ADFÆRDSKODEKS Version: 2.0 Dato: September 2014 Forfatter: Ole Oldenburg Afdeling: Group Compliance
INDLEDNING Braas Monier ( Braas Monier eller Group ) tror på en verden, hvor det er muligt at realisere tagets potentiale og dermed gøre folks liv og hjem bedre. Som førende leverandør af byggematerialer til hældningstage tilbyder vi et bredt sortiment af løsninger i verdensklasse, herunder tag, skorsten, ventilation og energisystemer til boliger. Vi udvikler kontinuerligt banebrydende innovationer til bæredygtigt byggeri, f.eks. tag med indbyggede solvarmeanlæg. Ansvarlig forretningsadfærd er uundgåelig, hvis vi skal leve op til vores vision. Lovlydig adfærd, gensidig respekt, integritet og pålidelighed er de værdier, der er retningsgivende for vores daglige samarbejde med hinanden og over for vores konkurrenter. Disse værdier er en integreret del af vores virksomhedskultur og danner grundlag for vores vedvarende succes og Braas Monier koncernens fremragende ry verden over. Adfærdskodekset skal øge bevidstheden om lovlydig adfærd og etiske forretningsprincipper som en integreret del af vores virksomhedskultur. De gælder over hele verden for alle ansatte, alle direktører og alle funktionærer i Braas Monier og beskriver de generelle regler, vi arbejder under. Overholdelse af adfærdskodekset er et personligt anliggende for Braas Monier koncernens ledelse, og som sådan er alle ledere i Braas Monier til enhver tid tilgængelige for at drøfte spørgsmål om overholdelse. Vi støtter personligt disse regler og fremmer dem aktivt ved hjælp af koncernens Compliance Management System. Alle ledere anmodes om at formidle indholdet af adfærdskodekset og lede ved at være et godt eksempel på værdierne i adfærdskodekset. Desuden forventer vi af alle vores ledere og ansatte, at de overholder adfærdskodekset og anvender det i dagligdagen. Enhver manglende overholdelse af adfærdskodekset vil blive undersøgt nøje, og enhver konstateret overtrædelse af adfærdskodekset vil medføre retslige skridt og/eller disciplinære foranstaltninger. Pepyn Dinandt Matthew Russell Gerhard Mühlbeyer Group CEO Group CFO Group Industrial Director 2
OVERSIGT OVER BRAAS MONIERS RETNINGSGIVENDE PRINCIPPER 1. Overholdelse af love og etiske standarder 1.1 Vi overholder altid gældende love og bestemmelser og handler i overensstemmelse med vores virksomheds retningslinjer. 1.2 Vi handler med integritet og på en respektfuld og fair måde. 2. Forholdet til vores forretningspartnere og tredjeparter 2.1 Vi overholder gældende antitrust- og konkurrencelovgivning og følger principperne for fair og åben konkurrence. 2.2 Vi afstår fra bestikkelse og enhver form for korruption. 2.3 Vi kræver ikke, og vi accepterer ikke nogen form for bestikkelse eller ulovlige fordele. 3. Undgåelse af interessekonflikter Vi handler altid i Braas Moniers interesse på grundlag af gældende love og bestemmelser og undgår interessekonflikter. 4. Sundhed og sikkerhed Vi lægger stor vægt på sundhed og sikkerhed. 5. Informationssikkerhed og virksomhedsaktiver 5.1 Vi sørger for, at vores økonomiske regnskabsaflæggelse og regnskabsførelse er korrekt. 5.2 Vi beskytter Braas Moniers aktiver og holder intern information fortrolig. 6. Rækkevidde, implementering og overtrædelser 6.1 Vi overholder adfærdskodekset og sikrer, at forskrifterne heri overholdes. 6.2 Vi implementerer adfærdskodekset globalt og sikrer kontinuerlig overholdelse af principperne heri. 3
ADFÆRDSKODEKSET Lovlydighed, ærlighed og integritet er hovedsøjlerne i Braas Moniers virksomhedskultur. Dette adfærdskodeks fastsætter de retsningsgivende principper, som vi afstemmer vores aktiviteter efter. Det er bindende regler for vores adfærd i omgangen med forretningspartnere, offentlige myndigheder og øvrige interessenter såvel som internt i virksomheden. Altid at handle lovlydigt og ærligt, at beskytte vores virksomheds renommé og altid at lade virksomhedens interesser komme først er grundlæggende principper, som styrer vores dagligdag i virksomheden. 