Dagsorden Organisationsbestyrelsesmøde mandag den 27. maj 2013, kl. 19.00 i Mødelokalet i Laden, Mariehøj 204, 2990 Nivå Til stede: Afbud: Fra KAB: Indholdsfortegnelse 1. Referat fra organisationsbestyrelsesmødet den 21. marts 2013... 3 2. Referat fra ekstraordinært organisationsbestyrelsesmøde den 21. marts 2013... 3 3. Referat fra ekstraordinært repræsentantskabsmøde den 21. marts 2013... 3 4. Revisionsprotokol... 3 5. Bestyrelsens sammensætning... 4 6. Repræsentantskabets sammensætning... 4 7. Meddelelser fra formanden... 5 Sager til beslutning... 5 8. Nye regler for overførsel af midler til dispositionsfonden... 5 9. Selskabets økonomiske situation... 6 10. Laden - Allonge til lejekontrakt... 7 Sager til orientering... 7 11. Lejerbo s tilbud om deltagelse i fællesindkøbsordning... 7 12. Forsikringsstatistik fra Willis... 8 13. Niverødgård status... 9 1/12
14. Mergeltoften TV-inspektion... 10 15. Niverød IV facaderenovering og renovering af stier og pladser... 10 16. Nyt fra ejendomskontoret... 11 17. Nyt fra afdelingerne... 11 18. Beboerklagenævnssager... 11 19. Kommende møder i 2013... 12 20. Eventuelt... 12 21. Referat fra mødet evt. fortrolighed... 12 Bilag 1: Dispositionsfondens dækning af tab fra fraflytning m.v.... 5 Bilag 2: Oversigt tab ved fraflytninger... 5 Bilag 3: Eksisterende lejekontrakt... 7 Bilag 4: Allonge... 7 Bilag 5: Forsikringsstatistik 2012... 8 Bilag 6: Statistik for beboerklagenævnssager 2010-2013... 11 2/12
1. Referat fra organisationsbestyrelsesmødet den 21. marts 2013 Referat fra organisationsbestyrelsesmødet den 21. marts 2013 er udsendt til organisationsbestyrelsen den 3. april 2013. at referatet godkendes og underskrives af formanden. 2. Referat fra ekstraordinært organisationsbestyrelsesmøde den 21. marts 2013 Referat fra ekstraordinært organisationsbestyrelsesmøde den 21. marts 2013 er udsendt til organisationsbestyrelsen den 3. april 2013. at referatet godkendes og underskrives af formanden. 3. Referat fra ekstraordinært repræsentantskabsmøde den 21. marts 2013 Referat fra ekstraordinært repræsentantskabsmøde den 21. marts 2013 er udsendt til repræsentantskabet den 3. april 2013. at referatet godkendes og underskrives af formanden. 4. Revisionsprotokol Der er ikke sket indføjelser i revisionsprotokollen siden seneste organisationsbestyrelsesmøde. at organisationsbestyrelsen tager revisionsprotokollen til efterretning. 3/12
5. Bestyrelsens sammensætning Organisationsbestyrelsen har pr. 1. april 2013 følgende sammensætning: På valg Formand Henrik Harsberg Niverød IV 2014 Næstformand Linda Storgaard Niverød III 2013 Medlem John Resting Niverød IV 2013 Medlem Bettina Pagh Niverød III 2014 Medlem John Friedrichsen Niverødgård 2014 Medlem Pia Jespersen Kommunalt udpeget Medlem Henning Nielsen Kommunalt udpeget 6. Repræsentantskabets sammensætning Repræsentantskabet har pr. 1. april 2013 følgende sammensætning: Medlem Henrik Harsberg Niverød IV Medlem John Resting Niverød IV Medlem Bettina Pagh Niverød III Medlem Linda Storgaard Niverød III Medlem Ole Olsen Niverød III Medlem Anne Grethe Tromholt Niverød III Medlem Birgitte Neerings Niverød III Medlem Lasse Koch Hansen Niverød IV Medlem Flemming Jersild Knudsen Niverød IV Medlem Per Rothgarn Niverød IV Medlem John Friedrichsen Niverødgård Medlem Inge Falk-Petersen Niverødgård Medlem Pia Jespersen Kommunalt udpeget Medlem Henning Nielsen Kommunalt udpeget 4/12
7. Meddelelser fra formanden På mødet vil selskabets formand orientere om relevante forhold. Sager til beslutning 8. Nye regler for overførsel af midler til dispositionsfonden Folketinget vedtog den 14. marts 2013 L 114 Lov om ændring af lov om almene boliger m.v., lov om leje af almene boliger og lov om boligbyggeri. Loven er trådt i kraft den 1. april 2013. Loven indebærer en anderledes solidarisk fordeling af afdelingernes tab ved fraflytning. Udgifter til uforholdsmæssigt store tab skal fremover dækkes af dispositionsfonden i boligorganisationen. Risikoen for tab er fortsat placeret i afdelingerne. Det er besluttet, at boligorganisationens dispositionsfond skal dække det tab ved fraflytning, der