at der skulle arbejdes med hjælpedokumenter til udfyldelse ligesom han anbefaler, at skabelonen justeres jf. tilbagemeldinger fra den praktiske anvendelse. Paul Bartels anførte, at modellen var praktisk anvendelig i forhold til de kliniske kvalitetsdatabaser, men at den næppe egner sig til applicering på andre formål. Ad 15) Orientering: Den Nationale Kliniske Kræftdatabase (DNKK) Orientering blev taget til efterretning. Endelige anbefalinger udsendes efter afsluttende styregruppemøde d. 20. juni 2012. Paul Bartels angav, at de præliminære tilbagemeldinger fra projekt- og evalueringsgruppe er positive i forhold til, at modellen kan implementeres i andre kræftdatabaser, men at det må forventes at kræve en større tilførelse af ressourcer. På spørgsmål fra Elin Kallestrup oplyste Paul Bartels, at det var forventningen, at modellen kunne sikre indsamling af kontaktoplysninger om onkologiske behandlingsforløb, så en del af problemet med manglende indberetning fra de onkologiske afdelinger vil blive løst. Ad 16) Eventuelt Forslag Region Midtjylland Region Midtjyllands Lederforum havde umiddelbart før mødet indsendt forslag til databaseområdet (bilag R16.1 Bemærkninger vedr. kliniske kvalitetsdatabaser) Forslaget blev drøftet. Fællessekretariatet gør opmærksom på, at mens forslag til dagordenspunkter er velkomne, skal de fremsendes senest 10 hverdage før mødet, hvis behandling af punktet skal kunne garanteres jf. Side 17
kommissorium for styregruppen. Ændring i styregruppens sammensætning Torben Palshof udtræder af styregruppen som DMCG.dk s repræsentant Per Busk takkede på vegne af styregruppen Torben for den store indsats ifm. RKKP s opstart. Næste møde + mødelængde Ulla Breth Knudsen anførte, at det var hensigtsmæssigt med forlænget mødetid svarende til fremgangsmåde på indeværende møde Per Busk svarede, at det naturligvis afhænger af dagsorden. I første omgang er afsat 5½ timer til mødet med mulighed for afkortning, hvis dagsorden tillader det. Næste møde afholdes: fredag den 16.11.12 kl. 10.00-15.30 i Danske Regioner Side 18