1. OVERHOLDELSE AF LOVE OG ETISKE STANDARDER 1.1 OVERHOLDELSE AF LOVE Vi overholder altid gældende love og bestemmelser og handler i overensstemmelse virksomhedens retningslinjer. For os er overholdelse af love og bestemmelser et grundlæggende princip, som vores virksomheds retningslinjer er baseret på. Ulovlig adfærd kan skade vores virksomhed alvorligt. Alle ansatte skal efterleve og overholde den gældende lovgivning og virksomhedens retningslinjer. 1.2 RESPEKT, INTEGRITET OG PÅLIDELIGHED Vi handler med integritet og på en respektfuld og fair måde. Vores ansattes forskelligheder og mangfoldige kulturer har stor værdi for os. Vi tager hensyn til forskellige overbevisninger, værdier og nationale eller kulturelle særegenheder, og vi respekterer individets værdighed og personlige rettigheder. Vi er imod diskrimination og chikane af enhver art. Vi forventer af vores ansatte, at de handler fair, respektfuldt og med integritet over for alle kolleger og forretningspartnere og øvrige interessenter. 2. FORHOLDET TIL VORES FORRETNINGSPARTNERE OG TREDJEPARTER 2.1 ANTITRUST- OG KONKURRENCELOVGIVNING 2.1 Vi overholder gældende antitrust- og konkurrencelovgivning og følger principperne for fair og åben konkurrence. Vi konkurrerer med henblik på udvidelse af vores markeder og nye kunder på grundlag af virksomhedens præstationer og resultater. Vi følger principperne for fair og åben konkurrence, og vi laver ikke aftaler med konkurrenter eller udveksler information om kommercielt sensitive fakta som f.eks. priser, vilkår og betingelser eller afsætningsmuligheder. Vi respekterer desuden konkurrencelove, som gælder for adfærd over for leverandører, kunder og serviceleverandører. Konkurrencebegrænsende aktiviteter er uholdbare og skader vores egen konkurrenceevne. Derudover medfører de strenge sanktioner og udgør en risiko for vores virksomheds succes. Derfor overholder vi strengt de antitrust- og konkurrencelove, der gælder i de enkelte lande. 4
2.2 BESTIKKELSE OG KORRUPTION Vi afstår fra bestikkelse og enhver form for korruption. Braas Monier handler med forretningspartnere, offentlige myndigheder og øvrige interessenter på grundlag af etik, effektivitet og tillid. Ikke tilladt betaling og ulovlige fordele kan ikke danne grundlag sådanne relationer. Alle ansatte har forbud mod at give tjenestemænd, embedsmænd, forretningspartnere eller private nogen form for betaling eller anden fordel af nogen art med henblik på at opnå beslutninger til Braas Moniers fordel. En ikke tilladt fordel kan være hvad som helst af værdi for modtageren, herunder for store gaver eller repræsentationsomkostninger og fordele til nære slægtninge. Alle gaver og fordele skal overholde den gældende lovgivning og virksomhedens regler. Desuden skal de ansvarlige ansatte, for at undgå konsekvenserne af eventuel upassende betaling fra Braas Moniers forretningspartnere, underleverandører eller agenter, sikre, at alle provisioner og honorarer står i et rimeligt forhold til den leverede service. 2.3 BESTIKKELSE, KRAV OM OG ACCEPT AF FORDELE Vi kræver ikke, og vi accepterer ikke, nogen form for bestikkelse eller ulovlige fordele. Ingen ansat må udnytte sin stilling i virksomheden til at anmode om, acceptere eller tage imod løfter om personlige fordele til sig selv, slægtninge eller nærtstående personer, som vedkommende ikke kunne opnå på anden måde. Accept af lejlighedsvise gaver af ubetydelig værdi eller invitationer er tilladt i overensstemmelse med gældende love og de generelt accepterede skikke i det enkelte land, hvis lejligheden og omfanget er passende. Sådanne gaver eller invitationer må ikke medføre et afhængighedsforhold eller et forpligtende forhold. 3. UNDGÅELSE AF INTERESSEKONFLIKTER Vi handler altid i Braas Moniers interesse på grundlag af gældende love og bestemmelser og undgår interessekonflikter. Braas Monier forventer, at de ansatte afstår fra enhver handling eller adfærd, som er i strid med Moniers interesser. Aktiviteter til støtte for eller økonomisk deltagelse i konkurrenters, kunders eller leverandørers virksomheder med undtagelse begrænset økonomisk deltagelse i børsnoterede virksomheder er kun tilladt, hvis de er i overensstemmelse med ansættelseskontrakten og med Braas Moniers udtrykkelige skriftlige samtykke. Særbehandling af bestemte forretningspartnere ud fra private interesser er forbudt. 