samlet set overstiger 313 kr. pr. lejemålsenhed i en afdeling, og som ikke dækkes af kommunen. Det gælder alle udgifter vedrørende fraflytning: Lejetab, istandsættelse ved fraflytning, inkasso m.v. Med andre ord den samlede fraflytterregning. Beløbet opgøres samlet for en afdeling og ikke pr. sag. Rent praktisk vil afdelingerne have en større udgift end forudsat, fra den forhøjede sats til dispositionsfonden opkræves og frem til ændringerne kan indarbejdes i det kommende budget. Boligorganisationen kan beslutte, om den solidarisk vil dække tab for hele det regnskabsår, hvor 1. april indgår eller kun dække de tab, der er konstateret efter den 1. april 2013. Afdelingerne modtager refusionen for tab ved fraflytning fra dispositionsfonden i forbindelse med afslutning af regnskabsåret. Beløbet på 313 kr. reguleres én gang årligt, første gang med virkning for det regnskabsår, der følger nærmest efter offentliggørelsen af nettoprisindekset for april 2013. Med andre ord ved førstkommende budget derefter. Er der tale om nødlidende boligorganisationer, kan disse hæve satsen pr. 1. april. De pågældende boligorganisationer skal beslutte, om de ønsker at gøre brug af denne fremgangsmåde. Bilag 1: Dispositionsfondens dækning af tab fra fraflytning m.v. Bilag 2: Oversigt tab ved fraflytninger 5/12
at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning og beslutter, om hele regnskabsperioden skal indgå i beregningen af det tab, der skal dækkes af dispositionsfonden, og ligeledes beslutter, om det lovpligtige bidrag skal hæves allerede fra den 1. april 2013. 9. Selskabets økonomiske situation Som det fremgår af nedenstående tabel, har der i 1. kvartal 2013 ikke været stor værdistigning. Går man ned i detaljerne, så har der faktisk været et fald i værdien i januar, men siden starten af februar har der igen været en lille - men stabil - stigning. Vi forventer, at afkastet for hele 2013 bliver lavere end i 2012, men det forventes dog at blive højere end den rente, man kan få af bankindestående, som p.t. er 0,4 % p.a. KAB følger udviklingen nøje. Kursværdier Danske Capital Nominel beholdning 30. april 2013 (kurs 100) Indre værdi (Kurs) 31. dec. 2012 Indre værdi (Kurs) 30. april 2013 Værdiudvikling hidtil 2013 Værdiudvikling hele 2012 9.150.376 105,80 106,85 1,05 %-point 4,63 %-point SEB 9.638.100 106,67 107,90 1,23 %-point 4,16 %-point Nykredit Port. 5.092.800 107,87 109,43 1,56 %-point 5,32 %-point I og med at der p.t. ikke opnås en særlig høj renteindtægt af bankindestående, bliver der løbende holdt øje med, om der kan opnås et bedre afkast af boligorganisationens likvide midler. har for tiden relativt mange penge indestående på bankkonti. Det foreslås derfor, at der indskydes yderligere 2.000.000 kr. i Nykredit Port. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning samt godkender yderligere investering af 2.000.000 kr. i Nykredit Port. 6/12
10. Laden - Allonge til lejekontrakt Organisationsbestyrelsen godkendte den 25. september 2012 en væsentlig ændring af lejeaftalen med Fredensborg Kommune vedrørende Laden. Ændringen består i en lejenedsættelse på 100.000 kr. årligt til 200.000 kr., samt at afdelingen overtager alt indvendig og udvendig vedligeholdelse af bygningen og betaling af forbrugsafgifter. De seneste måneder har der været forhandlinger med Fredensborg Kommune om deres forpligtigelser til at istandsætte lejemålet, inden vedligeholdelsesforpligtigelsen overgår til afdelingen. Forhandlingerne har taget udgangspunkt i en prissat synsrapport. Resultatet af forhandlingerne er, at Fredensborg Kommune betaler 430.000 kr. kontant til istandsættelse af lejemålet. Det anses for at være en rimelig aftale, idet enkelte af de prissatte arbejder har karakter af forbedringer endvidere er en vandskade, som kommunen ikke har ansvar for, prissat. Fredensborg Kommune ønskede de ændrede lejevilkår trådte i kraft den 1. januar 2013 - kommunen har nu accepteret, at aftalen kan træde i kraft den 1. juli 2013. Der er udarbejdet en allonge til den eksisterende lejekontrakt, som beskriver de ændrede lejevilkår. Begge dokumenter er vedlagt som bilag. Bilag 3: Eksisterende lejekontrakt Bilag 4: Allonge at organisationsbestyrelsen godkender, at Fredensborg Kommune betaler 430.000 kr. til istandsættelse af Laden. Endvidere godkender allongen med virkning fra den 1. juli 2013. Sager til orientering 11. Lejerbo s tilbud om deltagelse i fællesindkøbsordning Boligorganisationen Lejerbo har skrevet til alle almene boligorganisationer og tilbudt dem at deltage i Lejerbo s fællesindkøbsordninger. Fælllesindkøbet skal organiseres ved at etablere en indkøbsportal med navnet Almen Indkøb. Det er gratis at tilmelde sig initiativet, men Lejerbo opkræver 3 % af omsætningen på fællesindkøbsaftalerne fra leverandørerne til dækning af deres udgifter. 7/12
KAB har takket nej til Lejerbo s tilbud. KAB modtager løbende en stor mængde henvendelser fra potentielle leverandører og virksomheder, som ønsker vores deltagelse i forskellige typer indkøbssamarbejder, webportaler og lignende. Vi tager alle henvendelser seriøst, og hvis vi vurderer, at de rummer reel værdi for de administrerede boligorganisationer, indleder vi et samarbejde. Normalt informeres boligorganisationerne ikke om afviste henvendelser. Da Lejerbo er en branchekollega, informeres der her om baggrunden for, at der er takket nej til tilbuddet. Baggrunden for afslaget er, at KAB allerede i dag tilbyder lignende fællesindkøbsordninger, som en del af vores almindelige administration. Et tilbud, som der ikke betales ekstra for. Lejerbo nævner i det udsendte materiale fælles el indkøb, udbud af entrepriser og fælles rengøringsudbud, som allerede tilbydes i KAB regi i dag, samt fælles indkøb af håndværkerydelser, som vi arbejder på at kunne tilbyde indenfor en overskuelig fremtid. 12. Forsikringsstatistik fra Willis Forsikringsskader i boligorganisationen behandles af KAB i samarbejde med forsikringsmæglerfirmaet Willis, der forestår kontakten til forsikringsselskabet Willis udarbejder hvert år en statistik over boligorganisationens forsikringsskader i relation til bygningsforsikringen. Statistikken giver et overblik over de typer af skader, der har været i den forudgående 5-årige periode og omkostningerne til udbedring af disse. Statistikken kan være et nyttigt redskab i relation til at give et overblik og dermed forebygge nye skader. Statistikken vedlægges som bilag. KAB kører i 2010-2013 projekt Tryg Bolig bl.a. med henblik på reduktion af forsikringsskaderne. De første positive resultater er begyndt at vise sig i 2012, og forventes at være endnu tydeligere i 2013. Bilag 5: Forsikringsstatistik 2012 8/12
13. Niverødgård status På baggrund af fremsendt reklamation til hhv. hovedentreprenøren G.V.L. Entreprise A/S og den tekniske rådgiver THORA Arkitekter A/S samt den fælles besigtigelse den 14.-15. december 2012 har G.V.L. siden januar 2013 foretaget mangelafhjælpning, og på nuværende tidspunkt resterer følgende forhold at blive afhjulpet: Utætte fuger under hoveddøre på 1. salen Det er aftalt med G.V.L, at de uden udgift for bygherren, skal foretage udskiftning af fugerne under samtlige hoveddøre på 1. salen. De skal desuden tilpasse den del af altangangen, som ligger i forbindelse med hoveddørene og som oprindeligt er udført forkert, hvilket er medvirkende årsag til problemet med vandindtrængen. De nye fuger, som skal lægges under dørene, må ikke udsættes for frost under hærdningen, og nætter med frost i løbet af både marts og april har derfor gjort, at arbejderne ikke har kunnet komme i gang før nu. Entreprenøren har nu meddelt os, at arbejdet påbegyndes i uge 19, og at man forventer det afsluttet ultimo uge 21. Manglende stikkontakter Der er nu opnået enighed mellem G.V.L, THORA og KAB om, hvilke regler der gælder for antal stikkontakter i opholdsrum. Ved G.V.L. s og THORAS gennemgang den 11. marts 2013 blev der registreret manglende stikkontakter i boligerne 15, 19, 23, 25, 27, 29, 31, 33 og 39, hvilket bekræfter Dominias registreringer fra maj 2012. For at sikre håndværkerne adgang til at etablere de manglende stikkontakter, har vi i dette tilfælde, valgt at varsle de ni omhandlende boliger med seks uger. Arbejdet bliver udført den 30. maj 2013. Problemer