4. SUNDHED OG SIKKERHED Vi lægger stor vægt på sundhed og sikkerhed. Braas Monier prioriterer de ansattes sundhed og sikkerhed. Det er vigtigt for os, at sørge for et sikkert og sundt arbejdsmiljø til alle vores ansatte. Vi vil bidrage aktivt til at nå dette mål gennem ansvarlig adfærd og gennem opfyldelse af vores forpligtelser i overensstemmelse med de gældende regler vedrørende de ansattes sundhed og sikkerhed. 5. INFORMATIONSSIKKERHED OG VIRKSOMHEDSAKTIVER 5.1 ØKONOMISK REGNSKABAFLÆGGELSE OG REGNSKABSFØRELSE Vi sørger for, at vores økonomiske regnskabsaflæggelse og regnskabsførelse er korrekt. Kvaliteten af vores økonomiske regnskabsaflæggelse og regnskabsførelse er afgørende for korrekt drift af koncernen. Alle regnskabsbøger, journaler og økonomirapporter skal præcist afspejle alle 5
forretningstransaktioner og overholde de lovbestemte krav og generelt accepterede regnskabsprincipper. Ansattes skal være ærlige og nøjagtige i deres arbejde og overholde alle gældende love samt virksomhedens retningslinjer. 5.2 BESKYTTELSE AF VIRKSOMHEDENS AKTIVER OG INTERNE OPLYSNINGER Vi beskytter Braas Moniers aktiver og holder intern information fortrolig. Braas Moniers aktiver og ressourcer skal anvendes korrekt og skal beskyttes. Dette omfatter intellektuel ejendom som f.eks. forretningshemmeligheder, patenter, varemærker så vel som maskineri, udstyr, aktiver og midler. Disse aktiver og ressourcer må kun anvendes til det tilsigtede forretningsmæssige formål og kun i overensstemmelse med gældende regler og bestemmelser. Til andre end forretningsmæssige formål må sådanne aktiver og ressourcer kun anvendes i det omfang, det udtrykkeligt er tilladt af Braas Monier. Vi håndterer virksomhedens interne anliggender, dokumenter og oplysninger med omtanke og omhu, og holder sådanne oplysninger fortrolige i forhold til tredjepart. Interne oplysninger omfatter, uden begrænsning, strategiske, økonomiske, tekniske og forretningsmæssige oplysninger. De ansatte må ikke udnytte disse oplysninger til personlig fordel eller til fordel for slægtninge eller venner. 6. RÆKKEVIDDE, IMPLEMENTERING OG OVERTRÆDELSER 6.1 OVERHOLDELSE AF DE ETISKE REGLER OG OVERTRÆDELSER Vi overholder adfærdskodekset og sikrer, at forskrifterne heri overholdes. Alle ansatte pålægges at sikre overensstemmelse med gældende love, adfærdskodekset og virksomhedens regler inden for deres ansvarsområde. Hvis de ansatte er i tvivl, skal de til enhver tid lade sig lede af principperne i adfærdskodekset, undersøge de relevante kendsgerninger og tage kontakt med deres kolleger og især deres overordnede. Der kan også indhentes forebyggende rådgivning fra koncernens Compliance-organisation. Enhver manglende overholdelse af adfærdskodekset vil blive undersøgt nøje og kan medføre civilt sagsanlæg, strafferetlig retsforfølgelse eller disciplinære foranstaltninger. De ansatte kan indberette enhver praksis eller aktivitet, de mener at være i uoverensstemmelse med de gældende love, adfærdskodekset eller virksomhedens retningslinjer. Den ansatte kan henvende sig til sin overordnede med enhver problemstilling. Problemstillinger kan også rapporteres fortroligt og anonymt til Compliance-organisationen. Enhver indberetning vil blive taget alvorligt og undersøgt. Bevidst fremsættelse af falske beskyldninger udgør et brud på adfærdskodekset. 6.2 RÆKKEVIDDE OG IMPLEMENTERING Vi implementerer adfærdskodekset globalt og sikrer kontinuerlig overholdelse af deres principper. Adfærdskodekset gælder globalt for alle selskaber, som Braas Monier har aktiemajoriteten i så vel som deres organsationsenheder. Adfærdskodekset implementeres af koncernselskaber i overensstemmelse med de gældende love i deres respektive jurisdiktioner. Braas Monier Group S.à r.l., 5, Rue Guillaume Kroll, 1882 Luxembourg, www.monier.com 6