med trækgener fra rørkasser omkring faldstammer Det er endelig lykkedes at opnå fælles forståelse med G.V.L. om, hvad problemet består i, og G.V.L. har nu også indvilliget i at afhjælpe det. Problemet er kun aktuelt i boligerne 5, 7, 9, 11 og 13, som er de boliger, der har den pågældende konstruktion. Det er aftalt med G.V.L., at forholdet bliver afhjulpet den 8. maj 2013. Utætte dampspærre, træk under gulve, træk fra skunke, frosne vandrør m.v. Med baggrund i Byggeskadefondens anbefaling, afventer vi endnu, at den aktuelle afhjælpning kommer nærmere målet, før vi genfremsætter kravet mod G.V.L. og THORA omkring en afhjælpning af problemerne med utætte dampspærre, trækgener m.m. Vi skal heri gøre selskabet opmærksom på, at vi ved genfremsættelse af kravene vedrørende ovenstående forhold - som er temmelig markante - sandsynligvis tager hul på en tvist, som 9/12
kan ende med at være forbundet med en del udgifter for selskabet og /eller afdelingen. Dels kan det blive nødvendigt med en retslig afgørelse i værste fald ved voldgift, hvilket altid er forbundet med betragtelige udgifter for begge parter, og dels kan en afhjælpning af problemerne kræve, at der skal tilkøbes arbejder, som ikke har været en del af de oprindelige aftaler med G.V.L. og THORA. KAB vil naturligvis sikre, at forløbet samt dialogen med G.V.L. og THORA køres step by step, sådan at der sikres mulighed for at træffe afgørende (økonomiske) beslutninger sideløbende med sagens fremdrift, ligesom at vi vil gøre vores til, at sagen håndteres uden retslig indblanding. 14. Mergeltoften TV-inspektion Den TV-inspektion som tilsynet fra Dominia krævede udført, har ikke overraskende vist, at der er fejl på anlægget, som skal rettes. Entreprenøren G.V.L. har afventet tøvejr og G.V.L. s ingeniør har endelig, og efter rykkere, fremlagt en plan for opgravning og reparation af kloakken. Dominia har gennemset den planlagte udbedring og tilføjet nogle bemærkninger samt påpeget et par ting, der skal udføres ud over hvad G.V.L. påregnede. KAB Byggesupport har igen truet med at gøre brug af sikkerhedsstillelsen, og G.V.L. har efterfølgende lovet at udbedre kloakken i uge 23. 15. Niverød IV facaderenovering og renovering af stier og pladser Facaderenovering - reklamation over skurernes beklædning Afdelingen har registreret adskillige fejl og skader på skurernes træbeklædning. Der er tale om løse pyntelister og skader i laminatet på næsten alle skure, hvor krydsfinerpladernes udvendige åretegning ligger vandret. 10/12
I skrivelse dateret 17. april 2013 er der formelt reklameret over disse forhold. Reklamationen er sendt til entreprenør v/skana Entreprise, bygherrerådgiver v/dominia A/S og arkitekt v/mangor & Nagel. Onsdag den 24. april 2013 har de involverede parter besigtiget de omtalte forhold, og i skrivende stund foreligger der endnu ingen konklusion på besigtigelsen. Renovering af stier og pladser Følgegruppen har besluttet, at Mangor & Nagel er rådgiver på renoveringen af stier og pladser. Der arbejdes nu på projekt, tidsplan og budget. Næste følgegruppemøde er den 21. maj 2013. 16. Nyt fra ejendomskontoret Driftschef Søren Martinussen vil orientere om nyt fra ejendomskontoret på mødet. 17. Nyt fra afdelingerne Driftschef Søren Martinussen vil orientere om nyt fra afdelingerne på mødet. 18. Beboerklagenævnssager Som bilag vedlægges en oversigt over beboerklagenævnssager i i perioden 2010-2013. Bilag 6: Statistik for beboerklagenævnssager 2010-2013 11/12
19. Kommende møder i 2013 Organisationsbestyrelsesmøde tirsdag den 3. september 2013, kl. 19.00 i Mødelokalet i Laden Organisationsbestyrelsesmøde tirsdag den 19.november 2013, kl. 19.00 i Mødelokalet i Laden Repræsentantskabsmøde tirsdag den 26. november 2013 kl. 17.00 på Karlebo Kro 20. Eventuelt 21. Referat fra mødet evt. fortrolighed På organisationsbestyrelsesmøderne vil der kunne blive behandlet forhold, der er personfølsomme, eller som på anden vis ikke bør fremgå af det organisationsbestyrelsesreferat, der offentliggøres. at organisationsbestyrelsen vurderer, om mødet har indeholdt drøftelser, der ønskes refereret fortrolig. 12/12